KEEFEKTIFAN PENULISAN SURAT RESMI DI UNIT KEGIATAN MAHASISWA KSR PMI PROKLAMATOR UNIVERSITAS BUNG HATTA

Transkripsi

1 KEEFEKTIFAN PENULISAN SURAT RESMI DI UNIT KEGIATAN MAHASISWA KSR PMI PROKLAMATOR UNIVERSITAS BUNG HATTA Eggi Putra Murdi 1), Dainur Putri 2), Romi Isnanda 2) 1 Mahasiswa Program Studi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia 2 Dosen ProgramStudi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, Jurusan Bahasa dan Seni FakultasKeguruandanIlmuPendidikan Universitas Bung Hatta Eggiputramuurdi@ymail.com Abstract This research is motivated.there are still many mistakes in writing an official letter like writing sentence structure, use ofeyd, and choice of words. The purpose of this study to describe the effectiveness of writing a formal letter in the Student Activity Unit KSR PMI Proklamator Bung Hatta University which includes the choice of words and sentence structure. The theory wasdescribed by Semi Atar M. (2009). This type of research is qualitative research using descriptive method. Data was collected by collecting sheet official letter about national activities made by KSR PMI Proclaimers are ready to be analyzed: (1) marks the errors associated with the official letter written by members of KSR PMI Proclaimers, (2) record and classify types of errors related with: part of letters and language of the letter, (3) analyze the content based on the theory describing the official letter or letter format. Based on data analysis, it is concluded that some mistakes in the choice of words and sentence structure.sentence structure are: (1) The presence of the writing of the date of the letter, (2) writing the address, (3) The core paragraph in an official letter, (4) In the closing paragraph structure is incomplete. While the choice of words are: (1) Waste words on writing ladder letters, (2) must be considered in usingpunctuation for abbreviation mail address, (3)Paragraphcore effectiveness of sentences have errors in the choice of words because the words are not right (4) The choice of words in the closing paragraph, it still less precise and complete. The writer shouldpay attention the completeness and the choice of words for the meaning in the cover letter, the analysis of the data that has been said above.in conclusion,writing in a formal letter is a letter out on KSR PMI Proclaimers Bung Hatta University has not been effective, both at The core and The cover of opening paragraph. Keyword:Effectiveness,writing, an official letter PENDAHULUAN Komunikasi dapat dibedakan atas dua macam, yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tulis. Komunikasi lisan berlangsung cepat, tanpa alat bantu, kesalahan dapat langsung dikoreksi, serta dibantu dengan gerak tubuh dan mimik muka. Sedangkan komunikasi tertulis yakni mempunyai bukti tertulis, dapat disajikan lebih matang atau bersih, dasar

2 hukumnya kuat, serta sulit dimanipulasi. mengatakanbahwamenulismerupakansuatu Salah satu bentuk komunikasi tertulis keterampilanberbahasa dipergunakanuntukberkomunikasisecaratid aklangsungtidaksecaratatapmukadengan orang lain. Semi (2 009: 203) mengatakanbahwasuratmerupakansaranako nsalahsatualatkomunikasitertulisuntukmen munikasidalambentuktertulis yampaikaninformasikepadasatupihakkepih ak lain. Menurut Semi (2003: 203) suratmerupakansaranakomunikasidalambe ntuktertulis berupapemberitahuan, berupapemberitahuan, pertanyaan, sikap, dan lain-lain ditulisataudikeluarkanolehseseorangatauol ehsuatuorganisasi. pertanyaan, sikapdan lain- lain SedangkanmenurutYunisa (2010: 1) adalah surat. Salah satu bentukaktivitaskomunikasitertulisadalahsur atmenyuratataukorespondesi.suratmerupaka ditulisataudikeluarkanolehseseorangatauol ehsuatuorganisasi. Menulismerupakansalahsatudariem pataspekketerampilanberbahasayaitumenyi mak, berbicara, membaca, danmenulis.rusyan( dalamgani, 1997:7) mengemukakanbahwamenulisadalahkema mpuanmenggunakanpolapolabahasadalampenyaimpaiannyasecarate rtulisuntukmengungkapkansuatugagasanat suratmerupakanalatkomunikasitertulis berfungsiuntukmenyampaikanpesandarisua tupihakkepadapihaklainnya, baikatasnamasendirimaupunatasnamajabat annyadalamsebuahorganisasi, instansiataupunperusahan. Pesaninidapatberupalaporan, tuntunan, pengumuman, pemberitahuan, pernyataan, dansebagainya. auperasaan. SedangkanmenurutTarigan Berdasarkanhasilobservasidanwaw (2005: 03) ancara dilakukandengansekretaris

3 KSR PMI ProklamatorUnitUniversitas Bung Hatta, yaitusaudarizusaridonapadatanggal 06 Maret 2015 diperolehinformasibahwaadakekuranganya ng dialamisekretarismaupunanggotadalam menulissuratresmi. Hal inidisebabkankarena banyak anggota memiliki jurusan berbeda-beda dan kurangnyaketelitiandarisekretarismaupuna nggotadalam membuat surat resmi denganmenerapkanpenggunaansurat, kalimatefektif, perhatiansekretaristerhadappenulisansurat baikdanbenar. Maka dari itu beragamlah bentuk surat resmi dikeluarkan oleh KSR PMI Proklamator. Berdasarkanuraiantersebutmakapenuli stertarikuntukmengetahuisejauhmanakema mpuansekretarismaupunanggotadalammen ulissuratresmidenganjudulpenelitian KeefektifanPenulisanSuratResmi di Unit KegiatanMahasiswa KSR PMI ProklamatorUniversitas Bung Hatta. METODOLOGI PENELITIAN Jenispenelitian digunakandalampenelitianiniadalahpeneliti ankualitatif.menurutbodgandan Taylor (dalammoleong, 2008: 4) mendefenisikanbahwapenelitiankualitatifm erupakanprosedurpenelitiankualitatifmerup akanprosedurpenelitian menghasilkan data deskriptifbarupa kata-kata tertulisataulisandari orang-orang danperilaku diamati. Data dalampenelitianiniadalahlembaransuratres mi dikeluarkanoleh unit kegiatanmahasiswa KSR PMI ProklamatorUniversitas Bung Hatta, menjadiobjekpenelitianadalah kumpulan arsip surat resmi dikeluarkan KSR PMIProklamatorUniversitas Bung Hatta dari bulan November 2014 sampai Februari 2015 ada 10 surat. Instrumenpenelitianadalahpenelitis endiri, peneliti akan mengumpulkansuratresmi

4 telahdibuatoleh KSR PMI ProklamatorUniversitas Bung Hatta pada kegiatan nasional dibulan November 2014 sebanyak15surat. Karena banyak kesalahan dalam membuat surat resmi akan dikeluarkan oleh KSR PMI Proklamator. Hal ini disebabkan karena surat akan dikeluarkan oleh KSR PMI Proklamator mengundang lembaga di dalam kampus maupun lembaga terdapat di luar kampus Universitas Bung Hatta. Dalampengumpulan data teknik kesalahan berhubungan dengan surat resmi ditulis anggota KSR PMI Proklamator. (2) Menc atat dan mengelompokan jenis kesalahan berhubungan dengan: bagian bagian surat dan bahasa surat. (3) Menganalisis isi mendeskripsikan surat resmi berdasarkan teori atau format surat. Dimana dalam menganalisisnya format di pakai adalah format surat bentuk lurus (4) Menyimpulkan hasil analisis data. digunakanadalahdengancara MenurutMoleong (2002: 178), mengumpulkan lembaran surat resmi teknikpengujiankeabsahan data tentang kegiatan nasional dibuat oleh KSR PMI Proklamator siap untuk dianalisis. Di sini peneliti harus menyampaikan tujuan jelas kepada pihak KSR PMI Proklamator merupakanusahauntukmeningkatkanderajat kepercayaan data. Hal inimerupakanfaktor sangatmenentukandalammelaksanakanpen elitiankualitatif.teknikpengujikeabsahan mengumpulkan lembaran surat resmi data akan diteliti sehingga tidak ada lagi digunakanadalahtekniktriangulaasi, Teknik kesalahan dalam membuat surat resmi. Langkah-langkah dilakukandalammenganalisis data adalahsebagaiberikut: (1) Menandai Triangulasi pemeriksaan data memanfaatkan suatu lain di luar data untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Teknik

5 dapat dilaksanakan dengan cara (1) menunjukkan kepada para ahli bahasa (2) melakukan pengamatan tambahan di lapangan agar data di dapatkan lebih lengkap. Dalam hal ini penulis meminta kesedian Bapak Rio Rinaldi S.P.d, M.P,d. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 1.1 Dekripsi Data Sesuai dengan fokus penelitian maka data dideskripsikan pada bagian ini adalah mengenai keefektifan penulisan surat resmi di unit kegiatan mahasiswa KSR PMI Proklamator Universitas Bung Hatta di bulan pada saat kegiatan nasional. Surat Resmi dimaksudkan dalam penelitian ini adalah surat keluar ditulis oleh anggota KSR PMI Proklamator Universitas Bung Hatta, sedangkan bagian dianalisis adalah keefektifan kalimat terdapat pada paragraf pembuka, paragraf inti dan paragraf penutup. Keefektifan di lihat dari: (a) struktur kalimat, dan (b) pilihan kata. Sesuai dengan data diperoleh, jumlah surat ke luar ada pada kegiatan Nasional bulan November 2014 adalah sebanyak 15 surat. Untuk mengklasifikasi kesalahan kesalahan ditemukan dalam penulisan surat keluar di KSR PMI Proklamator Unit Universitas Bung Hatta dapat diperhatikan sebagai berikut: Keefektifan Surat 1 Peminjaman Surat 1 memiliki Nomor 001/NASIONAL I /KSR PMI Prok/UBH/XI tanggal 05 November 2014 dengan perihal mengenai Peminjaman. Untuk memperhatikan keefektifan penulisan isi surat keluar ini diuraikan sebagai berikut: Data(1) 1 adalah penulisan tanggal surat dapat dilihat pada kutipan surat yaitu: Padang, 05 November 2014 Kesalahan pada data 1 terdapat pada Padang, 05 November 2014 sebaiknya nama kota dihilangkan karena sudah ada di kepala surat. Perbaikan dapat dilihat pada kalimat:

6 05 November 2014 Data(2) 2 adalah alamat surat dapat dilihat pada kutipan surat yaitu: Yth, Rektor Universitas Bung Hatta Universitas akan digunakan untuk kegiatan Pembukaan akan digunakan pada: Hari/tanggal : Sabtu/ Pukul : WIB s/d Selesai Kesalahan pada data 3 terdapat pada kalimat Se-Indonesia diawali dengan Kesalahan pada data 2 tedapat pada Yth, Rektor Universitas Bung Hatta tanda pemisahnya di beri tanda koma seharusnya di beri tanda titik karena singkatan Yth. Rektor Universitas Bung Hatta. Perbaikan dapat dilihat pada kalimat: Yth. Rektor Universitas Bung Hatta Data(3) 3 paragraf inti dapat dilihat pada kutipan surat yaitu: Sehubungan dengan diadakannya kegiatan Pelatihan Pertolongan Pertama dan Penyelamatan di Air Nasional I KSR PMI Perguruan Tinggi Se-Indonesia oleh KSR PMI Proklamator Unit Universitas Bung Hatta insyaallah akan dilaksanakan pada 20 s/d 30 November Oleh karena itu, kami selaku panitia ingin meminjam Balairung Caraka Gedung B huruf kecil karena masih ada dalam satu ruang lingkup seharusnya dibuat se- Indonesia, kalimat oleh karena itu dibuang saja karena pemborosan kata-kata, dan kalimat ingin dibuang saja karena meragukan pembaca. Perbaikan dapat dilihat pada kalimat: Sehubungan dengan diadakannya kegiatan Pelatihan Pertolongan Pertama dan Penyelamatan di Air Nasional I KSR PMI Perguruan Tinggi Se-Indonesia oleh KSR PMI Proklamator Unit Universitas Bung Hatta insyaallah akan dilaksanakan pada 20 s/d 30 November Kami selaku panitia ingin meminjam Balairung Caraka Gedung B Universitas akan digunakan untuk kegiatan Pembukaan akan digunakan pada: Hari/tanggal : Sabtu/ Pukul : WIB s/d Selesai

7 (Data 4) 4 paragraf penutup dapat dilihat pada kutipan surat yaitu: Demikianlah surat peminjaman ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih. Kesalahan pada data 4 tedapat pada kalimat kerjasama seharusnya di spasi agar jelas tujuan surat disampaikan dapat diganti dengan kerja sama. 5 adalah penulisan tanggal dapat dilihat pada kutipan surat yaitu: Padang, 27 November 2014 Kesalahan pada data 5 terdapat pada Padang, 27 November 2014 sebaiknya nama kota dihilangkan karena sudah ada di kepala surat. Perbaikan dapat dilihat pada kalimat: 27 November 2014 Perbaikannya dapat dilihat pada kalimat: Demikianlah surat permohonan ini kami kami buat. Atas perhatian dan kerja sama Bapak kami ucapkan terima kasih Keefektifan Surat 2 Perihal Pemberitahuan Surat 2 memiliki Nomor 041/NASIONAL I /KSR PMI Prok/UBH/XI-2014 tanggal 27 November 2014 dengan perihal mengenai Pemberitahuan. Untuk memperhatikan keefektifan penulisan isi surat keluar ini diuraikan sebagai berikut: Data(5) Data(6) 6 adalah alamat surat dapat dilihat pada kutipan surat yaitu: Yth, Direktorat Jenderal Pendidikan Kesalahan pada data 6 tedapat pada Yth, Direktorat Jenderal Pendidikan tanda pemisahnya diberikan koma seharusnya diberi tanda titik karena singkatan Yth. Ditrektorat Jenderal Pendidikan. Perbaikan dapat dilihat pada kalimat: Pendidikan Yth. Direktorat Jenderal

8 Data(7) 7 paragraf inti dapat dilihat pada kutipan surat yaitu: Sehubungan dengan diadakannya kegiatan Pelatihan Pertolongan Pertama dan Penyelamatan di Air Nasional I UKM KSR PMI Perguruan Tinggi Se-Indonesia oleh KSR PMI Proklamator Unit Universitas Bung Hatta insyaallah akan dilaksanakan pada Maret Oleh karena itu, kami selaku panitia ingin memberitahukan tersebut kepada Bapak/Ibu. Kesalahan pada data 7 terdapat pada kalimat Se-Indonesia, seharusnya diawali dengan huruf kecil karena masih ada dalam satu ruang lingkup seharusnya dibuat se-indonesia, kalimat oleh karena itu dibuang saja karena pemborosan kata-kata, dan kalimat ingin dibuang saja karena meragukan pembaca. Perbaikan dapat dilihat pada kalimat: Sehubungan dengan diadakannya kegiatan Pelatihan Pertolongan Pertama dan Penyelamatan di Air Nasional I KSR PMI Perguruan Tinggi se-indonesia oleh KSR PMI Proklamator Unit Universitas Bung Hatta insyaallah akan dilaksanakan pada Maret Kami selaku panitia memberitahukan dari Bapak/Ibu. (Data 8) 8 paragraf penutup dapat dilihat pada kutipan surat yaitu: Demikianlah surat pemberitahuan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih. Kesalahan pada data 8 tedapat pada kalimat kerjasama seharusnya di spasi agar jelas tujuan surat disampaikan dapat diganti dengan kerja sama. Perbaikannya dapat dilihat pada kalimat: Demikianlah surat pemberitahuan ini kami kami buat. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih Keefektifan Surat 3 Perihal Pemberitahuan Surat 3 memiliki Nomor 093/NASIONAL I /KSR PMI Prok/UBH/XI-2014 tanggal 27 November 2014 dengan perihal mengenai Pemberitahuan. Untuk memperhatikan keefektifan penulisan isi surat keluar ini diuraikan sebagai berikut: Data(9)

9 9 adalah penulisan tanggal dapat dilihat pada kutipan surat yaitu: Padang, 27 November 2014 Kesalahan pada data 9 terdapat pada Padang, 27 November 2014 sebaiknya nama kota dihilangkan karena sudah ada di kepala surat. Perbaikan dapat dilihat pada kalimat: 27 November 2014 Data(10) 10 adalah alamat surat dapat pada kutipan surat yaitu: Yth, Walikota Bukittinggi Kesalahan pada data 10 tedapat pada Yth, Walikota Bukittinggi tanda pemisahnya diberikan koma seharusnya diberi tanda titik karena singkatan Yth. Walokota Bukittinggi. Perbaikan dapat dilihat pada kalimat: Yth. Walikota Bukittinggi PEMBAHASAN Berdasarkan analisis telah dilaksanakan, maka disajikan pembahasan hasil penelitian mengenai Keefektifan Penulisan Surat Resmi di Unit Kegiatan Mahasiswa KSR PMI Proklamator Universitas Bung Hatta, maka secara garis besar surat-surat ke luar ini masih memiliki kelemahan dan kesalahan mengakibatkan kalimat tidak efektif surat, baik dari penyusunan struktur kalimat dan kelengkapan struktur kalimat maupun dari pemilihan kata-kata. Kalimat-kalimat ada paragraf pembuka kurang memiliki kejelasan dapat membingungkan pembaca. Kesalahan lainnya adalah kelengkapan kata-kata dalam kalimat pembuka seharusnya menyatakan latar penulisan surat dan sebab surat dikirimkan kurang diungkapkan dengan jelas. Keefektifan kalimat pada paragraf inti secara garis besar memiliki kesalahan dari segi kurang lengkapnya struktur kalimat disusun, menyebabkan kalimat kurang jelas, kalimat

10 digunakan tidak efektif dan kurang lugas. Ungkapan struktur kalimat bertele-tele dan penggunaan bahasa kurang tepat membuat isi surat tidak efektif dari segi struktur kalimat. Pada paragraf penutup ditemukan kesalahan menyebabkan kalimat tidak efektif dari segi struktur kalimat secara garis besar karena struktur kalimat penutup tidak lengkap menyebabkan kalimat digunakan dalam paragraf penutup berkesan kurang sopan. Analisis data berdasarkan fokus pemilihan kata menyatakan secara garis besar surat memiliki pilihan kata pada tepat dan kurang lengkap sehingga katakata muncul menjadi kurang lazim dan kurang sopan didengar. Berdasarkan analisis data telah dikemukakan diatas maka dapat disimpulkan bahwa penulisan surat resmi merupakan surat ke luar pada Unit Kegiatan Mahasiswa KSR PMI Proklamator Unit Universitas Bung Hatta ini masih belum efektif, baik pada paragraf pembuka inti maupun penutup. Hal ini berdasarkan dari analisi telah dilakukan oleh penulis surat ke luar. Dapat diperhatikan bahwa penulisan surat menggunakan format surat hampir sama paragraf pembuka kurang tepat, untuk satu surat lainnya. kemudian pada kalimat-kalimat ada di paragraf pertama ini juga terdapat pemborosan kata. Pada paragraf inti keefektifan kalimat memiliki kesalahan pada pemilihan kata karena terdapat katakata tidak tepat, terjadi pemborosan kata serta ditemui kata tidak sesuai EYD. Pilihan kata pada paragraf penutup, secara garis besar sebagian masih kurang Hal ini kemungkinan dapat mengakibatkan terulanya kesalahankesalahan pembuatan surat pada surat-surat keluar. Kesalahan ini tidak terlepas dari kemampuan anggota KSR PMI Proklamator Unit Universitas Bung Hatta bertugas dalam melakukan administrasi surat menyurat organisasi. Kemudian juga terjadi kelalaian dari

11 pimpinan tidak melakukan koreksi atau pemeriksaan hasil kerja dari anggotanya, sehingga surat-surat ke luar memiliki keefektifan patut untuk ditinjau kembali dan dapat mengeluarkan disimpulkan bahwa dari 40 data dianalisi, terdapat kesalahan-kesalahan pada pilihan kata dan struktur kalimat. Dari struktur kalimat meliputi: (1) terdapatnya kesalahan pada paragraf surat baik dengan struktur kalimat pembuka, (2) memiliki kesalahan dan pilihan kata sempurna. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian relevan tertera pada bab II yaitu Eza Dini Fitri (2010) mahasiswa Universitas Bung Hatta Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia berjudul Keefektifan Penulisan Surat Resmi Di Kantor Camat Kecamatan Kumun Debai Kota Sungai Penuh. Tempat penelitiannya di Kantor Camat Kecamatan Kumum Debai Kota Sungai Penuh. Sedang penelitian ini terdapat di Unit Kegiatan Mahasiswa Universitas Bung Hatta. PENUTUP Kesimpulan sama dari kejelasan, (3) pada paragraf penutup struktur kalimat pada garis besar tidak lengkap, sehingga terkesan kurang sopan. Sedangkan dari pilahan kata meliputi: (1) surat -surat ini memiliki pilihan kata pada paragraf pembuka kurang tepat dan terdapat pemborosan kata, (2) pada paragraf inti keefektifan kalimat memiliki kesalahan pada pemilihan kata karena terdapat kata-kata tidak tepat, (3) pilihan kata pada paragraf penutup, masi kurang tepat dan kurang lengkap seharusnya penulis surat memperhatikan kelengkapan dan pilihan kata digunakan untuk menyaimpaikan maksud dalam penutup surat. Berdasarkan analisis data Selanjutnya pada surat keluar ditemukan pada Bab IV, maka dapat tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa

12 penulisan surat resmi merupakan surat ke luar di Unit Kegiatan Mahasiswa KSR PMI Proklamator ini masih belum efektif baik dari isi pada paragraf pembuka inti maupun penutup. pemilihan kata karena terdapat kata-kata tidak tepat, (3) pilihan kata pada paragraf penutup, masi kurang tepat dan kurang lengkap seharusnya penulis surat memperhatikan kelengkapan dan pilihan kata digunakan untuk Saran Berdasarkan analisis data ditemukan pada Bab IV, maka dapat disimpulkan bahwa dari 40 data dianalisi, terdapat kesalahan-kesalahan pada pilihan kata dan struktur kalimat. Dari struktur kalimat meliputi: (1) terdapatnya kesalahan pada paragraf pembuka, (2) memiliki kesalahan sama dari kejelasan, (3) pada paragraf penutup struktur kalimat pada garis besar tidak lengkap, sehingga terkesan kurang sopan. Sedangkan dari pilahan kata meliputi: (1) surat -surat ini memiliki pilihan kata pada paragraf pembuka kurang tepat dan terdapat pemborosan kata, (2) pada paragraf inti keefektifan menyaimpaikan maksud dalam penutup surat. Selanjutnya pada surat keluar tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa penulisan surat resmi merupakan surat ke luar di Unit Kegiatan Mahasiswa KSR PMI Proklamator ini masih belum efektif baik dari isi pada paragraf pembuka inti maupun penutup. DAFTAR PUSTAKA Moleong, Lexy J MetodologiPenelitianKualitatif. Bandung: RemajaRosdakarya. Semi. M. Atar MenulisEfektif. Padang: Angkasa Raya. Tarigan. Hendry Guntur MenulisSebagaiSuatuKeterampila nberbahasa. Bandung: Angkasa Bandung. Yunisa SuratMenyuratdalamBahasa Indonesia. Jakarta :Kencana. kalimat memiliki kesalahan pada

13