BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Mutu sumber daya manusia (SDM) di sebuah perusahaan sangat berpengaruh terhadap kualitas perusahaan. Oleh karena itu, kinerja seorang karyawan dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang penting dalam proses bisnis perusahaan tersebut. Salah satu penilaian terhadap kualitas seorang karyawan dapat dilihat dari keterampilan karyawan tersebut dalam menyelesaikan tugas pekerjaannya. Keterampilan lebih yang dimiliki oleh seorang karyawan akan memudahkan karyawan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Keterampilan dalam pekerjaan yang dimiliki oleh karyawan diperoleh dari pendidikan formal, training, ataupun pengalaman selama bekerja. Perusahaan juga berperan aktif dalam meningkatkan keterampilan karyawan dengan memberikan training atau pelatihan yang sesuai dengan lingkup pekerjaan karyawan. Pelatihan merupakan proses meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan (Kaswan, 2011). Menurut Kaswan pula (2011), pelatihan meliputi pengubahan sikap sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaannya lebih efektif. Pelatihan juga dapat menambah kompetensi yang diperlukan oleh karyawan dalam pekerjaanya sesuai dengan job description karyawan tersebut. Dengan demikian, pelatihan memberikan banyak keuntungan bagi karyawan secara khusus dan bagi perusahaan secara umum. Berdasarkan manfaat-manfaat yang diperoleh dari pelatihan, melaksanakan pelatihan untuk meningkatkan kinerja para karyawan merupakan keharusan bagi sebagian besar perusahaan. Contoh peningkatan kinerja karyawan yang diharapkan adalah karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya lebih cepat dan lebih baik. Harapan lain adalah perusahaan menginginkan karyawannya 1

2 menghasilkan output pekerjaan yang produktif dan memenuhi standar minimal yang ditetapkan perusahaan. Menyadari hal tersebut, PT Kievit Indonesia (2013) memberikan dan mendukung program-program pelatihan dan pengembangan pekerja untuk meningkatkan pengetahuan kerja, keterampilan/kemampuan kerja, pengalaman kerja baik melalui program pelatihan di dalam maupun di luar perusahaan. Pemetaan pelatihan dibagi menjadi 2 kategori yaitu pelatihan yang bersifat general dan pelatihan yang bersifat spesifik sesuai kompetensi karyawan menurut departemennya. Untuk menyelenggarakan pelatihan yang baik, perusahaan harus mengelolanya dengan terstruktur melalui pendataan pelatihan dan penelusuran pelatihan yang diikuti karyawan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui rekaman data pelatihan yang diikuti oleh setiap karyawan. Pendataan dan penelusuran data pelatihan akan memudahkan administrator untuk penjadwalan pelatihan selanjutnya. Pendataan dan penelusuran data pelatihan dapat meminimalisir keikutsertaan seorang karyawan pada sebuah pelatihan dengan kompetensi yang sama pada rentang waktu yang berdekatan. Selain itu, perusahaan dapat membuat keputusan mengenai prioritas pelatihan yang akan dilaksanakan dalam waktu dekat. Dari alasan-alasan tersebut, maka penting bagi PT Kievit Indonesia untuk memperbaiki pendataan dan penelusuran data pelatihan karyawan. PT Kievit Indonesia telah melakukan pencatatan dan pengelolaan untuk data pelatihan. Sistem pencatatan dan pengelolaan data pelatihan dilakukan secara manual yaitu menggunakan aplikasi pengolah angka. Ada beberapa kendala dalam pelaksanaan sistem manual ini, antara lain terjadinya pencatatan berulang, waktu yang tidak efisien, dan data yang tidak akurat. Administrator melakukan pencatatan berulang-ulang untuk setiap dokumen yang dibutuhkan, sehingga penginputan data pelatihan memakan waktu yang lebih lama. Selain itu, administrator harus memasukkan data pelatihan satu per satu ke dalam data tiap karyawan, sehingga faktor ketelitian dalam pencatatan sangat menentukan kualitas akurasi data. Administrator juga mengalami kesulitan untuk mengolah data tiap karyawan, contohnya karyawan siapa saja yang sudah mengikuti pelatihan A 2

3 dan karyawan siapa saja yang belum mengikuti pelatihan A. Untuk mengatasi beberapa kendala tersebut, keberadaan sistem informasi sangat dibutuhkan. Sistem informasi dapat mengintegrasikan semua data pelatihan yang ada dan menelusuri rekam jejak pelatihan tiap karyawan. Dengan demikian, tujuan pengelolaan dan penelusuran data pelatihan yang lebih baik dapat dicapai oleh perusahaan. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sudah banyak yang diteliti, namun pengembangannya lebih banyak mengarah pada siklus penggajian, pencatatan data karyawan dan siklus evaluasi kinerja karyawan. Sistem Informasi mengenai pelatihan karyawan belum banyak diteliti. Pengembangan sistem informasi mengenai pelatihan karyawan ini didukung oleh adanya kebutuhan dari PT Kievit Indonesia. Oleh karena itu, penulis melakukan studi kasus di PT Kievit Indonesia untuk mengembangkan Sistem Informasi Kievit Training Tracking Rumusan Masalah Permasalahan yang ditemukan dalam penelitian ini adalah bagaimana menganalisis dan mendesain sebuah aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan PT Kievit Indonesia dalam mengelola data training karyawan dengan data yang tersentralisasi Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis dan mendesain sebuah aplikasi desktop Kievit Training Tracking lengkap dengan panduan penggunaan aplikasi yang dapat membantu kinerja administrator dalam mengelola data training karyawan serta dapat memunculkan laporan training karyawan dan menyimpan semua data training karyawan dengan tersentralisasi Manfaat Penelitian Manfaat penelitian untuk administrator (bagian Human Resources) yaitu : 3

4 1. Aplikasi Kievit Training Tracking dapat membantu proses penginputan data pelatihan secara efektif dan efisien. 2. Aplikasi ini bermanfaat untuk memudahkan penelusuran data pelatihan. 3. Aplikasi ini memudahkan dalam pembuatan laporan rekaman data pelatihan karyawan. 4. Aplikasi ini juga membuat data pelatihan menjadi tersentralisasi dalam sebuah database yang memudahkan dalam pengaksesan data. Secara umum, perusahaan juga mendapatkan manfaat dari penelitian ini, yaitu mendapatkan informasi tentang data pelatihan karyawan yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai salah satu dasar pengambilan keputusan yang terkait dengan training karyawan Batasan Masalah Batasan-batasan dalam penelitian ini antara lain: 1. Aplikasi Kievit Training Tracking yang dibangun adalah aplikasi yang digunakan untuk 1 user. 2. Aplikasi Kievit Training Tracking aplikasi desktop menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 sebagai alat bantu pemrograman, C#.NET sebagai bahasa pemrograman dan database yang digunakan adalah Microsoft Office Access Aplikasi dirancang dengan metode Prototype Obyek Penelitian PT Kievit Indonesia merupakan anak perusahaan dari Friesland Foods Kievit yang berada di Belanda. Perkembangan usaha dari Friesland Foods Kievit Belanda yang pesat di Asia Pasific sehingga mereka merencanakan untuk membangun perusahaan di Asia. Pada tahun 2005, dibukalah PT Kievit Indonesia yang terletak di kota Salatiga. PT Kievit Indonesia beroperasi dengan meggunakan bekas pabrik susu PT Tirta Amerta Agung. PT. Kievit Indonesia memproduksi creamer dan foam untuk minuman dengan bahan-bahan berkualitas spray-dried tinggi dan encapsulated. Perusahaan 4

5 ini telah menjadi perusahaan spesialis nomer satu pembuat creamer dan foam untuk minuman di Asia Pacifik, menjadi pabrik creamer terbesar dan produsen dari hampir seluruh pabrik minuman di Indonesia. Selain mengutamakan kualitas, PT Kievit Indonesia juga menawarkan kombinasi produk yang unik dan pemahaman terhadap kebutuhan dari konsumennya. Daerah pemasaran PT Kievit Indonesia meliputi wilayah Asia Pasifik. Adapun bagan dari proses bisnis produksi dari PT Kievit Indonesia sebagai berikut. 5

6 Gambar 1.1 Bagan Proses Bisnis PT Kievit (Sumber : Flow RM FG Flow PT Kievit Indonesia Final.pdf) 6

7 1.7. Sistematika Penulisan Sistematika yang digunakan sebagai acuan dalam penyusunan tugas akhir adalah sebagai berikut: Bab 1 Pendahuluan Pada bab ini akan membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, obyek penelitian, dan sistematika penulisan skripsi. Bab 2 Tinjauan Pustaka Pada bab ini akan membahas sekilas tentang penelitian terdahulu dan penjelasan ringkasan tentang teori/metode/praktek yang sudah dilakukan orang sebelumnya. Dan manyajikan landasan teori yang berhubungan dengan pembuatan skripsi, pengertian analisis dan desain sistem, sistem informasi akuntansi, dan pelatihan/training. Bab 3 Analisa dan Perancangan Sistem Pada bab ini akan membahas prosedur pelaksanaan Trainig Tracking, analaisis kebutuhan pengguna, metode perancangan sistem, dan perancangan sistem yang memuat uraian tentang bagaimana langkah langkah yang dilakukan dalam penyelesaian masalah meliputi : analisis kebutuhan dan perancangan perangkat lunak dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML) serta perancangan database dan interfacenya. Bab 4 Analisa dan Pembahasan Bab ini akan dibahas dan diuraikan mengenai tahap pengimplementasian sistem yang telah dirancang, membahas algoritma algoritma yang digunakan, dan pengujian sistem. Bab 5 Penutup Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran. 7