APLIKASI MONTORING ANGGARAN INTERNAL PT PLN PERSERO AREA MAJALAYA DISTRIBUSI JAWA BARAT

Transkripsi

1 APLIKASI MONTORING ANGGARAN INTERNAL PT PLN PERSERO AREA MAJALAYA DISTRIBUSI JAWA BARAT Sri Kurniasih, S.T., M.Kom. 1, Andriani Rahayu 2 Konsentrasi Sistem Informasi, Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Komputer Niaga LPKIA Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax sri.kurniasih@yahoo.co.id 2 andrianirahayu30@gmail.com Abstrak Pengelolaan anggaran merupakan kegiatan penting, Terdapat masalah yang terjadi dibagian Administrasi Umum yaitu tentang pencatatan, monitoring anggaran, dan dalam pembuatan laporan. Monitoring adalah merupakan bagian dari sebuah aktivitas dimana sebuah pengawasan atau pemantauan untuk tujuan dan hasil dari hal tersebut akan dijadikan sebagai bahan evaluasi. Aplikasi Monitoring Anggaran Internal ini menggunakan metodelogi prototype untuk merancangnya dan untuk pengumpulan datanya menggunakan metode wawancara dan observasi. Untuk menganalisis proses bisnisnya dengan menggunakan UML yang diantaranya menggunakan Usecase diagram, Sequen Diagram, Class Diagram, Activity Diagram. Aplikasi ini dirancang berbasis web dengan menggunakan Framework CodeIgniter dan menggunakan database MySQL. Software yang digunakannya adalah php dan html. Penulis melakukan penelitian, Dengan Aplikasi Monitoring Anggaran Internal PLN yang berbasis web ini, diharapkan bisa membantu perusahaan dalam memonitoring anggaran dan mengelola data anggaran, juga memudahkan dalam pembuatan laporan perbulan maupun pertahun. Kata kunci : Monitoring, Anggaran, Prototype 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Pada perusahaan yang besar seperti perusahaan persero, tentu membutuhkan teknologi dalam menunjang segala akivitas proses bisnisnya, sehingga pengelolaan informasi dapat terkelola dengan lebih efektif dan efisien baik untuk karyawan ke manager, atau sebaliknya. PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Majalaya sudah menggunakan komputerisasi dalam melakukan penyampaian informasi anggaran internalnya, yang terhubung bagian 1 dengan bagian yang lain. Aplikasi yang membantu dalam pengumpulan informasi anggaran tersebut disebut ms excel, dengan menggunakan data link aplikasi lain yang saling berhubungan satu dengan yang lain, dan ditampung dalam aplikasi excel tersebut untuk melakukan penyampaian informasi anggaran internal perusahaan. Dan masalah yang terjadi adalah bagian pengadaan terlambat atau bahkan lupa mengisikan data-data anggaran yang harusnya diisikan, sehingga jika dibagian pengadaan tidak diisikan maka dibagian keuangan pun tidak terkelola. Karena bagian pengadaan sering sekali tidak mengisikan data, karena lebih senang menggunakan data excell yang dibuat sendiri, akhirnya bagian keuangan pun menggunakan excell sendiri untuk mencatat anggaran-anggaran yang digunakan, namun dalam penggunaan excell ini belum terotomatisasi dalam perhitungannya. Dan dalam pembuatan laporannya pun belum terotomatisasi. Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka rumusan masalah untuk penelitian ini adalah perlu pembaruan sistem yang ada, yang semula menggunakan excel saja untuk mengelola anggaran PT.PLN, sekarang diperbarui dengan menggunakan Aplikasi monitoring anggaran internal PT.PLN area majalaya berbasis web untuk membantu mengelola data, proses monitoring, pembuatan laporan dan evaluasi data anggaran yang ada pada PT.PLN(Persero) Area Majalaya. Namun yang awalnya data anggaran dilakukan dari divisi pengadaan ke divisi keuangan yang ada di PT. PLN Area Majalaya, sekarang masukan data dilakukan di divisi keuangan administrasi umum saja yang diproses menjadi suatu informasi dan menghasilkan keluaran dari aplikasi tersebut berupa laporan anggaran untuk mempermudah dalam pengevaluasian anggaran saat dibutuhkan oleh pemimpin perusahaan. 1.2 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan yang sedang terjadi yaitu: 1. Pencatatan data keterserapan anggaran belum optimal karena dalam aplikasi yang ada tidak memiliki otomatisasi proses penghitungan. 2. Pembuatan laporan yang diminta saat akan digunakan atau diminta oleh pemimpin

2 terkendala akibat data belum terkelola secara optimal. 3. Karena manajemen data belum terkelola secara optimal maka Monitoring belum dapat dilakukan dengan optimal juga. 1.3 Tujuan Tujuan penelitian yang ingin dicapai dalam penulisan laporan ini yaitu:. 1. Aplikasi ini diharapkan dapat mengelola data anggaran PLN secara optimal karena semua data dikelola di bagian keuangan administrasi umum. 2. Data yang sudah dikelola oleh aplikasi dapat digunakan untuk pembuatan laporan saat dibutuhkan. 3. Mempermudah monitoring dan pengevaluasian data anggaran. 2. Dasar Teori 2.1 Teori Tentang Permasalahan Pengertian Aplikasi Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan, lamaran, penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah: program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju. [1] Anggaran pengertian anggaran menurut National Committee on Governmental Accounting (NCGA) yang dikutip oleh Tendi Haruman (2010:6) mengemukakan bahwa : Anggaran adalah rencana operasi keuangan yang mencakup estimasi pengeluaran yang diusulkan dan sumber pendapatan yang diharapkan untuk membiayainya dalam periode waktu tertentu. Dari beberapa definisi diatas dapat penulis simpulkan bahwa anggaran merupakan rencana kerja suatu perusahaan yang disusun dalam jangka waktu satu tahun berdasarkan kegiatan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan suatu perusahaan yang disusun secara formal dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang Monitoring Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006, disebutkan bahwa monitoring merupakan suatu kegiatan mengamati secara seksama suatu keadaan atau kondisi, termasuk juga perilaku atau kegiatan tertentu, dengan tujuan agar semua data masukan atau informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan tersebut dapat menjadi landasan dalam mengambil keputusan tindakan selanjutnya yang diperlukan. Tindakan tersebut diperlukan seandainya hasil pengamatan menunjukkan adanya hal atau kondisi yang tidak sesuai dengan yang direncanakan semula. Tujuan Monitoring untuk mengamati atau mengetahui perkembangan dan kemajuan, identifikasi dan permasalahan serta antisifasinya Pengertian DataBase Database atau biasa disebut basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Data tersebut biasanya terdapat dalam tabeltabel yang saling berhubungan satu sama lain, dengan menggunakan field/kolom pada tiap tabel yang ada. [2] Pengertian MySql MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. Relational Database Management System (RDBMS). [3] MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query Language). MySQL adalah program database yang mampu mengirim dan menerima data dengan sangat cepat dan multi user. MySQL memiliki dua bentuk lisensi,yaitu free software dan shareware. Penulis sendiri dalam menjelaskan buku ini menggunakan MySQL yang free software karena bebas menggunakan database ini untuk keperluan pribadi atau usaha tanpa harus membeli atau membayar lisensi,yang berada di bawah lisensi GNU/GPL (general public license).[4] Pengertian Web a. Website Menurut Yuhefizar (2013:2) dikutip dalam (Agus & Yulia, 2015) pengertian website adalah keseluruhan halamanhalaman web yang terdapat dari sebuah domain yang mengandung informasi. b. Web Server Menurut Fathansyah (2012:466) dikutip dalam (Agus & Yulia, 2015) menerangkan bahwa pengertian web server adalah Server Web (Web Server) merujuk pada perangkat keras (server) dan perangkat lunak yang menyediakan layanan akses kepada pengguna melalui protokol komunikasi HTTP ataupun variannya (seperti FTP dan HTTPS) atas

3 berkas-berkas yang terdapat pada suatu URL ke pemakai. c. Web Browser Pengertian web browser menurut Winarno dan Utomo (2010:31) dikutip dalam (Agus & Yulia, 2015) web browser adalah alat yang digunakan untuk melihat halaman web. d. WWW (World Wide Web) Menurut Fathansyah (2012:464) dokutip dalam (Agus & Yulia, 2015) World Wide Web (WWW atau web) merupakan sistem informasi terdistribusi yang berbasis hypertext. e. HTML (Hypertext Markup Language) Menurut Winarno dan Utomo (2010:66) dikutip dalam (Agus & Yulia, 2015) HTML singkatan dari Hypertext Markup Language dan berguna untuk menampilkan halaman web. [2] Pengertian PHP PHP adalah bahasa pemrograman script yang paling banyak dipakai saat ini. PHP banyak dipakai untuk memrogram situs web dinamis, walaupun tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain. Contoh terkenal dari aplikasi PHP adalah forum (phpbb) dan MediaWiki (software di belakang Wikipedia). PHP juga dapat dilihat sebagai pilihan lain dari ASP.NET/C#/VB.NET Microsoft, ColdFusion Macromedia, JSP/Java Sun Microsystems, dan CGI/Perl. Contoh aplikasi lain yang lebih kompleks berupa CMS yang dibangun menggunakan PHP adalah Mambo, Joomla!, Postnuke, Xaraya, dan lainlain. [5] Pengertian Xampp XAMPP adalah salah satu paket instalasi apache, PHP, dan MySQL secara instant yang dapat digunakan untuk membantu proses instalasi ketiga produk tersebut CI CodeIgniter CodeIgniter adalah framework aplikasi web yang open source untuk bahasa pemrograman PHP. CodeIgniter memiliki banyak fitur yang membuatnya berbeda dengan framework lainnya. Tidak seperti beberapa framework PHP lainnya, dokumentasi untuk framework ini sangat lengkap, yang mencakup seluruh aspek dalam framework. CoeIgniter juga mampu berjalan pada lingkungan Shared Hosting karena memiliki ukuran yang sangat kecil, namun memiliki kinerja yang sangat luar biasa. Dari segi pemrograman, CodeIgniter kompatibel dengan PHP4 dan PHP5, sehingga akan berjalan dengan baik pada web host yang banyak dipakai saat ini. CodeIgniter menggunakan pola design ModelView-Controllwe (MVC), yang merupakan cara untuk mengatur aplikasi web ke dalam 3 bagian yang berbeda, yaitu Model- lapisan abstraksi database, Views- file-file tampilan template depan, dan Controller- logika bisnis dari aplikasi. Pada intinya CodeIgniter juga membuat penggunaan ekstensif dari pola design Singleton. Maksudnya adalah cara untuk me-load class sehingga jika class itu di panggil dalam beberapa kali, kejadian yang sama pada class tersebut akan digunakan kembali. Hal ini sangat berguna dalam koneksi database, karena kita hanya ingin menggunakan satu koneksi setiap kali class itu digunakan. [6] 2.2 Metodologi Yang Digunakan Prototype Prototype Model adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak yang secara langsung mendemontrasikan sebuah perangkat lunak atau komponen-komponen perangkat lunak akan bekerja dalam lingkungannya sebelum tahapan konstruksi actual dilakukan.[8] Model yang cocok digunakan untuk menggali spesifikasi kebutuhan pelanggan secara lebih detail tetapi beresiko tinggi terhadap membengkaknya biaya dan waktu proyek.[9] UML Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa standar yang digunakan untuk menulis blueprint perangkat lunak. UML dapat digunakan untuk memvisualisasi, menspesipikasi, membangun dan mendokumentasikan artifak dari sistem perangkat lunak.[7] Object Oriented Konsep berorientasi objek merupakan konsep yang membagi program menjadi objek-objek yang saling berinteraksi satu sama lain. Beberapa istilah yang berkaitan dengan konsep berorientasi objek adalah : 1) Class dan Objek, Class dapat diartikan deskripsi secara umum atau cetak biru yang menggambarkan sekumpulan objek yang serupa. Sedangkan objek dapat diartikan sebagai bentuk instansiasi dari sebuah class. 2) Atribut, Atribut adalah sesuatu yang melekat pada objek yang mendeskripsikan sifat objek atau dengan kata lain atribut merupakan sifat karakteristik yang dimiliki oleh objek. 3) Method atau Operasi, Method adalah prosedur atau fungsi yang dimiliki suatu objek. Method mempresentasikan perilaku dari suatu objek. 4) Message, Suatu objek berinteraksi dengan objek lainnya melalui message. Message menstimulasi method yang ditemui pada objek yang menerima message tersebut untuk dieksekusi atau dijalankan.

4 Konsep berorientasi objek mempunyai tiga karakteristik, yaitu : 1) Enkapsulasi, Enkapsulasi merupakan pengemasan atribut dan method dalam objek. Enkapsulasi bertujuan sebagai upaya untuk menyembunyikan informasi atau information hiding sehingga tidak dapat diakses secara bebas oleh objek lain. 2) Pewarisan, Pewarisan merupakan bentuk sifat reuseable dalam konsep berorientasi objek, artinya suatu class dapat menurunkan atribut dan operasinya ke class yang lain. 3) Polimorfisme, Polimorfisme merupakan suatu konsep yang memungkinkan sejumlah operasi yang memiliki perilaku berbeda untuk mempunyai nama yang sama. [7] 3.2 Aliran Kerja Activity Diagram Petugas Administrasi Umum Membuka Menu Modal Perbulan input data tambah data Simpan data input data anggaran klik anggaran untuk menambah data anggaran jika akan disimpan jika akan diinput anggaran data bertambah tampilkan notifikasi data bertambah menyimpan data menampilan anggaran data Menambah Data Anggaran Sistem jika akan menambah data jika anggaran tidak diinputkan 3. Analisis dan Perancangan 3.1. Aliran Proses Aliran proses yang digunakan dalam penyusunan laporan ini meliputi diagram Use Case yang di dalamnya terdapat aktor-aktor dan use case-use yang saling terhubung serta Secenario Use case yang mendeskripsikan setiap Use Case yang ada. Use Case Diagram di bawah ini menggambarkan interaksi antara aktor-aktor dengan use case-use case yang ada dalam sistem yang akan dirancang. Secara lebih rinci, masing-masing use case yang terdapat pada use case diagram dijabarkan dalam use case secenario. Di dalam use case secenario akan diberikan uraian nama, aktor yang berhubungan dengan use case, tujuan dari use case, deskripsi keseluruhan tentang use case. Selain itu, diberikan penjelasan yang berkaitan dengan tanggapan dari sistem terhadap suatu aksi yang diberikan oleh aktor. Setiap use case akan dijelaskan di secenario secara detail interaksi yang ada di dalamnya. klik simpan untuk menyimpan seluruh data klik tombol anggaran pada uraian pekerjaan input data nominal anggaran klik tombol input Gambar Aktivity Diagram pengelolaan anggaran. 3.3 Pemodelan Data Class Diagram jika data dinputkan menyimpan seluruh data menampilkan popup anggaran data nominal anggaran tersimpan jika data tidak inputkan Usecase Diagram Login Pengelolaan Anggaran Administrasi Umum input modal awal <extend> detail anggaran Buat Laporan Manajer atau Asman Monitoring Anggaran Gambar III.1 Use Case Diagram monitoring anggaran Gambar Class Diagram aplikasi monitoring anggaran

5 3.4 Struktur Organisasi Obyek dan Pesan Sequence Diagram Gambar Sequence Diagram Login Gambar Dialog Screen List Uraian pekerjaan : Administrasi Umum : Modal_c : modal_m 1: klik menu input modal perbulan 2: seleksi_anggaran() 3: modal_awal() 4: show_modal() 5: menampilkan table anggaran bulanan PLN 6: mengklik button detail anggaran Gambar Dialog Screen Input Saldo Awal 7: det_ang_kel() 8: sum_modal() Perbulan 9: modal_header() 10: show_det_modal() 11: menampilkan detail anggaran uraian pekerjaan 12: klik button cetak 13: det_ang_kel() 14: sum_modal() 15: modal_perid() 16: lap() 17: menampilkan laporan anggaran Gambar Dialog Screen Detail Anggaran Gambar Sequence Diagram pengelolaan anggaran 4. Implementasi 4.1 Penjadwalan Rencana Kegiatan 3.5 Perancangan Antarmuka Gambar 4.1 Jadwal Pembuatan Aplikasi 4.2 Implemetasi Antarmuka Sub bab ini memperlihatkan hasil dari implementasi yang telah dilakukan. Hasil implementasi ini diperlihatkan per dialog screen. Gambar Dialog Screen Login

6 yang lebih mencakup bagian-bagian yang bersangkutan. 2. Dapat dikembangkan lebih baik lagi dengan penambahan fitur, terkoneksi ke kantor pusat sehingga perangkat lunak ini bisa dipantau dan diimplementasikan pada kantor cabang seluruh indonesia. DAFTAR PUSTAKA Gambar Dialog screen Tampilan Login [1] Nurcahyono, F. (2012). Pembangunan Aplikasi Penjualan Dan Stok Barang Pada Toko Nuansa Elektronik Pacitan. jurnal Speed, 16. [2] Agus, P., & Yulia, S. (2015). PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DIGITAL BERBASIS WEBSITE UNTUK PARA PENULIS. Lppm3.bsi.ac.id/jurnal, 1. Gambar Dialog screen Tampilan Input Uraian Pekerjaan [3] Setiadi, A., & Fifit, A. (2016). SISTEM PENJUALAN SPARE PART TOKO AJM MOTOR MENGGUNAKAN CI BERBASIS ARSITEKTUR MVC. JURNAL SIMETRIS, 7, 2. [4] Wahana Komputer. (2010). Panduan Belajar Mysql Database Server. Jakarta: Media Kita. Gambar Dialog screen Tampilan List modal bulanan PLN V.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian pembahasan, disini penulis menarik kesimpulan bahwa dengan diterapkannya perangkat lunak monitoring anggaran ini dapat membantu dalam pengelolaan dan monitoring anggaran. Berdasarkan hasil yang diperoleh, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Pengelolaan data dapat dioptimalisasi dengan menggunakann aplikasi yang dirancang penulis. 2. Pelaporan data tepat telah memenuhi keinginan manajer. 3. Dengan aplikasi ini dapat membantu monitoring dan evaluasi data anggaran. V.2 Saran Dari perangkat lunak yang dibangun, timbul beberapa saran untuk menunjang perangkat lunak agar lebih efisien dalam pemakaiannya, saran itu antara lain: 1. Aplikasi Monitoring anggaran ini dapat dikembangkan lagi ke dalam Sistem Informasi monitoring anggaran internal [5] Syaifudin, R., Urifatum, A., & Siti, T.,. (2013). RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS LAYANAN KESEHATAN DI KEC LAMONGAN DENGAN PHP MY SQL. JURNAL TEKNIKA, 2. [6] Setiadi, A., & Fifit, A. (2016). SISTEM PENJUALAN SPARE PART TOKO AJM MOTOR MENGGUNAKAN CI BERBASIS ARSITEKTUR MVC. JURNAL SIMETRIS, 7, 2. [7] Yadanur, a., Suhartono, & Priyo, S.,. (2013). PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMERIKSAAN PASIEN DI INSTALASI RADIOLOGI RSUD KAJEN DENGAN UNIFIED PROSES. Jurnal Masyarakat Informatika, 4.