HAFIDH RIZKYANTO

Transkripsi

1 HAFIDH RIZKYANTO

2 JUDUL TUGAS AKHIR PEMBUATAN PERANGKAT LUNAK UNTUK WORKFLOW PENGELOLAAN SURAT DINAS BAGIAN SURAT KELUAR DI KABUPATEN BUTON UTARA Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II : Bapak Sholiq, S.T, M.Kom, M.SA : Ibu Hanim Maria Astuti, S.Kom, M.Sc

3 Latar Belakang Perkembangan Teknologi dan Otonomi daerah Fokus Bagian Administrasi Surat Menyurat 1. Proses pengelolaan surat masih manual 2. Dokumentasi yang digunakan menulis di buku besar Kondisi Infrastruktur TI

4 Latar Belakang (2) Menyebabkan permasalahan... Hilangnya arsip atau rekap surat Ketidakpastian proses verifikasi Redudansi surat sering terjadi Sehingga diperlukan sebuah sistem secara komputerisasi yang dapat membantu pengelolaan surat menyurat dengan memanfaatkan infrastruktur Teknologi Informasi yang ada di pemerintah kabupaten Buton Utara

5 Perumusan Masalah Bagaimana menyusun dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) yang dapat dijadikan sebagai pedoman untuk membangun perangkat lunak untuk workflow surat dinas bagian surat keluar di pemerintah kabupaten Buton Utara? Bagaimana menyusun dokumen Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak (DPPL) yang sesuai dengan kebutuhan workflow surat dinas bagian surat keluar di pemerintah kabupaten Buton Utara yang telah tersusun dalam SKPL? Bagaimana membuat perangkat lunak untuk workflow surat dinas pada bagian surat keluar di pemerintah kabupaten Buton Utara yang sesuai dengan perancangan workflow surat dinas bagian surat keluar yang telah tersusun dalam DPPL?

6 Batasan Masalah Pada tahapan Elaboration Phase pengembangan representasi arsitektur yang digunakan adalah use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram. Pengerjaan tugas akhir ini tidak meliputi tahapan Transition Phase.

7 Batasan Masalah (2) Dalam pengerjaan tugas akhir ini terbatas pada beberapa modul dalam ReadySet, yaitu : Project kick-off : Target Audience & Customer Benefits, User Needs and User Stories, dan Interview Notes Software requirements : Use Cases, feature Specs, Non-Functional Requirements, and Environmental Requirements. Design : Structural Design, Behavioral Design, User Interface, Build System, and Architecture, Persistence. Construction : Test Case. Pengerjaan tugas akhir ini tidak meliputi pembahasan keamanan infrastruktur teknologi informasi dan keamanan dari aplikasi ini.

8 Tujuan Tugas Akhir Menghasilkan dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) untuk workflow yang menangani surat menyurat dinas khususnya pada bagian surat keluar di pemerintah kabupaten Buton Utara. Menghasilkan dokumen Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak (DPPL) untuk workflow yang menangani surat menyurat dinas khususnya pada bagian surat keluar di pemerintah kabupaten Buton Utara. Menghasilkan perangkat lunak untuk workflow yang menangani surat menyurat dinas khususnya pada bagian surat keluar di pemerintah kabupaten Buton Utara.

9 Manfaat Tugas Akhir Dokumen SKPL dan dokumen DPPL untuk workflow yang menangani surat dinas bagian surat keluar dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pengembangan-pengembangan perangkat lunak selanjutnya di kabupaten Buton Utara. Perangkat lunak untuk workflow yang menangani surat dinas bagian surat keluar dapat dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan pembangunan perangkat lunak untuk workflow bagian yang lainnya terkait dengan pengelolaan surat menyurat.

10 Metode Penelitian Pada saat pengembangan perangkat lunak, dokumen yang dihasilkan menggunakan template ReadySET dengan menggunakan metode pengembangan Unified Process Model (UPM).

11 Metode Penelitian (2)

12 Inception Phase Inception Phase --> Project Kick Off Pengumpulan Data A.1 Target Audience dan Costumer Benefit A.2 User Needs dan User Stories A.3 Interview Notes

13 Target Audiences A.1 Target Audiences Target Audience merupakan pelaku yang diharapkan dapat memahami dan menggunakan dokumen ini sebagai acuan dalam tahapan dimulainya perancangan dan pembangunan perrangkat lunak antara lain: Analis Sistem Programmer Tester Pihak Pengembang

14 Customer Benefits A.1 Costumer Benefits Keuntungan yang dapat diperoleh oleh pengguna jika perangkat lunak ini di implementasikan adalah : Perangkat lunak ini diharapkan dapat memudahkan dalam proses pengelolaan surat keluar di pemerintah kabupaten Buton Utara. Proses yang dilakukan dengan metode terkomputerisasi dinilai lebih efektif. Perangkat lunak ini diharapkan dapat mempercepat waktu verifikasi konsep/draf surat keluar. Perangkat lunak ini menggunakan teknologi sms gateway untuk memberikan pemberitahuan kepada pihak verifikator ketika ada konsep/draf yang dapat diverifikasi. Perangkat lunak ini diharapkan dapat menurunkan penggunaan kertas pada proses pengelolaan surat keluar.

15 User Needs A.2 User Needs Tujuan Yang disepakati Memberikan kemudahan bagi pihak pemerintah kabupaten Buton Utara dalam melakukan pengelolaan surat dinas bagian surat keluar jika nantinya perangkat lunak ini diimplementasikan. Lingkungan Lingkungan Bisnis Lingkungan Fisik Lingkungan Teknologi

16 User Stories A.2 User Stories Sistem Persuratan Lama Masih Manual Menggunakan metode paper-work system Waktu Verifikasi yang Relatif Lama dan sulit di perkirakan Sistem Persuratan Baru Aplikasi Berbasis Web Menggunakan dukungan teknologi SMS Gateway Dapat diakses dimana saja

17 Proses Work Flow Surat Keluar Bagian Umum Assisten (1,2,3) Sekda Wakil Bupati Bupati Mulai Membuat konsep Surat Keluar dalam bentuk softcopy Dikembalikan dilengkapi dengan catatan perbaikan Melakukan attachment softcopy surat Softcopy Konsep Surat Keluar di Aplikasi Memeriksa Surat/ memperbaiki konsep surat Diteruskan Apakah Konsep Surat Sudah Benar? ya Dikembalikan dilengkapi dengan catatan perbaikan Konsep Surat Benar diteruskan Memeriksa Surat/ memperbaiki konsep surat Dikembalikan dilengkapi dengan catatan perbaikan Apakah Konsep disetujui atau diteruskan? Apakah Konsep Surat Sudah Benar? ya Konsep Surat Benar diteruskan Memeriksa Surat/ memperbaiki konsep surat Dikembalikan dilengkapi dengan catatan perbaikan disetujui disetujui Apakah Konsep disetujui atau diteruskan? Apakah Konsep Surat Sudah Benar? ya disetujui Konsep Surat Benar Memeriksa Surat diteruskan disetujui Apakah Konsep disetujui atau diteruskan? Apakah Konsep Surat Sudah Benar? ya Mencatat Tanggal Pengiriman Konsep Surat Benar Menyimpan Arsip Surat Apakah Konsep disetujui? Surat Keluar Selesai

18 Elaboration Phase Elaboration Phase --> System Requirements Analisa Kebutuhan B.1 Use Case B.2 Feature Set B.3 Non Fungsional dan Enviromental Requirement

19 Usecase B.1 Use Case Berdasarkan Area Fungsional Pengelolaan sistem Pengelolaan data master Pengelolaan pengguna Pengelolaan surat keluar Pengelolaan laporan surat terkirim Pengelolaan rekapitulasi Pengelolaan sms Berdasarkan aktor Administrator Verifikator (Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, Assisten (1,2,3)) Bagian Umum

20 Usecase (2) Berdasarkan Bisnis Object dan Aktor Administrator Verifikator Bagian Umum UC Lihat daftar akun UC Lihat detail akun UC Tambah akun UC Ubah akun UC Hapus akun UC Pencarian akun UC Lihat Profil UC Ubah Profil Verifikator I-Bupati UC Lihat Profil UC Ubah Profil Verifikator II-Wakil Bupati UC Lihat Profil UC Ubah Profil Verifikator III-Sekda UC Lihat Profil UC Ubah Profil UC Lihat Profil UC Ubah Profil Verifikator IV-Assisten (1,2,3) UC Lihat Profil UC Ubah Profil

21 Feature Set B.2 Feature Set Essential FS Aktifasi Akun FS Pengelolaan Data Pengguna Expected FS Pencarian Data FS Pelayanan SMS FS Pengelolaan Surat Keluar FS Otomatisasi Rekapitulasi Surat FS Generate Laporan Tiap Periode FS Pengelolaan Data Master

22 Non Fungsional Requirement Usability requirement Rancangan antarmuka aplikasi user friendly dengan pengguna Adanya fasilitas searching untuk memudahkan pengguna mencari data lebih cepat Adanya fasilitas SMS pemberitahuan sehingga dapat mempercepat verifikasi Reliability and up-time requirement Kehilangan data tidak dapat ditoleransi Safety requirement Hanya administrator yang mempunyai wewenang untuk membuat user yang sesuai dengan peranannya, mengubah peranan user, serta menghapus user.

23 Elaboration Phase (2) Elaboration Phase --> Design Design System C.1 Struktural Design C.2 Behaviour Design C.3 Interface Design C.4 Build System C.5 Arsitektur Design C.6 Persistence C.7 Matriks Kerunutan

24 Elaboration Phase (2) C.1 Struktural Desain ER Diagram CDM PDM Class Diagram Class Diagram

25 CDM kode_jenis nama_jenis_surat keterangan_jenis Identifier_1 kode_surat tujuan_surat tanggal_surat lampiran perihal tertanda file_attach notes perlakuan posisi_surat status_surat nomor_surat komentar tanggal_kirim pengirim sms_notify user_sebelumnya Identifier_1 <pi> <pi> <pi> <pi> jenis_surat Integer <M> Variable characters (255) Variable characters (255) Relationship_3 daftar_surat Integer <M> Variable characters (100) Date Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (255) Integer Variable characters (50) Integer Variable characters (50) Variable characters (255) Date Variable characters (50) Short integer Short integer kd_komentar isi_komentar tanggal_komentar Identifier_1 <pi> Relationship_7 kode_level nama_level Identifier_1 <pi> <pi> komentar_surat <pi> Relationship_6 level_user Integer <M> Variable characters (255) Short integer <M> Variable characters (255) Date Relationship_4 Relationship_8 kode_jabatan nama_jabatan Identifier_1 <pi> <pi> kd_pengguna nama_pengguna telepon user_pengguna pass_pengguna status_aktif Identifier_1 <pi> jabatan Integer <M> Variable characters (255) Relationship_1 <pi> pengguna Integer <M> Variable characters (255) Variable characters (50) Variable characters (12) Variable characters (10) Variable characters (10) Integer

26 PDM FK_PENGGUNA_RELATIONS_JABATAN FK_DAFTAR_S_RELATIONS_JENIS_SU FK_JABATAN_RELATIONS_LEVEL_US FK_KOMENTAR_RELATIONS_DAFTAR_S FK_KOMENTAR_RELATIONS_PENGGUNA FK_DAFTAR_S_RELATIONS_PENGGUNA jabatan kode_jabatan kode_level nama_jabatan integer integer varchar(255) <pk> <fk> jenis_surat kode_jenis nama_jenis_surat keterangan_jenis integer varchar(255) varchar(255) <pk> level_user kode_level nama_level integer varchar(255) <pk> pengguna kd_pengguna kode_jabatan nama_pengguna telepon user_pengguna pass_pengguna status_aktif integer integer varchar(255) varchar(50) varchar(12) varchar(10) varchar(10) integer <pk> <fk> daftar_surat kode_surat kd_pengguna kode_jenis tujuan_surat tanggal_surat lampiran perihal tertanda file_attach notes perlakuan posisi_surat status_surat nomor_surat komentar tanggal_kirim pengirim sms_notify user_sebelumnya integer integer integer varchar(100) date varchar(100) varchar(100) varchar(100) varchar(100) varchar(255) integer varchar(50) integer varchar(50) varchar(255) date varchar(50) smallint smallint <pk> <fk2> <fk1> komentar_surat kd_komentar kode_surat kd_pengguna isi_komentar tanggal_komentar smallint integer integer varchar(255) date <pk> <fk1> <fk2>

27 CLASS DIAGRAM class Analysis Model Chart_model CI_Model + construct() : var + chart_jenis_surat() : var Login_model CI_Model + create_sessions_model(var, var, var, var, var) : var + validate_user(var, var) : var Main_model + table_record_count: var CI_Model + add_data(var, var) : var + delete_data(var, var, var) : var + get_data(var, var, var, var, var, var, var, var, var) : var + update_data(var, var, var, var) : var Index CI_Controller + include_page: var + include_sub_page: var + construct() : var - get_outbox() : var + index() : var + logout() : var + outbox() : var + page() : var + proses_login() : var Laporan CI_Controller + include_page: var + include_sub_page: var + construct() : var + cetak() : var + index() : var + print_out() : var + printing() : var Rekapitulasi CI_Controller + include_page: var + include_sub_page: var + construct() : var + index() : var + printing_tertanda() : var + rekap_grafik() : var + tertanda() : var Master CI_Controller + include_page: var + include_sub_page: var + construct() : var + add_jabatan() : var + add_jenis() : var + add_pengguna() : var + detil_pengguna() : var + edit_jabatan() : var + edit_jenis() : var + edit_level() : var + edit_pengguna() : var - get_list_level() : var - hapus(var, var, var, var) : var + hapus_jabatan() : var + hapus_jenis() : var + hapus_pengguna() : var + index() : var + jabatan() : var + jenis_surat() : var + level_user() : var + pengguna() : var + save_jabatan() : var + save_jenis() : var + save_level() : var + save_pengguna() : var Surat CI_Controller + include_page: var + include_sub_page: var + construct() : var + add_surat() : var + approval() : var + daftar_surat() : var + detil_surat() : var + edit_surat() : var - finishing(var, var, var) : var + hapus_surat() : var + index() : var + kirim() : var + kirim_surat() : var + konfirmasi() : var + save_surat() : var + save_tanggal_kirim() : var - sendsms(var, var, var) : var + surat_baru() : var + ubah_tanggal_kirim() : var

28 Behaviour Design C.2 Behavior Desain Usecase Diagram Usecase Description Activity Diagram Sequence Diagram

29 Usecase Diagram C.2 Behavior Desain Usecase Diagram uc Bagian Umum Hapus Jenis Surat Keluar Tambah Jenis Ssurat Keluar Keluar Akun Unduh FIle Surat Keluar Ubah Jenis Surat Keluar Lihat Profil «extend» «extend» «extend» Lihat Daftar Master Jenis Surat Keluar Masuk Akun Lihat Daftar Surat Keluar «extend» «extend» Lihat Detail Konsep «extend» Laporan Surat Terkirim Bagian Umum «extend» «extend» «extend» Ubah Profil «extend» «extend» Update Tanggal Kirim «extend» «extend» Ubah Konsep Surat Keluar Buat Konsep Lihat Laporan Surat Terkirim Rekapitulasi Surat Teruskan Ke Assisten(1,2,3) Pencarian Surat Keluar «extend» Cetak Laporan Surat Terkirim «extend» «extend» Lihat Grafik Rekapitulasi Jenis Surat Lihat Tabel Rekapitulasi Penandatanganan Cetak Rekapitulasi Penandatanganan

30 Activity Diagram C.2 Behavior Desain Activity Diagram act Teruskan Konsep ke Assisten sistem Mulai Aktor (Bagian Umum dan Administrator) SIstem menampilkan data konsep surat keluar yang ada pada aktor Aktor menekan Icon "Kirim" disamping data konsep surat keluar yang akan dikirim Sistem Menampilakn halaman kirim surat Sistem Mengirimkan data konsep surat keluar ke Assisten Aktor mengisikan catatan pada saat melakukan pengiriman [tidak] Sistem Menampilkan pesan berhasil "Data Surat keluar berhasil dikirimkan" [ya] Apakah Aktor mengisikan catatan pengiriman? Sistem Menampilkan Daftar konsep Surat keluar Aktor Menekan tombol kembali Selesai

31 Sequences Diagram C.2 Behavior Desain Sequences Diagram sd Teruskan Konsep ke Assisten (1,2,3) Aktor (Administrator dan bagian umum) Halaman Daftar Konsep Surat Keluar Halaman Kirim Surat outbox Surat Keluar pesan error pesan berhasil menekan tombol icon Kirim() redirect() Aktor memilih tujuan kirim dan menulis catatan kirim() kirim surat ke tujuan kirim() verifikasi() pesan error() functionkirim() menmpilkan pesan berhasil "Data Surat keluar berhasil Dikirim"() menekan tombol kembali() redirect()

32 Interface Design C.3 Interface Desain Komponen Antar Muka Username Password Tombol Login Tujuan Untuk mengisikan Username pengguna Untuk mengisikan password pengguna Untuk masuk ke dalam aplikasi Isi/Batasan/Tingk ah Laku Harus Diisi Harus Diisi Tekan jika ingin masuk kedalam aplikasi

33 Interface Design (2) Komponen Antar Muka Combo box penerima Catatan Tombol Kirim Tombol Batal Tujuan Untuk mengisikan tujuan surat atau penerima surat yang dikirimkan Untuk memberikan catatan pengiriman kepada penerima surat atau pejabat diatasnya Untuk mengirimkan surat kepada pihak penerima Untuk kembali kehalaman daftar surat keluar atau batal untuk mengirimkan surat Isi/Batasan/Ti ngkah Laku Wajib memilih jika akan mengirimkan surat Wajib diisi agar mengetahui proses sebelumnya Wajib ditekan jika ingin mengirimkan surat Tekan jika ingin kembali kehalaman daftar surat

34 Build System C.4 Build System Direktori salinan kerja pengembang Path Description C:\xampp\htdocs\surat_ keluar C:\xampp\htdocs\surat_ keluar\assets\css C:\xampp\htdocs\surat_ keluar\assets\js C:\xampp\htdocs\surat_ keluar\images C:\xampp\htdocs\surat_ keluar\application\views Direktori untuk menempatkan seluruh data sistem pada server apache Direktori untuk menempatkan seluruh file yang berisi template css untuk antarmuka aplikasi Direktori untuk menempatkan seluruh file yang berisi code java script Direktori untuk menempatkan seluruh file yang berisi gambar pendukung aplikasi Direktori untuk menempatkan seluruh file yang merupakan file interface atau tampilan pengguna.

35 Build System (2) C.4 Build System Build Configuration Option Path C:\xampp\htdocs\surat_keluar\appli cation\config surat_keluar Description Diektori untuk menempatkan seluruh file yang berisi hostname, nama database dan juga beberapa pengaturan database database Surat keluar, yang dapat diakses melalui alamat

36 Elaboration Phase (2) C.5 Arsitektur Desain Pengguna Handphone Pengguna Modem Server Router Pengguna Admistrator Pengguna

37 Elaboration Phase (2) C.6 Persistence Nama Tabel pengguna daftar_surat jabatan lenis_surat level_user Komentar_surat Keterangan Untuk menyimpan master data pengguna Untuk menyimpan master data surat keluar Untuk menyimpan master data jabatan Untuk menyimpan master data jenis surat keluar Untuk menyimpan data master level untuk hak akses pengguna Untuk menyimpan data komentar atau cacatan yang diberikan selama proses verifikasi

38 Elaboration Phase (2) C.7 Matriks Kerunutan UseCase Usecase Diagram Activity Sequence Diagram Interface Test Case 01.Pengelolaan Sistem Masuk Akun UC Gambar C.10 Gambar C.48 Gambar C.86 TC A TC B Keluar Akun UC Gambar C.11 Gambar C.49 Gambar C.87 TC Pengelolaan Data Master Lihat daftar level UC Gambar C.12 Gambar C.50 Gambar C.92 TC Ubah level UC Gambar C.13 Gambar C.51 Gambar C.93 TC Lihat daftar jabatan UC Gambar C.14 Gambar C.52 Gambar C.94 TC Tambah jabatan UC Gambar C.15 Gambar C.53 Gambar C.95 TC Ubah jabatan UC Gambar C.16 Gambar C.54 Gambar C.96 TC Hapus jabatan UC Gambar C.17 Gambar C.55 Gambar C.97 TC Lihat daftar jenis surat keluar UC Gambar C.18 Gambar C.56 Gambar C.98 TC Tambah jenis surat keluar UC Gambar C.19 Gambar C.57 Gambar C.99 TC Ubah jenis surat keluar UC Gambar C.20 Gambar C.58 Gambar C.100 TC Hapus jenis surat keluar UC Gambar C.21 Gambar C.59 Gambar C.101 TC-02.10

39 Construction Phase Construction Phase --> Construction Construction Test Case

40 Test Case Skenario TC Teruskan konsep ke Assisten (1,2,3) TC Teruskan konsep ke Sekretaris Daerah TC Teruskan konsep ke Wakil Bupati TC Teruskan konsep ke Bupati Deskripsi : Seluruh aktor dapat melakukan proses teruskan konsep ke pejabat selanjutnya (kecuali administrator dan bupati)

41 Test Case (2) Teruskan Konsep Purpose Prereq Test Data Tes ini digunakan untuk menguji pengguna untuk mengirimkan data konsep surat keluar ke pejabat diatasnya Pengguna telah berada di halaman daftar surat keluar, status surat disimpan (bagian umum), direvisi (seluruh aktor kecuali bupati dan administrator). Kode_surat = {selected} Steps 1. Aktor menekan icon kirim disamping data konsep surat yang akan dikirimkan 2. Sistem menampilkan halaman kirim surat 3. Aktor memilih tujuan surat (pejabat diatasnya) 4. Aktor memberikan cacatan pengiriman (komentar) 5. Aktor menekan tombol kirim 6. Sistem menampilkan pesan berhasil mengirimkan surat 7. Aktor menekan tombol kembali 8. Sistem kembali kehalaman daftar konsep surat keluar

42 Daftar Pustaka Awad, M. A. (2005). A Comparison between Agile and Traditional Software Development Methodologies. fulfilment of the requirements for the Honours Programme of the School of Computer Science and software Engineering, The University of Western Australia. Boggs, W., & Boggs, M. (2002). Mastering UML with Rational Rose San Francisco: Sybex. Grady, B., Robert, C., & Newkirk, J. (1998). Object Oriented Analysis and Design with Applications 2nd Edition. Addison Wesley Longman. Jatiningsih, Oksiana;. (2003). Menulis Surat Dinas. Proyek Pengembangan Kurikulum, Dinas Pendidikan Nasional. Jakarta: Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan. Method Labs. (2010). ReadySET Pro Document Map. Retrieved May 16, 2012, from ReadySET Pro Website:

43 Daftar Pustaka (2) Putri, R. R. (2011). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Persuratan Dengan Dukungan Teknologi Sms Gateway di Fakultas Teknologi Informasi ITS Surabaya. Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Sistem Informasi, Surabaya. Rosenberg, D. D. (2007). Use Case Driven Modelling with UML : Theory and Practice. Newyork: Apress. Sholiq. (2005). Pengembangan Perangkat Lunak Groupware Untuk Workflow Surat Menyurat Dinas Di Kabupaten "X" Dengan Menggunakan UML. Seminar Nasional Rekayasa Teknologi Industri dan Informasi, , Yogyakarta, STTNAS. Talaway, I. P. (2004). Adaptive Workflow Management System Untuk Menangani Perubahan Pada Struktur Organisasi. Universitas Indonesia, Fakultas Ilmu Komputer, Jakarta. Tarigan, D. E. (2012). Membangun SMS Gateway Berbasis Web dengan Codeigniter. Yogyakarta: Lokomedia.

44