Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen pada PT.Kakiku Demang Palembang

Transkripsi

1 IJCCS, Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp. 1~5 ISSN: Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen pada PT.Kakiku Demang Palembang Ersa Permata Laila 1, Desi Pibriana 2, Hengky Honggo 3 1, 2 STMIK MDP ; Jalan Rajawali No. 14 Palembang, Telp : (0711) Fax : (0711) Jurusan Sistem Informasi, STMIK MDP, Palembang * 1 ersa.hope@gmail.com, 2 desi.pibriana@mdp.ac.id, 3 hengky@dosen.stmik-mdp.net Abstrak PT.Kakiku Demang Palembang bergerak di bidang jasa yang terletak di Jl. Demang Lebar Daun No,8 Palembang. Sistem yang berjalan di PT.Kakiku Demang Palembang hanya mencatat nama pelanggan sehingga menyebabkan sulit menghitung pelanggan baru tiap bulannya dan menentukan promo yang tepat, data transaski juga dicatat secara manual sehingga manajer sulit untuk menghitung insentif terapis dan kasir secara akurat. Tujuan dari rancang bangun ini adalah memudahkan mengetahui pelanggan baru,menentukan promo dan menghitung insentif kasir dan terapis secara akurat. Dalam pengembangan sistem digunakan metode iterais dan sistem yang dikembangkan menggunakan bahasa pemograman Visual Studio 2008 dan SQL Server Hasil dari rancang bangun sistem adalah mampu membantu manajer dalam mengelola laporan penentu keputusan promo, mengetahui jumlah pelanggan baru,serta menghitung insentif secara akurat. Kata Kunci: PT.Kakiku Demang Palembang, Sistem Infromasi Manajemen, Iterasi, Microsoft SQL 2008, Visual Studio 2008 Abstract PT.Kakiku Demang Palembang which specialized in services field located in Demang Lebar Daun Street No. 8 Palembang. The working system in PT.Kakiku Demang Palembang only writes customers names therefore problems such as difficulties on counting new cutomers each month and deciding a suitable promotion occurs.transacton data also noted manually causing the manager to have problem in counting the therapists incentive and cashier accurately. The purpose of this project is to provide an easier way to know new customers, deciding on new promotions and counting cashier s and therapists incentive accurately. In developing the system, iterative method was used and developed system is using programming language Visual Studio 2008 and SQL Server The result of this system is to help the manager to manage the data in terms of deciding promotions, counting new cutomers, as well as counting incentive data accurately. Keywords: PT. Kakiku Demang Palembang, Management Information System, Microsoft SQL 2008 Visual Studio PENDAHULUAN R ancang bangun sistem informasi manajemen dibuat berdasarkan jurnal Sistem Informasi Manajemen Persediaan Racun dan Kinerja Karyawan Pada PT Agrindo Raya Palembang dimana jurnal menghasilkan laporan yang dapat membantu dalam mengambil keputusan melalui laporan yang tersedia [1]. Tidak hanya itu, penulis juga menggabungkan dengan jurnal Sistem Informasi Manajemen pada CV. Harvest Cahaya Timur dimana jurnal menghasilkan informasi berupa persediaan, pembelian, penjualan dan perhitungan insentif serta memudahkan untuk mengetahui barang yang laris terjual [2]. Maka junal rancang bangun ini dapat menghasilkan laporan yang dapat membantu mengambil Received June1 st,2012; Revised June25 th, 2012; Accepted July 10 th, 2012

2 2 ISSN: keputusan serta dapat menghasilkan informasi yang berupa persediaan, pembelian, penjualan dan perhitungan insentif. 2. METODE PENELITIAN Metodologi penelitian dibutuhkan dalam rancang bangun sistem informasi manajemen. Metode penulisan yang digunakan adalah metodologi iteratif. Model iteratif (iterative model) mengkombinasikan proses-proses pada air terjun dan iteratif pada model prototipe [3]. Metode Iterasi memiliki beberapa tahap pengembangan, yaitu sebagai berikut: 1. Tahap Analisis Pada tahap ini, hal yang dilakukan adalah mendefinisikan masalah untuk menentukan ruang lingkup sistem yang akan dibangun. Dalam tahapan ini penulis akan melakukan kegiatan observasi, wawancara, dan pengumpulan dokumen-dokumen terkait dengan observasi yang dilakukan. 2. Tahap Design Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran apa yang seharusnya dikerjakan dan bagaimana tampilan user interface. Fase ini membantu menspesifikasikan kebutuhan perangkat keras dan sistem serta mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan. 3. Tahap Code Pada fase ini dilakukan pemograman. Pembuatan sistem informasi dipecah menjadi modul modul kecil yang nantinya akan digabungkan dengan tahap berikutnya. Penulis akan membangun web dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemograman dan akan digunakan MySQL sebagai basis datanya. 4. Tahap Tes/Implementasi Pada tahap ini meliputi proses penerapan sistem yang dirancang untuk pengguna. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisis Permasalahan Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efficiency dan services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja. [4]. Tabel PIECES dapat dilihat pada tabel 1: Tabel 1 : PIECES Performance Manajer merasa sulit dan lama untuk menghitung insentif terapis dan kasir karena manajer harus merekap satu per satu data transaksi pelanggan perhari Information 1. Pemimpin sulit menentukan promo, karena belum adanya data produk yang paling diminati perbulan. 2. Sering terjadi redudansi data pelanggan karena selama ini data pelanggan yang dicatat hanya nama pelanggan. Economic Kerugian terapis dan kasir karena insentif yang diterima tidak sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Control Data transaksi harian mudah hilang dan rusak karena dicatat di selembar kertas IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

3 IJCCS ISSN: Eficience Service 1. Perhitungan insentif terapis dan kasir sering terjadi selisih karena dihitung sesuai produk dan pelayanan yang dijual setiap hari dan direkap perbulan. 2. Manajer sulit menentukan jumlah pelanggan karena adanya redudansi pada data nama pelanggan 3. Manajer sulit untuk merekap produk yang diminati perbulan karena manajer harus merekap dari produk yang terjual setiap hari. 1. Manajer sulit mengabari promo terbaru kepada pelanggan karena data pelanggan tidak lengkap. 2. Pemimpin sulit menentukan promo karena laporan produk yang dihasilkan tidak akurat. 3.2 Analisis Kebutuhan Untuk menganalisis kebutuhan yang ada, penulis meggunakan metode use case. Use case merupakan deskripsi dari interaksi antara aktor dan sistem yang ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pengguna [5]. Sedangkan menurut Hanif Al Fatta [4] use case adalah metode berbasis teks untuk menggambarkan dan mendokumentasikan proses yang kompleks. Use case pada gambar 1 terdiri dari 2 aktor yaitu manajer dan kasir, 6 subsistem dan 31 use case. Manajer dapat mengakses 6 subsistem yang terdiri dari subsistem hak akses yang terdiri dari login dan mengubah password, subsistem mengelola produk yang hanya dapat mengelola produk terlaris, subsistem mengelola pegawai, subsistem mengelola pelanggan yang hanya dapat mengelola laporan pelanggan, subsistem mengelola transaksi yang terdiri mengubah transaksi serta mengelola laporan transaksi dan subsistem mengelola pengguna. Kasir dapat mengkakses 4 subsistem yang terdiri dari subsistem mengelola hak akses yang terdiri dari login dan mengubah password, subsistem mengelola produk yang terdiri dari menyimpan, mengubah, menghapus,mencari dan melihat produk, subsistem mengelola pelanggan yang terdiri dari menyimpan, mengubah, menghapus,mencari dan melihat pelanggan dan subsistem mengelola transaksi yang terdiri dari menyimpan, mencari dan melihat transaksi: Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

4 4 ISSN: Gambar 1 : Gambar Use case 3.3 DAD (Data Flow Diagram) Diagram aliran data sistem logis menjelaskan tentang kejadian secara keseluruhan dan digambarkan menjadi satu bentuk diagram sistem. DAD (Data Flow Diagram) adalah representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan tranformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran (output) [3]. Diagram aliran data dapat dilihat dari gambar 2, yang terdiri dari 4 entitas yaitu manajer, terapis, pelanggan dan kasir. Dan memiliki 7 proses yang terdiri dari login, mengelola pengguna, mengelola pegawai, mengelola pelanggan, mengelola produk, mengelola transaksi, dan mengelola laporan. Selain itu diagram aliran data juga memiliki 5 data store yang teridiri dari pengguna, pegawai,pelanggan,produk dan transaksi IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

5 IJCCS ISSN: Gambar 2 : Data Flow Diagram 3.4 Diagram Dekomposisi Diagram dekomposisi adalah gambaran Diagram ini menunjukkan dekomposisi fungsional top-down dari sistem yang diusulkan [6]. Melalui diagram ini dapat diketahui bagian dari sistem secara keseluruhan baik root process yang berhubungan dengan 1 sistem dan 7 subsistem, diagram dekomposisi pada PT. Kakiku Demang Palembang dapat dilihat dari gambar 3: Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

6 6 ISSN: Gambar 3 : Diagram Dekomposisi 3.5 ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah pemodelan awal yang dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika untuk pemodelan basis data relasional diagram yang menujukkan informasi dibuat, disimpan dan digunakan dalam sistem bisnis. [3].ERD yang terdapat di PT. Kakiku Demang Palembang dapat dilihat di gambar 4 yang terdiri dari 9 entitas, yang dimana 8 entitas saling berhubungan menggunakan kardinalitas. Gambar 4 : Entity Relationship Diagram IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

7 IJCCS ISSN: Rancangan Layar Form Menu Utama (Manajer) Form menu utama yang berisi form-form lain yang memiliki fungsi berbeda, dimana form ini terdiri dari kelola pegguna, kelola pegawai,kelola pelanggan, kelola produk, kelola transaksi dan kelola laporan. Manajer hanya dapat mengakses kelola pengguna, kelola pegawai, kelola transaksi dan kelola laporan. Berikut Form menu utama manajer pada PT.Kakiku Demang Palembang dapat dilihat pada Gambar 5: Refleksi Kakiku LOGO Pengguna Pegawai Transaksi Laporan Icon Pengguna Cari No,Pengguna XXX Nama Pengguna Password Tampilan Pengguna Mulai Awal Simpan Ubah Hapus Gambar 5 : Form Menu Utama (Manajer) 3.7 Rancangan Layar Form Menu Utama (Kasir) Form menu utama yang berisi form-form lain yang memiliki fungsi berbeda, dimana form ini terdiri dari kelola pegguna, kelola pegawai,kelola pelanggan, kelola produk, kelola transaksi dan kelola laporan. Kasir hanya dapat mengakses kelola pelanggan, kelola produk,dan kelola transaksi. Berikut Form menu utama kasir pada PT.Kakiku Demang Palembang dapat dilihat pada Gambar 6: Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

8 8 ISSN: Refleksi Kakiku LOGO Pelanggan Produk Transaksi Icon Pengguna Cari No,Pengguna XXX Nama Pengguna Password Tampilan Pengguna Mulai Awal Simpan Ubah Hapus Gambar 6 : Form Menu Utama (Kasir) 3.8 Hasil Program Menu Utama (Manajer) Hasil dari rancang bangun yang dibuat berdasarkan rancangan yang dibuat. Berikut hasil dari rancangan program menu utama (manajer), dapat dilihat di gambar 8: Gambar 8 : Menu Utama (Manajer) IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

9 IJCCS ISSN: Hasil Program Menu Utama (Kasir) Hasil dari rancang bangun yang dibuat berdasarkan rancangan yang dibuat. Berikut hasil dari rancangan program menu utama (kasir), dapat dilihat di gambar 9 Gambar 9 : Menu Utama (Kasir) 4. KESIMPULAN Dari hasil penelitian yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen pada PT.Kakiku Demang Palembang, penulis menyimpulkan bahwa: 1. Sistem yang dibangun dapat menyimpan seluruh data pelanggan secara rinci dan terintegrasi, sehingga manajer dapat mengetahui jumlah pelanggan yang daftar dan melakukan transaksi perbulan. 2. Sistem yang dibangun dapat menghitung insentif terapis dan kasir secara otomatis dan lebih cepat sehingga manajer dapat membayar insentif kasir dan terapis tepat waktu sesuai dengan transaksi yang ada. 3. Sistem yang dibangun menyediakan laporan pelanggan yang mendaftar tiap bulannya, laporan grafik produk, laporan insentif terapis dan kasir, dan laporan grafik transaksi perbulan yang dapat digunakan oleh manajer untuk mengambil keputusan selanjutnya. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

10 10 ISSN: SARAN Sistem yang dibuat sekarang tidak luput dari kekurangan maka dari itu untuk membantu pengembangan perancangan sistem informasi pada PT. Kakiku Demang Palembang selanjutnya, kami ingin memberikan beberapa saran yang membantu, yaitu: 1. Sebaiknya dilakukan backup secara berkala, untuk menghindari kehilangan dan kerusakan data, karena sistem yang dikembangkan penulis belum menyediakan fitur backup. 2. Untuk penelitian selanjutnya disarankan agar mengembangkan sistem dengan device atau perangkat yang berbeda seperti mobile android dengan fitur yang lebih banyak seperti terapis dapat member tahu kasir melalui mobile android bila ada produk tambahan yang dipesan oleh pelanggan saat melakukan pelayanan. UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasi kepada: 1. Allah S.W.T yang telah memberikan kesehatan, kekuatan dan kemudahan. 2. Bapak Johannes Petrus, S.Kom, M.T.I., CFP selaku Ketua STMIK, AMIK dan STIE MDP 3. Ibu Desy Iba Ricoida, S.T, M.T.I, selaku Pembantu Ketua I STMIK GI MDP 4. Ibu Yulistia,S.Kom., M.T.I,selaku Pembantu Ketua II STMIK GI MDP. 5. Bapak Antonius Wahyu Sudrajat, S.Kom, M.T.I, selaku Pembantu Ketua III STMIK GI MDP. 6. Ibu Mardiani, S.Si, M.T.I,selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi. 7. Bapak Hengky Honggo, S.Kom selaku Dosen Pembimbing Utama 8. Ibu Desi Pibriana, S.SI, M.T.I selaku Dosen Pembimbing Pembantu. 9. Ibu Tika Sari selaku manajer dan serta seluruh bagian di PT. Kakiku Demang Palembang 10. Kedua orang tua dan keluarga penulis yang telah memberikan dukungan moral dan materil. 11. Segenap dosen di STMIK MDP yang telah memberikan bimbingan pengetahuan yang berguna. 12. Staff administrasi di STMIK GI MDP yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan urusan akademik. 13. Staff perpustakaan di SMIK GI MDP yang telah membantu penulisan menjadi lebih baik lagi. 14. Olivia Rosalie Tjarhandy dan Winny Maydinar selaku sahabat penulis yang telah memberikan semangat. 15. Erika Mutiara Dewi, Fredy Adriawan, dan Wella Oktarina yang telah menjadi teman baik penulis yang telah banyak membantu selama masa perkuliahan. 16. Teman teman penulis yang telah membantu dan memberikan dukungan dan tidak dapat disebutkan satu persatu. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

11 IJCCS ISSN: DAFTAR PUSTAKA [1] Febriyanna, Merlin, 2014, Sistem Informasi Manajemen Persediaan Racun dan Kinerja Karyawan pada PT Agrindo Raya Palembang, Diakses 21 September 2015, [2] Fanny, 2014, Sistem Informasi Manajemen pada CV.Harvest Cahaya Timur, Diakses 21 September 2015, [3] A.S, Rosa 2014, Rekayasa Perangkat Lunak, Informatika, Bandung. [4] Al Fatta, Hanif 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta [5] Siahaan, Daniel 2012, Analisa Kebutuhan Dalam Rekayasa Perankat Lunak, Andi Offset, Yogyakarta [6] Jeffery, L. Whitten, Bentley D. Lonnie, dan Dittman C. Kevin 2007, Metode Desain dan Analisis Sistem Edisi 6, Andi Offset, Yogyakarta. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)