BAB II URAIAN TEORITIS. pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan komunikasi interpersonal

Transkripsi

1 8 BAB II URAIAN TEORITIS A. Penelitian Terdahulu Susilowati (2006), meneliti tentang peningkatan kinerja pelayanan melalui pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan komunikasi interpersonal yang efektif pada kantor pelayanan PBB Kabupaten Kuningan. Hasil penelitiannya, antara lain, menyimpulkan bahwa pelaksaan SIM dan komunikasi interpersonal yang efektif memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap peningkatan kinerja pelayanan. Syahputra (2004) meneliti tentang penerapan dan pengembangan sistem informasi manajemen di unit pelayanan terpadu di kota Semarang. Hasil penelitiannya antara lain kualitas pelayanan administrasi di Unit Pelayanan Terpadu Kota Semarang masih belum baik disebabkan pada penerapan Sistem Informasi Manajemen, perancangan sistem belum sepenuhnya melibatkan pengguna dan belum mencakup semua kebutuhan pengguna. Untuk itu pada penerapan Sistem Informasi Manajemen perlu dirancang suatu Sistem Informasi Manajemen yang betul-betul dapat memenuhi semua kebutuhan pengguna dengan selalu melibatkan para pengguna dalam perancangan sistem, agar terbentuk suatu Sistem Informasi Manajemen yang dapat mencakup semua bidang tugas. B. Pengertian Data dan Informasi Pengertian data dan informasi sering dipertukarkan satu dengan yang lainnya, padahal data dan informasi merupakan dua konsep yang berbeda. Data adalah merupakan fakta yang belum tersusun atau angka-angka yang masih perlu

2 9 diolah dalam proses pengambilan keputusan. Data dapat dikatakan merupakan simbol-simbol yang lazim dipergunakan orang. Sedangkan informasi adalah bentuk akhir dan data yaitu data yang telah diolah atau diproses dari bentuk yang tidak bermakna menjadi bermakna, materi mentah menjadi bentuk yang berarti atau nyata dan sesuai dengan nilainya di dalam suatu keputusan yang ada. Menurut Davis (1999:28) informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini atau mendatang. Sedangkan menurut Sutanta (2003:25) Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Hubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan baku dan barang jadi. Hubungan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut: Penyimpanan Data Data Proses Informasi Sumber : Sutanta, (2003:25) Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi

3 10 Proses tranformasi data menjadi informasi meliputi langkah-langkah sebagai berikut: 1. Capturing of data, yaitu pengumpulan data dengan penelitian pemeriksaan keterangan-keterangan yang masih merupakan data atau fakta. 2. Verifying of data, yaitu upaya melihat data yang dikumpulkan benar-benar sesuai dengan kebenaran atau apakah data yang disampaikan tersebut hanya dikarang-karang saja atau benar-benar diperoleh dari lapangan. 3. Classifying of data, aktivitas mengelompokkan data sesuai dengan keinginan yang memerlukannya. 4. Aranging of data/soring, yaitu penyusunan data dengan menempatkan dalam urutan-urutan atau rangkaian khusus disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. 5. Summarizing, yaitu upaya mengakumulasi data dalam bentuk matematika. 6. Calculating if data, adalah perhitungan terhadap data yang diperoleh dengan memberikan nilai kepada data-data tersebut. 7. Storing of data, yaitu penyimpanan data dengan menempatkannya pada alat-alat penyimpanan baik yang berupa daftar kertas, mikro film yang dapat diperoleh kembali bila diperlukan. 8. Retreiving of data, yaitu mengambil keterangan-keterangan dan arsip (storing) bila informasi tersebut masih segar agar dapat dipergunakan sebagai informasi. 9. Reproducing of data, atau menciptakan kembali yaitu memperbanyak informasi yang disimpan dengan maksud dibagikan kepada yang berkepentingan agar tidak hilang masternya.

4 Communicating yaitu mengkomunikasikan informasi kepada sipemakai tersebut atau menyebarkannya kepada yang membutuhkan. Syarat-syarat tentang informasi yang baik adalah: a. Ketersediaan (availability) Syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu seniri. Informasi harus dapat diperoleh (accessible) bagi orang yang memanfaatkannya. b. Mudah dipahami (comprehensibility) Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen. c. Relevan Dalam konteks organisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi. d. Bermanfaat Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat bagi organisasi. Karena informasi juga harus dapat tersaji kedalam bentukbentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan. e. Tepat waktu Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama sangat penting pada asaat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak membuat keputusan-keputusan.

5 12 f. Keandalan (reability) Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalakan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikannya. g. Akurat Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya. h. Konsisten Informasi tidak boleh mengandung kontrandiksi di dalam penyajiannya karena konsistensi merupakan syarat yang penting bagi dasar pengambilan keputusan. Sistem informasi sebagai suatu sistem tidak terlepas dari konsep itu sendiri. Pengertian sistem adalah sebagai suatu keseluruhan aneka komponen atau bagian-bagian yang saling berinteraksi sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai sasaran tertentu. Menurut Davis (1999:68), sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Menurut Sutanta (2003:25), sistem secara umum dapat didefenisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan elemen atau sub sistem yang saling bekerjasama atau yang saling dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan. Adapun pengertian Sistem Informasi menurut O'Brien (2005:17), kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware,software, jaringan

6 13 komunikasi,dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi dapat diartikan sebagai sekumpulan unsur atau elemen seperti manusia, sarana, metode atau proses yang berfungsi bersama-sama dan saling bergantung satu sama lain sebagai suatu kesatuan berdasarkan kaidah-kaidah yang telah disetujui bersama untuk mencapai tujuan bersama. Sebagai sebuah sistem, maka sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi serta mengeluarkan hasilnya. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan sistem pengolahan informasi, tetapi juga untuk penerapan pengolahan informasi secara tersendiri. Dari uraian diatas disimpulkan bahwa sistem informasi adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan data kepada setiap yang memerlukannya baik data yang bersifat intern maupun ekstern digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pembinaan suatu sistem informasi intern dalam suatu organisasi mencakup 4 (empat) bidang kegiatan. yaitu: a. Pembuatan laporan. b. Sirkulasi laporan c. Penyimpanan laporan d. Pengambilan kembali laporan untuk digunakan dalam melaksanakan tindak lanjut e. lainnya.

7 14 a. Pembuatan Laporan Pembuatan laporan yang terlalu banyak akan dapat mengakibatkan laporan laporan itu sendiri tidak dibaca dan menjadi tidak berguna. Hal ini disebabkan karena mungkin laporan itu telah lama berlalu, laporan dibuat saat dibutuhkan, kurangnya pengarahan dan pengawasan dalam membuat laporan, atau waktu membuat laporan terlalu singkat Adapun ciri-ciri suatu laporan yang baik adalah: 1. Laporan tersusun rapi a. Disusun dengan kerjasama antara petugas-petugas teknis dengan petugas-petugas operasional b. Disusun dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami. c. Mengandung semua yang dibutuhkan dalam menghadapi situasi tertentu. d. Data yang dikandung didalamnya harus bersifat up to date dan lengkap, serta, dapat dipercaya. e. Mudah diinterprestasikan oleh pihak lain yang tidak turut serta dalam menyusun laporan. 2. Berisikan alat visualisasi. a. Mudah digunakan pimpinan organisasi dalam proses pengambilan keputusan. b. Tepat waktu dalam menyampaikan pada yang memerlukannya. b. Sirkulasi Laporan Dalam menyusun sirkulasi laporan supaya dapat dimanfaatkan dengan baik maka laporan hendaknya diberikan kepada pihak yang membutuhkan laporan

8 15 tersebut, seperti para pejabat yang ikut dalam proses pengambilan keputusan, pihak-pihak yang menjadi pelaksana, dari keputusan yang akan diambil serta pihak luar seperti pihak pemerintah dan para pemegang saham. c. Penyimpanan laporan Berdasarkan kegunaan informasi bagi suatu organisasi, maka penyimpanan informasi sangat diperlukan, karena sewaktu-waktu mungkin kita membutuhkan laporan yang dibuat pada periode tahun lalu. Untuk informasi dibedakan atas 4 (empat) golongan utama, yaitu: 1. Informasi yang disimpan selama-lamanya. seperti informasi yang menyangkut status informasi. 2. Informasi yang disimpan dalam jangka waktu, yang panjang, seperti informasi mengenai pegawai disimpan untuk jangka waktu 50 tahun setelah pegawai tersebut berhenti. 3. Informasi yang disimpan dalam waktu sementara, seperti dokumen yang hanya sekali dipakai dan pengaruhnya terhadap kegiatan organisasi hanya bersifat sementara. 4. Informasi yang segera dapat dilupakan, seperti undangan rapat yang jika rapat telah selesai tidak berguna lagi. Suatu informasi berguna apabila informasi tersebut dipergunakan sebagai bahan untuk mempermudah pengambilan keputusan. Efektifitas pengambilan keputusan tergantung dari cepat tidaknya informasi yang diperlukan dapat diambil dari tempat penyimpanannya dengan baik. Oleh karena itu, orang yang

9 16 bertanggung jawab atas penyimpanan informasi harus mengetahui informasi apa yang dibutuhkan dan untuk maksud apa informasi itu. Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa proses arus informasi yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan, klasifikasi. penyimpanan dan pengambilan kembali dari tempat penyimpanannya adalah suatu proses yang saling mempengaruhi antara satu dengan yang lainnya dalam proses yang sama. C. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem terpadu guna mendukung fungsi operasional manajemen yang berorientasi kepada upaya pengumpulan data, pengolahan data,analisa dan evaluasi data,untuk menyajikan yakni ke dalam bentuk informasi yang dapat bernilal bagi yang menerimanya dan akhirnya pada pengambilan keputusan. Pengertian sistem informasi manajemen kini sudah semakin popular di kalangan para mahasiswa, para manajer maupun usahawan dan sebagainya, yaitu sebagai suatu sistem koordinasi yang mempersatukan sumber daya manusia dengan mesin-mesin dan peralatan teknologi canggih ke dalam suatu bentuk sistem kerja yang membawa hasil berupa efisiensi kerja. Dalam hal ini perangkat komputer bermanfaat untuk tugas-tugas semacam ini, tetapi sebuah sistem infomasi manajemen melaksanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Davis (1999:3) memberikan definisi sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan

10 17 informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sejalan dengan definisi Davis ini, Mc Leod (seperti yang dikutip Oetomo, (2002: 168) memberikan definisi sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa. Gagasan sistem informasi manajemen tersebut membawa sistem informasi kepada fungsi jauh di atas tingkat operasional semata, yaitu mengarah ke sebuah sistem yang memberikan sumber daya informasi guna mendukung bidang keputusan dan perencanaan manajemen. Davis (1999:3) menjelaskan bahwa Sistem informasi manajemen sebagai struktur piramida dimana lapisan paling bawah meliputi informasi bagi para proses transaksi, pemeriksaan mengenai strategi lain-lain; tahap berikutnya meliputi informasi untuk menunjang informasi manajemen sehari-hari tahap ketiga meliputi sumber sistem informasi untuk mendukung perencanaan taktis dan pengambilan keputusan bagi pengawasan dan tahap puncak meliputi sumber guna penunjang perencanaan dan pengambilan kebijakan oleh tahap manajemen yang lebih tinggi. Berdasarkan pengertian yang telah diuraikan, sistem informasi manajemen dapat digambarkan sebagai berikut:

11 18 I II III IV Sumber : (Davis, 1999 : 3) Gambar 2.2 Bangunan Piramida Bangunan piramida pada lapisan dasar terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status dan sebagainya. Lapisan berikut terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung informasi manajemen sehanhan. Lapisan ketiga terdiri dan sumber daya informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk mengendalikan manajemen dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijaksanaan oleh puncak manajer. Kerangka gagasan suatu sistem informasi manajemen dapat disimpulkan sebagai suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan juga mengolah, menganalisa dan mengomunikasikan informasi serta decision making yang relevan baik kepada pihak luar perusahaan (seperti kantor, pajak, inventor, kreditur dan sebagainya) maupun kepada pihak intern terutama manajemen perusahaan. Gagasan sistem informasi manajemen tersebut membawa sistem informasi kepada fungsi yang jauh di atas tingkat operasional semata, tetapi mengarah ke

12 19 sebuah sistem yang memberikan sumber daya informasi guna mendukung bidangbidang keputusan dan perencanaan manajemen. Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer mengandung unsur-unsur sebagai berikut: 1. Manusia Setiap sistem informasi manajemen yang berbasis komputer harus memperhatikan unsur manusia supaya sistem yang diciptakan bermanfaat. Hendaknya diingat bahwa manusia merupakan penentu dari keberhasilan suatu sistem informasi manajemen dan manusialah yang akan memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen. Unsur manusia dalam hal ini adalah para staff komputer profesional dan para pemakai (computer users) 2. Perangkat Keras (Hardware) Istilah perangkat keras menunjuk kepada perkakas mesin. Karena itu perangkat keras terdiri dari komputer itu sendiri yang terkadang disebut sebagai central processing unit (CPU) beserta semua perangkat pendukungnya. Perangkat pendukung yang dimaksud adalah perkakas keluaran (output devices), perkakas peyimpanan (memori), dan perkakas komunikasi. 3. Perangkat lunak (software) Istilah perangkat lunak menunjuk kepada program-program komputer beserta petunjuk-petunjuk (manual) pendukungnya. Yang disebut program komputer adalah instruksi-instruksi yang dapat dibaca oleh mesin yang memerintahkan bagian-bagian dari perangkat keras sistem informasi manajemen berbasis komputer untuk berfungsi sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi

13 20 yang bermanfaat dari data yang tersedia. Program komputer biasanya disimpan dalam medium input/output, misalnya disket atau compact disk, untuk selanjutnya dipakai oleh komputer dalam fungsi pengolahannya. 4. Data Data adalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat. Data inilah yang akan dipisahkan, dimodifikasi, atau diperbaharui oleh program-program supaya dapat menjaid informasi tersebut. Sebagaimana halnya program-program komputer, data biasasanya disimpan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin sehingga setiap mesin komputer dapat mengolahnya. 5. Prosedur Prosedur adalah peraturan-peraturan yang menentukan operasi komputer. Misalnya saja peraturan bahwa setiap permintaan belanja barang di suatu instansi harus tercatat di dalam basis data komputer, atau peraturan bahwa setiap akses operastor komputer kepada pengolah induk harus dilaporkan waktu dan otoritasnya. D. Pemanfaatan Komputer Sebagai Salah Satu Alat Dalam Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisasi, jugs memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusannya. Gagasan sebuah sistem informasi yang demikian itu

14 21 telah ada sebelum munculnya perangkat komputer, namun komputer membuat gagasan tersebut menjadi kenyataan. Sistem Informasi Manajemen mengandung pokok-pokok elemen seperti perangkat keras komputer, perangkat lunak (aplikasi, terapan dan sistem umum), data base, prosedur dan petugas pengoperasian. Sistem informasi berdasarkan komputer diharapkan dapat mengurangi biaya sekaligus meningkatkan kemampuan dan prestasi sistem. informasi. Komputer dapat dianggap sebagai piranti elektronik yang sistem kerjanya pada hakikatnya sesuai dengan proses berlangsungnya sistem informasi manajemen. yang meliputi kegiatan-kegiatan: 1. Pengumpulan data (in-put) 2. Pengolahan data (Processing) 3. Penyajian informasi hasil pengolahan (out-put) Sistem tersebut menjelaskankan adanya hubungan umpan balik dengan kedua elemen, yaitu input dan output. Input berupa data yang dimasukan melalui alat input (seperti: keybord atau unit kerja) yang akan diproses dengan metodemetode tertentu dan akan menghasilkan output berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan (report) atau solusi dari proses yang telah dijalankan (Herlambang dan Tanuwijaya, 2005: 47). Komputer adalah suatu rangkaian peralatan-peralatan dan fasititas yang bekerja secara elektronis, bekerja di bawah kontrol suatu operatif sistem, melaksanakan yang disebut dengan program dan mempuyai internal storage/main memory yang dipergunakan untuk menyimpan operating system serta program dan data yang diolah. Pengolahan data dengan sistem komputer memerlukan

15 22 prosedur yang disebut dengan "sequential processing" atau "batch processing system". Adapun pengolahan data tersebut terdiri dari: a. Tahap pembersihan data b. Tahap penyortiran atau penyusunan data c. Tahap penyimpanan data d. Tahap pembuatan informasi Pengolahan data dengan mengunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) adalah merupakan salah satu penyediaan lingkungan teknologi dalam mendukung sistem informasi yang modern. Suatu sistem informasi manajemen yang dikomputerisasikan akan memberikan manfaat antara, lain: 1. Kecepatan pengolahan yang tinggi 2. Kemampuan yang lebih dalam perhitungan dan analisa karena menggunakan pendekatan matematis. 3. Tersedianya informasi yang baru dan informasi yang semakin baik karena informasi yang dihasilkan lebih akurat dan tepat waktunya. 4. Kekuatan ingatan yang besar. 5. Ketelitian yang sangat tinggi sehingga kesalahan yang selalu dilakukan manusia dapat dihindari. 6. Pengambilan keputusan manajemen dapat dilakukan dengan baik karena lebih banyaknya informasi dan analisa. keputusan. Sistem komputerasi dapat dibagi 3 (tiga) yaitu: a. Komputerisasi terpusat, yaitu sistem komputer yang mempunyai sebuah komputer utama yang melayani komputer yang lain yang lebih rendah

16 23 tingkatnya. Komputer jenis ini merupakan komputer yang umum digunakan dipusat pengolahan data yang sangat besar. b. Komputerisasi tersebar, yaitu sistem komputer yang terdiri dari suatu komputer atau lebih yang berada pada tingkat yang sama. Sistem ini dihubungkan dengan suatu komputer yang utama, akan tetapi kedudukan komputer utarna tersebut setingkat dengan komputer lainnya. c. Komputerisasi terpisah, yaitu penggunaan satu komputer atau lebih yang saling dihubungkan secara elektronik. Salah satu dari jenis ini sekarang banyak dipakai adalah yang biasa dikenal sebagai Personal Computer atau PC atau komputer pribadi. Komputer hanyalah alat yang dapat membantu organisasi dalam memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi. Berhasil tidaknya proses komputerisasi sangat tergantung pada manusia yang merupakan unsur terpenting yang menjalankan kegiatan organisasi itu sendiri. E. Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam Kegiatan Perusahaan Kunci dari keberhasilan bisnis saat ini adalah sistem informasi manajemen. Oleh karena itu, kita harus mengetahui sejauh mana sistem informasi mendukung manajemen kegiatan informasi dalam pengambilan keputusan.faktorfaktor yang harus memperoleh perhatian dalam aspek ini adalah : 1. Sistem informasi, ini adalah faktor yang paling cepat dideteksi, yaitu dari kemampuan dan kecepatan perusahan menyediakan (memberikan) laporan keuangan kepada bank, laporan keuangan harus mencerminkan keadaan sebenarnya. Bila suatu perusahaan mengunakan jasa akuntan publik, umumnya sistem akuntansi telah cukup bagus.

17 24 2. Kecepatan dan ketetapan penyampaian data. Misalnya mengenai laporan piutang dagang, laporan utang dagang, dan lain-lain. Informasi ini dapat dipergunakan untuk mengecek kebenaran sistem akuntansi diatas. Bila perusahaan dapat menyampaikan data pendukung dengan cepat, itu menunjukkan sistem yang telah cukup bagus. 3. Fleksibilitas penyediaan data sesuai permintaan. Setiap laporan haruslah berguna dalam mendukung pengambilan keputusan. Karena keputusan yang diambil amat bervariasi, maka sistem informasi juga harus cukup fleksibel untuk mendukung kebutuhan yang bervariasi tersebut.