BAB III PROSES ALIH MEDIA KOLEKSI DEPOSIT PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI SUMATERA UTARA (BPAD)

Transkripsi

1 BAB III PROSES ALIH MEDIA KOLEKSI DEPOSIT PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI SUMATERA UTARA (BPAD) 3.1 Sejarah singkat BPAD Sumatera Utara Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD-SU) berada di Jalan Brigjend Katamso Nomor 45 K Medan atau tepatnya di depan Istana Maimon, salah satu bangunan bersejarah di Kota Medan. Pada awalnya BPAD-SU bernama Perpustakaan Negara Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan RI No /S/1956 tanggal 23 Mei Sesuai dengan perubahan sistem pemerintahan sehingga pada 23 Juni 1978 nama perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0199/0/1978. Pada saat ini Kepala Perpustakaan Wilayah dijabat oleh pejabat eselon IV/A. Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun terjadi lagi perubahan terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia termasuk di Sumatera Utara sehingga lahir nama baru bagi Perpustakaan Wilayah dengan sebutan Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres ) nomor 11 tahun 1989 tepatnya tanggal 8 Maret 1989 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 001/ORG/9/1990 tanggal 21 September Melalui Keppres Nomor 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 44 Tahun 1998 tanggal 23 Juli 1998 kembali berubah menjadi Perpustakaan Nasional Propinsi sampai pada diberlakukannya Otonomi Daerah. Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah Lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah bernama Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 2001 tanggal 31 Juli Namun sejak diberlakukannya Perda Nomor 9 tahun 2008 bertambah fungsi untuk mengelola dokumentasi sehingga akhirnya bernama 16

2 Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD- SU). Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi memiliki 2 gedung yaitu: 1. Gedung Perpustakaan, Jalan Sultan Ma mun Ar-Rasyid (Brigjend. Katamso) Nomor 45 K Medan 2. Gedung Arsip, Jalan William Iskandar No. 9 Medan 3.2 Visi dan Misi BPAD Sumatera Utara Visi: Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional Misi: a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca. d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat e. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik. 3.3 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. BPAD-SU adalah unsur urusan wajib Pemerintah Provinsi dipimpin oleh seorang Kepala yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah. 17

3 BPAD-SU dipimpin oleh Kepala Badan (pejabat struktural eselon II.a) dan dibantu oleh 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III.a yaitu: 1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu: a. Sub Bagian Umum; b. Sub Bagian Keuangan; c. Sub Bagian Program; 2. Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang Layanan Perpustakaan; b. Sub Bidang Teknologi Informasi; 3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang pengolahan Bahan Pustaka; b. Sub Bidang Deposit Daerah; 4. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang Sumber Daya Manusia; b. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan; 5. Bidang Arsip Daerah, membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang Pengolahan Arsip dan Dokumentasi; b. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan; 18

4 KEPALA BADAN. KELOMPOK FUNGSIONAL PUSTAKAWAN & ARSIPARIS SEKRETARIS SUBBAGIAN UMUM SUBBAGIAN KEUANGAN. SUBBAGIAN PROGRAM BIDANG LAYANAN PERPUSTAKAAN & TEKNOLOGI INFORMASI BIDANG PENG. BAHAN PUSTAKA & DEPOSIT DAERAH BIDANG PEMBINAAN SDM & KELEMBAGAAN PERPUSTAKAAN BIDANG ARSIP DAERAH SUBBIDANG LAYANAN PERPUSTAKAA N SUBBIDANG PENG. BAHAN PUSTAKA SUBBIDANG PEMBINAAN SDM PERPUS SUBBIDANG PENGELOLAA N ARSIP SUBBIDANG TEKNOLOGI INFORMASI SUBBIDANG DEPOSIT DAERAH SUBBIDANG PEMBINAAN KELEMBAGAA N SUBBIDANG LAYANAN & PEMB. ARSIP Gambar-1 Struktur organisasi BPAD Sumatera utara 19

5 3.4 Tujuan proses alih media koleksi deposit BPAD Sumatera Utara Tujuan dilakukannya proses alih media pada koleksi deposit yaitu: 1. Melestarikan informasi agar nilai informasi dapat tersimpan dalam jangka waktu yang lama 2. Kecepatan temu kembali informasi 3. Mempermudah proses tukar-menukar informasi antar perpustakaan 4. Mempercepat perolehan informasi 5. Mengatasi kekurangan ruang 3.5 Jenis-jenis koleksi alih media 1. Koran Gambar-2 Koran Waspada 20

6 Gambar-3 Koran SIB Gambar-4 Koran Analisa 21

7 2. Buku adat dan upacara perkawinan masyarakat batak karo Gambar-5 Adat dan upacara perkawinan masyarakat batak karo 3. Peta sumatera utara 33 kabupaten 4. Karya ilmiah 5. Tesis 6. Skripsi 7. Hasil penelitian 8. Buku tentang pendidikan di sumatera utara 22

8 9. Cerita rakyat sumatera utara Gambar-6 Kisah Putri Sri Bulian (cerita rakyat dari tebing tinggi) 3.6 Proses alih media di BPAD Sumatera Utara Alih media adalah proses pengelolaan dari bentuk kertas menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi. Proses alih media di BPAD dilakukan dengan menggunakan alat scanner. Proses alih media di BPAD Jalan Sultan Ma mun Ar-Rasyid (Brigjend. Katamso) Nomor 45 K Medan mulai dilakukan dari tahun 2009 dan BPAD (gedung arsip) di Jalan William Iskandar No. 9 Medan melakukan proses alih media pada tahun Adapun alat-alat yang digunakan dalam melaksanakan proses alih media yaitu: 1. Perangkat keras a) Komputer Komputer yang digunakan untuk melakukan proses alih media adalah computer dengan spesifikasi standar. b) Scanner Alat scanner yang digunakan berkualitas tinggi sehingga kemampuan scannya menghasilkan hasil yang bagus. Alat scanner yang digunakan bernama Kodak, Canon, dan Cortex. 23

9 Gambar -7 Alat scan buku (digunakan seperti memfotokopi) Gambar-8 Alat scan Koran 24

10 Gambar-9 Alat scan (discan perlembar setelah jilidannya dibuka) 2. Perangkat lunak Salah satu alat yang perlu disiapkan adalah perangkat lunak. Banyak prengkat lunak yang digunakan untuk mengelola dokumen digital. Beberapa perangkat lunak yang ada di BPAD Sumatera Utara: a. HPscan b. Adobe acrobat untuk menghasilkan dokumen dalam format PDF (Portable Document Format) c. Microsoft Word untuk menulis dokumen yang disimpan ke dalam format PDF Tahapan proses alih media koleksi deposit yang dilakukan BPAD Sumatera Utara yaitu: 1. Pengumpulan dan seleksi bahan koleksi deposit Koleksi deposit yang akan dialih mediakan diperoleh dari perpustakaan sendiri atau melalui kerja sama dengan instansi non pemerintah. 25

11 2. Pengecekan kondisi fisik Sebelum koleksi deposit dialih mediakan maaka yang dilakukan pengecekan kondisi fisik. Bila kondisi fisik pada bahan koleksi deposit tidak rusak dapat langsung dialih mediakan, tetapi bila tingkat kerusakannya sudah tinggi dilakukan perbaikan atau dengan cara memfotokopi koleksi deposit yang rusak tersebut sebelum dialih mediakan. 3. Proses Scanning / Capture file Proses scanning dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu seperti JPEG dan GIF. Dokumen elektronik tersebut memiliki informasi yang sama dengan dokumen aslinya dalam rangka memberikan versi digital yang dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama dan berkualitas tinggi. Gambar-10 proses scanning 26

12 Gambar-11 Proses scanning 4. Editing dan compiling Proses ini mencakup pengeditan dokumen yang sudah di scan atau dicapture (file JPEG 300 dpi untuk pengemasan). Dilanjutkan dengan proses penyatuan file-file yang sebelumnya terpisah pada saat pengeditan. Proses compiling ini biasanya disatukan kedalam format PDF. Gambar-12 Proses editing 27

13 5. Pemindahan dokumen ke CD-ROM atau DVD Setelah dokumen digital selesai, dokumen terseput dikumpulkan dan dikopikan ke DVD. 6. Penjilidan kembali Dokumen yang sudah dibongkar dan sudah melalui tahapan scanning dapat di jilid kembali dan dokumen tersebut dapat dikembalikan kebagian koleksi deposit. Hasil dari scanner yang disimpan didalam DVD disimpan ke lemari tempat penyimpanan DVD. Koleksi dalam bentuk digital tersebut hanya untuk disimpan sebagai koleksi di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara. Koleksi digital tersebut tidak untuk di publikasikan ke internet maupun di gunakan oleh pengguna. 3.7 Kendala-kendala dalam proses alih media 1. Sumber daya manusia Pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara semua staf perpustakaan tidak memiliki kemampuan dalam melakukan proses alih media. Pihak BPAD Sumatera Utara mempekerjakan seseorang dari luar yang mempunyai keahlian dalam melakukan proses alih media.sedangkan di BPAD (gedung arsip) hanya 2 orang staf pegawai yang memiliki kemampuan dalam melakukan proses alih media. Maka dari itu kurangnya tenaga pengolahan dalam melakukan proses alih media. 2. Dana Untuk membangun koleksi dalam bentuk digital, tentunya membutuhkan dana awal yang tidak sedikit, terutama untuk menyiapkan infrastrukturnya seperti : pembelian komputer dan perangkat terkait lainnya, scanner, jaringan listrik, pelatihan staf dan sebagainya. Semua ini memerlukan anggaran yang besar. Untuk mensiasati kendala dana ini, perpustakaan 28

14 harus membuat skala prioritas tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakannya. Disamping itu perlunya tahapan-tahapan sedikit demi sedikit untuk mengalihkan dokumennya ke dalam berntuk digital, maksudnya tidak sekaligus tetapi dengan jalan bertahap, sesuai dengan jenis koleksi mana yang diprioritaskan. Anggaran untuk pengalih media ini sekitar Rp dan bisa ditingkatkan lagi tergantung dari dana BPAD yang ada. 3. Waktu Membutuhkan waktu yang cukup lama ketika melakukan proses alih media. Apalagi ketika melakukannya harus memenuhi target yang di perintahkan. 4. Kerusakan fisik pada dokumen atau buku a. Kertas sudah rapuh. b. Kertas dimakan serangga sehingga informasi didalamnya hilang. c. Kertas terlalu tipis sehingga mudah tersangkut saat melakukan proses scan. d. Terdapat tulisan yang hilang sehingga sulit dibaca. 29

15 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Setelah mengetahui dan membahaas proses alih media koleksi deposit pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara, penulis menyampaikan beberapa kesimpulan dan saran yang dapat digunakan untuk meningkatkan mutu dan kualitas perpustakaan. 4.1 Kesimpulan 1. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara melaksanakan proses alih media koleksi deposit sesuai dengan ketetapan Undang-undang No 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam, keputusan pemerintah RI Nomor 11 Tahun 1989 pasal Proses alih media koleksi deposit pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara bertujuan untuk menyelamatkan nilai informasi dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama, memperbanyak jumlah dan keragaman koleksi informasi. 3. Jenis-jenis koleksi deposit yang telah di alih mediakan antara lain Koran, buku cerita, peta sumatera utara 33 kabupaten, karya ilmiah, skripsi, hasil penelitian, buku tentang budaya sumatera utara dan lain-lain 4. BPAD menyimpan semua koleksi deposit yang telah dialih mediakan kedalam computer dan CD/DVD 4.2 Saran Setelah penulis mengambil beberapa kesimpulan, maka untuk dijadikan pertimbangan dalam meningkatkan kalitas Basan Perpustakaan Arsip dan 30

16 Dokumentasi (BPAD) Sumatera Utara penulis ingin memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Tempat penyimpanan koleksi alih media (CD dan DVD) masih kurang memadai sehingga banyak koleksi alih media yang masih belum tertata rapi, sebaiknya BPAD Sumatera Utara menambah jumlah lemari penyimpanan koleksi alih media (CD dan DVD) tersimpan dengan baik. 2. Koleksi alih media (CD dan DVD) hanya disimpan sebagai koleksi BPAD Sumatera Utara dan tidak digunakan oleh pengguna serta tidak dimasukkan ke website, sebaiknya koleksi alih media tersebut tersedia dalam penelusuran OPAC seperti buku, jurnal, dan artikel sehingga dapat digunakan oleh pengguna dengan baik. 31