BAB II TINJAUAN PUSTAKA. ini disebabkan karena sistem informasi akuntansi adalah suatu ilmu terapan yang

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Dalam perkembangan dunia usaha dewasa ini, khususnya di Indonesia penerapan sistem informasi akuntansi di perusahaan dirasakan masih kurang, Hal ini disebabkan karena sistem informasi akuntansi adalah suatu ilmu terapan yang relatif masih baru berkembang. Meskipun ilmu ini sudah ada sejak zaman Mesir kuno dalam bentuk yang sangat sederhana. Untuk melaksanakan suatu fungsi manajerial diperlukan serangkaian kegiatan yang merupakan suatu sistem. Menurut Moekijat (2001 : 4) : Sistem adalah suatu kebulatan/keseluruhan yang dikelompokkan atau terorganisisr, suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh. Jadi sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur dapat dikenal sebagai saling melenkapi karena satunya maksud, tujuan dari sasaran. Menurut Arbie (2001 : 120) : Sistem terdiri dari bagian-bagian yang bersama-sama beroperasi untuk mencapai tujuan. Model unsur sebuah sistem terdiri dari masukan pengolahan dan keluaran. Ini tentu saja sangat disederhanakan karena sebuah sistem mungkin memiliki beberapa masukan dan keluaran. Setiap sistem itu terdiri dari beberapa subsistem yang saling berkaitan dan interaksi antar subsistem yang disebut interface atau jalinan. 6

2 7 Contoh: Sistem Subsistem Interface komputer unit pengolahan pusat, unit masukan, unit keluaran saluran Informasi adalah data-data atau fakta-fakta yang telah diproses sedemikian rupa sehingga menjadi bentuk yang berarti, nyata dan sesuai dengan nilai dalam keputusan. Informasi juga merupakan suatu yang dapat mengurangi ketidakpastian di dalam menghadapi persoalan bagi pengambilan keputusan yang tepat. Menurut Davis (2002 : 28) : Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan ini atau mendatang. Penyimpanan Data Data Pengolahan Data Informasi Gambar : II-1, Transformasi Data (Davis, 2002 : 32) Dari definisi tersebut disimpulkan bahwa data adalah bahan baku diporses menjadi barang jadi. Dengan kata lain, sistem informasi mengolah data menjadi informasi. Menurut Murdick (2003 : 15) : Informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali diolah atau sebliknya digunakan untuk tujuan informative atau kesimpulan, argumentasi atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan. Jadi suatu informasi mempunyai nilai dalam proses pengambilan keputusan yaitu dapat merubah profitabilitas pada tiap-tiap hasil yang diharapkan

3 8 dalam situasi pengambilan keputusan terutama dalam menentukan skedul penerbangan. Menurut Gapersz (2005 : 15): Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berguna bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan yang sekarang dari keputusankeputusan yang akan datang. Berdasarkan definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa terdapat perbedaan antara data dengan informasi dimana data adalah merupakan bahan yang harus diolah sedemikian rupa sehingga berubah sifatnya menjadi informasi. Perbedaan ini penting untuk disadari karena sesungguhnya data tidak mempunyai nilai apapun untuk mengambil keputusan, hanya informasi yang mempunyai nilai, dalam arti bahwa informasi akan memudahkan seorang pimpinan untuk mengambil keputusan. Berapakah nilai suau informasi untuk suatu masalah keputusan tertentu? Prinsip utama berkenan dengan hal ini adalah bahwa informasi hanya mempunyai nilai bila informasi tersebut dapat mengakibatkan suatu perubahan dalam tindakan yang diambil oleh pengambilan keputusan dalam menentukan skedul penerbangan. Menurut Gapersz (2005 : 17), langkah-langkah memproses data menjadi informasi adalah: a. Capturing, b. Verifying, c. Classifying, d. Sorting, e. Summarizing, f. Calculating, g. Storing, h. Retriviying, i. Reproducing, j. Communicating,

4 9 Kutipan diatas secara lengkap dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Capturing, yaitu pengumpulan data dengan penelitian pemeriksaan, keterangan-keterangan yan masih merupakan data/fakta yang sifatnya masih baku. b. Verifying, yaitu data yang telah dikumpulkan dari berbagai kelompok departemen, bagian dicek apakah sudah sesuai dengan sebenarnya. c. Classifying, yaitu kegiatan pengelompokan data yang telah dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan bagian-bagian yang membutuhkannya. d. Sorting, yaitu penyusunan data dengan menempatkan unsur-unsur data dalam urutan atau rangkaian khusus, disesuaikan dengan kebutuhan si pemakainya. e. Summarizing, yaitu meringkas dan mengkomulasikan data dalam bentuk matematika dan menunjukkan spesifikasinya. f. Calculating, yaitu perhitungan dengan memberi nilai kepada data-data yang telah diolah. g. Storing, yaitu penyimpanan dengan menempatkan segala informasi pada alat penimpanan yang dapat berupa daftar, micro film yang dapat disimpan serta diambil kembali pada saat yang diperlukan. h. Retriviying, yaitu pengambilan kembali dengan mengambil keterangan dari arsip (storing) bila informasi tersebut masih segar (tidak usang) dapat digunakan sebagai informasi. i. Reproducing, yaitu memproduksi atau menciptakan kembali dengan memperbanyak informasi yang disimpan dengan maksud dibagikan kepada yang membutuhkannya.

5 10 j. Communicating, yaitu menyebarkan informasi yang disimpan kepada si pemakai informasi atau dengan cara lain memindahkan sesuai dari suatu tempat ke tempat lain. Tujuan akhir dari proses tersebut adalah untuk menyampaikan informasi kepada si pemakai yang setuju dengan data yang relevan. Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan rangkaian dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Menurut Marshall dan Paul (2004 : 2) memberikan pengertian sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi adalah rangkaian dua atau lebih komponenkomponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Menurut Hall (2001 : 7) bahwa : Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai. Sementara itu Bodnar dan Hopwood (2000 : 1) menyatakan bahwa : Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, informasi itu dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan. Dari kutipan di atas jelas diketahui bahwa di dalam sistem akuntansi yang perlu mendapat perhatian utama adalah mengumpulkan data agar sesuai dengan informasi yang diperlukan sebagai alat untuk menggunakan buku-buku yang dituliskan dengan tangan, mesin ataupun dengan alat elektronik lainnya. Sistem informasi akuntansi memproses data yang diterima untuk menghasilkan dokumen, laporan dan informasi lainnya dalam satuan mata uang ini memberikan informasi untuk pencatatan nilai seperti besarnya laba perusahaan

6 11 dalam satu periode, besarnya hutang kepada pemasok pada satu titik tertentu. Sebagian informasi digunakan untuk mengetahui besarnya penyimpangan satu pos biaya dari anggaran yang telah ditetapkan dan akhirnya informasi itu digunakan untuk mengambil keputusan. B. Pengertian Sistem Pengolahan Data Elektronik Sistem akuntansi komputer atau sistem akuntansi otomatis elektronik adalah pengolahan data akuntansi yang jumlahnya besar dengan peralatan akuntansi seperti komputer. Metode ini lebih cepat dari pengolahan data dengan manual. Peralatan otomatis tersebut memungkinkan sistem akuntansi memperoleh, memproses dan mendistribusikan jumlah informasi yang besar terutama setiap bentuk bisnis. Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila digunakan komputer, hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer mengolah data lebih efektif dibandingkan manusia. Menurut Cushing (2002 : 110), menjelaskan bahwa komputer adalah : Suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi mampu melaksanakan perhitungan dengan operasi yang logis serta menyimpan dan melaksanakan instruksi yang akan memungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia. Sedangkan menurut Lonkutoy (2002 : 612) menyatakan bahwa komputer adalah, Serangkaian mesin yang saling bekerja sama dengan terkoordinasi secara penuh di bawah pengawasan suatu program yang disimpan ke dalam ingatannya. Berdasarkan kedua definisi tersebut di atas diambil kesimpulan bahwa komputer merupakan suatu alat pembantu yang mampu untuk melaksanakan

7 12 tugas-tugas pengolahan data dan bekerja atas dasar program sebagai suatu rangkaian instruksi. Selain itu komputer juga mempunyai pengertian yang lebih kompleks dan lebih luas baik ditinjau dari segi tata kerja ataupun proses serta manfaat dan sebagainya. Pengolahan data dalam penyajian informasi dengan menggunakan EDP melalui beberapa proses. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000 : 5) yang menjadi rangkaian pada proses ini adalah sebagai berikut : a. Proses masukan (inputting) b. Penyimpanan (storing) c. Pengolahan (processing). d. Proses menghasilkan keluaran (outputting) e. Pengendalian (controlling). Berikut ini uraian dari rangkaian kegiatan dalam peralatan komputer yang menjadi suatu alat elektronik data processing dalam perusahaan yaitu sebagai berikut : a. Proses masukan (inputting), yaitu mengumpulkan dan mencatat transaksi atau fakta-fakta yang terjadi dalam perusahaan (organisasi). Pemasukan data inilah yang disebut inputting. b. Penyimpanan (storing), yaitu penyimpanan data atau informasi sehingga pada waktu yang lain, pemakaiannya dapat menggunakan kembali data atau informasi untuk diproses lebih lanjut atau sekedar melihat data informasi tersebut, fasilitas penyimpanan yang merupakan salah satu kebalikan dari penggunaan komputer yang mungkin bagi pemakainya untuk mengerjakan data yang sama secara berulang-ulang.

8 13 c. Pengolahan (processing), yaitu memanipulasi masukan untuk menjadi keluaran serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam hubungan dengan komputer maka pengolahan berarti manipulasi (pemakaian atau menggunakan) masukan untuk dijadikan keluaran sesuai dengan yang diharapkan. d. Proses menghasilkan keluaran (outputting), yaitu menghasilkan informasi yang berguna seperti dalam bentuk hasil cetakan (print out), neraca atau disimpan ke dalam disket atau media yang penyimpan data lainnya. e. Pengendalian (controlling), yaitu mengarahkan pola dan urut-urutan sehingga keempat operasi yang disebut di atas dapat terlaksana sesuai dengan yang dikehendaki oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Dengan kata lain pengendalian bertujuan untuk mengarahkan perilaku ke arah pencapaian tujuan organisasi. Pengendalian ini memungkinkan kegiatan orang-orang dan operasi di dalam organisasi diarahkan ke aras tercapainya tujuan organisasi. C. Akuntansi dan Elektronik Data Processing System Akuntansi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengolahan data elektronik yaitu dalam arti pemanfaatan EDP sistem untuk mengolah data akuntansi. Berikut ini akan dikemukakan terlebih dahulu pengertian dan definisi akuntansi. Secara umum akuntansi merupakan bahasa yang dapat memberikan informasi tentang kondisi ekonomi suatu bisnis dan hasil usahanya pada suatu waktu dan periode tertentu.

9 14 Sedangkan menurut Accounting Principles Board melalui pernyataan nomor 4, yang dikutip dan diterjemahkan oleh Syafri (2003 : 48) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut : Akuntansi adalah suatu kegiatan jasa. Fungsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, umumnya dalam ukuran uang, mengenai suatu badan ekonomi yang dimaksudkan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi, sebagai dasar dalam memilih diantara beberapa alternatif. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa akuntansi tidak terbatas pada pencatatan belaka, tetapi meliputi kegiatan lain seperti teknik pengawasan, interprestasi laporan keuangan, prinsip-prinsip penyajian informasi yang menghasilkan laporan keuangan. Cara-cara melaporkan fakta-fakta usaha yang ditujukan untuk menghasilkan informasi keuangan yang akurat sebagai laporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam pengambilan keputusan atas hal-hal yang berkaitan dengan jalannya operasi perusahaan. Elektronik digital komputer tidak dapat dipisahkan dari sistem informasi akuntansi, karena informasi akuntansi merupakan bagian yang terpenting dari informasi yang diperlukan oleh manajemen, agar dapat menghasilkan informasi yang sesuai dalam suatu perusahaan. Cushing (2002 : 3) mendefinisikan sistem informasi akuntansi yaitu, Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan dan transaksi. Akuntansi, sistem informasi akuntansi dan EDP system mempunyai kaitan erat yang tidak terpisahkan. Sistem akuntansi dalam bisnis, digunakan untuk memberikan data. Data diartikan fakta yang belum diorganisasi. Data berguna

10 15 sebagai bahan dasar yang objektif (relatif) di dalam proses penyusunan kebijaksanaan keputusan oleh pimpinan, sedangkan dalam ilmu sistem informasi akuntansi, yang dimaksud dengan data hanya dibatasi pada fakta akuntansi yang bersifat keuangan. Sistem informasi akuntansi, suatu kerangka kerja yang terintegrasi di dalam perusahaan yang menggunakan sumber-sumber fisik untuk mentransformasikan data ke dalam informasi keuangan untuk : a. Kegiatan informasi dan pengolahan aktivitas-aktivitas perusahaan. b. Pelaporan pencapaian perusahaan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses dengan cara manual dan dengan cara elektronik yaitu dengan menggunakan komputer, banyak kelebihan yang diberikan komputer yang merupakan kelemahan manual, terutama dalam melaksanakan tugas memproses data dan melaporkan berbagai akuntansi manual adalah: a. Hampir keseluruhan data yang diproses bersifat keuangan dan pemrosesannya dipusatkan ke bagian akuntansi. b. Data yang bersifat keuangan ditangani secara informal. c. Sistem penganggaran dan system standard cost terbatas penekanannya hanya pada data keuangan dan tidak dapat ditujukan untuk menyediakan informasi bagi proses pengambilan keputusan di kalangan intern manajemen. Sistem akuntansi merupakan langkah dalam memproses data akuntansi seperti laporan keuangan, langkah tersebut sampai sekarang tidak terpengaruh dengan munculnya komputer, karena memproses data masih mengikuti double entry untuk menyusun laporan keuangan yang standar di dalam dunia usaha.

11 16 Komputer melakukan hampir seluruh langkah yang dapat digambarkan sebagai berikut : 1. Data (transaksi) Data (transaksi) merupakan kejadian ekonomi yang bersifat moneter yang menyebabkan terjadinya perubahan atas perkiraan-perkiraan harta, hutang, modal, pendapatan atau biaya. 2. Bukti asli. Transaksi mengakibatkan terciptanya bukti asli. Bukti asli tersebut diantaranya dapat berupa order pembelian, order pesanan, daftar jam kerja, slip setoran dan check. Sistem pengolahan data dewasa ini sudah memasuki era yang semakin rumit dan komplek. Baik didalam hal pengoperasian database, komponen terminal serta peralatan lainnya. Sejalan dengan itu masalah kecepatan dalam bidang pengolahan data, penghematan waktu dan efisiensi tenaga, penghindaran atas segala kesalahan adalah merupakan aktivitas-aktivitas yang diharapkan dapat tercapai secara sempurna melalui pengoperasian suatu instalasi komputer. Kenyataan ini menjadikan aktivitas pengolahan data dan informasi membutuhkan pengaturan secara sempurna dan mantap yang diikuti dengan penerapan disiplin baru, terutama bagi suatu perusahaan/instansi yang telah memutuskan untuk memanfaatkan jasa komputer. Penentuan atas lokasi suatu organisasi pengolahan data elektronis di dalam perusahaan/instansi akan dipengaruhi oleh banyak hal seperti sifat instansi dan organisasi maupun lingkup geografis perusahaan tersebut. Pengaruh tersebut juga meluas kepada kerja yang didukung serta tingkat perkembangan komputerisasi

12 17 dan penguasaan aspek-aspek komputer bagi pelaksana yang akan menangani komputerisasi tersebut. Penentuan lokasi itu juga tidak terlepas dari pengaruh keinginan pemimpin instansi atau perusahaan yang bersangkutan. Penentuan letak atau lokasi organisasi EDP System juga dipengaruhi oleh ukuran besar atau kecilnya perusahaan/instansi tersebut. Pada dasarnya suatu struktur organisasi Pengolahan Data Elektronis dapat digambarkan dalam suatu skema yang berbentuk sebagai berikut :

13 18 Gambar II-3 Struktur Organisasi Pengolahan Data Elektronis Direktur Data Processing Security Officer Assument Director Managemen of Application Programaming Managemen of System Programaming Director Administratur Manager Of Operator Network Administratur Network Administratur Manager of Standard & Quentry Control Manager of System and Procedures Senior Progremer System Progremers Tech Support Database Speculates Data Communic season Spacebers Specuber Project Leader Progremer Staff Supervisor Data Entry Supervisor Data Control Supervisor Scedulator Leuranan Analyst Operators Data Entry Oparator Data Control Clents Sumber : Arbie ( ) D. Pengertian Piutang dan Penggolongannya Salah satu data akuntansi yang dalam pemrosesan datanya memerlukan ketelitian dan kecepatan dalam penyajiannya yaitu data piutang. Dimana piutang menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fess (2000 : 324) yaitu, Piutang (receivable) meliputi semua klain dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya. Piutang biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar perusahaan. Ikatan

14 19 Akuntan Indonesia (2004 : 09) menyatakan, Menurut sumber terjadinya, piutang digolongkan dalam dua kategori yaitu piutang usaha dan piutang lain-lain. Piutang merupakan bagian dari sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan yang dinilai cukup besar, piutang juga sangat diperlukan untuk menunjang keberhasilan operasi perusahaan. Beberapa piutang perlu berbagai pertimbanan dalam pemberiannya, hal ini untuk mencegah timbulnya piutang tak tertagih. Oleh karena dalam pemberian piutang perusahaan hendaknya memperhatikan status debitur dan faktor character, capasity, capital, collateral dan conditional, selain itu dalam pemberian otorisasi piutang hendaknya memperhatikan jumlah piutang yang ada agar meminimalkan jumlah piutang yang tak tertagih. Dimana pengelolan piutang dalam perusahaan membutuhkan ketelitian serta kecermatan dengan menggunakan komputerisasi yang sesuai agar menghasilkan informasi yang akurat dan relevan. Piutang lancar diperkirakan dapat ditagih dalam waktu satu tahun atau dalam satu siklus operasi dan semua piutang lainnya diklasifikasikan sebagai piutang yang tidak lancar. Piutang selanjutnya diklasifikasikan di Neraca sebagai piutang usaha dan piutang yang bukan usaha. Menurut Kieso dan Weygandt (1995 : 415) mendefinisikan piutang usaha sebagai berikut : Piutang usaha adalah jumlah yang terhutang oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang diberikan sebagai bagian dari operasi bisnis yang normal. Piutang bukan dagang timbul dari berbagai transaksi dan dapat berupa janji tertulis baik untuk membayar ataupun mengirimkan. Beberapa contoh piutang bukan dagang menurut Kieso dan Weygandt (1995 : 416) adalah : 1. Uang muka kepada staf dan karyawan 2. Uang muka kepada anak perusahaan

15 20 3. Deposito untuk menutup kemungkinan kerusakan atau kerugian 4. Deposito sebagai jaminan pelaksanaan kerja atau pembayaran 5. Piutang dividen dan bunga 6. Klaim terhadap : a. Perusahaan asuransi untuk kerugian yang dipertanggungkan b. Tergugat dalam perkara hukum c. Lembaga pemerintahan untuk pengembalian pajak d. Perusahaan pengangkutan untuk barang yang rusak atau hilang. e. Kreditor untuk barang yang dikembalikan, rusak atau hilang f. Pelanggan untuk barang-barang yang dapat dikembalikan. Berdasarkan pendapat tersebut dapat diketahui bahwa piutang pada suatu perusahaan bukan hanya berkaitan antara perusahaan dengan pelanggan atau konsumen tetapi juga antara perusahaan dengan karyawan juga terjadi transaksi piutang. E. Peranan Informasi SAP Dalam Pelaporan Piutang Hadirnya EDP akan meningkatkan efisiensi perusahaan, mendukung terciptanya alat bantu untuk pengawasan operasional perusahaan secara elektronik yang dalam pelaksanaannya mendukung keakuratan data piutang. Proses pengolahan data secara elektronis untuk menghasilkan suatu informasi hanya dapat diperoleh melalui suatu alat yang mampu melakukan pembacaan atas data yang bergungsi sebagai input atau masukan yang akan diolah. Dengan EDP bermanfaat bagi perusahaan dalam membantu terlaksananya pengawasan, terutama dalam pengolahan data piutang, dapat dilakukan dengan sistem komputer secara otomatis yang menyimpan data dan kemampuan dapat mengambil keputusan secara akurat yaitu SAP. SAP (System Aplications Processing) merupakan perangkat lunak (software) yang digunakan untuk memproses data sistem, data aplikasi dan data

16 21 produk berdasarkan fungsi organisasinya (modul-modul). Perangkat lunak ini dikembangkan oleh sebuah perusahaan di Waldorf (Jerman), perangkat lunak ini dirancang untuk digunakan pada perusahaan-perusahaan guna meningkatkan performan perusahaan itu sendiri terutama bagian Financial/Accounting, Controlling and Human Resources (HRD), Produksi/Operasi, Logistik, Penjualan dan Distribusi. Software ini berfungsi untuk mendukung dan menyederhanakan proses-proses bisnis dalam suatu perusahaan dengan kemampuan integritas antar proses bisnis. Software SAP ini memiliki beberapa modul aplikasi antara lain : 1. Modul Sale dan distribution (SD) 2. Modul Material Management (MM) 3. Modul Production Planning (PP) 4. Modul Financial / Accounting (FI) 5. Modul Controlling (CO) 6. Modul Fixed Asset Management (AM) 7. Modul Quality Management (QM) 8. Modul Plan Maintenance (PM) 9. Modul Human Resources (HR) 10. Modul Project System (PS) 11. Modul Office and Communication (IS) Modul-modul tersebut terintegrasi satu dengan yang lain sehingga seluruh dokumen yang diperlukan perusahaan dapat disimpan dalam sistem basis data dan selanjutnya dapat dianalisis dalam rangka pengambilan keputusan.

17 22 Untuk dapat menggunakan software ini, setiap pengguna (user) harus masuk melalui password masing-masing setiap pengguna diberikan profile authorization yang dimaksudkan agar semua user hanya dapat melakukan transaksi data dan aplikasi sesuai dengan bidang dan jabatannya. Metode proses data pada SAP (System Aplications Processing) dalam pengolahan data piutang ada 2 cara yaitu : a. Secara kelompok perkelompok (Batch processing) b. Secara satu persatu (On-line processing) Proses data secara perkelompok adalah cara memproses data dimana transaksi piutang yang dikumpulkan sampai saat tertentu untuk kemudian diproses bersama-sama sesuai dengan kategori yang ditetapkan, misalnya berdasarkan waktu jatuh tempo atau berdasarkan nama-nama pelanggan yang mempunyai piutang. Sedangkan yang dimaksud dengan on-line processing adalah : cara memproses data dimana transaksi yang terjadi langsung dimasukkan ke komputer dan sekaligus diproses. Maksudnya data transaksi yang berkaitan dengan piutang baik jumlah piutang, nama pelanggan dan sebagainya secara on-line diproses oleh komputer. Kedua cara proses data pada SAP (System Aplications Processing) tersebut dapat juga dikombinasikan sehingga ada tiga cara (metode) untuk memproses data yaitu : 1. Terminal entry / on-line processing disebut juga on-line real time processing. Dalam cara ini data dimasukkan lewat terminal setiap kali tersedia data dan langsung diproses oleh komputer

18 23 2. Terminal entry / Batch Processing Dalam cara ini data dimasukkan lewat terminal setiap kali tersedia data. Data yang masuk ini tidak langsung diproses tetapi dikumpulkan dulu dalam satu file. Sesudah sampai pada waktunya, file itu akan diproses oleh komputer 3. Batch entry / Batch processing Dalam cara ini data yang ada dikumpulkan dalam suatu kelompok (batch) kemudian pada saat (mix) tertentu data itu dimasukkan ke dalam komputer sekaligus untuk diproses bersama-sama. Ketiga cara proses data di atas bila dirinci lebih lanjut akan nampak seperti uraian berikut ini : Terminal entry / on-line processing yaitu dalam cara ini setiap data yang ada (single transaction) segera dimasukkan ke komputer lewat terminal untuk diproses dengan demikian terminal merupakan alat masukan (input). Disamping itu hasil keluaran (output) dari data / transaksi yang diproses juga akan nampak pada terminal, sehingga terminal itu juga merupakan alat output. Agar transaksi yang dimasukkan, sebelum diproses akan dilakukan pengecekan, validitas, sehingga dapat diketahui jika ada kesalahan. Biasanya bila transaksinya dimasukkan itu tidak valid, maka pesan tentang kesalahan itu akan nampak pada layar monitor. Terminal entry / on-line processing ini dapat dilakukan dengan empat cara yang berbeda sebagai berikut : 1. Transaksi yang dimasukkan ke komputer akan diproses sampai selesai, termasuk up-date (penyesuaian) dalam master file atau data base.

19 24 2. Transaksi yang dimasukkan ke dalam komputer akan diproses bersama dengan menyesuaikan (permanent file) akan disesuaikan (up-date) setiap periode tertentu. 3. Transaksi yang dimasukkan ke komputer akan segera diproses sampai selesai sedangkan proses penyesuaian data reference dilakukan secara periodik. 4. Transaksi (data) yang terjadi akan segera diproses oleh komputer tanpa memerlukan data reference dalam master file atau data base.