Kerangka Acuan Kerja. Pembentukan Sekretariat dan Prosedur e-procurement

Transkripsi

1 Kerangka Acuan Kerja Pembentukan Sekretariat dan Prosedur e-procurement Untuk Penerapan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik ( e-procurement ) Di Badan Rehabilitasi Dan Rekonstruksi NAD-Nias Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi (BRR) NAD-Nias Jl. Ir. Muhammad Thaher No. 20 Lueng Bata Banda Aceh Telp , Fax

2 Kerangka Acuan Kerja Pembentukan Sekretariat dan Prosedur e-procurement untuk Penerapan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik ( e-procurement ) Di Badan Rehabilitasi Dan Rekonstruksi Nad-Nias 1. Pendahuluan Sesuai dengan MOU Nomor 7/NK/BP-BRR/VII/2006 dan Nomor 027/396/ /2006 tentang Pengembangan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik (e-procurement) pada Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi NAD-Nias (BRR), salah satu kegiatan pada rencana kerja Penerapan Sistem tersebut adalah Pembentukan Sekretariat dan Prosedur e-procurement. Dalam membangun aplikasi pengadaan barang/jasa secara elektronis, BRR akan melakukan transfer, kastemisasi & install e-procurement yang telah dibangun oleh Pemerintah Kota Surabaya karena adanya kendala waktu harus segera terlaksana (percepatan pembangunan) dan mempertimbangkan sistem tersebut diatas sudah terbukti dapat beroperasi dan diterima oleh seluruh pihak terkait khususnya oleh para pelaksana Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa. e-procurement telah diterapkan di Pemerintah Kota Surabaya sejak tahun 2003 dan sudah mengalami proses perbaikan secara terus menerus. Pengadaan secara elektronik ini telah diakui oleh beberapa lembaga pemerintah pusat (Bappenas) dan Pemerintah Provinsi/Kota/Kabupaten, menerima beberapa sertifikat terkait lainnya, telah menerapkan standar kualitas ISO 9001: 2000 tentang Quality Management System (QMS) dan sistem keamanan Public Key Infrastructure. Sistem ini sudah terbukti dapat berjalan dan mendapatkan keuntungan-keuntungan dalam hal mempercepat proses, harga yg kompetitif dan bersaing dan dilakukan secara transparant dan terbuka. Kerangka Acuan Kerja (KAK) ini menguraikan tujuan, lingkup kerja yang memerlukan jasa konsultan, perkiraan tenaga yang diperlukan, jadwal kerja, hasil yang diinginkan dan pengaturan pelaksanaan dari Sekretariat e--procurement untuk Pembentukan Sekretariat dan Prosedur e-procurement di BRR NAD-Nias. 2. Latar Belakang 2.1 Tujuan utama BRR bertanggung jawab atas seluruh kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi di NAD dan Nias khususnya dalam proses pengadaan secara cepat dan sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku, sehingga prinsip-prinsip dasar pengadaan yang efisien, efektif, bersaing, terbuka, transparan dan bertanggung jawab dapat dilaksanakan. Untuk mencapai seluruh tujuan diatas dan mengeliminasi kendala-kendala yang akan timbul, maka BRR akan membangun sistem pengadaan secara elektronik melalui internet atau e- procurement. 2.2 Tugas dan Fungsi BRR, Bagian Bina Program Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surabaya, Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi NAD dan Penyedia Jasa e- Procurement Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi NAD-Nias (BRR) akan bekerja sama dengan Pemerintah Kota Surabaya yang diikat dalam suatu MOU tentang pengembangan sistem e-procurement di BRR. BRR akan mencari dana, membuat perkiraan anggaran dan melakukan koordinasi maupun melakukan pengadaan beberapa kegiatan terkait TOR Prosedur e-procurement Hal. 1 / 6

3 dalam membangun sistem hardware, software, sosialisasi, membuat prosedur dan pedoman, pelatihan, uji coba dan implementasi dalam penerapan e-procurement Pemerintah Provinsi NAD akan menyediakan tempat untuk sekretariat e-procurement & bidding room dan berpatisipasi bersama-sama BRR dalam tim kecil membangun sistem untuk selanjutnya secara bertahap akan melaksanakan kegiatan pelelangan secara penuh elektronis (full e-procurement) disertai dengan perawatannya Bagian Bina Program Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surabaya akan membangun sistem dan prosedur/manual operasional termasuk materi-materi untuk sosialisasi dan pelatihan pengadaan barang/jasa secara elektronik Penyedia Jasa adalah Konsultan/pihak outsource yang akan melaksanakan pembangunan dan instalasi aplikasi sistem e-procurement, pendampingan dalam operasional pelaksanaan e-procurement dan membantu menyediakan tenaga ahli dalam melaksanakan Pelatihan kepada Team Inti, Team Pelaksana, staff Satuan Kerja/Pejabat Pembuat Komitmen, Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa 2.3 Maksud dan tujuan diperlukannya aplikasi e-procuremnt Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa secara cepat berbasis teknologi informasi (Internet), sehingga terlaksananya prinsip-prinsip dasar pengadaan yang efisien, efektif, bersaing, terbuka, transparan dan bertanggung jawab; Penyedia barang/jasa akan mengetahui dengan mudah adanya pelelangan dan prosedur yang transparan sesusai dengan perundang-undangan yang berlaku; Mudah dan cepat dalam melakukan evaluasi penawaran dan pengambilan keputusan; Sistem pelaporan yang berkenaan dengan berita acara setiap tahap pengadaan dapat keluar secara cepat dan automatis; BRR akan lebih mudah dalam pelaksanaan dan pengendalian. 3. SASARAN Telaah dalam pembentukan organisasi sekretariat e-procurement di BRR NAD-Nias beserta seluruh sistem dan prosedur terkait memerlukan pengetahuan dan pembelajaran dari pihak yang sudah berpengalaman dalam mengelola aktifitas operasional e-procurement. Dengan bimbingan dari tim sekretariat e-procuremet Pemerintah Kota Surabaya yang sudah berpengalaman dalam operasional sistem ini, maka diharapkan proses pembelajaran dan penguasaaan seluruh tahapan dalam operasional e-procurement dapat cepat dikuasai. Kendalakendala yang mungkin akan terjadi dapat diantisipasi sejak dini dengan demikian struktur organisasi, kualifikasi personil beserta seluruh prosedurnya dapat terbentuk dengan tepat dan segera dapat beroperasi dengan mandiri. Sasaran-sasaran yang ingin dicapai dalam Kerangka Acuan Kerja ini adalah; 3.1 Terbentuknya Sekretariat e-procurement 3.2 Tersedianya Sistem dan Prosedur e-procurement 3.3 Tersedianya Materi untuk Sosialisasi dan Pelatihan e-procurement 4. LINGKUP PEKERJAAN Lingkup pekerjaan dari kegiatan ini adalah Pembentukan Sekretariat e-procurement beserta sistem, prosedur, manual dan materi-materi untuk Sosialisai dan Pelatihan e-procurement yang akan dikerjakan oleh pelaksana kegiatan swakelola dalam hal ini Sekretariat e-procurement Pemerintah Kota Surabaya (SePS) TOR Prosedur e-procurement Hal. 2 / 6

4 Dalam melakukan pekerjaan ini SePS harus berkoordinasi dengan pihak Penyedia Jasa yang membangun aplikasi e-procurement. 4.1 Pembentukan Sekretariat e-procurement SePS akan memberikan pengarahan dan konsultasi berkenaan dengan pembentukan organisasi sekretariat e-procurement beserta kualifikasi personilnya. Pekerjaan dimaksud meliputi; - Menyiapkan Struktur Organisasi beserta Kualifikasi, Tugas Pokok dan Fungsi Pesonilnya - Sarana dan Prasarana yang diperlukan 4.2 Tersedianya Sistem dan Prosedur e-procurement Pekerjaan ini meliputi; - Menyiapkan Dasar Hukum, beserta Peraturan-Peraturan yang diperlukan - Menyiapkan Standard Operating Procedure (SOP) e-procurement 4.3 Tersedianya Materi untuk Sosialisasi dan Pelatihan e-procurement SePS akan menyiapkan materi-materi yang akan dicetak dalam bentuk slearan/leaflet dan buku saku yang ringkas, padat dan jelas untuk keperluan sbb; - Selebaran/Leaflet untuk Sosialisasi - Manual/Buku saku untuk Pelaksana Kegiatan (Kepala Satuan Kerja dan Pejabat Pembuat Komitmen) - Manual/Buku saku untuk Panitia Pengadaan - Manual/Buku saku untuk Penyedia Barang/Jasa SePS menyampaikan hasil pekerjaan sebanyak 10 set salinan/fotocopy masing-masing produk. Penggandaan/Pencetakan selebaran dan buku akan dilakukan oleh BRR di Banda Aceh. Tahapan Pekerjaan No. Uraian Bobot (%) 1 Persiapan/Mobilisasi 5 2 Analisa Kebutuhan 7 3 Pembentukan Sekretariat 20 4 Penyiapan Dasar Hukum dan Prosedur 20 5 Penyiapan Materi Sosialisasi dan Pelatihan 40 6 Pelaporan MANAJEMEN PEKERJAAN Pusat Layanan Pengadaan (PLP) Deputi Bidang Operasi BRR sebagai koordinator seluruh kegiatan akan bertanggung jawab atas terlaksananya maksud dan tujuan penerapan e-procurement di BRR. PLP, BRR akan membentuk Tim Kerja yang akan menyiapkan perangkat hukum, kerangka acuan kerja, jadwal kerja dan pelaksanaan. Tim akan melakkan evaluasi dan menilai hasil pekerjaan serta memberikan bantuan petunjuk pelaksanaan yang diperlukan melalui Pejabat Pembuat Komitmen kepada konsultan. Tim Kerja akan dipimpin oleh Kepala Pusat Layan Pengadaan yang akan melaporkan hasil pekerjaan kepada Deputi Bidang Operasi. Tim Kerja akan terdiri dari wakil-wakil dari Staff BRR di PLP, Sektretariat/IT dan sektor, Pemerintah Provinsi NAD, Pemerintah Kabupaten dan Kota. Kepala Satuan Kerja, Pejabat Pembuat Komitmen Sekretariat BRR akan bertindak selaku pengguna barang/jasa dan akan menandatangani kontrak bersama dengan penyedia barang/jasa dan pihakpihak terkait. Pengguna barang/jasa dibantu oleh staf PLP akan melakukan evaluasi dalam proses pemilihan dan penentuan penyedia barang/jasa yang berkaitan dengan penerapan e-procurement. TOR Prosedur e-procurement Hal. 3 / 6

5 Sekretariat e-procurement pada Bagian Bina Program Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surabaya harus berkoordinasi dengan Penyedia Jasa Pembangunan Aplikasi e-procurement dan melakukkan koordinasi dan pelaporan kepada BRR di PLP 6. SUMBER PENDANAAN DAN JADWAL PELAKSANAAN 6.1 Pendanaan Pekerjaan pengadaan barang/jasa untuk Pembangunan Aplikasi e-procurement ini akan dibiayai dari APBN P Tahun Anggaran Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan pembangunan sistem e-procurement ini direncanakan selesai pada minggu ke tiga bulan September Dan dapat diaplikasikan untuk seluruh pengadaan barang/jasa DIPA BRR dengan On-Line mulai 1 Oktober No Uraian Pekerjaan Tgl Durasi Agt Sep M1 Tahun 2006 Sep Sep M2 M3 Sep M4 Okt 1 Persiapan/ Analisa Kebutuhan 28 Agt 29 Sep 2 Penyiapan Dasar Hukum dan Prosedur 29 Sep 07 Sep 3 Penyiapan Materi Sosialisasi dan Pelatihan 29 Agt 05 Sep 4 Pembentukan Sekretariat 02 Sep 15 Sep 5 Pendampingan 15 Sep 13 Okt 6 Pelaporan Akhir 09 Okt 16 Okt 7. ORGANISASI PELAKSANA 7.1 Pelaksana Kegiatan Pengadaan Kegiatan ini dilakukan dengan cara swakelola, sebagai pelaksana kegiatan adalah Sekretariat e-procurement pada Bagian Bina Program Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surabaya. 7.2 Tenaga Ahli dan Tenaga Teknis Yang Diperlukan SePS wajib menyediakan seluruh tenaga ahli, tenaga teknis dan tenaga pendukung yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan ini. Tenaga ahli harus memiliki keahlian sesuai dengan bidang yang diperlukan dengan pengalaman dibidangnya yang memadai dan memiliki pengalaman minimum sesuai dengan persyaratan yang diminta. Penyedia Jasa diharapkan dapat menggunakan tenaga lokal yang memadai kualitasnya Koordinator Pelaksana/Ketua Tim adalah minimal seorang sarjana S1 dengan pengalaman kerja selama 5 tahun dalam mengelola pekerjaan tekologi informasi. Ketua Tim harus mempunyai kemampuan manajemen dan berkomunikasi yang kuat serta telah berpengalaman dalam memimpin berbagai tenaga ahli pada pekerjaan jasa teknologi informasi yang sejenis Business Analyst adalah minimal seorang sarjana S1 dengan pengalaman 5 tahun dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, menguasai Keppres 80 tahun 2003 berikut perubahannya dan memahami sistem Informasi teknologi khususnya sistem web based database dan Internet Asisten Tenaga Ahli adalah minimal seorang sarjana S1 dengan pengalaman 2 tahun pernah berpatisipasi dalam membangun aplikasi sistem e-procurement. TOR Prosedur e-procurement Hal. 4 / 6

6 7.3 Alih Pengetahuan Tenaga-tenaga ahli dari SePS akan bekerja bersama staf pendamping yang ditunjuk oleh BRR. Alih pengetahuan dari SePS kepada staf pendamping di BRR dan Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota di NAD diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan staf yang ditugaskan dan mampu membuat pekerjaan sejenis dimasa yang akan datang dengan bantuan dari SePS yang minimal. 8. SARANA YANG DIPERLUKAN SePS bertanggung jawab untuk penyediaan dan pengaturan sarana pendukung yang diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan kegiataan ini, bila diperlukan mengadakan perjalanan dinas antara Surabaya dan Banda Aceh. 9. LAPORAN SePS wajib mendokumentasikan dan menyampaikan laporan penyelesaian Pekerjaan. 9.1 Laporan awal tentang kegiatan persiapan/mobilisasi, analisa kebutuhan dan jadwal detail kegiatan disampaikan paling lambat 5 hari setelah Surat Perjanjian Kerja ditandatangani. 9.2 Laporan Penyelesaian Pelaksanaan setiap materi/item pekerjaa disampaikan paling lambat 3 hari setelah jadwal yang sudah disepakati Laporan akhir berkenaan dengan hasil penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan dan disampaikan paling lambat 2 minggu setelah Perjanjian berakhir. 9.4 Laporan ditujukan kepada Pusat Layanan Pengadaan Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi sebanyak 3 set berikut salinan/fotocopy. 11. Penutup Pembentukan Sekretariat, Penyiapan Sistem dan Prosedur beserta buku manual e-procurement adalah salah satu tahapan dari rencana kegiatan penerapan pengadaan barang/jasa secara elektronik di BRRR. Kerangka Acuan Kerja ini diharapkan akan menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan. Banda Aceh, 20 -Agustus-2006 Plt. Kepala Pusat Layanan Pengadaan (Noeradhi Iskandar) TOR Prosedur e-procurement Hal. 5 / 6

7 LAMPIRAN : Rencana Anggaran Biaya Aplikasi e-procurement No Uraian Koef. Harga Unit Orang hari jam lain2 Satuan Harga I Biaya Umum (shared) (Biaya umum yang diperlukan untuk keseluruhan kegiatan) 1 Manager/Koordinator Kegiatan OH 2 Tenaga Administasi OH - 3 Sewa Komputer OH - 4 Transport Banda Aceh - Surabaya PP (...kali) Ls - 5 Akomodasi OH 6 Sewa Kendaraan MH 7 ATK, Administrasi dll. 1 Ls II. A II. B II. C II. D PEMBENTUKAN SEKRETARIAT e-procurement 1 Tenaga Ahli/ Business Analist OH - 2 Asisten Tenaga Ahli OH - 3 Biaya Umum (persentasi jml no.i) 30% Ls PENYIAPAN SISTEM DAN PROSEDUR e-procurement Analisa kebutuhan, Design, Develop & Integrate w/ e-procurement, Testing, Dokumentasi,Instalasi, uji coba, Implementasi 1 Tenaga Ahli / Business Analist OH - 2 Asisten Tenaga Ahli OH - 3 Biaya Umum (persentasi jml no.i) 30% Ls PENYIAPAN MATERI SOSIALISASI DAN PELATIHAN 1 Tenaga Ahli / Business Analist OH 2 Asisten Tenaga Ahli OH 3 Biaya Umum (persentasi jml no.i) 30% Ls PENDAMPINGAN 1 Tenaga Ahli / Business Analist OH - 2 Asisten Tenaga Ahli OH - 3 Transport Banda Aceh- Surabaya PP (...kali) Ls 4 Akomodasi OH 5 Biaya Umum (persentasi jml no.i) 10% Ls - - II.A + II.B + II.C + II.D - Banda Aceh, 20 Agustus 2006 Plt. Kepala Pusat Layanan Pengadaan (Noeradhi Iskandar) TOR Prosedur e-procurement Hal. 6 / 6