SISTEM INFORMASI MANAJEMEN CV. VIRGE PRATAMA KOMPUTER PALEMBANG

Transkripsi

1 IJCCS, Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp. 1~5 ISSN: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN CV. VIRGE PRATAMA KOMPUTER PALEMBANG 1) Sep Fian, 2) Williem Rogers Rumuy 3) Mardiani Sistem Informasi STMIK GI MDP 1) sepfian@mhs.mdp.ac.id, 2) Williemroger@gmail.com, 3. Mardiani@mdp.ac.id, Abstrak CV.Virge Pratama Komputer merupakan suatu dealer yang bergerak di bidang khusus simbadda, dazumba, ecs dan amd dan penjualan alat-alat komponen komputer. Dimana dealer ini mau memanfaatkan teknologi informasi dan segi sistem informasi manajemen. Sistem infromasi manajemen dapat lebih baik dan memberikan peningkatan pada suatu perusahaan dalam memberikan kemudahan penyajian informasi dan kenerja kepada karyawan dengan adanya teknologi informasi tersebut. Namun dalam penerapannya terdapat kendala dalam menentukan data sparepart yang sudah mencapai batas minimal, sulitnya melakukan pengecekkan laporan transaksi dan perhitungan insentif, serta sulitnya menentukan data supplier yang diperlukan. Proses pengembangan sistem ini menggunakan metodologi iterasi yaitu dengan melakukan fase perencanaan, fase analisis masalah, tahapan perancangan, dan tahapan implementasi. Bahasa yang digunakan dalam merancang aplikasi ini adalah SQL Server 2012 dan Visual Basic Sistem informasi manajemen ini diharapkan dapat memberikan kemudahan penyajian informasi, mempermudah, laporan transaksi dan pembuatan nota serta dapat meminimalkan kesalahan dalam laporan. Kata kunci : Metodologi iterasi, Sistem Informasi Manajemen, SQL Server 2010 dan Visual Basic 2008 Abstract CV.Virge Pratama Komputer is a dealer engaged in specialized Simbadda, dazumba, ECS, AMD and sales tools computer components. Where the dealer is willing to use in terms of information technology and management information systems. Opera-management system can be better and give rise to a company in providing convenience and kenerja presenting information to the employee with the information technology. However, in practice there are obstacles in determining the data spare parts has reached the minimum threshold, the difficulty of checking transaction reports and calculation of incentives, as well as the difficulty of determining the necessary supplier data. The process of developing the system uses iterative methodology that is by doing the planning phase, the phase of problem analysis, design stage, and the stage of implementation. The language used in designing this application is SQL Server 2012 and Visual Basic The management information system is expected to provide ease of presentation of information, facilitate, transaction reports and making notes as well as to minimize errors in the report. Keyword : Methodology iteration, Management Information Systems, SQL Server 2010 and Visual Basic 2008 Received June1 st,2012; Revised June25 th, 2012; Accepted July 10 th, 2012

2 2 ISSN: PENDAHULUAN Sekarang ini pemanfaatan tekonologi informasi sudah sangat berkembang di berbagai bidang, baik itu dalam bidang hukum, budaya, pendidikan, kesehatan, dan masih banyak yang lainnya. Dimana pemanfaatan teknologi informasi ini dimaksudkan untuk menunjang kinerja para karyawan dalam pekerjaannya di sebuah perusahaan yang pastinya demi menginginkan hasil yang cepat dan maksimal. CV.Virge Pratama Komputer merupakan salah satu dealer yang bergerak di bidang penjualan komponen-komponen komputer itu pun membutuhkan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan perusahaan agar lebih efektif dan efesien. Sistem pada CV.Virge Pratama Komputer masih memiliki kendala dalam menentukan informasi penjualan, mengecek laporan transaksi barang yang paling laku terjual serta menentukan sparepart yang sudah mencapai batas minimal persediaan. Adapun kendala dalam pembelian sparepart yaitu petugas admin sulit mencari data supplier yang diperlukan untuk melakukan pembelian sparepart, karena sistem pembelian tersebut masih dicatat dalam buku besar. Maka dari itu, peneliti tertarik untuk mengembang Sistem Informasi Manajemen dengan judul Sistem Informasi Manajemen Pada CV.Virge Pratama Komputer dengan membuat aplikasi berbasis desktop yang diharapkan dapat mempermudah proses dalam pengolahan transaksi, pemberian informasi persediaan data stok barang Metodologi Metodologi yang digunakan adalah metodologi iterasi, tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut: 1. Fase Perencanaan 2. Fase Analisis Masalah 3. Tahap Perancangan 4. Tahap Implementasi 5. Fase Pemeliharaan 2.2. Teori Khusus Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.[1] Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi membantu perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan laporan tertentu yang akan diperlukan oleh manajer. SIM mengambil data mentah dari TPS dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih dibutuhkan manager untuk menjalankan tanggung jawabnya.[5] Use Case Diagram Use case Diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat serta menentukan fungsi apa saja yang digunakan dan siapa saja yang mengggunakan fungsi tersebut.[2] IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

3 IJCCS ISSN: Diagram Kontek Diagram konteks merupakan DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan semua proses bisnis dalam satu proses tunggal (proses 0).[9] Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (Input) dan keluaran (Output).[7] Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut.[10] Database Database merupakan suatu kumpulan yang terorganisir dari data-data yang berhubung semedikian rupa sehingga mudah disimpan, dimanupulasi serta di panggil oleh pengguna.[6] Crystal Report Crystal Report adalah software yang digunakan untuk pembuatan laporan yang biasa dibuat oleh perusahaan IT, yaitu Seagate.[4] SQL Server 2008 Structure Query Language (SQL) mempunyai tampilan client yang mempermudah dalam mengakses database dengan kata sandi proses yang akan dilakukan.[3] Miscrosoft Visual Studio 2008 Miscrosft Visual Basic.NET merupakan sebuah perangakat lunak yang dapat digunakan untuk pengembangan berbagai macam aplikasi yang memiliki berbagai macam tipe antara lain aplikasi desktop (windows from), command line (console), aplikasi web, windows mobile (packet PC).[8] 2. METODE PENELITIAN Metodologi merupakan langkah-langkah sistematis yang diperlukan untuk mempermudah dalam menganalisis dan merancang sistem. Metodelogi yang digunakan pada pengembangan sistem ini adalah metodologi iterasi, dimana tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut: 1. Fase Perencanaan Fase yang digunakan sebagai tahapan awal dalam menentukan metodologi yang akan digunakan, serta membuat jadwal penelitian. Adapun teknik yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan literatur. 2. Fase Analisis Masalah Fase ini mempelajari sistem yang sudah ada dan menganalisis masalah yang terdapat pada sistem tersebut sehingga menghasilkan suatu pemecahan masalah yang dapat dijadikan sebagai pedoman untuk mengembangkan sistem. 3. Tahap Perancangan Pada Fase ini dilakukan perancangan sistem yang baru agar masalah yang ada pada sistem lama dapat diatasi dan diantisipasi kemungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan yang sama di masa yang akan datang. 4. Tahap Implementasi Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

4 4 ISSN: Pada fase ini mencakup pembuatan sistem baru (hardware dan software) dengan alat bantuyang digunakan antara lain Microsoft Visual Basic Fase pemeliharaan Pada fase ini mencakup seluruh proses yg diperlukan untuk menjamin kelangsungan, kelancaran dan penyempurnaaan sistem yang telah dioperasikan. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Analisis Permasalahan Berikut ini uraian dari masalah yang ada pada CV.Virge Pratama Komputer, dengan menggunakan kerangka PIECES: 1. Performance (Kinerja) Adanya kesalahan dalam pencatatan perbaikan sparepart dengan nota perbaikan sperpart yang ada, sehingga kinerja administrasi sering melakukan kesalahan.. 2. Information (Informasi) Sulit mengetahui jumlah sparepart yang mencapai batas minimal. Tidak bisa mengetahui laporan penjualan perbulan. Tidak ada tampilan grafik untuk melihat penjualan perbulan. 3. Econimic (Ekonomi) Selisih perhitungan dalam pembuatan nota. Terjadi kesalahan perhitungan dalam pengeluaran biaya operasional. 4. Control (Kontrol atau Keamanan) Belum adanya sistem keamanan pada data data yang ada pada bagian administrasi karena masih menggunakan buku besar sehingga membuat tingkat keamanan yang rendah dan orang tidak berhak dapat melihat dan mengakses data serta mengambil data tersebut. 5. Efficiency Membutuhkan atau menggunakan waktu yang cukup lama dalam pencarian sparepart yang laku terjual dan batas minimal persediaan. Terjadi keterlambatan dalam membuat laporan Servis bulanan karena membutuhkan waktu untuk membuat laporan bulanan, yang akan dijadikan laporan untuk kemudian diberikan kepada pimpinan 6. Service (Layanan) Laporan pengeluaran yang ada sulit diberikan informasi kepada kepala cabang ataupun pimpinan. Sistem tidak dapat memberikan informasi laporan servis bulanan dengan cepat dan pencatatan nota servis sering tidak rapi, sehingga dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

5 IJCCS ISSN: Analisis Kebutuhan Berikut ini merupakan diagram use case dalam pengembangan sistem pada CV.Virge Pratama Komputer, sebagai berikut: Gambar 1 Use Case Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

6 6 ISSN: Diagram Konteks Diagram ini menyatakan masukkan dan keluaran dari sistem yang akan dikembangkan. Gambar 2 menjeleskan mengenai diagram konteks yang diusulkan pada Cv.Virge Pratama Komputer Palembang. Gambar 2 Diagram Konteks yang Diusulkan 3.4 Diagram Dekomposisi Berikut ini merupakan gambar 3 diagram dekomposisi yang diusulkan pada CV.Virge Pratama Komputer. Sistem Inforamasi Manajemen 1.0 Subsistem Master 2.0 Subsistem Transaksi 3.0 Subsistem Laporan 1.1 Login 1.2 Pengguna Menambah Pengguna Menghapus Pengguna 1.3 Pelanggan Mengubah Pelanggan Menambah Pelanggan Menghapus Pelanggan 1.4 Supplier Menambah Supplier Mengubah Supplier Menghapus Supplier 1.5 Sparepart Mengubah Sparepart Menambah Sparepart Menghapus Sparepart 2.2 Biaya Operasional Menambah Biaya Operasional Mengubah Biaya Operasional 2.3 Servis Mengubah Servis Menambah Servis 2.4 Pembelian Mengubah Pembelian Menambah Pembelian Menghapus Pembelian 2.5 Penjualan Mengubah Penjualan Menambah Penjualan Menghapus Penjualan 3.1 Laporan Laporan Servis Laporan Sparepart Laporan Pembelian Laporan Penjualan Laporan Biaya Operasional Gambar 3 Diagram Dekomposisi yang Diusulkan IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

7 IJCCS ISSN: Data Flow Diagram (DFD) Berikut ini merupakan gambar 4 diagram sistem yang diusulkan pada CV.Virge Pratama Komputer. Gambar 4 Diagram Sistem SIM Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

8 8 ISSN: Model ERD Berikut ini gambar ERD yang diusulkan pada Sistem Informasi Manajemen CV.Virge Pratama Komputer Palembang. Dapat dilihat pada gambar 5. User Tb_pembelian No_faktur Kode_supplier Menghubung Tabel_pembelian Rinci No_faktur Nama_barang Qty Harga Disc jumlah Id_karyawan Nama_karyawan Alamat_karyawan Passwords Jabatan Mempunyai Supplier Kd_supplier Nama_s Almt_s Tlp_s Contact_person Inventory Id_barang Nama_barang Base_unit Harga_beli Merek kategory Service Nomor_service Nama_barang Tgl_Service Keterangan Biaya Status Tgl_selesai Mempunyai tbcustomer Tb_penjualan No_faktur Tanggal Total Menghubung Tabel_penjual_rinci No_faktur Tanggal Id_barang Harga_barang Qty Discount Id_customers Nama Alamat Telepon Contact_person Gambar 5 Diagram Entity Diagram Realtionship IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

9 IJCCS ISSN: Relasi antar Tabel Berikut ini gambar relasi antar tabel yang diusulkan pada Sistem Informasi Manajemen CV.Virge Pratama Komputer Palembang. Dapat dilihat pada gambar 6 Gambar 6 Relasi antar Tabel Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

10 10 ISSN: Rancangan Antarmuka Grafik Penjualan Rancangan Antarmuka halaman Grafik Penjualan menggambarkan tampilan data Grafik Penjualan Gambar 7 Grafik Penjualan Data Transaksi Servis Rancangan Antarmuka halaman Data transaksi servis menggambarkan tampilan data transaksi servis Gambar 8 Antarmuka Data Transaksi Servis IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

11 IJCCS ISSN: KESIMPULAN Berdasarkan pembuatan Sistem Informasi Manajemen pada CV.Virge Pratama Komputer Palembang maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:. 1. Mempermudah bagian Kepala cabang mendapatkan informasi mengenai data sparepart yang laku terjual. 2. Laporan jumlah barang yang dijual dan nota penjualan tidak berbeda sehingga tidak merugikan kedua pihak, baik pihak penjualan maupun pelanggan. 3. Mempermudah Kepala Cabang mengetahui batas minimal persediaan sehingga tidak terjadinya kekosongan dalam persediaan stok barang. 4. Kepala cabang bisa melihat selisih penjualan tiap bulan. 5. Kepala cabang dapat melihat selisih penjualan pada sparepart tertentu. 5. SARAN Dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen pada CV.Virge Pratama Komputer, penulis menyadari masih terdapat kekurangan pada sistem yang dibangun. Maka dari itu, penulis memberikan saran yang dapat digunakan untuk pengembangan Sistem Informasi Manajemen CV.Virge Pratama Komputer Palembang: 1. Sistem yang sudah dibuat dapat dikembangkan mengikuti kebutuhan CV.Virge Pratama Komputer Palembang. 2. CV.Virge Pratama Komputer dapat melakukan back-up data secara berkala. 3. Pengguna dilatih menggunakan aplikasi yang telah dibuat agar tidak terjadi kesalahan dalam penggunaannya.. UCAPAN TERIMA KASIH Ucapan terima kasih kepada Mardiani S.Si., M.T.I, selaku pembimbing sehingga dapat menyelesaikan penelitian dengan baik. Dan ucapan terima kasih kepada seluruh teman, sahabat jurusan Sistem Informasi STMIK GI MDP kepada penyelia dan karyawan-karyawan yang ada pada CV.Virge Pratama Komputer Palembang. DAFTAR PUSTAKA [1] Al fatta, Hanif 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarya [2] Bardadi, Ali 2010, Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Perkuliahan pada Falkutas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya, Jurnal Sistem Informasi (JSI) VOL. 2 NO. 1, Universitas Sriwijaya. [3] Firdaus 2007, Visual Basic.Net untuk orang awam, Maxikom, Palembang [4] Jogiyanto 2005, Analisis dan Desain, Andi Offset, Yogyakarta [5] McLeod, Jr.Raymond;Schell, George P 2011, Sistem Informasi Manajemen, Salemba Empat, Jakarta [6] Nugroho, Adi 2011, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta [7] Rosa, shalahuddin 2011, Rekayasa Perangkat Lunak, Modula, Bandung Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

12 12 ISSN: [8] Sadeli, Muhammad 2009, Visual Basic.Net 2008 untuk Orang Awam, Maxikom, Palembang. [9] Sasongko, Jati, Dwi Agus Diartono 2009, Rancang Bangun Sisstem Informasi Surat, Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV No.2, Semarang [10] Whitten, Jeffrey L dkk 2007, System Analysis and Design Methods 7 th, Mc Grill Hill, New York IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page