SISTEM INFORMASI STOCK SPAREPART MESIN FOTOCOPY DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL DELPHI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI STOCK SPAREPART MESIN FOTOCOPY DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL DELPHI (Studi Kasus : UD. Surya Tegarindo) Roberto R¹, Fredy Dian² pitt26rans@gmail.com, fredydian@gmail.com Program Study Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun ABSTRAKSI Teknologi Informasi terus berkembang seiring dengan kemampuan komputer memberi solusi bagi permasalahan diberbagai bidang. Salah satu perkembangan teknologi informasi yaitu adanya program yang bisa memberikan solusi untuk proses stok barang sampai penjualan. Pada UD Surya Tegarindo peneliti memperhatikan masih banyak permasalahan pada proses stok barang sparepart mesin fotocopy merk Canon karena masih dilakukan secara manual sehingga berdampak terhadap keterlambatan di dalam penyampaian suatu data informasi, baik kepada manajer maupun kepada konsumen. Dengan ini peneliti memberikan solusi pembuatan program stok barang. Dengan adanya program ini, maka akan mempermudah proses pancarian dan mengupdate suatu barang untuk sebuah informasi yang lebih akurat dan lebih tepat waktu sesuai dengan yang diharapkan dan diinginkan oleh pemakai atau user. Dalam penelitian ini menguraikan tentang hal-hal apa saja yang menjadi faktor pembuatan program dan apa saja yang dibutuhkan dalam pembuatannya. Yang dihasilkan dari desain dan implementasi stok barang ini adalah program untuk stok barang dan mempermudah dalam pelaksanaan sistem kerja pada UD Surya Tegarindo. Kata Kunci : Sistem Informasi Stock Berbasis Delphi 1. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang UD. Surya Tegarindo merupakan suatu organisasi yang bergerak dalam bidang pemeliharaan layanan alat-alat dan mesin fotocopy, UD. Surya Tegarindo berlokasi di JL Barat Lapangan No 12 Mojorejo Madiun. Sebagai perusahaan yang baru muncul pada pertengahan tahun 1996 bergerak di bidang jasa penjualan dan service mesin fotocopy merk Canon, UD. Surya Tegarindo sudah mulai dapat bersaing dengan perusahaan lain. Namun sistem yang ada pada perusahaan ini masih manual dimana ketika barang masuk ke gudang dan barang keluar dari gudang, karyawan hanya mencatat pada form yang telah tersedia secara manual. Barang tersebut berupa sparepart mesin fotocopy yang banyak macamnya sehingga banyak

2 membuang biaya untuk pembelian buku laporan tiap-tiap jenis barang tersebut. Untuk mengatasi permasalahan ini pada UD. Surya Tegarindo tentunya memerlukan perubahan sistem. 2. Rumusan Masalah Berdasarkan dari uraian latar belakang di atas maka dapat diambil suatu rumusan masalah sebagai berikut : 1. Apakah perubahan dari manual ke komputerisasi berpengaruh terhadap kwalitas sumber daya karyawan UD. Surya Tegarindo Madiun? 2. Apakah perubahan dari manual ke komputerisasi dapat membantu kinerja karyawan UD. Surya Tegarindo Madiun? 3. Apakah komputerisasi membantu dalam pengolahan dan pemeliharaan data? 4. Bagaimana merancang aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Stock Barang di UD Surya Tegarindo Madiun agar dapat membantu pengolahan data stock barang di perusahaan ini? 1. Batasan Masalah 1. Program ini menggunakan Borland Delphi Program ini menggunakan database Ms Access. 3. Program berisi pengelolaan barang masuk dan barang keluar. 4. Serta laporan supplier dan konsumen. 5. Tidak membahas biaya pembuatan aplikasi. 1. Tujuan Dan Manfaat Tujuan dari perancangan sistem stock barang berbasis Delphi merupakan perubahan dari proses manual admin dalam pengoprasian pengolahan data stock barang sparepart, keakuratan data yang dimiliki oleh UD. Surya Tegarindo menjadi proses komputerisasi lebih akurat, serta perawatan data yang lebih menyeluruh. Dan pada akhirnya tujuan yang ingin dicapai dalam proyek akhir ini adalah dengan membantu pengolahan stok barang yang berupa sparepart mesin fotocopy tipe canon di UD. Surya Tegarindo Madiun dengan perancangan sistem stock barang berbasis Delphi. 2. Metodologi Dalam pengerjaan Kerja Praktek ini, metode yang akan digunakan adalah Waterfall Model. Karena dengan menggunakan metode ini akan lebih memudahkan untuk merancang suatu konsep perencanan sistem stock barang Berbasis Delphi Dengan menggunakan alat bantu perancangan. Perancangan Pada tahap ini adalah mempersiapkan rancangan berupa membuat konsep Program yang akan dibuat, seperti Flow Map, diagram konteks, dan Data Flow Diagram dan nantinya akan mempermudah proses perencanaan dan serta mempersiapakan software yang dibutuhkan seperti Borland Delphi 7.

3 6. LANDASAN TEORI 1. Sistem Informasi Menurut James B Bower sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya (Teguh wahyono, 2004; 17). 1. Model Proses Permodelan proses adalah suatu presentasi secara grafik pada proses-proses yang terjadi atau tindakan, pengumpulan, manipulasi, menyipan dan mendistribusikan data antara komonen-komponen dalam sebuah sistem. Model proses merupakan teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan struktur dan aliran data melewati sebuah proses dalam sistem, logika kebijakan, dan prosedur-prosedur yang akan diimplementasikan. Alat bantu yang dipergunakan dalam pemodelan proses adalah diagram arus data (Data Flow Diagram). (Yakub, 2012; ). DFD (Data flow Diagram) DFD merupakan alat untuk membuat diagram yang serbaguna. Data flow diagrm terdiri dari notasi penyimpanan data (data store), proses (process), aliran data (flow data), dan sumber masukkan (entity). 1. Entity Relationship Diagram (ERD) Merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan suatu persepsi bahwa real world terdiri dari objek-objek dasar yang mempunyai hubungan atau relasi antar objek-objek tersebut. Relasi antar objek dilukiskan dengan simbol-simbol grafis tertentu. 2. Basisdata Basisdata, menurut Stephens dan Plew (2000), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan basisdata, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam basisdata menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah ditambahkan ke dalam basisdata, dimodifikasi, dan dihapus. 3. Borland Delphi 7 Delphi adalah salah satu bahasa pemrograman berbasis visual yang digunakan untuk membuat program aplikasi pada komputer. Bahasa pemrograman yang digunakan oleh Delphi sebenarnya merupakan turunan dari bahasa pemrograman pascal, yang dahulu pada Delphi dikenal sebagai objek pascal. 4. Microsoft Acces Microsoft Office Access adalah sebuah sistem manajemen database. Dengan Access anda dapat menyimpan berbagai macam

4 informasi (selanjutnya akan disebut data), mengaturnya, dan mengolahnya sedemikian rupa agar data tersebut mudah dipergunakan kembali pada saat diperlukan. Data yang disimpan dapat memiliki bentuk yang beraneka ragam, misalnya: 1. Nama dan alamat. 2. Stok barang. 3. Catalog. 4. Tingkatan karyawan dan gaji, dan lain-lain. 1. Pengertian Perusahaan Perseorangan Atau Usaha Dagang (UD) Perusahaan perseorangan atau biasa juga dikenal dengan usaha dagang (UD), merupakan bentuk usaha yang paling sederhana karena pengusahanya hanya satu orang, yang di maksud dalam pengusaha disini adalah orang yang memiliki perusahaan. Sumber hukum dalam usaha dagang ini adalah kebiasaan dan yurisprudensi, karena belum terdapat pengaturan yang resmi dalam suatu undang-undang yang khusus mengatur tentang usaha dagang, Namun dalam praktek usahanya di masyarakat telah diakui keberadaannya. 5. METODOLOGI PENELITIAN 1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Nama Instansi Tegarindo Madiun : UD. Surya Alamat : JL Barat Lapangan No 12 Mojorejo Madiun Waktu Pelaksanaan : Tanggal 12 November 2012 s.d 12 januari 2013 Tabel 3.1 Tahapan Kegiatan Kerja Praktek N o Kegiatan 1 Studi Pustaka 2 Pengumpulan Data 3 Perumusan Masalah 4 Analisa / Perencanaan Awal Kebutuhan Sistem 5 Percobaan Perancangan Sistem 6 Pembuatan Laporan KP Pelaksanaan November 2012 January ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 1. Gambaran Sistem Terintegrasi 1. Sistem Lama Selama ini sistem yang digunakan di UD. Surya Tegarindo masih manual. Proses informasi stock barang masih mengandalkan pencatatan pada buku barang. Apabila ada pengecekan barang habis pihak admin mencari dulu data barang yang akan dibeli dengan melihat buku barang. Dari buku barang admin mengumpulkan data barang yang habis kemudian melakukan pencatatan pembelian barang untuk diadakan pemesanan

5 dan pemesanan dilakukan dengan via telepon. Setelah itu admin akan menerima faktur pembelian beserta barang yang dipesan dari supplier. Kemudian admin melakukan pencatatan semua barang yang masuk dalam buku barang serta melakukan pelaporan kepada pimpinan dan proses tersebut selesai. Mulai Input Cek stock barang tidak Proses pembelian barang FAKTUR pembelian Barang diterima Ada Gambar 4.3. DFD Level 1 Gambar di atas merupakan penjabaran dari diagram konteks DFD level 0 yang meliputi proses system stock barang UD. Surya Tegarindo. Selesai Gambar 4.2. Flowchart Sistem 2. Perancangan DFD (Data Flow Diagram) Gambar 4.2. DFD Level 0 Gambar di atas merupakan penggambaran system secara umum yang menggambarkan keterhubungan antara entitas luar secara langsung context diagram dari system stock barang di UD. Surya Tegarindo. Gambar 4.4. DFD Level 2 Gambar di atas merupakan pengolahan input data dan pencarian data stock barang UD. Surya Tegarindo Madiun.

6 1. Desain Sistem dan ERD 1. Desain sistem 1. Menu Utama 6. Entity Relationship Diagram (ERD) MAIN MENU kdcus nmcus Kdbrg Satuan ADMINISTRASI LAPORAN TRANSAKSI OPTION Konsumen mela kuka n Stok Dat a bar Harga jual Gambar 4.5. Main Menu Nmbrg Harga beli 2. Sub Menu Administrasi Alam at Telepo n Tgl Nof ADMINISTRASI nmcus ak jumlah BARANG KONSUMEN SUPPLIER kdbrg Transak si mem asuk kan nmbrg harga Gambar 4.6. Sub Menu Administrasi id Total 3. Sub Menu Laporan LAPORAN Kds up Nmsu p menc atat Ad min Detail Faktur Supplie r BARANG KONSUMEN SUPPLIER userna me passwor d Alamat Telepo n Gambar 4.7. Sub Menu Laporan 4. Sub Menu Transaksi TRANSAKSI TRANSAKSI CETAK FAKTUR Gambar 4.8. Sub Menu Transaksi 5. Sub Menu Option TAMBAH USER GANTI PASSWORD OPTION LOGOUT Gambar 4.9. Sub Menu option KELUAR Gambar ERD 1. Cara kerja sistem 1. Spesifikasi sistem Sistem informasi persediaan barang UD. Surya Tegarindo menggunakan program yang berbasis Borland Delphi dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. Menu Utama Form menu utama merupakan form induk dari sub-sub form yang ada di dalam program system informasi barang ini. Menu Utama merupakan form yang berfungsi untuk mengaktifkan menu-menu lainnya dan juga berisi perintahperintah yang berhubungan dengan jendela window.

7 Gambar Menu Utama 2. Main menu Berisi form-form yang digunakan untuk pengolahan datadata sistem informasi persediaan barang. Gambar Form Data Barang 4. Form data konsumen Berfungsi untuk mengolah data konsumen dan informasi konsumen. Gambar Form Data Konsumen 5. Form data supplier Berfungsi untuk mengolah data supplier dan informasi supplier. Gambar Main Menu 3. Form data barang Berfungsi untuk mengolah data barang dan informasi persediaan barang. Gambar Form Data Supliyer 6. Form laporan barang

8 Berfungsi untuk pelaporan informasi data barang. 9. Form transaksi Berfungsi untuk mengolah data transaksi dan informasi data transaksi. Gambar Form Laporan Barang 7. Form data konsumen Berfungsi untuk pelaporan informasi data konsumen. Gambar Form Transaksi Barang Gambar Form Laporan Konsumen Gambar Form Transaksi Barang 8. Form laporan supplier Berfungsi untuk pelaporan informasi data supplier. 10. Form cetak faktur Berfungsi untuk data transaksi penjualan. Gambar Form Cetak Fatur Gambar Form Laporan Supplier 11. Form tambah user

9 Berfungsi untuk menambah data pengguna program system informasi persediaan barang. Gambar Form Tambah User Gambar Konfirmasi user 12. Form ganti password Berfungsi untuk mengganti password username atau pengguna. dengan analisa dan perancangan sistem, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. UD. Surya Tegarindo dalam mengolah sistem stock barang mereka masih menggunakan sistem manual yaitu menulis dan mengolah data barang menggunakan kalkulator dan memasukkan data dalam bentuk pembukuan. Dan kami mencoba merancang sebuah sistem stock barang melalui komputerisasi untuk mengantikan sistem lama dan memperbarui system kerja dan SDM karyawan UD. Surya Tegarindo. 2. Sistem Informasi stock barang yang kami rancang dibuat menggunakan program Delphi. 3. Sistem yang kami buat hanya terbatas untuk input barang masuk dan keluar laporan stock sprepart tersebut. 4. Sistem informasi stock barang ini sudah mulai dipakai oleh UD. Surya Tegarindo. 1. Saran Adapun beberapa saran yang dapat penulis sampaikan untuk pihak manajemen sebagai berikut : Gambar Form Ganti Pasword 13. PENUTUP 1. Kesimpulan Setelah kami menyelesaikan laporan kerja praktek di UD. Surya Tegarindo selama dua bulan penulis mulai dari tahap pendahuluan sampai 1. UD. Surya Tegarindo harus dapat meningkatkan skill karyawan, mengingat persaingan industri yang semakin ketat dengan melengkapi sarana prasarana sistem stock barang yang lengkap dan berorientasi dengan perkembangan zaman. 2. Sebaiknya pihak UD. Surya Tegarindo bersikap lebih bijak dengan menambah jumlah tenaga kerja, agar tidak mengganggu

10 jalannya operasional sehari-hari dan tercapainya kinerja yang lebih maksimal. Penulisan laporan dan perancangan sistem ini mungkin masih ada kekurangan, maka kami selaku penulis berharap kritik dan saran dari pembaca untuk penyempurnaan. Semoga yang kami buat ini bisa dipelajari dan dikembangkan lagi pada Tugas Akhir. DAFTAR PUSTAKA Cara Menghubungkan Database di Ms.Access ke Delphi 7 dengan Menggunakan Fasilitas ADO (Online), 12/10/cara-meng hubungkandatabase-di-msacces.html, diakses 6 Januari Delphi for delphier: Langkahlangkah Membuat Koneksi Database Ms.Access (Online), angkah-langkah-membuatkoneksi -database -ms-access/, diakses 6 Januari Edhi Nugroho, H. M.Kom Dasar Pemrograman Database Menggunakan Delphi 7. Semarang, Universitas Stikubank: Fakultas Teknologi Informasi. Koleksi Komponen Delphi (Online), phi/komponen /index.shtml, diakses 6 Desember Koneksi Database pada Delphi (Online), m/2012/11/koneksi - databasepada-delphi.html, diakses 6 Januari Mengenal Tipe Data Operator pada Delphi. (Online), programmer.co.cc/2011/03/me ngenal-tipe-data-operatorpada-delphi.html, diakses pada 24 November Siti Munawaroh. Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang. Universitas Stikubank Semarang, Tutorial Delphi (Online), diakses 6 Desember Wahyono, Teguh Sistem Informasi: Konsep Dasar, Analisis, Desain dan Implementasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. Yakub , Pengantar Sistem Informasi. Graha Ilmu, Yogyakarta.