BAB III TATA RUANG PADA KANTOR PERPUSTAKAAN,ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI

Transkripsi

1 BAB III TATA RUANG PADA KANTOR PERPUSTAKAAN,ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI 3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdiri sejak pada tahun Dibentuk atas gagasan putra putri Tebing Tinggi yang berada di pulau jawa dengan membangun gedung dengan disebut dengan nama gedung perpustakaan Gelora Pemuda yang terletak di jalan T. Imam Bonjol Tebing Tinggi.Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Yoesoef pada tanggal 19 April 1982 dihadiri Walikota madya Tebing Tinggi Drs. Amiruddin Lubis.Sejak tahun 1985 sampai dengan 2000 perpustakaan tersebut tidak beroperasi. Walikota Tebing Tinggi Ir. H Abdul Hafiz Hasibuan menugaskan Kepala sub bagian Perpustakaan H. Rachmad Suprapto, SH mengoperasikan kembali perpustakaan Umum Gelora Pemuda pada tanggal 23 Maret Selanjutnya Walikota Tebing Tinggi kembali menugaskan Kasubbag Perpustakaan untuk membentuk Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdasarkan Peraturan Daerah No. 01 Tahun 2002 tanggal 30 Desember Pada tanggal 01 Juli 2003 Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi yang terletak di jalan Sutomo No. 40 diresmikan oleh Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan. Selanjutnya berdasarkan Perda Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 14 November 2008, Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi diubah menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi. Seiring dengan visi dan misi dari Kota Tebing Tinggi dab tujuan dari Perpustakaan yang ingin memajukan masyarakat Tebing Tinggi dengan membaca, maka di dirikan lah 3 Rumah Baca dan 3 Perpustakaan Kelurahan serta Pustaka-pustaka Binaan di sekolah-sekolah dan mesjid. Selain itu untuk menjangkau daerah yang belum didirikan Rumah Baca, maka Perpustakaan Kota Tebing Tinggi mengoperasikan mobil keliling dari Perpustakaan Nasional, sebagai hadiah dari juara II tingkat nasional tahun 2005 dan bus keliling dan bantuan dari Perpustakaan Daerah 10

2 Sumatera Utara. Adapun Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi sejak didirikan pada tahun 2002 sampai dengan Juni 2009 di pimpin oleh Alm. H. Rachmad Suprapto, SH, kemudian dari bulan juli 2009 s/d januari 2010 dipimpin oleh Redawaty Nasution, mulai Januari 2010 s/d Februari 2011 dipimpin oleh Zahidin, S.Pd, M.Pd, dan mulai Maret 2011 s/d saat ini Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh Hj. Nina Zahara MZ, SH, MAP Visi Dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Dalam mengantisipasi tantangan ke depan menuju kondisi yang diinginkan KPAD Kota Tebing Tinggi sebagai organisasi perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi. Meningkatnya persaingan, tantangan dan tuntutan masyarakat mendorong KPAD Kota Tebing Tinggi untuk terutama dalam bidang informasi dan komunikasi yang semakin canggih sehingga harus mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa mengupayakan perubahan kearah perbaikan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi. Adapun visi KPAD Kota Tebing Tinggi adalah : 1. Memberdayakan sumber informasi yang dimiliki agar dapat dimanfaaatkan seluasluasnya oleh masyarakat. 2. Meingkatkan minat baca untuk menjadi budaya baca pada masyarakat. 3. Meningkatkan penggunaa teknologi informasi dan komunikasi guna menunjang moderinisasi perpuastakaan berbasiskan tik. 4. Meningkatkan pelayanan perpustakaan, arsip dan informasi guna pengembangan sumber daya manusia yang beriman, bertaqwa, cerdas dan sejahtera. Misi KPAD Kota Tebing Tinggi Menjadi Pusat Pengelola Dan Penyebaran Informasi yang berbasiskan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Guna Mendukung Perpustakaan Sebagai Sarana Belajar Masyarakat Melalui Pelayanan Prima. Untuk mewujudkan Visi yang telah ditetapkan oleh setiap organisasi harus mempunyai Misi yang jelas. Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh organisasi Pemerintah sesuai dengan Visi yang telah ditetapkan agar tujuan dapat terlaksanakan dan berhasil dengan baik. Suatu pernyataan misi secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai 11

3 oleh suatu instansi Pemerintah dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam pencapaian hal tersebut. Misi sebagai pernyataan cita-cita, merupakan landasan kerja yang harus dilaksanakan secara bersama-sama oleh seluruh jajaran instansi pemerintah bersama dengan masyarakat Tujuan, sasaran dan strategi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Tujuan yang ingin dicapai oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dalam Renstra Tahun 2015 adalah meningkatkan kualitas dan Pendidikan Sumber Daya Masyarakat melalui Sumber Daya yang dimiliki oleh Perpustakaan dengan menitik beratkan pembangunan peningkatan sarana dan prasarana terutama dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi serta sumber daya manusia yang kompeten dalam menangani perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi. Sasaran yang akan diraih oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dengan telah ditetapkannya tujuannya, antara lain : 1. Meningkatkan sumber daya manusia melalui perpustakaan 2. Meningkatkan layanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi 3. Meningkatkan kualitas perpustakaan untuk menuju perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi. 4. Mewujudkan peningkatan Minat Baca menjadi Budaya Baca pada masyarakat. Strategi yang diambil oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dalam mewujudkan tujuanya adalah meningkatkan sarana dan prasarana kerja modern yang berorientasikan Teknologi Informasi serta membangun SDM pengelola perpustakaan yang profesional terutama dalam bidang IT dalam memberikan layanan prima kepada masyarakat serta mendukung program pemerintah Kota Tebing Tinggi. Dalam hal ini dibutuhkan kebijakan dan program untuk lebih terarah dan teraturnya pencapaian tujuanya dengan melaksanakan : 1. Kebijakan - Membangun SDM aparatur yang profesional dalam mengelola perpustakaan - Mengadakan, memelihara dan memaksimalkan perangkat kerja yang dibutuhkan dalam pelayanan perpustakaan 12

4 - Memberdayakan dan membangun sarana dan prasarana yang mengunjung penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam perpustakaan - Membina dan meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait dalam bidang perpustakaan 2. Indikator - Jumlah koleksi buku yang tersedia di KPAD serta stake holder yang terkait dengan bidang perpustakaan. - Jumlah pengunjung perpustakaan - Sistem otomasi yang digunakan pada KPAD - Layanan internet yang tersedia pada KPAD 3. Program Sosialisasi - Pengadaan perlombaan-perlombaan - Pemilihan pengunjung perpustakaan teladan - Operasional perpustakaan khusus hari minggu/libur - Orientasi teknis perpustakaan berbasisikan teknologi dan komunikasi - Pameran buku - Pemeliharaan perpustakaan sekolah terbaik 4. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik - Pengadaan prasana perpustakaan - Pengadaan serta pemeliharaan website dan sistem automasi perpustakaan - Pengadaan layanan internet - Pengadaan prasarana rumah baca - Pengadaan buku koleksi perpustakaan, rumah baca, perpustakaan keliling dan perpustakaan rumah ibadah serta koleksi perpustakaan sekolah binaan. 13

5 Bagan Struktur Organisasi K E P A L A K A N T O R SUB. BAGIAN TATA USAHA KELOMPOK JABATAN SEKSI PELAYANAN DAN KERJASAMA SEKSI AKUISISI DAN PENGOLAHAN SEKSI ARSIP DAN DOKUMENTASI Sumber : Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi 14

6 Tabel 3.1 Data Personalia No Uraian Jumlah 1. Jumlah Pegawai dirinci menurut Golongan : a. Gol IV b. Gol III c. Gol II d. Golongan I 1 orang 4 orang 9 orang - 2. Jumlah Pegawai menurut kualifikasi pendidikan : a. S2,S3 b. S1 c. D3 d. SMU e. SLTP f. SD 1 orang 3 orang 10 orang 25 orang Jumlah Pegawai yang menduduki Jabatan Struktural : a. Eselon II b. Eselon III c. Eselon IV - 1 orang 4 orang 4. Jumlah Pegawai yang menduduki Jabatan Fungsional - 5. Jumlah Pustakawan 5 orang 6. Jumlah tenaga Harian Lepas (THL) 25 orang 7. Jumlah PNS keseluruhan 10 orang Jumlah Total (6+7) 35 orang Sumber : Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi 15

7 3.2 Tata Ruang Perpustakaan Perencanaan tata ruang KPAD Kota Tebing Tinggi didasarkan pada hubungan antar ruang dan dipandang dari segi efisiensi dan alur kerja, mutu pelayanan, serta pengawasan. Hubungan antar ruang perpustakaan dapat dilihat pada matriks hubungan antar ruang alasannya. Didalam matriks tersebut ditunjukan ruang apa yang harus didekatkan, boleh diletakkan jauh, dan harus diletakkan jauh terhadap ruang lain. Dalam skema, hubungan ruang dapat dilihat pada gambar diagram hubungan ruang antar ruang. Skema tersebut dapat memberikan gambaran secara jelas urutan dan hubungan ruang tersebut serta sifat hubungan kerja tiap-tiap ruang. Sebagian besar luas lantai bangunan perpustakaan dipergunakan sebagai ruang koleksi yang berisi rak buku dan meja baca. Oleh karena itu, untuk mencapai efisiensi perancangan didasari cara penataan rak buku dan meja kursi baca. Ukuran penataan rak buku disesuaikan dengan kebutuhan dan sifat penggunannya. KPAD Kota Tebing Tinggi yang di lengkapi dengan ruang/gedung luas 1034 M2 di dalamnya terbagi lagi menjadi beberapa ruangan yaitu ruang kepala perpustakaan, ruang tata usaha, ruang pelayanan referensi, ruang anak dan remaja. 3.3 Ruangan Perpustakaan KPAD Kota Tebing Tinggi berada pada suatu ruangan, yang segala aktivitas perpustakaan dilakukan di ruangan tersebut. Pembagian ruangan pada KPAD Kota Tebing Tinggi adalah : 1. Ruang Kepala Kantor 2. Ruang Tata Usaha/Kerja Staf 3. Ruang Pelayanan Referensi 4. Ruang Layanan Anak 5. Ruang Layanan Remaja 6. Loker Ruang Kepala Kantor Ruang kepala Perpustakaan berada dibagian dalam ruangan terpisah dari ruang staf yang lainnya, hal ini disebabkan agar kelancaran dalam melaksanakan tugas di Perpustakaaan tidak terhambat dan tidak adanya ketergantungan dari kegiatan-kegiatan lain. Ruangan kepala 16

8 perpustakaan berukuran sekitar panjang 3 m dan lebar 4 m. Perlengkapan dan perabot pada ruangan kepala perpustakaan juga disediakan, Hal ini dilakukan untuk memperlancar kinerja kerja kepala perpustakaan, antara lain: 1 buah meja, 1 buah kursi dan 1 buah komputer untuk memperlancar kegiatan-kegiatan yang mendukung perkembangan perpustakaan Ruang Tata Usaha/Kerja Staf Ruang Tata Usaha Dan kerja staf berada di depan ruangan kepala perpustakaan. Ruang kerja staf memiliki perlengkapan dan perabot yang memadai diantaranya : 1. buah meja, 2. 4 buah kursi 3. 4 buah computer,dan 4. 1 buah televisi Perlengkapan dan perabot yang dipergunakan oleh petugas-petugas perpustakaan dipergunakan untuk memperlancar segala kegiatan-kegiatan KPAD Kota Tebing Tinggi. Ruang kerja staf memiliki panjang 15 m dan lebar 5 m Ruang Pelayanan Referensi Ruangan Pelayanan Referensi pada KPAD Kota Tebing Tinggi berada paling belakang sebelah kiri di samping ruangan baca, luas ruang referensi 20 m². Ruang pelayanan referensi juga memiliki perlengkapan dan perabot yang dipergunakan untuk memperlancar kegiatan-kegiatan pada ruangan deposit. Berikut perlengkapan dan perabot yang dimiliki oleh ruang deposit : a. 4 buah rak unutk koleksi referensi yang terbuat dari kayu b. 9 buah rak untuk referensi yang terbuat dari besi c. 2 buah komputer d. 2 buah meja e. 2 buah kursi f. 1 buah mesin foto copy g. 1 buah AC Perlengkapan dan perabot yang di sediakan oleh pelayanan referensi ini dipergunakan untuk keperluan dan kelancaran perpustakaan. 17

9 3.3.4 Ruangan Layanan Anak Dan Remaja Ruangan layanan anak dan remaja pada KPAD Kota Tebing Tinggi berada paling belakang sebelah kiri di samping ruangan baca, luas ruang layanan anak dan remaja 24 m². Ruang anak dan remaja juga memiliki perlengkapan dan perabot yang dipergunakan untuk memperlancar kegiatan-kegiatan pada ruangan layana anak dn remaja. Perlengkapan dan perabot yang dimiliki oleh ruang layanaa anak dan remaja : a. 8 buah rak untuk koleksi Layanan Anak Dan Remaja yang terbuat dari kayu b. 10 buah rak koleksi Layanan Anak Dan Remaja yang terbuat dari besi c. Koleksi Alat Peraga Anak d. 2 buah komputer e. 3 buah meja f. 2 buah kursi g. 1 buah AC Loker (Tempat Penitipan Barang) Loker pada KPAD Kota Tebing Tinggi dipergunakan untuk tempat penitipan tas atau barang-barang yang lain, tempat ini disediakan karena setiap pengguna perpustakaan. yang ingin mencari informasi ke perpustakaan tidak diperbolehkan membawa tas dan barang-barang lain ke dalam ruangan perpustakaan, hal ini di buat agar tidak terjadinya kehilangan koleksi pada perpustakaan. Tempat penitipan barang berupa lemari- lemari yang terbuat dari kayu, ukuran ruangan loker ini sekitar 3 m dan lebar 4 m. 18

10 3.4 Perabot Perpustakaan Perpustakaan perlu memberikan fasilitas perpustakaan seperti perabot dan perlengkapan demi kelancaran kegiatan perpustakaan. Penambahan beberapa jenis perabot dan perlengkapan ditujukan untuk layanan agar pengunjung dan pemakai jasa perpustakaan dapat menemukan semua informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Dalam penataan perabot di perpustakaan juga tidak boleh asal letak karena akan mengganggu pengguna dalam mencari koleksi bahan pustaka. Penyusunan di sesuaikan dengan kondisi ruangan perpustakaan. KPAD Kota Tebing Tinggi sudah mempunyai seorang desain interior yang diharapkan dapat menata ruang-ruang di perpustakaan, sehingga tata letak perabot dalam ruangan dapat dimanfaatkan secara efektif oleh penggunanya. Dalam melaksanakan kegiatannya agar berjalan dengan baik dan lancar, perpustakaan juga harus didukung oleh perabotan dan peralatan yang sesuai dengan aktifitas perpustakaan tersebut. Tabel 3.4 Perabotan Rak Buku Rak Majalah Rak Buku Display Rak Surat Kabar Meja Kerja Kursi Kerja Meja Baca Kursi Baca Komputer Komputer PC Take Screen Lap top Mesin Tik TV DVD Audio Visual AC 22 buah 2 buah 3 buah 2 buah 18 buah 17 buah 22 buah 161 buah 15 buah 1 buah 4 buah 3 buah 3 buah 2 buah 2 buah 18 buah 19

11 3.5 Suhu Ruangan Perpustakaan Suhu ruangan di KPAD Kota Tebing Tinggi memiliki bermacam-macam temperatur suhu yang berbeda-beda. suhu ruangan ditentukan berdasarkan ruangan misal, ruangan koleksi memiliki suhu 16ºc karena agar tetap terjaga kualitas bahan pustaka sehingga koleksi awet dan tidak mudah rusak sedangkan di ruangan lain seperti ruang baca, ruang personalia, ruang sirkulasi, ruang layanan internet, ruang anak memiliki suhu 17ºc. adanya pengaturan suhu ruangan di KPAD Kota Tebing Tinggi agar kenyamanan pengguna terjaga dan pengguna tidak merasa kepanasan saat berada di perpustakaan. Perpustakaan Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi memakai sistem ventilasi aktif yaitu dengan menggunakan AC (air conditioner ). Suhu ruangannya anatara Pada perpustakaan Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi AC dihidupkan pada jam kerja saja, artinya jika perpustakaan sudah tutup maka AC akan dimatikan. Jumlah AC yang dipakai pada Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi sebanyak 12 unit. Jika lampu listrik padam maka sirkulasi udara pada perpustakaan Politeknik Negeri Medan tidak akan tergangu, karena perpustakaan ini menggunakan fasilitas genset. 20

12 BAB IV KESIMPULAN 4.1 Kesimpulan Berdasarkan data yang telah penulis peroleh dari hasil observasi di KPAD Kota Tebing Tinggi. Maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. KPAD Kota Tebing Tinggi menempati sebuah gedung berukuran sekitar Lantai I : 457 M2 dan Lantai II : 577 M2. Dalam ruangan perpustakaan dibagi menjadi beberapa ruangan, yaitu Kepala Kantor, Ruang Tata Usaha, Ruang Pelayanan Referensi, Ruang Seksi Pelayanan, Ruang Pembinaaan Teknis, Ruang Referensi, Ruang Bacaan Umum, Ruang Layanan Anak, Ruang Layanan Remaja serta ruang tamu. 2. KPAD Kota Tebing Tinggi memakai sistem ventilasi aktif yaitu dengan menggunakan AC (air conditioner ). Suhu ruangannya anatara 26-20º, AC dihidupkan pada jam kerja saja, artinya jika perpustakaan sudah tutup maka AC akan dimatikan. 3. Perlengkapan dan perabot yang terdapat di perpustakaan digunakan untuk memperlancar seluruh bagian KPAD Kota Tebing Tinggi. 4.2 Saran Sistem tata ruang/gedung merupakan suatu polemik atau masalah yang sering diabaikan oleh unit informasi atau perpustakaan. Tata ruang/gedung perpustakaan yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi program kerja suatu perpustakaan. Pengaturan tata ruang/gedung yang baik akan menciptakan nuansa nyaman bagi pemustaka maupun pengguna perpustakaan. Untuk pengembangan sistem tata ruang/gedung KPAD Kota Tebing Tinggi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk peningkatan sistem tata ruang/gedung perpustakaan berdasarkan standarisasi yang telah ditetapkan. 1. Perpustakan sebaiknya membuat proyek pengembangan atau perluasan gedung agar dapat menampung segala aktifitas atau kegiatan perpustakaan. 21

13 2. Perpustakaan sebaiknya melakukan pengaturan atau penyusunan sistem tata ruang terutama mengenai sistem tata rak agar menyediakan space yang memadai untuk pengguna. 3. Perpustakaaan sebaiknya mengganti jenis rak yang terbuat dari kayu menjadi rak yang terbuat dari baja. 22