RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN STAND ALONE

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN STAND ALONE 1 M. Ulfa Urrosidin Anang Febrian STT Dharma Iswara Madiun Jl. Auri no 4, Madiun. Telp Sistem informasi perpustakaan adalah aplikasi yang digunakan mengetahui alur sirkulasi koleksi dari satu anggota ke anggota lain. Permasalahan dari kerja praktek ini adalah bagaimana merancang dan membuat system informasi yang dapat membantu perpustakaan MTs KP Karangjati dalam mengolah data. Aplikasi ini dapat menangani pengolahan data anggota, melakukan proses pengadaan koleksi, proses peminjaman koleksi, proses pengembalian koleksi, cek denda keterlambatan. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0, Database Microsoft Office Access 2007, serta menggunakan model pengembangan waterfall yaitu model pengembangan sistem secara bertahap mulai dari analisa, perancangan awal sampai pada tahap implementasi program dengan metode terstruktur yaitu DFD (Data Flow Diagram) dan Flowchart. Maka dengan adanya system informasi perpustakaan ini diharapkan dapat memperbaiki dan membuat pekerjaan pengolahan data di perpustakaan menjadi lebih efektif dan efisien. Kata Kunci : Sistem informasi perpustakaan, metode waterfall, MTs KP Karangjati 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Komputer merupakan alat elektronik yang bekerja bersama-sama secara otomatis dengan menerima input atau data di proses dan akhirnya menghasilkan output atau informasi secara logis dengan cepat dan tepat. Kebutuhan informasi yang cepat dan tepat waktu menyajikan data-data yang lengkap sangat diperlukan dalam suatu instansi, organisasi, dan perusahaan. Komputer sesuai dengan fungsinya adalah sebagai alat mengolah data menjadi informasi yang lebih baik sehingga menjadi efektif. Seperti halnya di perpustakaan Madrasah Tsanawiyah Karya Pembangunan Karangjati yang dalam pengelolaan datanya masih secara manual, dimana setiap bahan pustaka yang masuk dan di pinjam di data dalam beberapa berkas dokumen, sehingga data yang di olah tersebut menjadi kurang efektif.

2 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah sebagai berikut 1. Bagaimana merancang sistem informasi perpustakaan Stand Alone pada perpustakaan MTs KP Karangjati. 2. Bagaimana membangun sistem informasi perpustakaan Stand Alone pada perpustakaan MTs KP Karangjati. 1.3 Tujuan 1. Sebagai salah satu syarat kelulusan kuliah di Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun. 2. Merancang dan membangun sistem informasi perpustakaan di MTs KP Karangjati dengan menggunakan Visual Basic Manfaat Manfaat yang di peroleh dari penelitian ini meliputi: 1. Supaya tulisan ilmiah ini dapat dipakai sebagai bahan Referensi bagi seluruh civitas akademika STT Dharma Iswara Madiun yang berminat dan tertarik mengkaji mengenai perancangan dan pembangunan sistem informasi perpustakaan dengan bahasa pemrograman Visual Basic Sebagai penerapan pengetahuan yang telah diperoleh selama mengikuti perkuliahan di Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun. 3. Mengoptimalkan sistem yang akan dibuat nantinya, sehingga pengembalian maupun peminjaman buku akan lebih efektif dan efisien. 4. Membantu admin dalam mengontrol buku-buku maupun keanggotaan perpustakaan yang ada di MTs KP Karangjati. 2. Landasan Teori mendefinisakan sistem sebagai Untuk mengawali pembahasan tentang analisis dan perancangan sistem informasi, pemahaman akan sistem terlebih dahulu hams ditekankan. Deinisi sistem berkembang sesuai dengan konteks di mana pengertian sistem itu digunakan [1]. Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung

3 sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya mendapatkannya [2]. Istilah perpustakaan berasal dari kata dasar pustaka. Yang berarti atau mendapat awalan per dan akhiran an menjadi perpustakaan. Selanjutnya kitab. Kemudian istilah perpustakaan terkandung pengertian kumpulan buku dan informasi yang disusun diruang tertentu dilengkapi dengan perlengkapan menurut aturan tertentu, diatur dan dilayankan (pustakawan) dan dipergunakan oleh para pembaca/pemakai. Salah satu definisi yang cukup dapat diterima (sarana prasarana) oleh petugas [3] 3.IMPLEMENTASI 3.1 Model Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan pemodelan perangkat lunak dengan paradigma waterfall yang meliputi beberapa proses diantaranya: a. Definisi Kebutuhan Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem. b. Analisis Merupakan tahap menganalisis halhal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak. c. Design Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user. d. implementasi program Tahap penerjemahan data yang telah dirancang keadalam bahasa pemrograman tertentu. 3.2 Analisa Analisa Sistem Lama Sistem informasi perpustakaan MTs KP Karangjati masih mengalami kesulitan dalam pengolahan perpustakaan, faktor ini juga dapat mempengaruhi banyak hal. Di dalam perpustakaan MTs KP Karangjati masih menggunakan system yang belum terkomputerisasi. Hal ini sangat memungkinkan terjadinya uneficiency dan unefectivity waktu. Maka dari itulah akan dibuatkan sistem

4 informasi perpustakaan yang Data Admin Admin Terdaftar terkomputerisasi. Login 1 LOGIN Konfirmasi Login Analisa Fungsional Sistem Data Buku Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan Data Buku 2 PENGOLAHAN DATA BUKU Buku Terdaftar Data Buku secara umum proses yang terjadi pada Ang gota Terdaftar Data Ang gota program perpustakaan ini yang Data Ang gota 3 PENGOLAHAN DATA ANGGOTA Data Ang gota digambarkan pada gambar 3.2 berikut : Data Peminjaman Peminjam Terdaftar 4 Transaksi Peminjaman PENGOLAHAN DATA Data Peminjaman PEM INJAM AN Login 1 Data Buku Data Peng embalian Data Anggota Transaksi Peminjaman SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN Transaksi Pengembalian Peng embalian Terdaftar 5 PENGOLAHAN Data Peng embalian DATA PENGEMBALIAN Transaksi Pengembalian Konfirmasi Login Data Buku Data Anggota Gambar 3.3 DFD Level 1 Sistem Informasi Perpustakaan Data Peminjaman Data Pengembalian 3.3 Desain Gambar 3.2 diagram konteks DFD level 1 Sistem Informasi Perpustakaan Perancangan dari entitas berhubungan dengan hak akses terhadap sistem berisikan alur kerja dari entitas pengelola sistem yaitu admin, dan berikut desain alur kerja entitas tersebut Desain flowchart Sistem Informasi Perpustakaan Yang Baru Alur kerja Sistem Informasi Perpustakaan Baru digambarkan pada gambar 3.5 berikut

5 Mulai. Alur kerja Sistem Perpustakaan Lama digambarkan pada gambar 3.6 berikut Halaman Login Input username dan password Gagal Autentifikasi diterima Berhasil Halaman Utama Input Data Buku, Anggota, Peminjaman, Pengembalian Tidak Keluar Desain Login Selesai Gambar 3.4 flowchart Sistem Informasi Perpustakaan Baru Ya Desain dari menu login program perpustakaan ditampilkan pada gambar 3.6 berikut. Gambar 3.6 desain menu Login

6 Halaman Utama Desain dari menu utama program perpustakaan ditampilkan pada gambar 3.7 berikut. Gambar 3.8Rancangan interface Setting Admin From Input Data Anggota Guru Gambar 3.7 Rancangan interface menu utama Menu Setting Admin Desain dari setting admin program perpustakaan ditampilkan pada gambar 3.8 berikut. Desain dari data guru program perpustakaan ditampilkan pada gambar 3.9 berikut. Gambar 3.9 Rancangan interface Input Data Guru From Input Data Siswa

7 Desain dari data siswa program perpustakaan ditampilkan pada gambar 4.1 berikut From Data Peminjaman Buku Desain dari peminjaman buku program perpustakaan ditampilkan pada gambar 4.3 berikut. Gambar 4.1 Rancangan interface Input Data Siswa From Data Buku Desain dari data buku program perpustakaan ditampilkan pada gambar 4.2 berikut Gambar 4.3 Rancangan interface Peminjaman Buku From Pengembalian Buku Desain dari pengembalian buku program perpustakaan ditampilkan pada gambar 4.4 berikut. Gambar 4.2 Rancangan interface data Buku Gambar 4.4 Rancangan Pengembalian Buku

8 1.3 Implementasi Tahap implementasi sistem merupakan tahap menerjemahkan perancangan berdasarkan hasil analisis dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh mesin serta penerapan perangkat lunak pada keadaan yang sesungguhnya Implementasi perangkat keras dan perangkat lunak a. Implementasi perangkat keras Dalam membangun program Perpustakaan ini dibutuhkan perangkat keras dengan spesifikasi kurang lebih sebagai berikut - PC / laptop AMD Processor Intel Pentium 1.8 GHz, AMD Athlon 64 GHz atau lebih - Harddisk kapasitas tidak kurang dari 40 GB - Kapasitas RAM tidak kurang dari 512 MB - Monitor, mouse - Print b. implementasi perangkat lunak Dalam membangun program perpustakaan ini dibutuhkan perangkat lunak dengan spesifikasi kurang lebih sebagai berikut - SO, windows XP sp2 or higher - Ms Office Access Ms Visual Basic Seagate Crystal Report Implementasi antarmuka program Perpustakaan Implementasi antarmuka program perpustakaan menggambarkan interface yang dibuat pada program perpustakaan sebagai lembar alur kerja user yang dibuat berdasarkan perancangan antarmuka sistem di atas. Masing-masing implementasi interface program Perpustakaan dijelaskan pada tabel 3.1 berikut Tabel 3.1 implementasi interface program Perpustakaan Menu Deskripsi Nama File login frmlogin.frm user melakukan login masuk ke dalam program menu utama menampilkan FUtama.frm menu utama program perpustakaan master anggota guru master anggota siswa Master buku menginputkan atribut guru semisal nip, nama dll menginputkan data siswa Guru.frm DataSiswa.frm inputdatabuku.fr m

9 Transak si peminja man Transak si pengem balian Setting user Sekolah Cetak data - Peminj aman - Penge mbalia n - Data buku - Data Anggot a Siswa - Data Anggot a Guru Keluar menginputkan data buku mengelola data peminjaman mengelola data pengembalian mengisikan data n ubah maupun s data tersebut melihat visi dan misi sekolah tersebut melihat/ viewer laporan(peminj aman,pengemb alian,data buku, data anggota) yang akan dicetak, serta mencetak laporan tersebut keluar dari aplikasi Peminjaman.frm Pengembalian.fr m FrmAdmin.frm Visi.frm - ARGuru.Dsr - ARSiswa.Ds r - ARBuku.Dsr - ARPinjam.D sr - ARKembali. Dsr - FUtama.frm dalam sub form keluar 2. Hasil Program telah diujikan kepada pihak Sekolah MTs KP Karangjati dari hasil implementasi di atas dan mendapatkan respon yang positif dari pihak sekolah. Program tidak terlalu rumit, mudah digunakan, mudah dipelajari dan menghasilkan laporan yang cukup efektif ditinjau dari segi kebutuhan pelaporan data peminjaman 3. Kesimpulan dan Saran 3.1 Kesimpulan Dari penelitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data pada perpustakaan Madrasah Tsanawiyah Karya Pembangunan Karangjati dapat disimpulkan bahwa : maka 1. Pengolahan data menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi sangat tidak efektif dan tidak efisien menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 2. Penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. 3. Sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain:

10 a. Dapat menyajikan informasi secara cepat,akurat, dan relevan. b. Dapat menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. c. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. d. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. [3] Andri kurniawan Sistem informasi perpustakaan pada bagian PT.XYZ. Jakarta :Universitas Mercu Buana [4] Agus saputro Aplikasi penjualan dan pembelian terintegrasi dengan VB.06 dan data report. Jakarta 3.2 Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: a. Sistem tersambung dengan jaringan lokal, supaya kepala sekolah bisa memantau perkembangan perpustakaan. b. Input kode dibuat otomatis. 4. Daftar Pustaka [1] Hanif Al Fatta Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. ( diakses pada 23 Januari 2012). [2] Kusrini, Andri Koniyo Konsep dasar sistem dan informasi. ( diakses pada 23 Januari 2012).