RANCANG BANGUNG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERAWATAN ALAT-ALAT PRODUKSI BATUBARA STUDI KASUS PT. XYZ

Transkripsi

1 RANCANG BANGUNG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERAWATAN ALAT-ALAT PRODUKSI BATUBARA STUDI KASUS PT. XYZ Fasrian Eka Fitriani Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nipember Surabaya Kampus ITS Sukolilo, Surabaya, ree_ren6@is.its.ac.id, ririn.green@gmail.com ABSTRAK Keandalan alat-alat produksi merupakan persyaratan bisnis yang sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Perusahaan yang memiliki alat-alat produksi yang baik, maka proses produksinya juga akan baik. Dengan demikian, tugas akhir ini bertujuan untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Manajemen Perawatan Alat-alat Produksi Batubara dan standar untuk dokumentasinya menggunakan ReadySET. Dalam tugas akhir ini, penulis menggunakan metode Unified Process Model (UPM). UPM adalah kerangka untuk rekayasa perangkat lunak berorientasi objek. UPM terdiri dari empat tahap didalamnya, yaitu tahap awal, tahap perluasan, tahap konstruksi, dan tahap transisi. Hasil dari tugas akhir ini adalah Sistem Informasi Manajemen Perawatan Alat-alat Produksi Batubara berbasis website yang memiliki fitur pengelolaan sistem, pengguna, daftar alat-alat produksi batubara, dafttar jadwal perawatan per alat produksi batubara, laporan, pemesanan, penerimaan, dan pengambilan alat-alat produksi batubara dan dibangun dengan menggunakan bahasa pemograman Hypertext Preprocessor (PHP) dan databasenya menggunakan MySQL. Dalam penerapannya, sistem ini akan diakses oleh beberapa pihak yang terlibat. Pihak-pihak tersebut diantaranya adalah Teknisi, Planner, Pengadaan dan Gudang. Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen Perawatan Alat-Alat Produksi BatuBara, UPM, ReadySET, PHP, MySQL 1. Pendahuluan Semakin meningkatnya kebutuhan batubara di Indonesia setiap tahunnya, membuat banyak perusahaan batubara harus meningkatkan hasil produksinya sesuai dengan kebutuhan konsumen. Peningkatan hasil produksi tersebut menyebabkan proses produksi menjadi salah satu proses yang sangat berperan di dalam sebuah perusahaan. Beberapa hal yang berpengaruh di dalam sebuah proses produksi diantaranya adalah bahan baku, prosedur proses produksi serta alat-alat produksi. Keandalan alat-alat produksi merupakan persyaratan bisnis yang sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Perusahaan yang memiliki alat-alat produksi yang baik, maka akan mampu melaksanakan proses produksi dengan baik pula. Dengan demikian, di dalam proses produksi perlu adanya manajemen perawatan alat-alat produksi yang terjadwal dan terkomputerisasi sehingga perawatan dapat dilakukan secara rutin dan berkala serta pemantauan atas proses ini bisa lebih baik. Dengan demikian, permasalahan yang terjadi pada alat-alat produksi pada umumnya dapat dideteksi secara dini. Dalam studi kasus PT. XYZ, proses produksi yang dilakukan juga mengandung tiga 1

2 hal tersebut, yaitu bahan baku, prosedur proses produksi dan alat-alat produksi. Kapasitas produksi di dalam perusahaan ini sebesar 125 ton per jam. Banyaknya kapasitas produksi tersebut, membuat seringnya terjadi kerusakan pada alat-alat produksinya. Selain itu kurangnya perawatan atas alat-alat produksi juga membuat sering terjadinya kerusakan pada alat-alat produksi batubara. Sehingga, dari ketiga hal tersebut yang menjadi permasalahan di PT. XYZ adalah pada alat-alat produksinya. Semua alat produksi yang ada belum pernah dilakukan manajemen perawatan yang terjadwal dan terkomputerisasi oleh beberapa pihak yang terlibat. Sehingga di dalam PT. XYZ, semua pihak yang terlibat masih melakukan tugasnya secara manual dan pengkoordinasian antar pihak juga belum dilakukan dengan baik. Selain itu, produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ terkadang belum sesuai dengan kebutuhan konsumen dan kerusakan yang terjadi pada alat-alat produksinya belum bisa terdeteksi lebih awal. Untuk menyelesaikan permasalahan di atas, maka perlu dibangunnya Sistem Informasi Manajemen Perawatan Alat-alat Produksi Batubara berbasis website yang dapat membantu proses produksi di PT. XYZ dengan cara membuat jadwal perawatan secara berkala. Dalam penerapannya, sistem ini akan diakses oleh beberapa pihak yang terlibat. Pihak-pihak tersebut diantaranya adalah Teknisi, Planner, Pengadaan dan Gudang. 2. Manajemen Menurut para ahli dalam Handoko (1989), ada beberapa definisi manajemen, diantaranya adalah: 1. Marier Parker, manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. 2. Stoner, manajemen adalah prose perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usahausaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 3. Luther Gillick, manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerja sama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan. Dan menurut saya, manajemen adalah suatu cara untuk mencapai suatu tujuan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan yang dikerjakan secara bersama-sama atau dengan banyak orang. Fungsi manajemen itu sendiri menurut Manullang (2002), dapat dibagi menjadi empat, yaitu perencanaan, organisasi, penyusunan dan pengawasan. Dari masing-masing fungsi memiliki pengertian masing-masing, yaitu: 1. Perencanaan, fungsi penyusunan serangkaian tindakan yang ditentukan sebelumnya agar tercapai tujuan-tujuan organisasi. Perencanaan dilakukan untuk menghindari pekerjann rutin supaya kejadian mendadak dapat diperkecil. 2. Organisasi, dapat dibedakan menjadi dua, diantararanya: - Menurut badan: Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan. - Menurut struktur: Organisasi adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan. 3. Penyusunan, fungsi personalia yang meliputi tugas-tugas memperoleh pegawai, memajukan pegawai, dan memanfaatkan pegawai. Fungsi ini adalah setiap manajer yang berhubungan dengan para pegawai di lingkungan pimpinannya agar para pegawai terdorong untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya untuk 2

3 merealisasikan tujuan perusahaan atau tujuan aktivitas yang dipimpinnya. 4. Pengarahan, bila rencana pekerjaan sudah tersusun, struktur organisasi sudah ditetapkan dan posisi jabatan dalam suatu organisasi tersebut sudah diisi, maka kegiatan yang harus dilakukan pimpinan selanjutnya adalah menggerakkan bawahan dan mengkoordinasikan agar apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat diwujudkan. 5. Pengawasan, suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya, dan bila perlu mengkoreksi dengan maksud supaya pelaksanaan sesuai dengan rencana semula. 3. Pemeliharaan Pemeliharaan adalah fungsi penting dalam suatu pabrik sebagai suatu usaha menggunkaan fasilitas produksi agar kontinuitas produksi dapat terjamin dan menciptakan suatu kesadaan operasi produksi yang memuaskan sesuai dengan rencana. Selain itu, fasilitas produksi tersebut tidak mengalami kerusakan selam dipergunakan sebelum jangkan waktu tertentu yang direncakan tercapai. Menurut The American Management Association, Inc (1971), pemeliharaan adalah kegiatan rutin, pekerjaan berulang yang dilakukan untuk menjaga kondisi fasilitas produksi agar dapat dipergunakan sesuai dengan fungsi dan kapasitas sebenarnya secara efisien. Tujuan pemeliharaan itu sendiri terdiri dari: 1. Memperpanjang usa kegunaan aset 2. Menjamin ketersediaan optimum peralatan yang dipasang untuk produksi dan mendapatkan laba investasi maksimum yang mungkin. 3. Menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam kegiatan darurat setiap waktu. 4. Menjamin keselamatan orang yang menggunakan sarana tersebut. 4. ReadySET Readyset merupakan sebuah proyek open source untuk menghasilkan dan memelihara berbagai dokumentasi rekayasa perangkat lunak sehingga dapat digunakan kembali. Metode yang digunakan dalam pendokumentasian dengan menggunakan ReadySet ini adalah Unified Process Model (UPM). Di dalam metode ini terdapat beberapa tahapan yang dilakukan dalam penggunaan standar dokemuntasi ReadySET. Untuk lebih jelasnya, template dari ReadySET Pro dapat dilihat pada table 2.1: Tabel 1. Template ReadySET Pro INCEPTION Project proposals, User needs, Target market identification, Project plans ELABORATION Requirements specifications, Use cases, Feature specs, Design documents CONSTRUCTION Implementation notes, Status reports, Test cases, Review meeting checklists TRANSITION Release notes, Installation guide, User guide, FAQ, Product demo script Penjelasan dari tabel 1 adalah sebagai berikut: 1. Inception (Tahap awal) Tahap awal merupakan tahapan untuk mengidentifikasi sistem, menganalisis proses bisnis, menentukan kebutuhan pengguna, dan menentukan kebutuhan sistem dengan menggunakan standarisasi template. 3

4 2. Elaboration (Tahap perluasan) Tahap perluasan merupakan tahapan untuk membuat desain awal perangkat lunak, membuat use cases, menentukan spesifikasi fitur. Tahap perluasan bertujuan untuk menggambarkan kinerja sistem dengan cara memodelkan tiap proses yang dilakukan. 3. Construction (Tahap konstruksi) Tahap kontruksi merupakan tahapan untuk membuat model implementasi dan menerjemahkan desain yang telah dibuat pada tahap perluasan menjadi komponen perangkat lunak yang akan dibuat untuk mempermudah memahami gambaran sistem. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memastikan bahwa proses bisnis pada perangkat lunak yang dibuat telah sesuai dengan proses bisnis pengguna (dalam hal ini PT. XYZ). 4. Transition (Tahap transisi) Tahap transisi merupakan tahapan untuk menilai kinerja perangkat lunak yang telah dibuat. Pada tahap ini dihasilkan panduan instalasi dan penggunaan perangkat lunak yang telah dibuat untuk mempermudah pengguna dalam menjalankan perangkat lunak tersebut. 5. Unified Process Modelling (UPM) Proses Pengembangan merupakan suatu aktifitas yang diperlukan untuk mengubah kebutuhan pengguna (User Requirements) menjadi sebuah sistem perangkat lunak yang dapat dilihat pada gambar 2.2 di bawah ini: Gambar 2 Alur proses pengembangan aplikasi UPM menyediakan teknologi yang diperlukan untuk mendukung praktek rekayasa perangkat lunak berorientasi obyek, tetapi tidak memberikan kerangka proses untuk memandu tim proyek dalam membuat aplikasi teknologi. Saat ini UPM merupakan kerangka untuk rekayasa perangkat lunak yang banyak digunakan pada proyek Objek oriented (OO) dari segala jenisnya. UPM terbagi menjadi 5 fase, yaitu : 1. Inception Phase 2. Elaboration Phase 3. Construction Phase 4. Transition Phase 5. Production Phase Agar lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3 tentang Unified Process Model di bawah ini: Gambar 3. UPM 6. Unified Modelling Language (UML) Secara sederhana UML digunakan untuk menggambar sketsa sistem. Pengembang menggunakan UML untuk menyampaikan beberapa aspek dari sebuah perangkat lunak melalui notasi grafis. UML mendefinisikan notasi dan semantik. Notasi merupakan sekumpulan bentuk khusus yang memiliki makna tertentu untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak dan semantik mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat dikombinasikan. Ada beberapa jenis diagram yang disediakan dalam UML, antara lain, Use Case Diagram, Activity 4

5 Diagram, Sequence Diagram, Collaboration Diagram dan Class Diagram. 7. Desain Sistem Pada tahap ini masukan yang diproses yaitu desain arsitektur sistem untuk menghasilkan dokumen desain. Aktivitas yang terdapat didalamnya yaitu : Desain Struktural (Structural Design) - Memodelkan Entity Relationship (ER) Model - Memodelkan Class Diagram Desain Tingkah Laku (Behavioral Design) Pada proses ini dilakukan pembuatan model use case diagram yang dibuat berdasarkan deskripsi use case yang telah dibuat sebelumnya. Berikut ini merupakan tahaptahap design UML setelah pembuatan use case. - Use Cases Diagram Use case diagram berisi mengenai interaksi antara sekelompok proses dengan sekelompok aktor, menggambarkan fungsionalitas dari sebuah sistem yang dibangun dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar. Use case diagram dapat digunakan selama proses analisis untuk menangkap kebutuhan sistem dan untuk memahami bagaimana sistem seharusnya bekerja. - Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang disusun dalam suatu urutan waktu. Secara khusus, diagram ini berasosiasi dengan use case. - Activity Diagram Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masingmasing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Antarmuka Pengguna (User Interface) Membuat rancangan user interface secara deskriptif sesuai dengan template yang ada pada ReadySET yang memudahkan dalam pengimplementasian rancangan perangkat lunak. Pembangunan Sistem (Build System) Pembuatan daftar menu yang akan dibuat dan dimana source tersebut diletakkan. Arsitektur (Architecture) Pada tahap ini dibuat deskripsi tentang arsitektur perangkat lunak, yang terdiri atas pembuatan gambaran jaringan rancangan implementasi perangkat lunak. Rencana perangkat keras yang akan digunakan dan perangkat lunak pendukung yang digunakan. Peluncuran (Persistence) Pada tahap ini dihasilkan perancangan database yang diperlukan yang sesuai kebutuhan. 8. Implementasi dan Uji Coba Implementasi dilakukan setelah kebutuhan dan desain telah terpenuhi. Berikut adalah tampilan dari halaman daftar daftar akun aplikasi SIMPAP: Gambar 4 Halaman Daftar Akun Keandalan SIMPAP diuji dengan menggu nakan testcase. Testcase bertujuan untuk menguji kesesuaian alur sistem dari SIMPAP.Terdapat 2 buah skenario yang diujikan pada SIMPAP, yaitu : 5

6 1. Skenario Uji Coba proses pengelolaan pengguna 2. Skenario Uji Coba proses ubah profil 9. Kesimpulan Sistem Informasi Manajemen Perawatan Alat-alat Produksi Batubara merupakan sebuah aplikasi yang memiliki fasilitas pengelolaan data alat-alat produksi batubara. Sistem informasi ini dapat berfungsi untuk mengetahui kapan terakhir alat produksi batubara di cek, sehingga untuk perawatan alat-alat tersebut dapat dilakukan sesuai dengan jadwal perawatan yang telah dibuat. Selain itu, sistem informasi manajemen perawatan alat-alat produksi batubara terdapat dua laporan yaitu laporan transaksi alat dan laporan perawatan. Laporan transaksi alat digunakan untuk melaporkan hubungan antara permasalahan yang terjadi, pemesanan dan penerimaan. Sedangkan untuk laporan perawatan menggambarkan antara penjadwalan dan pengambilan alat-alat produksi batubara. Dan Pendokumentasian Sistem Informasi Manajemen Perawatan Alat-alat Produksi Batubara meliputi : Project Kick-Off, System Requirements), Design, Product Content dengan menggunakan standar ReadySet. 10. Saran 1. Karena uji coba yang dilakukan hanya dari sisi fungsi saja, maka diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya dilakukan dokumentasi terhadap uji coba berdasarkan Test Case Suite sesuai standar ReadySET dengan tujuan agar semua use case yang dibuat benar-benar teruji dan mengetahui sistem apakah sudah layak untuk digunakan. Kemudian Karena memiliki kelemahan dalam keamanan, maka diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya dapat dilakukan enkripsi pada kata sandi dan diharapkan perawatan alat-alat produksi batubara belum menghitung biaya perawatannya, maka diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya dapat dihitung biaya perawatannya. 11. Daftar Pustaka [1] (2004). Template ReadySET: [2] (2010). Enterprise-Ready Software Engineering Templates: 14 Desember 2010 [3] (2010). Kebutuhan batubara di dalam negeri Indonesia mencapai 78,97 juta ton di tahun 2011: 14 Desember 2010 [4] (2010). Penetapan kebutuhan dan persentase minimal penjualan BatuBara untuk kepentingan dalam negeri tahun 2010: 24 September 2010 [5] Basuki, Awan Pribadi. (2010). Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigneter. Yogyakarta 15 Juni 2011 [6] Iswanto, Apri Heri. (2008). Manajemen Pemeliharaan Mesin-mesin Produksi. Sumatera Utara 21 Juli 2011 [7] Pressman, Roger S. (2005). Software Engineering : A Practitioner s Approach 6 th. McGrawHill. 16 desember 2010 [8] Pressman, Roger S. (1980). Operation and Maintenance Manual. 22 Maret 2011 [9] Sholiq dan Imam R. (2010). Analisis dan Perancangan Berorientasi Obyek. Bandung 29 Juni 2011 [10] Yuliandari, Panca Kusuma. (2011). Rancang Bangun Sistem Informasi Pelaksanaan Pekerjaan Studi Kasus di Teknologi Informasi ITS. Surabaya 24 Febuari