MANUAL MUTU UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

Transkripsi

1

2 10 Juni 2009 MM-UII DAFTAR ISI hal BAB I KONSEP SISTEM MANAJEMEN MUTU 1.1. Pengertian Sistem Manajemen Mutu Pengertian Sistem Manajemen Mutu Prinsip Dasar SMM Lingkup SMM Tujuan SMM Perangkat dan Dokumen dalam SMM 2 BAB II SISTEM PENJAMINAN MUTU PERGURUAN TINGGI 2.1. Definisi Penjaminan Mutu Konsep Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Tujuan Penjaminan Mutu Sistem Penjaminan Mutu UII Prinsip Dasar Sistem Manajemen Mutu UII Butir-Butir Mutu UII Proses Manajemen Mutu UII Model SMM UII 7 BAB III ORGANISASI SMM UII 3.1. Struktur Organisasi UII Peran dan Kedudukan BPM Struktur Organisasi BPM Wewenang dan Tanggung Jawab BPM 10 Versi 2008 Revisi 0

3 10 Juni 2009 MM-UII Bab II IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU 2.1. Visi, Misi Universitas Islam Indonesia Kebijakan Mutu Sasaran Mutu Rencana Mutu Prosedur Mutu Prosedur Kerja Instruksi Kerja Wewenang dan Tanggung Jawab Pengendalian Dokumen Siklus SMM 17 BAB III MONITORING, EVALUASI, AUDIT, TINJAUAN MANAJEMEN DAN PERBAIKAN BERKELANJUTAN 3.1. Monitoring dan Evaluasi Audit Mutu Internal Tinjauan Manajemen Perbaikan Berkelanjutan 21 Versi 2008 Revisi 0

4 10 Juni 2009 MM-UII BAB I KONSEP SISTEM MANAJEMEN MUTU 1.1. Pengertian Mutu Mutu adalah kesesuaian dengan fungsi, tujuan dan standar yang ditentukan/berlaku, memenuhi persyaratan, harapan, dan kepuasan pelanggan dan stakeholders. Mutu lulusan sangat berkaitan dengan ciri khas yang diberikan dan menunjukkan kesiapan lulusan untuk berkarya sebagaimana diharapkan oleh pelanggan dan stakeholders. Mutu pendidikan di Universitas Islam Indonesia (UII) merupakan pencapaian Misi, Visi, Tujuan pendidikan dan Kompetensi lulusan UII sesuai dengan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, dan Rencana Mutu sebagai suatu Standar Mutu Akademik yang telah ditetapkan, yang mencakup aspek input, proses dan output yang didasarkan pada Nilai KeIslaman dan Keunggulan UII sebagai Rakhmatan lil alamin Pengertian Sistem Manajemen Mutu Sistem Manajemen Mutu (SMM ) adalah suatu sistem manajemen yang menjamin kesesuaian antara proses dengan output yang dihasilkan dan akan memberikan kepuasan kepada pelanggan dan stakeholders Prinsip Dasar SMM Pembangunan, penerapan dan pengembangan SMM menggunakan model siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan perbaikan/pengembangan yang berkelanjutan. Dalam penerapan SMM 9 (sembilan) prinsip dasar yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen adalah a. Komitmen terhadap mutu b. Fokus pada Pelanggan dan Stakeholders c. Kepemimpinan d. Melibatkan Semua Orang e. Pendekatan Proses f. Pengelolaan Manajemen Menggunakan Pendekatan Sistem g. Perbaikan/Peningkatan Berkelanjutan h. Pendekatan Fakta Dalam Pengambilan Keputusan i. Hubungan Kemitraan Yang saling Menguntungkan Versi 2008 Revisi 0 Halaman 1 dari 21

5 10 Juni 2009 MM-UII 1.4. Lingkup SMM Ruang lingkup penerapan SMM adalah seluruh bagian dalam lingkungan organisasi yang berkaitan dengan semua proses kegiatan inti dan proses-proses kegiatan-kegiatan penunjang lainnya Tujuan SMM Tujuan mengimplementasikan SMM adalah a. Untuk peningkatan kualitas akademik berkelanjutan b. Untuk memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik yang effektif dan effisien c. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat secara berkesinambungan d. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggungjawab (accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya 1.6. Perangkat dan Dokumen dalam SMM Untuk membangun, menerapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu yang konsisten dan berkelanjutan harus tersedia/memiliki perangkat sistem dari SMM yang terdokumentasi. Perangkat sistem dalam SMM terdiri a. Manual Mutu b. Kebijakan Mutu c. Sasaran Mutu d. Rencana Mutu e. Prosedur Mutu f. Prosedur Kerja g. Instruksi Kerja h. Wewenang & Tanggung Jawab i. Daftar Catatan Mutu Versi 2008 Revisi 0 Halaman 2 dari 21

6 10 Juni 2009 MM-UII BAB II SISTEM PENJAMINAN MUTU PERGURUAN TINGGI 2.1. Definisi Penjaminan Mutu Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Dengan demikian, penjaminan mutu pendidikan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan Konsep Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Pendidikan tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, apabila a. Mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif); b. Mampu memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek induktif), berupa kebutuhan kemasyarakatan (societal needs); kebutuhan dunia kerja (industrial needs); kebutuhan profesional (professional needs). Dengan demikian Perguruan Tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan, dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu sebagaimana diuraikan di atas Tujuan Penjaminan Mutu Tujuan Penjaminan Mutu adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan, yang dijalankan oleh Perguruan Tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan Tridharma (Caturdharma UII). Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui kegiatan penjaminan mutu yang dijalankan secara internal oleh Perguruan Tinggi, akan dikontrol melalui Monitoring dan Evaluasi Diri dan diaudit melalui kegiatan Audit Mutu lnternal. Dengan demikian, obyektivitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu pendidikan secara berkelanjutan di Perguruan Tinggi adpat diwujudkan. Versi 2008 Revisi 0 Halaman 3 dari 21

7 10 Juni 2009 MM-UII 2.4. Sistem Penjaminan Mutu UII Sistem Penjaminan Mutu UII, selanjutnya disebut SMM UII, merupakan bagian dari manajemen UII yang tidak terpisahkan dengan tanggung jawab pimpinan universitas, pimpinan fakultas, pimpinan jurusan/program studi, pimpinan unit ditingkat universitas, fakultas dan jurusan/program studi sebagai pengelola manajemen. Disain dan implementasi SMM UII didasarkan pada konsep Quality Management System (QMS) ISO , dengan berorientasi pada Misi, Visi dan Tujuan Universitas Islam Indonesia serta persyaratan pada Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. SMM UII dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin penerapan Sistem Jaminan Mutu pada bidang pendidikan dan pengajaran/akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat, dakwah Islamiyah dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu yang ditetapkan. Penerapan SMM ditingkat Universitas, Fakultas, Jurusan/Program Studi dan unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin kesesuaian dan kepastian terhadap Norma, Standar, Pedoman, Peraturan dan Manual (NSPPM) yang berlaku di UII, yang mencakup Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Rencana Mutu, Manual Mutu, Prosedur Mutu, peraturan akademik, kompetensi lulusan, proses pembelajaran, sumber daya manusia dan sumber daya lain, serta memenuhi harapan., persyaratan dan kepuasan pelanggan dan stakeholders UII. Penerapan SMM di UII dimaksudkan untuk memastikan kemampuan UII secara konsisten menghasilkan produk jasa pendidikan yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan pelanggan dan stakeholders, misi, visi dan tujuan UII, memenuhi persyaratan hukum yang berlaku dan memberikan kepuasan pada pelanggan dan stakeholders, peningkatan kinerja unit/lembaga, peningkatan proses yang berkelanjutan pada semua bagian di lingkungan Universitas Islam Indonesia 2.5. Prinsip Dasar Sistem Manajemen Mutu UII Pembangunan, penerapan dan pengembangan SMM UII menggunakan model siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan perbaikan/pengembangan yang berkelanjutan. Dalam penerapan SMM UII, terdapat 8+1 (delapan plus 1) prinsip dasar dan yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen UII adalah Versi 2008 Revisi 0 Halaman 4 dari 21

8 10 Juni 2009 MM-UII a. Fokus pada Pelanggan UII bergantung pada pelanggannya (mahasiswa), oleh karena itu hendaknya Pengelola UII memahami kebutuhan di saat ini dan di masa depan dari pelanggannya. Pimpinan UII berkewajiban untuk dapat memenuhi kebutuhan dan berusaha melampaui harapan pelanggannya. b. Kepemimpinan Pimpinan UII berkewajiban menetapkan kesatuan tujuan dan arah Perguruan Tinggi yang dipimpinnya. Pimpinan Perguruan Tingi hendaknya berkemampuan menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang kondusif bagi semua anggota organisasi sehingga mereka anggota organsasi yang dipimpinnya mampu melibatkan di-rinya secara penuh dalam mencapai tujuan UII. c. Melibatkan Semua Orang Semua anggota organisasi merupakan pelaksana inti di organsasi tersebut, tidak terkecuali di Organisasi UII. Tidak memandang, tingkatan anggota organisasinya, masing-masing berperan sesuai kemampuan yang dimilikinya oleh anggota tersebut. Keberhasilan UII dalam mencapai tujuannya berarti keberhasilan bersama bukan keberhasilan perorangan. Keterlibatan anggota organisasi Pendidikan Tinggi bergantung seberapa besar kemampuan mereka untuk berperan aktif dalam organisasi. Pelibatan penuh terhadap mereka pada organisasi akan menambah kemampuan manfaat organisasi itu sendiri. d. Pendekatan Proses Segala bentuk aktivitas Pendidikan Tinggi yang diselenggarakan oleh UII hendaknya diupayakan secara efisien. Agar efisiensi tercipta, maka segala bentuk aktivi-tas diupayakan selalu tercukupi dengan sumberdaya yang digunakan untuk melaksana-kan aktivitas tersebut. Oleh karena itu, serangkaian aktivitas kegiatan dan penggunaan sumber daya yang ada perlu dikelola sebagai sebuah proses, sehingga mudah dikenali untuk melakukan monitoring dan tindak lanjutnya. e. Pengelolaan Organisasi Menggunakan Pendekatan Sistem Penyelenggaraan pendidikan di UII bukan merupakan kegiatan satu unit fungsi saja, tetapi melibatkan dari satuan fungsi lainnya. Oleh karena itu, setiap pengelolaan aktivitas hendaknya dilihat sebagai suatu kesatuan proses yang terintegrasi dalam suatu sistem. Versi 2008 Revisi 0 Halaman 5 dari 21

9 10 Juni 2009 MM-UII f. Peningkatan Perbaikan Berkelanjutan Karena setiap proses dipandang sebagai suatu siklus, maka tahap-tahap dari siklus tersebut hendaknya selalu ditinjau ulang dalam rangka untuk mengupayakan proses aktivitas yang efisien. Upaya perbaikan proses ini, perlu didokumentasikan sehingga upaya perbaikan yang dilakukan dapat dipantau capaiannya. Sehingga hasil perbaikan yang dilakukan dapat meningkat dibanding dari hasil perbaikan yang sebelumnya. g. Pendekatan Fakta dalam Pengambilan Keputusan Setiap Keputusan atau kebijakan yang diambil oleh Pengelola UII hendaknya didasarkan analisis data dan informasi fakta yang akurat. Sehingga Sistem Informasi yang berbasis teknologi sangat membantu dalam mengolah fakta dan data menjadi informasi yang menjadi dasar untuk pengambilan keputusan. h. Hubungan Kemitraan yang saling Menguntungkan UII merupakan organisasi yang banyak berhubungan dengan organisasi lainnya, baik organisasi bisnis, masyakarat, instansi pemerintah maupun organisasi sesa-manya. Hal ini perlu disadari oleh Pengelola UII, sehingga Pengelola Per-guruan Tinggi hendaknya dapat menjalin kerjasama atau kemitraaan dengan pihak luar organisasinya yang didasarkan pada suatu hubungan saling menguntungkan dan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah bagi organisasi masing-masing. i. Komitmen Terhadap Mutu Mutu menjadi prioritas utama dalam semua kegiatan yang dilakukan UII. Mutu menjadi tanggung jawab semua pihak sesuai fungsi dan kedudukannya di UII. Komitmen menjadi kunci keberhasilan penerapan Sistem Manajemen Mutu. Komitmen bukan sekedar dukungan saja tetapi lebih jauh berkaitan dengan tanggung jawab, tindakan dan mau terlibat didalam penerapan sistem manajemen mutu tersebut. Komitmen dicontohkan oleh pimpinan dan disosialisasikan serta diaktualisasi oleh semua civitas akademika UII. Komitmen terhadap mutu ditunjukan dengan memberikan yang terbaik, melakukan dengan yang terbaik dan menghasilkan yang terbaik Butir-Butir Mutu UII Sebagaimana dikemukakan di atas, UII memilih dan menetapkan sendiri standar mutu pendidikan tinggi untuk tiap Program Studi. Pemilihan dan penetapan standar itu dilakukan dalam sejumlah aspek yang disebut butir-butir mutu, di antaranya Versi 2008 Revisi 0 Halaman 6 dari 21

10 10 Juni 2009 MM-UII a. Kurikulum program studi; b. Sumber daya manusia (dosen, dan tenaga penunjang); c. Mahasiswa; d. Proses pembelajaran; e. Prasarana dan sarana; f. Suasana akademik; g. Keuangan; h. Penelitian dan publikasi; i. Pengabdian kepada masyarakat; j. Tata pamong (governance) ; k. Manajemen lembaga (institutional management); l. Sistem informasi; m. Kerjasama dalam dan luar negeri Proses Manajemen Mutu UII Penjaminan mutu pendidikan tinggi di UII dijalankan melalui tahap-tahap yang dirangkai dalam suatu proses sebagai berikut a. UII menetapkan visi dan misi UII yang bersangkutan; b. Berdasarkan visi dan misi UII tersebut, setiap program studi menetapkan visi dan misi program studinya; c. Visi setiap program studi kemudian dijabarkan oleh program studi terkait menjadi serangkaian standar mutu pada setiap butir mutu sebagaimana disebutkan di atas; d. Sasaran mutu dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi UII (secara deduktif) dan kebutuhan stakeholders (secara induktif). Sebagai standar, rumusannya harus spesifik dan terukur yaitu mengandung unsur ABCD (Audience, Behavior, Competence, Degree) dan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely) ; e. UII menetapkan organisasi pelaksana mekanisme kerja penjaminan mutu; f. UII melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan sistem manajemen mutu yang berbasis pada ISO ; g. UII mengevaluasi dan merevisi standar mutu melalui benchmarking secara berkelanjutan Model Sistem Manajemen Mutu UII SMM UII adalah suatu sistem yang dikembangkan dan diimplementasikan di lingkungan UII untuk menjamin agar mutu pendidikan dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan yang direncanakan/dijanjikan. Gambar dibawah Versi 2008 Revisi 0 Halaman 7 dari 21

11 10 Juni 2009 MM-UII mempelihatkan model Sistem Manajemen Mutu yang diimplementasikan di lingkungan UII Gambar 1.1 Model SMM UII Versi 2008 Revisi 0 Halaman 8 dari 21

12 10 Juni 2009 MM-UII BAB III ORGANISASI SISTEM MANAJEMEN MUTU UII 3.1. Struktur Organisasi UII Struktur organisasi merupakan pencerminan lalu lintas hubungan wewenang dan tanggung jawab antara fungsional dalam pengolahan suatu organisasi atau institusi. Struktur organisasi bertujuan untuk memberikan kepastian yang tegas dalam garis kewenangan, koordinasi, dan pengawasan sehingga dapat dicegah timbulnya suatu konflik. Sebuah institusi memerlukan struktur organisasi yang merupakan alat untuk mencapai tujuan bersama. Dengan struktur organisasi yang baik maka pendelegasian wewenang dan tanggung jawab akan jelas dan sistematis. Secara garis besar, struktur organisasi UII dapat dilihat pada lampiran Peran dan Kedudukan BPM Peran Badan Penjaminan Mutu (BPM) dalam SMM UII merupakan badan yang bertanggung jawab terhadap pembangunan, pelaksanaan dan pengembangan SMM di lingkungan UII. BPM berkedudukan di universitas dan mempunyai perwakilan di tingkat Fakultas/Program Studi yang disebut Pengendali Sistem Mutu Fakultas (PSMF). BPM dan perangkatnya yang diangkat dan bertanggung jawab kepada Rektor merupakan wakil dari manajemen dalam hal yang berkaitan dengan SMM. Dengan demikian, fungsi dan peran BPM dalam menjamin penerapan SMM pada bidang pembelajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat, dakwah islamiyah dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu dapat dijelaskan di lingkungan UII adalah sebagai berikut 1. Merencanakan dan merancang model SMM yang akan diterapkan diseluruh UII (pada masa awal berdiri) 2. Menyiapkan dan menyusun perangkat/dokumen sistem mutu dalam rangka implimentasi SMM 3. Menjamin dan mengawal implimentasi SMM di semua unit di lingkungan UII. 4. Melakukan monitoring implimentasi SMM dan pengukuran Sasaran Mutu dan Rencana Mutu serta Evaluasi Diri oleh unit. 5. Melakukan training, workshop, konsultasi, tutorial, pendampingan dan kerjasama dalam bidang SMM Versi 2008 Revisi 0 Halaman 9 dari 21

13 10 Juni 2009 MM-UII 6. Melakukan pengukuran kepuasan stakeholders. 7. Melakukan Audit Mutu Internal (AMI) implimentasi SMM dan pencapaian Sasaran Mutu dan Rencana Mutu. 8. Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) sebagai forum evaluasi dan tindak lanjut hasil AMI dan implementasi SMM. 9. Melaporkan secara periodik kepada Rektor kepada Rektor hal-hal yang berkaitan dengan implimentasi SMM UII. 10. Menjalin hubungan dengan pihak luar dalam hal SMM Struktur Organisasi BPM Organisasi Badan Penjaminan Mutu (BPM) UII dikepalai oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu (Ka.BPM) yang bertindak sebagai perwakilan manajemen dalam penerapan SMM di lingkungan UII. Di tingkat Universitas, Kepala Badan Penjaminan Mutu dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh beberapa Kepala Bidang, yaitu Kepala Bidang Pengendali Sistem Mutu (KBPSM), Kepala Bidang Statistik dan Sistem Informasi (KBSSI), Kepala Bidang Audit Mutu Internal (KBAMI), dan Kepala Bidang Pelatihan dan Kerjasama (KBPKS). Sedang di tingkat Fakultas, Kepala Badan Penjaminan Mutu dibantu oleh Pengendali Sistem Mutu Fakultas (PSMF). Struktur Organisasi internal BPM dapat dilihat pada Gambar Wewenang dan Tanggung Jawab BPM Wewenang dan Tanggung Jawab (WT) BPM dalam mengawal dan monitoring pelaksanaan dan implimentasi SMM di lingkungan UII sesuai dengan kedudukan jabatan dalam organisasi BPM dan lingkup kerja (job description) yang menjadi wewenang dan tanggung Jawabnya. Secara rinci Wewenang dan Tanggung Jawab pejabat yang berada dilingkunagn BPM adalah sebagai berikut Versi 2008 Revisi 0 Halaman 10 dari 21

14 10 Juni 2009 MM-UII Kepala Badan Penjaminan Mutu (Ka.BPM) Kepala Bidang Pelatihan & Kerjasama (KBPKS) Kepala Bidang Pengukuran Statistik & Sistem Infromasi Kepala Bidang Pengendali Sistem Mutu (KBPSM) Kepala Bidang Audit Mutu Internal (KBAMI) Koordinator Pengendali Dokumen Staf Administrasi Pengendali Sistem Mutu Fakultas Gambar 2.1. Struktur Organisasi BPM Versi 2008 Revisi 0 Halaman 11 dari 21

15 10 Juni 2009 MM-UII BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Visi, Misi Universitas Islam Indonesia Visi UII adalah sebagai berikut Terwujudnya Universitas Islam Indonesia sebagai Rakhmatan lil`alamin, memiliki komitmen pada kesempurnaan (keunggulan), risalah Islamiyah dibidang pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan dakwah, setingkat Universitas yang berkualitas di negara maju. Misi UII adalah Menegakkan Wahyu Illahi dan Sunnah Nabi sebagai sumber kebenaran mutlak serta rakhmat bagi alam semesta dan mendukung cita-cita luhur dan suci bangsa Indonesia dalam mencerdaskan bangsa melalui upaya membentuk tenaga ahli dan sarjana muslim bertaqwa, berakhlak, terampil, berilmu amaliah dan beramal ilmiah, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni yang berjiwa agama Islam, membangun masyarakat dan negara Republik Indonesia yang adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 yang diridhoi oleh Allah, serta mendalami, mengembangkan dan menyebarluaskan pemahaman ajaran agama Islam untuk dihayati dan diamalkan oleh warga UII dan masyarakat pada umumnya 4.2. Kebijakan Mutu Kebijakan Mutu UII disusun berdasarkan pada misi,visi dan tujuan UII serta kebutuhan dan persyartanpelanggan dan stakeholders. Kebijakan Mutu UII adalah sebagai berikut UII sebagai Universitas bermutu menghasilkan lulusan yang bermanfaat bagi masyarakat, menguasai ilmu keislaman dan mampu menerapkan nilainilai Islami serta berdaya saing tinggi Sasaran Mutu Sasaran Mutu UII disusun berdasarkan Kebijakan Mutu dan merupakan standar mutu yang dapat terukur serta bersifat strategis. Sasaran Mutu UII adalah sebagai berikut 1. Berkarya dalam tahun pertama minimal 70 % 2. Tepat waktu studi minimal 80 % 3. Nilai Kinerja dosen 3.00 (skala 0 s/d 4 ) minimal 90 % 4. Indeks Prestasi MKKU bidang agama 3.00 minimal 90 % 5. Nilai praktek ibadah dengan hasil baik minimal 90 % 6. Nilai Latihan Kepemimpinan Islam Dasar dengan hasil baik minimal 90 % Versi 2008 Revisi 0 Halaman 12 dari 21

16 10 Juni 2009 MM-UII 4.4. Rencana Mutu Rencana Mutu UII merupakan Standar Mutu yang ingin dicapai pada setiap proses kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan ada di Universitas Islam Indonesia dalam rangka mencapai Sasaran Mutu. Rencana Mutu minimum berisi aspek kegiatan, nama kegiatan, parameter pemeriksaan/performans indikator, standar/kreteria penerimaan, metode pemeriksaan, frekuensi pemeriksaan, pencatatan hasil pemeriksaan, dokumen acuan, penanggung jawab/pelaksana pemeriksaan. Pelaksanaan pengukuran, hasil dan tindak lanjut pengukuran dituliskan dalam formulir hasil pemeriksaan rencana mutu. Sumber daya yang dibutuhkan dan langkah-langkah pada setiap proses kegiatan diuraikan dalam prosedur yang terkait. Rencana Mutu UII terdiri dari 1 (satu) Rencana Mutu Universitas dan 8 (delapan) Rencana Mutu Fakultas. 4.5 Prosedur Mutu Prosedur Mutu UII adalah prosedur terdokumentasi yang merinci dan menjelaskan langkah-langkah dan mekanisme pelaksanaan semua proses aktifitas dalam sistem manajemen mutu yang melibatkan berbagai fungsi, yang akan menjamin aktifitas di semua unit di lingkungan UII terkendali. Prosedur Mutu ini dan merupakan penjabaran dari manual mutu. Prosedur Mutu UII terdiri dari Prosedur Sistem dan Prosedur Aktivitas Standar. Elemen Prosedur Sistem Mutu terdiri dari 18 elemen seperti pada daftar berikut ini No Kode Dok Nama Prosedur Keterangan 1 PM-UII-01 Tinjauan Manjemen Memberikan pedoman kepada Jajaran Manajemen untuk membuktikan komitmennya terhadap Sistem Manajemen Mutu dengan melakukan evaluasi secara berkala dan berkesinambungan terutama yang berkaitan dengan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Kepuasan Pelanggan. 2 PM-UII PM-UII PM-UII- 04 Sistem Mutu Identifikasi, Pengendalian Dokumen dan Catatan Mutu Pengukuran Kepuasan Stakeholder Meyakinkan bahwa pengukuran kepuasan stakeholder dilakukan secara berkelanjutan Versi 2008 Revisi 0 Halaman 13 dari 21

17 10 Juni 2009 MM-UII No Kode Dok Nama Prosedur Keterangan 5 PM-UII PM-UII PM-UII- 07 Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Monitoring dan Evaluasi Audit Mutu Internal dan hasilnya digunakan sebagai tindakan perbaikan mutu di UII. a. Menjamin bahwa keluhan, ketidaksesuaian, dan ketidakpuasan yang terjadi pada proses, pelayanan, fasilitas dan produk dalam Sistem Manajemen Mutu teridentifikasi dan ditangani/dikendalikan dengan benar. b. Menjamin terpenuhinya tindakan perbaikan terhadap keluhan, ketidaksesuaian dan ketidakpuasan yang terjadi pada proses, pelayanan, fasilitas dan produk. c. Menjamin terpenuhinya tindakan pencegahan terhadap keluhan, ketidaksesuaian dan ketidakpuasan yang terjadi pada proses, pelayanan, fasilitas dan produk agar tidak terulang kembali. Untuk menjamin kegiatan monitoring, pengukuran, dan evaluasi diri yang berkaitan dengan Sistem Penjaminan Mutu dilakukan dengan benar dalam rangka membuktikan kesesuaian pencapaian dan peningkatan mutu, serta secara terus menerus meningkatkan efektifitas Sistem Penjaminan Mutu pada unit-unit di lingkungan Universitas Islam Indonesia. Menjamin terlaksananya Audit Mutu Internal dalam rangka mengukur efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu pada lingkup pembelajaran maupun lingkup kinerja pelayanan pendukung proses pembelajaran di Universitas Islam Indonesia. 8 PM-UII- Desain Akademik 1. Memberi kepastian tentang disain 08 verifikasi dan validasi kurikulum, silabus dan SAP untuk Strata-1, diploma, profesi dan Pasca Sarjana 2. Memberikan kepastian penyusunan dan pengembangan bahan/materi Versi 2008 Revisi 0 Halaman 14 dari 21

18 10 Juni 2009 MM-UII No Kode Dok Nama Prosedur Keterangan 9 PM-UII PM-UII PM-UII PM-UII PM-UII PM-UII PM-UII- 15 Proses Pembelajaran Registrasi, Cuti/Aktif Kuliah, Pengunduran Diri dan Putus Kuliah Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Pengelolaan Organisasi dan Keuangan Pengadaan, Evaluasi Kinerja dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pengadaan dan Inventarisasi Barang, Bahan Pustaka, dan Alat Laboratorium kuliah agar selalu diverifikasi dan divalidasi sebelum dilaksanakan 3. Memberi kepastian disain verifikasi dan validasi kalender Akademik Menjamin proses perkuliahan di Fakultas Ekonomi dapat berjalan baik sesuai dengan ketentuan. Memastikan kebutuhan pelanggan dan menawarkan program yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut, meliputi Registrasi, Cuti Kuliah, Sanksi, Putus Kuliah, dan Wisuda Menjamin pelaksanaan penelitian dan pengabdian pada masyarakat oleh civitas akademika UII dapat berjalan dengan baik Menjamin proses pengelolaan organisasi dan pengelolaan keuangan di UII dapat berjalan dengan baik dan terkendali - Untuk menjamin bahwa pengadaan jasa pegawai edukatif (dosen) sesuai dengan prosedur dan persyaratan pengadaan pegawai Universitas Islam Indonesia (UII), serta sesuai dengan kebutuhan UII. - Untuk menjamin bahwa pengadaan jasa pegawai edukatif (dosen) sesuai dengan prosedur dan persyaratan pengadaan pegawai Universitas Islam Indonesia (UII), serta sesuai dengan kebutuhan UII. Untuk menjamin bahwa pengadaan barang di Universitas Islam Indonesia telah memenuhi persyaratan yang ditentukan sesuai dengan kebutuhan operasional, dan pengadaannya dilakukan dari pemasok yang memiliki kinerja baik Pembinaan Mahasiswa Menjamin pelaksanaan pembinaan mahasiswa UII telah sesuai dengan tujuan pendidikan kepribadian mahasiswa 16 PM-UII- Kelulusan, Wisuda, dan Menjamin prosesing kelulusan, wisuda dan Versi 2008 Revisi 0 Halaman 15 dari 21

19 10 Juni 2009 MM-UII No Kode Dok Nama Prosedur Keterangan 17 PM-UII PM-UII Alumni alumni di UII dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku Promosi, Admisi dan Kerjasama Pengembangan dan Implementasi Sistem Aplikasi Menjamin Promosi, Admisi dan Kerjasama UII mampu memberikan feedback yang optimal bagi UII Menjamin pengembangan dan implementasi sistem aplikasi di UII dapat berjalan sesuai dengan aturan yang berlaku dan terkendali 4.6. Prosedur Kerja Prosedur kerja SMM UII adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada setiap unit di lingkungan UII dalam rangka menunjang penerapan sistem manjemen mutu. Prosedur kerja memuat urutan kerja, yang mengerjakan/penanggung jawab dan kapan/ berapa lama mengerjakan Instruksi Kerja Instruksi Kerja SMM UII adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja di seluruh unit lingkungan UII Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang dan Tanggung Jawab dalam SMM UII merupakan dokumen yang menjelaskan tentang wewenang dan tanggung jawab setiap jabatan yang tercakup dalam lingkup penerapan SMM di UII. Dokumen WT berisi kedudukan jabatan dalam organisasi, kualifikasi jabatan, atasan langsung, masa jabatan, dan uraian wewenang dan tanggung jawabnya Pengendalian Dokumen Pengendalian Dokumen dalam SMM UI, adalah Dokumen Sistem Mutu sebagaimana yang diatur dalam Prosedur Mutu UII, yang terdiri dari Manual Mutu, Prosedur Sistem Mutu, Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir. Versi 2008 Revisi 0 Halaman 16 dari 21

20 10 Juni 2009 MM-UII Siklus SMM Implementasi SMM di lingkungan UII dilakukan secara bertahap sejak tahun 1999 bersamaan dengan pembangunan dan pengembangan perangkat sistem atau dokumen mutu (Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu, Prosedur Mutu, Prosedur Kerja, Wewenang dan Tanggung jawab [WT], dan Daftar Catatan Mutu), termasuk sosialisasi, pelatihan dan monitoringnya. Dalam implementasi sistem manajemen mutu secara periodik dilakukan pengukuran pencapaian Sasaran Mutu dan Rencana Mutu, serta kepatuhan/kesesuaian pelaksanaan Prosedur Mutu melalui kegiatan pengukuran, evaluasi diri dan Audit Mutu Internal (AMI) untuk proses pembelajaran dan Kinerja Unit oleh tim auditor internal. Selanjutnya, Aktivitas tersebut dilanjutkan dengan kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) untuk melakukan evaluasi dan tindak lanjut (perbaikan) terhadap hasil pengukuran, evaluasi diri dan audit mutu internal tersebut, sebagai continuous improvement dalam SMM. Urutan dan proses aktivitas dari sistem penjaminan mutu sebagai satu siklus implementasi sistem penjaminan mutu UII yang berkelanjutan, yang bertujuan meningkatkan mutu manajemen/unit dan akademik. Siklus implementasi SMM UII, seperti pada Gambar 4.1 berikut. Visi, Misi, Tujuan, Norma, Standar, Pedoman, Peraturan, Persyaratan Pelanggan Kebijakan Mutu, Standar Mutu (Sasaran Mutu dan Rencana Mutu) Prosedur Mutu Implementasi Monitoring dan Evaluasi Perbaikan Tindak Lanjut Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Audit Mutu Internal Pengukuran dan Evaluasi Diri Gambar 4.1. Siklus Implementasi SMM UII Versi 2008 Revisi 0 Halaman 17 dari 21

21 10 Juni 2009 MM-UII BAB V MONITORING, EVALUASI, AUDIT, TINJAUAN MANAJEMEN DAN PERBAIKAN BERKELANJUTAN 5.1. Monitoring dan Evaluasi Dalam rangka menjamin implementasi SMM dilakukan dengan benar, yaitu untuk membuktikan kesesuaian pencapaian dan peningkatan mutu, serta secara terus menerus meningkatkan efektifitas SMM pada unit-unit di lingkungan Uii, maka dilakukan kegiatan Monitoring dan Evaluasi yang terstruktur. Monitoring dan Evaluasi dilakukan secara internal (oleh unit-unit di lingkungan UII itu sendiri, melalui pemeriksaan Rencana Mutu) dan secara eksternal oleh BPM. Prosedur Monitoring dan Evaluasi adalah sebagai berikut a. Kepala Bidang Pengendali Sistem Mutu (KBPSM) dan atau penanggungjawab pemeriksaan, merencanakan monitoring sesuai dengan komponen-komponen yang akan dimonitor dan periode pemeriksaan komponen-komponen tersebut. b. KBPSM dan atau penanggungjawab pemeriksaan, menentukan komponenkomponen yang dimonitoring berdasarkan komponen-komponen pada Sasaran Mutu, Rencana Mutu, Prosedur Mutu, Prosedur Kerja, dan atau berdasarkan kesimpulan Hasil Analisis Pengukuran. c. KBPSM dan atau penanggungjawab pemeriksaan, menentukan jadual pelaksanaan monitoring lengkap dengan lama waktu monitoring, sesuai dengan rencana pelaksanaan komponen-komponen pada sasaran mutu, rencana mutu, prosedur mutu, dan prosedur kerja. d. KBPSM dan atau penanggungjawab pemeriksaan, melaksanakan monitoring melalui peninjauan lapangan dan atau melalui sistem informasi. e. KBPSM dan atau penanggungjawab pemeriksaan, merekapitulasi dan mencatat hasil monitoring sesuai dengan Formulir Laporan Monitoring. f. KBPSM dan atau penanggungjawab pemeriksaan, mengkomunikasikan informasi hasil monitoring pada unit manajemen/operasional, untuk kemungkinan segera dilakukannya tindakan perbaikan terhadap temuan-temuan yang dianggap menyimpang dari hasil monitoring. Versi 2008 Revisi 0 Halaman 18 dari 21

22 10 Juni 2009 MM-UII 5.2. Audit Mutu Internal Dalam rangka mengukur efektivitas penerapan SMM pada lingkup pengajaran dan pembelajaran maupun lingkup kinerja pelayanan pendukung proses pengajaran dan pembelajaran di UII, maka dilakukan Audit Mutu Internal. Audit Mutu Internal (AMI) adalah kegiatan audit terhadap pelaksanaan SMM yang dilakukan oleh dan dari kalangan internal UII. Terdapat tiga macam AMI, yaitu AMI Teaching-Learning, AMI Kinerja Unit dan AMI Ad-hoc. AMI Teaching-Learning adalah kegiatan audit terhadap pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dalam lingkup penyelenggaraan dan/atau pelaksanaan teaching and learning pada semua Program Studi di lingkungan Universitas Islam Indonesia berkenaan dengan pencapaian Sasaran Mutu dan Rencana Mutu. AMI Kinerja Unit adalah kegiatan audit terhadap pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dalam lingkup pemeriksaan, pemverifikasian, dan pengukuran kinerja unit pelayanan pendukung proses pengajaran dan pembelajaran pada semua Unit di lingkungan Universitas Islam Indonesia. AMI Ad-Hoc adalah kegiatan audit terhadap pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh dan dari kalangan internal Universitas Islam Indonesia diluar kegiatan AMI yang terjadwal. Kegiatan AMI Teaching And Learning dilaksanakan selambat-lambatnya 2 (dua) bulan setelah semesteran berakhir (Februari-Maret dan Juli-Agustus) dengan tujuan untuk memeriksa dan mengukur pencapaian Sasaran Mutu dan Rencana Mutu pada seluruh Fakultas di lingkungan Universitas Islam Indonesia Kegiatan AMI Kinerja Unit dilaksanakan setiap 1 (satu) tahun sekali antara bulan November dan Desember dengan tujuan untuk memeriksa serta mengukur kinerja unit pelayanan pendukung proses pengajaran dan pembelajaran pada seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Islam Indonesia Tinjauan Manajemen Dalam rangka memberikan Pedoman kepada jajaran manajemen untuk membuktikan komitmennya terhadap SMM, dilakukan evaluasi SMM secara berkala dan berkesnambungan yang berhubungan dengan Kehijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Kepuasan Pelanggan, yang dilaksanakan oleh manajemen di tingkat universitas dan fakultas di lingkungan UII, melalui rapat Tinjauan Manajemen (RTM) RTM, terdiri dari RTM dan RTM Fakultas. RTM Universitas dipimpin oleh Ka.BPM dan Rektor. Peserta RTM Universitas adalah KaBPM, PSM, PSMF, Kabid Versi 2008 Revisi 0 Halaman 19 dari 21

23 10 Juni 2009 MM-UII dilingkungan BPM dan Rektorat serta jajaran manajemen lainnya. RTM Fakultas dipimpin oleh PSMF dan Dekan. Peserta RTM Fakultas adalah Koordinator PSMF, Sekretaris dan anggota PSMF, Wakil BPM serta seluruh jajaran manajemen fakultas Perbaikan Berkelanjutan Untuk menyakinkan UII di masa mendatang dan kepuasan pihak-pihak yang terkait, Pimpinan UII harus membuat budaya yang melibatkan anggota organisasi untuk secara aktif dalam mencari peluang-peluang peningkatan dari kinerja proses, aktifitas dan mutu lulusan. Untuk dapat melibat anggota organisasi, Pimpinan UII harus menciptakan lingkungan dimana kewenangan didelegasikan sehingga orang-orang yang terlibat diberi kekuasaan dan menerima tanggungjawab untuk mengidentifikasikan peluang dimana organsasi dapat meningkatkan kinerjanya. Hal ini dapat dicapai dengan aktifitasakfitias a. Membuat Sasaran untuk orang-orang, proyek dan organisasi b. Penilaian kinerja pesaing dan praktik-praktik yang terbaik c. Pengakuan, penghargaaan dan hadiah untuk pencapaian sasaran d. Skema tindak lanjut, termasuk waktu pelaksanaan dan reaksi pimpinan Untuk menyediakan sebuah struktur untuk peningkatan aktifitas, pimpinan UII harus mendefinisikan dan menerapkan sebuah proses untuk peningkatan berkelanjutan yang dapat diterapkan untuk merealisasikan dan mendukung proses dan aktifitasnya. Untuk menyakinkan efektifitas dan efisiensi dari peningkatan proses. Pertimbangan harus diberikan untuk merealisasikan dan mendukung proses dalam bentuk a. Efektifitas (seperti persyaratan hasil pertemuan) b. Efisiensi (seperti sumber daya per unit dalam bentuk waktu dan uang) c. Pengaruh eksternal (seperti perubahan peraturan perundang-undangan) d. Kelemahan potensial (spserti jeleknya kemampuan dan kekonsitenannya) e. Peluang menerapkan metode yang lebih baik f. Pengendalian perubahan yang direncanakan dan tidak direncanakan g. Pengukuran keuntungan yang direncanakan Satu proses untuk peningkatan secara terus-menerus harus digunakan sebgai alat untuk perbaikan efektifitas dan efisiensi internal organigasi, untuk memperbaiki kepuasan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan. Organisasi harus mendukung peningkatan dalam bentuk langkah kecil aktifitas penuh yang sedang berlangsung untuk proses-proses yang ada sebagai terobosan pelauang agarmendapatkan keuntungan yang maksimum bagi organisasi dan pihak yang berkepentingan. Versi 2008 Revisi 0 Halaman 20 dari 21

24 10 Juni 2009 MM-UII Contoh masukan untuk mendukung peningkatan proses termasuk informasi yang disampaikan dari a. Validasi data b. Data hasil proses c. Test data d. Persyaratan yang adadan masukan dari pihak-pihak terkait e. Pengalaman dari orang-orang dalam organisasi f. Data fianansial g. Data performance produk atau lulusan h. Jasa pengiriman data Pimpinan UII harus menyakinkan bahwa perubahan produk atau proses disetujui, diutamakan, direncanakan, disediakan dan dikendalikan untuk memenuhi persyaratanpersyaratan pihak-pihak terkait dan menghindari kelebihan kapabilitas organisasi. Proses yang dihadirkan adalah proses peningkatan yang berkelanjutan untuk diterapkan bagi organisasi. Versi 2008 Revisi 0 Halaman 21 dari 21