BAB II KAJIAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II KAJIAN PUSTAKA 2. Kajian Pustaka 2.1 Landasan Teori Pengertian Prosedur Prosedur adalah rangkaian atau langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan kegiatan atau aktivitas, sehingga dapat tercapainya tujuan yang diharapkan secara efektif dan efesien, selain itu prosedur juga dapat memudahkan para pekerja dalam menyelesaikan suatu masalah secara terperinci sesuai dengan jangka waktu yang sudah ditentukan sebelumnya. Lebih tepatnya, kata ini bisa mengindikasikan rangkaian aktivitas, tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, perhitungan-perhitungan dan proses-proses, yang dijalankan melalui serangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan, suatu produk atau sebuah akibat. Sebuah prosedur biasanya mengakibatkan sebuah perubahan. Ada berbagai pendapat telah dikemukakan oleh para ahli tentang pengertian prosedur. Seperti pengertian yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001 : 5) mendefinisikan : Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Didalam suatu sistem, biasanya terdiri dari beberapa prosedur dimana prosedur-prosedur itu saling terkait 4

2 dan saling mempengaruhi. Akibatnya jika terjadi perubahan maka salah satu prosedur, maka akan mempengaruhi prosedur-prosedur yang lain Jenis-Jenis Prosedur Menurut Baridwan (1998 : 35), prosedur dapat dibagi menjadi dua jenis berdasarkan sifatnya, yaitu : a. Prosedur Umum Yang termasuk prosedur umum yaitu prosedur-prosedur yang menyangkut bidang-bidang yang bersifat umum (general) dan berlaku secara nasional yang menjadi tanggung jawab manajer atas, seperti : 1) Bidang Keuangan : prosedur permintaan uang, prosedur penggunaan devisa, prosedur pembayaran luar negeri dan lain-lain. 2) Prosedur kepegawaian : baik bagi pegawai negeri sipil, maupun pegawai negeri angkatan bersenjata. 3) Bidang pengadaan barang pemerintah. b. Prosedur Khusus Prosedur khusus atau prosedur local yaitu prosedur yang dibuat dan hanya berlaku secara local artinya untuk lingkungan tertentu, yang menjadi tanggung jawab manajer di tempat itu. Prosedur semacam ini dapat juga merupakan bagian dari prosedur umum, yang hanaya berlaku dengan pertimbangan tertentu pula. 5

3 2.1.3 Manfaat Prosedur Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan suatu prosedur yang baik seperti yang dikatakan oleh Baridwan (1998 : 37), yaitu : a. Untuk mempermudah karyawan dalam melakukan pekerjaannya, b. Agar tidak terjadi kesalahan dalam melakukan tugas-tugas dan pekerjaannya Penjualan 1. Definisi Penjualan Sebenarnya definisi penjualan ini cukup luas. Beberapa ahli menyebutkan sebagai ilmu dan beberapa yang lain menyebutkannya sebagai seni. Pada pokoknya, istilah menjual dapat diartikan sebagai berkit : a. Ilmu dan seni (dalam) mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkannya Swastha (1999:8). b. Ada definisi lain tentang penjualan yang dikemukakan oleh Nickels yang menyebutkan dalam istilah penjualan tatap muka (personal selling). Pendapatnya seperti yang dikutip oleh Swastha (1999:10), yaitu penjualan tatap muka adalah interaksi antar individu, saling bertemu muka yang ditujukan untuk menciptkan, memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak lain. 6

4 2. Tujuan Penjualan Swastha (1999:8) juga menjelaskan tujuan dari kegiatan penjualan perusahaan, yaitu : a. Penjualan bertujuan untuk menyampaikan barang kebutuhan bagi mereka yang memerlukannya. b. Berdasarkan praktek penjualan dewasa ini, tujuan utama penjualan adalah untuk memperoleh keuntungan. Keuntungan ini jatuh pada kaum produsen,grosir dan lembaga-lembaga penjualan lainnya. Hal ini terutama terjadi pada produsen besar dan pedagang yang berperan dalam pemasaran brang-barang industri. c. Masalah penjualan bagi pengusaha kecil lebih dari sekedar mencari keuntungan tapi mengenai hidup atau matinya perusahaan. 3. Jenis-jenis Penjualan Para ahli memberikan pendapat yang berbeda-beda mengenai jenis-jenis penjualan, beberapa diantaranya yaitu : a. Berdasarkan Modul Non Komputer I Wearnes : Administrasi Penjualan (2005 : 1), jenis-jenis penjualan dapat dibedakan berdasarkan cara pembayaran oleh pembeli atas barang yang dibelinya dari penjual, yaitu : 1) Penjualan Tunai Penjualan tunai merupakan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan dimana melakukan pembayaran lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli. 7

5 2) Penjualan Kredit Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, perusahaan akan mengadakan analisis terhadap dapat tidaknya pembeli tersebut diberi piutang. b. Swastha (1999: ) membagi kegiatan penjualan menjadi beberapa jenis-jenis penjualan yang didasarkan pada cara penjualan yang dilakukan produsen, yaitu : 1) Penjualan Langsung Penjualan langsung merupakan cara penjualan dimana penjual langsung berhubungan/berhadapan/bertemu muka dengan calon pembeli atau langganannya. Penjualan langsung ini dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : a) Penjualan melalui toko Penjualan melalui toko biasanya berbentuk eceran, meskipun tidak menutup kemungkinan penjualan secara partai besar. Contoh barang yang ditawarkan penjual ditetapkan di toko. Oleh karena itu, semua transaksi antara penjual dan pembeli terjadi di toko. b) Penjualan di luar toko Penjualan di luar toko dapat dilakukan oleh wiraniaga dari sebuah perusahaan, oleh para pedagang 8

6 kaki lima ataupun oleh penjaja keliling yang menawarkan barangnya ke rumah-rumah konsumen. Jadi transaksi jual belinya terjadi diluar toko atau dirumah konsumen. 2) Penjualan tidak langsung Penjualan tidak langsung merupakan penjualan yang tidak menggunakan individu atau tenaga-tenaga penjualan. Karena penjual atau produsen tidak berhadapan langsung dengan calon pembeli atau pelanggannya, maka transaksi penjualan dilakukan melalui : a) Penjualan melalui surat atau pos Penjualan melalui surat atau pos umumnya terjadi karena konsumen tertarik membeli produk yang ditawarkan melalui iklan atau catalog dan kemudian konsumen mengirimkan formulir pesanan yang disediakan melalui pos. b) Penjualan melalui telepon Kadang-kadang pembeli menginginkan agar pesanannya cepat sampai atau cepat diterima oleh penjual. Untuk maksud tersebut dapat dilakukan dengan telepon. c) Penjualan Konsinyasi Dalam Modul Non Komputer 2 Wearnes: Pelaksanaan Perdagangan Ekspor Impor (2005 : 3), terdapat keterangan mengenai jenis penjualan 9

7 berdasarkan cara penjualannya oleh produsen yaitu penjualan konsinyasi. Penjualan konsinyasi merupakan penjualan dimana perusahaan menitipkan barang kepada perantara untuk dijual kepada pembeli dengan harga yang ditetapkan oleh perusahaan. Setelah barang-barang terjual maka barulah pembayarannya akan dilakukan oleh perantara kepada perusahaan. Jika barang tidak terjual maka perantara akan mengembalikan barang tersebut kepada perusahaan. c. Swastha (1999 : 11-14) juga membagi kegiatan penjualan menjadi beberapa jenis berdaasarkan tugas penjualan yang dilakukan oleh wiraniaga, yaitu : 1) Trade Selling Trade Selling dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan kegiatan promosi, persediaan dan produk baru. Jadi titik beratnya adalah pada penjualan melalui penyalur dari pada penjual ke pembeli akhir. Wiraniaga untuk jenis penjualan ini disebut merchandising salesman. 2) Missionary Selling Dalam Missionary Selling, penjualan berusaha ditingkatkan dengan mendorong pembeli untuk membeli barang-barang 10

8 dari penyalur perusahaan. Di sini, wiraniaga cenderung pada penjualan untuk penyalur. Jadi, wiraniaga sendiri tidak menjual secara langsung produk yang ditawarkan. Pada jenis penjualan ini, wiraniaga disebut detail man. 3) Technical Selling Technical Selling berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasehat kepada akhir dari barang dan jasanya. Dalam hal ini, tugas utama wiraniaga adalah mengidentifikasi dan menganalisis masalah-masalah yang dihadapi pembeli, serta menunjukkan bagaimana produk atau jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut. Wiraniaga untuk jenis penjualan ini disebut sales engineer. 4) New Business Selling New Business Selling berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahaan asuransi. Wiraniaga untuk penjualan ini disebut pioneer product salesman. 5) Responsive Selling Setiap tenaga penjual diharapkan dapat memberikan reaksi terhadap permintaan pembeli. Dua jenis penjualan utama disini adalah route driving dan retailing. Jenis penjualan ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlampau besar 11

9 meskipun layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dan menjurus kepada pembelian ulang. 4. Bagian-Bagian Yang Terkait Dalam Kegiatan Penjualan Dalam Modul Non Komputer : Administrasi Penjualan (2005 : 1), diberikan beberapa bagian yang terlibat dalam kegiatan penjualan, yaitu : a. Bagian penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut : 1) Mengawasi semua pesanan yang terima 2) Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman dan melengkapi informasi yang kurang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman. 3) Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit jika terjadi penjualan kredit. 4) Menentukan tanggal pengiriman dari gudang kemudian akan dilakukan pengiriman. 5) Membuat surat order pengiriman dan back order beserta tembusan-tembusannya. 6) Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan yang belum terpenuhi. 7) Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barangbarang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial untuk bagian piutang. 12

10 b. Bagian Kredit Setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat memberikan persetujuan, bagian kredit memerlukan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan waktu membayarnya. c. Bagian Gudang Bertugas untuk menyimpan barang dan meyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat order pengiriman. Barangbarang ini diserahkan kepada bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirim kepada pembeli. d. Bagian Pengiriman Bertugas untuk mengirimkan barang-barang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat pengiriman yang sah. Selain itu juga bertugas untuk mengirimkan barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan. e. Bagian Billing, tugasnya yaitu : 1) Membuat faktur penjualan dan tembusannya. 2) Menghitung biaya kirim dan pajak pertambahan nilai 3) Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitunganperhitungan dalam faktur. 13

11 f. Bagian Akuntansi Bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi kredit atau pendapatan dari penjualan kredit serta membuat laporan penjualan Pengertian Kendaraan Bermotor Kata kendaraaan bermotor terdiri dari dua kata yaitu kata kendaraan dan motor. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001 : 756), pengertian kendaraan adalah sesuatu yang digunakan untuk dikendarai atau dinaiki. Sedangkan motor menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001 : 756), pengertiannya adalah mesin yang menjadi tenaga penggerak Pengertian Leasing Menurut Hart dan Staplaton (2002 : 504), pengertian leasing adalah suatu praktek dimana perusahaan (perorangan) dalam melanjutkan usahanya dapat memakai peralatan atau pabrik tanpa harus membeli peralatan atau pabrik tersebut. 14

12 2.1.7 Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahasa pemrograman. Menurut Drs Suarga (2006:23), Flowchart adalah unit symbol gambar (chart) yang menunjukan aliran (flow) dari proses terhadap data. Menurut Abdul kadir (2004:5), Menyatakan bahwa Flowchart atau diagram alir adalah suatu gambar yang menjelaskan urutan pembacaan data, pemrosesan data, pengambilan keputusan akhir dan penyajian hasil pemerosotan data Jenis-Jenis Flowchart Ada 5 jenis flowchart diantaranya: 1. Bagan alir sistem (systems flowchart). Bagan alir sistem (System flowchart) dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini 15

13 menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. 2. Bagan alir dokumen (document flowchart). Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusantembusannya 3. Bagan alir skematik (schematic flowchart). Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya. 4. Bagan alir program (program flowchart). Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara 16

14 logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika program. Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram. 5. Bagan alir proses (process flowchart). Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur Simbol Flowchart 1. Simbol Input/Output Menyatakan proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya. 2. Simbol Punched Card Menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu. 17

15 3. Simbol Magnetic Tape Menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis. 4. Simbol Disk Storage Menyatakan input berasal dari dari disk atau output disimpan ke disk. 5. Simbol Document Mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer). 18

16 6. Simbol Display Mencetak keluaran dalam layar monitor. 2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnnya Luh Anta Kusuma Dewi (2013) menjelaskan tentang Prosedur Penjualan Kendaraan Bermotor pada PT. Astra Internasional, TBK (Toyota Auto 2000) Cabang Denpasar. Dalam pembahasan hasil sebelumnya penulis hanya menjelaskan secara singkat prosedur penjualan tanpa membuat flowchart. 19