Sistem Informasi Manajemen Persewaan Mobil

Transkripsi

1 Sistem Informasi Manajemen Persewaan Mobil Bayu Setyawan Jurusan Teknik Informatika Universitas 45 Surabaya ABSTRAK Usaha persewaan mobil merupakan usaha dibidang jasa transportasi yang saat sedang berkembang, namun secara umum pengelolaan datanya masih dilakukan secara manual. Pada awalnya sistem manual tersebut bukan menjadi masalah, namun seiring dengan bertambah banyaknya jumlah mobil yang dimiliki dan bertambah banyaknya jumlah penyewa yang melakukan transaksi, mengakibatkan data yang dikelola semakin besar, dengan demikian pengelolaan data dengan cara manual menjadi tidak efektif dan efisien lagi, sehingga untuk menjamin keakuratan dalam pencatatan transaksi, keamanan dalam penyimpanan data, serta keakuratan dan kecepatan dalam penyajian informasi perlu dibangun sebuah sistem informasi manajemen persewaan mobil yang berbasis komputer. Pembuatan sistem informasi manajemen persewaan mobil ini diawali dengan mengumpulkan data yang berkaitan dengan sistem yang akan dibangun, kemudian dilakukan analisis, dan dilanjutkan dengan mendesain sistem berdasarkan hasil analisis, langkah selanjutnya adalah melakukan penulisan program sesuai dengan hasil desain. Setelah program selesai ditulis kemudian akan dilakukan pengujian untuk memastikan bahwa program yang dibuat telah sesuai dengan yang diharapkan. Langkah terakhir dari kegiatan ini adalah membuat dokumentasi sistem yang diwujudkan dalam bentuk laporan penelitian. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem informasi manajemen persewaan mobil berbasis komputer yang bila diimplementasi, diharapkan akan dapat mengatasi segala permasalahan dalam pengolahan data pada bidang usaha persewaan mobil. Kata kunci : Sistem Informasi, Persewaan Mobil, Berbasis Komputer 1. Pendahuluan Usaha persewaan mobil merupakan usaha dibidang jasa transportasi yang sedang berkembang, namun secara umum pengelolaan datanya masih dilakukan secara manual. Pada awalnya sistem manual tersebut bukan menjadi masalah, namun seiring dengan bertambah banyaknya jumlah mobil yang dimiliki dan bertambah banyaknya jumlah penyewa yang melakukan transaksi, mengakibatkan data yang dikelola semakin besar, dengan demikian pengelolaan data dengan cara manual menjadi tidak efektif dan efisien lagi, sehingga untuk menjamin keakuratan dalam pencatatan transaksi, keamanan dalam penyimpanan data, serta keakuratan dan kecepatan dalam penyajian informasi perlu dibangun sebuah sistem informasi manajemen persewaan mobil yang berbasis komputer. Dari latar belakang tersebut dapat diambil suatu rumusan masalah yaitu: Bagaimana membangun sistem informasi manajemen persewaan mobil yang berbasis komputer, yang dapat membantu kinerja administrasi dalam mengelola data persewaan mobil dengan lebih efektif dan efisien, sedangkan manfaat dari dibangunnya sistem ini adalah: Mengurangi terjadinya Human Error Dapat menyediakan informasi dengan lebih cepat dan akurat. Untuk meningkatan kecepatan dalam pelayanan 31

2 2. Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian adalah : 2.1 Metode Pengumpulan Data 1. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung pada obyek penelitian (usaha persewaan mobil). 2. Wawancara Cara memperoleh data dengan cara melakukan wawancara secara langsung dengan para pemilik usaha persewaan mobil. 3. Studi Literatur Yaitu mempelajari buku-buku, literatur, artikel maupun tulisan yang ada hubungannya dengan penelitian yang dilakukan. 4. Studi Dokumen Mempelajari dokumen-dokumen transaksi yang digunakan dalam administrasi persewaan mobil. 2.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak Dalam pengembangan perangkat lunak sistem informasi manajemen persewaan mobil ini menggunakan metode water fall, dengan tahapan-tahapan sebagai berikut: 1. Analisis Sistem Menganalisa sistem yang ada (sistem lama) untuk mengetahui kelemahannya sehingga dapat diusulkan solusinya. 2. Desain Sistem Melakukan desain sistem dengan metode desain terstruktur. 3. Penulisan Program Menulis kode pogram berdasarkan hasil desain sistem. 4. Pengujian Melakukan pengujian untuk memastikan bahwa program yang dibuat sudah sesuai dengan yang diharapkan. 5. Dokumentasi Membuat catatan/dokumentasin pengembangan sistem dalam bentuk laporan penelitian. 3. Desain Sistem 3.1 Desain Context Diagram Diagram konteks merupakan gambaran secara umum dari perusahaan atau instansi tersebut berada. Diagram konteks berisi data yang mempengaruhi sistem yang ada dalam perusahaan atau instansi tersebut. Diagram konteks ini terdiri dari customer, sopir, teknisi, accounting dan manajemen. 32

3 3.2 Desain Bagan Berjenjang Gambar 3.1 Desain Sistem Context Diagram Gambar 3.2 Desain Sistem Bagan Berjenjang 33

4 3.3 Data Flow Diagram Level 1 Dalam sistem persewaan mobil terdapat 5 proses yang saling terkait. Proses ini meliputi proses pemesanan mobil, sewa mobil, pengembalian mobil, perbaikan mobil dan pembuatan laporan. Data flow diagram level 1 dapat dilihat pada gambar dibawah. Data mobil Data mobil Data mobil 1 Mobil Data mobil Data administ rasi Data customer Data customer Data administ rasi Data administ rasi Data customer 2 Cust omer 3 Administrasi Data customer Cust omer Data type [Data pembayaran] Data form pesan [Form pesan] [Bukti sewa] 7 Type 8 Form pemesanan Data form pesan 5 Laporan + [Laporan perbaikan] [Laporan sewa] [Laporan dat a customer] [Laporan pemesanan] [Laporan pengembalian] Data memesan Data memesan 11 Memesan Data memesan 1 Data sopir Data sopir 4 Sopir [Bukti pesan] Pemesanan mobil + Data form sewa 9 Form sewa Data form sewa 2 Data mobil [Form sewa] Sewa mobil Data menyewa 12 Menyewa Data menyewa Manajemen + 3 Data form kembali [Tagihan] Pengembalian mobil Data form kembali 10 Form kembali Data form kembali + Data mengembalikan 13 Mengembalikan Sopir [I D sopir] [Data penugasan] Data memerlukan 14 Memerlukan Account ing [I nformasi pembayaran] 4 Data ditangani 15 Dit angani [Data penggunaan spare part] [Data hasil perbaikan] Perbaikan mobil + Data teknisi 5 Teknisi Teknisi [Form perbaikan] Data spare part 6 Spare part Data perbaikan [Biaya spare part] 16 Perbaikan Data perbaikan Gambar 3.3 Desain Data Flow Diagram Level 1 34

5 3.4 Desain ER-Diagram Gambar 3.4 Desain ER-Diagram Struktur Database dari Sistem Informasi Manajemen Persewaan Mobil adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Administrasi 1 Kd_adm Text 5 Primary key 2 Nama Text 20 Not null 3 Alamat Text 35 Not null 4 No_telp Numeric 15 5 Password Text 10 Not null Tabel 3.2 Type 1 Kd_type Text 5 Primary key 2 Merk Text 10 Not null Tabel 3.3 Mobil 1 No_polisi Text 10 Primary key 2 Warna Text 10 Not null 3 Jenis Text 8 Not null 4 Tahun Numeric 10 Not null 5 Kd_type Text 8 Foreign key 35

6 Tabel 3.4 Customer 1 Kd_cust Text 5 Primary key 2 Nama Text 20 Not null 3 Alamat Text 35 Not null 4 No_telp Numeric 15 5 No_KTP Numeric 20 Not null Tabel 3.5 Sopir 1 Kd_sopir Text 5 Primary key 2 Nama Text 20 Not null 3 Alamat Text 35 Not null 4 No_telp Numeric 15 5 No_SIM Numeric 20 Not null Tabel 3.6 Teknisi 1 Kd_tek Text 5 Primary key 2 Nama Text 20 Not null 3 Alamat Text 35 Not null 4 No_telp Numeric 15 Tabel 3.7 Spare part 1 Kd_spare Text 5 Primary key 2 Jenis Text 15 Not null 3 Harga Text 10 Not null 4 Merk Text 15 Not null 5 Stock Text 10 Not null Table 3.8 Pemesanan 1 No_pesan Numeric 5 Primary key 2 Tgl_pesan Date 10 Not null 3 DP Numeric 15 Not null 4 Kd_adm Text 5 Foreign key Tabel 3.9 Dtl_Pesan 1 No_pesan Numeric 5 Foreign key 2 No_polisi Text 8 Foreign key 36

7 Tabel 3.10 Sewa 1 No_sewa Numeric 5 Primary key 2 Tgl_sewa Date 10 Not null 3 Tgl_kembali Date 10 Not null 4 Total_sewa Numeric 15 Not null 5 Kd_adm Text 5 Foreign key 6 Kd_cust Text 5 Foreign key Tabel 3.11 Dtl_Sewa 1 No_sewa Numeric 5 Foreign key 2 No_polisi Text 8 Foreign key 3 Kd_sopir Text 35 Foreign key Tabel 3.12 Kembali 1 No_kembali Numeric 5 Primary key 2 Tgl_kembali Date 8 Not null 3 Kd_adm Text 5 Foreign key 4 Kd_cust Text 5 Foreign key Tabel 3.13 Dtl_Kembali 1 No_kembali Numeric 5 Foreign key 2 No_polisi Text 8 Foreign key Tabel 3.14 Perbaikan 1 No_perbaikan Numeric 5 Primary key 2 Tgl_perbaikan Date 15 Not null 3 Jns_perbaikan Text 15 Not null 4 No_polisi Text 8 Foreign key 5 Total_spare Text 15 Not null (total biaya) Tabel 3.15 Ditangani 1 No_perbaikan Numeric 5 Foreign key 2 Kd_teknisi Text 5 Foreign key Tabel 3.16 Memerlukan (kebutuhan spare part) 1 No_perbaikan Numeric 5 Foreign key 2 Kd_spare Text 5 Foreign key 3 Jumlah Numeric 10 Not null 37

8 4. Implementasi 4.1 Login Login adalah pilihan yang harus dipilih dengan memasukkan user nama dan password sebelum menggunakan sistem dan masuk pada menu utama. Apabila user name dan password yang di inputkan salah, maka user tidak dapat megunakan sistem informasi ini. Gambar 4.1 Form Login 4.2 Menu Utama Menu utama ini berisikan menu-menu yang digunakan untuk mengorganisasikan semua form yang ada dalam aplikasi ini, yang terdiri dari menu data, menu transaksi dan menu laporan beserta sub menu-sub menu yang berada didalamnya, seperti terlihat pada gambar berikut: Gambar 4.2 Menu Utama 38

9 4.3 Data Mobil Pada menu data mobil ini berfungsi untuk memasukkan data-data mobil yang dimiliki oleh persewaan mobil. Gambar 4.3 Data Mobil 4.4 Data Sopir Pada menu data sopir ini berfungsi untuk memasukkan data-data sopir yang bekerja di persewaan mobil Gambar 4.4 Data Sopir 39

10 4.5 Data Pelanggan Pada menu data pelanggan ini berfungsi untuk memasukkan data-data pelanggan yang menyewa mobil di persewaan mobil. Gambar 4.5 Data Pelanggan 4.6 Data Administrasi Pada menu data administrasi ini berfungsi untuk memasukkan data-data petugas administrasi yang bekerja di persewaan mobil Gambar 4.6 Data Administrasi 40

11 4.7 Data Teknisi Pada menu data teknisi ini berfungsi untuk memasukkan data-data teknisi yang bekerja di persewaan mobil. Gambar 4.7 Data Teknisi 4.8 Data SparePart Pada menu data spare part ini berfungsi untuk memasukkan data-data spare part yang dimiliki di persewaan mobil. Gambar 4.8 Data Spare Part 41

12 4.9 Transaksi Pemesanan Mobil Pada menu ini digunakan untuk melakukan pemesanan customer. mobil oleh Gambar 4.9 Transaksi Pemesanan Mobil 4.10 Transaksi Sewa Mobil Pada menu transaksi sewa mobil ini digunakan untuk melakukan sewa mobil oleh customer. Gambar 4.10 Transaksi Sewa Mobil 42

13 4.11 Transaksi Perbaikan Mobil Pada menu transaksi perbaikan mobil ini digunakan untuk melakukan perbaikan mobil baik yang dipesan maupun yang dikembalikan oleh customer. Gambar 4.11 Transaksi Perbaikan 4.12 Laporan Data Customer Laporan data customer adalah laporan tentang data-data customer yang telah melakukan transaksi dengan pihak persewaan. Gambar 4.12 Laporan Data Customer 4.13 Laporan Pemesanan Mobil Laporan pemesanan mobil adalah laporan tentang data-data mobil yang telah pernah dipesan dalam waktu tertentu atau per periode. Gambar 4.13 Laporan Pemesanan Mobil 43

14 4.14 Laporan Sewa Mobil Laporan sewa mobil adalah laporan tentang data-data mobil yang telah pernah disewa dalam waktu tertentu atau per periode. Gambar 4.14 Laporan Sewa Mobil 4.15 Laporan Perbaikan Mobil Laporan perbaikan mobil adalah laporan tentang data-data mobil yang diperbaiki baik yang sudah maupun dalam proses perbaikan sehingga layak jalan Sub Menu Keluar Untuk keluar dari Aplikasi. Gambar 4.15 Laporan Perbaikan Mobil 5. Kesimpulan Dengan membandingkan permasalahan yang ada sebelumnya dengan penyelesaian yang telah dilakukan melalui pengembangan sistem ini, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Dengan adanya sistem informasi ini pekerjaan petugas administrasi menjadi lebih mudah. 2. Dengan adanya sistem informasi ini dapat mengurangi human error sehingga data menjadi lebih akurat dan dapat dipertanggung jawabkan. 3. Dengan adanya sistem informasi ini pelayanan terhadap customer dapat dilakukan dengan lebih cepat. 4. Biaya sewa dapat diketahui dengan cepat sehingga bisa meminimalisasikan keluhan pelanggan. 5. Penggunaan sistem informasi persewaan mobil ini sangat membantu karena dapat menyajikan laporan dengan lebih cepat dan akurat. 44

15 DAFTAR PUSTAKA Farthansyah, 2000, Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data, CV. Informatika, Bandung. Kristanto, Harianto. 2002, Konsep Dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta. Murdick, 2004, Sistim Informasi dan Visual Basic Tingkat Lanjut, Elex Media Komputindo, Jakarta. Pamitrapati, Dipa & Siahaan, Krisdianto. 2004, Trik Pemrograman Visual Basic, PT. Elex Komputindo, Jakarta. Robi in, Bambang. 2005, The Manajemen Database dan Administrasi Database menggunakan Visual Basic, Andi Offset, Yogyakarta. Teguh Handra. 2002, Sistem Informasi Manajemen, PT. Prehalindo, Jakarta 45