BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. Sistem pengolahan data perpustakaan pada SLTPN 1 Waway Karya saat ini

Transkripsi

1 21 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem pengolahan data perpustakaan pada SLTPN 1 Waway Karya saat ini masih dilakukan secara manual, mulai dari pendataan anggota dan buku, sampai dengan penyajian laporan data perpustakaan. Dengan melihat data buku yang ada di perpustakaan yaitu sekitar 1500 eksemplar, proses pendataan seperti ini cukup rumit dan terjadi penumpukkan buku pada lemari arsip. Tidak hanya itu, dengan pendataan seperti ini dalam pencarian data cukup sulit karena mencari data dengan melihat buku arsip satu persatu, dengan demikian waktu yang ada akan terbuang sia-sia. Dalam melakukan proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SLTP Negeri 1 Waway Karya saat ini masih menggunakan sistem manual. Adapun proses-proses yang dilakukan dalam transaksi peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan tersebut adalah : Sistem Peminjaman Buku Perpustakaan 1. Penerimaan kartu anggota perpustakaan dari anggota, 2. Pemeriksaan keanggotaan, 3. Penerimaan buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan,

2 22 4. Pemeriksaan buku, 5. Pendataan identitas peminjaman dan buku perpustakaan yang dipinjam berikut penetapan waktu pinjam dan pengembalian buku oleh pegawai perpustakaan Sistem Pengembalian Buku Perpustakaan 1. Penyerahan buku dari peminjam, 2. Pengecekan data peminjam yang meliputi data peminjam dan buku, 3. Perhitungan lama peminjaman berikut total denda peminjaman, 4. Pencatatan data transaksi sebagai dokumentasi laporan pengembalian, 5. Penyerahan kartu anggota dari petugas perpustakaan Diagram Arus Dokumen (DAD) Tabel 3.1 Diagram Arus Dokumen yang Berjalan Peminjam Petugas Perpustakaan Menunjukkan buku yang dipinjam Mencatat nama, kelas, dan judul buku Buku yang dipinjam Buku yang telah dikembalikan Mencatat kembali pada buku perpustakaan ` Disimpan pada Arsip

3 Analisis Sistem Baru Perpustakaan merupakan salah satu pendukung kegiatan belajar mengajar yang sangat produktif. Pada saat ini sistem yang ada di perpustakaan SLTP Negeri 1 Waway Karya masih bersifat manual sehingga kurang efektif dalam menagani aktivitas-aktivitas yang ada terutama pada transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Misalnya, pada penyimpanan data yang hanya berupa catatan dan berkas kartu anggota sehingga sangat dikhawatirkan data tersebut hilang atau rusak. Melihat kenyataan itu maka sangatlah penting bagi pihak perpustakaan SLTP Negeri 1 Waway Karya untuk beralih dari sistem lama ke sistem baru yang berbasis komputer, sehingga segala kemungkinan-kemungkinan yang tidak diinginkan dapat dihindari dan teratasi dengan baik. Dengan merancang sistem yang baru diharapkan dapat menyempurnakan sistem yang lama dan sistem yang baru dapat berfungsi lebih baik sehingga operasional dan pendayagunaan sistem dapat berjalan dengan baik dengan hasil yang cepat, tepat dan data yang lebih akurat.

4 Diagram Konteks (Context Diagram) Diagram konteks dapat dilihat pada gambar berikut: Kepala Perpustakaan Laporan Anggota Data Anggota No Anggota Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Pendataan Buku Petugas Perpustakaan Gambar 3.1 Diagram Konteks Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) merupakan penjabaran lebih lanjut dari context diagram. Turunan pertama dari diagram konteks adalah DFD level 0. DFD level 0 dapat dilihat pada gambar berikut : Laporan Data Anggota Laporan Data Buku Laporan Peminjaman Laporan Pengembalian Kepala Perpustakaan Laporan Anggota Data Anggota No Anggota Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Pendataan Anggota Petugas Perpustakaan Laporan Data Peminjaman dan Pengembalian Data Peminjaman dan Pengembalian Laporan Data Peminjaman dan Pengembalian Petugas Perpustakaan Gambar 3.2 Data Flow Diagram (DFD) level 0

5 Analisis Masukan Proses pengolahan data transaksi peminjaman dan pengembalian buku terdiri dari dua tahap data yaitu : Input Data Peminjaman Pada tahap ini sistem dirancang untuk memasukkan semua data yang berkaitan dengan transaksi peminjaman dan kemudian menyimpan serta mengolah data-data tersebut sehingga menghasilkan laporan yang bermanfaat guna pengambilan keputusan. Data tersebut meliputi biodata peminjam, waktu transaksi dan data buku yang dipinjam. Sistem ini dilengkapi dengan validitas data sehingga mencegah terjadinya pemasukkan data yang salah Input Data Pengembalian Pada tahap ini sistem dirancang untuk memasukkan semua data yang berkaitan dengan transaksi pengemabalian dan kemudian menyimpan serta mengolah data-data tersebut sehingga menghasilkan laporan data yang bermanfaat guna pengambilan keputusan. Data tersebut meliputi, data buku yang dikembalikan dan waktu transaksi. Sistem ini dilengkapi dengan validitas data sehingga mencegah terjadnya pemasukkan data yang salah, terjadinya duplikasi atau penumpukkan data.

6 Analisis Proses Beberapa proses yang dapat dilakukan oleh rancangan sistem ini : Proses Pemasukkan Data Pengolahan ini berupa pengorganisasian dari data-data yang ada. Pengolahan data akan dilakukan secara otomatis apabila terdapat data-data masukkan yang harus dioperasikan Penyimpanan Data Sistem ini dirancang agar secara otomatis dapat menampung dan menyimpan data dalam jumlah yang besar ke media penyimpanan sehingga apabila data tersebut dibutuhkan dapat dilihat kembali dengan cepat. Data yang ada disimpan dalam database MySQL Server dengan basis data yang disusun sedemikian rupa Analisis Keluaran Keluaran dari sistem yang dirancang ini berupa laporan-laporan yang merupakan hasil dari pengolahan data, meliputi biodata anggota, data buku serta transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Sistem ini juga dilengkapi dengan fasilitas pencarian data yang dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Dari beberapa keluaran tersebut diharapkan dapat menjadi sumber informasi yang bermanfaat baik bagi anggota maupun pihak petugas perpustakaan terutama dalam pengembalian keputusan atau kebijakan yang diperlukan.

7 Rancangan Struktur Menu Aplikasi MENU UTAMA File Input Data Pelayanan Perpustakaan Cari Data Laporan Data Utility LogIn Data Siswa Data Peminjaman Buku Data Anggota Tambah Admin/User LogOf Data Guru Data Pengembalian Buku Data Buku Tambah Admin/User Keluar Data Buku Gambar 3.3 Gambar Rancangan Struktur Aplikasi 3.4 Rancangan Program Form Login LOGIN PASSWORD LOGIN BATAL KELUAR Gambar 3.4 Menu Tampilan Login

8 Form Tampilan Utama SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SLTPN 1 WAWAY KARYA File Input Data Pelayanan Perpustakaan Cari Data Laporan Data Utility Sistem Peminjaman Dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SLTPN 1 Waway Karya Gambar 3.5 Menu Tampilan Utama Form Data Siswa Rancangan form data siswa, dibuat untuk menginput data-data siswa. Pada tampilan ini terdapat beberapa bagian antara lain : 1. Menu Simpan 2. Menu Ubah 3. Menu Hapus 4. Menu Batal 5. Menu Keluar

9 29 Input Data Siswa NO. ANGGOTA NO. INDUK SISWA(NIS) NAMA SISWA ALAMAT JENIS KELAMIN TEMPAT LAHIR LOAD PHOTO TANGGAL LAHIR SIMPAN UBAH HAPUS BATAL KELUAR Gambar 3.6 Menu Data Siswa Form Data Guru Rancangan form data guru, dibuat untuk menginput data-data guru. Pada tampilan ini terdapat beberapa bagian antara lain : 1. Menu Simpan 2. Menu Ubah 3. Menu Hapus 4. Menu Batal 5. Menu Keluar

10 30 Input Data Guru NO. ANGGOTA NO. INDUK (NIP) NAMA GURU GOLONGAN JABATAN ALAMAT LOAD PHOTO JENIS KELAMIN TEMPAT LAHIR TANGGAL LAHIR SIMPAN UBAH HAPUS BATAL KELUAR Gambar 3.7 Menu Data Guru Form Data Buku Rancangan form data buku, dibuat untuk menginput data-data buku. Pada tampilan ini terdapat beberapa bagian antara lain : 1. Menu Simpan 2. Menu Ubah 3. Menu Hapus 4. Menu Batal 5. Menu Keluar

11 31 Input Data Buku KODE BUKU JUDUL BUKU PENGARANG PENERBIT TAHUN TERBIT JUMLAH SIMPAN UBAH HAPUS BATAL KELUAR Gambar 3.8 Menu Data Buku Form Input Data Peminjaman Buku Rancangan form input data peminjaman buku, dibuat untuk menginput data transaksi peminjaman buku perpustakaan. Pada tampilan ini terdapat beberapa bagian antara lain : 1. Menu Simpan 2. Menu Batal 3. Menu Keluar

12 32 Input Data Peminjaman Buku STATUS PEMINJAM NOMOR ANGGOTA NIP/NIS NAMA KODE BUKU JUDUL BUKU PENGARANG PENERBIT TANGGAL PINJAM SIMPAN BATAL KELUAR Gambar 3.9 Menu Input Data Peminjaman Buku Form Input Data Pengembalian Buku Rancangan form input data pengembalian buku, dibuat untuk menginput data pengembalian buku perpustakaan. Pada tampilan ini terdapat beberapa bagian antara lain : 1. Menu Simpan 2. Menu Batal 3. Menu Keluar

13 33 Input Data Pengembalian Buku STATUS PEMINJAM NOMOR ANGGOTA NIP/NIS NAMA KODE BUKU JUDUL BUKU PENGARANG PENERBIT TANGGAL PINJAM TANGGAL KEMBALI LAMA PINJAM LAMA DENDA DENDA SIMPAN BATAL KELUAR Gambar 3.10 Menu Input Data Pengembalian Buku Form Cari Data Anggota Form ini berfungsi untuk mencari data anggota perpustakaan dengan lebih mudah, ada beberapa menu antara lain: 1. Menu Cari 2. Menu Batal 3. Menu Keluar

14 34 Cari Data Anggota Pilih Pencarian Masukkan Nama/NIP :: CARI BATAL KELUAR Gambar 3.11 Menu Cari Data Anggota Form Cari Data Buku Form ini berfungsi untuk mencari data buku yang ada diperpustakaan dengan lebih mudah, ada beberapa menu antara lain: 1. Menu Cari 2. Menu Batal 3. Menu Keluar Cari Data Buku Pilih Pencarian Ketik Pencarian : :: CARI BATAL KELUAR Gambar 3.12 Menu Data Pencarian Buku

15 Form Laporan Data Perpustakaan Form ini berfungsi untuk mencari laporan data-data perpustakaan dari data anggota, guru, siswa, buku dan laporan denda yang ada diperpustakaan dengan lebih mudah, ada beberapa menu antara lain: 1. Menu Cari 2. Menu Hari 3. Menu Bulan 4. Menu Tahun 5. Menu Semua 6. Menu Cetak 7. Menu Keluar Laporan Data Perpustakaan Kategori Laporan Masukkan No.Anggota/Nama Tanggal Bulan Tahun :: CARI HARI BULAN TAHUN SEMUA CETAK KELUAR Gambar 3.13 Menu Laporan Data Perpustakaan

16 Form Input Data Tambah User/Admin Form ini berfungsi untuk menambah user atau pengguna, ada beberapa menu antara lain: 1. Menu Simpan 2. Menu Batal 3. Menu Keluar Input Data Tambah User/Admin LOGIN PASSWORD HAK AKSES SIMPAN BATAL KELUAR Gambar 3.14 Menu Input Data Tambah User/Admin Form Hapus User/Admin Form ini berfungsi untuk menghapus user atau pengguna yang ada dalam database, ada beberapa menu antara lain: 1. Menu Batal 2. Menu Keluar LOGIN PASSWORD Hapus User/Admin HAPUS KELUAR Gambar 3.15 Menu Hapus User/Admin

17 Rancangan Stuktur Database Database ini dirancang sebagai sarana penyimpan data perpustakaan SLTPN 1 Waway Karya Lampung Timur. Pada Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Buku Perpustakaan menggunakan satu database yaitu database Perpustakaan dan terdapat 5 tabel, yaitu : 1. Tabel Login Nama Tabel Primary Key : Login : Login Tabel 3.2 Data Login 2. Tabel Siswa Nama Tabel Primary Key : Tabel_Siswa : No_Anggota Tabel 3.3 Data Siswa

18 38 3. Tabel Guru Nama Tabel Primary Key : Tabel_Guru : NIP Tabel 3.4 Data Guru 4. Tabel Buku Nama Tabel Primary Key : Buku : Kode_Buku Tabel 3.5 Data Buku

19 39 5. Tabel Peminjaman Nama Tabel Primary Key : Peminjaman : No_Anggota Tabel 3.6 Data Peminjaman 6. Tabel Pengembalian Nama Tabel Primary Key : Pengembalian : No_Anggota Tabel 3.7 Data Pengembalian

20 Relasi Tabel Tabel-tabel yang telah dijelaskan rancangannya di atas, memiliki relasi satu dengan yang lainnya. Adapun relasi antar tabel tersebut dapat dilihat pada gambar 3.16 dibawah ini: Gambar 3.16 Relasi Antar Tabel Pada Sistem peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan yang penulis rancang, terdapat sebuah database yaitu Perpustakaan. Database Perpustakaan mempunyai 6 (enam) tabel yaitu login, peminjaman, pengembalian, tabel_siswa, tabel_guru dan buku.