ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Transkripsi

1 LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN PROSEDUR PENOMORAN SURAT BERDASARKAN PERIHAL SURAT PADA BAGIAN SEKRETARIAT PDAM SURYA SEMBADA KOTA SURABAYA Disusun untuk memenuhi sebagian syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md.) Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran oleh NIM: PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KESEKRETARIATAN DAN PERKANTORAN FAKULTAS VOKASI UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA 2016

2

3

4

5 KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrohim, Puji syukur kehadirat Allah SWT dan atas segala limpahan rahmat serta hidayah-nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan dengan judul Prosedur Penomoran Surat Berdasarkan Perihal Surat pada Bagian Sekretariat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dengan tepat waktu. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada Rasullullah Muhammad SAW beserta keluarga dan para sahabatnya. Laporan Praktik Kerja Lapangan ini disusun sebagai syarat mata kuliah Magang Kerja Diploma 3 Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran Fakultas Vokasi Universitas Airlangga guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.). Penulis menyadari telah banyak mendapatkan dukungan, bimbingan, doa, dan semangat dari berbagai pihak dalam proses penulisan hingga terselesainya Laporan Praktik Kerja Lapangan ini. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1. Dr. H. Widi Hidayat, S.E., M.Si.,Ak., selaku Dekan Fakultas Vokasi Universitas Airlangga Surabaya. 2. Dr. Sedianingsih, S.E., M.Si., Ak., CMA., CA., selaku Koordinator Program Studi Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran. 3. Dr. Sri Hartini, S.E.,M.Si., selaku Dosen Wali yang telah memberikan bimbingan, arahan, dan doa selama kegiatan perkuliahan. 4. Ida Setya Dwi Jayanti, S.E., MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan arahan, semangat, serta bimbingan dalam proses penyelesaian Laporan Praktik Kerja Lapangan ini. 5. Dosen Jurusan Diploma 3 Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran, terima kasih atas ilmu pengetahuan yang telah diberikan selama kuliah. 6. Ari Bimo Sakti, S.Kom., selaku Manajer Sekretariat dan Humas PDAM Surya Sembada Surabaya yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan kegiatan praktik kerja lapangan selama tiga bulan. iv

6 7. Agus Purwanto, selaku pembimbing serta seluruh staff Sekretariat dan Humas PDAM Surya Sembada Surabaya yang selalu membimbing dan memberikan wawasan terkait selama praktik kerja lapangan dan penyelesaian Laporan Praktik Kerja Lapangan. 8. Ibu, Ayah, Adik dan beserta seluruh keluarga yang turut memberikan semangat, perhatian dan doa kepada penulis dalam penyelesaian Laporan Praktik Kerja Lapangan. 9. Teman-teman angkatan 2013 Prodi Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran Fakultas Vokasi Universitas Airlangga yang saling mendoakan dan mendukung dalam penyelesaian Laporan Praktik Kerja Lapangan. 10. Semua pihak yang turut membantu dalam penyelesaian Laporan Praktik Kerja Lapangan ini yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Akhir kata dengan segala penulis berharap semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca khususnya program studi Diploma 3 Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran. Surabaya, 17 Juni 2016 v

7 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vi DAFTAR TABEL... vii DAFTAR GAMBAR... viii DAFTAR LAMPIRAN... ix BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan Praktik Kerja Lapangan Manfaat Praktik Kerja Lapangan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan BAB 2 PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN Gambaran Umum Perusahaan Sejarah singkat Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Lokasi Perusahaan Logo Perusahaan Bagan Organisasi Perusahaan Kebijakan Mutu dan Strategi Perusahaan Sumber Air Baku Perusahaan Kualitas Air Produksi Perusahaan Revitalisasi Asset Perusahaan Deskripsi Hasil Praktik Kerja Lapangan Pembahasan Prosedur Penomoran Surat Berdasarkan Perihal Surat Alur Penomoran Surat Berdasarkan Perihal Surat BAB 3 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN LAMPIRAN vi

8 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan... 4 Tabel 2.1 Tabel Kode Klasifikasi Surat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya.. 17 vii

9 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Lokasi PDAM Surya Sembada Kota Surabaya... 7 Gambar 2.2 Logo PDAM Surya Sembada Kota Surabaya... 8 Gambar 2.3 Bagan Organisasi PDAM Kota Surabaya... 9 Gambar 2.4 Alur Prosedur Penomoran Surat Gambar 2.5 Contoh Perihal Surat dari Pihak Eksternal Gambar 2.6 Kode Klasifikasi Surat Gambar 2.7 Urutan Penomoran Surat Berdasarkan Perihal Surat dalam Buku Agenda viii

10 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Surat Penerimaan Praktik Kerja Lapangan Lampiran 2 Sertifikat Praktik Kerja Lapangan Lampiran 3 Kartu Konsultasi Praktik Kerja Lapangan Lampiran 4 Buku Harian Praktik Kerja Lapangan Lampiran 5 Dokumentasi selama Praktik Kerja Lapangan Lampiran 6 Surat Internal Perusahaan Lampiran 7 Surat Eksternal Perusahaan ix

11 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia kerja maupun usaha mengalami pertumbuhan yang sangat pesat. Persaingan dunia kerja dan usaha tentunya semakin ketat juga. Hal tersebut ditandai dengan semakin banyak bermunculan perusahaan-perusahaan baru baik perseorangan maupun kelompok. Dengan adanya persaingan di dunia kerja dan usaha maka seseorang dituntut terjaganya kelancaran komunikasi guna menunjang efektivitas kinerja dan terpenuhi akan manfaat yang diinginkan. Komunikasi merupakan sarana penting dalam dunia bisnis, pemerintahan, pendidikan, baik perorangan maupun kelompok. Salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan dalam dunia bisnis dan pemerintahan adalah surat. Menurut Sugiarto (2005: 2) surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model atau bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan. Dari rumusan tersebut, surat adalah alat komunikasi tertulis dari seseorang berisi pemberitahuan, keputusan, pertanyaan, permohonan, yang ditujukan kepada pihak lain. Surat sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena surat merupakan bukti Hitam diatas putih. Surat berperan sebagai alat pengingat dan sebagai bahan dokumentasi bagi setiap proses baik internal maupun eksternal. Dalam suatu perusahaan akan ada proses kegiatan surat-menyurat, kegiatan ini sangat penting dalam menunjang komunikasi dengan pihak eksternal dalam rangka membangun relasi dan koneksi perusahaan. Penanganan surat di perusahaan harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga surat-surat yang masuk dapat tersusun secara rapi tanpa menghabiskan banyak waktu, dan akan mempermudah pencarian kembali surat masuk tersebut. Penanganan surat masuk dan surat keluar yang paling praktis dan efisien adalah dengan menggunakan penomoran surat. 1

12 2 Penomoran surat adalah kegiatan memberikan nomor dan kode pada surat. Penomoran surat berdasarkan perihal surat merupakan kegiatan penomoran surat masuk dan surat keluar baik intern maupun ekstern yang dicatat dalam buku agenda. Perihal surat disebut juga dengan hal surat atau pokok surat. Perihal merupakan sari dari isi surat keseluruhan. Peranan penomoran surat berdasarkan perihal surat merupakan kegiatan penting dalam perusahaan. Namun kadang masih ada sebagian koresponden yang tidak peduli dengan peranan tersebut, dengan kata lain koresponden tidak mengetahui tata cara penulisan penomoran surat dengan benar. Padahal penomoran surat dapat mempermudah pencarian surat serta dapat mengetahui klasifikasi surat masuk dan surat keluar. Penomoran surat berdasarkan perihal surat di suatu perusahaan sebaiknya menggunakan prosedur atau tata cara tersendiri sehingga dapat berjalan secara efektif dan efisien. Salah satu perusahaan yang telah menggunakan tata cara penomoran surat berdasarkan perihal surat adalah PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Sekretariat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya memiliki tugas dan tanggung jawab dalam kegiatan penomoran surat, tetapi sebagian pegawai tidak menjalankan standar penomoran surat berdasarkan perihal surat dengan benar yang sesuai dengan tata naskah di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dipilihlah judul Prosedur Penomoran Surat Berdasarkan Perihal Surat pada Bagian Sekretariat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya yang diajukan dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan. 1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan Tujuan pelaksanaan praktik kerja lapangan yaitu: 1. Untuk melatih softskill dan hardskill mahasiswa. 2. Untuk sarana beradaptasi, berinteraksi, dan berkomunikasi secara langsung di lingkungan kerja. 3. Untuk meningkatkan pemikiran yang lebih matang dan memiliki cara pandang luas serta kritis yang kelak akan berguna untuk melangkah ke dunia kerja.

13 3 4. Untuk mengetahui etika dan budaya perusahaan dalam kegiatan interaksi sosial yang dilakukan antar pegawai. 5. Untuk mengetahui ruang lingkup kerja dari administrasi perkantoran. 1.3 Manfaat Praktik Kerja Lapangan Manfaat pelaksanaan praktik kerja lapangan yaitu: 1. Bagi Mahasiswa a. Dapat mempersiapkan sikap mental mahasiswa untuk terjun secara langsung ke dalam dunia kerja. b. Dapat mengetahui budaya, lingkungan, dan suasana kerja yang ada di perusahaan. c. Dapat melatih diri untuk tanggap dan peka dalam menghadapi situasi dan kondisi di perusahaan. d. Dapat mengetahui prosedur penomoran surat berdasarkan perihal surat pada perusahaan. 2. Bagi Perusahaan a. Dapat mempererat hubungan kerjasama baik antara perusahaan dengan mahasiswa maupun pihak Universitas Airlangga. b. Dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan tugas sehari-hari terutama dalam kegiatan surat-menyurat selama praktik kerja lapangan. c. Dapat memberikan masukan dan pertimbangan untuk lebih meningkatkan kualitas dan kuantitas perusahaan. 3. Bagi Almamater a. Dapat meningkatkan kemitraan Universitas Airlangga dengan perusahaan. b. Dapat mengevaluasi sampai sejauh mana kesesuaian kurikulum pendidikan yang telah diterapkan dengan kebutuhan tenaga kerja yang terampil di bidangnya. c. Dapat menghasilkan Ahli Madya yang berkualitas dan profesional di bidangnya. d. Dapat menjadi referensi lapangan pekerjaan bagi program studi Diploma 3 Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran.

14 4 4. Bagi Pembaca a. Dapat menjadi referensi dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan. b. Dapat sebagai tambahan pengetahuan dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan. c. Dapat memberikan gambaran surat menyurat di perusahaan. 1.4 Kegiatan Praktik Kerja Lapangan Kegiatan praktik kerja lapangan dilaksanakan di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya, yang berlokasi di Jalan Mayjend Prof. Dr. Moestopo 2 Surabaya. Pelaksanaan praktik kerja lapangan dilakukan selama tiga bulan terhitung mulai tanggal 29 Februari 2016 s.d. 31 Mei Berikut ini ketentuan-ketentuan selama melaksanakan praktik kerja lapangan: 1. Hari Senin sampai Kamis, jam kerja mulai pukul WIB WIB, sedangkan hari Jumat, jam kerja mulai pukul WIB WIB. 2. Pakaian bebas rapi (Jas Almamater wajib dikenakan setiap hari). Jadwal kegiatan praktik kerja lapangan secara lengkap disajikan dalam Tabel 1.1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan 2016 NO KEGIATAN 1 Penentuan Tempat PKL 2 Penyusunan Proposal 3 4 Pengesahan Proposal Pengajuan Proposal 5 Surat Permohonan PKL 6 Survey dan Pengarahan 7 Pelaksanaan PKL 8 Bimbingan dan Penyusunan Laporan PKL 9 Penyerahan Laporan PKL JAN FEB MAR APR MEI JUNI

15 BAB 2 PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN 2.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan Berdirinya Perusahaan Daerah Air Minum Kota Surabaya merupakan peninggalan jaman Belanda, dimana pembentukan sebagai BUMD berdasarkan: 1. Peraturan Daerah No. 7 tahun 1976 tanggal 30 Maret Disahkan dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur, tanggal 06 Nopember 1976 No. II/155/ Diundangkan dalam Lembaran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya tahun 1976 seri C pada tanggal 23 Nopember 1976 No. 4/C. Pada jaman kolonialisme pendistribusian air minum Kota Surabaya pertama kali diambil dari sumber mata air di desa Purut Kabupaten Pasuruan. Sejak jaman pemerintahan Hindia Belanda pengangkutannya ke Surabaya dilakukan dengan perahu, kemudian diusahakan oleh swasta dengan menggunakan kereta api. Pada tahun 1901 pemasangan pipa dari desa Umbulan dan sumber-sumber sekitar Kecamatan Pandaan ke Surabaya yang dilaksanakan oleh NV. Biernie selama tiga tahun dan pada tahun 1903 Direktur Utama pertama kali Ir. Van Beuven dengan Penataan Administrasi PDAM. Pada tahun 1932 mata air Umbulan Pandaan, kabupaten Pasuruan meningkatkan kapasitasnya dengan membangun rumah pompa baru. Dengan menyerahnya Pemerintah Belanda kepada Jepang maka (Instalasi Air Minum) IPAM diambil alih oleh Jepang. Pada jaman pendudukan Jepang IPAM Ngagel I ditingkatkan menjadi 180 liter/detik. Setelah Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia, Perusahaan Air Minum di serahkan kepada Pemerintah Republik Indonesia (Kota Praja) pada tahun Pada tahun 1954 IPAM Ngagel ditingkatkan kapasitasnya menjadi 350 liter/detik. Pembangunan IPAM Ngagel II dengan kapasitas 1000 liter/detik yang di desain dan dilaksanakan oleh Degremont Fa (Prancis) pada tahun Perusahaan Air Minum disahkan menjadi perusahaan daerah dan dituangkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tanggal 30 Maret 1976 dan pada tahun 5

16 pengalihan status menjadi Perusahaan Daerah Air Minum dari Dinas Air Minum berdasarkan SK Walikota madya Dati II Surabaya No. 657/WK/77/ tanggal 30 Desember Pada tahun 1980 peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1000 liter/detik. Pada tahun 1990 Pembangunan IPAM Karangpilang I dengan kapasitas 1000 liter/detik dengan dana loan IBRD No IND. Pada tahun 1991 pembangunan gedung kantor PDAM yang terletak di Jalan Mayjen Prof. Dr. Moestopo No. 2 Surabaya yang dibiayai dana PDAM murni. Pada tahun 1994 peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1500 liter/detik. Pada tahun 1996 peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1800 liter/detik. Peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang I menjadi 1200 liter/detik, dan dimulainya pembangunan IPAM Karangpilang II dengan kapasitas 2000 liter/detik yang didanai Loan IBRD No IND. Pada tahun 1997 peningkatan kapasitas IPAM Ngagel III menjadi 1500 liter/detik dan produksi awal 500 liter/detik IPAM Karangpilang II didistribusikan ke pelanggan. Pada tahun 1999 pembangunan IPAM Karangpilang II dengan kapasitas 2000 liter/detik dan setahun kemudian kapasitas dinaikkan menjadi 2500 liter/detik. Pada tahun 2005 peningkatan kapasitas IPAM Ngagel III menjadi 1750 liter/detik. Pada tahun 2006 peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang I menjadi 1450 liter/detik dan peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang II menjadi 2750 liter/detik. Tahun 2009 pembangunan IPAM Karangpilang III dengan kapasitas 2000 liter/detik, dan diresmikan pada 10 Mei Visi dan Misi Perusahaan Dengan membandingkan tugas pokok dan fungsi yang dimiliki serta kondisi dan proyeksi yang diinginkan di masa mendatang, maka visi PDAM Surya Sembada Kota Surabaya adalah Tersedianya air minum yang cukup bagi pelanggan melalui perusahaan air minum yang mandiri, berwawasan global, dan terbaik di Indonesia dengan misi sebagai berikut: 1. Memproduksi dan mendistribusikan air minum bagi pelanggan. 2. Memberi pelayanan prima bagi pelanggan dan berkelanjutan bagi pemangku kepentingan.

17 7 3. Melakukan usaha lain bagi kemajuan perusahaan dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan sosial kemasyarakatan Lokasi Perusahaan Lokasi Kantor Pusat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya berada di Jalan Mayjen Prof. Dr. Moestopo No 2 Surabaya. Lokasi tersebut strategis dan mudah di jangkau oleh masyarakat maupun customer. Berikut adalah gambar lokasi kantor PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Gambar 2.1 Lokasi PDAM Surya Sembada Kota Surabaya Sumber: Data Internal Perusahaan (2016) Logo Perusahaan Logo PDAM Surya Sembada Kota Surabaya digambarkan pada gambar 2.2

18 8 Gambar 2.2 Logo PDAM Surya Sembada Kota Surabaya Sumber: Data Internal Perusahaan (2016) Logo PDAM Surya Sembada Kota Surabaya mempunyai makna yang mendalam bagi pihak perusahaan karena logo tersebut menggambarkan tujuan mulia PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Makna dan arti logo perusahaan pada gambar 2.2 dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Warna biru ditengah yang menyerupai genangan air,mempunyai arti aliran air. 2. Lingkaran kecil berbentuk bola berwarna biru ditengah, mempunyai arti tetesan air. 3. Lingkaran luar berwarna hijau, mempunyai arti kehidupan. Jadi makna logo secara keseluruhan adalah Sebuah tetesan air yang berguna bagi kehidupan makhluk hidup baik manusia, hewan dan tumbuhan Bagan Organisasi Perusahaan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya mempunyai bagan organisasi yang ditunjukkan dalam gambar 2.3 yaitu:

19 9 Gambar 2.3 Bagan Organisasi PDAM Kota Surabaya Sumber: Data Internal Perusahaan (2016) Susunan organisasi Kantor Pusat PDAM Surya Sembada Surabaya terdiri dari enam Manajer Senior dan 14 Manajer yang berada langsung di bawah Direktur Utama yaitu: 1. Sekretaris Perusahaan a. Manajer Sekretaris dan Humas b. Manajer Hukum c. Manajer Layanan Internal

20 10 2. Manajer Sektor Kelola Sumber Daya Manusia a. Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM b. Manajer Personalia dan K3 3. Manajer Senior Kualitas a. Manajer Pengendalian Proses b. Manajer Pengendalian Kualitas 4. Manajer Senior Persediaan dan Pengadaan a. Manajer Persediaan b. Manajer Pengadaaan c. Supervisor e-procurement 5. Manajer Senior Pengembangan Perusahaan a. Manajer Perencanaan Strategis b. Manajer Kelola Kinerja Perusahaan 6. Manajer Senior Satuan Pengawas Internal a. Manajer Pengawas Operasional b. Manajer Pengawas Keuangan dan Umum Selain Direktorat Utama, terdapat tiga Direktorat lainnya, yaitu: 1. Direktorat Pelayanan a. Manajer Senior Pelayanan Pelanggan 1) Manajer pemasaran dan pelayanan kepelangganan 2) Manajer pelayanan perencanaan jaringan dan sambungan rumah 3) Manajer pelayanan teknis jaringan dan sambungan rumah 4) Supervisor gudang pipa kecil dan meter b. Manajer Senior Kelola Pemakaian Air 1) Manajer pemakaian air 2) Manajer penertiban 3) Supervisor data kepelangganan 2. Direktorat Keuangan a. Manajer Senior Kelola Keuangan 1) Manajer anggaran dan kas 2) Manajer akuntansi

21 11 3) Manajer rekening dan penagihan b. Manajer Senior Kelola Aset 1) Manajer kelola aset properti 2) Manajer kelola aset non properti c. Manajer Teknologi Sistem Informasi 3. Direktorat Operasi a. Manajer Senior Produksi dan Distribusi 1) Manajer produksi 2) Manajer sistem distribusi 3) Supervisor gudang bahan kimia dan suku cadang b. Manajer Senior Pemeliharaan 1) Manajer pemeliharaan jaringan distribusi 2) Manajer pemeliharaan mekanikal dan elektrikal 3) Manajer pemeliharaan sipil 4) Supervisor gudang pipa besar c. Manajer Perencanaan Kendali Operasi d. Manajer Pengendalian Kehilangan Air Kebijakan Mutu dan Strategi Perusahaan Kebijakan mutu PDAM Surya Sembada Kota Surabaya adalah bertekad memberikan pelayanan prima dengan menyelenggarakan hubungan yang baik dengan pelanggan melalui penyediaan informasi yang akurat serta penanganan pengaduan yang mudah dan cepat yang mengutamakan kepuasan pelanggan, serta senantiasa melakukan perbaikan yang yang berkesinambungan, sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: Selain kebijakan mutu tersebut PDAM Surya Sembada Kota Surabaya, mempunyai strategi perusahaan yang akan dilakukan baik dalam jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang adalah: 1. Perubahan atau Reposisi Organisasi: 1) Sumber daya manusia 2) Struktur

22 12 3) Sistem 4) Budaya perusahaan 2. Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan meliputi: 1) Kualitas 2) Kuantitas (Capacity Building) 3) Kontinuitas 3. Mencari sumber-sumber air baku yang lebih baik dari segi kualitas dan kuantitas. 4. Memperbaiki infrastruktur dan pengembangan PDAM yaitu: 1) Merehab, membangun infrastruktur Sistem Penyediaan Air Minum yang ada, sesuai untuk pelanggan dan perkembangan teknologi. 2) Membangun kemampuan soft skill dalam pembangunan Sistem Penyediaan Air minum (SPAM) yang meliputi instalasi, trasmisi, distribusi, laboratorium kualitas, customer service. 5. Menjadikan perusahaan yang profesional dan mandiri dalam pengelolaan yang profesional Sumber Air Baku Perusahaan Sumber air baku PDAM Surya Sembada Kota Surabaya berasal dari: 1. Air Permukaan Kali Surabaya diolah di instalasi Pengolahan Air Minum Ngagel I, II, III dan Karangpilang I, II, III. 2. Mata air (air bawah tanah ) sebanyak 17 sumur, sebagian besar terdapat didaerah Padaan, Pasuruan: 1) Bulak Luyung 29 liter/detik 2) Bumbungan 2,16 liter/detik 3) Duren Sewu 16,20 liter/detik 4) Jambangan 3,07 liter/detik 5) Kalong 2,96 liter/detik 6) Kesambi 2,39 liter/detik 7) Klampok I 2,94 liter/detik

23 13 8) Klampok II 2,86 liter/detik 9) Klampok III 3,08 liter/detik 10) Karang Jati 10,51 liter/detik 11) Lamer 1,99 liter/detik 12) Plintahan I 84,18 liter/detik 13) Plintahan II 13,06 liter/detik 14) Plintahan III 10,91 liter/detik 15) Toyo Arang 53,79 liter/detik 16) Umbulan 120,54 liter/detik 17) Winong 1,38 liter/detik 3. Kapasitas Produksi Masing-masing Instalasi Pengolahan berkapasitas (Terpasang): 1) IPAM Ngagel I liter/detik 2) IPAM Ngagel II liter/detik 3) IPAM Ngagel III liter/detik 4) IPAM Karangpilang I liter/detik 5) IPAM Karangpilang II liter/detik 6) IPAM Karangpilang III liter/detik 7) Sumber Umbulan 110 liter/detik 8) Sumber Pandaan dan lain-lain 220 liter/detik Kualitas Air Produksi Perusahaan Pertumbuhan penduduk dan perkembangan industri dan usaha di Surabaya semakin memacu pada meningkatnya kebutuhan air bersih. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya bertanggung jawab dalam penanggan dan pengaturan serta peningkatan layanan umum pengadaan air bersih. Dalam memenuhi kebutuhan air minum masyarakat Kota Surabaya dan sekitarnya, PDAM Surya Sembada Kota Surabaya melakukan pengolahan air baku dari beberapa sumber mata air agar memenuhi persyaratan air minum yang ditetapkan dalam Permenkes RI no.4 492/MENKES/IV/2010. Untuk monitoring

24 14 pengawasan kualitas air PDAM Surya Sembada Kota Surabaya bekerjasama dengan Dinas Kesehatan Kota Surabaya Revitalisasi Asset Perusahaan Dalam memberikan layanan PDAM Kota Surabaya belum dapat memuaskan pelanggan, namun PDAM Kota Surabaya selalu berupaya melakukan pembenahan-pembenahan, dan prioritas utama yang dilakukan saat ini adalah melakukan evaluasi tekanan air di jaringan distribusi, karena masih banyak kawasan-kawasan tertentu yang belum optimal tekanan airnya. Untuk mendukung ke-seimbangan supply air kepelanggan PDAM Kota Surabaya melakukan revitalisasi asset yang selama ini belum optimal. Revitalisasi asset yang akan segera dioptimalkan fungsinya adalah sebagai berikut: 1. Pengoperasian tandon air krembangan dengan kapasitas m (gravitasi l/dt, H=30 m) daya listrik 240 KVA. Untuk supply air di Wilayah Surabaya Utara. 2. Putat Gede dengan kapasitas m (4unit x 500 l/dt, H=36 m) daya KVA. Untuk menambah supply air di Wilayah Sulawesi Barat. 3. Wonokitri dengan kapasitas m (gravitasi 150 l/dt, H=19 m ). Untuk menambah supply air di Wilayah Surabaya Timur. 2.2 Deskripsi Hasil Praktik Kerja Lapangan Pelaksanaan praktik kerja lapangan dilaksanakan mulai tanggal 29 Februari 2016 sampai dengan 31 Mei 2016 di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surya Sembada Kota Surabaya. Praktik kerja lapangan diletakkan pada bagian Tata Usaha (Sekretariat). Dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan ini, mahasiswa magang sangat membantu pekerjaan pada bagian Tata Usaha (Sekretariat) PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Adapun kegiatan yang dilakukan selama praktik kerja lapangan ini di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya adalah sebagai berikut:

25 15 1. Menerima surat masuk dari resepsionis kemudian menandatangani bukti terima surat masuk. 2. Mengetik lembar disposisi. Surat yang masuk diberi lembar disposisi untuk ditindaklanjuti. 3. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar. Mencatat hasil lembar disposisi tentang nomor urut surat, pengirim surat, nomor pengirim surat, tanggal pengiriman, dan perihal surat pada buku agenda. 4. Menerima telepon intern dan ekstern. 5. Fotocopy surat. Memperbanyak surat di gunakan untuk arsip manual maupun arsip elektronik serta sebagai pendistribusian surat. 6. Mengarsip surat elektronik lewat Canofile dan Workflow. Surat di arsip dalam sebuah aplikasi arsip elektronik. 7. Mendistribusikan surat masuk ke beberapa ruangan direksi dan para manajer senior. 8. Mengirim surat lewat faximile. Pelaksanaan kegiatan praktik kerja lapangan tidak mengalami banyak kendala karena tugas-tugas atau pekerjaan yang diberikan masih bersinggungan dengan bidang ilmu kearsipan sehingga ilmu yang pernah dipelajari pada saat kuliah dapat diaplikasikan seperti mengarsip surat secara digital, mengagendakan nomor buku surat masuk dan surat keluar, membuat disposisi surat, dan membuat manajemen rapat. Kendala yang dialami adalah pada saat penerimaan surat masuk kadang terdapat perihal yang tidak termasuk dalam penomoran kode klasifikasi sehingga perlu menanyakan kepada pegawai secretariat, dan ketika kehilangan dokumen surat sehingga harus mencari ulang di arsip elektronik Canofile dan Workflow.

26 Pembahasan Tata Usaha (Sekretariat) merupakan bagian penting dalam perusahaan yang bertanggung jawab dalam kegiatan surat-menyurat dan menangani kearsipan. Dalam kegiatan surat-menyurat perlu adanya prosedur sebagai langkah-langkah pentahapan dan urutan-urutan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Bagian sekretariat PDAM Kota Surabaya dalam kegiatan surat-menyurat terdapat pemberian nomor surat berdasarkan perihal surat untuk mempermudah identifikasi surat dalam rangka membantu terlaksananya kegiatan menghimpun dan menyimpan surat. Pelaksanaan penomoran di bagian sekretariat PDAM Kota Surabaya dibedakan tersendiri antara surat keluar dan surat masuk. Melalui pembahasan ini akan di paparkan mengenai prosedur penomoran surat berdasarkan perihal surat pada saat melaksanakan kegiatan praktik kerja lapangan ini yang menjadi topik Prosedur Penomoran Surat Berdasarkan Perihal Surat Prosedur atau tata cara penomoran surat di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya merupakan penggabungan secara berurutan yakni kode klasifikasi, nomor urut surat yang dikeluarkan, kode wilayah, dan tahun pembuatan surat. 1. Kode klasifikasi. Kode Klasifikasi merupakan kode yang diberikan atau dicantumkan sesuai dengan perihal atau isi surat yang berpedoman pada buku kode klasifikasi yang ditetapkan oleh PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Kode klasifikasi yang digunakan yaitu menggunakan sistem penomoran angka dan huruf. Penomoran untuk surat keluar menggunakan huruf dan penomoran untuk surat masuk menggunakan angka. Tabel penggolongan kode klasifikasi surat berdasarkan perihal surat di bagian sekretariat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya yang menggunakan angka dan huruf ditunjukkan pada Tabel 2.1

27 17 Tabel 2.1 Kode Klasifikasi Surat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya 1 Kode klasifikasi nomor Int No Perihal surat Ucapan Selamat, Terima Kasih, Permohonan Data, dan Pemberitahuan. Undangan. Ijin Penelitian, Praktek Kerja, Permohonan Data Tugas Akhir/KKL. Pembangunan Pagar, Sewa Gedung, Tanah. Rumah Dinas, Sewa Paten. Listrik/PLN. Telepon. Penawaran Produk, Presentasi Produk. Bantuan Dana, Sponshorship. Penawaran Majalah. Penawaran Buku. Penawaran Iklan. Rekondisi Jalan/Ijin Galian. Air mati, Kebocoran Pipa, Laporan Pemantauan Kualitas Air. Ganti Meter, Pindah Meter. Pemasangan Jaringan. Dana Pensiun, Masalah Kepegawaian. Lamaran Pekerjaan. Dispensasi Pegawai. Ijin Sakit. Cuti Hamil Pegawai. Cuti Naik Haji. Pelatihan, Seminar, Undangan Workshop. Angsuran Pembayaran, Penundaan Pembayaran, Pencairan Dana. Pembayaran Tagihan. Perubahan Tarif. Pemakaian Tinggi. Pajak. Retribusi Kebersihan. Surat Internal Perusahaan. Sumber: Data Internal Perusahaan (2016)

28 18 2. Nomor urut surat. Nomor urut surat merupakan nomor urut surat masuk dan surat keluar yang diberikan berdasarkan buku agenda surat. Nomor urut surat masuk dan surat keluar diberikan setelah disesuaikan dengan tanggal yang tertera pada surat masuk dan surat keluar atau yang diminta oleh staf dari bidang PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Nomor urut surat pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dimulai dari angka satu, artinya nomor seri surat itu dikeluarkan. Misalnya dalam suatu kegiatan surat pertama yang dikeluarkan di kegiatan tersebut nomor urut satu, maka kalau ada surat susulan otomatis menjadi nomor dua. Masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung dari masa bakti kepengurusan perusahaan. Yang harus diperhatikan dalam memberikan nomor urut surat harus dihitung dari surat terakhir yang telah atau baru dibuat. 3. Kode Wilayah. Kode wilayah merupakan kode yang menunjukkan wilayah dinas. Kode wilayah pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya menggunakan angka yaitu angka Angka 436 merupakan kode wilayah dinas Kota Surabaya, sedangkan angka 9.1 merupakan kode PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. 4. Tahun pembuatan surat. Tahun pembuatan surat menunjukkan tahun ketika surat dibuat pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya yang ditulis empat digit. Misalnya pembuatan surat pada tahun 2016 maka ditulis Alur Penomoran Surat Berdasarkan Perihal Surat Untuk dapat melaksanaakan kegiatan penomoran surat berdasarkan perihal surat di perusahaan dengan baik, maka PDAM Surya Sembada Kota Surabaya memiliki alur penomoran surat tersendiri. Berikut adalah alur penomoran surat pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya:

29 19 Gambar 2.4 Alur Prosedur Penomoran Surat Surat masuk dilihat perihal surat Pemberian kode klasifikasi nomor surat berdasarkan perihal surat Pemberian nomor urut di buku agenga Sumber: Data Internal Perusahaan (2016) Keterangan: 1. Surat masuk dari pihak eksternal atau perusahaan eksternal dilihat perihal surat terlebih dahulu untuk diberikan penomoran surat berdasarkan perihal. Gambar 2.5 menunjukkan contoh bagian surat dengan tanda yang diberi tanda kotak merupakan perihal surat dari pihak luar. Gambar 2.5 Contoh Perihal Surat dari Pihak Eksternal Sumber: Data Internal Perusahaan (2016)

30 20 2. Selanjutnya diberikan kode klasifikasi nomor surat berdasarkan perihal surat. Gambar 2.6 menunjukkan contoh bagian surat dengan tanda yang di beri tanda kotak merupakan kode klasifikasi penomoran surat berdasarkan perihal surat. Gambar 2.6 Kode Klasifikasi Surat Sumber: Data Internal Perusahaan (2016) 3. Setelah diberikan kode klasifikasi nomor surat, kemudian surat di tulis urutan nomor surat pada buku agenda. Gambar 2.7 menunjukkan urutan penomoran surat berdasarkan perihal surat.

31 21 Gambar 2.7 Urutan Penomoran Surat Berdasarkan Perihal Surat dalam Buku Agenda Sumber: Data Internal Perusahaan (2016) Hal-hal yang diperhatikan dalam penulisan nomor surat sebagai berikut: 1. Huruf awal kata nomor harus ditulis dengan huruf kapital. 2. Kata nomor sebaiknya disingkat, misalnya menjadi no. 3. Pada akhir kata baris tidak di bubuhkan tanda titik. Setiap instansi atau perusahaan berhak membuat sistem atau aturan penomoran surat dimana sistem tersebut bebas dilakukan, tetapi tidak dapat keluar dari aturan umum sistem penomoran surat. Aturan nomor surat umumnya terdiri atas nomor urut, kode intern, bulan, dan tahun pembuatan surat. Berikut contoh penomoran surat berdasarkan perihal surat undangan pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya:

32 22 Nomor: 005/390/ /2016 Kode klasifikasi Nomor urut surat yang dikeluarkan Kode wilayah perusahaan Tahun pembuatan surat Penulisan nomor surat berguna untuk: 1. Memudahkan dalam pengarsipannya. 2. Memudahkan dalam mencarinya kembali. 3. Mengetahui banyaknya surat keluar. 4. Sebagai bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya. Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut: 1. Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan. 2. Petunjuk unit atau departemen asal surat. 3. Mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu. 4. Memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali. Berdasarkan hal-hal yang telah diuraikan maka, untuk menyelenggarakan kegiatan surat-menyurat yang baik harus memperhatikan banyak faktor, salah satu faktor yang perlu diperhatikan yakni tata cara penomoran surat. Penomoran surat telah dipelajari dalam mata kuliah Korespondensi Bisnis, sehingga mahasiswa mampu menerapkan teori mata kuliah Korespondensi Bisnis atau surat-menyurat dengan dunia kerja pada bagian sekretariat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dengan sesuai, serta dapat melakukan kegitan surat-menyurat dengan baik dan dapat membantu karyawan dalam bekerja secara efektif serta mengurangi waktu yang habis terbuang dalam penyelesaian masalah.

33 BAB 3 SIMPULAN DAN SARAN 3.1 Simpulan Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Fasilitas yang diberikan pada bagian Tata Usaha sangat membantu rutinitas pekerjaan sehari-hari bukan hanya untuk mahasiswa praktik kerja lapangan tetapi juga buat para karyawan. 2. Penomoran surat dapat memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali. 3. Kegiatan penomoran surat berdasarkan perihal surat di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya yaitu: a) Pelaksanaan penomoran surat menggunakan angka dan huruf. b) Penomoran surat dilihat perihal surat terlebih dahulu untuk mengetahui kode klasifikasi dalam lembar disposisi. c) Penomoran surat menggunakan penggabungan secara berurutan yakni kode klasifikasi, nomor urut surat yang dikeluarkan, kode wilayah, dan tahun pembuatan surat. d) Terdapat 30 kode klasifikasi berdasarkan perihal surat masuk dan surat keluar. 4. Pelaksanaan penomoran surat di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya telah sesuai dengan tata laksana standarisasi yang telah ditentukan, hanya saja kode klasifikasi yang digunakan tidak semua yang dilaksanakan sesuai buku panduan penomoran pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. 23

34 Saran Berdasarkan pembahasan dan simpulan yang telah diuraikan, beberapa saran yang dapat disampaikan antara lain: 1. Bagi Pihak PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. a) Penambahan karyawan agar lebih meringankan dan mempercepat pekerjaan pengarsipan, karena karyawan bagian sekretariat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya itu sedikit dan dapat mempengaruhi prosedur penomoran surat yang tidak efektif. b) Untuk meminimalisasi terjadinya kesalahan yang disebabkan koresponden kurang teliti dalam pemberian kode klasifikasi, sebaiknya koresponden melihat buku panduan terlebih dahulu yang terdapat pada perusahaan. c) Untuk pemberian penomoran surat berdasarkan perihal surat tersebut hanya bagian kesekretariatan yang melaksanakan, hal ini bertujuan agar kesalahan dalam menyelaraskan antara kode klasikasi yang akan dituliskan dengan masalah yang tertuang dalam perihal surat dapat berkurang. 2. Bagi Program Studi Diploma 3 Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran Universitas Airlangga. a) Menyediakan beberapa referensi tempat perusahaan atau instansi sebelum pelaksanaan praktik kerja lapangan. b) Memberikan kurikulum mata kuliah yang sesuai dengan kemajuan teknologi yang modern agar mahasiswa lebih siap menghadapi dunia kerja. c) Memberikan fasilitas dalam hal speed typing, karena dalam perusahaan atau instansi sangat membutuhkan keahlian speed typing.

35 DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Zulkifli Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Finoza, Lamuddin Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia. Jakarta: Diksi. Kosasih, E dan Ice Sutari Surat Menyurat dan Menulis Surat Dinas Dengan Benar. Bandung: CV Yamka Widya. Sugiarto, Agus Korespondensi Bisnis. Yogyakarta: Gaya Media.

36 LAMPIRAN-LAMPIRAN

37 LAMPIRAN 1 Surat Penerimaan Praktik Kerja Lapangan

38

39 LAMPIRAN 2 Sertifikat Praktik Kerja Lapangan

40

41 LAMPIRAN 3 Kartu Konsultasi Praktik Kerja Lapangan

42

43

44 LAMPIRAN 4 Buku Harian Praktik Kerja Lapangan

45

46

47

48

49

50

51

52 LAMPIRAN 5 Dokumentasi selama Praktik Kerja Lapangan

53 Menerima surat masuk dari resepsionis Mengetik lembar disposisi surat masuk

54 Menerima telepon internal dan eksternal perusahaan Pencatatan surat di buku agenda

55 Mengirim surat keluar melalui faximile

56 Lampiran 6 Surat Internal Perusahaan

57

58 Lampiran 7 Surat Eksternal Perusahaan

59