PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) MUHAMMADIYAH 4 SURAKARTA NASKAH PUBLIKASI. Disusun Oleh

Transkripsi

1 PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) MUHAMMADIYAH 4 SURAKARTA NASKAH PUBLIKASI Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Strata Satu (S1) Program Teknik Informatika Fakultas Teknik Elektro dan Informatika Universitas Surakarta Disusun Oleh Nama : Mariana Ajeng Pawitrasari NIM : Dosen Pembimbing 1 : Ramadhian Agus T., S.Kom., M.M. Dosen Pembimbing 2 : Ir. Tri Irianto Tj., M.T. Program Studi : Teknik Informatika FAKULTAS TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA 2014 i

2 ii

3 iii

4 iv

5 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii HALAMAN PERNYATAAN PENULIS... iv HALAMAN PERSEMBAHAN... v HALAMAN MOTTO... vi KATA PENGANTAR... vii ABSTRAKSI... ix ABSTRACT... x DAFTAR ISI... xi 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Metodelogi Penelitian LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Karakteristik Sistem Pengertian Informasi... 4 v

6 2.4 Kualitas Informasi Pengertian PHP Pengertian PhpMyAdmin Pengertian Database Pengertian MySQL Pengertian Diagram Alir Data Pengertian Flowchart Tinjauan Pustaka ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Analisis Sistem Analisis Kebutuhan Sistem (Hardware) Kerangka Pemikiran Diagram Konteks Data Flow Diagram Level Data Flow Diagram Level 1 Proses Pendataan Data Flow Diagram Level 1 Proses Transaksi Data Flow Diagram Level 1 Proses Laporan Flowchart Sistem Yang Diusulkan IMPLEMENTASI Instalasi Aplikasi Web Server Implementasi Sistem Tabel Uji Coba vi

7 5. PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA vii

8 PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) MUHAMMADIYAH 4 SURAKARTA Mariana Ajeng P 1, Tri Irianto Tj 2, Ramadhian Agus T 3 Program Studi Teknik Informatika, Universitas Surakarta Jl. Raya Palur KM 5 Surakarta b_nana.ajeng@ymail.com ABSTRAKSI : Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini berkembang begitu pesat. Semua itu dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan tugas dan kepentingannya. Perpustakaan SMP Muhammadiyah 4 Surakarta selama ini dalam pengolahan data perpustakaannya masih dilakukan secara konvensional dengan mencatat pada buku perpustakaan. Mulai dari data anggota, data buku, data peminjaman maupun pengembalian ditulis secara manual. Hal ini menyebabkan proses memakan waktu lama dan tingkat kesalahan yang besar, selain itu juga tingkat kecepatan akses data (laporannya) juga lambat. Sistem pengolahan data yang terkomputerisasi dapat mengganti sistem pengolahan data perpustakaan yang dilakukan secara manual, sehingga pengolahan data perpustakaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.tujuan utama dari penelitian ini adalah pembuatan sistem informasi perpustakaan yang dapat digunakan untuk pengolahan data perpustakaan. Penelitian ini diharapkan agar memberikan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan pengolahan data perpustakaan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara, kepustakaan, analisis, perancangan, pembuatan, uji coba sistem serta implementasi sistem. Kata kunci: Sistem Informasi Perpustakaan ABSTRACT : The development of science and technology that is currently growing so rapidly. All that was developed with the aim to provide convenience for people in performing tasks and interests. Library of SMP Muhammadiyah 4 Surakarta during library is in the data processing is still done conventionally with notes on library books. Starting from the data members, book data, borrow or return the data written manually. This causes the process time consuming and error rates are great, but it also levels the speed of data access (report) is also slow. Computerized data processing system that can replace the library system of data processing is done manually, so that data processing library can be run effectively and efficiently. The main objective of this research is the manufacture of library information systems that can be used for data processing libraries. This study is expected to provide convenience in data processing activities carried out by the library librarian. The method used in this study is the observation, interview, literature, analysis, design, manufacturing, testing systems and system implementation. Keyword: 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perpustakaan adalah suatu tempat, gedung atau ruangan untuk menyimpan buku-buku dan bahan bacaan lainnya yang diorganisasikan dan diadministrasikan untuk bacaan, konsultasi dan studi. (Saputro,2008) Perpustakaan juga sering disebut dengan jantung dari pendidikan dimana di dalamnya terdapat kumpulan

9 koleksi yang disusun berdasarkan sistem tertentu yang digunakan sebagai media dalam mencari ilmu dan wawasan bagi masyarakat khususnya para para siswa dan guru di Sekolah Menengah Pertama (SMP) Muhammadiyah 4 Surakarta. Hal ini disebabkan peranan perpustakaan sangat penting dalam usaha dan upaya menunjang peningkatan prestasi akademik yang ada pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) Muhammadiyah 4 Surakarta yang berlamat di Jl. A. Yani, Tempurejo RT. 5 RW. II Sumber Surakarta. Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh peneliti dengan cara wawancara pada pihak terkait di Sekolah Menengah Pertama (SMP) Muhammadiyah 4 Surakarta, penerapan manajemen data di perpustakaan Sekolah Menengah Pertama (SMP) Muhammadiyah 4 Surakarta saat ini masih konvensional yang semua proses transaksinya ditulis pada buku seperti proses pendaftaran anggota, peminjaman buku, pengembalian buku serta pendataan buku. Cara seperti itu dianggap kurang dalam hasil pelaporan, informasi yang kurang akurat dan akan memicu kesalahan yang sering terjadi yaitu disebabkan oleh kesalahan manusia (human error), hal ini juga menyebabkan lambatnya dalam pencarian data, layanan sirkulasi maupun dalam hal pembuatan laporan. Berdasarkan permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka diperlukan adanya sistem informasi perpustakaan pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) Muhammadiyah 4 Surakarta yang dapat memberikan kemudahan dan kecepatan terhadap pengguna dan membuat fitur-fitur untuk memenuhi kebutuhan perpustakaan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan analisis latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka dapat dirumuskan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Bagaimana merancang dan membuat suatu sistem pengolahan data secara komputerasi pada Perpustakaan SMP Muhammadiyah 4 Surakarta? b. Bagaimana agar sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), pendaftaran anggota, proses pelayanan terhadap anggota, dan proses pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat? 1.3 Batasan Masalah Dalam penelitian ini penulis perlu melakukan batasan masalah agar pembahasan masalah tidak menyimpang dari topik yang dibahas. Maka penulis mengambil batasan masalah dengan pokok bahasan yaitu a. Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan di SMP Muhammadiyah 4 Surakarta.

10 b. Pendaftaran Anggota, Pendataan Buku, Sirkulasi (Peminjaman dan Pengembalian ), serta Pembuatan Laporan. c. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dan MySQL. d. Aplikasi Software yang digunakan adalah Adobe Dreamwaver Cs 4, AppServ,dan CorelDRAW X Tujuan Tujuan penelitian yang dilakukan penulis adalah menyajikan Sistem Informasi Perpustakaan yang dapat membantu proses administrasi perpustakaan SMP Muhammadiyah 4 Surakarta dan dapat meningkatkan pelayanan menjadi lebih baik. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan data Sekolah Menengah Pertama (SMP) Muhammadiyah 4 Surakarta yaitu: a. Memudahkan petugas perpustakaan dalam mengelola data anggota, data buku, data sirkulasi peminjaman dan pengembalian buku, serta pembuatan laporan. b. Sistem pengolahan data tersebut dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja Perpustakaan Sekolah Menengah Pertama (SMP) Muhammadiyah 4 Surakarta. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian PHP PHP atau yang memiliki kepanjangan Hypertext Preprocessor merupakan suatu bahasa pemrograman yang difungsikan untuk membangun suatu website dinamis. PHP berjalan pada sisi server sehingga PHP disebut juga sebagai bahasa Server Side Scripting, artinya dalam setiap/untuk menjalankan PHP, wajib dibutuhkan web server dalam menjalankannya. (Saputro, 2012) 2.2 Pengertian Database Basis data atau database adalah kumpulan terintegrasi dari elemen data yang secara logika saling berhubungan. 2.3 Pengertian MySQL My SQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya. 2.4 Pengertian Diagram Alir Data Diagram Alir data atau Data Flow Diagram(DFD) merupakan suatu diagram yang menggambarkan alir data dalam suatu entitas ke sistem atau sistem ke entitas. DFD juga dapat diartikan sebagai teknis grafis yang menggambarkan alir data dan transformasi yang digunakan sebagai perjalanan data dari input atau masukan

11 menuju keluaran atau output. (Agus Saputro, 2012) 2.5 Pengertian Flowchart Bagan Alir atau Flowchart adalah bagian (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem atau logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. 2.6 Tinjauan Pustaka Penelitian mengenai sistem informasi perpustakaan telah dilakukan oleh Setyawan (2012), dengan judul Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan. Dalam latar belakang penelitiannya dikatakan bahwa proses pengolahan data yang dilakukan di perpustakaan masih bersifat konvensional, dimana proses peminjaman serta pengembalian buku masih dilakukan dengan cara manual yaitu menulis pembukuan. Sehingga proses pengolahan data menjadi lama. Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh Setyawan adalah membuat sistem informasi pengolahan data yang terkomputerisasi. Sulastri (2012), Mahasiswa Teknik Informatika Surakarta melakukan dengan judul Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah Menengan Pertama (SMP) Negeri 4 Karangtengah hasil dari sistem yang dibangun oleh Sulastri adalah membantu dalam mengolah data peminjaman serta pengembalian buku serta denda keterlambatan pada perpustakaan. Dalam hal ini, penulis juga melakukan pengolahan data yang akan dilakukan di Perpustakaan SMP Muhammadiyah 4 Surakarta. Untuk memperkuat penelitian di Perpustakaan SMP Muhammadiyah 4 Surakarta, penulis juga menambah bahan pertimbangan dari penelitian sebelumnya yang dilakukan Pradina (2012) yang berjudul Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Karanganyar menghasilkan suatu sistem informasi perpustakaan yang dapat memberikan informasi pada sekolah mengenai pendataan buku, koleksi buku, transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Dalam penelitian yang dilakukan, penulis akan membuat sistem yang mampu melakukan pendataan, serta transaksi peminjaman dan pengembalian secara mudah. Penelitian tentang sistem informasi perpustakaan juga pernah dilakukan oleh Aryanto (2012) dengan judul Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan SMP Muhammadiyah 7 Surakarta. Dalam penelitian menggunakan software PHP, tujuan dari penelitian ini adalah suatu sistem administrasi yang dapat membantu petugas dalam melakukan administrasi perpusrtakaan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi komputer. Hasil

12 yang diperoleh dari penelitian tersebut yaitu menghasilkan sistem yang lebih efisien dan efektif dan dapat membantu petugas dalam proses administrasi yang sebelumnya masih menggunakan cara manual. Dalam penelitian Setyaningsih (2012) dengan judul Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Juwana Berbasis Web, dalam penelitian ini Setyaningsih menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL. Hasil dari penelitian ini adalah menghasilkan sistem pengolahan data perpustakaan yang berbasis web. Penulis mendukung penelitian Setyaningsih karena bahasa pemrograman yang digunakan sama dengan yang dilakukan penulis dalam Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Menengah Pertama (SMP) Muhammadiyah 4 Surakarta. Persamaan dalam penelitian penulis dengan kelima penelitian sebelumnya adalah hasil dari penelitian adalah menghasilkan sistem pengolahan data perpustakaan yang dapat membantu petugas dalam proses administrasi di perpustakaan. Selain itu persamaan dalam hal penggunaan bahasa pemrograman yaitu menggunakan bahasa pemrograman PHP & MySQL sebagai pengolah databasenya. Perbedaan dalam penelitian penulis dengan kelima penelitian sebelumnya adalah dalam hak penggunaan software yang digunakan penulis menggunakan software menggunakan Adobe Photoshop CS4 sebagai editor gambarnya. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Kerangka Pemikiran Pendataan Anggota Data Buku Data Anggota Data Pinjam Data Kembali Data dari SMP Muhammadiyah 4 Surakarta Analisis Data Sistem informasi Perpustakaan Pendataan Buku Sirkulasi Laporan Gambar 3.1 Kerangka Pemikiran 3.2 Diagram Konteks

13 keluar/masuk untuk penerima sistem informasi tersebut. 3.3 Data Flow Diagram Level 0 Gambar 3.2 Diagram Konteks Dalam diagram konteks di atas terdapat beberapa pihak terkait yang digambarkan secara umum, dimana kesatuan luar yang terlibat secara langsung adalah anggota, petugas perpustakaan, administrator dan kepala sekolah. Anggota memberikan identitas anggota dengan mengisi formulir, kemudian menerima kartu anggota yang selanjutnya dapat digunakan untuk melakukan transaksi baik peminjaman maupun pengembalian. Administrator memasukkan data buku, data kategori, data penerbit, data administrator dan data petugas. Petugas bertugas memasukkan data anggota, data kelas, data transaksi peminjaman dan data transaksi pengembalian. Kepala sekolah dan administrator sebagai penerima laporan dari sistem informasi. Serta Sistem Informasi Perpustakaan sebagai suatu proses yang akan memproses data yang Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0 Keterangan: 1) Proses Pendataan, dalam proses ini yang berperan adalah administrator dan petugas. Petugas melakukan pendataan anggota serta pendataan kelas. Petugas memberikan data anggota dan kelas, kemudian dimasukkan ke dalam sistem untuk selanjutnya diproses dan disimpan dengan nama anggota dan kelas. Administrator bertugas melakukan pendataan administrator, petugas, penerbit, kategori, buku dan juga

14 denda. Administrator memberikan data administrator, petugas, penerbit, kategori, buku dan denda, kemudian dimasukkan ke dalam sistem untuk selanjutnya diproses dan disimpan dengan nama tuser, petugas, penerbit, kategori, buku dan denda. 2) Proses Transaksi, untuk melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku, anggota memberikan kartu anggota untuk dimasukkan ke dalam sistem kemudian diproses dan disimpan. Transaksi peminjaman dan pengembalian disimpan dengan nama transaksi. 3) Proses Laporan, setelah sistem menerima sumber data dari administrator maupun petugas yang berupa masukan data data maka sistem kemudian akan memproses data tersebut dan menghasilkan laporan, diantaranya laporan data anggota, laporan data buku, laporan transaksi dan laporan denda. Laporan tersebut akan diserahkan kepada kepala sekolah. 3.4 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pendataan Gambar 3.3 DFD Level 1 Proses Pendataan Keterangan : 1) Proses 1.1 Petugas melakukan input data anggota lalu disimpan ke dalam tabel anggota. 2) Proses 1.2 Petugas melakukan input data kelas lalu disimpan ke dalam tabel kelas. 3) Proses 1.3 Administrator melakukan input data administrator lalu disimpan ke dalam tabel administrator. 4) Proses 1.4 Administrator melakukan input data petugas lalu disimpan ke dalam tabel petugas.

15 5) Proses 1.5 Administrator melakukan input data kategori lalu disimpan ke dalam tabel kategori. 6) Proses 1.6 Administrator melakukan input data penerbit lalu disimpan ke dalam tabel penerbit. 7) Proses 1.7 Administrator melakukan input data buku lalu disimpan ke dalam tabel buku. 8) Proses 1.8 Administrator melakukan input data denda lalu disimpan ke dalam tabel denda. 3.5 Data Flow Diagram Level 1 Proses Transaksi 1) DFD Level 1 Proses Peminjaman Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Pengembalian Keterangan : Anggota dan buku bertindak sebagai sumber data, yang mana data tersebut akan dimasukkan dalam sistem dan diproses, jika hasil dari proses tersebut terdapat keterlambatan pengembalian buku berarti akan dihitung berapa dendanya kemudian akan diproses lagi sebagai pengembalian dan disimpan dalam tabel transaksi. Gambar 3.4 DFD Level 1 Proses Peminjaman Keterangan : Anggota dan buku bertindak sebagai sumber data, yang mana data tersebut akan dimasukkan dalam sistem dan diproses sebagai peminjaman kemudian disimpan dalam tabel transaksi. 2) DFD Level 1 Proses Pengembalian 3.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses Laporan

16 Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Laporan Keterangan : Dari gambar 3.6 dapat dijabarkan bahwa Laporan data anggota, dibuat dengan memanggil data dari tabel anggota dan diolah oleh sistem sehingga menghasilkan laporan data anggota. Laporan data buku, dibuat dengan memanggil data dari tabel buku dan diolah oleh sistem sehingga menghasilkan laporan data buku. Laporan data transaksi dan denda dibuat dengan memanggil data dari tabel transaksi. Dan yang menerima semua laporan adalah Kepala Sekolah dan Administrator. Gambar 3.7 Flowchart Sistem yang diusulkan 4. IMPLEMENTASI 4.1 Implementasi Sistem Implementasi adalah proses penerapan sistem informasi perpustakaan SMP Muhammadiyah 4 Surakarta agar dapat berfungsi sebagaimana yang diharapkan dan untuk mengetahui sejauh mana efektifitas dan efisiensi informasi yang disajikan. 3.7 Flowchart Sistem Yang Diusulkan a. Halaman Log In

17 Gambar 3.11 Halaman Transaksi Peminjaman Gambar 3.8 Halaman Login e. Halaman Transaksi Pengembalian b. Halaman Input Data Anggota Gambar 3.12 Halaman Transaksi Pengembalian Gambar 3.9 Halaman Input Data Anggota f. Halaman Laporan Denda c. Halaman Input Data Buku Gambar 3.12 Halaman Laporan denda Gambar 3.10 HalamanInput Data Buku 4.2 Tabel Uji Coba Setelah proses pembuatan sistem informasi selesai, dilakukan cek list untuk meneliti kelengkapan isi dan tampilan dari sistem informasi perpustakaan yang dibuat. d. Halaman Transaksi Peminjaman

18 Tabel 1 Tabel Uji Coba No Tampilan Keterangan 1. Home 2. Input Data - Input Data Anggota - Input Data Buku - Input Data Kategori - Input Data Penerbit - Input Data Kelas - Input Data Denda - Input Data Admin 3. Transaksi - Peminjaman - Pengembalian 4. Laporan - Laporan Denda - Laporan Peminjaman - Laporan Pengembalian - Laporan Anggota - Laporan Buku - Rekap Peminjaman 5. Pencarian 8. Log Out 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian skripsi pembuatan sistem informasi perpustakaan serta pengujian terhadap aplikasi yang dibuat dapat disimpulkan : 1. Perancangan sistem informasi perpustakaan pada SMP Muhammadiyah 4 Surakarta sudah terkomputerisasi dan menggunakan database untuk penyimpanan datanya. 2. SMP Muhammadiyah 4 Surakarta dalam pengolahan data perpustakaan dan pelayanan menggunakan sistem informasi perpustakaan agar mempermudah proses pendaftaran, sirkulasi ( peminjaman dan pengembalian buku) dan juga pembuatan laporan. 5.2 Saran Setelah dilakukan pengujian terhadap sistem informasi perpustakaan ini masih ditemukan beberapa kekurangan, dari beberapa saran ini sekiranya dapat dijadikan bahan masukan bagi kemajuan sistem informasi perpustakaan SMP Muhammadiyah 4 Surakarta di masa yang akan datang, antara lain : 1. Disarankan untuk melengkapai sistem informasi perpustakaan ini dengan fasilitas cetak kode buku. 2. Sistem perlu dikembangkan menjadi multiuser sehingga siswa dan pihak terkait bisa memantau perkembangan perpustakaan

19 DAFTAR PUSTAKA Amirudin, Ahmad Pembuatan Video Profil Sekolah Menengah Pertama ( SMP ) Darul Ihsan Muhammadiyah Sragen Berbasis Multimedia. Andi Mudah Dan Cepat Mengolah Audio Menggunakan Cool Edit. Yogyakarta. Andi Membuat Sendiri Video Digital Untuk Pemula. Penerbit PT Elex Media Komputindo : Jakarta. Anggoro, Yudho Pembuatan Video Profil Pada Bank Daerah PD. BPR Bank Karanganyar. Arfian Pembuatan Video Company Profile Sekolah Menengah Atas Saverius Karangmalang Sragen. Budi Samudro Pembuatan Company Profile SMU Muhammadiyah 2 Yogyakarta. Fatah Sofyan, Amir & Agus Purwanto Digital Multimedia. Penerbit Andi: Yogyakarta. Kundhi Cara Cepat Menguasai Video Shooting. Penerbit Leutika: Yogyakarta. M. Ahmadi Pembuatan Video Profil SMK Ma arif NU 2 Boyolali Suyanto Multimedia Untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing. Penerbit Andi : Yogyakarta.

20