Sistem Informasi Pelaporan dan Mintoring Kinerja Pegawai di Fakultas Teknologi Informasi

Transkripsi

1 Sistem Informasi Pelaporan dan Mintoring Kinerja Pegawai di Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh November Oleh Muhammad Bagus Setiawan

2 Kualitas dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan teknis dan administrasi di Fakultas tentunya bergantung pada seberapa baik kinerja dari pegawai. Untuk mengetahui seberapa baik dari kinerja pegawai inilah diperlukan suatu sistem penilaian yang terdiri dari alat ukur yaitu indikator penilaian dan langkah-langkah pengukuran untuk mengetahui kinerja dari pegawai

3 Struktur Organisasi Karyawan /Tata Usaha FTif Dekan Ketua Jurusan Sistem Informasi Ketua Jurusan Informatika PD I PD II PD III Kepala Bagian Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian Sub Bagian Akademik Sub Bagian Kemahasiswaan Staf Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian Staf Sub Bagian Akademik Staf Sub Bagian Kemahasiswaan Terdiri dari empat Sub Bagian Jumlah Staf Bagian > 45 pegawai

4 PERMASALAHAN Sistem Penilaian Yang Masih Menggunakan Cara Manual Proses Penilaian dan Pengelolahan Serta Penyampaian Hasil Penilaian Kepada Pegawai Yang Membutuhkan Waktu Yang Lama Pemantauan Kinerja Berdasarkan Dari Hasil Penilaian Yang Masih Menggunakan Cara Manual Tidak Adanya Pengelolahan Informasi Hasil Penilaian sesuai dengan kebutuhan atasan

5 KINERJA PEGAWAI Buruk Baik

6 TOLOK UKUR INDIKATOR PENILAIAN KOMPETENSI DASAR PELAKSANAAN TUGAS PENGEMBANGAN DIRI 1. Insiatif bertindak dalam mengambil keputusan 2. Kemampuan bekerja secara tim Mampu mengelola dan menyelesaikan pekerjaan tanpa ada pegawasan dari orang lain 2. Cepat dalam menyelesaikan pekerjaan Sertifikasi yang pernah diperoleh 2. Piagam atau penghargaan 3... UNSUR PENUNJANG 1. Aktifitas atau kegiatan diluar fakultas 2.

7 PROSES PENILAIAN Proses penilaian merupakan langkah yang melibatkan alat kualintatif (Kuesioner) dan pihak-pihak penilai yang dapat memberikan nilai.

8 PROSES PENILAIAN (Cont) Proses penilaian melibatkan empat pihak, Antara lain: Atasan Merpakan pihak yang lebih mengetahui pekerjaan dan kinerja bawahan daripada siapapun Diri Sendiri (Pegawai yang bersangkutan) Merupakan yang dapat menjelaskan peran karyawan sendiri Rekan Kerja Merupakan pihak yang dapat memberikan penilaian terhadap dan penjelasan terhdap pekerjaan yang melibatkan tim Stakeholder Merupakan pihak yang dapat memberikan penilaian terhdap kinerja dari pegawai dan kinerja dari atasan.

9 PENGELOLAHAN INFORMASI HASIL PENILIAN Pengelompokan Pegawai Dengan Nilai Terendah Pada Setiap Indikator Pengelompokan Pegawai Yang Dapat Mempertahankan Perolehan Index Penilaianya Pengelompokan Pegawai Yang Dengan Index Penilaian Terbaik Visualisasi Grafik Index Penilaian Pegawai

10 SISTEM INFORMASI PELAPORAN DAN MONITORING HASIL KINERJA PEGAWAI Menentukan kekurangan kinerja dari setiap pegawai Menentukan langkah perbaikan dari setiap pegawai Memotifasi pegawai Memantau perkembangan kinerja setiap pegawai

11 Project kick-off : User need Software requirements specification Design User Guide Batasan Masalah READYSET Project kick-off : User need Software requirements specification Design User Guide Database dan Bahasa Pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor) dan database MYSQL Database dan Bahasa Pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor) dan database MYSQL Software yang digunakan antara lain : Dokumentasi : Microsoft Word Desain dan Programming : Rational Rose, Microsoft Office 2007, Notepad++, Macromedia Dreamweaver 8, MySQL 5.0 Aplikasi Sistem Informasi Pelaporan Kinerja Pegawai Non Edukatif di Fakultas Teknologi Informasi

12 TUJUAN TUGAS AKHIR Merancang dan membangun Aplikasi Sistem Informasi Pelaporam Kinerja Pegawai Non Edukatif di Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember sesuai dengan standar ReadySET.

13 RELEVANSI DENGAN TUGAS AKHIR Dapat menjadi sarana bagi setiap pegawai untuk melakukan evaluasi terhadap kinerjanya selama ini. Memudahkan Tim Penilaian Kinerja dalam melakukan pengelolaan dan evaluasi terhadap pegawai. Terintegrasinya sistem informasi proses penilaian dalam satu bagian dengan bagian lainnya dalam satu database.

14 TINJAUAN PUSTAKA

15 Konsep Penilaian Kinerja Pegawai Konsep Penilaian Kinerja Pegawai menjelaskan bahwa penilaian kinerja merupakan suatu metode penilaian yang melibatkan suatu alat kualintatif untuk menilai karyawan dan berorientasikan pada sebuah peringkat atau skala.

16 3.Construction 4.Transition READYSET Inception Elaboration Construction Transition

17 Unified Modeling Language (UML) USE CASE ACTIVITY DIAGRAM SEQUENCE DIAGRAM CLASS DIAGRAM

18 METODOLOGI

19 Studi Literatur Pada tahap ini merupakan proses untuk mempelajari literatur-literatur berupa buku serta informasi dari internet dan membuat resume berupa rangkuman singkat tentang hal-hal yang penting sebagai bahan tugas akhir.

20 INCEPTION Identifikasi Pada tahap ini akan dilakukan identifikasi kebutuhan dari pengguna dan proses bisnis (Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh November) melalui wawancara dengan Staf Bagian, Kepala Bagian, dan Kepala Sub Bagian Perencanaaan Pada tahap ini akan dilakukan perencanaan dan pembuatan kesepakatan terhadap ruang lingkup, penggunaan sumber daya, penjadwalan, dan manajemen terhadap resiko yang mungkin akan berdampak pada pembangunan aplikasi.

21 Proses Bisnis Penyusunan, dan penyebaran Kuisioner Tim Penilai Kepala Sub Bagian Staf di Fakultas Staf Kepegawaian di Jurusan Mulai Mempersiapkan dan Menyusun Lembar Kusisioner Menerima Lembar Kusisioner KPI 1 2 Lembar Kuisioner KPI untuk penilian diri Staf, Staf Fakultas dan Jurusan, Stake Holder dan Rekan Kerja ya Memberikan Lembar Kusisioner KPI Untuk diri Staf sendiri, Stake Holder, dan Rekan Kerja Menerma Lembar Kusisioner KPI Untuk diri Staf sendiri, Stake Holder, dan Rekan Kerja Apakah lembar kuisioner ini untuk Fakultas? Menerima Lembar Kusisioner KPI untuk Staf Jurusan tidak

22 Proses Bisnis Penilaian kuisioner Kepala Sub Bagian Staf Fakultas Ketua Jurusan Asesor Mulai 1 2 Mengisi Lembar Kuisioner Penilaian KPI Untuk Staf di Fakultas Mengisi Lembar Kuisioner KPI Untuk Penilaian Diri Sendiri, Rekan Kerja dan Stake Holder Mengisi Lembar Kuisioner Penilaian KPI untuk Setiap Staf di Jurusan Mengumpulkan dan Memeriksa lembar kusioner KPI yang telah diisi oleh setiap Staf Memberikan lembar Kuisioner KPI Menerima Lembar Kuisioner dari Fakultas dan Jurusan Memberikan semua lembar Kuisioner KPI yang telah diperiksa 5

23 ELABORATION Perluasan yang dilakukan adalah dengan mendiskripsikan seluruh komponen arsitektural, use case, dan desain awal.

24 AREA FUNGSI Pengelolaan Pengguna Pengelolaan Kuesioner Penilaian Pengelolaan Bobot dan Indikator Penilaian Pengelolaan Jobdesk Pengelolaan Data Pegawai Pengelolaan Data Pendukung Penilaian Pengelolaan Rapor Hasil Penilaian KPI

25 Desain Tabel id_fakultas Nama_jurusan Nama_fakultas id_jabatan Identifier_1... <pi> jurusan jabatan Nama_Jabatan Variable characters (30) <pi> Variable characters (50) <M> Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) id_indikator id_bobot nama_indikator kode_indktr kat_indikator kat_pegawai Key_1 <pi> IndikatorId <ai>... id_bobot bobot_indikator bobot_angka kode_bobot_indikator Identifier_1... <pi> menduduki tempat_jabatan (D) (D) jumlah indikator <pi,ai> Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (250) Variable characters (5) Variable characters (150) Variable characters (25) bobot security <M> <M> <M> <pi> Variable characters (50) <M> Variable characters (200) Float Variable characters (5) <M> pegawai Nama_Jabatan Variable characters (30) Tempat_Lahir Variable characters (30) Tgl_Lahir Variable characters (20) Jenis_kelamin Variable characters (6) Pendidikan Characters (2) Gelar_Depan Variable characters (20) Gelar_Belakang Variable characters (20) Jabat Integer Pkt Integer Tmpt_Jbt Variable characters (50) Tmpt_jbtn_jurusan <Undefined> Kat_Peg Variable characters (20) Status_Jbt Variable characters (25) Status Integer TahunPNS Variable characters (20) gelarterakhir Variable characters (20) tahun_gelar_terakhir Variable characters (10) NIP Variable characters (9) <M> username Variable characters (20) <M> pwd Status Variable characters (10) <M> Variable characters (20) Reference_21 id_kuisioner id_pegawai bulan_quest tahun_quest jenis_pegawai jenis_kuisioner no_indikator no_sub_indikator nilai_sub_indikator date_quest Identifier_1... <pi> butir_sub_indikator 0,n catatan_kehadiran NIP id_jabatan MingguKe Status_kedtngan Status_Hadir Ket kusioner kehadiran id_parameter angka_parameter isi_parameter kat_sub_indikator Identifier_1... mengelompokkan Variable characters (9) Variable characters (50) Integer Integer Integer Variable characters (200) <pi> <pi> Variable characters (15) <M> Variable characters (20) Variable characters (50) <Undefined> Variable characters (50) Variable characters (500) Variable characters (15) Variable characters (15) Float (3) Date Butir_parameter 1,n waktu_penilaian sub_indikator id_parameter Variable characters (5) <M> id_kuisioner Variable characters (15) kode_sub_indikator Variable characters (5) nama_sub_indikator Variable characters (200)... waktu_pelaporan <M> <M> <M> <M> parameter_penilaian <pi> Variable characters (5) <M> Integer Text Variable characters (50) kat_kuisioner id_kat_quest <pi> <Undefined> <M> kat_kuisioner <Undefined> Identifier_1... <pi> periode id_kuisioner Variable characters (15) bulan_quest Variable characters (50) tahun Variable characters (100) absensi id_rapor bulan_quest tahun no_pgwai kode_indktr nama_indiktr nilai_akhr Peringkat Pgw tgl_rapor Identifier_1... <pi> Reference_22 id_jobdesk kode_jobdesk no_pegawai isi_jobdesk Identifier_1... tgl_pelaporan id_pegawai_lp periode_pelaporan kode_jobdesk status_jobdesk keterangan rapor <pi> Variable characters (10) <M> Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (15) Variable characters (5) Variable characters (45) Float Variable characters (5) Date & Time melaporkan jobdesk <pi> Variable characters (250) Variable characters (10) Variable characters (50) Text <pi> laporan_harian Date & Time Variable characters (20) Variable characters (10) Variable characters (2) Text <M> jenis_seragam id_seragam <pi> <Undefined> <M> nama_seragam <Undefined> Identifier_1... <pi> jenis_atribut butir_penilaian_seragam butir_penilaian_atribut id_atribut <pi> <Undefined> <M> nama_atribut <Undefined> Identifier_1... <pi> id_daftar_atribut NIP tgl_penggunaan status_atribut status_seragam pgn_bulan pgn_tahun Identifier_1... <pi> peng_atribut_srgm <pi> Variable characters (50) <M> Variable characters (9) Date Integer Integer Variable characters (50) Variable characters (50)

26 Class Diagram

27 Use Case Diagaram pengguna (from Actors) f ungsionalitas_pengelolahanan_sist em Administrator f ungsionalitas_pengelolaan_penggu na (from Actors) pegawai_f akultas pengelolaan_kuisioner_penilaian (from Actors) tim_penilai (from Actors) f ungsionalitas_pengelolaam_indikat or_pembobotan_dan_penilaian_... Pembantu_Dekan_II Kepala_Bagian (from Actors) (from Actors) f ungsionalitas_pengelolaan_rapor_h asil_penilaian_kpi Asesor_Jurusan (from Actors) Asesor_Fakultas (from Actors) f ungsionalitas_data-data_pendukun g_penilaian Kepala_Sub_Bagian (from Actors) f ungsionalitas_pengelolaan_jobdesk Ketua Jurusan (from Actors) f ungsionalitas_pengelolaan_data_pe gawai Staf _Jurusan (from Actors) Staf _Bagian (from Actors)

28 Activity Diagram sistem menampilkan form untuk masuk ke dalam akun membuka halaman web pengguna memasukkan nama pengguna memasukkan kata sandi apakah nama pengguna dan kata sandi valid? ya menekan tombol masuk pemberian hak akses dan masuk ke dalam aplikasi menampilkan halaman utama

29 Sequence Diagram : pengguna : view:halaman_masuk_akun : login model : akun Skenario Sukses 1.Aktor memasukkan NIP dan kata sandi pada form akun 2.Aktor menekan tombol 'Masuk' 3.Sistem akan memeriksa apakah form telah terisi 4.Sistem akan memeriksa apakah nama akun dan kata sandi sesuai data akun dalam database pada tabel akun dan hak akses 5.Sistem akan memberikan hak akses dan menampilkan halaman utama Skenario Alternatif 1.Jika akor tidak memasukkan NIP dan kata sandi maka akan muncul pesan error "Form kosong" 2.Jika nama akun dan kata sandi tidak sesuai pada database maka akan muncul pesan "Nama Akun dan Kata Sandi belum terdaftar" mengisi_menu_login mengirim_data_akun periksa_pengisian_login meminta_data_akun mengirim_data_akun pemberian_hak_akses menampilkan_halaman_utama mengisi_menu_login mengirim_data_akun periksa_pengisian_login meminta_data_akun menampilkan_pesan_error mengirim_data_akun menampilkan_pesan_error_data_akun_tidak_valid

30 Halaman Antarmuka Form Kuesioner Penilaian

31 Kesimpulan Sistem Informasi Pelaporan dan Monitoring Kinerja Pegawai ini merupakan sebuah aplikasi yang memiliki fasilitas pengelolaan data kuesioner dan hasil penilaian. Sistem informasi ini dapat berfungsi untuk menyusun perangkat penilaian yaitu kuesioner penilaian sesuai dengan ketentuan yang telah tersedia Selain itu sistem informasi pelaporan dan monitoring kinerja pegawai dapat digunakan untuk penyimpanan data kuesioner hasil penilaian dari setiap pegaawai ke dalam database. Apalikasi ini memiliki kelemahan dalam keamanan, karena pada kata sandi tidak dilakukan enkripsi. Pada Sistem Informasi ini hanya dapat dilakukan penyimpana data penilaian dan pengelolaan hasil penilaian dalam bentuk grafik untuk menampilkan informasi yang dibutuhan dari Kepala Bagian dan Pembantu Dekan II.

32 Saran Karena uji coba yang dilakukan hanya dari sisi fungsi saja, maka diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya dilakukan dokumentasi terhadap uji coba berdasarkan Test Case Suite sesuai standar ReadySET dengan tujuan agar semua use case yang dibuat benar-benar teruji dan mengetahui sistem apakah sudah layak untuk digunakan. Karena memiliki kelemahan dalam keamanan, maka diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya dapat dilakukan enkripsi pada kata sandi Karena informasi hasil penilaian hanya dapat ditampilkan dalam bentuk grafik yang dapat dilihat oleh Pembantu Dekan II, Kepala Bagian, dan Kepala Sub Bagian tanpa adanya suatu sistem yang dapat memberikan rekomendasi atau saran dalam rangka perbaikan dari hasil penilaian yang telah dihasilkan, maka diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya ditambahkan sistem tersebut.