BAB III PROSEDUR PELAKSANAAN

Transkripsi

1 BAB III PROSEDUR PELAKSANAAN 3.1 Proses Pelaksanaan Umum Proses pelaksanaan kerja dalam Biro Sekretariat Universitas dan Humas Mercu Buana dilakukan berdasarkan posisi masing-masing staff humas. Dimulai dari pra acara, dengan menyediakan tempat dan waktu untuk kegiatan acara, penyiapan personil yang akan bertugas pada suatu acara, persiapan bahan pidato atau sambutan hingga persiapan acara berakhir. Proses kerja diawali dengan disetujuinya acara yang berlangsung yang melibatkan staff Humas oleh Ibu Irmulan Sati. T SH, M.Si selaku Kepala Biro SU & Humas. Kemudian penyiapan tempat, waktu, rundown acara, pembawa acara, daftar tamu hingga jumlah peserta suatu acara dilakukan oleh ibu Mutiata Permata,S.Ikom sebagai protokoler. Adapun kebutuhan grafis seperti media promosi dan informasi yang dilakukan oleh ibu Iis Sholihat, S.Ds sebagai staff desainer grafis pada pra acara. Kemudian persiapan pidato atau sambutan dan hal lainnya yang berkenaan dengan pejabat Universitas Mercu Buana dalam suatu acara dipersiapkan oleh Ibu Noviana Pakasi, S.Ikom dan Ibu Johana, M.Ikom sebagai kepala bagian yang bertugas memimpin dan mengawasi acara yang sedang berlangsung. Proses pelaksanaan dokumentasi foto acara dilakukan oleh bapak jemangat sebagai staff fotografer. Liputan acara oleh bapak Priyo Wahyudi, S.Ikom yang kemudian dilanjutkan dengan penerbitan berita pada website Mercu Buana yang dilakukan oleh bapak Fauzi Nur Iman, S.Kom sebagai web designer sekaligus operator website Universitas. Kemudian selanjutkan oleh Ibu Citra Sentosa, S.Ikom untuk peliputan yang akan dimasukan kedalam media koran. 16

2 3.2 Proses Pelaksanaan Kreatif 1. Jabatan : Kepala Biro 2. Bertanggung Jawab : Mengelola strategi komunikasi kehumasan dan sekretariat universitas 3. Nama : Irmulan Sati. T, SH, MSi Mengelola strategi komunikasi kehumasan, yang meliputi kegiatan media relations, community relations, employee relations, consumer relations, government relations, pengelolaan media, manajemen isu dan opini publik, pengelolaan konten dan publikasi kelembagaan sekaligus kegiatan sekretariat universitas dalam upaya mendukung terbentuknya reputasi lembaga 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan seluruh unit yang terkait, sekaligus mengelola, mengatur, memonitor dan mengarahkan semua anggota tim biro untuk memastikan terselenggaranya dukungan program serta penugasan sdm pada program universitas, fakultas dan unit sesuai spirit service excellence b. Mendukung kelancaran program biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, termasuk program khusus sesuai arahan Rektor, Wakil Rektor serta program yang dirancang oleh Yayasan Menara Bhakti, YKCB dan yayasan yang didirikan Alm Bapak HM Soeharto c. Melakukan monitoring progres dan memberikan evaluasi kinerja anggota tim biro yang berhubungan langsung dengan kehumasan dan sekretariat universitas d. Bertanggungjawab atas program biro kepada Rektor dan bertanggungjawab atas bidang keuangan kepada Wakil Rektor Pengembangan dan Sumber Daya 17

3 e. Membuat laporan perkembangan program kehumasan dan sekretariat universitas setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Rektor dan Pusat Jaminan Mutu a. Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat adalah lulusan S1 Ilmu Komunikasi dan S2 Ilmu Komunikasi atau lulusan S1 dan S2 semua program studi dengan pengalaman kerja di bidang kehumasan, minimal 6 tahun asing, update terhadap perkembangan industri terkait dan aspek pengelolaan program kehumasan perguruan tinggi secara strategis c. Memiliki skill human relations yang baik d. Memiliki kemampuan memimpin / leadership, coaching, mentoring tim / kelompok / anggota dibawah kepemimpinannya e. Mampu berfikir konsepsional dan strategis f. Memiliki kompetensi menulis (writing skill), public speaking, event organizing dan research skill yang memadai 1. Jabatan : Staf Front Office dan Operator 2. Bertanggung Jawab : Mengelola dokumentasi, pelayanan informasi dan kesekretariatan 3. Nama : 1. Nina Zatina, S.Ikom 2. Reni, S.Ikom Mengelola aktivitas dokumentasi data rektorat, melakukan pelayanan informasi baik dari sisi surat menyurat, berkas rapat, pertemuan, telephone serta mendukung fungsi pelayanan kesekretariatan untuk Wakil Rektor dan Direktur Sumber Daya, sekaligus mengatur alur informasi masuk dan keluar melalui telephone, serta fungsi 18

4 kesekretariatan yang meliputi penyebarluasan surat menyurat dan menghandel tamu yang bertujuan ke Rektor, Wakil Rektor dan Direktur Sumber Daya 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan kehumasan untuk memastikan terselenggaranya dukungan pelayanan informasi, dokumentasi data dan fungsi kesekretariatan Wakil Rektor dan Direktur Sumber Daya b. Mendukung kelancaran program biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi program wisuda dan event event universitas c. Bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat d. Membuat laporan kegiatan pelayanan informasi dan kesekretariatan setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Staf Front Office dan Operator adalah lulusan S1 Komunikasi / S1 program studi lainnya / D3 Manajemen / D3 Sekretaris dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun asing, update terhadap perkembangan industri terkait c. Memiliki skill human relations yang baik d. Mampu menerapkan pelayanan informasi berbasis fungsi service excellence e. Memiliki kemampuan pelayanan administrasi dan kesekretariatan 19

5 1. Jabatan : Staf Sekretaris Rektorat 2. Bertanggung Jawab : Mengelola agenda rektorat dan jadwal Wakil Rektor 3. Nama : Riris, A.Md Mengelola aktivitas, agenda rektorat dan jadwal Wakil Rektor, dalam mendukung terselenggaranya program universitas, baik dalam rapat yayasan, rapat pimpinan, koordinasi antara fakultas dan unit, baik secara tertulis, lisan dan bermedia, sekaligus mengelola data, dokumen terkait agenda rektorat dan wakil rektor 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan bagian kehumasan dan unit lain untuk memastikan terselenggaranya dukungan program serta penugasan sdm pada program universitas b. Mendukung kelancaran program biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi mendukung program wisuda dan yayasan c. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat d. Membuat laporan perkembangan program setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Staf Sekretaris Rektorat adalah lulusan S1 Manajemen / D3 Perkantoran / D3 Manajemen atau program studi lain dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun 20

6 asing, update terhadap pengelolaan administrasi perkantoran c. Memiliki human relations dan communication skill yang baik d. Memiliki kemampuan surat menyurat, filling dokumen dan event organizing e. Mampu menerapkan fungsi Service Excellence secara proporsional 1. Jabatan : Staf Sekretaris Rektor 2. Bertanggung Jawab : Mengelola jadwal dan agenda Rektor 3. Nama : Lia Risna Amalia, SE Mengelola agenda, jadwal, kegiatan Rektor dan aktivitas pendukungnya yang berkaitan dengan administrasi, surat menyurat, materi presentasi, protokoler dan program lainnya terkait baik di universitas, fakultas, unit dan yayasan 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan bagian kehumasan dan unit terkait untuk memastikan terselenggaranya dukungan program serta penugasan dari Rektor berjalan dengan baik b. Mendukung kelancaran program biro, jika diperlukan pada kondisi di luar job discription utama, meliputi program wisuda, agenda yayasan maupun program lainnya c. Bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat d. Membuat laporan kegiatan setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat 21

7 a. Staf Sekretaris Rektor adalah lulusan S1 semua program studi / D3 Sekretrais / D3 Manajemen dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun asing, update terhadap perkembangan administrasi organisasi c. Memiliki human relations skill dan communication skill yang baik d. Memiliki kemampuan administratif perkantoran dan surat menyurat e. Mampu menerapkan prinsip Service Excellence untuk semua stakeholder 1. Jabatan : Kepala Bagian Hubungan Masyarakat 2. Bertanggung Jawab : Mengelola komunikasi eksternal dengan pemerintah (government relations) 3. Nama : Cornelia Johana Dacosta, S.Ikom, M.Ikom a. Mengelola strategi komunikasi eksternal universitas khususnya untuk hubungan dan event pemerintah, baik di wilayah, provinsi maupun pusat / kementerian, sekaligus mengatur protokoler kunjungan pemerintah dan agenda khusus UMB yang melibatkan pemerintah b. Mengelola program kehumasan secara strategis dengan melibatkan seluruh stakeholder organisasi, baik internal dan eksternal c. Mengelola, mengkoordinir dan monitoring tugas tugas unit sekretariat universitas yang terdiri dari sekretaris rektor, sekretaris rektorat, front office dan operator 22

8 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan fotografer, web admin, dokumentasi audiovisual, desainer grafis, event media, bagian kehumasan dan unit lain untuk memastikan terselenggaranya dukungan program serta penugasan sdm pada program fakultas dan unit b. Mendukung kelancaran program biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi program wisuda, program khusus sesuai arahan Rektor, Wakil Rektor serta program yang dirancang oleh Yayasan Menara Bhakti, YKCB dan yayasan yang didirikan Alm Bapak HM Soeharto c. Melakukan monitoring progres dan memberikan evaluasi kinerja anggota tim biro yang berhubungan langsung dengan bagian kehumasan dan secretariat universitas d. Bertanggungjawab kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat e. Membuat laporan perkembangan kegiatan kehumasan setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Kepala Bagian Hubungan Masyarakat adalah lulusan S1 Ilmu Komunikasi dan S2 Ilmu Komunikasi atau lulusan S1 dan S2 semua program studi atau S1 semua program studi dengan pengalaman kerja di bidang kehumasan minimal 6 tahun asing, update terhadap perkembangan industri terkait, pengelolaan dan manajemen perguruan tinggi c. Memiliki skill human relations yang baik 23

9 d. Memiliki kemampuan memimpin / leadership, coaching, mentoring tim / kelompok / anggota dibawah kepemimpinannya e. Mampu berfikir konsepsional dan strategis f. Memiliki kompetensi managerial dan public speaking yang memadai 1. Jabatan : Staf Hubungan dan Event Media (Media Relations Officer) 2. Bertanggung Jawab : Mengelola hubungan dan program dengan media massa 3. Nama : Citra Sentosa, S.Ikom a. Mengelola aktivitas hubungan baik dan pengaturan event dengan media massa regional, nasional dan internasional, sekaligus program pendukung lainnya yang bersifat publikasi universitas, fakultas dan unit yang memiliki prestasi b. Mengelola event event khusus universitas dan fakultas yang membutuhkan publikasi media massa c. Mengatur kegiatan kerjasama dengan pemerintah, kegiatan sponsorship program biro yang melibatkan murid sekolah (SD, SMP dan SMA) serta mengelola kegiatan mahasiswa yang bernilai publikasi baik di dalam maupun di luar negeri d. Mengelola konten berita untuk kebutuhan publikasi humas yang meliputi press release, advertorial dan portofolio universitas e. Mengatur penugasan sdm reporter dalam meliput berita program fakultas, unit maupun program khusus 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan fotografer, dokumentasi audiovisual, desainer grafis, bagian pemberitaan, bagian kehumasan dan unit lain untuk memastikan terselenggaranya dukungan program serta penugasan sdm pada program universitas, fakultas dan unit 24

10 b. Mendukung kelancaran program biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi program wisuda, program fakultas, unit, government relations, sponsorship, kegiatan lomba dan kunjungan perusahaan untuk mahasiswa c. Bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Pemberitaan serta kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat d. Membuat laporan perkembangan program hubungan media massa setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Staf Hubungan dan Event Media adalah lulusan S1 Komunikasi dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun asing, update terhadap perkembangan industri terkait, serta pengelolaan program hubungan antara media massa dan perguruan tinggi c. Memiliki skill human relations yang baik d. Memiliki kemampuan penulisan PR (writing skill) dan event organizing 1. Jabatan : Kepala Bagian Pemberitaan 2. Bertanggung Jawab : Mengelola publikasi internal eksternal lembaga 3. Nama : Riko Noviantoro, S.Sos a. Mengelola strategi publikasi dan komunikasi eksternal khususnya untuk media massa regional, nasional dan internasional, sekaligus 25

11 merancang program hubungan baik dan event media massa, yang berkaitan langsung dalam upaya mendukung reputasi lembaga b. Mengelola konten berita untuk kebutuhan publikasi humas yang meliputi newsletter wisuda UMB News, publikasi konten berita di website UMB, materi free magazine UPDATE, advertorial di media massa, pidato Rektor pada acara acara tertentu, arahan Rektor di website, monitoring kalender tahunan UMB serta publikasi lainnya c. Mengatur tematik, pemilihan konten sekaligus penugasan sdm reporter, fotografer, dokumentasi audiovisual dalam meliput berita program universitas, fakultas, unit maupun program khusus, sekaligus monitoring publikasi konten di website UMB dan media sosial 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan fotografer, web admin, dokumentasi audiovisual, desainer grafis, event media, bagian kehumasan dan unit lain untuk memastikan terselenggaranya dukungan program serta penugasan sdm pada program fakultas dan unit b. Mendukung kelancaran program biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi program wisuda, program khusus sesuai arahan Rektor, Wakil Rektor serta program yang dirancang oleh Yayasan Menara Bhakti, YKCB dan yayasan yang didirikan Alm Bapak HM Soeharto c. Melakukan monitoring progres dan memberikan evaluasi kinerja anggota tim biro yang berhubungan langsung dengan bagian pemberitaan d. Bertanggungjawab kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat 26

12 e. Membuat laporan perkembangan pemberitaan, media monitoring dan analisa trend pemberitaan setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Kepala Bagian Pemberitaan adalah lulusan S1 Ilmu Komunikasi dan S2 Ilmu Komunikasi atau lulusan S1 dan S2 semua program studi atau S1 semua program studi dengan pengalaman kerja di bidang kehumasan, pengelolaan pemberitaan dan publikasi minimal 6 tahun asing, update terhadap perkembangan industri terkait dan aspek pengelolaan program perguruan tinggi c. Memiliki skill human relations yang baik d. Memiliki kemampuan memimpin / leadership, coaching, mentoring tim / kelompok / anggota dibawah kepemimpinannya e. Mampu berfikir konsepsional dan strategis f. Memiliki kompetensi menulis (writing skill) dan public speaking yang memadai 1. Jabatan : Staf Protokoler 2. Bertanggung Jawab : Mengelola protokoler fakultas dan unit 3. Nama : Priyo Wahyudi, S.Sos a. Mengelola aktivitas protokoler dan MC program, dari mulai menyusun rundown, quecard, mengatur pembagian cinderamata, mengatur peliputan dan penugasan sdm terkait, baik untuk program fakultas, unit maupun program khusus 27

13 b. Mengelola konten berita untuk kebutuhan publikasi humas yang meliputi newsletter wisuda UMB News dan publikasi konten berita di website c. Mengatur penugasan sdm reporter dalam meliput berita program fakultas, unit maupun program khusus, sekaligus mengelola acara guna mendukung terciptanya jiwa korsa UMB yang meliputi upacara peringatan hari besar nasional, hari besar keagamaan dan mengelola kotib ibadah Jumat di Masjid Manarul Amal satu kali dalam satu bulan 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan fotografer, web admin, dokumentasi audiovisual, desainer grafis, bagian kehumasan dan unit lain untuk memastikan terselenggaranya dukungan program serta penugasan sdm pada program fakultas dan unit b. Mendukung kelancaran program biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi program wisuda dan government relations c. Bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat d. Membuat laporan perkembangan protokoler dan program fakultas dan unit setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Staf Protokoler adalah lulusan S1 Komunikasi dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun 28

14 asing, update terhadap perkembangan industri terkait dan aspek pengelolaan program perguruan tinggi c. Memiliki skill human relations yang baik d. Memiliki kemampuan public speaking dan penulisan PR (writing skill) 1. Jabatan : Staf Protokoler 2. Bertanggung Jawab : Mengelola protokoler universitas 3. Nama : Mutiara Permata, S.Ikom a. Mengelola aktivitas protokoler dan MC program, dari mulai menyusun rundown, quecard, mengatur pembagian cinderamata, mengatur peliputan dan penugasan sdm terkait, baik untuk program universitas maupun program khusus b. Mengelola konten berita untuk kebutuhan publikasi humas yang meliputi newsletter wisuda UMB News dan publikasi konten berita di website c. Mengatur penugasan sdm reporter dalam meliput berita program universitas 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan fotografer, web admin, dokumentasi audiovisual, desainer grafis dan bagian kehumasan untuk memastikan terselenggaranya dukungan program serta penugasan sdm pada program universitas b. Mendukung kelancaran program biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi kegiatan dan program wisuda, agenda Yayasan Menara Bhakti, YKCB dan yayasan yayasan yang didirikan oleh Alm Bapak HM Soeharto, baik dari sisi sdm, anggaran dan dukungan program, serta tugas tugas khusus dari Rektor dan Wakil Rektor c. Bertanggungjawab kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat 29

15 d. Membuat laporan perkembangan protokoler dan program universitas setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Staf Protokoler adalah lulusan S1 Komunikasi dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun asing, update terhadap perkembangan industri terkait dan aspek pengelolaan program perguruan tinggi c. Memiliki skill human relations yang baik d. Memiliki kemampuan public speaking dan penulisan PR (writing skill) 1. Jabatan : Staf Customer Care 2. Bertanggung Jawab : Mengelola customer care dan keuangan internal biro 3. Nama : Silvia A Rahman, SE a. Mengelola aktivitas customer care / menangani keluhan pelanggan (mahasiswa, dosen dan karyawan) baik secara tertulis maupun online melalui website untuk dapat disampaikan kepada unit yang terkomplain, dengan objek komplain infrastruktur dan suprastruktur (sarana dan prasarana) di lingkungan Universitas Mercu Buana (kampus Menteng, Meruya dan Bekasi) b. Mengatur arsip dan inventaris biro c. Mengelola rencana anggaran belanja serta mekanisme keuangan program biro baik yang rutin dan non rutin 30

16 d. Mengelola proses dan pelaksanaan program biro (Festival UMB, program Santunan Ramadhan sebagai bagian dari community relations UMB), serta mendukung kebutuhan program universitas, fakultas dan unit. 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan protokoler dan bagian kehumasan untuk memastikan terselenggaranya dukungan program serta penugasan sdm baik di biro, universitas, fakultas dan unit b. Mendukung kelancaran program biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi kegiatan dan program wisuda, agenda Yayasan Menara Bhakti, YKCB dan yayasan yayasan yang didirikan oleh Alm Bapak HM Soeharto, baik dari sisi sdm, anggaran dan dukungan program, serta tugas tugas khusus dari Rektor dan Wakil Rektor c. Bertanggungjawab kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat d. Membuat laporan kerja, perkembangan customer care dan keuangan biro setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Staf Customer care adalah lulusan S1 Akuntansi / S1 Manajemen dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun asing, update terhadap perkembangan industri terkait dan aspek pengelolaan anggaran c. Memiliki skill human relations yang baik 31

17 1. Jabatan : Staf Dokumentasi 2. Bertangung Jawab : Mengelola Dokumentasi dan Data Audiovisual 3. Nama : Noviana, S.Ikom Mengelola seluruh liputan dan dokumentasi melalui media audio visual, dari mulai proses pengambilan gambar, recording, editing dan mendistribusikan untuk kebutuhan unit terkait maupun dalam bentuk publikasi audiovisual di website, media sosial, media massa maupun mendukung kegiatan publikasi universitas dan unit terkait 5. Wewenang dan Tanggung jawab: a. Berkoordinasi dengan desainer grafis, protokoler, fotografer, web admin dan bidang pemberitaan untuk memastikan konten publikasi media audiovisual sesuai dengan kebutuhan penugasan yang terkait program universitas dan unit b. Mendukung kelancaran program Biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi kegiatan dokumentasi audiovisual dan foto untuk tugas tugas khusus dari Rektor dan Wakil Rektor, membuat materi presentasi pidato Rektor saat wisuda, rapat yayasan, rapat Memo Koordinasi Program dan pidato awal tahun c. Bertanggung jawab kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat d. Membuat laporan kerja dan perkembangan bidang dokumentasi audiovisual setiap enam bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Staf Dokumentasi Audiovisual adalah lulusan S1 Ilmu Komunikasi dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun, atau lulusan D3 Broadcasting dengan pengalaman kerja minimal 4 tahun asing, berjiwa inovatif dan update terhadap perkembangan industri terkait dan teknologi informasi yang berkaitan dengan dokumentasi dan audiovisual 32

18 1. Jabatan : Staf Dokumentasi 2. Bertangung Jawab : Mengelola Dokumentasi dan Fotografi 3. Nama : Jemangat Mengelola dokumentasi foto seluruh kegiatan universitas, fakultas dan unit, serta mengaplikasikan materi foto untuk kebutuhan publikasi di website UMB, media sosial, media luar ruang, publikasi indoor, media cetak maupun untuk kebutuhan publikasi di media massa, sekaligus bertugas untuk mendistribusikan materi foto yang sudah didesain atau diedit baik secara langsung atau tidak langsung ke unit terkait, dapat melalui drive Google humas UMB, compact disc, album kolase dan kolase berpigura 5. Wewenang dan Tanggung Jawab : a. Berkoordinasi dengan desainer grafis, protokoler, web admin dan bidang pemberitaan untuk memastikan konten publikasi sesuai dengan kebutuhan, sekaligus penugasan yang terkait program universitas dan unit b. Mendukung kelancaran program Biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi kegiatan dokumentasi dan foto untuk tugas tugas khusus dari Rektor dan Wakil Rektor c. Bertanggungjawab kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat d. Membuat laporan kerja dan perkembangan bidang dokumentasi dan fotografi setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Staf dokumenasi foto adalah lulusan S1 Ilmu Komunikasi dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun, atau lulusan D2/D3 dengan pengalaman kerja minimal 4 tahun 33

19 asing, berjiwa inovatif dan update terhadap perkembangan industri terkait dan teknologi informasi 1. Jabatan : Staf Pengelola Website (Web Admin) 2. Bertangung Jawab : Mengelola Konten Website 3. Nama : Fauzi Nur Iman, S.Kom a. Mengelola, mengkontrol dan mempublikasikan konten berita, foto, web baner, pop up banner serta aplikasi lainnya pada website Universitas Mercu Buana yang beralamat di serta mengatur dan memonitor link konten tersebut untuk media social facebook humas mercubuana b. Melakukan monitoring rutin account humas di humas@mercubuana.ac.id, komplain online melalui alamat website mengirimkan dan komplain ke unit terkait yang dibutuhkan serta membuat rekapan komplain online yang diserahkan kepada unit customer care biro untuk diproses lebih lanjut 5. Wewenang dan Tanggung jawab : a. Berkoordinasi dengan desainer grafis, fotografer, protokoler dan bidang pemberitaan untuk memastikan konten publikasi sesuai dengan kebutuhan, sekaligus penugasan yang terkait program universitas dan unit b. Mendukung kelancaran program Biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi kegiatan dokumentasi audio visual, fotografi, desain serta tugas tugas khusus dari Rektor dan Wakil Rektor c. Bertanggungjawab kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat 34

20 d. Membuat laporan kerja dan perkembangan bidang pengelolaan konten website UMB setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat a. Staf Pengelola Website (Web Admin) adalah lulusan S1 Ilmu Komputer dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun asing, berjiwa inovatif dan update terhadap perkembangan industri terkait dan teknologi inform 1. Jabatan : Staf Desain Grafis 2. Bertangung Jawab : Mengelola Bidang Desain dan Grafis 3. Nama : Iis Solihat, S.Ds Mengelola, mengkonsep dan mengeksekusi draft desain sampai tahap dummy, guna diaplikasikan untuk kepentingan pembuatan majalah/free magazine UPDATE, media publikasi indoor (spanduk acara, backdrop, photobooth, roll up banner, x banner, poster, dan lainnya), publikasi outdoor (spanduk, giant banner, banner, dan lainnya), serta media printed newsletter wisuda UMB News, advertorial di media cetak koran dan majalah, kalender tahunan event UMB, kalender tahunan, sertifikat acara, booklet, brosur, pin, sekaligus media publikasi lainnya yang berkaitan dengan program universitas dan unit terkait. 5. Wewenang dan Tanggung jawab : a. Membuat draft desain untuk disetujui oleh Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat untuk diproses pembuatan dummy dan tahap eksekusi / cetak 35

21 b. Berkoordinasi dengan pihak percetakan guna memastikan isi, desain dan waktu cetak, serta menyerahkan kepada unit terkait c. Berkoordinasi dengan fotografer, reporter, web admin, protokoler dan bidang pemberitaan untuk memastikan isi media publikasi sesuai dengan kebutuhan d. Mendukung kelancaran program Biro, jika diperlukan pada kondisi diluar job discription utama, meliputi penugasan menjadi asisten sorot acara wisuda, program universitas serta tugas tugas khusus dari Rektor dan Wakil Rektor e. Bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Pemberitaan dan Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat f. Membuat laporan kerja dan perkembangan bidang desain grafis setiap 6 bulan sekali ditujukan kepada Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat 6. Kompetensi SDM : a. Staf Desain Grafis adalah lulusan S1 Desain Grafis / S1 Desain Produk / S1 Desain Komunikasi Visual, dengan pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun pressure dan tenggat waktu serta memiliki kemampuan berkomunikasi yang memadai baik lisan dan tulisan, bahasa Indonesia dan bahasa asing, berjiwa kreatif dan update terhadap perkembangan desain kontemporer yang relevan dengan industri terkait. 36