MANUAL MUTU FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

Transkripsi

1 MANUAL MUTU FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2015

2 Manual Mutu Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 12 Tanggal : 2 September 2015 Diajukan oleh : Ketua GJM Asih Purwanti, S.IP, M.IP Disetujui oleh : Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Prof. Dr. Ir Darsono Wisadirana, MS 2 P a g e

3 KATA PENGANTAR Penjaminan mutu akademik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya (FISIP-UB) adalah tanggung jawab seluruh sivitas akademika. Agar arah kegiatan penjaminan mutu akademik di FISIP-UB dimengerti oleh semua unit pelaksana kegiatan akademik, maka perlu disusun manual mutu akademik yang memuat prinsip-prinsip manajemen mutu akademik. Manual mutu akademik FISIP-UB yang disusun oleh tim Gugus Jaminan Mutu FISIP- UB ini menjadi acuan bagi pelaksanaan penjaminan mutu dan pedoman bagi Program Studi dalam menyusun Spesifikasi Program Studi (SP), Kompetensi Lulusan (KL), Manual Prosedur (MP), dan Instruksi Kerja (IK). Malang, 2 September 2015 Dekan Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana, MS NIP P a g e

4 DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup 1.2. Tujuan Manual Mutu 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 3. ISTILAH DAN DEFINISI 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sejarah FISIP UB 4.2. Organisasi FISIP UB 4.3. Visi, Misi dan Tujuan FISIP UB 4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu FISIP UB 4.5. Sistem Dokumentasi dan Audit 4.6. Proses Bisnis 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen 5.2. Kepuasan Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu 5.4. Perencanaan Sistem Mutu 5.5. Tangggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya 6.2. Sumber Daya Manusia 6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja 6.4. Suasana Akademik 7. REALISASI LAYANAN 7.1. Realisasi Layanan Pendidikan 7.2. Realisasi Layanan Penelitian 7.3. Realisasi Layanan Pengabdian kepada Masyarakat 8. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN, ANALISIS SERTA PENINGKATAN MUTU 8.1. Umum 8.2. Pemantauan dan Pengukuran 8.3 Analisis Hasil Pemantauan dan Pengukuran 8.4. Perbaikan Berkelanjutan dan Peningkatan Mutu 4 P a g e

5 1. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup dan Kebijakan Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Brawijaya (UB). Untuk itu Manual Mutu ini juga menjadi acuan bagi pelaksanaan program Perguruan Tinggi untuk Pendidikan Sarjana (S1) di lingkungan FISIP UB yang meliputi jurusan-jurusan dan program studi diantaranya adalah: Ilmu Komunikasi, Sosiologi, Hubungan Internasional, Psikologi, Ilmu Politik, dan Ilmu Pemerintahan. Sedangkan untuk program Magister (S2) meliputi jurusan Ilmu Sosiologi dan Ilmu Komunikasi, dan untuk program Doktor (S3) Jurusan Sosiologi. Manual Mutu FISIP UB ini menjadi arahan dalam melakasanakan Tri Dharma pendidikan Perguruan Tinggi, yaitu penyelenggaran pendidikan, akademik, penelitian, dan pengabdian masyarakat terkait dengan ilmu sosial dan politik di Universitas Brawijaya. 1.2 Tujuan Manual Mutu 1. Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang sosial politik 2. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. 3. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001: Mencerminkan komitmen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang sosial politik. 5 P a g e

6 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU Rujukan yang digunakan adalah: Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. UU 14 Th 2005 tentang Guru dan Dosen PP 17 TAHUN 2010 Tentang Pengelolaan Dan Penyelenggaraan Pendidikan PP Nomor 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister oleh Badan Akreditasi Nasional, Persyaratan SMM ISO 9001:2008. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya.. Dokumen rencana Strategis Universitas Brawijaya. Dokumen Rencana Strategis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya 6 P a g e

7 3. ISTILAH DAN DEFINISI a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan b. Jaminan Mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan FISIP UB, secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga Visi dan Misi FISIP UB dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan. Kegiatan terkait dengan jaminan mutu harus dilaksanakan secara terencana dengan mengacu pada Sistem Manajemen Mutu (SMM). Penjaminan mutu mencakup aspek pelayanan administrasi, sarana/prasarana, organisasi dan manajemen yang dapat memenuhi harapan sivitas akademika dan masyarakat. c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholder), baik yang tersurat (dinyatakan dalam Ketetapan UB), maupun tersirat. d. Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu di FISIP UB e. Pelanggan. Secara umum pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat. Pelanggan dibidang pendidikan di FISIP-UB dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa; dan pengguna lulusan. Untuk penelitian, pengabdian masyarakat dan adalah masyarakat umum, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat, Peruguan Tingi lain dan alumni. Untuk pelanggan Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja adalah Rektor Univiersitas Brawijaya. f. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah Fakultas dan Jurusan/Prodi yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan. g. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan Pendidikan Tinggi (Tri Dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value). h. Lulusan FISIP-UB yang bersifat proaktif adalah lulusan yang mampu secara terusmenerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, 7 P a g e

8 realitas sosial-budaya yang terus berkembang secara dinamis, sehingga FISIP-UB menjadi lembaga pendidikan tinggi bertaraf internasional. i. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) adalah sebuah badan yang dibentuk oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan pada tahun 1994 melalui Kepmen. Dikbud No. 187/U/1994, tanggal 7 Agustus BAN PT bertugas melaksanakan akreditasi program studi dan atau institusi perguruan tinggi di Indonesia secara handal, akuntabel dan bertanggungjawab. j. Akreditasi adalah proses evaluasi dan penilaian mutu institusi atau program studi yang dilakukan oleh suatu tim pakar sejawat (tim asesor) berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan, atas pengarahan suatu badan atau lembaga akreditasi mandiri di luar institusi atau program studi yang bersangkutan. k. Universitas adalah Universitas Brawijaya yang menyelenggarakan pendidikan akademik dan/atau pendidikan vokasi dalam sejumlah ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau seni dan jika memenuhi syarat dapat menyelenggarakan pendidikan profesi. l. Rektor adalah Rektor Universitas Brawijaya. m. Senat Universitas adalah Senat Universitas Brawijaya. n. Statuta adalah Statuta Universitas Brawijaya. o. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) UB adalah himpunan sumber daya pendukung, yang dapat dikelompokkan menurut jurusan/prodi, yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan akademik dalam satu rumpun disiplin Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Brawijaya p. Dekan adalah Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya. q. Senat Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik adalah Senat Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya. r. Jurusan adalah himpunan sumber daya pendukung program studi dalam satu rumpun disiplin ilmu. s. Organisasi dan Tata Kerja adalah Organisasi dan Tata Kerja Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya yang merupakan jabaran Statuta Universitas ke dalam rincian hubungan tentang fungsi dan tugas organisasi di semua struktur organisasi Universitas yang ditetapkan oleh Senat Fakultas. t. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan Universitas Brawijaya dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu 8 P a g e

9 pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. u. Dosen Tetap adalah dosen yang bekerja penuh waktu yang berstatus sebagai tenaga pendidikan tetap di Universitas Brawijaya. v. Baku Mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan. w. Program Studi adalah unsur pelaksana akademik yang menyelenggarakan dan mengelola jenis pendidikan akademik. Program Studi ini mengelola kesatuan rencana belajar sebagai pedoman penyelenggaraan pendidikan akademik yang diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar mahasiswa dapat menguasai ilmu pengetahuan, keterampilan, dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum. x. Hubungan hirarki adalah hubungan yang didasarkan pada struktur organisasi yang ada. y. Hubungan fungsional adalah hubungan yang didasarkan fungsi yang sejenis. z. Standar Nasional Pendidikan adalah kriteria minimal tentang sistem pendidikan di seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia. aa. Standar pelayanan minimal adalah kriteria minimal berupa nilai kumulatif pemenuhan Standar Nasional Pendidikan yang harus dipenuhi oleh setiap satuan pendidikan. bb. Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan bahan pelajaran, serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan. cc. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi. dd. Mahasiswa program reguler adalah mahasiswa yang mengikuti program pendidikan secara penuh waktu (baik kelas pagi, siang, sore, malam), dan di seluruh kampus. ee. Sivitas akademika adalah komunitas dosen dan mahasiswa pada perguruan tinggi. ff. Pendidikan berbasis keunggulan lokal adalah pendidikan yang diselenggarakan setelah memenuhi Standar Nasional Pendidikan dan diperkaya dengan keunggulan kompetitif dan/atau komparatif daerah. gg. Pembelajaran adalah proses interaksi peserta didik dengan pendidik dan/atau sumber belajar pada suatu lingkungan belajar. 9 P a g e

10 hh. Pendidikan bertaraf internasional adalah pendidikan yang diselenggarakan setelah memenuhi Standar Nasional Pendidikan dan diperkaya dengan standar pendidikan negara maju. 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sejarah Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) UB Program Ilmu Sosial Universitas Brawijaya didirikan pada tanggal 13 Nopember 2003 dengan SK Dirjen Dikti Depdiknas Nomor 3545/D/T/2003 perihal Ijin Penyelenggaraan Program-program Studi Baru pada Universitas Brawijaya jenjang Program Sarjana (S1) (Program Studi Sosiologi dan Program Studi Ilmu Komunikasi). Selanjutnya Program Ilmu Sosial dibentuk pada tanggal 3 Pebruari 2004 melalui SK Rektor Nomor : 002A/SK/2004 sebagai wadah kedua program studi tersebut dan sebagai embrio berdirinya Fakultas Ilmu Sosial di Universitas Brawijaya, kemudian kedua program studi tersebut memperoleh ijin perpanjangan tertanggal 30 Agustus 2006 berdasarkan SK Dikti No. 3227/D/T/2006 untuk Program Studi Sosiologi sedangkan Program Studi Ilmu Komunikasi berdasarkan SK Dikti No. 3228/D/T/2006 tertanggal 30 Agustus Melalui SK DIKTI No. 1504/D/I/2007 tertanggal 22 Juni 2007 dan SK DIKTI No. 1621/D/T/2007 tertanggal 6 Juli Program Studi Psikologi dan Hubungan Internasional telah dibuka di Program Ilmu Sosial. Dalam perkembangan, Program Ilmu Sosial telah berubah menjadi Fakultas Ilmu Sosial pada tanggal 29 Februari 2008 dengan SK Dikti Nomor: 536/D/T/2008, tentang Usul Pembukaan Fakultas Ilmu Sosial pada Universitas Brawijaya dan ditetapkan dengan SK Rektor tertanggal 8 April 2008 nomor: 090/SK/2008 tentang Pendirian Fakultas Ilmu Sosial Universitas Brawijaya dengan 2 jurusan dan 5 program studi yaitu Jurusan Sosiologi dengan Program Studi Sosiologi, Jurusan Ilmu Komunikasi dengan Program Studi Ilmu Komunikasi, Program Studi Psikologi, Program Studi Hubungan Internasional serta Program Studi Ilmu Politik. Pada tahun 2010, Program Studi Ilmu Pemerintahan didirikan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya. Dalam usianya yang ke 10 tahun, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik telah berperan aktif dalam mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Minat masyarakat sangat tinggi terhadap Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, begitu pula telah 10 P a g e

11 banyak jalinan kerja sama yang telah dibangun dengan berbagai institusi dalam rangka untuk mewujudkan kualitas yang mampu bersaing di tingkat nasional dan internasional sehingga dapat mengangkat harkat dan martabat bangsa Indonesia. Keketatan seleksi dapat dilihat dari rasio peminat dan jumlah kursi yang tersedia yakni pada tahun 2004 sebanyak calon yang mendaftar dan jumlah kursi yang tersedia hanya 100, sehingga perbandingannya adalah 1 : 52, pada tahun 2005 sebanyak calon yang mendaftar dan jumlah kursi yang tersedia hanya 150, sehingga perbandingannya adalah 1 : 18. Pada tahun 2006 sebanyak calon yang mendaftar dan jumlah kursi yang tersedia hanya 373, sehingga perbandingannya adalah 1 : 9, untuk tahun 2007, sebanyak calon yang mendaftar dan jumlah kursi yang tersedia hanya 560, sehingga perbandingannya adalah 1 : 6., pada tahun 2008 sebanyak calon yang mendaftar dan jumlah kursi yang tersedia hanya 821, sehingga perbandingannya adalah 1 : 6. Pada tahun 2009 sebanyak calon yang mendaftar dan jumlah kursi yang tersedia hanya 690, sehingga perbandingannya adalah 1 : 8. Pada tahun 2010 sebanyak calon yang mendaftar dan jumlah kursi yang tersedia hanya 1.181, sehingga perbandingannya adalah 1 : 3. Proses penyelenggaraan pendidikan terhadap mahasiswa tersebut didukung oleh sejumlah tenaga pendidik. Tenaga pendidik di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik tahun 2011 berjumlah 54 orang, dengan kualifikasi pendidikan terakhir S1 = 6 orang (11%), S2 = 42 orang (77%), S3 = 4 orang (7%), dan guru besar = 2 orang (3%) Struktur Organisasi Dan Pengelolaan FISIP UB Sesuai dengan struktur organisasinya, unsur-unsur penyelenggara pendidikan di FISIP UB secara garis besar terdiri dari: 1. Pimpinan Fakultas (Dekan dan Pembantu Dekan) 2. Senat Fakultas (Ketua, Sekretaris dan Anggota Senat) 3. Pimpinan Jurusan dan Program Studi (Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Ketua Program Studi dan Sekretaris Program Studi) 4. Ketua Laboratorium 5. Unsur Pelaksana Adminstrasi meliputi Kepala Tata Usaha yang membawahi Sub Bagian Akademik, Sub Bagian Kemahasiswaan, Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian, Sub Bagian Umum dan Perlengkapan. 6. Gugus Jaminan Mutu (GJM) di tingkat Fakultas 11 P a g e

12 7. Unit Jaminan Mutu di tingkat Jurusan/Prodi Bagan (struktur) organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi Deskripsi Tugas Pokok dan Fungsi Unsur Pimpinan Unsur Pimpinan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yaitu Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III Dekan mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menyusun dan melaksanakan Rencana Strategis yang hendak dicapai dalam masa jabatannya; b) Menyusun Program Kerja dan Anggaran Tahunan Fakultas; c) Melaksanakan pengembangan pendidikan tinggi sesuai kompetensinya; d) Mengkoordinasikan dan memantau kegiatan pendidikan; e) Mengkoordinasikan dan memantau penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan f) Mengkoordinasikan dan memantau kegiatan pengabdian kepada masyarakat; 12 P a g e

13 g) Melaksanakan kerja sama bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dengan pihak lain di dalam dan luar negeri; h) Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kerja sama dengan pihak lain; i) Mengusulkan pemberian gelar doktor kehormatan bagi seseorang yang memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan yang berlaku setelah mendapatkan pertimbangan Senat Fakultas; j) Melaksanakan pembinaan sivitas akademika; k) Melaksanakan urusan tata usaha; l) Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan kepada Rektor setelah mendapat penilaian Senat Fakultas. Pembantu Dekan I a) Merencanakan, melaksanakan, mengembangkan, dan melakukan evaluasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat; b) Membina Dosen di bidang akademik; c) Menelaah pembukaan program studi baru di berbagai strata pendidikan; d) Melakukan inventarisasi kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat; e) Melakukan pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran setiap semester; f) Melakukan pemantauan dan evaluasi sistem penerimaan mahasiswa baru; g) Melakukan pengendalian standarisasi baku mutu pendidikan akademik dan profesi; h) Menyelenggarakan pengelolaan data bidang administrasi akademik; i) Melakukan koordinasi fungsional dengan Pembantu Rektor Bidang Akademik; j) Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan kepada Dekan. k) Merangkap sebagai Manajemen Representatif Pembantu Dekan II a) Merencanakan dan mengelola anggaran pendapatan dan belanja Fakultas; b) Melakukan pembinaan karier dan kesejahteraan Dosen, Tenaga Penunjang Akademik, dan Tenaga Administrasi; c) Mengurus ketatausahaan, kerumahtanggaan, ketertiban dan keamanan Fakultas; d) Menyelenggarakan hubungan masyarakat; e) Menyelenggarakan pengelolaan data bidang administrasi umum; f) Melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja Dosen, Tenaga Penunjang Akademik, dan Tenaga Administrasi; 13 P a g e

14 g) Melakukan koordinasi penyusunan Daftar Usulan Kegiatan, Daftar Isian Proyek, dan Daftar Isian Kegiatan setiap unit kerja; h) Melakukan koordinasi hasil Laporan Kinerja Instansi Pemerintah di Fakultas; i) Melakukan koordinasi fungsional dengan Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum; j) Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan kepada Dekan. Pembantu Dekan III a) Merencanakan, melaksanakan, mengembangkan, dan melakukan evaluasi kegiatan kemahasiswaan; b) Melakukan pembinaan kesejahteraan mahasiswa; c) Melakukan usaha peningkatan dan pengembangan minat, bakat, dan penalaran mahasiswa; d) Melakukan koordinasi dengan Pengurus Komisariat Ikatan Alumni Universitas Brawijaya; e) Melakukan koordinasi fungsional dengan Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan; f) Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan kepada Dekan. SENAT Senat Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik mempunyai tugas sebagai berikut: a) Merumuskan kebijakan akademik, baku mutu pendidikan, dan pengembangan fakultas; b) Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian dosen; c) Merumuskan norma, etika, dan tolok ukur pelaksanaan penyelenggaraan fakultas; d) Menilai pertanggungjawaban dan pelaksanaan program dan anggaran yang telah ditetapkan oleh Dekan; e) Memberikan pertimbangan kepada Rektor mengenai calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi Dekan, Pembantu Dekan, Ketua dan Sekretaris Jurusan; f) Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik, kecakapan dan kepribadian sivitas akademika di tingkat fakultas; g) Memberikan pertimbangan terhadap usulan pemberian gelar doktor kehormatan bagi seseorang yang memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan yang berlaku; h) Memberikan pertimbangan dan persetujuan atas rencana anggaran pendapatan dan belanja Universitas yang diajukan oleh Dekan; 14 P a g e

15 i) Menilai pertanggungjawaban dan pelaksanaan kebijakan yang telah dijalankan oleh Dekan; j) Memberikan pertimbangan untuk Dosen yang diusulkan menduduki jabatan fungsional akademik yang lebih tinggi; k) Memberikan pertimbangan untuk Dosen yang diusulkan menduduki jabatan fungsional guru besar; l) Mengusulkan pemberian gelar doktor kehormatan; m) Mengesahkan rincian tugas dan organisasi tata kerja di tingkat fakultas. Ketua Jurusan/Program Studi Ketua Jurusan/Program Studi mempunyai tugas menyusun rencana dan mengevalusi pelaksanaan pendidikan yang dilaksanakan di lingkungan Jurusan/Program Studi. Rincian Tugas dan Tanggung Jawab: a. Menjalankan kebijakan akademik dan standar mutu pendidikan yang ditetapkan Fakultas b. Menyusun rencana kegiatan atau program kerja Jurusan/Program Studi c. Mengkoordinasikan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di Jurusan/Program Studi dengan Fakultas d. Melaksanakan pengembangan Jurusan/Program Studi di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat e. Mengembangkan hubungan baik dan kerjasama dengan pemangku kepentingan (stakeholder) f. Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan proses belajar mengajar di tingkat jurusan/program studi g. Menyampaikan laporan kegiatan secara berkala kepada Dekan Sekretaris Jurusan/Program Studi Rincian Tugas dan Tanggung Jawab: a. Melaksanakan kegiatan administratif dan kesekretariatan Jurusan/Program Studi b. Berkoordinasi dengan Ketua Jurusan/Program Studi dalam melaksanakan proses pendidikan di tingkat Jurusan/Program Studi 15 P a g e

16 UNSUR PELAKSANA ADMINISTRASI Unsur Pelaksana Administrasi meliputi Tata Usaha yang membawahi Sub Bagian Akademik, Sub Bagian Kemahasiswaan, Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian, Sub Bagian Umum dan Perlengkapan. Kepala Tata Usaha Fakultas adalah unsur pelayanan teknis administratif yang berada dibawahnya dan bertanggungjawab langsung kepada Dekan. Rincian Tugas dan Tanggung Jawab: a. Melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Fakultas b. Memimpin pelaksanaan tugas administrasi umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, pendidikan, kemahasiswaan dan alumni c. Memelihara ketertiban dan keamanan di lingkungan Fakultas d. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan ketatausahaan, rumah tangga dan perlengkapan e. Menyelenggarakan kegiatan administrasi kepegawaian dan keuangan f. Menyelenggarakan kegiatan administrasi pendidikan g. Menyelenggarakan kegiatan administrasi pembinaan mahasiswa dan hubungan alumni Kepala Sub Bagian Akademik Tugas dan kewajiban Kepala Sub Bagian Akademik adalah sebagai berikut: a. Menjalankan sistem informasi dan administrasi akademik Universitas; b. Melakukan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik; Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan Tugas dan kewajiban Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan adalah sebagai berikut: a. Menjalankan sistem informasi dan administrasi kemahasiswaan Universitas; b. Memberikan layanan informasi tentang bursa kerja dan bertindak sebagai pusat layanan penyediaan lapangan kerja. c. Menjalankan sistem informasi dan administrasi alumni Universitas. 16 P a g e

17 Kasubag. Keuangan Dan Kepegawaian Tugas dan kewajiban Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a. Menyusun rencana dan program kerja subbagian; b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan dibidang keuangan dan kepegawaian; c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data dibidang keuangan dan kepegawaian; d. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan dan pertanggungjawaban keuangan; e. Melakukan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian; f. Mempersiapkan usul formasi pegawai; g. Mempersiapkan usul mutasi, pengembangan dan kesejahteraan pegawai; h. Mempersiapkan usul pengangkatan dosen luar biasa; i. Melakukan urusan pemberian cuti pegawai; j. Melakukan penyusunan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3), daftar urut kepangkatan (DUK), kartu pegawai (Karpeg), kartu induk (Karin), kartu istri (karis), kartu suami (karsu), asuransi kesehatan(askes), tabungan asuransi pegawai negeri (taspen), surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran tunjangan keluarga (KP4), dan lembar pembayaran pajak pembangunan (LP2P); k. Melakukan urusan penyelesaian kasus kepegawaian; l. Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai; m. Melakukan penyajian di bidang keuangan dan kepegawaian; n. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang keuangan dan kepegawaian; o. Menyusun laporan subbagian. Sub Bagian Umum Dan Perlengkapan a. Menyusun rencana dan program kerja subbagian; b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan; c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan; d. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas; e. Melakukan pemeliharaan, kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan; f. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan (protokoler); 17 P a g e

18 g. Mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas; h. Melakukan urusan kehumasan; i. Melakukan Administrasi perencanaan dan sistem informasi; j. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan; k. Melakukan penyusunan instrumen pemantauan kegiatan ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan; l. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang ketatausahaan, kerumahtanggaan,dan perlengkapan; m. Melakukan urusan hukum dan ketatalaksanaan; n. Menyusun laporan subbagian. Tugas Pokok dan Fungsi Tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) FISIP UB Penanggung Jawab (Dekan) Rincian Tugas dan Tanggung Jawab: a. Mendelegasikan dan Mengkoordinir Tim GJM dalam Penyusunan Dokumen Mutu Akademik b. Bersama Tim GJM, memonitor dan mengevaluasi implementasi dokumen mutu akademik di tingkat Fakultas Management Representative (MR) : Pembantu Dekan I Rincian dan Tanggung jawab: a. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan dan implementasi dokumen GJM di tingkat Fakultas b. Mendelegasikan dan mengkoordinir Tim GJM dalam Penyusunan Dokumen Mutu Akademik Ketua GJM Rincian Tugas dan Tanggung jawab: a. Membantu PDI menyiapkan dokumen mutu akademik b. Mengkoordinir operasionalisasi kegiatan GJM c. Bersama Sekretaris GJM, mendokumentasikan dokumen GJM d. Membantu Dekan dan PD I dalam sosialisasi dan implementasi dokumen GJM 18 P a g e

19 Sekretaris GJM Rincian Tugas dan Tanggung jawab: a. Bersama Ketua GJM mengkoordinir operasionalisasi kegiatan GJM b. Menyusun kelengkapan dokumen mutu akademik GJM c. Membantu Dekan dan PD I dalam sosialisasi dan implementasi dokumen GJM Anggota GJM Rincian Tugas dan Tanggung jawab: a. Bersama Tim GJM membantu administrasi pembuatan dokumen mutu akademik Fakultas b. Membantu menyusun kelengkapan dokumen mutu GJM c. Menginventarisasi data dalam kaitannya dengan implementasi dokumen GJM Rencana Strategis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Renstra FISIP UB disusun berdasarkan capaian Renstra FISIP UB , ditambah dengan analisis permasalahan di FISIP UB secara komprehensif dalam menyikapi tantangan-tantangan dan perkembangan serta berbagai potensi keunggulan maupun kelemahan yang akan menggambarkan posisi strategis FISIP UB. Renstra FISIP UB tahun ini disusun Renstra ini disusun berdasarkan kebijakan dasar Universitas Brawijaya sebagai rencana induk yang menjadi acuan penyusunan Program Kerja Tahunan Dekan FISIP UB, acuan penyusunan anggaran tahunan FISIP UB, dan pedoman pelaksanaan aktivitas di lingkungan FISIP UB. Secara garis besar Renstra FISIP UB meliputi program-program, yakni (1) Bidang Ragaan FISIP UB Masa Depan, (2) Bidang Kualitas Pembelajaran-Teaching Quality, (3) Bidang Kualitas Penelitian-Research Quality, (4) Bidang Ketenagakerjaan Lulusan-Graduate Employability, (5) Bidang Entrepreunerial University, (6) Bidang Pencitraan Internasional-International Outlook (lihat Dokumen Renstra FISIP kode ) 19 P a g e

20 4.2.4 Sasaran Mutu (Quality Objectives ) Sasaran mutu FISIP UB menjadi acuan target pencapaian Rencana Strategis FISIP UB Garis besar sasaran mutu FISIP adalah sebagai berikut : (detil lihat Rencana Strategis FISIP kode ) BIDANG, RENCANA PROGRAM/KEGIATAN Dasar Target Capaian pada Tahun DAN INDIKATOR KINERJA I. BIDANG LAYANAN PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN 1. Pelaksanaan Seleksi Masuk PT Pelaksanaan Seleksi S-1 Uraian Unit Jumlah Program Studi S1 Jml Jumlah Mahasiswa S1 Jml Pelaksanaan Seleksi S-2 Jumlah Program Studi S2 Jml Jumlah Mahasiswa S2 Jml Pelaksanaan Seleksi S-3 Jumlah Program Studi S3 Jml Jumlah Mahasiswa S3 Jml Pelaksanaan Registrasi Mahasiswa Pelaksanaan Registrasi Mahasiswa Baru Jumlah Pelaksanaan Jml Pelaksanaan Registrasi Mahasiswa Lama Jumlah Pelaksanaan Jml Pelaksanaan Proses Belajar-Mengajar (PBM) Pelaksanaan Pengajaran Jumlah SKS Jml Jumlah Dosen Jml Penyelenggaraan Kuliah Tamu Jumlah Pelaksanaan Jml Penyelenggaraan Praktikum Jumlah MK memiliki Praktikum Jml Prosentase Praktikum per MK % Prosentase Pelaksanaan % Penyelenggaraan Asistensi Jumlah Asisten Dosen Jml Penyelenggaraan Ujian Tengah Semester Jumlah Pelaksanaan Jml Penyelenggaraan Ujian Akhir Semester Jumlah Pelaksanaan Jml Persiapan Perkuliahan Semester Jumlah Kegiatan Jml Penyelenggaraan Semester Pendek Prosentase Mahasiswa mengikuti % Jumlah Pelaksanaan Jml P a g e

21 Evaluasi Akhir Semester Jumlah Kegiatan Jml Pembimbingan PKL/KKP Jumlah Mahasiswa Jml Pembimbingan Skripsi Jumlah Mahasiswa Jml Pembimbingan Tesis Jumlah Mahasiswa Jml Pembimbingan Disertasi Jumlah Mahasiswa Jml Penyelenggaraan KKN/KKNP/Magang Jumlah Mahasiswa Jml Ujian PKL Jumlah Mahasiswa Jml Ujian Skripsi Jumlah Mahasiswa Jml Ujian Tesis Jumlah Mahasiswa Jml Ujian Disertasi Jumlah Mahasiswa Jml Yudisium Jumlah Mahasiswa Jml Wisuda/Pelepasan Alumni/Sumpah Profesi Jumlah Mahasiswa Jml 4. Pelaksanaan Penjaminan Mutu Pelaksanaan Penjaminan Mutu tingkat Fakultas Pelaksanaan Kegiatan Jml Pelaksanaan visitasi Jml Pelaksanaan Penjaminan Mutu tingkat Jurusan/Prodi Pelaksanaan Kegiatan Jml Pelaksanaan visitasi Jml Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Bahan Ajar Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml Pelaksanaan Administrasi Pendukung PBM Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml Jumlah Kegiatan Jml II. BIDANG LAYANAN PENELITIAN DAN PUBLIKASI ILMIAH 1. Pelaksanaan layanan penelitian dan publikasi ilmiah Pelaksanaan Penelitian Jumlah Penelitian Jml Jumlah Dosen meneliti Jml Pelaksanaan Publikasi Ilmiah Jumlah Publikasi ilmiah Jml Jumlah Dosen hasilkan publikasi ilmiah Jml Pelaksanaaan Administrasi Pendukung penelitian dan publikasi ilmiah Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml III. BIDANG LAYANAN PENGABDIAN MASYARAKAT 1. Pelaksanaan layanan pengabdian masyarakat Pelaksanaan pengabdian masyarakat 21 P a g e

22 Jumlah Pengabdian Masyarakat Jml Jumlah Dosen melakukan Pengabdian Masyarakat Jml Pelaksanaan administrasi pengabdian masyarakat Pelaksanaan administrasi pengabdian masyarakat Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml IV. BIDANG LAYANAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI 1. Pelaksanaan layanan kegiatan kemahasiswaan & alumni Pelaksanaan kegiatan lembaga mahasiswa Jumlah Kegiatan Mahasiswa Jml Pemberian Beasiswa Jumlah Mahasiswa Penerima Beasiswa Jml Pelaksanaaan kegiatan kealumnian oleh Bag. Kemahasiswaan & Alumni Jumlah Kegiatan Jml Pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan oleh Bag. Kemahasiswaan & Alumni Jumlah Kegiatan Jml Pelaksanaan administrasi kemahasiswaan dan alumni Pelaksanaan administrasi rutin kemahasiswaan dan alumni Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml V. BIDANG UMUM DAN KERUMAHTANGGAN 1. Pelaksanaan Layanan dan Administrasi Kehumasan Pelaksanaan kegiatan rutin kehumasan Jumlah Kegiatan Rutin Tahunan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Bulanan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Mingguan % Pelaksanaan administrasi kehumasan Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml Pelks. Layn. dan Adm Perlkpan, Pemeliharaan, Kebersihan dan lingk Pelaksanaan kegiatan rutin perlengkapan dan pengadaan Jumlah Kegiatan Rutin Tahunan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Bulanan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Mingguan Jml Pelaksanaan kegiatan rutin pemeliharaan Jumlah Kegiatan Rutin Tahunan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Bulanan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Mingguan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Harian Jml Pelaksanaan kegiatan rutin kebersihan Jumlah Kegiatan Rutin Bulanan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Mingguan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Harian Jml Pelaksanaan kegiatan rutin lingkungan Jumlah Kegiatan Rutin Bulanan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Mingguan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Harian Jml Pelaksanaan administrasi Perlengkapan, Pemeliharaan, Kebersihan dan Lingkungan 22 P a g e

23 Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml Pelaksanaan Layanan dan Adm Perencanaan & Sistem Informasi Pelaksanaan kegiatan rutin perencanaan Jumlah Kegiatan Rutin Tahunan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Bulanan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Mingguan Jml Pelaksanaan administrasi perencanaan Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml Pelaksanaan Layanan dan Administrasi Kepegawaian Pelaksanaan kegiatan rutin kepegawaian Jumlah Kegiatan Rutin Tahunan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Bulanan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Mingguan Jml Pelaksanaan administrasi kepegawaian Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml Pelaksanaan Layanan dan Administrasi Keuangan Pelaksanaan kegiatan rutin keuangan Jumlah Kegiatan Rutin Tahunan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Bulanan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Mingguan Jml Pelaksanaan administrasi keuangan Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml Pelaksanaan Layanan dan Administrasi Pengendalian Intern Pelaksanaan kegiatan rutin pengendalian intern Jumlah Kegiatan Rutin Tahunan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Bulanan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Mingguan Jml Pelaksanaan administrasi tim pengendalian intern Jumlah Pelaksanaan 7. Pelaksanaan Layanan dan Administrasi Umum Lainnya Pelaksanaan kegiatan rutin umum lainnya Jumlah Kegiatan Rutin Tahunan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Bulanan Jml Jumlah Kegiatan Rutin Mingguan Jml Pelaksanaan administrasi umum lainnya Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml Pelaksanaan Layanan Bisnis non-akademik FISIP UB Pelaksanaan layanan bisnis kantin Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml Pelaksanaan layanan bisnis Foto Copy Jumlah Jam Pelayanan Per Minggu Jml P a g e

24 4.3. Visi dan Misi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) UB VISI : Menjadi fakultas unggul berstandar internasional dan berjiwa entrepreneur di bidang sosial dan politik yang mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. MISI : 1. Mengembangkan pendidikan di bidang Sosiologi, Ilmu Komunikasi, Hubungan Internasional, dan Psikologi serta Ilmu Politik. 2. Menyelenggarakan pendidikan dengan berbasis perpaduan 60% kajian teori dan 40% aplikatif. 3. Menyelenggarakan sistem perkuliahan yang adaptif dan sensitive terhadap perkembangan teknologi dan ilmu serta berjiwa entrepreneur. 4. Menjalin kerjasama kemitraan dengan perusahaan-perusahaan dan institusi keahlian dalam rangka memenuhi kualitas calon lulusan dengan bidang pekerjaan. 5. Menyelenggarakan penerbitan jurnal ilmiah dalam rangka memotivasi dan mewadahi pengembangan kelimuan. 6. Menyelenggarakan program berkelanjutan untuk pengembangan kualitas dosen dan karyawan 7. Menyediakan fasilitas berupa sarana dan prasarana untuk pengembangan ketrampilan mahasiswa dalam bentuk keorganisasian Tujuan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 1. Menghasilkan sumberdaya manusia yang berkualitas, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, mampu membelajarkan diri, memiliki wawasan yang luas, memiliki disiplin dan etos kerja, sehingga menjadi tenaga akademis dan profesional yang tangguh dan mampu bersaing di tingkat internasional. 2. Mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni guna mendorong pengembangan budaya. 24 P a g e

25 3. Mempunyai kemampuan dalam pemberdayaan masyarakat melalui pengembangan konsep pemecahan masalah dengan menggunakan metode ilmiah. 4. Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar berikut Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Tujuan Sistem Manajemen Mutu (SMM) FISIP UB mengacu pada tujuan SMM ISO9001:2008 yaitu mencapai visi dan misi melalui pemenuhan standar mutu dengan cara perbaikan berkelanjutan/continous improvement (PDCA = Plan Do Check Act) menggunakan manajemen berbasis proses. Berdasarkan kepuasaan pelanggan dan kepuasan pelanggan terpelihara. Adapun langkah untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu yaitu dengan mekanisme OSDAT yang meliputi kegiatan-kegiatan menyusun organisasi (O), menyusun sistem yaitu dengan menyusun kebijakan, sistem dokumen meliputi standar mutu, manual mutu, manual prosedur (S), menjalankan sistem yang meliputi sosialisasi dan menjadi acuan kerja (D), melakukan Audit Internal (satu siklus penjaminan mutu (A) dan melakukan tindak lanjut (T). Manajemen FISIP UB berkomitmen melaksanakan sistem manajemen mutu yang efektif melalui kegiatan pembuatan, pendokumentasian, pelaksanaan, pemeliharaan dan upaya peningkatan berkelanjutan. Dalam rangka penerapan SMM di FISIP UB diambil langkah-langkah sebagai berikut : a. Menetapkan MR di lingkup Fakultas dan Jurusan / Program Studi dan serta menetapkan proses-proses yang dibutuhkan oleh SMM b. Menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut; c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan dan pengendalian proses-proses ini berjalan secara efektif; d. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses ini; e. Memantau, mengukur, dan menganalisa proses-proses ini, dan; f. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses ini. 25 P a g e

26 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di FISIP-UB Siklus PDCA untuk sistem manajemen mutu FISIP-UB 4.5. Sistem Dokumentasi dan Audit Sistem dokumentasi dalam Penjaminan Mutu mengacu pada Sistem Penjaminan Mutu Akademik FISIP. Meliputi Dokumen Induk (Visi, Misi dan Tujuan FISIP UB, Renstra FISIP UB, Proker Dekan FISIP UB, Pedoman Pedoman), Dokumen Mutu (Manual Mutu, Standar Mutu, Manual Prosedur Wajib (MP Pengendalian Rekaman 26 P a g e

27 dan Dokumen, MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai, MP Tindakan Korektif dan Pencegahan), Instruksi Kerja, Borang dan Dokumen Pendukung. Audit Internal mengikuti Audit Internal yang dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) di tingkat Universitas Brawijaya. Audit Eksternal dilakukan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di FISIP UB dengan mengacu pada Standar Akreditasi BAN-PT. FISIP UB telah memiliki manual mutu yang merupakan rangkuman kebijakan FISIP untuk mencapai kebijakan mutu, sasaran mutu dan perencanaan mutu. Selain itu FISIP UB telah memiliki Rencana Strategis dan Program Kerja Dekan. FISIP melalui GJM melakukan pengendalian seluruh dokumen yang sesuai dengan persyaratan SMM meliputi Manual Prosedur seluruh kegiatan di lingkup FISIP UB. GJM FISIP UB menetapkan dan memelihara prosedur melalui Manual Prosedur pengendalian Rekaman dan Manual Prosedur Pengendalian Dokumen Proses Bisnis Proses bisnis di FISIP UB melibatkan mahasiswa sebagai pelanggan, pengguna lulusan dan pihak jurusan/program studi sebagai penyelenggara proses belaja mengajar. Mahasiswa yang lolos proses seleksi Penerimaan Mahasiswa UB akan melakukan daftar ulang. Jumlah mahasiswa yang melakukan daftar ulang akan menjadi salah satu acuan dalam menyusun perencanaan misalkan jumlah kelas dan penyediaan fasilitas Proses Belajar Mengajar. Bisnis proses yang utama di FISIP UB terdiri dari tiga proses utama: 1. Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi untuk program Sarjana (S1) dan Pascasarjana (S2 dan S3) di bidang Sosial dan Politik 2. Proses Penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan, di bidang Sosial dan Politik. 3. Proses pengabdian kepada masyarakat yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Sosial dan Politik 27 P a g e

28 Dengan tiga proses pendukung: 1. Kelancaran urusan tata usaha; 2. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM); 3. Pengadaan barang dan jasa. Adapun hubungan antara proses dan output dan penetapan pelanggan (customer) di FISIP-UB dapat disajikan sebagai berikut: Proses Output (Produk) Customer (Pelanggan) Pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi Sarjana (S1, S2, S3) Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (skripsi, thesis, Mahasiswa, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, atasan langsung pimpinan unit kerja disertasi) Proses Penelitian Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian) Karya ilmiah yang Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, atasan langsung pimpinan unit kerja dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku) Proses pengabdian kepada masyarakat yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang sosial dan politik 1. Jasa : magang, studi banding 2. Kemitraan Masyarakat, industri, Instansi Pemerintah, Instansi Swasta, atasan langsung pimpinan unit kerja Pelanggan Pelanggan FISIP-UB adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat di lingkungan FISIP UB. Pelanggan dibidang pendidikan di FISIP-UB dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa; dan pengguna lulusan. Untuk penelitian, pengabdian masyarakat dan adalah masyarakat umum, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Perguruan Tinggi lain dan alumni. Untuk pelanggan Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja adalah atasan langsung pimpinan unit kerja yaitu Rektor Univiersitas Brawijaya. Kriteria pelanggan untuk mahasiswa dibagai menjadi dua yaitu untuk mahasiswa S1 dan mahasiswa Pascasarjana (S2 dan S3). Pelanggan untuk mahasiswa S1 adalah lulusan SMA/SMK sederajat yang lolos seleksi masuk perguruan tinggi dan tercatat sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan registrasi administratif dan akademik pada tahun akademik berlangsung. Persyaratan Seleksi Masuk (SELMA) UB tercantum dalam web 28 P a g e

29 Sedangkan pelanggan untuk mahasiswa Pascasarjana adalah lulusan S1. Sistem penerimaan dan proses seleksi mahasiswa baru untuk program sarjana, FISIP UB mengacu kepada peraturan yang ada di Universitas Brawijaya (Selma.ub.ac.id). Seleksi penerimaan mahasiswa baru, Universitas Brawijaya melakukan beberapa macam cara atau jalur sebagai berikut: 1. Penjaringan Siswa Berprestasi (PSB) Penjaringan ini dilakukan tanpa ujian tulis (test), dimaksudkan untuk menjaring calon mahasiswa yang berprestasi, baik di bidang akademik maupun non-akademik 2. Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN) Seleksi ini dilakukan melalui ujian tulis dan dilaksanakan secara nasional, bersamasama seluruh Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia melalui Jalur Undangan berdasarkan Prestasi Akademik dan Jalur Ujian Tulis 3. Seleksi Program Minat dan Kemampuan (SPMK) Seleksi ini dilakukan melalui ujian tulis secara mandiri oleh Universitas Brawijaya bagi mahasiswa yang berminat dan mempunyai kemampuan 4. Seleksi ProgramKemitraan Instansi (SPKIns) Seleksi ini dilakukan melalui ujian tulis berdasarkan kemitraan dengan pemerintah daerah 5. Seleksi Program Kemitraan Daerah (SPKD) Seleksi ini dilakukan melalui ujian tulis berdasarkan kemitraan dengan pemerintah daerah 6. Seleksi Program Internasional (SPI) Seleksi ini dilakukan melalui ujian tulis berdasarkan kemitraan dengan pihak luar negeri 7. Seleksi Alih Program (SAP) Seleksi ini dilakukan melalui ujian tulis bagi lulusan program diploma dari Perguruan Tinggi yang setara dan dilakukan oleh masing-masing Fakultas 8. Seleksi Penerimaan Khusus Penyandang Disabilitas (SPKPD) Seleksi ini dilakukan melalui seleksi administratif dan tes wawancara yang dilakukan oleh Pusat dan Layanan Disabilitas Universitas Brawijaya (PSLD UB) bekerja sama dengan Panitia Penerimaan Baru UB 29 P a g e

30 Untuk masing-masing sistem seleksi telah dibentuk tim dan mekanisme seleksi yang transparan sehingga menjamin mutu mahasiswa baru yang diterima. Kewajiban dan aturan sebagai mahasiswa aktif secara detail tercantum dalam Buku Pedoman Pendidikan Akademik dan Non Akademik, serta Manual Prosedur yang terkait. Sedangkan persyaratan masuk mahasiswa Pascasarjana (S2 dan S3) ditetapkan dalam buku panduan Pascasarjana. Persyaratan pelanggan mahasiswa adalah tercapainya kompetensi utama dan pendukung yang sudah dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga setelah lulus dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi profil lulusan (tercantum dalam Buku pedoman pendidikan FISIP-UB). Pelanggan masyarakat umum, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, masyarakat, Perguruan Tingi lain yang menggunakan layanan jasa FISIP-UB didasarkan tingkat kepentingan bersama antara para pihak dengan FISIP-UB dengan alternatif: (1) Datang langsung ke FISIP-UB (2) Mengirim surat baik hard copy langsung dikirimkan ke FISIP-UB atau Fax atau melalui ke (3) Memorandum of Understanding (MoU) 30 P a g e

31 Proses Bisnis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang sosial Politik digambarkan seperti gambar berikutnya. KEBUTUHAN PELANGGAN INPUT PELAKSANA PROSES OUTPUT KEPUASAN PELANGGAN KEBIJAKAN PEMERINTAH, STATUTA, OTK, KEBIJAKAN REKTORAT, RENSTRA MASYARAKAT Kompetensi Lulusan FISIP CALON MAHASISWA SUMBER DAYA MANUSIA DIDALAM FAKULTAS KURIKULUM BERBASIS KOMPETENSI PEMBIAYAAN DEKANAT, SENAT, KAJUR/KPS, KETUA UNIT KERJA JURUSAN/ PROGRAM STUDI KTU, KASUBAG TATA PAMONG KEPEMIMPINAN PROSES BELAJAR MENGAJAR ADMINISTRASI & PELAYANAN SUASANA AKADEMIK UTAMA: SARJANA, MAGISTER DAN DOKTOR ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK PENDUKUNG: 1. KARYA ILMIAH 2. PENELITIAN 3.PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT LAYANAN PRIMA PENDIDIKAN, PENELITIAN, PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT, KERJASAMA KOMPETENSI LULUSAN SIAP KERJA ORANG TUA PEMERINTAH SWASTA Masukan Stakeholders PEMERINTAH, SWASTA, MASYARAKAT BP3M, PPISTK, PUSAT STUDI PENELITIAN,PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT, KERJASAMA Audit Internal Fakultas SISTEM AUDIT Audit Internal Universitas Audit eksternal BAN-PT 31 P a g e

32 Proses bisnis yang utama di FISIP, Universitas Brawijaya terdiri dari tiga proses utama. Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari FISIP-UB, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya. Proses utama di FISIP-UB terdiri dari tiga proses utama, yaitu: 1. Proses Belajar Mengajar (BM) 2. Proses Penelitian 3. Proses Pengabdian Kepada Masyarakat Sedangkan produk/output yang dihasilkan oleh FISIP Universitas Brawijaya adalah : Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian, Skripsi, tesis, disertasi) Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku) Sarjana (S1, S2, S3) Jika digambarkan secara skematis maka kaitan antara proses dan otput di FISIP-UB dapat gambarkan sbb : Proses Output (Produk) Customer Sarjana (S1,S2,S3) Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Skripsi,Tesis, Disertasi) Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian) Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku) unit kerja Proses Belajar Mengajar (BM) Proses Penelitian (PP) Proses Layanan Ilmiah (LI) dan Pengabdian kepada masyarakat (PM) Jasa : Pelatihan Konsultasi Magang, studi banding Penerapan penelitian, penerbitan jurnal Penyelenggaraan even ilmiah : Seminar, Lokakarya, Simposium. Peran serta dalam even ilmiah : Seminar, Lokakarya, Simposium. Mahasiswa, Atasan langsung pimpinan unit kerja Mahasiswa, Instansi pemerintah, Swasta, Peneliti lain, Atasan langsung pimpinan Masyarakat, Industri, PT lain, Peneliti lain Pemda, Industri, Atasan langsung pimpinan unit kerja 32 P a g e

33 33 P a g e

34 Persyaratan out put (produk jasa dan layanan) Output (Produk) S1, S2, S3. Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (skripsi, tesis, disertasi) Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian) Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku, paten) Paket teknologi Jasa : Pelatihan konsultasi magang, studi banding penerapan penelitian, penerbitan jurnal Penyelenggaraan even ilmiah : Seminar, Lokakarya, Simposium. Peran serta dalam even ilmiah : Seminar, Lokakarya, Simposium. Persyaratan out put Untuk S1 Toeic > 500, IPK >2.00, bebas pinjaman dan publikasi untuk program Pascasarja Toefl >500, IPK>2.75, TPA >500, bebas pinjaman, dan publikasi Sesuai petunjuk penulisan, sudah diuji dan disahkan tim pembimbing Sudah melalui tahap evaluasi dan diketahui oleh pimpinan Sudah melalui tahap review oleh 2 reviewer dan diketahui pimpinan Sesuai persyaratan paket teknologi inovatif Ada indikator kelulusan yang jelas Kepuasan konsultee Sertifikat, nilai evaluasi dan laporan Laporan dan jurnal Peserta dari berbagai unsur: mahasiswa, dosen dan masyarakat, laporan, kumpulan abstrak atau proceeding. Proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia. FISIP-UB melayani mahasiswa yang berada di lingkungan 9 PS. Program studi melaksanakan proses-proses akademik (PBM) dan penelitian mahasiswa untuk melayani mahasiswa. FISIP-UB dalam menjalankan proses akademik bekerjasama dalam hal resourse sharing dengan fakultas-fakultas terkait dan institusi eksternal di luar UB. Bagian Administrasi akademik dan keuangan melaksanakan pelayanan untuk mendukung proses akademik. Bagian publikasi melayani proses publikasi jurnal. Proses layanan ilmiah dikoordinir oleh ketua BPPM. 34 P a g e

35 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang Sosial Politik, maka Dekan FISIP UB berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan: a. Mengangkat Pembantu Dekan I sebagai Manajer Representative (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) di tingkat Fakultas. b. Membudayakan sistem penjaminan mutu di lingkungan FISIP dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan. c. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim UJM (Unit Jaminan Mutu) di tingkat Jurusan dan PS dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu. d. Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu e. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di FISIP dan mematuhi Audit Internal Mutu (AIM) yang dilakukan oleh Universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM). 5.2 Kepuasan Pelanggan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) UB dan unit kerja penyelenggara pendidikan didalamnya mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan yang ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan indikator kinerja Jurusan/PS, yang terdiri dari : 1. Setiap mahasiswa memiliki dosen wali sebagai pendamping untuk berkonsultasi terkait dengan masalah akademik dan non akademik. 2. Mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu memperoleh beasiswa. 3. Menyediakan sarana dan prasarana proses belajar mengajar sesuai dengan standar dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 4. Memberikan kurikulum yang up to date berbasis kompetensi dan proses belajar mengajar yang sesuai dengan silabus. 5. Memberikan evaluasi belajar yang transparan, objektif dan akurat. 6. Memberikan pelayanan administrasi yang efisien dan efektif. 35 P a g e

36 5.3 Kebijakan Mutu Kebijakan mutu di FISIP-UB didasarkan pada komitmen untuk menghasilkan produk dengan hasil terbaik. Keberhasilan jangka panjang FISIP-UB menuntut komitmen menyeluruh tentang standar kinerja dan produktivitas yang tinggi, kerjasama yang efektif, kesediaan untuk menyerap gagasan-gagasan baru serta keinginan untuk belajar secara berkelanjutan. Untuk itu FISIP-UB: a. Mengikuti dan mematuhi semua Undang-Undang dan peraturan yang berlaku b. Menjalankan konsep peningkatan mutu berkelanjutan dan melakukan yang terbaik dalam mengatur sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu c. Menginformasikan sasaran mutu dan kinerja FISIP-UB kepada seluruh elemen organisasi dan pihak terkait d. Mengadopsi pandangan ke depan terhadap kebijakan yang berdampak terhadap mutu e. Mendidik seluruh elemen organisasi untuk memenuhi dan bertanggung jawab terhadap manajemen mutu 5.4 Perencanaan Sistem Mutu Pimpinan FISIP UB merencanakan sistem mutu dengan memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM. Dalam menentukan sasaran mutu, Pimpinan FISIP UB harus memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi. Dalam perencanaan sistem manajemen mutu, Pimpinan FISIP UB memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan yang diterapkan. Sejak tahap perencanaan kegiatan, sasaran mutu ditetapkan dan dibuat konsisten dengan kebijakan mutu. Sasaran mutu ditetapkan secara terukur. Sasaran ini harus disebarluaskan secara efektif pada seluruh elemen organisasi berikut tanggung jawabnya mencapai sasaran yang ditetapkan untuk setiap elemen terkait. Sasaran ini harus ditinjau secara periodik dan direvisi sesuai keperluan. 36 P a g e

37 5.5 Komunikasi dan Organisasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi FISIP UB, maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing bagian/personil telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat Fakultas telah diangkat Pembantu Dekan I sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Dekan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan Gugus Jaminan Mutu (GJM). Komunikasi antara Dekan, MR, tim GJM dan tim UJM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Komunikasi antara Dekan dengan tim penjaminan mutu dilakukan secara berkala melalui mekanisme rapat dan kegiatan internal. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka. 5.6 Tinjauan Manajemen Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasinya, dalam selang waktu yang direncanakan, untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektifitasnya. Tujuan ini harus mencakup penilaian peluang untuk peningkatan dan kebutuhan untuk perubahan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Catatan dari tinjauan manajemen harus dipelihara. Masukan tinjauan manajemen harus mencakup informasi mengenai: 1. Hasil audit 2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja proses dan kesesuaian produk 4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan 5. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya 6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu 7. Rekomendasi untuk peningkatan. 1. Hasil Audit : pemaparan hasil audit yang telah dilakukan baik itu audit internal maupun audit eksternal. 2. Umpan balik pelanggan : Berisi tentang berbagai keluhan pelanggan yang datang secara langsung maupun dari survey kepuasan pelanggan yang telah dilakukan. dalam hal ini patut dipertimbangkan untuk menampilkan hasil rekapitulasi survey kepuasan pelanggan. Dan juga langkah pencegahan dan perbaikan terhadap adanya keluhan pelanggan. 37 P a g e

38 3. Kinerja Proses dan kesesuaian produk : Masing-masing departemen menampilkan pencapaian sasaran mutu yang telah di tentukan. yang perlu dicermati adalah langkah pencegahan dan perbaikan untuk sasaran mutu yang tidak dapat dicapai oleh suatu departemen. 4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan : Menampilkan status dari tindakan pencegahan dan perbaikan termasuk dari hasil audit internal/eksternal, keluhan pelanggan dan lain-lain. 5. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya (bila ada) 6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu : perubahan yang telah dilakukan perusahaan seperti perubahan prosedur, manual mutu, perubahan proses kerja dan juga struktur organisasi yang berpengaruh pada sistem, termasuk bila ada perubahan dalam peraturan perusahaan maupun peraturan pemerintah. 7. Rekomendasi untuk peningkatan : masukan dari manajemen dan peserta tinjauan manajemen dalam rangkan peningkatan penerapan sistem manajemen mutu. Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup adanya keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan: (1) Peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu dan prosesprosesnya, (2) Peningkatan dari produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan, (3) Kebutuhan sumber daya. Tinjauan manajemen adalah salah satu klausul yang penting dalam penerapan sistem manajemen mutu. Tinjauan manajemen biasanya dilakukan secara rutin tahunan yang pelaksanaannya tergantung penetapan dari perusahaan tetapi umumnya dilakukan satu tahun sekali. Tinjauan manajemen umumnya dilakukan dengan cara rapat bersama antarbagian/departemen untuk memaparkan pencapaian dan kendala yang dihadapi oleh karena itu seringkali lazim disebut Rapat Tinjauan Manajemen. Pelaksanaan dari tinjauan manajemen harus di pelihara catatannya namun disini juga terkadang menjadi kendala bagi perusahaan untuk membuat laporan hasil Tinjauan Manajemen yang baik. Sehingga seringkali dijumpai meski sudah dilaksanakan namun masih juga mendapatkan temuan pada saat adanya audit eksternal hal ini dikarenakan masih adanya kekurangan dalam penyampaian dan laporan tinjauan manajemen. FISIP UB selalu berkomitmen untuk memberikan peluang adanya koreksi terhadap proses dan pencegahan produk yang tidak sesuai. Oleh karena itu, tinjauan manajemen FISIP UB disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung 38 P a g e

39 terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Hasil dari tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perbaikan dalam sistem dan organisasi di FISIP UB. Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan antara Dekan, MR dan tim GJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik pada saat rapat Fakultas. Tinjauan Manajemen dilakukan paling tidak 2 kali dalam setahun. 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1 Ketersediaan Sumber Daya FISIP UB akan menjamin, bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (proses bisnis) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang sosial dan politik tersedia sesuai Standar (Standar BAN PT) dengan melalui analisa swot (lebih detil dapat dilihat di Proker ), sehingga pelaksanaan sistem menjamin mutu dapat berjalan dengan baik. Visi dan Misi dapat tercapai dan kepuasan pelanggan bisa terpenuhi. 6.2 Sumber Daya Manusia dan Pengembangan Umum Fakultas dan Jurusan/Prodi serta program Pascasarjana harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan memastikan ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu yang efektif Kompetensi, kesadaran dan pelatihan Fakultas dan Jurusan/Program Studi serta program Pascasarjana harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Fakultas dan Jurusan serta program Pascasarjana harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk membandingkan kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan sesuai tuntutan/kebutuhan kurikulum dan persyaratan yang ditetapkan. Fakultas dan Jurusan/Program Studi mengevaluasi kebutuhan akan tenaga pengajar, untuk berikutnya dilakukan upaya penambahan dosen/tenaga pengajar. Hal ini dilakukan untuk memenuhi rasio dosen dan 39 P a g e

40 mahasiswa untuk tetap ideal. Fakultas dan Jurusan/Program Studi melakukan job analysis untuk tenaga pengajar dan tenaga kependidikan secara berkala Sistem Seleksi/Perekrutan Sistem dan strategi dalam rekruitmen dan pembinaan profesi dosen mempunyai strategi khusus yang didasarkan pada data base ketenagaan yang diperbaharui setiap tahun. Data base ketenagaan berisi data pegawai, rencana kebutuhan, rencana pengembangan dosen dan penempatan/promosi pegawai administrasi. Sistem rekruitmen yang dianut adalah sistem Bottom Up, dimana Program Studi mengajukan kebutuhan tenaga dosen dan karyawan ke Fakultas yang selanjutnya akan diteruskan ke tingkat universitas. Oleh Universitas, rekapitulasi kebutuhan tenaga dosen dan karyawan dari seluruh Fakultas akan diajukan ke DIKTI. Status dosen di FISIP Universitas Brawijaya terdiri atas 2 kriteria, yaitu: dosen tetap Pegawai Negeri Sipil dan dosen tetap Universitas Brawijaya (DTUB). Sistem perekrutan dosen tetap PNS ialah: a. Sistem penyeleksian/perekrutan baik dosen maupun tenaga kependidikan CPNS diatur dalam Peraturan Kepala BKN No.30/2007 Pedoman Pelaksanaan Pengadaan CPNS b. Rekrutmen dan seleksi didasarkan pada Surat Edaran Sekjen Kemendikbud tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pengadaan CPNS c. Berdasarkan hasil evaluasi kebutuhan dosen dan tenaga kependidikan, Program Studi mengajukan kebutuhan dan kualifikasi Sumber Daya Manusia sesuai dengan bidang yang dikehendaki kepada Dekan untuk dibicarakan dalam Rapat Pimpinan dan dijadikan Program Fakultas untuk pemenuhan Sumber Daya Manusia d. Hasil Rapat Pimpinan Fakultas disampaikan Senat Fakultas untuk dipertimbangkan dan diputuskan e. Keputusan Senat Fakultas disampaikan ke Rektor untuk diputuskan dan diinformasikan dalam bentuk Surat Edaran Rektor kepada masyarakat melalui media massa dan internet dan dipasang di papan pengumuman Rektorat f. Masyarakat yang memenuhi kualifikasi dapat mendaftar dengan mengisi formulir pendaftaran dan mengumpulkan persyaratan yang ditetapkan ke Bagian Kepegawaian UB g. Pelamar yang memenuhi persyaratan administratif dipanggil untuk mengikuti ujian saringan masuk 40 P a g e

41 h. Seleksi dilakukan berdasarkan hasil ujian saringan masuk i. Calon dosen dan tenaga kependidikan yang diterima akan mengikuti prosedur penerimaan sesuai ketentuan dari Universitas Brawijaya j. Untuk tenaga dosen, setelah calon dosen lolos ujian saringan masuk yang diselenggarakan Universitas, calon dosen harus mengikuti tes khusus yang diselenggarakan oleh Fakultas dengan melibatkan Progam Studi, berbentuk wawancara untuk mengetahui kesiapan calon dosen sebagai tenaga pendidik k. Ketua Program Studi akan mengevaluasi hasil tes calon dosen dan memberikan rekomendasinya kepada Dekan apakah calon dosen yang melamar layak diterima sebagai tenaga pengajar. Sistem perekrutan Dosen Tetap UB adalah sebagai berikut: a. Calon dosen mengajukan lamarannya kepada Rektor Universitas Brawijaya. b. Calon dosen harus mengikuti tes yang diselenggarakan oleh Universitas Brawijaya yang tes tulis sesuai bidang dan Tes Potensi Akademik. Selanjutnya, peserta yang lolos tahap I dapat mengikuti seleksi tahap II berupa wawancara dengan Dekanat Fakultas dan Ketua Jurusan/Program Studi. c. Ketua Program Studi akan mengevaluasi hasil test calon dosen dan memberikan rekomendasinya kepada Dekan apakah calon dosen yang melamar layak diterima sebagai tenaga pengajar tetap UB d. Calon dosen yang diterima sebagai Dosen Tetap UB akan ditetap UB selama 1 (satu) tahun sebagai Dosen Tetap UB e. Dosen Tetap UB berhak mengikuti test penerimaan pegawai negeri sipil kapanpun penerimaan diselenggarakan f. Selama masa bekerja, Dosen Tetap UB akan dievaluasi kinerjanya melalui sistem evaluasi yang telah ditetapkan oleh Jurusan/Program Studi sebagaimana halnya evaluasi yang diberlakukan terhadap dosen tetap lainnya g. Hasil evaluasi Dosen Tetap UB akan dijadikan rekomendasi dalam penerimaan dosen tetap Pegawai Negeri Sipil, dalam hal dosen yang bersangkutan mengikuti tes penerimaan pegawai negeri sipil. 41 P a g e

42 Penempatan Dosen Pegawai Negeri Sipil (PNS) maupun Dosen Tetap UB yang diterima akan ditempatkan sesuai dengan bidang keahlian. Pengembangan Sistem pembinaan karir yang sudah dilakukan melalui beberapa mekanisme yaitu : a. Menetapkan pemberlakuan sistem kepangkatan dan jabatan fungsional untuk dosen b. Memberikan kesempatan untuk mengembangkan kualitas diri, melalui pendidikan formal dan non formal. Sistem dan strategi pengembangan akademik dosen dilakukan dalam bentuk studi lanjut, pelatihan, dan bentuk-bentuk kegiatan ilmiah lain (seminar, workshop, studi lanjut, pelatihan Pekerti, Pelatihan AA dan Prajabatan dari Kemendiknas.) c. Pengembangan SDM dosen diatur dalam Surat Edaran Rektor No.0552/J.10/AK/2007 Pemberhentian a. Pemberhentian Dosen Tetap PNS dilaksanakan atas dasar PP No. 32 tahun 1979 tentang Pemberhentian PNS b. Pemberhentian Dosen Tetap UB dilaksanakan atas dasar ketentuan dalam kontrak kerja Lain-lain a. Ketentuan yang tidak terdapat pada butir-butir di atas didasarkan pada Pola Tata Kelola dan/atau Buku Pedoman Pendidikan UB 2009/2010 b. Pedoman tertulis tentang sistenm seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan 6.3 Infrastruktur dan Lingkungan Kerja Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) UB harus mengidentifikasi sarana prasarana, lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan standar mutu fakultas (lihat Standar Mutu Fakultas pada Standar 6: sub standar Pembiayaan, Sarana Prasarana, serta Sistem Informasi) 42 P a g e

43 6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan. Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan berkesinambungan, sesuai dengan Standar Mutu Fakultas, pada Standar 5: Sub-standar Suasana Akademik. 7. REALISASI LAYANAN PRODUK PENDIDIKAN 7.1 Perencanaan Realisasi Produk FISIP UB merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk desain dan pengembangan metode layanan. Perencanaan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dituangkan dalam Rensta dan Program Kerja Perencanaan. Program Layanan Pendidikan FISIP bisa dilihat dalam Dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas. Lihat Dokumen Pendidikan Kode: Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan Terkait dengan kepuasan Pelanggan terhadap proses layanan bisnis FISIP UB maka setelah melalui proses evaluasi mahasiswa sebagai pelanggan primer FISIP UB dinyatakan keberhasilan kelulusannya dengan memuaskan jika : - Telah mengumpulkan sekurang-kurangnya 96 SKS - Mencapai IP sekurang-kurangnya 2.00 yang diperhitungkan 96 sks dari nilai mata kuliah yang terbaik - Nilai D/D+ tidak melebihi 10 % dari beban kredit total, kecuali untuk matakuliah tertentu yang tidak diperbolehkan memperoleh nilai D/D+ yang diatur dalam Buku pedoman FISIP UB - Tidak ada nilai E - Lulus Ujian Sarjana 43 P a g e

44 Lebih lanjut, untuk menjamin kepuasan pelanggan dan stakeholders skunder yaitu orang tua dan pengguna lulusan, maka disediakan fasilitas insfrastruktur yang memadai sehingga mampu mengoptimalkan proses layanan belajar mengajar di FISIP UB. Sedangkan sarana prasarana seperti layanan kelas dan kelengkapan laboratorium juga menjadi perhatian proses layanan FISIP UB dengan selalu melakukan evaluasi dan perbaikan tiap tahunnya dengan pengajuan perbaikan yang disampaikan oleh masing-masing Jurusan/PS yang dirumuskan pada saat rapat kerja Jurusan/PS. Sehingga hal-hal yang sekiranya menghambat maksimalnya pengembangan ilmu pengetahuan dan ketrampilan/ kompetensi mahasiswa sebagai pelanggan primer dapat dieliminasi sejak dini. Pada piranti soft services, FISIP UB menekankan pada proses layanan prima pada layanan jasa yang diberikan, yaitu dengan jalan memberikan ruang komunikasi dua arah sehingga memungkinkan interaksi seimbang anatara mahasiswa dan management FISIP UB. Komunikasi dua arah ini diwujudkan dengan open space bagi mahasiswa yang ingin melakukan konfirmasi, klarifikasi dan akses informasi terkait dengan proses belajar mengajar di FISIP UB. Komunikasi dua arah juga dilakukan anatara pihak pengelola FISIP UB dengan orang tua mahasiswa dengan cara mengundang mereka untuk silaturahmi dalam pertemuan IOM (yang sekarang berubah nama menjadi IKOMA) 2 kali dalam setahun. Terkait Proses Pendidkan Di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik tersebut secara detail bisa dilihat dalam Dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas Kode: Desain dan Pengembangan Kurikulum Perencanaan kurikulum Desain dan Pengembangan Kurikulum FISIP selalu menyelaraskan pada perkembangan ilmu pengetahuan terkait kajian sosial politik serta tuntutan pasar tenaga kerja yang menyerap lulusan FISIP. Kegiatan pengendalian desain harus sesuai dengan maksud dan durasi layanan pendidikan. Harus mencakup persyaratan kinerja potensial dan aktual untuk menentukan: Bagaimana instruksi dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten; Ukuran keefektifan instruksi tertentu; Keahlian apa yang sesuai dengan persyaratan kurikulum. Proses pengembangan harus didokumentasikan dan digunakan oleh pengembang. Terdapat pernyataan proses tertentu masing-masing media penyampaian, atau proses generik untuk semua media. Proses-proses ini meliputi urutan tahap proses pengembangan; personel yang terlibat, proses tinjauan, dan kriteria terkait. 44 P a g e

45 7.3.2 Masukan desain dan Pengembangan FISIP UB harus mengidentifikasi masukan dari Jurusan dan Program Studi untuk desain kurikulum dan melakukan rekaman masukan tersebut Output Desain dan Pengembangan Output desain dan pengembangan harus (paling tidak) mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan, strategi instruksi dan asesmen kinerja Tinjauan Desain dan Pengembangan Kegiatan Peninjauan kurikulum dilakukan secara berkala dimana FISIP UB menjadi fasilitator bagi Program Studi dan Jurusan dalam melakukan pembenahan kurikulum Verifikasi Desain dan Pengembangan Verifikasi desain harus dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana desain dan pengembangan. Tahap keluaran desain dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi masukan desain dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan sebaiknya dipelihara Validasi Desain dan Pengembangan Proses ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan terpenuhi oleh desain kurikulum dan silabus yang dihasilkan. Secara umum, validasi harus dilakukan pada tahap desain akhir. Akreditasi merupakan metode validasi yang diterima. Rekaman keluaran dan tindakan validasi harus dipelihara. Pemantauan terhadap validasi dilakukan Fakultas melalui dukungan terhadap pelaksanaan validasi skala berkala di tingkat Jurusan/Program Studi Pengendalian Perubahan Desain dan Kurikulum Dalam lingkungan pendidikan pesatnya perkembangan iptek dijadikan arahan tinjauan kurikulum dan silabus secara periodik, dan menghasilkan revisi/perubahan. Perubahan tersebut sebaiknya diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan. Revisi setiap subyek sebaiknya mencakup evaluasi efektif pada keseluruhan kurikulum dan rekaman harus dipelihara. Secara detail, kurikum FISIP bisa dilihat dalam Dokumen Kurikulum FISIP dalam dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas Kode: P a g e

46 7.4 Pembelian Pengadaan barang dan infrastruktur pada FISIP UB dilakukan oleh pihak Fakultas dan Universitas Proses Pembelian Sebelum melakukan pembelian, perlu dilakukan identifikasi kebutuhan dan dihitung secara tepat dan akurat. Proses pembelian juga mencakup investasi peningkatan SDM. Dalam proses pembelian, analisa terhadap kinerja pemasok dan lembaga sejenis dilakukan secara masak dengan memperhitungkan rekam jejak mitra pemasok Informasi Pembelian Informasi pembelian adalah info tentang kebutuhan barang dan layanan peningkatan SDM dengan mendasarkan pada keperluan yang disesuaikan dalam rangka menunjang efektifitas kinerja organisasi. Informasi pembelian akan menjadi data yang sangat bermanfaat bagi pemasok dalam menyediakan kebutuhan yang diinginkan FISIP UB 46 P a g e