BAB V ANALISA PENGOLAHAN DATA DAN HASIL Spare Parts Management Secara Vendor Stocking / VS.

Transkripsi

1 BAB V ANALISA PENGOLAHAN DATA DAN HASIL 5.1 Analisa Data Spare Parts Management Secara Vendor Stocking / VS. Spare parts management secara vendor stocking adalah vendor bertanggung jawab penuh terhadap ketersediaan sparepart yang dibutuhkan oleh operator, manajemen pengadaan, transportasi dan perbaikan spare parts dilakukan sepenuhnya oleh vendor. Pada tabel 5.1 ini disebutkan besaran nilai kontrak dan jumlah sistem yang tercover dalam kontrak untuk tahun 2008 dan 2009 pada vendor A. Tabel 5.1 Biaya Kontrak Spare Parts vendor A Sistem Nilai kontrak (USD) ,799, ,228,928 Kinerja vendor dalam mendeliver service-nya (spare parts) terukur dengan batasan yang disebut Key Performance Indicator (minimum 95 %) yang telah disepakati bersama pada penyusunan kontrak kerja, dimana para vendor wajib mengirimkan sparepart-nya ke lokasi-lokasi yang disebut 42

2 Drop of Point (DOP) denga ikatan waktu yang telah disepakati dalam kontrak kerja. Pada tabel 5.2 ini disebutkan performance dan jumlah DOP vendor A pada tahun 2008 dan Tabel 5.2 Performance Vendor A dan DOP Performance / tahun ,64% ,15% DOP 16 lokasi 16 lokasi kerusakan Sistem sangat tergantung oleh perawatan dan kehandalan dari perangkat, namun semua mempunyai kemungkinan yang sama untuk rusak, apalagi dengan banyaknya perangkat yang berlokasi di luar ruangan, sehingga untuk kemungkinan kerusakan yang disebabkan oleh faktor diluar teknis amat besar, seperti banjir, sambaran petir dan tegangan listrik. Pada tabel 5.3 adalah jumlah kerusakan Sistem pada tahun 2008 dan Tabel 5.3 Kerusakan Sistem Yang Membutuhkan Spare Parts Permintaan Spare Parts Key Performance Indicator, jumlah sistem dan jumlah drop off point mempengaruhi besaran nilai kontrak. Pada tabel 5.4 disebutkan struktur biaya vendor A guna mencover kontrak kerja-nya dengan operator PT.X. 43

3 Tabel 5.4 Struktur Biaya Vendor A Vendor Manajemen Sparepart Vendor A 100% Dalam melaksanakan kontrak kerja, vendor dalam pengiriman spare parts kepada PT.X di DOP tidak selalu tepat waktu atau masih diluar SLA yang ditentukan, berikut data pada tahun di tabel 5.5: Tabel 5.5 Pengiriman Spare Parts gagal Pengiriman Gagal Spare Parts Management Secara Self Manage / SM Spare parts management secara self manage adalah pengadaan dan pengelolaan sparepart secara mandiri oleh operator dalam hal ini PT.X. Dimana dibutuhkan banyak komponen didalamnya, seperti pembelian sparepart, sumber daya manusia, lokasi penyimpanan, transportasi, aplikasi sparepart manajemen, penghapusan sparepart yang telah habis masa pakainya dan selalu update teknologi. Dengan begitu banyaknya sumber daya yang dibutuhkan untuk jangka panjang dinilai terlalu kompleks. Berikut tabel 5.6 disebutkan besaran biaya yang dibutuhkan untuk mengcover sejumlah Sistem secara self manage untuk periode 2006 dan

4 Tabel 5.6 Biaya Spare Parts Management Self Manage Sistem Nilai kontrak (USD) ,134, ,792,130 Kinerja self manage dalam mendeliver service-nya terukur dengan batasan yang disebut Key Performance Indicator (minimum 95 %) yang telah disepakati bersama antar bagian di PT.X. Pada tabel 5.7 ini disebutkan performance dan jumlah DOP pada tahun 2006 dan Tabel 5.7 Performance Self Manage dan DOP Performance / tahun ,75% ,10% DOP 16 lokasi 16 lokasi kerusakan sistem sangat tergantung oleh perawatan dan kehandalan dari perangkat, namun semua mempunyai kemungkinan yang sama untuk rusak, apalagi dengan banyaknya perangkat yang berlokasi di luar ruangan, sehingga untuk kemungkinan kerusakan yang disebabkan oleh faktor diluar teknis amat besar, seperti banjir, sambaran petir dan tegangan listrik. Pada tabel 5.8 diperlihatkan jumlah kerusakan Sistem pada tahun 2006 dan

5 Tabel 5.8 Kerusakan Sistem Yang Membutuhkan Spare Parts Permintaan Spare Parts Pada tabel 5.9 disebutkan struktur biaya yang dibutuhkan oleh PT.X saat menggunakan Sistem spare parts management secara self manage. Dari beberapa unsur biaya yang ada dalam tabel, maka bisa dilihat ada 7 unsur yang perlu dipersiapkan oleh PT.X, jika dibandingkan dengan vendor stocking yang hanya 1 unsur biaya, sehingga dipandang lebih praktis oleh pihak management PT.X. Berikut data-datanya : Tabel 5.9 Struktur Biaya Self Manage Aplikasi Alokasi & Tenaga Penghapusan spare parts Gudang Transportasi update Perbaikan Kerja Spare parts management Sparepart 5% 5% 5% 5% 50% 15% 15% Dalam melakukan pengiriman spare parts, PT.X menggunakan jasa kurir nasional ke DOP, namun dalam pelaksanaanya tidak selalu tepat waktu atau masih diluar SLA yang ditentukan, berikut data pada tahun di tabel 5.10: Tabel 5.10 Pengiriman Spare Parts gagal Pengiriman Gagal

6 5.1.3 Perbandingan Hasil Perhitungan Biaya, Performance, Sistem dan Kerusakan Sistem PT.X dalam operasional dan maintenancenya selalu mencari alternative dan melakukan evaluasi terhadap aktivitasnya. Perbandingan dilakukan hanya dengan membandingkan biaya sparepart manajemen vendor stocking dari tahun-tahun sebelumnya. Namun untuk metode vendor stocking dan self manage belum pernah dibandingkan dari sisi efektifitas dan biayanya. Berikut data yang didapat selama periode 2006 sampai dengan 2009 pada tabel Tabel 5.11 Biaya Metode Biaya (Dalam USD) Self Manage ,134,357 Self Manage ,792,130 Vendor Stocking ,799,543 Vendor Stocking ,228,928 Pada tabel 5.12 ditunjukan pertumbuhan jumlah Sistem dari tahun 2006 sampai dengan 2009, pertumbuhan tersebut untuk mengcover jumlah pelanggan PT.X yang semakin besar jumlahnya dari tahun ke tahun. pelanggan yang bertambah membutuhkan kapasitas Sistem yang lebih besar, sejalan dengan adanya teknologi baru yang muncul. Tabel 5.12 Sistem Metode Sistem Self Manage

7 Self Manage Vendor Stocking Vendor Stocking Kerusakan Sistem tidak dapat dihindari, namun kehandalan dari perangkat tersebut sangatlah tergantung dari metode perawatan, namun semua mempunyai kemungkinan yang sama untuk rusak, apalagi dengan banyaknya perangkat yang berlokasi di luar ruangan, sehingga untuk kemungkinan kerusakan yang disebabkan oleh faktor diluar teknis amat besar, seperti banjir, sambaran petir dan tegangan listrik. Pada tabel 5.13 adalah jumlah kerusakan Sistem pada tahun 2006 sampai dengan 2009 Tabel 5.13 Kerusakan Sistem Yang Membutuhkan Sparepart Metode Sistem Kerusakan Sistem Self Manage Self Manage Vendor Stocking Vendor Stocking Sistem mempunyai hubungan yang erat terhadap besarnya biaya maintenance yang dikeluarkan oleh operator, namun nilai secara satuan sistem lebih rendah, bila jumlah sistem yang tercover semakin besar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut : 48

8 Tabel 5.14 Perbandingan dan Prosentase Biaya Terhadap Sistem Biaya Metode (Dalam Sistem USD) Perbandingan / Sistem (Dalam USD) Biaya per Sistem / Biaya Self Manage ,134, % Self Manage ,792, % Vendor Stocking ,799, % Vendor Stocking ,228, % Perbandingan Biaya / Sistem Dengan 2 Metode Prosentase 0.012% 0.010% 0.008% 0.006% 0.004% 0.002% 0.000% 2006 (SM) 2007 (SM) 2008 (VS) 2009 (VS) Biaya / Sistem Gambar 5.1 Perbandingan Biaya / Sistem Dengan 2 Metode Bila kita melihat data pada tabel 5.14 ini, maka jumlah kerusakan cenderung stabil diangka 0.9 % sampai 0.1 % walaupun jumlah perangkat terus bertambah. 49

9 Tabel 5.14 Perbandingan Sistem Terhadap Kerusakan Sistem Sistem Kerusakan Kerusakan / Sistem % % % % NE dan Kerusakan Sistem (SM) 2007 (SM) 2008 (VS) 2009 (VS) NE Kerusakan Gambar 5.2 Perbandingan Sistem Terhadap Kerusakan Sistem Simulasi perhitungan lebih lanjut untuk mengetahui bila PT.X tetap menggunakan metode self manage dalam proses operasi dan maintenance akan ditunjukan pada tabel 5.15 berikut ini: 50

10 Tabel 5.15 Simulasi Perbandingan Biaya Vendor Stocking dan Self Manage Penambahan Biaya No Sistem / Sistem USD (a) (b) (e) (c) (d) c1-c2 Biaya / Sistem (Self Manage) USD Biaya / Sistem (Vendor Stocking) USD Penghematan / (Vendor Stocking) (f) (g) (h) (d2-d1)/e2 d3/c3 d3/f (SM) ,134, (SM) ,792, / 0.52% 247, (VS) ,799, / 0.19% 391, % (VS) ,228, / 0.13% 534, % Kelebihan dan Kelemahan Spare Parts Management Secara Vendor Stocking. Setelah melakukan perbandingan data jumlah sistem, performance, jumlah kerusakan dan biaya management spare parts secara vendor stocking dan self manage, maka diperoleh kelebihan dan kelemahan antara vendor stocking dan self manage yang diterapkan oleh PT.X adalah: 1. Kelebihan a. Minimalisasi biaya akan tercapai, bila BOQ sistem semakin besar. b. kerusakan sistem berkisar antara 0,9% hingga 0,1%, hal ini tidak dipengaruhi oleh metode yang digunakan apakah itu vendor stocking atau self manage. c. Perbaikan performance pada tahun 2008 dan 2009 sebesar 1 % setelah menerapkan metode vendor stocking. d. Biaya per sistem perangkat menjadi lebih dapat diminimalisasi dengan menggunakan metode vendor stocking. 51

11 e. PT.X dapat lebih berkonstrasi terhadap kualitas layanan, tanpa harus memikirkan ketersediaan spare parts, karena hanya ada 1 struktur biaya yang perlu dipersiapkan yaitu Spare parts Management yang di jalankan oleh Vendor. f. Untuk jangka waktu yang panjang, kontrak kerja antara PT.X dan Vendor A akan lebih menguntungkan karena adanya jaminan terhadap update teknologi perangkat, ketersediaan sparepart dan waktu serta biaya yang lebih efisien saat perpanjangan kontrak kerja. 2. Kelemahan a. Adanya ketergantungan yang cukup besar terhadap vendor di beberapa sisi, antara lain seperti teknologi perangkat dan pengetahuan terhadap perangkat. b. Tidak bisa digunakan untuk maintenance operasional jangka pendek. c. Selalu ada masalah timbul pada saat integrasi perangkat atau sistem baru, karena mengejar kebutuhan teknologi perangkat telekomunikasi terkini dan dalam upaya melayani pertumbuhan jumlah pelanggan yang begitu cepat, sehingga terkadang pemecahan masalah cukup memakan waktu. Dari hasil analisa di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa Sparepart Management secara Vendor Stocking sangat tepat untuk diterapkan seterusnya untuk jangka panjang oleh PT.X sebagai operator 52

12 telekomunikasi. Karena dalam perkembangannya jumlah pelanggan semakin besar, area pelayanan semakin luas dan menuntut jumlah perangkat yang lebih besar untuk mendukung kualitas layanan yang lebih optimal. 53