DASHBOARD DAN SYSTEM WARNING LAPORAN STOK OBAT UPT PADA PERBEKALAN FARMASI PATI Alfian Romadhon 1, Agus Winarno, M.Kom 2

Transkripsi

1 DASHBOARD DAN SYSTE WARNING LAPORAN STOK OBAT UPT PADA PERBEKALAN FARASI PATI Alfian Romadhon 1, Agus Winarno,.Kom 2 1,2 Sistem Informasi, Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No. 5-11, Semarang, 50131, dinus.ac.id@gmail.com 1, sekretariat@dinus.ac.id 2 Abstrak UPT Perbekalan Farmasi Pati merupakan salah satu instansi pemerintahan yang menangani bidang perbekalan obat-obatan pada khususnya daerah Pati. Dengan banyaknya puskesmas yang ada di Pati, maka banyak stok obat tidak terkontrol dengan baik, distribusi obat menjadi terlambat, ketersediaan obat tidak sesuai, stok obat tidak up to date, maka perlu adanya sistem mengenai laporan stok obat yang dilaporkan oleh setiap yang ada di Pati ke UPT Perbekalan Farmasi Pati. etode analisis data menggunakan metode prototype, perancangan sistem menggunakan DFD dan ERD, implementasi sistem menggunakan PHP dan ysql. Dengan menggunakan aplikasi dashboard dan system UPT Perbekalan Farmasi Pati berbasis web dapat menjaga stabilnya stok obat tiap puskesmas, mencatat transaksi obat masuk dan obat keluar juga ketersediaan stok dan mencetak laporanlaporan yang terdiri dari laporan stok obat, laporan obat masuk dan laporan obat keluar dan dapat menampilkan stok limit obat jika stok obat kurang dari stok limit yang ditentukan. Kata kunci : UPT Perbekalan Farmasi Pati, Stok,, PHP, ysql. Abstract UPT Perbekalan Farmasi Pati is one of the government agencies that handle the field of medicine supplies at the especially in Pati. With the number of puskesmas in Pati, many drug stocks are not well controlled, drug distribution becomes late, availability of drugs is not appropriate, drug stock is not up to date, it is necessary to have a system of drug stock reports reported by each Starch to UPT Perbekalan Farmasi Pati. ethods of data analysis using prototype method, system design using DFD and ERD, system implementation using PHP and ysql. By using the application of dashboard and system warning report stock medicine at UPT Perbekalan Farmasi Pati can maintain stable stock of drug per puskesmas, record the transactions of drugs and drugs out also stock availability and print reports consisting of drug stock report, And outgoing drug reports and may display stock of drug limits if the drug stock is less than the specified limit stock. Keywords: UPT Perbekalan Farmasi Pati, Stock of Drugs,, PHP, ysql. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi yang demikian pesat, telah memberikan manfaat yang besar diberbagai bidang, Saat ini perpaduan antara teknologi informasi dan teknologi sudah demikian berkembang, sehingga untuk pekerjaan 1

2 yang pada awalnya membutuhkan seorang ahli yang berpengalaman, kini dapat digantikan oleh sebuah mesin. Bahkan dengan teknologi informasi dapat mengurangi jumlah tenaga kerja, jam kerja dan lain-lain, yang demikian ini sangat diharapkan dalam usaha program penghematan diberbagai bidang. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi, dengan berkembangnya ilmu teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus diimbangi dengan perkembangan sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana yang memadai seperti pada Instansi Pemerintah UPT Perbekalan Farmasi Pati. UPT Perbekalan Farmasi Pati merupakan salah satu instansi pemerintahan yang menangani bidang perbekalan obat-obatan pada khususnya daerah Pati. Instansi pemerintah ini menangani segala hal yang berhubungan dengan perbekalan obat-obatan di Pati. Dengan banyaknya puskesmas yang ada di Pati, maka banyak stok obat tidak terkontrol dengan baik, distribusi obat menjadi terlambat, ketersediaan obat tidak sesuai, stok obat tidak up to date, maka perlu adanya sistem mengenai laporan stok obat yang dilaporkan oleh setiap yang ada di Pati ke UPT Perbekalan Farmasi Pati. Dimana tiap dalam memberikan laporan kondisi jumlah obat ke UPT Perbekalan Farmasi Pati dalam bentuk lembaran kertas yang diketik secara manual, kemudian oleh UPT Perbekalan Farmasi Pati data tersebut dimasukkan ulang, sehingga sangat membuang tenaga dan waktu, dan juga sering terjadi data yang tidak sesuai karena kesalahan dalam penulisan yang diulang. Agar keakuratan laporan stok obat dapat berjalan dengan baik dan akurat, perlu dibuatkan suatu solusi yang lebih efisien dalam pembuatan laporan stok obat. Oleh karena itu, penulis membuat suatu stok obat pada yang berisi informasi yang dibutuhkan oleh UPT Perbekalan Farmasi Pati dengan menggunakan teknologi PHP dan ysql dan Dashboard. Dashboard merupakan sistem yang dapat menampilkan data secara visual dalam hal ini adalah stok obat. Dengan menggunakan dashboard diharapkan dapat mempermudah dan membantu penampilan data stok obat. Selain dashboard juga diperlukan adanya system warning yang berguna untuk mengetahui jika stok obat telah atau akan habis. Berdasarkan permasalahan diatas, penulis merancang suatu aplikasi yang dapat mempermudah dan membantu penampilan data stok obat dengan judul Dashboard dan System Warning Laporan Stok Pada Pada UPT Perbekalan Farmasi Pati. 1.2 Rumusan asalah Dari uraian latar belakang maka dapat di rumuskan permasalahan yang ada yaitu bagaimana merancang aplikasi stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati yang dapat diakses secara internal dalam lingkup instansi maupun eksternal diluar instansi, sehingga lebih 2

3 memudahkan dalam pengiriman data obat ke UPT Perbekalan Farmasi Pati. 1.3 Batasan Batasan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah : 1. Sumber data meliputi ruang lingkup jumlah stok obat yang ada di - kota Pati. 2. Data yang akan ditampilkan dalam dashboard antara lain menampilkan laporan stok obat. 3. System warning berupa peringatan bertuliskan warna merah jika obat akan habis atau telah habis. 4. Pembuatan dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati menggunakan PHP dan ysql. 1.4 Tujuan Tujuan penelitian adalah membuat aplikasi dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati yang dapat diakses secara internal dalam lingkup instansi maupun eksternal diluar instansi, sehingga lebih memudahkan dalam menyediakan data obat ke UPT Perbekalan Farmasi Pati. 2. ETODE 2.1 etode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data, penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : 1. Wawancara Dalam metode wawancara melakukan tanya jawab dengan Bapak Slamet Riyadi,SH, H selaku Kepala Tata Usaha UPT Perbekalan Farmasi Pati mengenai laporan stok obat di UPT Perbekalan Farmasi Pati. 2. Observasi Dalam metode observasi melakukan riset di UPT Perbekalan Farmasi Pati selama 1 bulan untuk melihat proses laporan stok obat di UPT Perbekalan Farmasi Pati. 3. Studi Pustaka Dalam metode studi pustaka melakukan pengumpulan data dengan cara mempelajari literatur, laporan, maupun jurnal yang berhubungan dengan data-data pembuatan dashboard dan system UPT Perbekalan Farmasi Pati diantaranya jurnal yang berjudul Pembuatan Dashboard Berbasis Web Sebagai Sarana Evaluasi Diri Berkala Untuk Persiapan Penilaian Akreditasi Berdasarkan Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi dan jurnal yang berjudul Perancangan Sistem Dashboard Untuk onitoring Indikator Kinerja Universitas dan buku diantaranya buku etode Desain dan Analisa Sistem, buku Jago PHP & ysql Dalam Hitungan enit, buku Administrasi Database Server ysql dan lainnya. 2.1 etode Analisis etode analisis yang digunakan dalam stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati adalah prototype. Prototype yaitu proses interatif dalam pengembangan sistem dimana kebutuhan diubah dalam sistem yang bekerja (working system) 3

4 yang secara terus menerus diperbaiki melalui kerjasama antara analis dan pengguna [10]. Identifikasi Kebutuhan Pemakai embuat Prototype enguji Prototype emperbaiki Prototype engembangkan Versi Produk Gambar 3.1. etode Prototype 3. HASIL DAN PEBAHASAN 3.1 Analisa Permasalahan UPT Perbekalan Farmasi Pati merupakan salah satu instansi pemerintahan yang menangani bidang perbekalan obat-obatan pada khususnya daerah Pati. Instansi pemerintah ini menangani segala hal yang berhubungan dengan perbekalan obat-obatan di Pati. Dengan banyaknya puskesmas yang ada di Pati, maka banyak stok obat tidak terkontrol dengan baik, distribusi obat menjadi terlambat, ketersediaan obat tidak sesuai, stok obat tidak up to date, maka perlu adanya sistem mengenai laporan stok obat yang dilaporkan oleh setiap yang ada di Pati ke UPT Perbekalan Farmasi Pati. Dimana tiap dalam memberikan laporan kondisi jumlah obat ke UPT Perbekalan Farmasi Pati dalam bentuk lembaran kertas yang diketik secara manual, kemudian oleh UPT Perbekalan Farmasi Pati data tersebut dimasukkan ulang, sehingga sangat membuang tenaga dan waktu, dan juga sering terjadi data yang tidak sesuai karena kesalahan dalam penulisan yang diulang. Agar keakuratan laporan stok obat dapat berjalan dengan baik dan akurat, perlu dibuatkan suatu solusi yang lebih efisien dalam pembuatan laporan stok obat. 3.2 Analisa Kebutuhan Data dan Informasi 1. Identifikasi Data Data yang dibutuhkan dalam pembuatan dashboard dan system UPT Perbekalan Farmasi Pati meliputi data data yang masuk dalam sistem sebagai pembentuk dari sistem yang akan berjalan antara lain sebagai berikut: a. Data jenis obat. b. Data obat. c. Data merk. d. Data puskesmas. e. Data obat masuk. f. Data obat keluar. 2 Identifikasi Informasi Kebutuhan informasi berdasarkan kegiatan dalam pembuatan dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati merupakan keluaran pada sistem tersebut sebagai berikut: a. Laporan stok obat. b. Laporan obat keluar. c. Laporan obat masuk. 4

5 3.3 Diagram Konteks 3.5 Entity Relationship Diagram Data obat_masuk Data obat_keluar Data obat 0 Sistem Informasi UPT Pati laporan_stok_obat laporan_obat_masuk laporan_obat_keluar Pimpinan alamat pass nmpus telp * kdpus *id ** Kdobat tglmasuk jml *nomasuk **kdpus asuk Stoklim stock ** kdobat **kdpus * kdobat Jenis ** idmerk Admin Data_jenis_obat Data_ Data merk ** Kdobat tglkeluar * nokeluar jml *id ** kdpus erk Nmobat Harga Keluar * Idmerk Nmmerk Gambar 1 Diagram Konteks Gambar 3 ERD 3.4 DFD Level 0 Jenis Jenis 3.6 Desain Program 1. Desain Home Admin Data_jenis_obat Data merk Data_puskesmas 1 Pendataan Home Pendataan Transaksi Laporan Logout Data obat 2 Data obat_masuk T ransaksi Data obat_keluar erk erk Dashboard System Warning asuk laporan_stok_obat laporan_obat_masuk 3 Pimpinan laporan_obat_keluar Laporan asuk Keluar Keluar asuk erk Jenis Gambar 4 Desain Home Gambar 2 DFD Level 0 5

6 2. Desain Input Home Pendataan Transaksi Laporan Logout Kode X99 Nama XXXXXXXX Alamat XXXXXXXXXXXXXXX Telepon XXXXXXXXX Password XXXXX Simpan Batal 5. Desain Input asuk Selesai No asuk 9999-X Tanggal asuk XXXXXXXXXXXXXXXX Jumlah 9999 Simpan Batal Data Data Detail asuk Gambar 5 Desain Input 3. Desain Input Home Pendataan Transaksi Laporan Logout Gambar 8 Desain Input asuk 3.7 Implementasi Program 1. Halaman Home Stok Stok Limit X99999 XXXXXXXXX XXXX XXXX Simpan Batal Data Gambar 6 Desain Produk 4. Desain Input Keluar Selesai Gambar 9 Home No Keluar 9999/X99/9999 Tanggal Keluar XXXXXXXXXX Jumlah 9999 Simpan Batal Data Detail Keluar Gambar 7 Desain Input Keluar 6

7 2. Halaman Input 5. Halaman Pendataan Produk Gambar 10 Input 3. Halaman Input Gambar 11 Input 4. Halaman Keluar Gambar 12 Keluar Gambar 13 asuk 4. KESIPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Setelah melakukan penelitian pada stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut 1. Dengan menggunakan aplikasi dashboard dan system warning laporan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati dapat menjaga stabilnya stok obat tiap puskesmas, mencatat transaksi obat masuk dan obat keluar juga ketersediaan stok dan mencetak laporan-laporan yang terdiri dari laporan stok obat, laporan obat masuk dan laporan obat keluar. 2. Aplikasi dashboard dan system UPT Perbekalan Farmasi Pati dapat menampilkan stok limit obat jika stok obat kurang dari stok limit yang ditentukan. 3. Aplikasi dashboard dan system UPT Perbekalan Farmasi Pati dapat mengurangi stok obat ketika melakukan transaksi obat keluar dan menambah stok obat ketika 7

8 melakukan transaksi barang obat masuk. 4.2 Saran Berikut ini saran penulis terhadap pengembangan dan penerapan stok obat pada UPT Perbekalan Farmasi Pati lebih lanjut yaitu 1. Aplikasi dashboard dan system UPT Perbekalan Farmasi Pati dapat ditambahkan system warning melalui atau SS jika stok obat kurang dari stok limit. 2. Ditambahkan fasilitas backup database tiap hari sehingga dapat mengurangi resiko kehilangan data. [5] Daryono. Prediksi dan Gejala Awal Tsunami. Balai eteorologi dan Geofisika Wilayah Bali [6] Jogiyanto, H.. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta DAFTAR PUSTAKA [1] Saputro, Fandi Cahyo. Anggraeni, Wiwik. ukhlason, Ahmad. Pembuatan Dashboard Berbasis Web Sebagai Sarana Evaluasi Diri Berkala Untuk Persiapan Penilaian Akreditasi Berdasarkan Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. Skripsi. Institut Teknologi Sepuluh Nopember [2] Hariyanti, Eva. Purwanti, Endah. Perancangan Sistem Dashboard Untuk onitoring Indikator Kinerja Universitas. Skripsi. Universitas Airlangga [3] Pressman, Roger.S. Rekayasa Perangkat Lunak. Andi. Yogyakarta [4] Henderi, Rahayu S., Prasetyo, B.. Dashboard Information System Berbasis Key Performance Indicator. Skripsi. Jurnal CCIT