APLIKASI MANAJEMEN KONSULTAN HAKI DI PT. X

Transkripsi

1 APLIKASI MANAJEMEN KONSULTAN HAKI DI PT. X Jiantara *) dan Joko Lianto Buliali Program Studi Magister Manajemen Teknologi Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Program Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember jiantara@gmail.com *) ABSTRAK Hak Kekayaan Intelektual (HAKI), yakni hak yang timbul dari hasil olah pikir yang menghasilkan suatu produk atau proses yang berguna untuk manusia. PT. X adalah konsultan Hak Kekayaan Intelektual (HAKI). Perlindungan HAKI yang dimaksud adalah Permohonan, Pemeriksaan Substantif, Formalitas, Publikasi dan Sertifikat. Di PT. X semua kegiatan pencatatan tahapan dokumen produk (merek, hak cipta, desain industri dan paten) dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan seringnya terjadi kesulitan pengklasifikasian dokumen terhadap masing-masing customer. Masalah ini timbul karena banyaknya kegiatan yang dapat terjadi ketika suatu produk didaftarkan oleh customer mulai dari jenis produk, kelas dan masalah-masalah yang timbul dalam perjalanan mendapatkan sertifikat. Karena banyaknya percabangan tahapan yang mungkin timbul dan banyaknya produk yang didaftarkan membuat masalah ini terlalu sulit atau tidak mungkin dilakukan secara manual. Hasil akhir dari penelitian ini adalah suatu aplikasi manajemen konsultan HAKI dengan menggunakan IT untuk menggantikan sistem yang lama (sistem manual). Aplikasi yang baru tersebut dapat membantu semua karyawan dan manajemen kantor konsultan HAKI tersebut dalam mengklasifikasikan dokumen sesuai dengan kriteria-kriteria yang diharapkan yang pada akhirnya dapat dimunculkan suatu laporan-laporan yang dapat berguna untuk pengambilan keputusan secara cepat dan tepat terhadap suatu masalah yang terjadi. Kata kunci: HAKI, paten, merek, desain industri, hak cipta, software aplikasi PENDAHULUAN PT. X adalah konsultan Hak Kekayaan Intelektual (HKI). Sejak berdiri, PT. X memfokuskan diri pada bidang HKI (Hak Kekayaan Intelektual) tepatnya sebelum profesi Konsultan HKI terbentuk. Perlindungan Hak Kekayaan Intelektual yang dimaksud adalah Pendaftaran/perpanjangan Merek, Pendaftaran Paten, Pendaftaran Hak Cipta, dan Pendaftaran Desain Industri. Semua pendaftaran HKI itu bernaung di suatu Direktorat Jenderal HKI yang berkedudukan di Tangerang yang mana dalam lalu lintas prosesnya membutuhkan banyak pencatatan dokumen yang mempunyai jenis pencatatan yang bermacam-macam. Di PT. X semua kegiatan pencatatan alur dokumen produk (merek, hak cipta, desain industri dan paten) dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan seringnya terjadi kesulitan pengklasifikasian dokumen terhadap masing-masing customer. Masalah ini timbul karena banyaknya kegiatan yang dapat terjadi ketika suatu produk didaftarkan oleh customer mulai dari jenis produk, kelas dan masalah-masalah yang timbul dalam perjalanan mendapatkan sertifikat. Karena banyaknya percabangan alur yang mungkin timbul dan banyaknya produk yang didaftarkan membuat masalah ini terlalu sulit atau tidak mungkin dilakukan secara C-4-1

2 manual. Jumlah produk yang dapat didaftarkan dalam waktu 1 (satu) tahun oleh PT. X mencapai produk baru terdiri dari merek dan 100 lainnya merupakan campuran dari hak cipta, paten dan desain industri. Hal ini menunjukkan bahwa jumlah dokumen yang harus diproses dapat mencapai beberapa kali lipat dari jumlah produk yang didaftarkan. Melihat dari banyaknya dokumen yang harus ditangani, maka sistem pencatatan manual ini memberikan banyak masalah dalam pengambilan keputusan dalam proses suatu produk dikarenakan banyaknya dokumen dan pergantian staf yang mengurus hal tersebut sehingga mengakibatkan banyaknya keraguan dan penundaan dalam pengambilan keputusan. Berbagai masalah yang timbul antara lain sebuah produk didaftarkan beberapa kali, terlambatnya pembaharuan suatu produk dikarenakan tidak ada history pencatatan yang jelas dalam prosesnya. Dan yang paling vital yang mungkin terjadi adalah keterlambatan dalam mengurus surat balasan ke Dirjen HKI yang menyebabkan produk dengan kepentingan sama dari konsultan HKI lain dapat masuk mendahului dalam mendapatkan legalitas yang ada. Untuk dapat mengatasi hal ini maka dibutuhkan suatu penataan produk beserta dokumen-dokumen pendukungnya yang efektif dan efisien sehingga dapat diperoleh suatu keteraturan dan efektifitas dalam pengambilan keputusan sehingga masalah-masalah yang disebutkan di atas dapat diminimalisir atau bahkan dapat dihilangkan sehingga semua produk yang masuk dari customer dapat dilakukan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat sesuai dengan prosesnya masing-masing. Untuk menunjang penelitian ini diperlukan studi literatur sebagai pembanding dari data lapangan yang akan didapat nantinya. Pemahaman pokok permasalahan disertai dengan teori tentu akan dapat memecahkan permasalahan yang terjadi di perusahaan. PT. X bergerak dalam jasa konsultan Hak Kekayaan Intelektual Terdaftar di Diten Hak Kekayaan Intelektual, Departemen Hukum dan HAM RI. HKI yang dimaksud diantaranya adalah : Paten, Merek, Hak Cipta, dan Desain Industri. Informasi di bawah ini adalah penjelasan tentang 4 elemen HKI. Paten adalah hak eksklusif yang diberikan oleh Negara kepada Inventor atas hasil invensinya di bidang teknologi, yang untuk selama waktu tertentu melaksanakan sendiri invensinya tersebut atau memberikan persetujuannya kepada pihak lain untuk melaksanakannya. Perlindungan Paten di Indonesia dibedakan 2 jenis yaitu: paten sederhana dan paten biasa. Merek adalah tanda yang berupa gambar, nama, kata, huruf-huruf, angka-angka, susunan warna, atau kombinasi dari unsur-unsur tersebut yang memiliki daya pembeda dan digunakan dalam kegiatan perdagangan barang atau jasa. Hak Cipta adalah hak eksklusif bagi Pencipta atau penerima hak untuk mengumumkan atau memperbanyak Ciptaannya atau memberikan izin untuk itu dengan tidak mengurangi pembatasan-pembatasan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. Desain Industri adalah suatu kreasi tentang bentuk, konfigurasi, atau komposisi garis atau warna, atau garis dan warna, atau gabungan daripadanya yang berbentuk tiga dimensi atau dua dimensi yang memberikan kesan estetis dan dapat diwujudkan dalam pola tiga dimensi atau dua dimensi serta dapat dipakai untuk menghasilkan suatu produk, barang, komoditas industri, atau kerajinan tangan. C-4-2

3 Penelitian yang akan dilakukan ini mempunyai tujuan untuk : 1. Mendapatkan suatu software aplikasi yang dapat melakukan pencatatan tahapan masing-masing dokumen HKI yang mempunyai bermacam-macam jenis proses dalam memperoleh sertifikat sebagai tahap akhirnya. 2. Mendapatkan suatu software aplikasi yang dapat berguna dalam pengambilan keputusan untuk masalah-masalah produk yang bersesuaian dan atau yang sejenis. Contoh jika Merek A akan didaftarkan dapat segera dilakukan pengecekan dengan software yang akan dibuat dan dapat dilakukan pengambilan keputusan apakah merek ini akan dapat berhasil didaftarkan ataukah harus dilakukan perubahan agar dapat berhasil didaftarkan. METODE Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian akan terbagi dalam beberapa tahapan. Tahapan ini digunakan untuk mempermudah dan menjawab permasalahan yang telah dijabarkan sebelumnya. Tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah Identifikasi Permasalahan, Studi Literatur, Pengumpulan Data, Analisa Desain dan Implementasi Sistem, Pembuatan Aplikasi Kegiatan pengumpulan data dan informasi yang berkaitan dengan perencanaan dan pembuatan aplikasi manajemen konsultan HAKI. Adapun data-data yang diperoleh antara lain : 1. Data produk, data produk meliputi jenis-jenis produk yang didaftarkan oleh para pelanggan yaitu Merek, Hak Cipta, Desain Industri dan Paten 2. Data tahapan-tahapan produk meliputi tahapan-tahapan yang mungkin dilewati oleh suatu produk dalam mendapatkan sertifikat yaitu Permohonan, Pemeriksaan Formalitas, Pemeriksaan Substantif, Publikasi dan Sertifikat. Rancangan aplikasi yang meliputi rancangan yang menggunakan analisis model dalam bentuk rancangan basis data, rancangan proses dan rancangan user interface yang dapat merepresentasikan aplikasi sesuai kebutuhan. Pendekatan yang digunakan dalam rancangan basis data dan rancangan proses adalah pendekatan terstruktur dalam bentuk data flow diagram (DFD) dan entity relationship diagram (ERD) dimana metode analisis ini merpakan metode klasik yang menggunakan notasi untuk menggambarkan isi informasi dan alirannya, yakni dengan membagi sistem secara fungsional dan perilakunya, kemudian menggambarkan apa yang harus dibangun. Pembuatan aplikasi manajemen konsultan HAKI di PT. X dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 (VB6) dan menggunakan database MySQL. HASIL DAN PEMBAHASAN Pengguna dari aplikasi ini dijelaskan adalah Admin dan Sales. Pada Flowchart Aplikasi Manajemen Konsultan HKI seperti Gambar 1 menunjukkan bahwa proses dimulai dengan pembuatan data customer yang dihubungkan dengan produk yang didaftarkan. Kemudian dilakukan proses input data produk setiap customer. Data produk yang dimaksud adalah Merek, Hak Cipta, Desain Industri dan Paten. Setelah itu dilakukan input data ditentukan untuk input data tahapan proses setiap produk. Data tahapan proses produk yang dimaksud adalah Permohonan, Pemeriksaan Formalitas, Pemeriksaan Substantif, Publikasi dan Sertifikat. C-4-3

4 Gambar 1 Flowchart Sistem Manajemen Konsultan HKI Context Diagram atau bisa disebut juga Data Flow Diagram level 0 pada aplikasi dapat dilihat seperti yang ada pada Gambar 2 Pada gambar tersebut dapat diketahui bahwa Data Flow Diagram pada sistem ini menggunakan 2 entitas, yaitu ADMIN dan SALES. SALES REKAPITULASI TAHAPAN PROSES PRODUK LAPORAN_STATUS_PRODUK ADMIN DATA CUSTOMER DATA PRODUK INFORMASI_PRODUK INFORMASI_CUSTOMER Gambar 2 Context Diagram 1 MANAJEMEN _KONSULTAN _HKI + Pada Gambar 3 dapat dilihat dalam Data Flow Diagram Level 1, terdapat 8 proses, yaitu : proses input produk customer, proses informasi customer, proses informasi produk, proses penentuan transaksi produk, proses input data transaksi produk, proses biaya transaksi produk, proses rekap piutang customer dan proses pengolahan transaksi produk. C-4-4

5 1 INPUT_PRODUK _N_CUSTOMER data customer CUSTOMER data customer id customer 4 PENENTUAN TAHAPAN PROSES PRODUK 2 DATA TRANSAKSI PRODUK DATA CUSTOMER DATA PRODUK data produk INFORMASI CUSTOMER id produk INFORMASI_CUSTOMER 5 ADMIN INFORMASI_PRODUK 3 INFORMASI PRODUK data produk PRODUK INPUT DATA TAHAPAN PROSES PRODUK DATA TAHAPAN PROSES PRODUK SALES TAHAPAN PROSES PRODUK LAPORAN_STATUS_PRODUK INFORMASI TAHAPAN PROSES PRODUK REKAPITULASI TAHAPAN PROSES PRODUK 8 PROSES PENGOLAHAN TAHAPAN PROSES PRODUK Gambar 3 Data Flow Diagram Level 1 Semua proses input mulai dari customer, produk dan tahapan produk dilakukan oleh Admin. Dan juga dapat dilakukan pemrosesan data tahapan proses produk untuk menghasilkan laporan tahapan proses produk atau statistik suatu produk yang diinginkan. Beberapa bentuk laporan yang dihasilkan adalah : Laporan Rekapitulasi Produk Berdasarkan Sales (Gambar 4) Gambar 4 Rekapitulasi Produk Berdasarkan Sales C-4-5

6 Laporan Rekapitulasi Produk Berdasarkan Customer(Gambar 5) Gambar 5 Rekapitulasi Produk Berdasarkan Customer Laporan Status Tahapan Produk (Gambar 6) Gambar 6 Laporan Status Tahapan Produk Laporan Rekapitulasi Produk Berdasarkan Tahapan Proses (Gambar 7) Gambar 7 Rekapitulasi Produk Berdasarkan Tahapan Proses C-4-6

7 Laporan Statistik Tahapan Produk per Bulan (Gambar 8) Gambar 8 Laporan Statistik Tahapan Produk Per Bulan Laporan Rekapitulasi Produk Berdasarkan Tahapan Terakhir (Gambar 9) Gambar 9 Laporan Rekapitulasi Produk Berdasarkan Tahapan Terakhir Laporan Rekapitulasi Realisasi Produk per Tahun (Gambar 10) Gambar 10 Laporan Rekapitulasi Produk Per Tahun KESIMPULAN DAN SARAN Bertolak dari perumusan masalah yang ditetapkan dalam awal penulisan tesis ini serta analisis sistem yang sedang berjalan dengan berbagai hambatan yang dihadapi dan kemudian melakukan analisis kebutuhan system yang baru hingga menghasilkan aplikasi yang diharapkan maka berikut ini penulis menyajikan beberapa kesimpulan sebagai berikut : C-4-7

8 Aplikasi Manajemen Konsultan HAKI ini dapat menyajikan data produk beserta tahapan tahapan prosesnya secara cepat, tepat dan mudah guna untuk proses penanganan suatu kegiatan atau masalah untuk produk tertentu sehingga dapat memutuskan langkah yang terbaik untuk solusi proses tersebut. Aplikasi ini dapat memberikan informasi secara cepat dan lengkap sehingga dapat mempermudah pengambilan keputusan ketika terjadi suatu pendaftaran suatu produk. Dengan demikian sales dapat memberikan suatu informasi yang tepat kepada customer tentang proses yang akan dihadapi dalam pendaftaran produknya. Aplikasi ini merupakan solusi yang dapat digunakan dalam pengolahan data dokumen produk Merek, Desain Industri, Hak Cipta dan Paten yang memberikan kemudahan bagi sales dan manajemen sehingga data dapat disajikan dalam waktu yang cepat dan tepat. Aplikasi ini menyediakan fasilitas reminder yang dapat membantu dalam mengingat tahapan proses produk produk yang perlu ditindaklanjuti. Fasilitas ini sangat penting karena jumlah produk produk beserta tahapannya sangat banyak dan tidak memungkinkan untuk diingat secara manual untuk tahapan proses selanjutnya. Aplikasi ini dapat membantu mengurangi penyimpanan dokumen fisik yang terlalu banyak di area kantor karena semua dokumen fisik tersebut sudah dimasukkan ke dalam aplikasi dalam bentuk softcopy dan dapat dicetak kembali ketika dibutuhkan. Berdasarkan beberapa kesimpulan tersebut di atas berikut ini penulis menyampaikan beberapa saran atau rekomendasi sebagai berikut : Aplikasi ini dapat dikembangkan lagi agar dapat digunakan untuk pendaftaran produk secara online melalui website sehingga customer tidak perlu lagi datang untuk melakukan pendaftaran atau pengecekan produk. Aplikasi ini dapat dikembangkan menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan sistem keuangan sehingga semua tahapan tahapan produk yang dilakukan dapat langsung tercatat untuk biaya biayanya. Dokumen dokumen yang diperlukan dalam tahapan tahapan proses pengurusan produk masih bersifat dokumen fisik yang mana diharapkan untuk implementasi ke depan semua dokumen yang diperlukan dapat bersifat softcopy sehingga tidak terlalu banyak kertas yang terbuang percuma. DAFTAR PUSTAKA Benny Muliawan Jalur Mendapatkan Merek Terdaftar. Penerbit PT. Neo Mediatama. Jakarta. Direktorat Jenderal Hak Kekayaan Intelektual Buku Panduan Hak Kekayaan Intelektual. Penerbit Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Jakarta. Hariyanto, Bambang Sistem Manajemen Basisdata. Pemodelan, Perancangan dan Terapannya. Penerbit Informatika, Bandung Jogiyanti HM Analisis dan Desain. Penerbit Andi. Yogjakarta. Sutabri,Tata Sistem Informasi Manajemen. Penerbit andi. Yogajakarta Wahyono, Teguh Sistem Informasi. Konsep Dasar, Analisis Desain, dan Implementasi. Penerbit Graha Ilmu. Yogjakarta. C-4-8