Pengembangan Koleksi Modul 3

Transkripsi

1 Pengembangan Koleksi Modul 3 Presented by Yuni Nurjanah Pengembangan Koleksi Modul 3 by Yuni Nurjanah

2 A. Mengenal Masyarakat yang dilayani B. Diperlukannya Kajian Pengguna C. Unsur-unsur Kajian D. Hal-hal yang akan Dikaji E. Cara dan dimana Data Dikumpulkan F. Cara Menginterpretasikan Data

3 Istilah lain dari Kajian Pengguna: Community analysis (analisa komunitas), Needs analysis (analisis kebutuhan), Analisis kebutuhan informasi, dll User Studies (Kajian Pengguna): merupakan proyek penelitian yang dirancang untuk memperoleh pengetahuan tentang bagaimana, mengapa, kapan, dan dimana orang mencari informasi dan memanfaatkan sumber daya informasi. seorang staf pengembangan koleksi harus mengetahui sumber-sumber informal yang ada dalam komunitas pelayanan, misal: menggabungkan beberapa sumber informal ke dalam sebuah sistem informal guna memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pengguna, meningkatkan kualitas atau kemampuan menelusur informasi, dan mengetahui bagaimana cara pengguna menggunakan sistem informasi informal. Yang kesemua itu dapat berpengaruh pada struktur sistem informasi formal dan isi dari koleksinya. Faktor Penting untuk diketahui dalam kegiatan Kajian Pengguna: a) latar belakang budaya karena faktor inilah yang menciptakan nilai-nilai dasar dan sikap individu terhadap informasi. Mengetahui berbagai latar belakang dan sikap populasi yang dilayani adalah hal penting dalam perencanaan pelayanan dan koleksi yang efektif. b) cara berpikir individu, untuk mengetahui bagaimana seorang individu memberikan tanggapan terhadap sistem informasi formal, cara berpikir individu ini tidak dapat diduga dan bukan merupakan sesuatu yang bisa dikendalikan oleh para profesional informasi o o o

4 User Studies menurut TD Wislson (dalam Evans, 2000) dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam sebuah perencanaan yang efektif, antara lain: penemuan fakta-fakta kehidupan sehari-hari dari populasi yang dilayani dengan penemuan fakta tersebut dapat dimengerti kebutuhan2 yg mendorong individu kedalam perilaku pencarian informasi pengertian terhadap perilaku pencarian informasi yang baik akan memudahkan orang2 untuk lebih memahami arti informasi i dalam kehidupan sehari2 dengan demikian maka perpustakaan seharusnya dapat memperoleh pengertian yang lebih baik terhadap pelanggan dan dapat merancang sistem informasi yang lebih efektif dan efisien Persamaan User Studies (perpustakaan) dengan riset pasar (organisasi komersial) dalam karakteristik pencarian informasi, adalah: Mengapa orang memanfaatkan atau tidak sebuah produk/ layanan tertentu? Bagaimana orang2 memanfaatkan produk/ layanan tsb? Dimana orang2 memperoleh dan memanfaatkan produk/ layanan tsb? Apa baik dan buruknya produk/ layanan tsb? Produk/ layanan apakah yang bisa lebih menarik? Berapa banyak orang2 akan menghabiskan waktu, tenaga, dan biaya untuk sebuah produk/ layanan tsb?

5 Hal2 penting yang harus dilakukan sebelum melakukan User Studies, antara lain: Pengetahuan/ minat: populasi yang menjadi target hrs mempunyai pengetahuan/ minat yang cukup untuk memberikan tanggapan terhadap pertanyaan kompleks. Jika tidak, maka pertanyaan sederhana yang menutupi pertanyaan kompleks itu harus lebih baik Pengalaman: para pelaku kajian seharusnya memiliki pengalaman yang cukup untuk melakukan riset dan dibekali dengan informasi yang baik sehingga dapat memberikan hasil riset yang mewakili data yang ada di lapangan Perpustakaan harus berusaha untuk mendapatkan data yang benarbenar mewakili perilaku pengguna, bukan data yang dibuat oleh responden untuk menyenangkan pihak perpustakaan Proses survei harus dapat mengantisipasi kemungkinan hasil data di luar dugaan dari pihak responden dan perpustakaan

6 Dalam melakukan kajian kebutuhan informasi pengguna perpustakaan harus ditentukan beberapa hal sbb: Siapa yang akan melakukan pengumpulan data: harus ditentukan sejak awal mengenai siapa yg bertanggung jawab, berapa staf yang terlibat (yg berkompetensi), berapa dana yg tersedia, bagaimana cakupan kajian (mendalam/ tidak), siapasaja yang terlibat (konsultan, gabungan, atau kelompok masyarakat yang disurvei. Informasi apakah yg diingikan oleh perpustakaan: pekerjaan kajian kebutuhan informasi pengguna harus dilakukan rutin agar kebutuhan informasi pengguna yang mutakhir selalu diketahui oleh perpustakaan untuk mencapai tingkat efektivitas dalam pemanfaatan dana pengembangan koleksi sebab data kajian kebutuhan merupakan faktor kunci dalam penentuan prioritas koleksi. Bagaimana metode untuk menghasilkan informasi yang diinginkan tsb Bagaimana memanfaatkan data tsb

7 Kategori data yang dapat diaplikasikan pada semua jenis perpustakaan, yang relevansinya tergantung dari jenis dan situasi perpustakaan ybs. Jenis data yang diperlukan adalan data mengenai aspek berikut: Data Historis: akan memberikan pengertian yg lebih baik dan cepat terhadap kondisi komunitas itu pd masa kini Informasi Geografis: bermanfaat memberikan jawaban thd pertanyaan tentang kearah manakah pertumbuhan komunitas secara fisik Data KetersediaanTransportasi: untuk mengetahui berapa banyak titik layanan yg akan diadakan, dan dimana saja lokasinya Data Administratif: data ini dimungkinkan ada keterkaitan dengan pengembangan koleksi, untuk mengetahui peraturan yang jelas tentang pendelegasian wewenang dan tanggung jawab orang2 yang terlibat dalam kegiatan pengembangan koleksi Informasi Politik: informasi politik baik resmi maupun tidak terkait dengan data administratif, sejauhmana perpustakaan meliput isu2 politik Data Kependudukan: untuk menentukan program pengembangan koleksi yg efektif bagi seluruh jenis perpustakaan Data Ekonomi: berguna bagi perencanaan pengembangan koleksi, naik turunnya keadaan ekonomi komunitas akan mempengaruhi anggaran untuk pengembangan koleksi Sistem komunikasi: sistem komunikasi yang tersedia akan berguna bagi layanan perpustakaan (dalam pengembangan koleksi, kombinasi dan website dapat digunakan untuk mengkomunikasikan bahan pustaka yang dipilih komunitas untuk dikoleksi perpustakaan Organisasi sosial dan kependidikan: berbagai organisasi masyarakat akan menjadi indikasi minat masyarakat Organisasi kebudayaan dan rekreasi: organisasi yg berhungan dg aktivitas dan rekreasi yg ada dimasyarakat juga menunjukkan minat masyarakat, adanya internet mempermudah terbentuknya berbagai organisasi di masyarakat Perpustakaan dan unit informasi lain dalam komunitas yg sama: agar masyarakat di komunitas itu memperoleh keuntungan dengan mempunyai akses di lebih banyak sumber informasi

8 Metode Dasar Pengumpulan Data: Mempelajari laporan, sumber2 data statistik, direktori, peta, data yg telah dikumpulkan oleh organisasi dan lembaga lain yang memberi jasa pelayanan masyarakat Melakukan wawancara secara informal dengan tokoh masyarakat dan orang lain yang banyak mengetahui tentang masyarakat tersebut Melakukan wawancara secara formal dengan anggota masyarakat atau penyebaran quisionair pada pengguna maupun non pengguna (terutama calon pengguna yg potensial) Observasi terencana ( untuk mengetahui gambaran tentang hal2 yang dibutuhkan pengguna) Pustakawan bisa melakukan Kajian Informal (misal observasi pengguna), namun harus juga dilengkapi dengan cara yang lebih formal dengan mengadakan kajian yang akan menghasilkan profil masyarakat, Kajian Formal ini penting karana : Cara informal hanya menghasilkan gambaran yang subyektif (tidak menyeluruh) karena terbatas pada apa yang diobservasi oleh satu atau kelompok orang tertentu Penelitian formal lebih sistematis dan dapat menghasilkan gambaran yg lebih menyeluruh dari masyarakat sehingga dapat dipakai untuk menyusun kerangka yg lebih luas dan memungkinkan untuk mengidentifikasi kelompok yang belum terlayani dengan baik Data yang objektif dan akurat diperlukan untuk mempertanggung jawabkan layanan dan koleksi yang akan dikembangkan dan alokasi dana perpustakaan Metodologi untuk mengkaji sebuah komunitas secara sistematik dapat dilakukan dengan 4 pendekatan: Pemberi informasi kunci : individu yang mengetahui kebutuhan masyarakat dalam sebuah komunitas Forum komunitas: pertemuan semua anggota masyarakat dalam sebuah komunitas, termasuk dewan penasehat Indikator sosial: untuk menentukan kebutuhan berbagai golongan dalam sebuah komunitas Survei lapangan: pendekatan terhadap analisis komunitas, tergantung pada luasan komunitas yg akan disurveii apakah dengan pengmbilan contoh atau keseluruhan populasi.

9 Data yang dikumpulkan harus diolah agar dapat mengambil kesimpulan dari kajian tsb. Tim kajian dan dewan penasehat dapat mulai menganalisis dan menginterpretasikan data dengan mempertimbangkan serangkaian pertanyaan sebelum penyusunan laporan, seperti: Apakah kebutuhan yang dirasakan paling penting di komunitas itu? Apakah kebutuhan normatif paling penting yang teridentifikasi oleh para pakar? Kebutuhan mana yang paling terkait dengan misi dan operasional perpustakaan? Bagaimana kita dapat mencari solusi untuk kebutuhan yang ganda dan berkonflik? Setelah semua data terkumpul dan dianalisis, perpustakaan harus memutuskan fakta mana yang penting untuk perpustakaan dan apa yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah yang timbul. Konsep laporan yang telah ditulis harus didiskusikan dengan berbagai pihak untuk menyempurnakan laporan. Pertanyaan paling penting setelah pelaksanaan kajian kebutuhan pengguna adalah: apakah tujuan pelayanan perpustakaan yang sekarang ini sudah sesuai dengan tingkatan kebutuhan komunitas? Bila jawabannya belum, maka pastikan akan ada perubahan secara terencana. Hasil kajian bisa saja menunjukkan adanya lapisan tertentu dalam komunitas masyarakat yang harus dilayani dengan lebih baik. Disamping itu juga seharusnya menunjukkan layanan apa saja yang berkontribusi paling besar terhadap adanya ketidakpuasan dari komunitas pada perpustakaan. Pemecahan masalah terhadap berbagai macam kegagalan tersebut perlu direkomendasikan dengan tetap memperhitungkan kemampuan perpustakaan dari berbagai aspek seperti: kualitas dan kuantitas sumber daya manusia, dana, fasilitas pendukung, efektifitas dan efisiensi nya.

10 A. Pengertian B. Tujuan C. Cara menilai koleksi D. Alasan Melakukan Evaluasi koleksi E. Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi F. Metode Evaluasi

11 A. Pengertian Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi oleh pengguna. B. Tujuan (menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman. 2005): B. Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi C. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi D. Mengikuti perubahan, perkembangan sosbud, iptek E. Meningkatkan nilai informasi F. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi G. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi C. Cara menilai i koleksi: k B. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan senarai standar yang diterbitkan (misal: katalog dan daftar standar, daftar2 terbitan ALA, Book for College Libraries, Public Library Catalog) C. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan koleksi perpustakaan membandingkan data statistik untuk ukuran koleksi, pertambahan koleksi) sejenis (misal: engan cara D. Melakukan kajian berapa banyak koleksi yang digunakan E. Memeriksa koleksi dengan bantuan pakar pada subjek yang bersangkutan (misal: ahli geologi dunia diminta membandingkan koleksi perpustakaan dengan daftar buku geologi yang dianggap baku/ klasik F. Mengumpulkan pendapat pengguna (misalnya: menyebar angket atau kuisioner kepada pengunjung tentang koleksi perpustakaan, hasilnya dapat diketahui apa yang diinginkan apa kekurangan nya D. Alasan Melakukan Evaluasi koleksi E. Penggolongan Tj Tujuan Evaluasi Koleksi F. Metode Evaluasi

12 A. Pengertian B. Tujuan (menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman. 2005): C. Cara menilai koleksi: D. Alasan Melakukan Evaluasi koleksi Untuk mengembangkan gk program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan data koleksi yang sudah ada Sebagai bahan pertimbangan dalam pengajuan anggaran pengadaan koleksi berikutnya Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi E. Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi 1. Tujuan Internal: a. Kebutuhan Pengembangan Koleksi: untuk mengetahui: cakupan subjek koleksi, kedalaman koleksi, dan pola pemanfaatan koleksi oleh pengguna, nilai uang dari koleksi yang ada (data aset perpustakaan), masalah yang dihadapi oleh kebijakan pengembangan koleksi dan program2nya, perubahan apa saja yg harus dilakukan dengan program yg ada, dan apakah staf pengembangan koleksi sudah menjalankan tugas2nya dengan baik Untuk mendata: kekuatan koleksi dan kelemahannya secara kualitatif maupun kuantitatif (pada subjek apa saja) Untuk mendapatkan:data bagi kepentingan program pengembangan koleksi bersama perpustakaan lain, data bagi kepentingan penyiangan, data bagi kepentingan stock opname b. Kebutuhan Anggaran, membantu penentuan: Alokasi anggaran untuk memperkuat subjek yang lemah Alokasi anggaran untuk memelihara subjek yang sudah kuat Alokasi anggaran untuk pengembangan koleksi lama/ retrospective Semua alokasi anggaran pengembangan koleksi 2. Tujuan Eksternal F. Metode Evaluasi

13 A. Pengertian B. Tujuan (menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman. 2005): C. Cara menilai koleksi: D. Alasan Melakukan Evaluasi koleksi E. Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi 1. Tujuan Internal 2. Tujuan Eksternal a. Kebutuhan institusi lokal, untuk mengetahui: kinerja perpustakaan, rasionalisasi anggaran pengembangan koleksi yang diajukan, apakah anggaran yg diperoleh bisa menunjang kebutuhan, apakah perpustakaan tsb sudah setara dengan unit pelayanan lain dalam komunitas yg sama, alternatif lain dari penambahan ruang (ruang penyiangan), apakah koleksi sudah kadaluarsa, apakah koordinasi dalam program pengembangan koleksi sudah berjalan dengan baik Apakah tingkat duplikasi koleksi sudah tepat, Apakah rasio biaya/ keuntungan (cost/ benefit) masuk akal b. Kebutuhan luar organisasi, menyiapkan data untuk: Akreditasi Badan2 pendanaan dan donor Berbagai program jaringan, konsorsium, dan kerjasama lainnya F. Metode Evaluasi

14 A. Pengertian, B. Tujuan, C. Cara menilai koleksi, D. Alasan Melakukan Evaluasi koleksi, E. Penggolongan Tujuan Evaluasi Koleksi B. Metode Evaluasi 1. Pendekatan Evaluasi Pengumpulan data staristik semua koleksi yang dimiliki Pengecekan pada daftar standar, seperti katalog dan bibliografi Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan Pemeriksaan koleksi langsung Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus 2. Pembagian Metode Evaluasi versi ALA a. Terpusat pada koleksi Daftar pencocokan, bibliografi, dan katalog Pendapat dari pakar Perbandingan data statistik Berbagai standar koleksi b. Terpusat pada penggunaan Kajian sirkulasi Pendapat pengguna Analisis terhadap statistik pinjam antar perpustakaan Kajian sitiran Kajian penggunaan ditempat (ruang baca) Ketersediaan koleksi di rak Kajian simulasi penggunaan Uni penyampaian dokumen