DAFTAR INFORMASI PUBLIK

Transkripsi

1 DAFTAR INFORMASI PUBLIK INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN SECARA BERKALA INFORMASI TENTANG PROFIL BADAN PUBLIK 1. KEDUDUKAN, DOMISILI DAN ALAMAT LENGKAP - Kantor Arsip dan Perpustakaan berkedudukan di Jalan Basuki Rahmat Barat Nomor 1, Kelurahan Magetan, Kecamatan Magetan, Kabupaten Magetan. - Sedangkan gedung depo Arsip berkedudukan di Jalan Pandu Nomor 1, Kelurahan Tambran, Kecamatan Magetan,. 2. RUANG LINGKUP KEGIATAN Kantor Arsip dan Perpustakaan mempunyai ruang lingkup kegiatan melaksanakan pembinaan dan pelayanan kepada masyarakat umum dan unit organisasi di lingkungan Pemerintah di bidang kearsipan dan perpustakaan. 3. VISI DAN MISI Berdasarkan pada dokumen Rencana Strategi (RENSTRA) Kantor Arsip dan Perpustakaan tahun , maka visi dan misi Kantor Arpus adalah: VISI : Terwujudnya tertib arsip dan masyarakat Magetan membaca MISI : 1. Memantapkan kualitas sumber daya aparatur pengelola arsip dan perpustakaan yang professional; 2. Meningkatkan peran kearsipan sebagai bahan bukti akuntabilitas kinerja Pemerintah ; 3. Mewujudkan peran kearsipan sebagai sumber dokumen kesejarahan daerah; 4. Mewujudkan peran perpustakaan sebagai sumber minat dan budaya baca keluarga serta masyarakat; 5. Memantapkan sarana dan prasarana di sektor arsip dan perpustakaan. 4. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud dan tujuan yang ingin dicapai oleh Kantor Arsip dan Perpustakaaan adalah sebagai berikut: a. Meningkatkan jangkauan pelayanan sumber daya aparatur pengelola arsip dan perpustakaan kepada masyarakat; 1

2 b. Meningkatkan jumlah dan peranan arsip tertata sebagai bukti (ubahan) pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan; c. Meningkatkan jumlah arsip statis yang wajib diserahkan kepada Kantor Arpus sebagai dokumen kesejarahan daerah; d. Meningkatkan jumlah dan kualitas perputakaan maupun pojok baca untuk meningkatkan minat serta budaya baca masyarakat; e. Meningkatkan keterserapan sarana dan prasarana di sektor arsip dan perpustakaan 5. TUGAS DAN FUNGSI Berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 80 Tahun 208, Kantor Arpus Kabupaten Magetan mempunyai tujuan melaksanakan pembinaan dan pelayanan kepada masyarakat umum dan unit organisasi di lingkungan Pemerintah di bidang kearsipan dan perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas tersebut Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Magetan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut: a. Pengadaan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, perawatan dan penyajian bahan pustaka, karya cetak, serta karya rekam ; b. Pengelolaan Perpustakaan sesuai dengan tugas dan fungsi agar dicapai daya guna dan hasil guna yang maksimal ; c. Pelaksanaan kerjasama perpustakaan dengan instansi lain di lingkungan Pemerintah ; d. Pengumpulan dan pengelolaan arsip in aktif di lingkungan Pemerintah Kabupaten Magetan; e. Penyelenggaraan layanan informasi dan jaringan informasi arsip statis; f. Penyelenggaraan pembinaan bidang kearsipan dan perpustakaan terhadap unit unit kerja di lingkungan Pemerintah ; g. Pelaksanaan akuisisi, pengolahan dan pelestarian arsip statis; h. Perumusan kebijakan teknis di bifang kearsipan dan perpustakaan; i. Pelayanan penunjang penyelenggaraan Pemerintah di bidang kearsipan dan perpustakaan; j. Penyelenggaraan sistem layanan perpustakaan berbasis teknologi, informasi dan komunikasi; k. Pembinaan tenaga fungsional arsiparis dan pustakawan di lingkungan kabupaten Magetan; l. Penyelenggaraan kearsipan dinamis di lingkungan Pemerintah Kabupaten Magetan; 2

3 m. Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah ; n. Pembinaan Teknis semua jenis perpustakaan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Magetan; o. Pelaksanaan penilaian dan penetapan angka kredit pustakawan pelaksana sampai dengan pustakawan penyelia dan pustakawan pertama sampai dengan pustakawan muda; p. Penyelenggara diklat teknis dan fungsional pustakawan; q. Penyusunan program, pelaporan dan pelaksanaan urusan ketatausahaan; r. Pelaksanaan penyusunan bibliografi abstrak dan literatur sekunder; s. Pelaksanaan tugas tugas dinas lain yang diberikan oleh Bupati. 6. STRUKTUR ORGANISASI Berdasarkan Pasal 14 Bagian kesembilan Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2008 tanggal 19 september 2008, maka Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan terdiri dari sebagai berikut : a. Kepala Kantor b. Sub Bagian Tata Usaha c. Seksi Pengembangan Kearsipan dan Perpustakaan. d. Seksi Pengelolaan dan Layanan Arsip e. Seksi Pengelolaan Perpustakaan Umum f. Kelompok Jabatan Fungsional Dari struktur organisasi tersebut jumlah personil yang ada pada Kantor Arsip dan Perpustakaan, kondisi terakhir pada tahun 2014 setelah serangkaian promosi dan mutasi di lingkup Pemerintah, adalah 21 orang dengan rincian sebagai berikut : Kepala Kantor : 1 Orang Sub bagian Tata Usaha : 1 Orang Kepala Seksi : 3 Orang Pejabat Fungsional : 6 Orang Pejabat Fungsional Arsiparis yang belum definitif : 2 Orang Staf : 8 Orang 7. GAMBARAN UMUM Adapun struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2008 adalah sebagai berikut : 3

4 1) Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan. Kepala Kantor mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pelayanan kepada masyarakat umum dan unit organisasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Magetan dibidang kearsipan dan perpustakaan. 2) Sub Bagian Tata Usaha. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, perlengkapan, rumah tangga, kepegawaian dan keuangan. 3) Seksi Pengembangan Kearsipan dan Perpustakaan. Seksi Pengembangan Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai tugas membuat perencanaan, penelitian, dan pengembangan kearsipan dan perpustakaan. 4) Seksi Pengelolaan dan Layanan Arsip. Seksi Pengelolaan dan Layanan Arsip mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan kerjasama teknis kearsipan. 5) Seksi Pengelolaan Perpustakaan Umum. Seksi Pengelolaan Perpustakaan Umum mempunyai tugas melaksanakan pengadaan, pengolahan, layanan, dan pemeliharaan bahan pustaka. 6) Kelompok Jabatan Fungsional. 7) Kelompok Jabatan Fungsional melaksanakan tugas dan kewajiban sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. Sedangkan dalam bentuk bagan, susunan struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan adalah sebagai berikut : Bagan Susunan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan KEPALA KANTOR KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL SUB BAGIAN TATA USAHA SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN UMUM SEKSI PENGELOLAAN DAN LAYANAN ARSIP SEKSI PENGEMBANGAN KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN 4

5 A. Tenaga Jumlah tenaga atau pegawai yang ditugaskan di Kantor Arsip dan Perpustakaan saat ini berjumlah 31 orang, terdiri atas : 1. Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan : 1 Orang 2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha : 1 Orang 3. Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan Umum : 1 Orang 4. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Arsip : 1 Orang 5. Kepala Seksi Pengembangan Kearsipan dan Perpustakaan : 1 Orang 6. Arsiparis : 3 Orang 7. Arsiparis Non Definitif : 2 Orang 7. Pustakawan : 3 Orang 8. Staf : 8 Orang 9. Tenaga Pengolah Arsip ( Tenaga Harian Lepas) : 4 Orang 10. Tenaga non PNS (Tenaga Entri, Keamanan, dan Kebersihan : 6 Orang B. Dana Sumber dana untuk kegiatan Kantor Arsip dan Perpustakaan yang perencanaan, pengelolaan dan pertanggungjawabannya melalui mekanisme pengajuan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT). C. Gedung, Ruang dan Perlengkapannya 1. Gedung Kantor Arsip dan Perpustakaan mempunyai 2 (dua) lokasi : a. Kantor Utama berlokasi di jalan Basuki Rahmat Barat No.1 Magetan. b. Depo Arsip berlokasi di jalan Pandu No. 1 Magetan. 2. Depo arsip inaktif, dilengkapi sarana dan prasarana berupa : a. Boks arsip. b. Rak baja. c. Meja pengolahan. 3. Depo penyimpanan arsip statis dilengkapi sarana dan prasarana berupa : a. Boks arsip. b. Rak baja. c. Roll o pack. d. Komputer. 5

6 4. Ruang pelayanan arsip dilengkapi dengan sarana dan prasarana berupa : a. Meja baca. b. Inventaris arsip. 8. PROFIL SINGKAT PEJABAT STRUKTURAL 1) Drs. KAMARI (Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan) Pendidikan : S-1 Pendidikan IKIP PGRI Madiun Penghargaan yang pernah diterima : Juara lomba tenis meja tingkat Kabupaten Dan Provinsi Jawa Timur 2) PUGUH SANTOSO, S.H., M.Hum (Kepala Sub Bag Tata Usaha) Pendidikan : S-1 Hukum Perdata Univ. Airlangga tahun 1988 S-2 Hukum Bisnis Unmer Malang tahun 2012 Penghargaan yang pernah diterima : Lulusan terbaik Unmer Malang tahun ) SINGGIH MUJOKO, S.Sos (Kasi Pengembangan Arpus) Pendidikan : S-1 Administrasi Negara Unmer Madiun, Tahun 2001 Penghargaan yang pernah diterima : - 4) GATOT SAMIDI, B.A.(Kasi Pengelolaan dan Layanan Arsip) Pendidikan : D-III Ilmu Administrasi Negara Tahun 1991 Penghargaan yang pernah diterima : - 6

7 5) ENDANG SUHARYATI, S.Sos (Kasi Pengelolaan Perpustakaan Umum) Pendidikan : S-1 Administrasi Negara Tahun 2006 Penghargaan yang pernah diterima : - 9. Jawaban untuk nomor 9 sampai dengan nomor 16 disampaikan dalam bentuk Dokumen Pelaksanaan Anggaran SKPD Kantor Arpus sebagaimana terlampir. 17. Jawaban untuk nomor 17 dan nomor 18 bukan wilayah kompetensi Kantor Arpus. 19. Jawaban untuk nomor 19 dapat dilihat pada Dokumen Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil (SKP) Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan, maupun Dokumen Penilaian Capaian Sasaran Kerja PNS sebagaimana terlampir. 20. Ringkasan Laporan Keuangan Kantor Arpus dapat dilihat pada dokumen terlampir. 21. a. Jumlah permintaan informasi ± 7 unit; b. Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan informasi, 1 5 hari; c. Pada prinsipnya sepanjang data/ informasi yang diminta tersedia di Kantor d. Arsip dan Perpustakaan, maka akan dipenuhi secara maksimal. 22. Dalam tahun anggaran 2014 Kantor Arsip mengeluarkan produk informasi publik sebagai berikut: a) Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2014 tentang JRA (Jadwal Retensi Arsip) Keuangan; b) Peraturan Bupati Nomor 72 Tahun 2014 tentang JRA Fasilitatif Kepegawaian ASN dan Pejabat Negara; c) Peraturan Bupati Nomor 73 Tahun 2014 tentang JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian Pemerintah. 23. Jawaban untuk nomor bukan kewenangan (TUPOKSI) Kantor Arsip dan Perpustakaan 33. Tahun 2014 Kantor Arsip dan Perpustakaan mengeluarkan produk hokum: Perbup Nomor 10 Tahun 2014, Perbup Nomor 72 Tahun 2014, dan Perbup Nomor 73 Tahun

8 34. a. Dokumen pendukung - Peraturan Kepala ANRI Nomor 35 Tahun 2012 tentang JRA Kepegawaian; - Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2012 tentang JRA Fasilitatif; - Undang undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; - Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. b. Masukan dan saran (dari bagian hukum) - Proses pembuatan PERBUP harus sesuai dengan prosedur dan mekanisme pembuatan produk hukum. c. Risalah: Hasil Rapat Koordinasi tanggal 26 Mei 2014 di Ruang Rapat Yosonegoro sudah dilaporkan ke Bupati. d. Rancangan berupa draft Peraturan Bupati tentang JRA dimaksud ada di dalam soft copy. e. Tahap perumusan: - Rapat koordinasi; - Pembagian Draft JRA SKPD; - Revisi Draft JRA SKPD oleh masing-masing SKPD; - Perumusan kembali; - Dimintakan persetujuan kepada Kepala ANRI yang berkedudukan di Jakarta. f. Hasil perumusan berupa produk hukum sebagai berikut: 1. Perbup Nomor 10 Tahun 2014 tentang JRA Keuangan; 2. Perbup Nomor 72 Tahun 2014 tentang JRA Fasilitatif Kepegawaian ASN dan Pejabat Negara; 3. Perbup Nomor 73 Tahun 2014 tentang JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian Pemerintah g. Ketiga kebijakan publik tersebut di atas selanjutnya dipublikasikan kepada masyarakat umum. a) Pedoman pengelolaan organisasi, administrasi, personil dan keuangan - UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara; - UU Nomor 23 Tahun tentang Pemerintah Daerah, sebagaimana telah telah diubah dengan PERPPU Nomor 2 Tahun 2014; - PP Nomor 42 Tahun 2004 tentang Pembinaan Jiwa Korpri; - PP Nomor 41 Tahun 2007 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah - PP Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil; - Keputusan Presiden Nomor 82 Tahun 1971 tentang KORPRI - UU Nomor 17 Tahun 2003; 8

9 - UU Nomor 1 Tahun 2004; - PP Nomor 58 Tahun 2005; - Permendagri Nomor 13 Tahun 2006, terakhir diubah dengan Permendagri Nomor 21 Tahun 2001; - Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah ; - Peraturan Bupati Magetan Nomor 80 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan. b) Profil lengkap dalam Dokumen DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Kantor Arpus terlampir; c) Anggaran badan publik terintegrasi di atas; d) Data statistic tentang Kearsipan dan Perpustakaan dikoordinasikan dan diterbitkan oleh BPS (Badan Pusat Statistik) ; e) Dokumen dimaksud ada; f) Surat menyurat pimpinan atau badan publik bisa dilihat di buku Agenda Surat Keluar Masuk; g) Kantor Arpus tidak menerbitkan izin; h) Ada sedang dalam proses; i) Ada, terdapat dalam RENSTRA dan RPJMD Kantor Arsip dan Perpustakaan ; j) Sama dengan di atas; k) Terintegrasi dalam kegiatan pelayanan informasi publik Pemkab Magetan (SIMDA, SIRUP, dan lain-lain) 9