Abstrak. Tujuan penelitian ini adalah untuk melakukan pengukuran nilai teknologi informasi pada

Transkripsi

1 PENGUKURAN NILAI TEKNOLOGI INFORMASI PADA MODUL INVENTORY DAN PRODUCTION AND OPERATION DI PT. PAN BROTHERS TBK MENGGUNAKAN METODE BUSINESS VALUE OF IT, EFFECTIVENESS OF IT, EFFECTIVENESS AND EFFICIENCY OF IT SUPPLY (BTRIPLEE) Christin Melani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Anton Felix Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Hartanti Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan penelitian ini adalah untuk melakukan pengukuran nilai teknologi informasi pada modul Inventory dan Production and Operation di PT. Pan Brothers Tbk yang bergerak di bidang industri busana. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah Studi

2 Kepustakaan dengan cara mempelajari literatur-literatur yang membahas konsep sistem ERP serta karya tulis (skripsi) yang sebelumnya telah diteliti oleh orang lain yang memiliki keterkaitan dengan topik yang akan dibahas, melakukan review dokumentasi, untuk berbagai dokumen manual yang digunakan perusahaan, serta melakukan praktek kerja yakni observasi secara langsung dan wawancara. Selain itu, penulis juga melakukan analisis dengan menggunakan metode BTripleE Framework. Metode-metode tersebut digunakan untuk mengetahui nilai efektivitas dan efisiensi dari IT Supply di PT. Pan Brothers Tbk. Hasil yang akan dicapai dari penelitian ini adalah rekomendasi untuk pengembangan sistem ERP guna meningkatkan fungsi-fungsi kinerja di dalam perusahaan yang akan mempengaruhi kinerja perusahaan dan mengidentifikasi strategi bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Simpulan yang diperoleh adalah sistem ERP yang telah diterapkan di PT. Pan Brothers Tbk telah mampu meningkatkan kinerja fungsi-fungsi yang sudah ada, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja di dalam perusahaan, namun masih terdapat beberapa kekurangan yang harus diperbaiki ke depannya. Kata kunci : Pengukuran, Nilai Teknologi Informasi, ERP, BTripleE Framework, Modul Inventory dan Production and Operation 1. Pendahuluan Pada era globalisasi saat ini, bidang teknologi informasi dan sistem informasi telah mengalami perkembangan. Kedua bidang ini sangat berhubungan dalam kemajuan bisnis dan operasional perusahaan. Untuk mencapai visi dan misi perusahaan, maka

3 perusahaan harus menguasai teknologi dan informasi sebagai modal untuk memenangkan persaingan global. Semakin rumit dan kompleksnya proses dan fungsi bisnis yang dimiliki oleh suatu perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang terintegrasi untuk dapat memberikan informasi yang akurat, informatif, dan up to date yang dapat digunakan oleh pihak manajemen dalam pengambilan keputusan strategis. Salah satu tools yang dapat digunakan untuk mendukung proses dan fungsi bisnis perusahaan adalah dengan menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien, dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan (profitable) yang maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholders). PT. Pan Brothers Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di industri busana dan memproduksi bermacam-macam produk busana dari berbagai kategori. Perusahaan menawarkan sahamnya pada publik pada tahun 1990 dan terdaftar di Bursa Saham Indonesia sejak Perusahaan ini didirikan pada tanggal 21 Agustus 1980 dan berlokasi di Jatiuwung, Tangerang. PT. Pan Brothers Tbk menyadari bahwa untuk mencapai visi perusahaan perlu didukung oleh teknologi informasi yang handal. Untuk itu, PT. Pan

4 Brothers Tbk selalu melaksanakan penyempurnaan berkesinambungan terhadap peralatan dan sistem yang ada, serta membuat integrasi sistem informasi melalui penerapan Enterprise Resource Planning (ERP). Dalam rangka usaha untuk meningkatkan peran teknologi informasi dalam mengintegrasikan semua proses bisnisnya dan meningkatkan budaya perusahaan, serta mengintegrasikan seluruh sistem informasinya, PT. Pan Brothers Tbk telah memutuskan untuk membangun sistem ERP secara inhouse development. Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka kami tertarik untuk melakukan analisis terhadap pengembangan sistem ERP di PT. Pan Brothers Tbk. Adapun dengan pertimbangan di atas, maka topik laporan internship ini adalah Pengukuran Nilai Teknologi Informasi pada Modul Inventory dan Production and Operation di PT. Pan Brothers Tbk Menggunakan Metode Business Value of IT, Effectiveness of IT, Effectiveness and Efficiency of IT Supply (BTripleE). 2. Metodologi Metode yang digunakan dalam penulisan laporan internship ini meliputi metode pengumpulan data dan metode analisis. Adapun pelaksanaan metode-metode tersebut, sebagai berikut: Metode Pengumpulan Data Metode Studi Kepustakaan, yakni literatur-literatur yang membahas konsep sistem ERP serta karya tulis (skripsi) yang sebelumnya telah diteliti oleh orang lain yang memiliki keterkaitan dengan topik yang dibahas pada laporan internship ini.

5 Review dokumentasi, untuk berbagai dokumen manual yang digunakan perusahaan (terbatas pada beberapa dokumen yang diperkenankan oleh perusahaan). Observasi secara langsung terhadap proses bisnis yang terjadi dan kegiatan implementasi yang dilakukan. Wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam aktivitas persediaan dan produksi pada modul Inventory dan Production and Operation. Metode Analisis Kerangka BTripleE merupakan suatu kerangka yang menghubungkan antara perencanaan IT dengan penilaian IT pada tingkat/level tertentu. IT Supply Scorecards of Measures berdasarkan buku Measuring the Value of Information Technology oleh Han van der Zee (2002). Pembahasan hanya berfokus pada Innovation and Learning Perspective pada kelima scorecard berikut antara lain: IT Supply Management, IT Development Management, IT Infrastructure Management, Account Management, dan Client Support serta Internal Perspective pada IT Supply Management Scorecard.

6 2.1 Perbedaan Sistem Lama dan Sistem Baru Perbedaan Sistem Lama Sistem ERP Efektifitas dan Efisiensi Data dan laporan yang dihasilkan terkadang masih belum akurat. Dengan sistem ERP, data yang telah diolah dan dihasilkan lebih akurat. Kemungkinan terjadinya Dengan sistem ERP, redudansi redudansi data sangat rentan. Waktu yang diperlukan untuk mengerjakan suatu transaksi lebih lama. data dapat diminimalisir. Dengan sistem ERP, pengerjaan suatu transaksi dapat lebih efektif dan efisien. Fungsi Inventory Pada sistem terdahulu, staf penerimaan fabric dan aksesoris tidak dapat mengetahui berapa jumlah material yang masih belum Dengan menggunakan sistem ERP, staf penerimaan fabric dan aksesoris dapat mengetahui berapa jumlah material yang masih harus diterima pada dikirim dikarenakan pengiriman selanjutnya. pengiriman secara partial.

7 Fungsi Production Pada sistem terdahulu, PT. Pan Brothers Tbk masih Dengan menggunakan sistem ERP, PT. Pan Brothers Tbk and menggunakan perhitungan menerapkan sistem cutting di Operation Media pengambilan secara manual dalam perhitungan sistem cutting dan sewing di dalamnya. Pada sistem terdahulu, PT. Pan Brothers Tbk masih mana sistem dapat mengetahui kebutuhan fabric yang diperlukan secara komputerisasi. Sedangkan sistem sewing mampu melakukan inputan data KP dan pembuatan struktur sewing. Dengan menggunakan sistem ERP, PT. Pan Brothers Tbk, keputusan menggunakan pembuatan terutama manager dapat laporan secara manual. melakukan pencetakan laporan untuk Divisi Warehouse dan Factory.

8 2.2 Activity Diagram ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Fabric Superintendent Gudang Fabric Surat Jalan Menerima Fabric Pemeriksaan kualitas fisik fabric [[Jika barang sesuai kualitas]] [[Jika barang tidak sesuai kualitas]] Meminta persetujuan atas komplain Memberikan persetujuan atas komplain Membuat Form Komplain Form Komplain Form laporan harian penerimaan fabric Membuat laporan harian penerimaan fabric Form laporan harian penerimaan fabric Form laporan harian penerimaan fabric Mengirimkan Form Komplain ke Bagian Purchasing / Merchandising Mengirimkan laporan harian penerimaan fabric ke bagian purchasing / merchandising Mengirimkan laporan harian penerimaan fabric ke bagian produksi Mengirimkan laporan harian penerimaan fabric ke superv isor gudang fabric Activity Diagram Warehouse (Penerimaan Fabric)

9 ad Business Process Model Staff Pengeluaran Gudang Fabric Administrasi Gudang Fabric Superintendent Gudang Fabric Form Permintaan Fabric Menerima Form dari Divisi Factory Membuat BPUP BPUP Mengirimkan BPUP untuk ditanda tangani superintendent gudang fabric Menandatangani BPUP BPUP yang telah ditandatangani Memberikan BPUP yang telah ditandatangani kepada staf pengeluaran gudang fabric Menyerahkan fabric kepada Divisi Factory dan meminta tanda tangan atas BPUP Activity Diagram Warehouse (Pengeluaran Fabric)

10 ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Fabric Supervisor Penerimaan Gudang fabric Packing List Return Menerima retur fabric dari Divisi Factory Memberikan Packing List Return untuk ditandatangani ke Supervisor Penerimaan Gudang Fabric Menandatangani Packing List Return Packing List Return yang sudah ditandatangani Mengirimkan Packing List yang sudah ditandatangani ke Div isi Factory Menempatkan fabric yang diretur ke rak khusus Activity Diagram Warehouse (Retur Fabric)

11 ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Aksesoris Superintendent Gudang Aksesoris Surat Jalan Menerima Aksesoris Pemeriksaan kualitas fisik aksesoris [[Jika barang sesuai kualitas]] [[Jika barang tidak sesuai kualitas]] Meminta persetujuan atas komplain Memberikan persetujuan atas komplain Membuat Form Komplain Form Komplain Mengirimkan Form Komplain ke Bagian Purchasing / Merchandising Membuat laporan harian penerimaan aksesoris Form laporan harian penerimaan aksesori s Form laporan harian penerimaan aksesori s Form laporan harian penerimaan aksesori s Mengirimkan laporan harian penerimaan aksesoris ke bagian purchasing/merchandising Mengirimkan laporan harian penerimaan aksesoris ke bagian produksi Mengirimkan laporan harian penerimaan aksesoris ke supervisor gudang aksesoris Activity Diagram Warehouse (Penerimaan Aksesoris)

12 ad Business Process Model Staff Pengeluaran Gudang Aksesoris Administrasi Gudang Aksesoris Superintendent Gudang Aksesoris Form Permintaan Aksesori s Menerima Form dari Divisi Factory Membuat BPUP BPUP Mengirimkan BPUP untuk ditanda tangani superintendent gudang aksesoris Menandatangani BPUP BPUP yang telah ditandatangani Memberikan BPUP yang telah ditandatangani kepada staf pengeluaran gudang aksesoris Menyerahkan aksesoris kepada Divisi Factory dan meminta tanda tangan atas BPUP Activity Diagram Warehouse (Pengeluaran Aksesoris)

13 ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Aksesoris Supervisor Gudang Aksesoris Packing List Return Menerima retur aksesoris dari Divisi Factory Memberikan Packing List Return untuk ditandatangani ke Supervisor Gudang Aksesoris Menandatangani Packing List Return Packing List Return yang sudah ditandatangani Mengirimkan Packing List yang sudah ditandatangani ke Div isi Factory Menempatkan aksesoris yang diretur ke rak khusus Activity Diagram Warehouse (Retur Aksesoris)

14 ad Business Process Model Manager Produksi Kabag Cutting QC Cutting Supervisor Cutting Bagian Warehouse Staff Cutting Staff Embro and Printing Kabag Sewing Staff Sewing QC Sewing Membuat perencanaan produksi Schedule Produksi Kartu Produksi Melakukan persiapan cutting Rencana potong/ order Kartu produksi Melakukan permintaan marka mini Form Permintaan Marka Melakukan permintaan marka produksi Form permintaan marka produksi Melakukan pemeriksaan pola cutting Form Check Pattern Melakukan pemeriksaan marka mini Melakukan pemeriksaan marka produksi Melakukan permintaan kain dan accessories Form permintaan kain dan accessories BPUP Mengirim kain / accessories Membuat kartu gelaran Kartu Gelaran Melakukan gelar kain Melakukan proses cutting Membuat laporan cutting harian Laporan cutting harian Melakukan pencocokkan bagian dari fabric yang dicutting Melakukan proses numbering and bundling Form numbering and bundling Melakukan proses embro / printing Surat Jalan Laporan embro / printing Mengecek embro / printing yang ada Membuat laporan embro/printing Mengirimkan potongan fabric ke bagian sewing Mempersiapkan sewing Memeriksa pola Melakukan proses sewing Membuat laporan sew ing harian Laporan sewing harian Melakukan proses finishing pra packing Membuat laporan harian hasil finishing laporan harian hasil finishing Melakukan proses gosok Melakukan pemasangan cardtag Input Data KP Melakukan proses pelipatan Melakukan packing Melakukan pemeriksaan output sewing Laporan QC Sewing Melakukan pemeriksaan QC finishing Membuat laporan QC finishing Activity Diagram Proses Produksi

15 2.3 Permasalahan yang Dihadapi Ada beberapa permasalahan yang timbul di sistem ERP Application, seperti: Tampilan program sistem ERP yang sudah ada masih kurang user-friendly dan penggunaan kata yang masih belum konsisten di tampilan sistem. Masih banyak user yang belum paham dalam menggunakan sistem ERP yang baru. Penanganan terhadap masalah Sistem ERP sangat minim diketahui user, sehingga lebih didominasi oleh Tim Support. Sistem yang masih belum stabil ditandai dengan adanya error/bug sehingga masih sering dilakukan modifikasi program. Banyak menu yang redundan Tidak semua menu pada sistem ERP dapat mengenerate kode transaksi sehingga sistem pengkodean menjadi tidak konsisten. 2.4 Temuan yang dikaitkan dengan B-TripleE framework Berdasarkan temuan di atas, kami menghubungkan temuan tersebut dengan BTripleE Framework dimana fokus pada Innovation and Learning Perspective pada lima layer, meliputi: IT Supply Management Scorecard IT Infrastructure Management Scorecard IT Development Management Scorecard

16 Account Management Scorecard Client Support Scorecard Berikut merupakan salah satu contoh, dimana layer yang digunakan adalah IT Supply Management Scorecard. Temuan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard Innovation and Learning Perspective Measures Temuan Be an innovative supplier % of budget spent on IT staff training. Biaya yang dialokasikan dalam sistem ERP untuk kebutuhan training/pelatihan IT tidak lebih dari 100 juta rupiah setiap tahunnya. % of budget spent on IT research and development. Biaya yang dialokasikan dalam sistem ERP ini adalah sekitar juta rupiah setiap tahunnya yang digunakan untuk penelitian dan pengembangan IT. Average ages of hardware and IT applications. Mix of new and old technology and extent of their usage. Rata-rata umur dari hardware dan aplikasi IT yang ada di perusahaan berkisar antara 1-3 tahun. Tingkat perpaduan antara sistem lama dan sistem ERP ini masih terlihat cukup tinggi. Hal ini bisa dilihat dari persentase perpaduannya yang mencapai %.

17 Number of new products/ services launched per year. Banyaknya produk atau layanan IT yang dihasilkan setiap tahunnya dapat mencapai 7 9 buah. Foster innovative thinking Number of employee improvement ideas made, approved and implemented Munculnya ide-ide dari karyawan yang dibuat, disetujui, dan diimplementasikan setiap tahunnya terdapat 4 6 ide. per year. Create new markets % of revenues from new Peningkatan produktivitas sistem ERP yang applications, products, berasal dari aplikasi dan produk IT baru yang and/or relationships. saling terkait di dalamnya dapat mencapai 50 70%. 3. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan bahwa: 1. a) Sistem ERP di PT. Pan Brothers Tbk masih terdapat beberapa kekurangan, seperti sistem masih sering mengalami error/bug, tidak semua menu pada sistem ERP dapat mengenerate kode transaksi, sehingga Tim ERP masih sering melakukan modifikasi program.

18 b) User masih belum sepenuhnya memahami bagaimana cara menggunakan fiturfitur yang tersedia di modul Inventory dan Production and Operation, sehingga penanganan harus dilakukan oleh Tim Support sistem ERP. c) Sistem ERP mampu menghasilkan data stok bahan baku secara real-time menyangkut penerimaan barang dari yang dikirimkan baik secara complete maupun partial. d) Perubahan budaya untuk beralih menggunakan sistem ERP, masih belum sepenuhnya diterima oleh user, sehingga masih dibutuhkan sosialisasi lebih lanjut mengenai kelebihan apa saja yang dapat diperoleh dengan adanya sistem ERP ini. 2. a) Sistem ERP yang telah diterapkan di PT. Pan Brothers Tbk telah mampu meningkatkan kinerja fungsi-fungsi yang sudah ada, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja di dalam perusahaan. b) Sistem ERP telah mampu menghasilkan pelaporan yang real-time bagi top management, sehingga dapat memudahkan pengambilan keputusan maupun penentuan strategi bisnis ke depannya. c) Berdasarkan hasil pengukuran menggunakan kuesioner untuk user Divisi Warehouse dapat disimpulkan bahwa sistem ERP pada modul Inventory sudah sangat efektif, memiliki integrasi data yang baik, serta memiliki tampilan yang mudah dipahami dan digunakan.

19 d) Berdasarkan hasil pengukuran menggunakan kuesioner untuk user Divisi Factory dapat disimpulkan bahwa sistem ERP pada modul Production and Operation memiliki kecenderungan yang kurang efektif dan kurang baik, terkait efektivitas waktu penggunaan, integrasi data, serta tampilan sistem. Daftar Pustaka

20 Chase, R. B., Jacobs, F. R., Aquilano, Nicholas J. (2006). Operations Management for Competitive Advantage: with Global Cases. (11 th edition). New York: McGraw Hill. Groover, P. M. (2008). Automation, Production Systems, and Computer-Integrated Manufacturing. (3 rd edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall. Heizer, J., Render, B. (2011). Operations Management. (10 th edition). New Jersey: Pearson Education. Laudon, K. C.,& Laudon, J. P. (2007). Management Information Systems : Managing The Digital Firms. (10 th edition). New Jersey: Pearson Education. McLeod, R., Jr,& Schell, G. P. (2007). Management Information Systems. (10 th edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall. Metaxiotis, K. S., Psarras., J. E., & Ergazakis, K. A. (2003). Business and Economics - Management. Bradford: Emerald Group Publishing, Limited. O Brien. J. A.,& Marakas, G. M. (2008). Management Information Systems. (8 th edition). New York: McGraw Hill. Rama, D. V.,& Jones, F. L alih bahasa oleh Wibowo, M.S. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (Buku 1). Jakarta: Salemba Empat. Satzinger, J. W., Jackson. R. B., Burd. S. D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with The Unified Process. Boston: Thomson Course Technology. Siberry, Jan. (1999). Purchasing B2B Business and Economics Marketing and Purchasing. Toronto: Rogers Publishing Limited. Sugiyono. (2007). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta

21 Turban, E., Rainer. R. K., Jr, Potter, R. E alih bahasa oleh Kwary, D. A., Sari. D. F. (2006). Pengantar Teknologi Informasi. (3 rd edition). Jakarta: Salemba Infotek. Wijaya, S. F.,& Darudiato, S. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) & Solusi Bisnis. (1 st edition). Yogyakarta: Graha Ilmu. Williams, B. K.,& Sawyer, S. C. (2010). Using Information Technology : A Practical Introducion to Computers & Communications. (9 th edition). New York: McGraw Hill. Zee, Han T.M. van der. (2002). Measuring The Value of Information Technology. Harshey PA: IRM Press.

22 MEASURING THE VALUE OF INFORMATION TECHNOLOGY ON INVENTORY AND PRODUCTION AND OPERATION MODULE AT PT. PAN BROTHERS TBK USING BUSINESS VALUE OF IT, EFFECTIVENESS OF IT, EFFECTIVENESS AND EFFICIENCY OF IT SUPPLY (BTRIPLEE) METHOD Christin Melani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Anton Felix Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia and Hartanti Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstract The purpose of this study is to perform measurement of Information Technology Value on Inventory and Production and Operation Module at PT. Pan Brothers Tbk which focus on garment industry. Data collection methods that we use is literature studies by studying the literatures that discusses the concept of ERP systems and paper (thesis) that has previously

23 been observed by others studyer that have relevance to the topic that will be discussed, doing documentation review, for various manual documents that corporate use, and doing internship,that direct observation and interviews. In addition, authors also conducted an analysis using the BTripleE Framework Method. These method is used to determine the effectiveness and efficiency of IT Supply at PT. Pan Brothers Tbk. Results to be obtained from this study are recommendations for the development of ERP systems to improve the performance functions within the company that will affect on company's performance and identify business strategies that must be done to achieve the vision and mission. The conclusions that we are obtained are the ERP system that has been applied in PT. Pan Brothers Tbk has been able to improve the performance of functions of existing ones, thus increasing productivity within the company, but there are still some shortcomings that should be corrected in the future. Keywords: Measurement, Value of Information Technology, ERP, BTripleE Framework, Inventory and Production and Operation module 1. Preliminary In the current era of globalization, information technology and information systems has been progressing. These two segments are related in the progress of company s business and operation. To achieve this vision and mission, company must learn much technology and information as the capital to win the global competition.

24 The more intricate and complex business processes and functions that are owned by a company, we need a system that can be integrated to provide information accurately, informative, and up to date which can be used by management for making a strategic decision. One of the tools that can be used to support the company business processes and functions is with implements Enterprise Resource Planning (ERP). ERP system is a concept for planning and managing corporate resources, which form an integrated package applications and multi-module that is to serve and support multiple business functions), so we works more effectively and efficiently, and can provide better service to consumers, which ultimately could result in added value and provide maximum profitable for all stakeholders. PT. Pan Brothers Tbk is a company that is engaged in garment industry and produce a variety of fashion products from various categories. The company offers its shares to the public in 1990 and is listed on the Indonesia Stock Exchange since This company was built on August 21, 1980 and located in Jatiuwung, Tangerang. PT. Pan Brothers Tbk realizes that to achieve the vision, need to be supported by reliable information technology. Therefore, PT. Pan Brothers Tbk always implement continuous improvements to existing equipment and systems, and makes integration of information systems through the implementation of Enterprise Resource Planning (ERP). In order to attempt to enhance the role of information technology to integrate all business processes and increase corporate culture, as well as integrate all information systems, PT. Pan Brothers Tbk has decided to build ERP system by in-house development.

25 Based on above background, we are interested in analyzing the development of ERP systems in PT. Pan Brothers Tbk. As with that considerations, the subject of this thesis is Measuring The Value Of Information Technology on Inventory and Production and Operation Module at PT. Pan Brothers Tbk using Business Value of IT, Effectiveness of IT, and Effectiveness and Efficiency of IT Supply (BTRIPLEE) Method. 2. Methodology The method that is used in the writing of this thesis covers data collection method and analysis methods. The implementation of these methods, as follows: Data Collection Method Literature study method, the literatures discuss the concept of ERP systems and previous paper (thesis) that has been observed by other researchers that have relevance to our thesis topic. Documentation review, for each various manuals documents that company uses (limited to a few documents only that is allowed by company). Direct observation to business processes that occur and the implementation of activities that had been undertaken. Interviews with the parties that is involved in the supply and production activities in Inventory and Production and Operation module. Analysis Method

26 BTripleE framework is a framework that links between IT planning with IT assessments on current level. IT Supply Scorecards of Measures based on the Measuring the Value of Information Technology book by Han van der Zee (2002). The discussion focuses only on Innovation and Learning Perspective on the five scorecard, such as: IT Supply Management, IT Development Management, IT Infrastructure Management, Account Management, and Client Support, and also Internal Perspective on IT Supply Management Scorecard 2.1 Differences between Old System and New System Differences Old System New System Effectiveness and Efficiency Data and reports that generates are sometimes still not accurate. Possibility of redundancy of data is very vulnerable. The time it takes to do a deal longer. With ERP systems With ERP systems, data has been processed and produced more accurate. With ERP systems, redundant data can be minimized. With the ERP system, a transaction can work more effectively and efficiently.

27 Inventory Function In previous systems, staff of fabric and accessories reception can not know how much material is still not sent due to a partial delivery. By using the ERP system, staff of fabric and accessories reception can find out how much material still to be received on the next delivery. Production and Operation Function Production and Operation functions In the previous system, PT. Pan Brothers Tbk still use manual calculation in the calculation system of cutting and sewing. By using the ERP system, PT. Pan Brothers Tbk implement cutting system which the system can know the needs of fabric required by computerized. While sewing system capable to performing data entries of input data KP and making struktur sewing structure.

28 Media of Decision Making In the previous system, PT. Pan Brothers Tbk still using manual reporting. By using the ERP system, PT. Pan Brothers Tbk, the manager especially can do the reports printing to the Warehouse and Factory Divisions. 2.2 Activity Diagram

29 ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Fabric Superintendent Gudang Fabric Surat Jalan Menerima Fabric Pemeriksaan kualitas fisik fabric [[Jika barang sesuai kualitas]] [[Jika barang tidak sesuai kualitas]] Meminta persetujuan atas komplain Memberikan persetujuan atas komplain Membuat Form Komplain Form Komplain Form laporan harian penerimaan fabric Membuat laporan harian penerimaan fabric Form laporan harian penerimaan fabric Form laporan harian penerimaan fabric Mengirimkan Form Komplain ke Bagian Purchasing / Merchandising Mengirimkan laporan harian penerimaan fabric ke bagian purchasing / merchandising Mengirimkan laporan harian penerimaan fabric ke bagian produksi Mengirimkan laporan harian penerimaan fabric ke superv isor gudang fabric Activity Diagram Warehouse (Penerimaan Fabric)

30 ad Business Process Model Staff Pengeluaran Gudang Fabric Administrasi Gudang Fabric Superintendent Gudang Fabric Form Permintaan Fabric Menerima Form dari Divisi Factory Membuat BPUP BPUP Mengirimkan BPUP untuk ditanda tangani superintendent gudang fabric Menandatangani BPUP BPUP yang telah ditandatangani Memberikan BPUP yang telah ditandatangani kepada staf pengeluaran gudang fabric Menyerahkan fabric kepada Divisi Factory dan meminta tanda tangan atas BPUP Activity Diagram Warehouse (Pengeluaran Fabric)

31 ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Fabric Supervisor Penerimaan Gudang fabric Packing List Return Menerima retur fabric dari Divisi Factory Memberikan Packing List Return untuk ditandatangani ke Supervisor Penerimaan Gudang Fabric Menandatangani Packing List Return Packing List Return yang sudah ditandatangani Mengirimkan Packing List yang sudah ditandatangani ke Div isi Factory Menempatkan fabric yang diretur ke rak khusus Activity Diagram Warehouse (Retur Fabric)

32 ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Aksesoris Superintendent Gudang Aksesoris Surat Jalan Menerima Aksesoris Pemeriksaan kualitas fisik aksesoris [[Jika barang sesuai kualitas]] [[Jika barang tidak sesuai kualitas]] Meminta persetujuan atas komplain Memberikan persetujuan atas komplain Membuat Form Komplain Form Komplain Mengirimkan Form Komplain ke Bagian Purchasing / Merchandising Membuat laporan harian penerimaan aksesoris Form laporan harian penerimaan aksesori s Form laporan harian penerimaan aksesori s Form laporan harian penerimaan aksesori s Mengirimkan laporan harian penerimaan aksesoris ke bagian purchasing/merchandising Mengirimkan laporan harian penerimaan aksesoris ke bagian produksi Mengirimkan laporan harian penerimaan aksesoris ke supervisor gudang aksesoris Activity Diagram Warehouse (Penerimaan Aksesoris)

33 ad Business Process Model Staff Pengeluaran Gudang Aksesoris Administrasi Gudang Aksesoris Superintendent Gudang Aksesoris Form Permintaan Aksesori s Menerima Form dari Divisi Factory Membuat BPUP BPUP Mengirimkan BPUP untuk ditanda tangani superintendent gudang aksesoris Menandatangani BPUP BPUP yang telah ditandatangani Memberikan BPUP yang telah ditandatangani kepada staf pengeluaran gudang aksesoris Menyerahkan aksesoris kepada Divisi Factory dan meminta tanda tangan atas BPUP Activity Diagram Warehouse (Pengeluaran Aksesoris)

34 ad Business Process Model Staff Penerimaan Gudang Aksesoris Supervisor Gudang Aksesoris Packing List Return Menerima retur aksesoris dari Divisi Factory Memberikan Packing List Return untuk ditandatangani ke Supervisor Gudang Aksesoris Menandatangani Packing List Return Packing List Return yang sudah ditandatangani Mengirimkan Packing List yang sudah ditandatangani ke Div isi Factory Menempatkan aksesoris yang diretur ke rak khusus Activity Diagram Warehouse (Retur Aksesoris)

35 ad Business Process Model Manager Produksi Kabag Cutting QC Cutting Supervisor Cutting Bagian Warehouse Staff Cutting Staff Embro and Printing Kabag Sewing Staff Sewing QC Sewing Membuat perencanaan produksi Schedule Produksi Kartu Produksi Melakukan persiapan cutting Rencana potong/ order Kartu produksi Melakukan permintaan marka mini Form Permintaan Marka Melakukan permintaan marka produksi Form permintaan marka produksi Melakukan pemeriksaan pola cutting Form Check Pattern Melakukan pemeriksaan marka mini Melakukan pemeriksaan marka produksi Melakukan permintaan kain dan accessories Form permintaan kain dan accessories BPUP Mengirim kain / accessories Membuat kartu gelaran Kartu Gelaran Melakukan gelar kain Melakukan proses cutting Membuat laporan cutting harian Laporan cutting harian Melakukan pencocokkan bagian dari fabric yang dicutting Melakukan proses numbering and bundling Form numbering and bundling Melakukan proses embro / printing Surat Jalan Laporan embro / printing Mengecek embro / printing yang ada Membuat laporan embro/printing Mengirimkan potongan fabric ke bagian sewing Mempersiapkan sewing Memeriksa pola Melakukan proses sewing Membuat laporan sew ing harian Laporan sewing harian Melakukan proses finishing pra packing Membuat laporan harian hasil finishing laporan harian hasil finishing Melakukan proses gosok Melakukan pemasangan cardtag Input Data KP Melakukan proses pelipatan Melakukan packing Melakukan pemeriksaan output sewing Laporan QC Sewing Melakukan pemeriksaan QC finishing Membuat laporan QC finishing Activity Diagram Proses Produksi

36 2.3 Issue There are some issue that happens in ERP Application System, such as: Program display of existing ERP systems are less user-friendly and use words that are not consistent in the system display. There are still many users who do not understand the use of a new ERP system. Problems handling of ERP systems by users was minimal, so much dominated by the Tim Support. The system is still not stable, marked with errors/bugs, so that program modification is still commonly done. A lot of redundant menu Not all the menu on the ERP system can generate transaction code, so that the coding system becomes inconsistent. 2.4 Issues linked with BTripleE Framework Those issue above, we linked it with BTripleE Framework which focus on Innovation and Learning Perspective for five layers, such as: IT Supply Management Scorecard IT Infrastructure Management Scorecard IT Development Management Scorecard Account Management Scorecar

37 Client Support Scorecard. This is one measure sample, where the layer is IT Supply Management Scorecard. Issue linked with IT Supply Management Scorecard Innovation and Learning Perspective Measures Isssues Be an innovative supplier % of budget spent on IT staff training. Budgets are allocated in the ERP system to the needs of training / IT training is not more than 100 million dollars annually. % of budget spent on IT research and development. Budgets are allocated in the ERP system is around million dollars annually that is used for research and development of IT. Average ages of hardware and IT applications. Mix of new and old technology and extent of their usage. The average age of the hardware and IT application in company ranging from 1-3 years Level of fusion between the old system and ERP system is still seen quite high. This can be seen from the fusion percentage who achieved 70-90%. Number of new products/ services launched per year. The number of IT products or services produced each year can reach 7-9 pieces.

38 Foster innovative thinking Number of employee improvement ideas made, approved and implemented The ideas from employee that are made, approved, and implemented each year is about 4-6 ideas. per year. Create new markets % of revenues from new Increased ERP system productivity from new IT applications, products, application and product can reach 50-70%. and/or relationships. 3. Conclusion Based on the discussion in previous chapters, it can be concluded that: 1. a) ERP System in PT. Pan Brothers Tbk are still some shortcomings, such as the system is often an error / bug, not all the menu on the ERP system can generate a transaction code, so the ERP team is often modifying the program. b) User still doesn t fully understand how to use the features available in the Inventory and Production and Operation module, so handling should be done by the ERP system Tim Support. c) The ERP system is able to produce the raw material inventory data in real-time regarding receipt of the goods delivered either complete or partial.

39 d) The change in culture to using ERP systems, is still not fully accepted by the some user. So it still needs further socialization about what advantages can be obtained in the presence of this ERP system. 2. a) ERP system which has been applied at PT. Pan Brothers Tbk has been able to improve the performance of the functions of existing ones, thus increasing productivity within the company. b) The ERP system has been able to produce a real-time reporting for top management, so it can facilitate decision making and determination of business strategy in the future. c) Based on the results of measurements using a questionnaire for user of Warehouse Division, may be concluded that the ERP system in the Inventory module is very effective, have good data integration, and has a display that is easy to understand and use. d) Based on the results of measurements using a questionnaire for the user of Factory Division, can be concluded that the ERP system on the Production and Operations module has a tendency to be less effective and less good, related to effectiveness of time-use, data integration and display system.

40 Bibliography Chase, R. B., Jacobs, F. R., Aquilano, Nicholas J. (2006). Operations Management for Competitive Advantage: with Global Cases. (11 th edition). New York: McGraw Hill. Groover, P. M. (2008). Automation, Production Systems, and Computer-Integrated Manufacturing. (3 rd edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall. Heizer, J., Render, B. (2011). Operations Management. (10 th edition). New Jersey: Pearson Education. Laudon, K. C.,& Laudon, J. P. (2007). Management Information Systems : Managing The Digital Firms. (10 th edition). New Jersey: Pearson Education. McLeod, R., Jr,& Schell, G. P. (2007). Management Information Systems. (10 th edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall. Metaxiotis, K. S., Psarras., J. E., & Ergazakis, K. A. (2003). Business and Economics - Management. Bradford: Emerald Group Publishing, Limited. O Brien. J. A.,& Marakas, G. M. (2008). Management Information Systems. (8 th edition). New York: McGraw Hill. Rama, D. V.,& Jones, F. L alih bahasa oleh Wibowo, M.S. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (Buku 1). Jakarta: Salemba Empat. Satzinger, J. W., Jackson. R. B., Burd. S. D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with The Unified Process. Boston: Thomson Course Technology. Siberry, Jan. (1999). Purchasing B2B Business and Economics Marketing and Purchasing. Toronto: Rogers Publishing Limited. Sugiyono. (2007). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta

41 Turban, E., Rainer. R. K., Jr, Potter, R. E alih bahasa oleh Kwary, D. A., Sari. D. F. (2006). Pengantar Teknologi Informasi. (3 rd edition). Jakarta: Salemba Infotek. Wijaya, S. F.,& Darudiato, S. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) & Solusi Bisnis. (1 st edition). Yogyakarta: Graha Ilmu. Williams, B. K.,& Sawyer, S. C. (2010). Using Information Technology : A Practical Introducion to Computers & Communications. (9 th edition). New York: McGraw Hill. Zee, Han T.M. van der. (2002). Measuring The Value of Information Technology. Harshey PA: IRM Press.