PANDUAN SINGKAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PELAPORAN (SIMPEL)

Transkripsi

1 PANDUAN SINGKAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PELAPORAN (SIMPEL) SIMPEL merupakan layanan informasi berupa laporan keuangan dan akademik yang dimiliki oleh setiap fakultas sesuai data akademik dan keuangan mahasiswa yang melakukan pendaftaran ulang (registrasi). Layanan ini hanya dapat diakses melalui aplikasi BROWSER INTERNET semisal: Internet Explorer (yang mempunyai ikon e dan terdapat pada tampilan desktop Windows). Catatan dalam menggunakan layanan SIMPEL, yaitu: 1. Mempunyai login ke layanan SIMPEL, berupa username dan password. 2. Tidak dapat diakses melalui aplikasi Registrasi-UB layaknya yang dimiliki oleh para operator bank. 3. Laporan dapat di-download dalam bentuk file MS Excel. Selanjutnya, dapat dicetak maupun diolah sesuai dengan kebutuhan fakultas. Panduan memperoleh informasi keuangan maupun akademik dalam layanan SIMPEL, meliputi laporan lengkap informasi pembayaran setiap mahasiswa dan laporan ringkas berupa rekapitulasi pembayaran yang dapat dibedakan dalam setiap item pembayaran atau status akademik. Langkah-langkah yang dilakukan, meliputi: 1. Menjalankan aplikasi Internet Explorer, dengan klik ikonnya yang terdapat pada desktop maupun menu Start. Ikon aplikasi Internet Explorer Pada layar, akan muncul tampilan seperti dalam Gambar 1 berikut. Gambar 1. Aplikasi Internet Explorer dengan halaman situs SIAKAD

2 2. Pada kolom Address, ketikkan: Klik tombol Enter atau Go yang dapat Anda jumpai di samping kolom Address tersebut. Selanjutnya, pada layar muncul halaman situs SIAKAD seperti juga nampak dalam Gambar Pada halaman web yang ditunjukkan, cari pilih dan klik link ke layanan SIMPEL. Pada Gambar 1, telah ditunjukkan tanda dimana Anda dapat klik untuk menampilkan halaman situs SIMPEL. 4. Pada Gambar 2, ditunjukkan halaman situs SIMPEL dengan default pada modul Login. Gambar 2. Halaman utama web situs SIMPEL. 5. Masukkan informasi username dan password pada kolom yang tersedia. Klik tombol LANJUT. Gambar 3. Memasukkan data username dan password dalam modul Login. Hendaknya berhati-hati dengan account Anda, mengingat layanan ini menyangkut informasi akademik dan keuangan fakultas yang sangat vital. Bila tidak nyaman dengan password yang diberikan, Anda berkesempatan menggantinya melalui layanan BAIS ( 6. Apabila Anda memiliki akses pada data akademik, maka yang muncul hanyalah modul laporan akademik. Demikian pula bila bidang kerja Anda di keuangan maka yang akan tampil hanyalah modul laporan keuangan. Namun tidak demikian untuk pejabat fakultas (semisal: dekan) atau KTU yang memiliki akses data untuk kedua modul laporan baik akademik maupun keuangan.

3 7. Untuk setiap modul laporan, Anda harus memasukkan parameter batasan data yang akan ditampilkan. Dalam modul laporan keuangan, Anda diminta melengkapi isian sesuai Gambar 4 berikut: a. Jenis laporan yang diinginkan, terdiri atas: Laporan lengkap dan Laporan rekapitulasi. b. Rentang tanggal laporan keuangan yang akan dibuat. c. Lingkup studi, terdiri dari: - nama fakultas (tertentu sesuai account Anda) - jenjang pendidikan (S1/D3 dan seterusnya) - jurusan yang berada di bawah fakultas pilihan - program studi yang berada di bawah jurusan yang dipilih - seleksi masuk ke UNIBRAW, meliputi: SPMB, PSB, SPMK, SPMD, SAP, dan sebagainya - angkatan masuk mahasiswa d. Jenis pembayaran, terdiri atas semua item pembayaran. e. Status pembayaran, terdiri atas segala bentuk keringanan maupun pembebasan pembayaran. Gambar 4. Kolom isian yang dapat Anda gunakan untuk memperoleh laporan keuangan. Dalam modul laporan akademik, Anda diminta melengkapi isian sesuai Gambar 5 berikut: a. Jenis laporan yang diinginkan, terdiri atas: Laporan lengkap dan Laporan rekapitulasi. b. Lingkup studi, terdiri dari: - nama fakultas (tertentu sesuai account Anda) - jenjang pendidikan (S1/D3 dan seterusnya) - jurusan yang berada di bawah fakultas pilihan - program studi yang berada di bawah jurusan yang dipilih - seleksi masuk ke UNIBRAW, meliputi: SPMB, PSB, SPMK, SPMD, SAP, dan sebagainya - angkatan masuk mahasiswa c. Status akademik. Gambar 5. Kolom isian yang dapat Anda gunakan untuk memperoleh laporan akademik.

4 8. Klik tombol DISPLAY untuk menampilkan laporan sesuai pilihan yang telah Anda tentukan melalui kolom-kolom yang tersedia. Gambar 6. Bentuk laporan lengkap untuk semua item pembayaran yang dibayarkan normal. Gambar 7. Bentuk laporan rekapitulasi data akademik. 9. Spesifikasi laporan yang dihasilkan, tertera pada bagian atas halaman yang sedang tampil. Anda dapat menggeser tampilan laporan dari atas ke bawah, kiri ke kanan, begitu pula sebaliknya. a. Jenis Laporan detail, merupakan detail laporan keuangan yang diterima fakultas untuk setiap mahasiswa baik dari loket pembayaran dan validasi keuangan di BAUK. Apabila Anda hendak menampilkan laporan untuk semua item pembayaran, maka pada laporan yang dihasilkan tidak akan ditunjukkan nomor kwitansi mengingat kedua transaksi pembayaran (loket bank dan BAUK) mempunyai nomor kwitansi yang berbeda dan tidak dapat ditampilkan secara bersamaan. Untuk setiap item pembayaran, Anda dapat membedakan transaksi pembayaran yang dilakukan di loket bank dengan validasi dari BAUK melalui blok warna kuning yang akan muncul apabila data yang dimaksud adalah transaksi karena validasi BAUK. b. Jenis Laporan rekapitulasi, merupakan total perolehan keuangan untuk setiap program studi, seleksi masuk dan angkatan.

5 10. Apabila laporan belum ditampilkan, Anda dapat memperhatikan status proses yang berlangsung melalui kolom yang berada di paling bawah aplikasi Internet Explorer. Apabila Anda perhatikan, kotak statusnya masih bergeser, maka aplikasi Internet Explorer masih dalam proses mengambil data dari server Registrasi. Tunggulah beberapa menit, hingga laporan yang diinginkan muncul. Gambar 8. Aplikasi masih dalam proses menampilkan informasi laporan. 11. Anda dapat men-download laporan yang ditampilkan, dengan klik tombol DOWNLOAD. Selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti nampak dalam Gambar 9. Klik tombol Save untuk menyimpan laporan tersebut dalam bentuk file MS Excel. Gambar 9. Kotak dialog untuk men-download laporan yang ditampilkan. 12. Selanjutnya, Anda akan ditanyakan nama dan lokasi dimana file laporan ini akan disimpan. Hendaknya menggunakan penamaan yang mudah. Misal: isi laporan dan tanggal pembuatan laporan. Gambar 10. Kotak dialog untuk memberi nama dan menyimpan file laporan.

6 13. Klik tombol Save pada kotak dialog yang ditunjukkan. 14. Anda juga dapat memperoleh informasi neraca keuangan mahasiswa berdasarkan proses registrasi online yang berlangsung sejak tahun 2002, melalui: a. Menu Pencarian - Masukkan NIM untuk mendapatkan data keuangan mahasiswa pada kolom yang tersedia. - Klik tombol DISPLAY. Selanjutnya akan ditunjukkan neraca keuangannya sesuai hasil registrasi. Gambar 11. Menu pencarian untuk mendapat neraca keuangan mahasiswa hasil registrasi. Gambar 12. Detil neraca keuangan mahasiswa sesuai hasil pencarian. b. Laporan lengkap - Pada laporan lengkap yang ditunjukkan, Anda dapat klik di salah satu mahasiswa pada kolom NIM maupun Nama untuk mendapatkan data kuangannya. Gambar 13. Mendapatkan neraca keuangan setiap mahasiswa dari laporan lengkap. c. Laporan Tunggakan Fitur ini akan menunjukkan kepada Anda daftar mahasiswa yang sedang mempunyai tunggakan pembayaran sesuai lingkup data yang Anda miliki. Anda dapat menspesifikkan hasil laporan berdasarkan jenjang studi, item pebayaran, dan status pembayaran yang diajukan mahasiswa. Jumlah pada laporan tunggakan menunjukkan jumlah pembayaran yang belum dilunasi oleh mahasiswa.

7 15. Apabila Anda telah menyelesaikan pembuatan laporan melalui layanan SIMPEL, senantiasa logout dari aplikasi dengan klik tombol LOGOUT yang terdapat di bagian atas kanan halaman. Gambar 14. Klik tombol LOGOUT untuk kembali ke menu Login.