Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak. Versi Oktober Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP)

Transkripsi

1 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Versi Oktober 2007 Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP) Untuk : Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) ITS Dyah Wardhani Kusuma Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI...i DAFTAR GAMBAR...ii 1. INTRODUCTION Tujuan Ruang Lingkup Proyek Definisi, Istilah, dan Singkatan Referensi Deskripsi Umum Dokumen (Ikhtisar) OVERALL DESCRIPTION Lingkungan Sistem Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Use Case Pegawai Pengarsipan...4 Use case: Tambah User...4 Use case: Edit User...5 Use case: Hapus User...5 Use case: Tambah Surat Masuk...6 Use case: Tambah Surat Keluar...6 Use case: Edit Surat Masuk...7 Use case: Edit Surat Keluar...7 Use case: Cetak Surat Masuk...8 Use case: Cetak Surat Keluar...9 Use case: Hapus Surat Masuk...11 Use case: Hapus Surat Keluar Karakteristik User Kebutuhan Non-Fungsional Requirements Specification Kebutuhan Antarmuka Eksternal Kebutuhan Fungsional Tambah User Edit User Hapus User Tambah Surat Edit Surat Cetak Surat Balas Surat Masuk Disposisi Surat Masuk Hapus Surat Kebutuhan Non-Fungsional Detail Logical Structure dari Data Security...19 i

3 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Lingkungan Sistem...3 Gambar 2 - Use Case Pegawai Pengarsipan...4 Gambar 3 - Logical Structure dari Data...18 ii

4 1. INTRODUCTION 1.1. Tujuan Tujuan pembuatan dokumen ini adalah untuk memberi penjelasan secara detail mengenai Sistem Administasi Pengarsipan (SAP). Dokumen ini berisi tujuan dan fitur-fitur sistem, antarmuka sistem, apa yang akan dilakukan oleh sistem, batasan-batasan operasional sistem dan bagaimana sistem akan merespon rangsangan dari luar. Dokumen ini ditujukan untuk stakeholder dan pengembang sistem serta akan diusulkan kepada Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) ITS untuk mendapatkan persetujuan Ruang Lingkup Proyek Sistem perangkat lunak adalah Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP). Sistem ini didesain untuk memaksimalkan efisiensi kerja dan produktivitas pegawai yang menangani pengarsipan surat dengan menyediakan tool untuk membantu otomatisasi pencatatan surat masuk dan surat keluar yang semula dilakukan secara manual. Selain memenuhi kebutuhan pegawai pengarsipan, sistem juga mudah dimengerti dan mudah digunakan. Secara khusus, sistem ini dirancang untuk memudahkan pegawai pengarsipan dalam mengatur arsip surat serta membuat laporan. Sistem ini hanya melakukan pencatatan kepala surat, tidak termasuk isi surat. Sistem memiliki database relasional yang berisi data surat masuk dan surat keluar. 1

5 1.3. Definisi, Istilah, dan Singkatan SAP Term Pegawai pengarsipan Database Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Stakeholder User Definition Sistem Administrasi Pengarsipan, merupakan nama sistem perangkat lunak. Pegawai yang menangani pencatatan surat masuk dan surat keluar. Kumpulan informasi yang dimonitor oleh sistem. Sebuah dokumen yang menjelaskan secara lengkap semua fungsi dari sistem yang diusulkan beserta batasan-batasan operasionalnya. Misalnya dokumen ini. Semua orang yang berhubungan dengan proyek, tetapi bukan pengembang proyek. Pegawai pengarsipan Referensi IEEE. IEEE Std IEEE Recommended Practice for Software Requirements Specifications. IEEE Computer Society, Deskripsi Umum Dokumen (Ikhtisar) Bab berikutnya, bagian Penjelasan Umum, dari dokumen ini berisi penjelasan tentang fungsionalitas produk. Bagian tersebut menjelaskan tentang kebutuhan informal dan digunakan untuk membangun konteks untuk spesifikasi kebutuhan teknis pada bab berikutnya. Bab ketiga, bagian Spesifikasi Kebutuhan, dari dokumen ini dibuat terutama untuk pengembang dan menjelaskan detail fungsional produk dalam istilah teknis. Kedua bagian dokumen tersebut menjelaskan produk perangkat lunak yang sama secara keseluruhan, tetapi ditujukan untuk lapisan pembaca yang berbeda dan dibuat dengan menggunakan bahasa yang berbeda. 2

6 2. OVERALL DESCRIPTION 2.1 Lingkungan Sistem Pegawai Pengarsipan Pengarsipan Surat Masuk Pengarsipan Surat Keluar Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP) Gambar 1 Lingkungan Sistem Sistem Administrasi Pengarsipan memiliki satu aktor, yaitu pegawai pengarsipan. Pegawai pengarsipan mengakses pengarsipan surat masuk dan surat keluar secara langsung. << Pembagian Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP) ke dalam dua bagian komponen, Pengarsipan Surat Masuk dan Pengarsipan Surat Keluar, adalah contoh menggunakan kelas domain untuk memberi keterangan yang lebih jelas. >> 2.2 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Bagian ini menguraikan use case untuk aktor pegawai pengarsipan. 3

7 2.2.1 Use Case Pegawai Pengarsipan Pegawai pengarsipan memiliki beberapa use case : Gambar 2 - Use Case Pegawai Pengarsipan Use Case Pengaturan User Use case: Tambah User Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan memasukkan username dan password user yang baru. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu User. 2. Sistem menampilkan form User. 3. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Tambah. 4. Pegawai pengarsipan memasukkan data username dan password user. 4

8 5. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 6. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data user. Xref: bagian 3.2.1, Tambah User Use case: Edit User Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mengupdate password user tertentu. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu User. 2. Sistem menampilkan form User. 3. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan diupdate. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Edit. 5. Pegawai pengarsipan memasukkan password user. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 7. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data user. Xref: bagian 3.2.2, Edit User Use case: Hapus User Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan menghapus data user tertentu. 5

9 1. Pegawai pengarsipan memilih menu User. 2. Sistem menampilkan form User. 3. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan dihapus. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 5. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data user. 6. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. Xref: bagian 3.2.3, Hapus User Use Case Tambah Surat Use case: Tambah Surat Masuk Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan memasukkan data surat masuk baru. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Tambah. 2. Sistem menampilkan form Penambahan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat masuk baru. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 5. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.4, Tambah Surat Use case: Tambah Surat Keluar Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan memasukkan data surat keluar baru. 6

10 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Tambah. 2. Sistem menampilkan form Penambahan Data Surat Keluar. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat keluar baru. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 5. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data surat keluar. Xref: bagian 3.2.4, Tambah Surat Use Case Edit Surat Use case: Edit Surat Masuk Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mengupdate data surat masuk tertentu. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Edit. 2. Sistem menampilkan form Pengeditan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan diedit. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengupdate data surat masuk. 7. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.5, Edit Surat Use case: Edit Surat Keluar 7

11 Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mengupdate data surat keluar tertentu. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Edit. 2. Sistem menampilkan form Pengeditan Data Surat Keluar. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat keluar yang akan diedit. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat keluar yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengupdate data surat keluar. 7. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data surat keluar. Xref: bagian 3.2.5, Edit Surat Use Case Cetak Surat Use case: Cetak Surat Masuk Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mencetak data surat masuk berdasarkan kriteria tertentu. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Cetak. 2. Sistem menampilkan form Pencetakan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan menentukan kriteria pencarian. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 8

12 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang sesuai dengan kriteria pencarian. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 7. Sistem menampilkan laporan surat masuk. 8. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Xref: bagian 3.2.6, Cetak Surat Use case: Cetak Surat Keluar Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mencetak data surat keluar berdasarkan kriteria tertentu. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Cetak. 2. Sistem menampilkan form Pencetakan Data Surat Keluar. 3. Pegawai pengarsipan menentukan kriteria pencarian. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat keluar yang sesuai dengan kriteria pencarian. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 7. Sistem menampilkan laporan surat keluar. 8. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Xref: bagian 3.2.6, Cetak Surat Use Case Balas Surat Masuk 9

13 Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan membalas data surat masuk tertentu. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Balas. 2. Sistem menampilkan form Pembalasan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan dibalas. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat balasan. 7. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pembalasan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.7, Balas Surat Masuk Use Case Disposisi Surat Masuk Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mencetak lembar disposisi data surat masuk tertentu. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Disposisi. 2. Sistem menampilkan form Disposisi Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan dicetak disposisinya. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 7. Sistem menampilkan lembar disposisi surat masuk. 8. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Xref: bagian 3.2.8, Disposisi Surat Masuk 10

14 Use Case Hapus Surat Use case: Hapus Surat Masuk Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan menghapus data surat masuk tertentu. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Hapus. 2. Sistem menampilkan form Penghapusan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan dihapus. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 7. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data surat masuk. 8. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 9. Sistem menampilkan pesan berisi status penghapusan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.9, Hapus Surat Use case: Hapus Surat Keluar Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan menghapus data surat keluar tertentu. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Hapus. 2. Sistem menampilkan form Penghapusan Data Surat Keluar. 11

15 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat keluar yang akan dihapus. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat keluar yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 7. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data surat keluar. 8. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 9. Sistem menampilkan pesan berisi status penghapusan data surat keluar. Xref: bagian 3.2.9, Hapus Surat 2.3 Karakteristik User Pegawai pengarsipan diharapkan familiar dengan Windows dan dapat menggunakan tombol, menu, laporan, dan tool-tool lain yang serupa. Tampilan detail form-form dibahas pada bagian Kebutuhan Non-Fungsional Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP) berjalan pada PC yang menggunakan database Microsoft SQL Server 2000 dan sistem operasi Windows. Microsoft SQL Server 2000 diinstal pada salah satu komputer sebagai server dan pada komputer lainnya sebagai client. 3. Requirements Specification 3.1 Kebutuhan Antarmuka Eksternal Sistem Administrasi Pengarsipan tidak memerlukan sistem eksternal. 3.2 Kebutuhan Fungsional Logical structure dari Data terdapat pada bagian Tambah User Use Case Name XRef Trigger Tambah User Bagian Tambah User Pegawai pengarsipan memilih menu User dan mengklik 12

16 tombol Tambah pada form User. Precondition Form User menampilkan data user dengan menggunakan grid. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Tambah. 2. Sistem meng-enable textbox username dan password. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan data username dan password user. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 5. Sistem menambahkan data user ke database. 6. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data user. Alternative - Postcondition Data user ditambahkan ke database. Exception Pegawai pengarsipan membatalkan proses penambahan data user kapanpun. Other Edit User Use Case Edit User Name XRef Bagian Edit User Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu User dan mengklik tombol Edit pada form User. Precondition Form User menampilkan data user dengan menggunakan grid. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan diedit. 2. Sistem meng-enable tombol Edit. 3. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Edit. 4. Sistem meng-enable textbox password. 5. Pegawai pengarsipan memasukkan password user. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 7. Sistem mengupdate password user ke database. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data user. Alternative - Postcondition Password user di database ter-update. Exception Pegawai pengarsipan membatalkan proses pengeditan data user kapanpun. Other - 13

17 3.2.3 Hapus User Use Case Hapus User Name XRef Bagian Hapus User Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu User dan mengklik tombol Hapus pada form User. Precondition Form User menampilkan data user dengan menggunakan grid. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan dihapus. 2. Sistem meng-enable tombol Hapus. 3. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 4. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data user. 5. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 6. Sistem menghapus data user di database. 7. Sistem me-refresh grid. Alternative - Postcondition Data user dihapus dari database. Exception Pegawai pengarsipan membatalkan proses penghapusan data user kapanpun. Other Tambah Surat Use Case Tambah Surat Name XRef Bagian Tambah Surat Masuk, Bagian Tambah Surat Keluar Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Tambah atau menu Surat Keluar Tambah. Precondition Sistem menampilkan form Penambahan Data Surat Masuk atau form Penambahan Data Surat Keluar. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat baru. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 3. Sistem menambahkan data surat ke database. 4. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data surat. Alternative Pada step 1 terdapat field yang kosong, pegawai pengarsipan diminta mengisi field tersebut. Postcondition Data surat ditambahkan ke database. Exception Pegawai pengarsipan membatalkan proses penambahan data surat kapanpun. Other - 14

18 3.2.5 Edit Surat Use Case Edit Surat Name XRef Bagian Edit Surat Masuk, bagian Edit Surat Keluar Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Edit atau menu Surat Keluar Edit. Precondition Sistem menampilkan form Pengeditan Data Surat Masuk atau form Pengeditan Data Surat Keluar. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat yang akan diedit. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menambahkan data surat yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan mengupdate surat. 5. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 6. Sistem mengupdate data surat ke database. 7. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data surat. Alternative Pada step 1 terdapat field yang kosong, pegawai pengarsipan diminta mengisi field tersebut. Pada step 2 tidak ada data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian, sistem meminta pegawai pengarsipan memasukkan kriteria pencarian lainnya. Postcondition Data surat di database terupdate. Exception Pegawai pengarsipan membatalkan proses pengeditan data surat kapanpun. Other Cetak Surat Use Case Name XRef Trigger Precondition Basic Path Alternative Cetak Surat Bagian Cetak Surat Masuk, bagian Cetak Surat Keluar Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Cetak atau menu Surat Keluar Cetak. Sistem menampilkan form Pencetakan Data Surat Masuk atau form Pencetakan Data Surat Keluar. 1. Pegawai pengarsipan menentukan kriteria pencarian. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menampilkan data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 5. Sistem menampilkan laporan surat. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Pada step 2 tidak ada data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian, sistem meminta pegawai 15

19 pengarsipan menentukan kriteria pencarian lainnya. Pada step 3 pegawai pengarsipan mengklik tombol Reset, sistem menampilkan data semua surat. Postcondition Laporan surat dicetak. Exception Pegawai pengarsipan membatalkan proses pencetakan data surat kapanpun. Other Balas Surat Masuk Use Case Balas Surat Masuk Name XRef Bagian Balas Surat Masuk Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Balas. Precondition Sistem menampilkan form Pembalasan Data Surat Masuk. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan dibalas. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat balasan. 5. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 6. Sistem mengupdate status surat masuk dan menyimpan data surat balasan sebagai surat keluar. 7. Sistem menampilkan pesan berisi status pembalasan data surat masuk. Alternative Pada step 2 surat masuk yang dicari berstatus sudah dibalas, sistem meminta pegawai pengarsipan memilih data surat masuk yang lainnya. Postcondition Surat masuk dibalas. Exception Pegawai pengarsipan membatalkan proses pembalasan data surat masuk kapanpun. Other Disposisi Surat Masuk Use Case Name XRef Trigger Precondition Basic Path Disposisi Surat Masuk Bagian Disposisi Surat Masuk Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Disposisi. Sistem menampilkan form Disposisi Data Surat Masuk. 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan dicetak disposisinya. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 16

20 5. Sistem menampilkan lembar disposisi surat masuk. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Alternative - Postcondition Lembar disposisi surat masuk dicetak. Exception Pegawai pengarsipan membatalkan proses pencetakan disposisi data surat masuk kapanpun. Other Hapus Surat Use Case Hapus Surat Name XRef Bagian Hapus Surat Masuk, bagian Hapus Surat Keluar Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Hapus atau menu Surat Keluar Hapus. Precondition Sistem menampilkan form Penghapusan Data Surat Masuk atau form Penghapusan Data Surat Keluar. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat yang akan dihapus. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menambahkan data surat yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 5. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data surat. 6. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 7. Sistem menghapus data surat dari database. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status penghapusan data surat. Alternative Pada step 2 tidak ada data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian, sistem meminta pegawai pengarsipan memasukkan kriteria pencarian lainnya. Postcondition Data surat di database dihapus. Exception Pegawai pengarsipan membatalkan proses penghapusan data surat kapanpun. Other - 17

21 3.3 Kebutuhan Non-Fungsional Detail Logical Structure dari Data The logical structure dari data yang disimpan dalam database adalah sebagai berikut : Login Pegawai Pengarsipan menulis menulis Surat Masuk Surat Keluar Gambar 3 - Logical Structure dari Data Deskripsi data untuk setiap entitas data adalah sebagai berikut : Entitas Data Login Pegawai Pengarsipan Data Item Type Description Comment Username Text Username untuk login Password Text Password untuk login Entitas Data Surat Masuk Data Item Type Description Comment Nomor surat Text Nomor yang tertera pada surat Nomor urut Integer Nomor urut surat Berdasarkan tahun Nomor berkas Integer Nomor berkas surat masuk Berdasarkan golongan pengirim Tanggal Date Tanggal yang tertera pada surat Perihal Text Perihal surat Golongan pengirim Text Golongan pengirim Pengirim Text Nama pengirim Status Balas Integer Status balas surat Penerima Text Kategori penerima Bagian perencanaan 18

22 Nama Penerima Text Nama penerima surat Tanggal Terima Date Tanggal surat diterima atau sistem informasi Entitas Data Surat Keluar Data Item Type Description Comment Nomor urut Integer Nomor urut surat Berdasarkan tahun Penandatangan Text Kode penandatangan surat Kode Perihal Text Kode perihal surat Perihal Text Perihal surat Penerima Text Penerima surat Tanggal Date Tanggal surat dikeluarkan Ralat Text Ralat surat Tembusan Text Tembusan surat Security Perangkat lunak memiliki fasilitas login sehingga hanya pegawai pengarsipan yang memiliki akses ke perangkat lunak. 19