APLIKASI PENCATATAN PIUTANG PADA PD. WIJAYA ELECTRIC

Transkripsi

1 IJCCS, Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp. 1~5 ISSN: APLIKASI PENCATATAN PIUTANG PADA PD. WIJAYA ELECTRIC,,, STMIK GI MDP;Jalan Rajawali no.14,(0711) Jurusan Komputerisasi Akuntansi puspitajerry@gmail.com, karlinarizki793@gmail.com, ery-hartati@mdp.ac.id, lisa@mdp.ac.id Abstrak PD. Wijaya Electric adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan berbagai macam produk dan alat-alat listrik untuk wilayah Palembang. Jumlah pelanggan PD. Wijaya Electric kurang lebih 100 perusahaan dan toko. Dengan jumlah pelanggan yang cukup banyak, PD. Wijaya Electric mengalami kesulitan dalam hal pencatatan piutang perusahaan yang kurang efektif, karena setiap hari karyawan harus mengecek data satu persatu untuk mengetahui tanggal jatuh tempo sebuah perusahaan. Maka itu, untuk memaksimalkan kerja pencatatan piutang maka diperlukan perancangan sistem aplikasi yang dapat menampilkan data pelanggan yang telah jatuh tempo pada tanggal tertentu.metode yang digunakan penulis adalah metodologi iterasi(iterative). Metode ini terdiri dari tahapan perencanaan, analisis, perancangan, dan implementasi. Hasil dalam penelitian aplikasi ini diharapkan dapat membantu dan mengembangkan sistem Aplikasi Pencatatan Piutang pada PD. Wijaya Electric. Kata kunci: Piutang, Jatuh Tempo, Iterasi (iterativ), SQL Server, Visual Basic 2012 Abstract PD. Wijaya Electric is a company specialized in supply of electric devices and products for Palembang region. Its customers are approximately ranging from 60 to 80 companies and shops. Due to its large number of customers, PD. Wijaya Electric faces one major problem of ineffective credit book record, causing employee to manually check existing data for each customer company and shop due date. Therefore, in order to maximize the credit record task, it is needed to design an application system which is able to preview the data of each customer on its due date. The feasible method that is utilized to provide an accurate application to ease PD. Wijaya Electric employee work in credit record is iterative method. This method comprises of planning, analysis, designing, and implementation stages. It is further to be expected that the result of this application utilization will be able to help and develop the system of Credit Record Application at PD. Wijaya Electric. Keywords: Piutang, Jatuh Tempo, Iterasi (iterativ), SQL Server, Visual Basic 2012 Received June1 st,2012; Revised June25 th, 2012; Accepted July 10 th, 2012

2 2 ISSN: PENDAHULUAN Pada zaman sekarang ini teknologi merupakan sesuatu yang sangat dibutuhkan. Bukan hanya dalam kegiatan sehari-hari, teknologi juga sangat berperan penting dalam dunia bisnis karena dapat memperbaiki dan meningkatkan kualitas dari perusahaan yang masih melakukan kegiatan akuntansi secara manual. Kemajuan teknologi dalam kegiatan akuntansi dapat dilihat dengan adanya sistem akuntansi berbasis komputer, sistem akuntansi berbasis komputer dapat mengurangi pekerjaan yang manual, dapat memproses lebih banyak data dalam waktu yang relatif singkat dan laporan keuangan perusahaan dapat direalisasikan dengan baik. Penilaian pencatatan akuntansi dari sisi kecepatan pemrosesan data dengan sistem pencatatan akuntansi manual membutuhkan waktu relatif lama, namun tidak banyak data yang dapat diselesaikan sedangkan sistem pencatatan akuntansi komputer membutuhkan waktu relatif singkat, karena proses penyajian laporan otomatis sudah tersaji. PD. Wijaya Electric merupakan perusahaan dagang yang bergerak dibidang penjualan berbagai macam produk dan alat-alat listrik. Dimana dalam hal pencatatan piutang perusahaan ini hanya menggunakan Microsoft Excel. Hal tersebut menyebabkan pencatatan piutang pada PD. Wijaya Electric tidak maksimal karena setiap hari karyawan harus mengecek data satu persatu untuk mengetahui tanggal jatuh tempo sebuah perusahaan. Sedangkan jumlah perusahaan dan toko-toko yang menjadi pelanggan PD. Wijaya Electric ini semakin banyak berkisaran 60 sampai 80 perusahaan dan toko yang membeli barang pada PD. Wijaya Electric. Hal tersebut sangat tidak efektif bagi perusahaan ini. Oleh karena itu, kami tertarik untuk membantu PD Wijaya Electric dalam menyelesaikan masalah yang terdapat dalam perusahaan mereka dalam bentuk tugas akhir yang berjudul APLIKASI PENCATATAN PIUTANG PADA PD WIJAYA ELECTRIC. 1.1 Pengertian-pengertian Pengertian Piutang Piutang (receivables) terjadi ketika anda menjual barang atau jasa ke pihak lain secara kredit[1] Pengertian Vb.Net Visual Basic.NET merupakan bahasa pemograman terbaru keluaran Microsoft yang merupakan kelanjutan dari Visual Basic 6.0, aplikasi yang dapat dikembangkan oleh Visual Basic.NET antara lain adalah aplikasi database[2] Pengertian SQL SQL (Structure Query Language) adalah suatu bahasa standar yang digunakan oleh aplikasi untuk berkomunikasi dengan database server[3] Pengertian Data Flom Diagram (DFD) Data flow diagram ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi, atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya[4] Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah gambar atau diagram yang merupakan informasi dibuat[5]. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

3 IJCCS ISSN: METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan oleh penulis dalam Tugas Akhir ini adalah metodologi iterasi (iterative). Pada metodologi ini setiap tahap dapat dikerjakan secara berulang-ulang. Adapun tahapan-tahapan dalam membuat aplikasi dengan metode iterasi adalah sebagai berikut: a. Tahap Perencanaan Melakukan pengumpulan data dengan menggunakan metode wawancara, observasi, survei dan studi pustaka. b. Tahap Analisis Menganalisis setiap permasalahan yang terdapat pada perusahaan dan mencari solusinya dengan analisis use case. c. Tahap Perancangan Merancang sistem untuk menyelesaikan masalah yang terdapat pada perusahaan. Alatalat yang digunakan dalam tahap ini adalah sebagai berikut : 1. Data Flow Diagram (DFD) 2. Entity Relationship Diagram (ERD) 3. Struktur Data 4. Spesifikasi file dan proses 5. Pembuatan rancangan input dan output serta rancangan layar tampilan sistem yang akan dibangun d. Tahap Implementasi Membuat program aplikasi dengan menggunakan visual basic dan SQL Server. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisis Proses DFD Konteks yang sedang berjalan Diagram konteks yang sedang berjalan pada PD Wijaya Electric dapat dilihat pada Gambar 1. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

4 4 ISSN: Pimpinan Laporan Laporan Pelanggan Piutang Laporan jatuh tempo Form_Identitas_Pelanggan Konfirmasi_Penerimaan_Barang Form_Identitas_Pelanggan_Valid Data_Barang_Pesanan Pelanggan Nota_Barang_Pesanan Barang_yang_dipesan Konfirmasi_data_barang_pesanan Slip_Pembayaran_Pesanan Faktur_Pembayaran Konfirmasi_nota_barang_pesanan Aplikasi Pencatatan Piutang pada PD Wijaya Electric Nota Barang Pesanan 1 Konfirmasi nota Barang Pesanan 1 faktur_pembayaran_1 Konfirmasi_faktur_pembayaran_1 Bag.Keuangan Bag.Gudang Gambar 1 Diagram Konteks pada Sistem Berjalan 3.2 Analisis Data a. Nama datastore : Pelanggan Deskripsi : Berisi data pelanggan. Media : Ms.Excel. Kaitan dengan data masukan : Untuk menyimpan data pelanggan Kaitan dengan data keluaran : Digunakan sebagai informasi bahwa perusahan tersebut telah menjadi pelanggan. Deskripsi data : Nama Pelanggan, Alamat, No.Telp b. Nama datastore : Arsip Data Pembayaran Deskripsi : Berisi rekap dari faktur pembayaran dan rekap dari slip pembayaran Media : Buku Kaitan dengan data masukan : Dibuat berdasarkan transaksi pembayaran yang terjadi Kaitan dengan data keluaran : Digunakan sebagai informasi untuk membuat laporan piutang Deskripsi data : Analisis Kebutuhan a. Kebutuhan : Pencatatan Data Pelanggan Masalah : Kesulitan dalam mencari data pelanggan saat dibutuhkan Usulan : Pembuatan aplikasi dapat mempermudah karyawan dalam melakukan pencarian data pelanggan b. Kebutuhan : Proses Transaksi piutang Masalah : Kesulitan dalam proses pengecekan data piutang IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

5 IJCCS ISSN: Usulan : Pembuatan aplikasi yang dapat mempermudah karyawan dalam melakukan pengecekkan data piutang c. Kebutuhan : Pembuatan laporan Piutang Masalah : Sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan piutang Usulan : Pembuatan aplikasi yang dapat membuat laporan piutang secara otomatis 3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram digunakan untuk menjelaskan hubungan atar data dalam sebuah basis data yang akan dikembangkan pada PD Wijaya Electric yang ditunjukkan pada Gambar 2. Pelanggan Kd_Pelanggan(PK) Nm_Perusahaan Alamat No_Telp Melakukan Piutang No_Faktur (PK) Kd_Pelanggan (FK) Tgl_Transaksi Tgl_Jatuh_Tempo Ttl_Piutang Melakukan Pembayaran No_Slip (PK) Tgl_Pembayaran No_Faktur (FK) Kd_Pelanggan (FK) Username (FK) Tgl_Transaksi Tgl_Jatuh_Tempo Ttl_Piutang PotonganHarga JumlahBayar Keterangan Melakukan Mengakses Login Username (PK) Password Gambar 2 Entity Relationship Diagram 3.5 Rancangan Proses DFD Konteks dari Sistem yang Diusulkan Diagram konteks yang diusulkan pada PD Wijaya Electric dapat dilihat pada Gambar 3. Administrasi Konfirmasi_Login_Adm Username_Dan_Password_Adm Tampil_Pelanggan Kelola_Pelanggan Tampil_Input_Transaksi_Piutang Kelola_Input_Transaksi-Piutang Tampil_Pelunasan_Piutang Kelola_Pelunasan_Piutang Tampil_Daftar_Piutang Aplikasi Pencatatan Piutang pada PD Wijaya Electric Username_dan_Password_Pimpinan Konfirmasi_Login_Pimpinan Info_Password_Baru Ubah_Password Tampil_Laporan_Piutang Tampil_Laporan_Pelanggan Pimpinan Kelola_Daftar_Piutang Tampil_Laporan_Pembayaran_Piutang Tampil_Laporan_Piutang Tampil_Laporan_Jatuh_Tempo Tampil_Laporan_Pelanggan Tampil_Laporan_Pembayaran_Piutang Tampil_Laporan_Jatuh_Tempo Gambar 3 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

6 6 ISSN: Rancangan Layar (From) 1. Form Login Berikut ini merupakan rancangan form login dalam aplikasi yang merukapan form pertama sebelum memasuki aplikasi. Sebelum kita dapat memasuki aplikasi maka kita harus mengisi form login ini dengan username dan password dan dilengkapi dengan hak akses terlebih dahulu. Gambar 4 Form Login 2. Form Menu Utama Berikut ini merupakan rancangan form menu utama di dalam aplikasi setelah user melakukan login. Didalam form ini terdapat menu-menu antara lain pelanggan, transaksi piutang, laporan dan ubah password. Gambar 5 Form Menu Utama 3. Form Pelanggan Berikut ini merupakan rancangan form pelanggan di dalam aplikasi yang menunjukan tampilan daftar pelanggan, input pelanggan baru, mencari data pelanggan, mengubah data pelanggan dan menghapus data pelanggan. Gambar 6 Form Pelanggan IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

7 IJCCS ISSN: Form Input Transaksi Piutang Berikut ini merupakan rancangan form input transaksi piutang di dalam aplikasi yang menunjukan daftar transaksi piutang dan input transaksi piutang yang baru. Gambar 7 Form Input Transaksi Piutang 5. Form Pelunasan Piutang Berikut ini merupakan rancangan form pelunasan piutang di dalam aplikasi yang menunjukan daftar piutang dan daftar pembayaran piutang serta mencari transaksi piutang yang pernah dilakukan. Gambar 8 Form Pelunasan Piutang 6. Form Daftar Piutang Berikut ini merupakan form daftar piutang di dalam aplikasi yang menunjukan daftar piutang yang dapat dicari berdasarkan kode pelanggan, no faktur dan tanggal jatuh tempo dari transaksi piutang yang dilakukan. Gambar 9 Form Daftar Piutang 7. Form Laporan Piutang Berikut ini merupakan form laporan piutang didalam aplikasi yang menunjukan laporan piutang. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

8 8 ISSN: Gambar 10 Form Laporan Piutang 8. Form Laporan Pelanggan Berikut ini merupakan form laporan pelanggan didalam aplikasi yang menunjukan laporan pelanggan. Gambar 11 Form Laporan Pelanggan 9. Form Laporan Pembayaran Piutang Berikut ini merupakan form laporan pembayaran piutang didalam aplikasi yang menunjukan laporan pelunasan piutang. Gambar 12 Form Laporan Pembayaran Piutang 10. Form Laporan Jatuh Tempo Berikut ini merupakan form laporan jatuh tempo didalam aplikasi yang menunjukan laporan jatuh tempo. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

9 IJCCS ISSN: Gambar 13 Form Laporan Jatuh Tempo 11. Form Perjanjian Berikut ini merupakan form perjanjian didalam aplikasi yang menunjukan surat perjanjian Gambar 14 Form Perjanjian 12. Form Ubah Password Berikut ini merupakan form ubah password didalam aplikasi yang digunakan untuk mengubah password. Gambar 15 Form Ubah Password 4. KESIMPULAN Dalam Bab ini penulis akan mencoba menyimpulkan uraian untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan PD.Wijaya Electric. Penulis berharap berguna bagi perusahaan dalam meningkatkan mutu pada aplikasi pencatatan piutang PD.Wijaya Electric yang ada di Palembang. Berdasarkan hasil analisis yang diuraikan oleh penulis, maka penulis dapat menarik kesimpulan yang diatas untuk memecahkan masalah yang ada di perusahaan yang dapat berguna bagi PD.Wijaya Electric 1. Aplikasi pencatatan piutang pada PD.Wijaya Electric Palembang akan membantu perusahaan sehingga tidak ada perusahaan yang terlewatkan dalam proses pengecekan piutang. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

10 10 ISSN: Aplikasi Pencatatan Piutang Pada PD.Wijaya Electric akan mempermudah Karyawan dalam pembuatan laporan piutang. 5. SARAN Saran yang disampaikan penulis kiranya dapat membantu dalam mengembangkan aplikasi pencatatan piutang pada PD.Wijaya Electric yang ada di Palembang yaitu: 1. Aplikasi pencatatan piutang pada PD.Wijaya Electric di Palembang dapat dikembangkan yang lebih besar lagi kedepannya sehingga aplikasi ini dapat memiliki fungsi atau manfaat yang lebih bagi perusahaan PD.Wijaya Electric. 2. Sebaiknya perusahaan PD.Wijaya Electric melakukan pelatihan kepada karyawan dalam mengoperasikan aplikasi ini, agar sistem pencatatan piutang dapat berjalan dengan baik atau lancar sehingga karyawan lebih mudah dalam menguasai sistem yang terkomputerisasi akuntansi. UCAPAN TERIMA KASIH Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala berkat, rahmat dan karunia-nya penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan baik. Penulis mengambil judul Aplikasi Pencatatan Piutang Pada PD.Wijaya Electric untuk penulisan tugas akhir ini. Adapun maksud dan tujuan dari penyusunan tugas akhir ini adalah untuk memenuhi persyaratan kelulusan dalam jenjang Diploma-III (D3) untuk program studi Komputerisasi Akuntansi di STMIK GI MDP. Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis mendapatkan bantuan dan dukungan dari beberapa pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Johannes Petrus, S.Kom, M.T.I, selaku Ketua STMIK GI MDP. 2. Ibu Desy Iba Ricoida, ST., M.T.I, selaku Pembantu Ketua I STMIK GI MDP. 3. Ibu Yulistia, S.Kom, M.T.I, selaku Pembantu Ketua II STMIK GI MDP. 4. Bapak Antonius Wahyu Sudrajat, S.Kom., M.T.I, selaku Pembantu Ketua III STMIK GI MDP. 5. Ibu Dewi, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 6. Ibu Ery Hartati, M.Kom, selaku dosen pembimbing tugas akhir ini yang telah berkenan meluangkan waktu, pikiran dan pendapat untuk membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 7. Ibu Lisa Amelia, SE, M.T.I, selaku Ketua Bagian Administrasi Akademik dan dosen pembimbing tugas akhir ini yang telah banyak membantu dan memberikan saran serta pendapat untuk penulis. 8. Seluruh dosen yang telah memberikan bimbingannya kepada penulis selama masa studi. 9. Seluruh staf di STMIK MDP yang telah membantu dalam berbagai hal. 10.Ibu Suryati selaku pimpinan PD.Wijaya Electric yang telah memberikan izin kepada penulis sehingga penulis diijinkan memperoleh informasi dalam penulisan tugas akhir ini. 11.Jerry Puspita : Terima kasih buat Mama, Papa, Nanda dan Koko Kevin yang selalu mendukung Jerry dalam menyelesaikan tugas akhir ini, yang selalu semangatin Jerry saat Jerry udah mulai capek, terima kasih juga buat Ibu Della dan Pak Daniel yang sering kami repotin, dan buat Lydia Septi C dan Robiatul Adawiyah M yang bantu doa dan selalu semangati kami serta anak-anak KA5A terutama Eka Widya Utami dan Desi Afriani yang seperjuangan semoga kita bisa berjumpa lagi dengan kesusksesan yang telah kita raih amin. 12.Karlina Rizki H : Terima kasih untuk Ibu, Bapak, Kak Win, Kak Sis, Yuk Suci, Mbak Heni, yang selalu mendukung Karlina dalam menyelesaikan tugas akhir ini, IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

11 IJCCS ISSN: yang selalu semangati karlina saat mulai jenuh, lelah, capek, terima kasih untuk Pak Daniel, Ibu Della yang sering kami repotin, buat Lydia, Adawiyah, Berry, Hafiz, dan temen-temen SMA Monic, Maria, Inneke, Feni, vina terima kasih karna kalian selalu doa in dan selalu semangati kami serta anak KA5A sukses selalu, untuk Desi Afriani dan Eka Widya Utami yang seperjuangan dalam mengerjakan tugas akhir maaf karna saya suka repotin kalian. Untuk Rischa, Ipan caniago, Deka Purnamasari, dan ilham teman seperjuangan semoga kita dapat berjumpa kembali dengan kesuksesan yang telah kita raih selama ini. 13.Semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu yang sedikit banyak telah membantu kami dalam menyelesaikan tugas akhir ini.. DAFTAR PUSTAKA [1] Horngren 2007, Akuntansi Jilid 1, Erlanggan, Jakarta. [2] Eko Priyo Utomo 2006, Membuat Aplikasi Database dg VB.Net, Yrama Widya, Jakarta.p [3] Alexander F.K.Sibero 2010, Dasar-Dasar Visual Basic & VB.Net, Media Kom, Jakarta. [4] Tata Sutabari 2012, Analisis Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. [5] Hanif Al Fatta 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)