SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEBSITE PADA SMP EKA SAKTI SEMARANG

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEBSITE PADA SMP EKA SAKTI SEMARANG Dimas Aditya Nugraha Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Semarang bramantoajim@gmail.com ABSTRACT The increasingly dense human mobility makes changes to their lifestyle to a information. It is also influential in the development of information technology is one of them in the field of education. The existence of information systems is very important. In this case regarding the information systems Academic Web based on SMP Eka Sakti Semarang, which served to provide ease in the process data processing makes it easier for students and teachers, in the processing of students ' value, minimize errors in recording data of students, and increases data security students so that more students are assured of data security with centralized media storage system has this information. Research methods used in the study of information systems is based on qualitative methods.while the development of the system uses waterfall model developed by the use they and mysql a programming language and accompanied by using a database that are adjusted to the needs in the design process this system.the results of thing about this is a web application called: academic information system on SMP Eka Sakti semarang, a web that is made to ease academic activity on eka sakti semarang junior high school. Keywords : Information System, Academic, Website, School. ABSTRAK Mobilitas manusia yang semakin padat membuat perubahan pada gaya hidup mereka terhadap suatu informasi. Hal ini berpengaruh pula pada perkembangan teknologi informasi salah satunya dalam bidang pendidikan. Keberadaan sistem informasi sangatlah penting. Dalam hal ini mengenai Sistem Informasi Akademik Berbasis Website Pada SMP Eka Sakti, yang berfungsi untuk memberikan kemudahan dalam proses pengolahan data siswa dan guru, mempermudah dalam pengolahan nilai siswa, meminimalisir kesalahan dalam pencatatan data siswa, dan meningkatkan keamanan data siswa sehingga keamanan data siswa lebih terjamin dengan telah tersentralisasi media penyimpanan sistem informasi ini.metode penelitian yang digunakan dalam penelitian sistem informasi ini adalah berdasarkan metode kualitatif. Sedangkan pengembangan sistemnya menggunakan model waterfall yang dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL dan disertai dengan menggunakan database yang disesuaikan dengan kebutuhan dalam proses perancangan sistem ini.hasil dari penelitan ini adalah sebuah web aplikasi bernama : sistem informasi akademik SMP Eka Sakti Semarang, sebuah web yang dibuat untuk mempermudah aktifitas akademik di SMP Eka Sakti Semarang. Kata Kunci : Sistem Informasi, Akademik, Website, Sekolah. 1. PENDAHULUAN Pendidikan mempengaruhi perkembangan seluruh aspek kepribadian seseorang, baik perkembangan fisik, mental, emosi, sosial dan bahkan etikanya. Melalui pendidikan, seseorang belajar untuk bersosialisasi dengan sekelilingnya. Pendidikan juga merupakan suatu proses yang mendorong terwujudnya pemikiran pemikiran dan tindakan tindakan kreatif yang menyebabkan terjadinya perubahan dan kemajuan kebudayaan. Mobilitas manusia yang semakin padat membuat perubahan pada gaya hidup mereka. Hal ini berpengaruh pula pada perkembangan teknologi informasi salah satunya dalam bidang pendidikan. Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa instansi pendidikan seperti sekolah menengah pertama pun kini memerlukan teknologi informasi yang cepat dan akurat yang mampu meningkatkan efektifitas kegiatan akademik di sekolah tersebut. Sehingga seseorang yang membutuhkan informasi tentang suatu sekolah dapat langsung mengetahuinya tanpa perlu membuang tenaga, waktu, dan biaya untuk datang ke tempat dimana informasi tersebut berada. Di dalam dunia IT (information technology), informasi adalah hal yang sangat penting. Salah satu perkembangan teknologi informasi adalah munculnya teknologi internet. internet merupakan singkatan dari internetconnection networking. Secara sederhana internet dapat diartikan sebagai a global network of computer network. Internet merupakan media informasi yang baik dalam segala bidang baik itu produk, jasa, pendidikan, hiburan, kota, bahkan Negara. Dalam bidang periklanan internet merupkan media promosi yang memiliki cost rendah, efektif dan bisa di-update kapan saja.

2 Lembaga pendidikan sebagai suatu wadah yang berfungsi sebagai tempat melaksanakan proses belajar-mengajar, pelatihan dan pengembangan terhadap anak didiknya, di era globalisasi ini diharapkan bisa mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dalam bidang teknologi informasi untuk menunjang kegiatan akademik seperti pengolahan data akademik ataupun dalam penyajian informasi akademik secara cepat, tepat, akurat dan berkualitas. Namun demikian, masih banyak lembaga pendidikan yang melakukan proses pengolahan data dan penyebaran informasi secara non-komputerisasi. Pengolahan data yang masih dilakukan dengan cara tersebut menyebabkan beberapa permasalahan dan kendala, diantaranya yaitu pengolahan data administrasi yang memakan banyak waktu, informasi yang dihasilkan masih kurang akurat karena sering terjadi kesalahan dan tingkat kesulitannya cukup tinggi. Demikian halnya yang terjadi pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) Eka Sakti Semarang. Saat ini proses pengolahan data akademiknya masih belum terintegrasi. Aplikasi yang digunakan untuk penyimpanan dan pengolahan data saat ini adalah Ms Excel, tanpa adanya database. Akibat dari hal tersebut banyak kendala yang dihadapi oleh pihak sekolah dalam urusan administrasi akademiknya seperti pengolahan data siswa, pencarian dokumen-dokumen atau berkas siswa yang memakan waktu cukup lama dan sering ditemukan data yang tidak konsisten karena media penyimpanannya yang belum tersentralisasi. Selain itu, penyajian informasinya masih kurang cepat, tepat dan akurat karena media penyampaian informasi saat ini hanya berupa alat tradisional seperti mading dan dokumen fisik seperti selembaran dan rapor. Disinilah muncul kebutuhan akan Sistem Informasi Akademik (SIA). Sistem Informasi Akademik merupakan suatu sub-sub sistem yang saling terintegrasi yang memproses data-data akademis untuk menghasilkan suatu informasi akademik yang dibutuhkan oleh para pemakainya. Perancangan Sistem Informasi Akademik SMP Eka Sakti Semarang mencakup pengolahan data siswa, data guru, data kelas, data jadwal pelajaran, data nilai, data absensi, berita dan materi yang terintegrasi dalam sebuah database. Terkait dengan uraian permasalahan yang telah dipaparkan diatas, maka penulis tertarik untuk membuat proyek tugas akhir dengan mengangkat judul Sistem Informasi Akademik Berbasis Website pada SMP Eka Sakti Semarang. 2. LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Sistem sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. [1] Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem). Sebagai misal, sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak.[2] Dalam bidang sistem informasi, sistem diartikan sebagai sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilakan input dalam proses trasnformasi yang teratur. Apabila suatu komponen tidak member kontribusi terhadap sistem untuk mencapai tujuan, tentu saja komponen tersebut bukan bagian dari sebuah sistem [3] 2.2. Definisi Informasi Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Raymond McLeod (1995) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Alat pengolahan informasi dapat meliputi elemen computer, elemen non computer atau kombinasinya.[5] Kualitas Informasi (quality of information) sangat di pengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy, dan timelines. 1. Relevan (relevancy) Seberapa jauh tingkat relevansi informasi tersebut terhadap kenyataan kejadian masa lalu, kejadian hari ini, dan kejadian yang akan datang. Informasi yang berkualitas akan mampu menunjukan benang merah relevansi kejadian masa lalu, hari ini, dan masa depan sebagai sebuah bentuk aktivitas yang kongkrit dan mampu dilaksanakan, dan dibuktikan oleh siapa saja. 2. Akurasi (accuracy) Sebuah informasi dapat dikatakan berkualitas jika seluruh kebutuhan informasi tersebut telah tersampaikan (Completeness), seluruh pesan telah benar/sesuai (Correctness), serta pesan yang disampaikansudah lengkap atau hanya sistem yang diinginkan oleh user (Security). 3. Tepat Waktu (timeliness) Berbagai proses dapat diselesaikan dengan tepat waktu, laporan-laporan yang dibutuhkan dapat disampaikan tepat waktu. 4. Ekonomis (economy) Informasi yang dihasilakan mempunyai daya jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi informasi. 5. Efisien (efficiency) Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang sederhana, namun mampu memberikan makna

3 dan hasil yang mendalam, atau bahkan menggetarkan setiap orang atau benda apapun yang menerimanya. 6. Dapat dipercaya (reliability) Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya. [4] 2.3. Definisi Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu system di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedurprosedur, dan pengendalian yang ditunnjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting (Jogiyanto, 2005). Sistem informasi terdiri dari lima sumber daya yang dikenal sebagai komponen sistem informasi. Kelima sumber daya tersebut adalah manusia, hardware, software, data dan jaringan. Kita dapat mengilustrasikan 5 komponen dalam sistem informasi seperti terlihat pada gambar 2.3. Kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Hardware dan Software yang berfungsi sebagai mesin. 2. People dan procedures yang merupakan manusia dan tatacara menggunakan mesin. 3. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data. [4] 2.4. Definisi Akademik Akademik adalah seluruh lembaga pendidikan formal baik pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah, pendidikan kejuruan maupun perguruan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan vokasidalam suatu cabang atau sebagian cabang ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau seni tertentu 2.5. Definisi Sistem Informasi Akademik SIA merupakan sistem yang mengolah data dan melakukan proses kegiatan akademik yang melibatkan antara siswa, guru, administrasi akademik, penilaian dan data atribut lainnya. Sistem informasi akademik melakukan kegiatan administrasi akademik, melakukan proses-proses transaksi belajar-mengajar antara guru dan siswa, melakukan proses administrasi akademik yang baik menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik Definisi Perancangan Sistem Desain sistem menggambarkan bagaimana sistem dibentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa dari beberapa elemen yang terpisah kedalam kesatuan yang utuh dan berfungsi,termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. [2] Desain sistem dibuat adalah dengan maksud atau tujuan untuk : 1. Untuk lebih memahami alur sebuah sistem. 2. Memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli teknik lainnya yang terlibat didalamnya. Desain model sistem merupakan suatu tahap dimana diperlukan suatu keahlian perencanaan untuk elemen-elemen computer yang akan menggunakan sistem baru dan bertujuan untuk mendesain sistem yang baru yang dapat menyelesaikan segala permasalahan. 3. METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan dalam proses pembuatan sistem informasi akademik berbasis website pada SMP Eka Sakti Semarang ini terdiri dari berbagai tahapan. Dimulai dari studi pustaka untuk mengumpulakan berbagai literatur terkait, lalu dilanjutkan dengan metode observasi dan wawancara. Observasi dilakukan di Sekolah SMP Eka Sakti Semarang dan wawancara dilakukan pada ketua bidang kurikulum dan ketua bidang kesiswaan di sekolah tersebut. Berikutnya adalah tahapan perancangan yang dilakukan dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) serta perancangannya dibantu dengan berbagai alat antara lain Flow of Document, Context Diagaram, DFD, ERD dan sebagainya. 4. PERANCANGAN 4.1. Narasi Manual Kerja Narasi manual kerja merupakan prosedur sistem tradisional yang selama ini dijalankan dalam sekolah tersebut. Untuk menggambar manual kerja dapat menggunakan alat bantu Flow of Document. Perancangan dengan Flow of Document dapat memberikan gambaran yang lebih mudah mengenai proses kerja manual yang dipresentasikan dengan menggunakan simbol simbol. Dalam pembuatan sistem ini narasi kerja yaitu narasi penilaian siswa 4.2. Analisa Kebutuhan Dalam merancang sistem informasi akademik ini, perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan harus dipertimbangkan dan dianalisa supaya sistem tersebut berjalan dengan baik Analisa Sistem Analisa sistem dilakukan untuk dapat mengidentifikasi data yang diperlukan serta informasi yang akan dihasilkan. Selain itu juga untuk mengidentifikasi sumber data dan sumber informasi yang akan digunakan Context Diagram KELAS DATA INFO DATA KELAS INFO DATA MAPEL INFO DATA INFO DATA NILAI INFO DATA JADWAL PELAJARAN INFO DATA ABSENSI DATA KELAS SISTEM INFORMASI AKADEMIK DATA INFO DATA JADWAL MENGAJAR INFO DATA ABSENSI DATA TAHUN AJARAN LAPORAN DATA TAHUN AJARAN LAPORAN RAPORT LAPORAN DATA MAPEL LAPORAN DATA KELAS LAPORAN DATA LAPORAN DATA LAPORAN JADWAL MENGAJAR LAPORAN DATA JADWAL PELAJARAN Gambar 1 : Context Diagram 4.5. Dekomposis Diagram TAHUN AJARAN MAPEL KEPALA SEKOLAH Dekomposisi merupakan gambaran tentang penggolongan dan pengelompokan dari semua proses yang terjadi pada suatu sistem informasi. Pada sistem ini terdapat tiga (3) penggolongan proses, antara lain: 1. Proses 2. Proses Transaksi 3. Proses DATA MAPEL

4 4.6. DFD Pada DFD menggambarkan alur proses data yang berjalan dalam sistem. Dari dekomposisi yang ada maka DFD yang terbentuk antara lain : 1. DFD level 0 3. DFD level 1 proses transaksi 2.1 Pembuatan Jadwal Pelajaran Data Jadwal pelajaran 2.2 Jadwal Pelajaran Info Info Info Info Data PENDATAAN Info Data Jadwal Mengajar Data Jadwal Mengajar Pembuatan Jadwal Mengajar Data Tahun_ajaran Tahun_ajaran 2.3 MAPEL Data KELAS Data Tahun Ajaran TAHUN AJARAN Data Info Data Data Tahun_ajaran 2.4 Info Data Info Jadwal Pelajaran PENJADWALAN & PENILAIAN Info Jadwal Mengajar Data Jadwal Pelajaran Data Jadwal Mengajar Data Info Data Tahun_ajaran Data Tahun_ajaran Data Jadwal Mengajar Jadwal Pelajaran 2.5 Gambar 4 : DFD Level 1 Proses Transaksi LAPORAN Data Tahun_ajaran Jadwal Pelajaran Data Jadwal Mengajar Raport KEPALA SEKOLAH 4. DFD level 1 proses laporan Gambar 2 : DFD Level 0 2. DFD level 1 proses pendataan Data Tahun ajaran Tahun ajaran Data Tahun Ajaran Data Tahun ajaran 1.1 TAHUN AJARAN Data Tahun Ajaran Tahun Ajaran Data Tahun ajaran Tahun ajaran 1.2 KELAS 1.3 MAPEL Info Info Info 1.4 Data Jadwal pelajaran Data Jadwal pelajaran Data Jadwal pelajaran Jadwal Pelajaran Info 1.5 Data Jadwal Mengajar Data Jadwal mengajar Gambar 3 : DFD Level 1 Proses Data Jadwal mengajar Jadwal Mengajar LAPORAN RAPORT Raport Data KEPALA SEKOLAH LAPORAN LEGGER Legger Gambar 5 : DFD Level 1 Proses Transaksi

5 4.7. ERD 4.8. Relasi Tabel Gambar 6 : ERD Gambar 9 : Halaman Utama Halaman menu utama merupa-kan halaman utama dalam sistem. Pada halaman utama ini terdapat tujuh (6) menu utama yang ada, antara lain : 1. Menu Admin : berfungsi untuk melakukan pendataan administrator 2. Menu User : berfungsi untuk melakukan pendataan pengguna sistem. 3. Menu : berfungsi untuk melakukan pendataan siswa. 4. Menu Master Akademik : berfungsi untuk melakukan sirkulasi penilaian. 5. Menu Master Data : berfungsi untuk melakukan pendataan mengenai data data master untuk mendukung data akademik. 6. Menu : berfungsi untuk melakukan pencetakan semua laporan. Gambar 7 : Relasi Tabel 5. IMPLEMENTASI Pengguna yang akan masuk mengakses halaman login, halaman Gambar 8 ke sistem ini harus ini ditunjukkan pada. Gambar 8 : Halaman Login Halaman admin merupakan halaman yang hanya dapat diakses oleh orang yang bertugas mengelola website sistem informasi akademik ini saja, halaman ini ditunjukkan pada Gambar 9. Gambar 10 : Halaman Profil

6 Gambar 11 : Halaman Input Gambar 12 : Halaman Gambar 13 : Halaman Data 6. PENUTUP 6.1. Kesimpulan Setelah menyusun Tugas Akhir ini, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akademik ini adalah merupakan upaya penerapan dalam penguasaan dan penerapan teknologi informasi dilingkungan SMP Eka Sakti Semarang yang harus dikembangkan untuk meningkatkan kinerja dari sistem yang ada, selain itu juga digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan nilai tambah institusi. Dari hasil penelitian pada bab sebelumnya maka dapat di simpulkan sebagai berikut : 1. Dengan penerapan dan pemanfaatan sistem informasi akademik ini bisa menjadi solusi alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan fungsi bagi pengguna sistem. 2. Sisem informasi akademik yang dirancang menghasilkan pengolah data baik akademik maupun informasi umum tentang sekolah yang lebih terintegrasi dengan baik, sehingga mampu mempercepat kinerja dalam bidang akademika. 3. Sistem informasi akademik yang dirancang menghasilkan sistem akademik yang lebih efesien dan efektif dalam pencatatan informasi terkait dengan aktivitas akademik, dengan media penyimpanan data yang telah tersentralisasi. 4. Dapat meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih baik, optimal dan professional 5. Dapat mengotomatisasi pengolahan data akademik yang menghemat waktu, biaya serta tenaga sehingga menghasilkan kinerja yang maksimal 6. Dapat menjadi sarana pengolahan database yang berkemampuan tinggi untuk mengolah database yang berukuran besar. 7. Pelayanan terhadap pengguna sistem, khususnya siswa menjadi lebih baik dan cepat 6.2. Saran Berdasarkan simpulan dan analisis yang dilakukan, maka terdapat saran-saran sebagai berikut : 1. Secara bertahap mulai beralih dari sistem manual yang berjalan ke sistem yang dikembangkan, sehingga dapat meningkatkan pelayanan, kinerja dan efisieni waktu yang secara tidak langsung akan meminimalkan ketergantungan terhadap media yang selalu terjadi pada sistem manual. 2. Pengembangan sistem yang berjalan dengan menambahkan sarana pendukung seperti sistem perpustakaan cyber dan sistem pembayaran online. Dimana perubahan itu nanti diarahkan pada perkembangan yang lebih maju. 3. Pengembangan pada sistem keamanan, dimana sistem informasi akademik ini belum memiliki keamanan data yang kuat 7. DAFTAR PUSTAKA [1] Al - Bahra bin Ladjamudin (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. [2] Jogiyanto Hartono (2001). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur teori dan praktis aplikasi bisnis. Yogyakarta : Andi. [3] Jogiyanto, Hartono (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III. Yogyakarta: Andi. [4] Kendall, K.E., dan J.E. Kendall (2003). Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid Ke-2, Edisi Ke-5. Jakarta : PT. Prenhallindo. [5] McLeod, Raymond Jr dan Schell, George (2004). Management Information System 9 th Edition. New Jersey : Pearson Education, Inc.