BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian, Fungsi dan Faktor yang Mempengaruhi Sistem Informasi Akuntansi

Transkripsi

1 13 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian, Fungsi dan Faktor yang Mempengaruhi Sistem Informasi Akuntansi Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Infornasi adalah data yang diproses lebih jauh sehingga mempunyai arti bagi sipenerima dan mempunyai nilai pengaruh atas tindakan-tindakan, putusan-putusan sekarang atau masa yang akan datang. Dan pada tahun 1941, The American Institute of Certifea Publik Accountints (AICPA) mendenifisikan akuntansi sebagai seni mencatat, menggolongkan dan meringkas teransakasi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara tertentu dan dalam bentuk suatu uang serta menafsirkan hasil-hasilnya. Dari definisi diatas maka dapat di simpulkan suatu pengertian tentang sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklarifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak diluar perusahaan dan pihak intern. Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem informasi akuntansi antara lain: 1. Prilaku manusia dalam organisasi Manusia merupakan sistem infomasi yang berperan di dalam pengambilan keputusan apakah sistem dapat dilaksanakan dengan baik atau tidak. Prilaku manusia dalam organisasi perlu dipertimbangkan dalam menyusun sistem informasi akuntansi karena sistem informasi akuntansi itu tidak mungkin berjalan tanpa manusia. Faktor psikologis karyawan, baik yang melaksanakan proses data dalam sistem itu, maupun 13

2 14 pihak-pihak yang menerima keluaran (output) dari proses itu perlu dipertimbangkan. Faktor psikologis ini menjadi penting karena bila tidak terdapat ketidakpuasan, bila terjadi ketidakpuasan tersebut akan dicurahkn dalam bentuk menghambat jalannya sistem informasi tersebut. 2. Metode Metode disini adalah sistem dan prosedur gambaran yang mencakup seluruh jalannya kegiatan mulai dari saat dimulainya aktivitas sampai berakhirnya aktivitas tersebut. Sehingga diharapkan suatu aktivitas operasi dapat dilaksanakan dengan efektif, efesian dan ekonomis. Dengan metode ini, informasi yang dihasilkan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan oleh manajemen akan lebih terarah, sehingga keputusan yang dibutuhkan yang di buat akan lebih efektif. 3. Alat Alat merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang mulai digunakan pada saat terjadinya teransaksi, pencatatan teransaksi sampai denga dihasilkannya laporan. Alat yang dimaksud dapat berbentuk sederharna yaitu dengan formolir catatan, data laporan sampai alat teknologi seperti komputer. Komputer ini berperan di dalam mempercepat pengolahan data, meningkatkan kalkulasi atau perhitungan dan meningkatkan kerapian bentuk informasi. Fungsi sistem informasi dalam organisai telah berevolusi dari struktur organisasi. Organisasi sederharna yang meliputi beberapa orang saja sampai struktur yang komplek yang meliputi banyak spesialis yang bermutu. Diantarnya adalah : 1. Kedudukan Organisasi Setiap fungsi ini mewakili kegiatan yang bertanggungjawab dalam keseluruhan fungsi

3 15 sistem informasi dalam organisasi menjadi semakin umum dan penting karena aplikasi komputer memiliki fungsi ganda. 2. Komite pengaruh Tempat dimana para manajer mempengaruhi kebijakan anggaran, perencanaan dan pelayanan informasi. 3. Spesialisasi-spesialisasi fungsional Struktur dari departemen sistem informasi yang paling umum adalah pembagian tanggungjawab dan tugas-tugas berdasarkan bidang spesialisasai teknisi yaitu fungsi. Makin besar departemen sistem informasi maka terspesialisasi fungsi-funngsinya. Informasi memiliki beberapa sifat antara lain: 1. Ketepatan waktu, deteksi dini terhadap suatu penyimpangan yang besar membantu mengatasi masalah sebelum masalah tersebut menjadi tidak terkendali. 2. Kuantifiabilitas, mengacu pada tingkat kesulitan dalam menyajikan suatu dalam bentuk numerik. 3. Akurasi, berkaitan dengan tingkat kemampuan dan sekumpulan informasi untuk mengukur apa yang seharusnya diukur. 4. Kepadatan, berkaitan dengan kerincian drajat informasi Karakteristik Informasi Semua sistem informasi memiliki karakteristik umum, yakni bertumbuh atau berkembang sepanjang masa, mempunyai jaringan arus informasi, melaksanakan tugas-tugas yang perlu sehubungan data, menyediakan informasi berbagai pemakai untuk berbagai tujuan, dan menggunakan berbagai sumber daya. Akan tetapi rincian sistem informasi antar

4 16 perusahaan, bahkan antar periode dalam suatu perusahaan bisa sangat berbeda (Wilkinson. 1995). Kriteria umum mengenai karakteristik informasi yang baik adalah quantifiability, accuaracy, time lines (Wilkinson. 1995). Memang tidak terdapat indikator pasti mengenai karakteristik informasi yang baik, namun berdasarkan penelitian sebelumnya, menunjukan bahwa informasi yang baik menurut persepsi manajemen adalah (Gul dan Chia, 1994; Chia 1995; Nazarudin, 1998) : 1. Broadscope Dalam melaksanakan tugasnya manajer membutuhkan informasi dari berbagai sumber yang sifatnya luas. Karena itu manajer membutuhkan informasi yang memilki karakteristik broadscope yaitu informasi yang memiliki cakupan yang luas dan lengkap yang biasanya meliputi aspek ekonomi (pangsa pasar, Produk Domestik Bruto (PDB), total penjualan) dan aspek non ekonomi misalnya kemajuan teknologi, perubahan psikologis, demografi (Chia, 1995). 2. Aggregate Informasi yang di sampaikan dalam bentuk ringkas, tetapi mencangkup hal-hal penting sehingga tidak mengurangi informasi itu sendiri (Bordnar, 1995). Informasi yang teragregasi akan berfungsi sebagai masukan yang berguna dalam proses pengambilan keputusan, karena lebih sedikit waktu yang diperlukan untuk mengevaluasinya, sehingga meningkatkan efesiensi kerja manajemen (Chia, 1995). 3. Time Liness Menyatakan ketepatan waktu dalam memperoleh informasi mengenai suatu kejadian. Informasi dikatakan tepat waktu apabila informasi tersebut mencerminkan kondisi terkini

5 17 dan sesuai kebutuhan manajer. Informasi yang tepat waktu akan membantu manajer dalam pengambilan keputusan (Chuising, 1994 dalam Nazaruddin, 1998) Ketidakpastian Lingkungan Ketidakpastian lingkungan adalah kondisi lingkungan eksternal yang dapat mempengaruhi operasionalisasi perusahaan. (Otley,1980 dalam Himawan Bayuaji, 2009). Perencanaan yang dilakukan oleh manajer akan menjadi suatu yang problematik dan dalam situasi operasional yang tidak pasti karena kejadian-kejadian dimasa datang tidak dapat diprediksikan. Demikian juga kegiatan kontrol akan terpengaruhi oleh kondisi ketidakpastian tersebut sehingga pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajerpun akan terhambat. Perkembangan keadaan sekitar atau lingkungan sekitarnya pada kenyataannya lebih komplek, karena berhubungan dengan hal yang menyangkut tentang ketidakpastian. Ketidakpastian lingkungan inilah yang merupakan pembahasan pada masa yang akan datang. Sebuah organisasi dalam mengantisipasi ketidakpastian lingkungan harus lebih siap dengan membangun prinsip-prinsip pengorganisasian baru, seperti : pengembangan jaringan, proses integratif dan kolaboratif, berbasis pengetahuan, dan berdasar penciptaan nilai tambah (Otley, 1980 dalam Nazaruddin, 1998). Dalam lingkungan yang stabil proses perencanaan dan pengendalian tidak banyak menghadapi masalah, namun dalam kondisi yang tidak pasti proses perencanaan dan pengendalian akan menjadi lebih sulit dan banyak menghadapi masalah, karena kejadiankejadian yang akan datang sulit diperkirakan. Dalam kondisi ketidakpastian lingkungan yang tinggi, informasi merupakan komoditi yang sangat berguna sekali dalam proses

6 18 kegiatan perencanaan dan kontrol dalam suatu organisasi dimana semua ini merupakan tugas dari manajer yang terkait dengan decision making (pembuat keputusan). Ketidakpastian lingkungan diidentifikasikan sebagai total faktor sosial dan fisik yang diperhitungkan atau dipertimbangkan dalam sikap untuk mengambil keputusan dari setiap individu-individu dalam organisasi. Selanjutnya ketidakpastian lingkungan didenifisikan sebagai (Duncan, 1972 dalam Ritonga dan Zainudin, 2002) : 1. Kurangnya informasi yang berkaitan dengan fakor-faktor lingkungan dalam pengembalian keputusan. 2. Ketidakmampuan untuk mengetahui hasil yang diperoleh dari keputusan-keputusan yang diambil sehingga besarnya kerugian yang dideritanya akibat kesalahan dalam pengambilan keputusan tidak dapat didentifikasikan secara jelas. 3. Ketidakmampuan menentukan kemungkinan kemungkinan akan berlakunya ketidaktentuan lingkungan itu tidak mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan terhadap keputusan-keputusan yang diambil dalam menjalankan fungsi masingmasing unit Sistem Pengukuran Kinerja Sistem akuntansi manajemen sering digunakan sebagai mekanisme untuk memotivasi dan mempengaruhi perilaku karyawan dalam berbagai cara yang akan memaksimalkan kesejahteraan organisasi dan karyawan. Sistem akuntansi manajemen sebagai alat kontrol organisasi dan alat yang efektif menyediakan informasi yang bermanfaat guna memprediksi konsekuensi yang mungkin terjadi berbagai aktivitas yang dilakukan.

7 19 Sistem pengukuran kinerja adalah pemberian informasi pada manajer dalam unit organisasi yang dipimpin mengenai kualitas dalam aktivitas operasi perusahaan. Hongren dan Foster (1991) dalam Narsa (2003) berpendapat sistem pengukuran kinerja memiliki peran lain selain berperan dalam pengadilan dan memberikan umpan balik pada proses perencanaan dan pengambilian keputusan, yaitu: 1. Memberikan kemudahan manajer mengawasi jalannya bisnis, mereka mengetahui aspek-aspek bisnis yang mungkin membutuhkan bantuan. 2. Peran kedua sistem pengukuran kinerja adalah suatu alat komunikasi. 3. Peran ketiga adalah bahwa sistem pengukuran kinerja sebagai dasar penghargaan penrusahaan. Menurut Simamora (2001) dalam Narsa dan Yuniawati (2003), tidak setiap penilaian kerja akan bebas sama sekali dari tantangan hukum. Walaupun demikian, sistem penilaian dapat memiliki karakteristik tertentu yang mungkin secara hukum lebih dapat dipertahankan. Dan sejalan dengan itu, sistem semacam ini dapat menyediakan instrumen yang lebih efektif untuk pencapaian tujuan penilaian kinerja. Karakteristek-karakteristik sistem pengukuran kinerja yang efektif adalah sebagai berikut : 1. Keharmonisan Strategi. Keharmonisan strategi (strategic congruence) adalah sejauh mana sebuah sistem penilaian kinerja menghasilkan kinerja pekerjaan yang harmonis (sebangun) dengan strategi, tujuan dan kultur organisasi.

8 20 2. Kriteria yangn terkait dengan pekerjaan. Kriteria yang digunakan untuk penilaian kinerja karyawan harus berkaitan dengan pekerjaan dan ditentukan melalui analisis pekerjaan. Faktor-faktor subjek seperti inisiatif, antusiasme, loyalitas, dan kerja sama nyata yang penting. 3. Ekspektasi kinerja. Para manajer harus jelas memaparkan secara jelas ekspektasi kinerja kepada para bawahan sebelum periode penilaian. Jika tidak, tidak masuk akal mengevaluasi para karyawan dengan menggunakan kriteria yang tidak mereka ketahui sama sekali. 4. Sensitivitas. Sensitivitas menyatakan bahwa suatu sistem penilaian kerja mampu membedakan antara pelaksanaan yang efektif dengan yang tidak efektif. 5. Standarisasi. Karyawan-karyawan dalam kategori pekerjaan yang sama di bawah penilaian yang sama dinilai menggunakan intrumen penilaian yang sama. 6. Sokongan manajemen atau karyawan. Supaya efektif, sistem penilaian kinerja haruslah mendapatkan sokongan dari segenap anggota organisasi. Hal ini meliputi sokongan manajemen atau biaya-biaya pelatihan, pertemuan-pertemuan karyawan, formulir-formulir penilaian dan waktu staff. 7. Keandalan dan Validitas. Instrumen penilaian haruslah memfasilitasi pengukuran kinerja yang terandalkan (reliable) dan sahih (valid).

9 21 8. Penilaian yang kompeten. Tanggung jawab atas evaluasi kinerja karyawan haruslah diserahkan kepada individu atau individu-individu yang mengamati sampel kinerja pekerjaan secara langsung. 9. Komunikasi terbuka. Sebagian besar karyawan memiliki kebutuhan yang kuat untuk mengetahui seberapa baik mereka bekerja. Sistem penilaian kerja harus memungkinkan akses yang segera informasi karyawan-karyawan kunci. 10. Kemamputerimaan (acceptibility). Kemamputerimaan (acceptibility) adalah persyaratan yang paling penting dari semuanya karena program-program sumber daya manusia harus mendapat dukungan dari orangorang yang bakal menggunakannya Kinerja Manajerial Kinerja manajerial adalah kinerja para individu dalam kegiatan manajerial. Menurut Narsa dan Yuniawati (2003), kinerja personel meliputi delapan dimensi yaitu : 1. Perencanaan, dalam arti kemampuan untuk menentukan tujuan, kebijakan dan tindakan/pelaksanaan, penjadwalan kerja, penganggaran, merancang prosedur, dan pemprograman. 2. Investasi, yaitu kemampuan mengumpulkan dan menyampaikan informasi untuk catatan, laporan, rekening, mengukur hasil, menentukan persediaan, dan analisis pekerjaan. 3. Pengkoordinasian, yaitu kemampuan melakukan tukar menukar informasi dengan orang lain dibagian organisasi yang lain untuk mengkaitkan dan menyesuaikan program, memberitahu bagian lain, dan hubungan dengan manajer lain.

10 22 4. Evaluasi, yaitu kemampuan untuk menilai dan mengukur proposal, kinerja yang diamati atau dilaporkan, penilaian pegawai, penilaian catatan hasil, penilaian laporan keuangan, pemeriksaan produk. 5. Pengawasan (supervisi), yaitu kemampuan untuk mengarahkan, memimpin dan mengembangkan bawahan, membimbing, melatih dan menjelaskan peraturan kerja pada bawahan, memberikan tugas pekerjaan dan menangani bawahan. 6. Pengaturan staf (staffing), yaitu kemampuan untuk mempertahankan angkatan kerja dibagian anda, merekrut, mewawancarai dan memilih pegawai baru, menempatkan, mempromosikan dan mutasi pegawai. 7. Negosiasi, yaitu kemampuan dalam melakukan pembelian, penjualan atau melakukan kontrak untuk barang dan jasa, menghubungi pemasok, tawar menawar dengan wakil penjual, tawar menawar secara kelompok. 8. Perwakilan (representatif), yaitu kemampuan dalam menghadiri pertemuan-pertemuan dengan perusahaan lain, pertemuan perkumpulan bisnis, pidato untuk acara-acara kemasyarakatan, pendekatan kemasyarakatan, mempromosikan tujuan umum perusahaan. Beberapa syarat bagi ukuran kinerja yang baik, antara lain: berkaitan dengan tujuan organisasi, seimbang antara jangka panjang dengan jangka pendek, mencerminkan aktifitas kunci manajemen, member efek pada tindakan karyawan, mudah dipahami oleh karyawan, dipergunakan sebagai dasar evaluasi kinerja dan penentuan balas jasa, rasional, obyektif dan dapat diukur serta dipergunakan secara konsisten dan teratur (Narsa dan Yuniawati, 2003). Pengukuran kinerja secara garis besar berdasarkan kriteria dan informasi yang dihasilkan, dapat dibagi menjadi dua yaitu: pengukuran kinerja keuangan (financial performance measures) dan pengukuran kinerja non keuangan (nonfinancial performance) (Narsa dan Yuniawati, 2003).

11 23 Pengukuran kinerja keuangan biasanya menjabarkan tentang kinerja dari semua produk dan aktifitas jasa yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan dalam satuan mata uang. Dasar yang digunakan adalah kenerja masa lalu sehingga pencapaian kinerja dan keunggulan bersaing yang diharapkan sangat sulit. Jadi, fokus dari pengukuran adalah pada hasil akhir yang telah dicapai oleh perusahaan sebagai dampak dari keputusan yang telah dirumuskan oleh manajemen (Narsa dan Yuniawati, 2003). Pengukuran kinerja non keuangan mempunyai pendekatan lain dalam mengevaluasi kinerja perusahaan. Pengukuran ini biasanya berhubungan dengan pengukuran fisik. Informasi yang digunakan seringkali dikumpulkan dengan data informasi bagi pengukuran kinerja keuangan (Narsa dan Yuniawati, 2003) Hubungan Sistem Informasi akuntansi, Karakteristik informasi, Ketidakpastian Lingkungan, Sistem Pengukuran KInerja dan Kinerja Manajerial Sistem informasi akuntansi pada suatu organisasi memiliki dua subsistem utama: sistem akuntansi manajemen dan sistem akuntansi keuangan. Sistem informasi akuntansi keuangan behubunag dengan penyedian keluaran bagi penggunaan eksternal. Sedangkan sistem informasi manajemen menghasilkan informasi untuk pengguna internal seperti manajer, eksekutif dan pekerja (Erlina, 2005). Perusahaan mendisain sistem akuntansi manajemen untuk membantu organisasi melalui manajer dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengambilan keputusan. Para manajer membutuhkan informasi dukungan informasi untuk menjalankan aktivitasnya. Seberapa besar dukungan informasi yang diperlukan oleh para manajer tergantung pada variabel lingkungan tugas yang dihadapinya, karakteristik hubungan antara sub-unit organisasi, dan besarnya tingkatan desentaalisasi yang diperlukan oleh suatu

12 24 organisasi (Nazaruddin, 1998). Selanjutnya Nazaruddin (1998) yang menguji mengenai pengaruh antara desentralisasi dan karakteristik informasi terhadap kinerja manajerial menunjukan bahwa tingkat keandalan karakteristik informasi (broadscop, timeliness, agregasi dan integrasi) mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap kinerja manajerial. Pada organissai-organisasi yang memiliki drajat desentralisasi yang tinggi maka kebutuhan akan karakteristik informasi sangat berpengaruh terhadap kinerja manajerial. Kondisi lingkungan yang dinamis bagi suatu perusahaan bisa merupakan suatu peluang meningkatkan usaha, tetapi bisa juga berarti ancaman bagi perusahaan, terutama untuk perusahaan-perusahaan yang tidak bias menyusuaikan diri dengan keadaan lingkungan yang dihadapi perusahaan. Manajer memperlukan informasi yang lebih banyak dan lebih komplek untuk bisa memiliki kemampuan membuat prediksi-prediksi perubahan lingkungan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Salah satu sistem yang bisa digunakan adalah sistem akuntansi manajemen. Melalui penggunaan sistem akuntansi manajemen yang efektif. Kinerja Manajer diharapkan mengalami peningkatkan yang cukup tinggi (Suranta dan Ernawati, 2005). Sistem pengukuran kinerja yang tinggi akan meningkatkan kinerja manajerial, begitu juga sebaliknya. Manajer akan lebih termotivasi untuk meningkatkan kinerja manajerial, jika pengukuran kinerja yang tinggi dalam bentuk informasi yang diperlukan yang memberikan umpan balik untuk perbaikan dan pembelajaran. Selain itu pemberian kompensasi yang lebih baik kepada manajer juga memotivasi dalam peningkatan kinerja (Mardiyah dan Listianingsih, 2005).

13 25 Kinerja manajer merupakan salah satu faktor yang dapat dipakai untuk meningkatkan keefektifan organisasi. Kinerja manajer berdasarkan pada kemampuan manajer dalam melaksanakan kegiatan/tugas manajerialnya kegiatan-kegiatan manajerial tersebut antara lain perencanaan, investigasi, koordinasi, evaluasi, supervisi, pengaturan staff (staffing), negosiasi dan representasi (Puspaningsih, 2003). Seperti yang telah dibahas, sistem informasi akuntansi manajemen dalam memebuat perencanaan dan pengambilan keputusan sebagai pengukur kinerja memiliki kaitan yang cukup erat. Topik tersebut merupakan pokok bahasan yang selalu menarik dalam penelitian akuntansi manajemen untuk mengetahui lebih jauh hubungan antara sistem informasi akuntansi manajemen dan kinerja manajemen.