BAB II KAJIAN TEORETIS

Transkripsi

1 2.1. Pengertian Perpustakaan Umum BAB II KAJIAN TEORETIS Perpustakaan berasal dari kata dasar Pustaka yang berarti buku, naskah, tulisan. Perpustakaan umum merupakan sebuah lembaga yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebahagian dari dana masyarakat (pajak). Perpustakaan Umum memiliki tugas yang sangat luas dalam hal penyediaan akses informasi kepada masyarakat Pengertian perpustakaan umum adalah : Perpustakaan yang diselenggarakan di pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapisan dan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhan akan informasi dari bahan bacaan Menurut Sjahrial - Pamuntjak (2000, 30) Perpustakaan umum adalah perpustakan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat mempergunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaan, kedudukan, kebudayaan dan agama. Sedangkan Sutarno (2003, 32) menyatakan bahwa Perpustakaan umum sering diibaratkan sebagai Universitas Rakyat atau Universitas Masyarakat maksudnya adalah bahwa perpustakaan umum merupakan lembaga pendidikan yang demokratis karena menyediakan sumber belajar sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dan melayaninya tanpa membedakan suku bangsa, agama yang dianut, jenis kelamin, latar belakang dan tingkat sosial, umur dan pendidikan serta perbedaan lainnya. Perpustakaan umum mempunyai tugas untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan seluruh lapisan masyarakat tanpa memandang dan membedakan latar belakang penggunanya. Pendapat tersebut mengemukakan bahwa perpustakaan umum merupakan wadah pengetahuan yang mendukung kepentingan masyarakat umum sebagai pusat untuk meggolongkan suatu perpustakaan termasuk ke dalam jenis perpustakaan umum, berdasarkan Undang-Undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun 15

2 2007 pasal 22 tentang Perpustakaan Umum, dikemukakan bahwa setidak-tidaknya perpupustakaan umum melihat empat unsur sebagai kriteria yaitu : a. Dikelola oleh pemerintah daerah kabupaten/kota, kecamatan, desa dan kelurahan, atau oleh masyarakat atas prakarsa dan keinginan masyarakat setempat (swakarsa), b. Dengan dukungan dana sendiri (swadana), dan dikelola (swakelola) oleh masyarakat yang bersangkutan, c. Koleksi bersifat umum meliputi seluruh jenis dan cabang ilmu pengetahuan dalam sistem DDC antara kelompok , d. Pemakainya seluruh lapisan masyarakat, tanpa membedakan latar belakang pendidikan, usia, agama, etnis, jenis kelamin, strata sosial, ekonomi dan budaya, bahkan pemakainya terutama ditujukan untuk masyarakat yang kurang beruntung ditinjau dari segi ekonomi termasuk para penyandang cacat (disabilities). Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan umum lebih menekankan tugasnya untuk mengumpulkan, menyimpan, mengatur dan menyajikan bahan pustakanya untuk masyarakat umum tanpa membedakan jenis kelamin, kepercayaan, agama, ras, pekerjaan, keturunan, serta memberikan layanan secara gratis kepada masyarakat umum, dan perpustakaan umum didirikan oleh masyarakat, untuk masyarakat, dan didanai dengan dana masyarakat yang bertujuan untuk mencerdaskan masyarakat. Perpustakaan umum dikelola oleh pemerintah daerah, dengan koleksi bersifat umum meliputi seluruh jenis dan cabang ilmu pengetahuan dalam system DDC, dan dipakai oleh seluruh lapisan masyarakat tanpa terkecuali Tujuan Perpustakaan Umum Tujuan perpustakaan umum adalah sebagai sumber belajar dan bagian integral dari pusat informasi lainnya yang bersama - sama bertujuan mendukung proses kegiatan belajar - mengajar demi tercapainya suatu masyarakat yang terinformasi. Secara teknis, tujuan perpustakaan umum adalah melayani semua lapisan masayarakat untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan. Lebih jauh lagi perpustakaan umum yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani Pada dasarnya penyelenggaraan perpustakaan umum memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapai. Menurut Yusuf (1996, 18), tujuan Perpustakaan Umum antara lain: 16

3 1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka yang tersedia di Perpustakaan Umum 2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, dan memanfaatkan informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum 3. Mendidik masyarakat agar dapat menggunakan informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum 4. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri 5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apresiasi dan imajinasi masyarakat 6. Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah, tanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional. Sedangkan dalam Manifesto Perpustakaan Umum UNESCO yang dikutip oleh Sulistyo-Basuki (1993, 46) dinyatakan bahwa Perpustakaan Umum mempunyai empat tujuan utama, yaitu : 1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik; 2. Menyediakan informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan sedang hangat dalam kalangan masyarakat ; 3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehinga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarkat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat disebut sebagai fungsi pendidikan perpustakaan umum, lebih tepat disebut sebagai pendidikan berkesinambungan ataupun pendidikan seumur hidup. Pendidikan seperti ini hanya dapat dilakukan oleh perpustakaan umum karena perpustakaan umum merupakan satu-satunya pranata kepustakawanan yang terbuka bagi umum. Perpustakaan nasional juga terbuka untuk umum namun untuk memanfaatkannya tidak selalu terbuka langsung bagi perorangan, adakalanya harus melalui perpustakaan lain; 4. Bertindak sebagai agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama. Kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni. Selain uraian tersebut di atas dalam Buku Panduan Penyelenggaran Perpustakaan Umum (1992, 6) dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum dirinci ke dalam tiga jenis tujuan sebagai berikut : a. Tujuan Umum Tujuan umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang berkesinambungan seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat berada dalam jangkauan layanan, sehingga berkembangnya 17

4 kreasi dan inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional b. Tujuan Fungsional Tujuan fungsional dan tujuan khusus Perpustakaan Umum adalah : Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca, serta mendayagunakan budaya tujlisan dalam segala sektor kehidupan. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta memanfaatkan informasi ; Mendidik masyarakat pada umumnya agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna ; Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri ; Memupuk minat dan bakat masyarakat ; Menumbuhkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggung jawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat ; Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional yang menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai kebutuhan seluruh lapisan masyarakat. c. Tujuan Operasional Tujuan Operasional Perpustakaan umum merupakan pernyataan formal yang terperinci tentang sasaran yang harus dicapai serta cara mencapainya, sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaluasi keberhasilannya. Dari uraian di atas dapat dikemukakan bahwa tujuan perpustakaan umum adalah membina dan mendidik masyarakat untuk meningkatkan pengetahuan dan memanfaatkan bahan pustaka dengan baik agar mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Perpustakaan umum memberikan pengarahan dan pendidikan tentang tujuan dan manfaat perpustakaan bagi masyarakat. Di samping itu perpustakaan umum juga berperan untuk mengembangkan kebiasaan membaca serta belajar mandiri masyarakat dengan mempergunakan bahan pustaka Fungsi Perpustakaan Umum Perpustakaan umum pada era informasi sekarang ini mengarahkan pemikiran tentang fungsi perpustakaan umum yang semakin kompleks. Standar Nasional Indonesia (SNI 7495) ; Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota (2009, 3) menetapkan bahwa fungsi perpustakaan umum kabupaten/kota adalah sebagai berikut : 1. Mengembangkan koleksi. 2. Menghimpun koleksi muatan lokal. 18

5 3. Mengorganisasi materi perpustakaan. 4. Mendayagunakan koleksi. 5. Menyelenggarakan pendidikan pengguna. 6. Menerapkan teknologi informasi dan komunikasi. 7. Melestarikan materi perpustakaan. 8. Membantu peningkatan sumber daya perpustakaan di wilayahnya. Menurut Sulistyo Basuki (1993, 112) perpustakaan umum berfungsi sebagai agen kultural, artinya perpustakaan umum pusat utama kehidupan utama budaya masyarakat sekitarnya dan menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat. Pendapat tentang fungsi perpustakaan umum juga dikemukakan oleh Sutarno (2006, 43) bahwa fungsi perpustakaan umum adalah melayani semua lapisan masyarakat dalam rangka memperoleh dan meningkatkan berbagai ilmu pengetahuan. Perpustakaan umum baik yang berada di Daerah Tingkat II (ibukota kabupaten/kota), di ibukota kecamatan maupun yang berada di desa, menurut Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 1988 dan Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 1988, mempunyai fungsi sebagai berikut : 1. Menghimpun dan mengolah bahan pustaka dan informasi. 2. Memelihara dan melestarikan bahan pustaka dan informasi. 3. Mengatur dan mendayagunakan bahan pustaka dan informasi, sebagai pusat kegiatan belajar, pelayanan informasi, penelitian dan menumbuhkan minat dan kebiasaan membaca bagi seluruh lapisan masyarakat. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki fungsi yang kompleks, selain sebagai sarana belajar, penelitian dan pengembangan minat baca, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai tempat pelestarian bahan pustaka lokal atau dengan istilah lain sebagai pusat deposit lokal. Perpustakaan umum menyediakan berbagai koleksi yang dapat dimanfaatkan masyarakat untuk menambah pengetahuan. Koleksi yang tersedia tidak hanya terbatas pada yang tercetak tetapi juga mencakup yang elektronik. Dengan ketersediaan koleksi, perpustakaan akan dapat melaksanakan fungsinya dengan baik 19

6 Menurut Yusuf (1996, 21) fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Fungsi Edukatif Perpustakaan Umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca 2. Fungsi Informatif Perpustakaan Umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya, yaitu menyediakan buku-buku referensi, bacaan ilmiah populer berupa buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainnya yang perlukan pembaca. 3. Fungsi Kultural Perpustakaan Umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/terekam. Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya manusia yang setiap waktu dapat diikuti perkembangannya melalui koleksi perpustakaan. 4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan Umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah, tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993, 27) Perpustakaan Umum berfungsi sebagai: a. Sebagai sarana simpan karya manusia Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya. b. Fungsi Informasi Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan. c. Fungsi Rekreasi Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dan bacaan ini disediakan oleh perpustakaan d. Fungsi Pendidikan Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal dan informasi, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah e. Fungsi Kultural Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat. Kedua uraian di atas mengemukakan bahwa perpustakaan umum mempunyai fungsi edukatif, informatif, rekreasi, referensi, kultural, dan sebagai 20

7 sarana simpan karya manusia dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat Koleksi Perpustakaan Pengertian koleksi perpustakaan menurut Siregar (2002, 2) adalah Semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Koleksi perpustakaan tidak terbatas hanya pada buku saja, tetapi meliputi segala macam bentuk cetakan dan rekaman. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 19), dinyatakan bahwa Koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka tercetak serta buku, majalah dan surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan (disk) dan lain-lain. Menurut Philips (1992, 139) koleksi adalah: Kumpulan buku atau bahan pustaka lainnya juga dipakai untuk menyatakan seluruh bahan pustaka yang ada di suatu perpustakaan. Perpustakaan umum adalah perpustakaan dengan variasi penggunanya yang paling beragam jika dibandingkan dengan jenis perpustakaan lain pada umumnya. Hal ini tentunya berimplikasi terhadap cakupan keberagaman koleksi yang dimilikinya. Sutarno (2006, 37) menyatakan bahwa Perpustakaan umum sering diibaratkan sebagai universitas rakyat, karena perpustakaan umum menyediakan semua jenis koleksi bahan pustaka dari berbagai disiplin ilmu, dan penggunaannya oleh seluruh lapisan masyarakat, tanpa terkecuali. Sedangkan dalam Standar Nasional Indonesia (SNI 7495) ; Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota (2009, 3) diperinci hal-hal yang terkait dengan koleksi perpustakaan umum sebagai berikut : 1. Koleksi perpustakaan dikembangkan untuk menunjang visi dan misi, tugas pokok dan fungsi, serta kebutuhan masyarakat. 2. Jenis koleksi perpustakaan terdiri atas koleksi karya cetak, karya rekam dan bentuk lain yang mengakomodasikan semua kebutuhan masyarakat termasuk kebutuhan penyandang cacat. 3. Perpustakaan umum kabupaten/kota memiliki koleksi buku sekurangkurangnya eksemplar. 21

8 4. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan lokal dan koleksi muatan lokal. 5. Koleksi perpustakaan terdiri dari berbagai disiplin ilmu sesuai kebutuhan masyarakat. 6. Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 2% dari jumlah judul per tahun. 7. Perpustakaan melakukan pencacahan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3 tahun. 8. Perpustakaan melakukan penyiangan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3 tahun. 9. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 2 judul surat kabar terbitan lokal/propinsi dan 2 judul terbitan nasional. 10. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 5 judul majalah. Jenis koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka yang sesuai dengan keperluan dan mampu dibaca atau didengar dan dimengerti oleh masyarakat pengguna perpustakaan umum. Setiap bahan pustaka yang ditempatkan diruang koleksi adalah bahan pustaka yang sudah siap untuk dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna. Menurut Taslimah Yusuf (1996, 75) berbagai jenis bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan umum adalah sebagai berikut : 1. Buku teks atau monografi. 2. Buku fiksi. 3. Majalah. 4. Surat kabar. 5. Brosur atau pamflet. 6. Buku referensi. 7. Bahan grafis. 8. Bahan kartografi. 9. Bentuk komputer atau nonbuku. Selain pendapat di atas, dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 19) diuraikan bahwa koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah, dan surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan dan lain-lain. Dari dua pandangan tentang jenis koleksi perpustakaan umum di atas, dapat dinyatakan bahwa koleksi perpustakaan umum adalah berupa buku teks, majalah, surat kabar, bentuk digital dan lain-lain. Jenis koleksi yang beragam pada suatu perpustakaan umum membutuhkan penanganan yang baik, agar mampu memenuhi semua jenis koleksi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan. 22

9 Dari uraian di atas, diketahui bahwa koleksi dari perpustakaan umum sangat beragam, artinya dari berbagai jenis (buku maupun non buku), berbagai disiplin ilmu (pengguna yang beragam) dan juga menyediakan koleksi bahan pustaka terbitan lokal yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi Pengadaan Koleksi Perpustakaan Umum Pengadaan koleksi merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan menentukan kriteria koleksi perpustakaan dan pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan adalah untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Metode yang digunakan dalam pengadaan koleksi pepustakaan adalah sangat beragam, hal ini berhubungan dengan kapasitas layanan dan hubungan perpustakaan dengan penyedia sumber-sumber informasi. Metode pengadaan yang biasanya dilakukan di perpustakaan untuk memperoleh buku dengan cara: 1. Pembelian dan Pemesanan Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan. Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran yang cukup. Mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakwan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa hal, Menurut Bafadal (2001 : 37) untuk membeli bahan pustaka dapat ditempuh dengan berbagai cara yaitu : a. Membeli ke penerbit Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh bahan pustaka, pustakawan membeli ke penerbit. Pembelian kepenerbit ini relatif lebih 23

10 murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini disebabkan pemilik toko mencari keuntungan walaupun sedikit. b. Membeli di toko buku Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.kekurangan yang sering ditemui dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. Menurut Yulia (1993:45), Cara pemesanan bahan pustaka melalui toko buku yaitu : 1. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan. 2. Buat daftar pesanan yang membuat judul-judul pesanan yang diambil dari kartu-kartu pesanan di atas, disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas, tentukan prioritasny 3. Tentukan took buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan berada 4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku untuk mendapatkan layanan. 5. Lakukan pembayaran dengan uang tunai atau cek, sebesar jumlah pembeliannya, serta minta bukti pembayaran serta faktur pembeliannya. 6. Beritahu pada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah dating. 7. Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan pada toko lain yang berada dikota tersebut. c. Memesan langsung kepada penerbit Sering kali terjadi seorang pustakawan ingin membeli bahan pustaka ke penerbit, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli sudah habis. Apabila hal yang demikian ini. 2. Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah Pada perpustakaan kecil, kegiatan pemberian dan penerimaan hadiah merupakan salah satu jenis pekerjaan di perpustakaan. Unit hadiah atau sumbangan bertanggung jawab dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan diterima atau yang akan dibeli dengan dana sumbangan. Koleksi bahan pustaka yang diperoleh dari sumbangan/hadiah sangat penting untuk membangun koleksi perpustakaan. Kadang-kadang penawaran hadiah bahan pustaka harus ditempatkan pada ruangan khusus, terpisah dari koleksi yang sudah ada. 24

11 Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55), Cara-cara permintaan dan pemberian hadiah dapat dilakukan dengan 2 cara: a.hadiah Atas Permintaan Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu: - Meyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan. - Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan lain diterima. - Memeriksa dan mencocokan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya. - Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. - Mengolah bahan perpustakan hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa. b.hadiah Tidak Atas Permintaan prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan yaitu: - Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokannya dengan surat pengantarnya. - Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan. - Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan 3. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran Pengelolaan pertukaran bahan pustaka di sebagian besar perpustakaan harus dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Pertukaran biasanya dibuat secara langsung diantara lembaga-lembaga, tetapi pertukaran yang bersifat internasional mungkin dilakukan secara tidak langsung melalui pusat-pusat pertukaran nasional. Tanggung jawab untuk pertukaran bahan pustaka biasanya dilimpahkan pada bagian pengadaan. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55) perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: - Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan. - Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya biaya pengiriman, dan biaya pengambilan. - Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. - Mencatat alamat pemesan. - Menyampaikan bahwa perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya. Dalam Pernik Pustakawan (2009), cara untuk memperoleh bahan pustaka dengan tukar menukar: 25

12 a. Perpustakan dengan bahan pustaka/buku lebih (duplikat) yang sudah tidak diperlukan membuat daftar buku tersebut secara alfabetis ataupun klas untuk ditawarkan. b. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan. c. Perpustakaan yang menerima tawaran tersebut, memilih bahan yang sesuai, selanjutnya memilih buku penukar yang sesuai bobotnya serta menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan bobotnya. Tujuan pertukarannya adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku ataupun tidak tersedia karena alasan lain. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. Dari uraian di atas, dapat dipahami bahwa kegiatan pengadaan koleksi dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain melalui pembelian, hadiah atau sumbangan, dan pengadaan dengan cara tukar-menukar koleksi dengan perpustakaan lain, dengan prinsip saling menguntungkan Pengguna Perpustakaan Umum Pengguna perpustakaan umum sangat beragam, hal ini sesuai dengan tugas dan fungsi perpustakaan umum yang melayani masyarakat mulai dari tingkat persiapan sekolah hingga perguruan tinggi, peneliti dan umum. Hal ini sesuai dengan yang dinyatakan dalam Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992, 92) bahwa mengingat fungsinya sebagai perpustakaan umum, maka penggunanya terdiri dari berjenis-jenis lapisan masyarakat yang memiliki kebutuhan dan minat yang berbeda terhadap bahan pustaka yang diinginkan. Dengan keberagaman pengguna pada perpustakaan umum, maka dibutuhkan perbandingan yang proporsional antara jumlah koleksi dan ruangan dengan jumlah pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasi. 26

13 2.5. Pengembangan Koleksi Tanggung jawab utama dari perpustakaan umum adalah pemilihan dan pemeliharaan koleksi buku yang terbaik, untuk memenuhi kepentingan dan kebutuhan masyarakat. Secara umum seleksi diartikan sebagai tindakan, cara, atau proses memilih. Dalam hubungannya dengan pengembangan koleksi, seleksi merupakan kegiatan yang menyangkut perumusan kebijakan dalam memilih dan menentukan bahan pustaka mana yang akan diadakan serta metode apa yang akan diterapkan dalam seleksi koleksi tersebut. Kebijakan seleksi harus mampu mengkomunikasikan tujuan dan kebijakan pengembangan koleksi. Setiap perpustakaan tentunya mempunyai visi yang berbeda. Secara umum penilaian atau keberhasilan perpustakaan didasarkan pada banyak tidaknya sumber informasi yang dimanfaatkan oleh komunitas penggunanya. Untuk melihat apakah tujuan perpustakaan sudah tercapai dan bagaimana kualitas koleksi yang telah dikembangkan tersebut sudah memenuhi standard, perlu diadakan suatu analisis dan evaluasi koleksi. Menurut ALA Glossary of Library and Information Science (1983) bahwa pengembangan koleksi adalah : A term which encompasses a number of activities related to the development of the library collection, including the determination of the library collection, including the determination and coordination of selection policy, assessment of needs of users and potential users, collection evaluation, identification of collection needs, selection of materials, planning for resource sharing, collection maintenance, and weeding. Jika pengertian pengembangan koleksi menurut ALA Glosary of Library and Information Science (1983) di atas di terjemahkan ke dalam bahasa indonesia, akan berarti Sebuah istilah yang mencakup beberapa kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan koleksi perpustakaan, termasuk penentuan koleksi perpustakaan, termasuk penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, penilaian kebutuhan pengguna dan pengguna potensial, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, pemilihan material, perencanaan untuk berbagi sumber daya, pemeliharaan koleksi, dan penyiangan. 27

14 Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengembangan koleksi merupakan proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pemakai akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna (efisien-efektif) dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan dan sumber-sumber informasi tersebut harus dikembangkan secara baik agar sesuai dengan kondisi perpustakaan umum dan masyarakat yang dilayani Tujuan Pengembangan Koleksi Untuk terlaksananya kegiatan pengembangan koleksi yang tepat, perpustakaan dirasa perlu membuat nota kesepahaman yang jelas untuk kemudian dijadikan pedoman bagi bagian pengadaan dan selector bahan pustaka. Kebijakan pengembangan koleksi harus berdasarkan tujuan dan tugas perpustakaan, serta hasil survei masyarakat pengguna yang dilakukan. Kebijakan pengembangan koleksi sebaiknya dibuat tertulis, agar dapat dijadikan pedoman untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul dikemudian hari. Kebijakan pengadaan koleksi menurut Siregar (2002, 8) berfungsi sebagai berikut : 1. Pedoman bagi pemilih bahan pustaka. 2. Sarana komunikasi. 3. Informasi dalam perencanaan. Selain fungsi di atas, Siregar (2002, 8) selanjutnya menyatakan kebijakan pengembangan koleksi juga berguna untuk : 1. Memudahkan penentuan metode penilaian bahan pustaka yang akan di beli. 2. Memudahkan pemilihan cara pengadaan, apakah melalui agen, atau toko buku. 3. Memudahkan pekerjaan dalam masalah sensor bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan, dimana dapat ditentukan bahan apa saja yang dapat dijadikan koleksi. 4. Dijadikan bahan pertimbangan dalam perencanaan anggaran perpustakaan. 5. Memudahkan perencanaan kerjasama yang akan dilakukan dengan perpustakaan dan pusat informasi lain. 6. Memudahkan identifikasi bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi. 28

15 Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perlu melakukan kegiatan pengembangan koleksi secara baik, dan oleh karena itu kebijakan yang mengarah kepada pengembangan dan kebutuhan pengguna sangat dibutuhkan Evaluasi Koleksi Pada dasarnya, kata evaluasi sudah menjadi istilah dalam bahasa Indonesia. Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005, 80) evaluasi diartikan sebagai proses penilaian. Penilaian juga bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Pada awalnya kata evaluasi merupakan kata serapan yang berasal dari bahasa inggris yaitu evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (Echols dan Shadily, 2000, 220). Sedangkan menurut Ajick (2009, 2) evaluasi adalah penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses mengoleksi, menganalisa dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi. Sedangkan Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segiketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu olehpengguna. Oleh karena itu evaluasi merupakan kegiatan yang penting yang harusdilakukan di perpustakaan, melalui kegiatan evaluasi kita bisa mengetahui bagaimana keadaan perpustakaan. Evaluasi bisa dijadikan sebagai dasar untukperbaikan koleksi agar koleksi yang tersedia benar-benar membantu dan sesuaidengan kebutuhan pemakai. Dalam Handbook for School Libraries Edisi Ke-2 yang disusun oleh New South Wales Department of School Education di Australia, dijelaskan bahwa Evaluasi koleksi adalah proses penilaian efektivitas koleksi dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Evaluasi merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai (New South Wales Dept. Of School Education, 1996, 25). Di terjemahkan oleh Wishnu Hardi,

16 Koleksi dengan tingkat relevansi tinggi (high relevance) Koleksi dengan tingkat relevansi rendah (low relevance) Table 2.1 Matriks Evaluasi koleksi Koleksi dengan tingkat pemanfaatan tinggi (high use) Tetap disimpan sebagai koleksi utama Ganti dengan koleksi yang lebih relevan atau pertimbangkan untuk menarik koleksi asli dari rak Koleksi dengan tingkat pemanfaatan rendah (low use) Pindahkan ke tempat penyimpanan atau ganti fisik buku dengan judul yang sama Tarik dari rak buku tanpa penggantian dengan koleksi lain Sumber : University of Tenesse( yang diterjemahkan oleh Wishnu Hardi, High use-high relevance adalah buku atau jurnal yang merupakan koleksi inti (core material) perpustakaan. Judul-judul atau subjek-subjek tersebut masih sangat penting bagi kegiatan penelitian yang sedang berjalan atau terkait langsung dengan kurikulum pendidikan. Koleksi tersebut tetap disimpan sebagai koleksi primer perpustakaan. 2. High relevance-low use adalah koleksi-koleksi yang penting bagi penelitian namun hanya digunakan sewaktu-waktu atau oleh sebagian departemen tertentu atau pada tingkat pendidikan yang lebih tinggi. Koleksi jenis ini dapat dipindahkan ke ruang penyimpanan atau dialihbentukan ke dalam format yang lain. 3. High use-low relevance adalah koleksi-koleksi yang masih dimanfaatkan namun isinya tidak relevan atau kurang sesuai dengan latar belakang pendidikan pemakai. Koleksi jenis ini biasa berupa manual aplikasi komputer atau buku frase bahasa asing yang sudah lama. 4. Low use-low relevance adalah koleksi yang jarang digunakan, tidak mutakhir, terduplikasi, atau kondisi fisiknya sudah sangat rusak tanpa dirawat secara berarti. Koleksi jenis dapat ditarik dari rak tanpa penggantian koleksi untuk jenis yang sama. Sementara itu menurut Lancaster (1980, 40), yang diterjemahkan oleh wishnu hardi pada tahun 2005 yaitu: menekankan pentingnya pengukuran evaluasi koleksi melalui frekuensi penggunaannya daripada perhatian pada koleksi itu sendiri. Metode ini melihat siapa saja yang menggunakan koleksi, tujuan pemanfaatan koleksi tersebut, dan bagaimana proporsi koleksi yang paling sering digunakan. Dari uraian di atas dapat jelaskan bahwa Evaluasi dapat dilakukan dengan menentukan tujuannya yang berarti bahwa evaluasi direncanakan untuk menjawab pertanyaan tertentu dan data yang diperoleh memungkinkan untuk diperbaiki oleh 30

17 system yang ada. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna. Evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan informasi masyarakat Tujuan Evaluasi Koleksi Tujuan secara umum dari evaluasi koleksi diantaranya adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan juga mengetahui apakah tujuan perpustakaan yang telah dilakukan telah tercapai. Tujuan Evaluasi Koleksi Pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan pasti mempunyai tujuan dan fungsi, begitu juga dengan evaluasi koleksi ada tujuan yang dicapai dalam proses mendapatkan informasi, Perpustakaan memiliki beberapa alasan untuk melakukan evaluasi koleksi. Adapun alasan-alasan umum yang biasanya melatarbelakangi dilakukannya evaluasi koleksi pada suatu perpustakaan antara lain : 1. Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada ; 2. Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya ; 3. Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi (Junaidi, 2010, 3) Melakukan evaluasi koleksi memang menyita banyak waktu, tetapi dari hasil evaluasi ini akan diketahui kekuatan dan kelemahan koleksi. Dengan data itu maka staf pengembangan koleksi dapat memformulasikan kembali perencanaan untuk terus memelihara koleksi yang kuat dan memperbaiki koleksi yang lemah. Semua aktivitas evaluasi ini tentunya harus sejalan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan, serta kebutuhan komunitas. Apabila evaluasi koleksi ini sudah dilakukan secara rutin, tugas ini akan terasa semakin ringan, terlebih apabila diingat bahwa proses ini akan membawa koleksi perpustakaan semakin dekat dengan kebutuhan komunitas yang dilayani. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh 31

18 pengguna. Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan pada umunya menurut Stufflebeam dalam Worthen dan Sanders (1979, 129) evaluasi adalah : Process of delineating, obtaining and providing useful information for judging decision alternatives. Dalam evaluasi ada beberapa unsur yang terdapat dalam evaluasi yaitu : adanya sebuah proses (process) perolehan (obtaining), penggambaran (delineating), penyediaan (providing) informasi yang berguna (useful information) dan alternatif keputusan (decision alternatives). Setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai tujuan tertentu. demikian juga dengan evaluasi. Menurut Suharsimi Arikunto (2004, 13) Ada dua tujuan evaluasi yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing-masing komponen. Implementasi program harus senantiasa di evaluasi untuk melihat sejauh mana program tersebut telah berhasil mencapai maksud pelaksanaan program yang telah ditetapkan sebelumnya. Tanpa adanya evaluasi, program-program yang berjalan tidak akan dapat dilihat efektifitasnya. Karenanya, evaluasi program bertujuan untuk menyediakan data dan informasi serta rekomendasi bagi pengambil kebijakan (decision maker) untuk memutuskan apakah akan melanjutkan, memperbaiki atau menghentikan sebuah program. Evaluasi koleksi adalah suatu pendekatan logis dan sistematis dalam mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi dalam suatu perpustakaan. Ada tiga tahapan dalam kegiatan evaluasi: 1. Tahap Persiapan (preparation) Pada tahap ini, perpustakaan menentukan tujuan yang akan dicapai dan sarana yang diperlukan untuk melakukan evaluasi. Selain itu, diperlukan pula sumber daya staf yang terlatih. Kegiatan selanjutnya adalah menentukan wilayah yang harus dievaluasi. 2. Tahap Penelitian Evaluasi (evaluation research) Pada tahap, ini pertanyaan-pertanyaan penelitian dikembangkan dan diimplementasikan secara khusus. Dilakukan pula perancangan bentuk dan metodologi evaluasi untuk mengetahui efektivitas program, koleksi buku, serta administrasi perpustakaan. 3. Tahap Pengembangan Keorganisasian (organizational development) Pada tahap terakhir ini, perpustakaan dapat memperkirakan hasil evaluasi dan membuat penilaian berkaitan dengan jasa atau aktivitas yang seharusnya diperbaiki tau dikembangkan (Hernon dan McClure, 1990, 1). Diterjemahkan oleh Wishnu Hardi, Paul Mosher (1985, 17) mengidentifikasi beberapa keuntungan yang bisa diperoleh dalam kegiatan evaluasi koleksi: 32

19 1. Mengetahui cakupan, kedalaman, dan kelengkapan koleksi. 2. Membantu perencanaan pengembangan koleksi. 3. Membantu pengambilan keputusan kebijakan pengembangan koleksi. 4. Mengukur efektivitas kebijakan pengembangan koleksi. 5. Menentukan kualitas koleksi. 6. Meningkatkan utilitas koleksi dengan mengetahui kelemahan-kelemahan yang ada. Sedangkan menurut Pendit (1986, 67). Evaluasi koleksi merupakan salah satu dari kegiatan pembinaan koleksi yang bertujuan untuk mengetahui secara lebih jelas siapa yang dilayani oleh perpustakaan, koleksi apa saja yang dapat dimanfaatkan untuk perencanaan pengembangan bahan literatur lebih lanjut, bagaimana menilai koleksi agar relevansinya dapat dipertahankan. Sementara itu Lancaster (1980, 40), menekankan pentingnya pengukuran evaluasi koleksi melalui frekuensi penggunaannya daripada perhatian pada koleksi itu sendiri. Metode ini melihat siapa saja yang menggunakan koleksi, tujuan pemanfaatan koleksi tersebut, dan bagaimana proporsi koleksi yang paling sering digunakan Prinsip-Prinsip Seleksi Persoalan yang sangat penting dalam seleksi ialah menetapkan dasar pemikiran untuk kegiatan tersebut. Perpustakaan akan menentukan pilihan apakah mengutamakan kualitas (nilai intrinsik bahan pustaka) ataukah mengutamakan penggunaan (bahan pustaka yang akan digunakan atas permintaan pemakai). Dalam hal ini peran seorang pustakawan adalah sangat besar, karena menyeleksi suatu bahan pustaka tidaklah mudah, butuh keahlian dan pengetahuan yang tidak sedikit.yuyu Yulia (1993, 27) menyatakan bahwa ada beberapa pandangan dalam membangun suatu koleksi perpustakaan, yaitu : 1. Pandangan Tradisional Prinsip ini mengutamakan nilai intrinsik untuk bahan pustaka yang akan di koleksi perpustakaan. Titik tolak yang mendasari prinsip ini ialah pemahaman bahwa perpustakaan merupakan tempat untuk melestarikan warisan budaya dan sarana untuk mencerdaskan masyarakat. Apabila dinilai tidak bermutu, bahan pustaka tidak akan dipilih untuk diadakan. 2. Pandangan Liberal Prioritas pemilihan didasarkan atas popularitas. Artinya, kualitas tetap diperhatikan, tetapi dengan lebih mengutamakan pemilihan karena disukai dan banyak dibaca atau mengikuti selera masyarakat pengguna. 3. Pandangan Pluralistik 33

20 Prinsip yang dianut pandangan ini berusaha mencari keselarasan dan keseimbangan diantara kedua pandangan tersebut, baik tradisional maupun liberal Sedangkan menurut Soeatminah (1992, 76) prinsip dalam seleksi bahan pustaka disesuaikan dengan : 1. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai 2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan 3. Kemajuan pengetahua dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif yang dibawanya 4. Pustaka yang memenuhi kualitas persyaratan. Selain pendapat di atas, Siregar (2002, 11) menyatakan bahwa secara umum ada beberapa prinsip seleksi bahan pustaka, antara lain: 1. Relevansi atau kesesuaian. Pepustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya. 2. Orientasi kepada pengguna. Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan. 3. Unsur kelengkapan. Pengadaan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar bahan pustaka, karena mutu suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar bahan pustaka yang dimiliki tetapi dari kelengkapan/jumlah judul dan kualitas yang dimiliki. 4. Unsur kemutakhiran. Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 5. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak. Perpustakaan sebaiknya menjalin kejasama dengan berbagai pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna, dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi. 6. Menggunakan alat bantu seleksi. Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara lengkap, hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan bahan pustaka seperti katalog penerbit. Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa, penetapan dasar prinsip dalam kegiatan seleksi merupakan hal yang penting untuk dipahami agar tercipta kesepahaman dan bukan perbedaan pandangan terhadap sesama personel seleksi bahan pustaka 34

21 Teknik Evaluasi Koleksi Evaluasi koleksi pada perpustakaan juga mempunyai teknik, guna teknik pada pengevaluasian agar dapat mempermudah pustakawan dalam mengevalusi koleksi. Ada beberapa macam teknik pengevaluasian koleksi menurut para ahli sebagai berikut: Arianto (2007, 2) menguraikan beberapa teknik evaluasi koleksi yaitu sebagai berikut : 1. Pengujian Data Shelflist Teknik ini mengumpulkan data kuantitatif tentang koleksi, termasuk jumlah judul-judul, presentasi koleksi secara keseluruhan, usia dan format rata-rata koleksi. 2. Pengujian Langsung Koleksi Pengujian langsung tidak digunakan sebagai satu-satunya teknik penilaian. Browsing rak harus dilakukan setelah data shelflist dikumpulkan. Teknik browsing dan shelflist saling melengkapi satu dengan yang lain untuk meyediakan suatu perincian koleksi yang dapat dipercaya. 3. Pemeriksaan Daftar Metode ini membandingkan koleksi dengan daftar-daftar otoritatif yang tersedia dan sesuai dengan jenis koleksi tertentu. Pemeriksaan daftar dapat membantu staf perpustakaan dalam menilai apa yang seharusnya ditambahkan kepda koleksi. 4. Evaluasi oleh Ahli luar Ahli-ahli luar mencakup konsultan-konsultan, pustakawan-pustakawan lain, atau seorang pengguna perpustakaan dengan pengetahuan khusus. 5. Analisis Sitasi Teknik ini dapat dicirikan sebagai suatu bentuk khusus dari pemeriksaan daftar, dimana daftar-daftar dibuatkan oleh peneliti dari buku-buku dan artikel-artikel ilmiah. Sujana (2006, 3-6) menyatakan bahwa ada beberapa metode di dalam mengevaluasi koleksi yaitu: 1. Metode terpusat pada koleksi a. Pencocokan pada daftar tertentu, bibliografi atau katalog Terkait masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin banyak daftar yang dicocokkan semakin banyak waktudibutuhkan untuk melakukannya. Dengan adanya OPAC (Online Public Access Catalog) akan sangat membantu mempercepat proses pencocokan (checklist) koleksi dengan daftar. b. Penilaian dari pakar Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan 35

22 kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan. c. Perbandingan data statistik d. Perbandingan pada berbagai standar koleksi 2. Metode terpusat pada penggunaan a. Melakukan kajian sirkulasi b. Meminta pendapat pengguna Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi. c. Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan koleksi perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. d. Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca) e. Memeriksa ketersediaan koleksi di rak 2.7. Metode Conspectus Conspectus adalah instrumen bagi perpustakaan untuk mendeskripsikan kekuatan koleksi dan intensitas pengumpulan dengan cara menambahkan kode alfanumerik sesuai dengan notasi klasifikasi yang digunakan, dapat Library of Congress Classification dapat pula Dewey Decimal Classification. Conspectus mulaidikembangkan pada tahun 1979 oleh Research Libraries Group. Libraries Group Conspectus merupakan inventarisasi kekuatan koleksi yang ada serta intensitas pengumpulan koleksi yang diperoleh melalui worksheet berdasarkan skema klasifikasi Library of Congress Metode conspectus muncul sebagai upaya manajemen perpustakaan dalam menyiasati peningkatan kebutuhan informasi yang pesat ditengah terbatasnya anggaran perpustakaan. Informasi mengenai latar belakang historis metode conspectus diperlukan agar fungsi dan tujuannya dapat lebih dipahami secara utuh sehingga penerapannya di perpustakaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan itu sendiri. Kondisi-kondisi seperti peningkatan jumlah terbitan, menurunnya jumlah anggaran perpustakaan, kurangnya ruang penyimpanan, masalah preservasi serta format dokumen turut berperan dalam kemunculan metode evaluasi koleksi berdasarkan conspectus (Munroe, 2004, 181). 36

23 Conspectus pada awalnya dibuat untuk mendukung inventarisasi bahan literatur perpustakan-perpustakaan riset serta mengukur kekuatan koleksi (collection strength) dan intensitas koleksi (collection intensity). Upaya ini direalisasikan dengan melakukan survai menggunakan lembar kerja yang mengacu pada skema klasifikasi Library of Congress (Research Libraries Group, 2004). Selain mengukur kekuatan koleksi perpustakaan, metode ini digunakan untuk memfasilitasi kerja sama dan saling berbagi sumber daya informasi di antara para anggotanya (Research Libraries Group, 2004). Metode conspectus juga dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan jasa pinjam antarperpustakaan, pengelolaan dana, kebijakan pengembangan koleksi, alat akreditasi, serta prioritas preservasi (Munroe, 2004: 181). Diterjemahkan oleh Misroni, 2004 Research Libraries Group Conspectus kemudian diadopsi oleh Association of Research Libraries (ARL) untuk kegiatannya, North American Collections Inventory Project, kemudian diadaptasi oleh National Library of Canada untuk kepentingan Canada, lalu menyebar ke Inggeris, negara Eropa Barat dan Australia. Research Libraries Group Conspectus telah dimodifikasi oleh berbagai perpustakaan yang mengumpulkan koleksi di bawah intensitas penelitian untuk keperluan resource sharing, alokasi dana, alokasi ruang, proyeksi penyimpanan, akreditasi, penerimaan usulan dan prioritas preservasi. Menurut Hardi (2006, 11) salah satu metode yang digunakan dalam mengevaluasi koleksi adalah dengan menggunakan metode Conspectus yaitu sebuah metode untuk menganalisis dan mengevaluasi serta memungkinkan kontrol bahan literatur perpustakaan berdasarkan pola-pola yang telah dan akan ditentukan. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk menfasilitasi pengambilan keputusan tentang pengembangan koleksi dengan berdasarkan kebutuhan informasi pengguna dengan ketersediaan dana yang dimiliki. Dari pernyataan diatas dapat diartikan bahwa teknik yang digunakan untuk mengukur tingkat keterpakaian koleksi memperhatikan tingkatan judul berdasarkan standar umum, sistem data perpustakaan, menguji secara langsung ke rak, survei pengguna tentang cakupan, kedalaman, kesesuaian, dan kemutakhiran koleksi dan teknik 37

24 dalam mengevaluasi koleksi adalah pengujian data shelflist, pengujian langsung koleksi, pemeriksaan daftar, evaluasi oleh ahli luar, analisis sitasi Conspectus sebagai Sebuah Pendekatan Evaluasi Koleksi Dalam Western Library Network (WLN) Collection Assesment Manual 4th Edition, dijelaskan bahwa conspectus adalah seperangkat kode standar, alat, survai yang digunakan untuk memberikan penilaian koleksi secara sistematis (WLN Collection Assessment Manual 4th, 2001: 13). Metode conspectus dapat memberikan penilaian berdasarkan subjek terhadap kekuatan koleksi perpustakaan. Pada masing-masing subjek, perpustakaan menandai dengan kode alfanumerik yang mengindikasikan tingkat dan bahasa koleksi yang ada (Mount Saint Vincent University, 2004). Di terjemahkan oleh Wishnu Hardi, 2005 WLN Collection Assessment Manual 4th juga menjelaskan lebih spesifik tentang karakteristik dan elemen dari conspectus : 1. Struktur Struktur conspectus disusun secara hirarkis dimulai dari pembagian divisi yang luas sampai pembagian subjek yang sangat spesifik. Perpustakaan dapat menggunakan salah satu atau seluruh dari hirarki ini. Struktur conspectus adalah sebagai berikut: a. Divisi adalah hirarki yang paling pertama dari conspectus. Dalam WLN Conspectus terdapat 24 divisi yang tidak diatur berdasarkan skema klasifikasi. b. Kategori adalah pembagian lebih lanjut dari divisi. Terdapat 500 penjabaran kategori yang diidentifikasi berdasarkan skema klasifikasi LC maupun Dewey. c. Subjek adalah hirarki yang ketiga karenanya lebih bersifat spesifik dan terdiri atas 4000 subjek. 2. Kode Standar Conspectus menggunakan nilai tingkatan numerik untuk memberikan gambaran mengenai Current Collection, Collection Goal. Penilaian numerik menggunakan indikator skala 0-5 di mana masing-masing level 38