BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Menurut Hall (2007 : 6) Sistem adalah sekelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem saling berhubungan yang berfungsi bersama- sama untuk mencapai tujuan yang sama. Sedangkan Menurut Mulyadi (2008 : 2) Sistem merupakan sekelompok unsure yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama- sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem dapat diartikan gambaran mental mengenai berbagai komputer dan pemograman dan komponen yang berhubungan satu sama lainnya yang memiliki hubungan yang sama Pengertian Data dan informasi Menurut Baridwan (2005 : 4) Data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta dan jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input) bagi suatu sistem informasi. Sedangkan Menurut Bodnar (2005 : 1) Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. 8

2 Dapat disimpulkan pengertian data adalah kumpulan fakta dan data yang berguna menjadi bahan keputusan Pengertian Akuntansi Menurut APB (Accounting Prinsiple Board) Akuntansi merupakan seni pencatatan, pengikhtisaran dan pengelolaan dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, transaksi dan kejadian- kejadian yang pada umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan hasil- hasilnya. Sedangkan menurut Rudianto (2009 : 4) mengartikan Akuntansi sebagai sebuah sistem yang menghasilkan informasi keuangan pada pihak- pihak yang berkepentingan mengenai aktifitas ekonomi dan kondisi perusahaan. Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan pengertian akuntansi adalah seni hitung, pencatatan dan pengelolaan data yang menhasilkan informasi keuangan yang digunakan oleh pihakpihak yang berkepentingan Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Azhar Susanto (2007 : 72) Sistem Informasi Akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan (integrasi) dari sub sistem/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis 9

3 untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Dari pendapat para ahli dapat diambil kesimpulan dari Sistim Informasi Akuntansi dapat diartikan sebagai sistem informasi formal, memiliki tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi dan mengontrol aktifitas akuntansi dalam perusahaan. 2.2 Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan - penjualan tersebut. Siklus Pendapatan juga dapat diartikan merupakan prosedur pendapatan di mulai dari penjualan sampai penerimaan kas. Siklus pendapatan adalah pertukaran langsung dari produk akhir dan jasa menjadi kas dalam satu kali transaksi antara penjual dan pembeli. Jadi, suatu rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. 10

4 Tujuan siklus pendapatan : Mencatat order penjualan dengan cepat & akurat. 1. Memeriksa kelayakan kredit pelanggan. 2. Mengirimkan produk atau jasa sesuai hari yang ditentukan. 3. Melakukan penagihan dengan tepat waktu dan akurat. 4. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas dengan cepat dan akurat. 5. Posting penjualan dan penerimaan kas pada buku pembantu piutang yang sesuai. 6. Mengamankan produk sampai barang dikirim dan Mengamankan kas sampai didepositokan. Tiga Konsep siklus pendapatan : 1. Sales order processing. 2. Sales return procedures. 3. Cash receipts processes Sales order processing adalah kegiatan menerima dan memproses order dari customer, mengisi pesanan, dan mengirim produk ke customer, customer membayar pada waktu tertentu, dan dengan benar memasukan transaksi. Bagian penjualan mencatat detail pemesanan di order form. Transaksi akan disetujui bagian kredit.setelah itu akan diantar oleh bagian gudang. Barang, slip pengiriman, serta bon akan disiapkan oleh bagian pengirim dan diterima oleh customer. 11

5 Bagian otorisasi berbeda dari bagian sales order processing. Control inventory terpisah dari bagian gudang. Piutang dagang terpisah dari bagian general ledger control account. Proses dalam sales order processing : 1. Receive Order; Check Credit; Pick Goods; Ship Goods; Bill Customer. 2. Update Inventory Records; Update Accounts Receivable; Post to General Ledger. Gambar 2.1 Draf Arus Data Sales Order Processing Sumber : School of Information System Binus 12

6 Sales return procedures merupakan bagian siklus pendapatan yang memperkirakan berapa persen penjualan dikembalikan oleh customer. Dengan alasan seperti, mengirim produk yang salah, produk cacat, pada saat pengirimann terjadi kerusakan, produk tidak sampai tepat waktu sehingga customer menolak barang tersebut. Proses yang ada dalam sales return procedures : 1. Prepare Return Slip; Prepare Credit Memo; Approve Credit Memo; Update Sales Journal. 2. Update Inventory and AR Records; Update General Ledger. Gambar 2.2 Sales Return Sumber : School of Information System Binus 13

7 Cash receipts procedures menjelaskan transaksi kredit yang muncul di penegakan di account receivable. Pembayaran akan dilakukan pada masa yang akan datang, sesuai dengan peraturan yang ada. Prosedur Cash receipts akan dilakukan pada kejadian berikutnya. Hal ini termasuk menerima dan mengamankan cash, mendepositkan kas di bank, menyamakan pembayaran dengan customer dan menyesuaikan dengan account yang sesuai, dan mencatat ke akun dan merekonsiliasi detail keuangan dari transaksi. Cash receipts procedures terdiri atas beberapa proses, yaitu : 1. Open Mail and Prepare Remittance Advice. 2. Record and Deposit Checks. 3. Update Accounts Receivable. 4. Update General Ledger. 5. Reconcile Cash Receipts and Deposits. 14

8 Gambar 2.3 Cash Receipt Sumber : School of Information System Binus Sistem fisik informasi accounting merupakan kombinasi teknologi dan aktifitas manusia. Perusahaan kecil, memiliki sedikit dalam hal teknologi dan lebih kepada prosedur manual. Sedangkan perusahaan besar lebih banyak dalam hal teknologi dibandingkan proses manual. Pemisah dari tiga fungsi : 1. Otorisasi dari transaksi harus terpisah dari proses transaksi itu sendiri. 2. Asset custody (Asset tahanan) harus terpisah dari asset record- keeping (asset dicatat). 15

9 3. Organisasi harus terstruktur, sehingga bila terjadi permasalahan dapat diatasi dengan solusi antara dua atau lebih individu. 2.3 Pengertian Kas dan Penerimaan Kas Pengertian Kas Kas merupakan Komponen aktiva yang sangat penting dan sangat mempengaruhi semua transaksi yang terjadi karena berlaku sebagai alat tukar dalam prekonomian kita. aktiva lancar yang paling liquid dan terdiri bagian yang bertindak langsung. Menurut Suhardi (2006 : 173) Kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat liquid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat di konversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapiresiko perubahan nilai yang signifikan. Sedangkan yang termasuk golongan kas terdiri atas : 1. Uang Tunai (uang kertas dan uang logam) Uang tunai adalah seluruh alat pembayaran yang sah dan wajib diterima oleh siapa saja sebagai alat pembayaran. 2. Dana yang Tersedia di Bank Maksud dari dana yang tersedia di bank adalah simpanan yang setiap saat dapat diambil dan dikeluarkan untuk pembayaran. 3. Cek Cek yang diterima dari pihak lain sebagai alat pembayaran 16

10 dan cek tersebut setiap saat dapat dicairkan di bank. 4. Cek Perusahaan Cek perusahaan adalah surat perintah pada bagian keuangan untuk mengeluarkan uang bagi pihak-pihak lain dalam perusahaan itu sendiri untuk membayar kepada pihak lain. 5. Cek Dalam Perjalanan Cek dalam perjalanan adalah cek yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pihak lain tetapi belum di uangkan di bank. 6. Wesel Pos Wesel pos yang menurut sifatnya dapat segera diuangkan pada waktu diperlukan. 7. Simpanan Uang di Bank-bank Luar Negeri Simpanan uang di bank-bank luar negeri yang tidak dikenakan pembatasan penarikannya. Saldo simpanan ini dalam neraca dilaporkan dalam mata uang rupiah sebesar nilai kursnya. 8. Hal-hal Lain yang Dapat Disamakan Dengan Uang Terdiri dari surat-surat yang dapat diuangkan setiap saat di bank,dimana bank bersedia membayar seperti nominal yang tertera dalam surat tersebut. SIA Pemrosesan Data Terpusat semua pemrosesan data dilakukan oleh satu atau lebih computer besar yang ditempatkan 17

11 di sebuah lokasi pusat dan melayani paraa pengguna di seluruh perusahaan. Pendekatan ini menggambarkan computer yang melayani berbagai aktivitas dikonsolidasii serta dikelola sebagai sumber daya bersama perusahaan. Fungsi layanan komputer biasanya diperlakukan sebagai pusat biayaa dan biaya operasional lainnya. Berikut figur pendekatan pemrosesan data terpusat : Gambar 2.4 Flow chart Sistem Dataa Terpusat Prouksi Pemasaran Akuntansi Sumber Daya layanann Komputer Keuangan Distribusi Sumber : James A. Hall Data, Informasi, Pembebanan kembali Biaya 18

12 2.3.2 Penerimaan Kas Penerimaan kas bisa berasal dari berbagai macam sumber yaitu dari penjualan tunai, penjualan aktiva tetap, pinjaman baik dari bank maupun dari wesel, setoran modal baru. Tetapi penerimaan kas perusahaan biasanya berasal dari 2 sumber utama : penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segara digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai (Mulyadi,2003:455). Penerimaaan kas bisa terjadi dengan berbagai macam cara seperti lewat pos, pembayaran langsung ke kasir atau pelunasan ke bank. Uang yang diterima bias berbentuk uang tunai, baik logam maupun uang kertas, cek, money order, bank draft, dan lain lain. Dalam penyusunan prosedur penerimaan kas perlu dipertimbangkan pentingnya dan frekuensi masing masing transaksi. Sesudah itu baru merencanakan organisasi dan metode pengelolaan dan pengawasan fisik atau membuat catatan pengelolaan dan pengawasan. 19

13 Berdasarkan sisitem pengendalian intern yang baik sistem penerimaan kas mengharuskan: 1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check 2. Penerimaan kas dalam bentuk penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. Sistem penerimaan kas dibagi menjadi lima prosedur berikut: 1. Penerimaan kas dari over the counter sale. 2. Dalam penerimaan kas dari over the counter sales pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir dan kemudian menerima barang yang dibeli. 3. Penerimaan kas dari COD sales 4. Cash on delivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. 5. Penerimaan dari credit card sales Penerimaaan kas dari credit card sales merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan 20

14 bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Credit card dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over the counter sales maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilakukan melalui jasa pos atau angkutan umum. 2.4 Sistem Penjualan Penjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak lainnya tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan dalam mencapai sebuah tujuan perusahan yaitu memperoleh laba untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Beberapa para ahli mengemukakan tentang deinisi penjualan antara lain : Menurut M. Narafin (2006:60) Penjualan adalah proses menjual, padahal yang dimaksud penjualan dalam laporan laba-rugi adalah hasil menjual atau hasil penualan (sales) atau jualan. Sedangkan menurut Kusnadi (2009:19) Penjualan (sales) adalah sejumlah uang yang dibebankan kepada pembeli atas barang atau jasa yang dijual. Dari penjelasan diatas dapat disimpukan bahwa penjualan adalah suatu proses pembuatan dan cara untuk mempengaruhi pribadi agar terjadi 21

15 pembelian (penyerahan) barang atau jasa yang ditawarkan berdasarkan harga yang telah disepakati oleh kedua belah pihak yang terkait baik dibayar secara tunai maupun kredit. Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan baik produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai atau dalam pelaksanaannya terdapat banyak kesalahan atau kecurangan Jenis dan Bentuk Penjualan Menurut Basu Swasta dalam buku Manajemen Penjualan terdapat beberapa jenis penjualan yang biasa dikenal dalam masyarakat diantaranya adalah: 1. Trade Selling Penjualan yang terjadi bilamana produsen dan pedagang besar memperhasilkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distribusi produk mereka. Hal ini melibatkan kegiatan promosi perdagangan, persediaan dan produk yang baru, jadi titik beratnya adalah para penjual melalui penyalur bukan pada penjualan ke pembeli akhir. 2. Missionary Selling Ditingkatkan dengan mendorong pembeli untuk membeli barang dari penyalur perusahaan. 22

16 3. Technical Selling Berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasihat kepada pembeli akhir dari barang dan jasa. 4. New Business Selling Berusaha membuka transaksi baru dengan membuat calon pembeli menjadi pembeli seperti halnya yang dilakukan perusahaan asuransi. 5. Responsive Selling Setiap tenaga penjual diharapkan dapat memberikan reaksi terhadap permintaan pembeli melalui Roote driving and Retaining, jenis penjualan ini tidak akan menciptakan penjualan yang besar, namun akan terjalin hubungan pelanggan yang baik yang menjurus pada pembelian ulang. Selain itu terdapat berbagai macam transaksi penjualan yang dapat diklasifikaikan sebagai berikut : 1. Penjualan Secara Tunai Penjualan yang bersifat Cash and Carry dimana penjualan setelah terjadi kesepakatan harga antara penjual dengan pembeli, pembeli langsung menyerahkan pembayaran secara tunai dan biasa langsung dimiliki oleh pembeli. 2. Penjualan Kredit 23

17 Penjualan non cash dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan. 3. Penjualan Secara Tender Penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka tender. 4. Penjualan Ekspor Penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang yang biasanya menggunakan fasilitas Letter of Credit (LC). 5. Penjualan secara Konsiyasi Penjualan barang secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai penjualan apabila barang tersebut tidak terjual maka akan dikembalikan pada penjual. 6. Penjualan secara Grossir Penjualan yang dilakukan tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang perantara yang menjadi perantara pabrik atau importir dengan pedagang eceran Faktor yang Mempengaruhi Penjualan Dalam kenyataanya sebuah kegiatan penjualan sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor baik dari dalam maupun dari luar, beberapa faktor tersebut antara lain : 24

18 1. Kondisi dan Kemampuan Pasar Disini penjual harus dapat meyakinkan pembeli agar berhasil mencapai sasaran penjualan yang diharapkan untuk maksud tertentu, penjual harus memahami beberapa masalah penting yang sangat berkaitan yaitu : a. Jenis dan karakteristik barang yang ditawarkan. b. Harga pokok. c. Syarat penjualan seperti pembayaran, perantaraan garansi dan sebagainya. 2. Kondisi Pasar Hal yang diperhatikan pada kondisi pasar antara lain : a. Jenis pasarnya, apakah pasar konsumen, pasar industri, pasar pemerintah atau pasar internasional. b. Kelompok pembeli dan segmen pasarnya. c. Daya beli. d. Frekuensi pembeliannya. e. Keinginan dan kebutuhan. 3. Modal Apakah modal kerja perusahaan mampu untuk mencapai target penjualan yang dianggarkan seperti untuk : 25

19 a. Kemampuan untuk membiayai penelitian pasar yang dilakukan. b. Kemampuan membiayai usaha-usaha untuk mencapai target penjualan. c. Kemampuan membeli bahan mentah untuk dapat memenuhi target penjualan. 4. Kondisi Organisasi Perusahaan Pada perusahaan besar, biasanya masalah penjualan ditangani oleh bagian penjualan. Lain halnya dengan perusahaan kecil, dimana masalah penjualan ditangani oleh orang yang juga melakukan fungsi-fungsi lain. 2.5 Sistem yang Digunakan Starbucks Coffee Dalam kelangsungan usahanya, Starbucks Coffee selalu mengutamakan kepentingan pelanggannya. Karena pelanggan adalah faktor terpenting dari kelangsungan dari bisnis tersebut. Berikut siklus pendapatan di Starbucks yaitu : 1. Menerima pesanan (Makanan, minuman, merchandise dan barang dagangan lainnya) dari pelanggan. 2. Memasukan pesanan tersebut kedalan Point OF Sales (POS). 3. Meminta jenis pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan sesuai harga yang tercantum dalam POS, tidak melayani penjualan kredit karena Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales. 26

20 4. Memproses pesanan pelanggan setelah pembayaran. 5. Memberikan pesanan ke pelanggan dan mengucapkan terima kasih. Berikut yang termasuk golongan kas di Starbucks terdiri atas : 1. Uang Tunai (Uang kertas dan uang logam) Uang tunai adalah seluruh alat pembayaran yang sah dan wajib diterima oleh siapa saja sebagai alat pembayaran. Pembayaran ini dominan dilakukan di Store Starbucks. 2. Dana yang tersedia di Bank Maksud dari dana yang tersedia di bank adalah simpanan yang setiap saat dapat diambil dan dikeluarkan untuk pembayaran. Pembayaran dari provider bank para pelanggan atas transaksi pembelian baik menngunakan kartu kredit maupun debit ke akun rekening Starbucks menggunakan edisi payment. 3. Cek perusahaan/ Voucher Starbucks merupakan anak dari PT Mitra Adi Perkasa (MAP) yang mengeluarkan beberapa alat pembayaran senilai dengan nominal uang tunai, antara lain voucher yang dapat dijadikan alat bayar adalah : a. Pecahan Rp dengan format MAPTXXXXXX b. Pecahan Rp dengan format MAPLXXXXXX c. Marketing Voucher/ Recovery Voucher dengan senilai minuman kecil/ tall (12oz). 27

21 d. Other Voucher senilai Rp (Voucher ini sudah tidak beredar dipasaran, tetapi jika ada yang menggunakan boleh diterima). 4. Starbucks Card Cara pembayaran yang melakukan deposit terlebih dahulu (sama seperti flaz) adalah cara pembayaran yang masih terbilang baru. Banyak keuntungan dan kelemahan dalam sistem ini. Akan tetapi, pihak Starbucks menyeimbanginya dengan Promo yang menarik. Seperti buy one get one free, buy 10 drinks all size free one drink grande size, buy 8 whole bean free one whole bean core dan masih banyak lainnya setiap bulannya. Pengisian ulang/ Top up kartu ini dimulai dari Rp sampai Rp dengan pencatatan akuntansi pusat : Jurnal pengisian kartu (tercatat dari pusat ) : Cash Starbucks Card/ Deposit Jurnal pembelian produk : Starbucks Card/ Deposit Merchandise Inventory SIA Pemrosesan Data Terpusat semua pemrosesan data dilakukan oleh satu atau lebih computer besar yang ditempatkan di 28

22 sebuah lokasi pusat yang melayani para pengguna seluruh Starbucks Card dengann figur : Gambar 2.5 Flow Chart Sistem Proses Data Terpusat Starbucks Starbucks Mall Puri Indah Starbucks Card Customer Service Sumber Daya layanan Komputer Akuntansi Keuangan Sumber : Dataa diolah oleh Penulis Data, Informasi, Pembebanan kembali Biaya 29