LAURA MILLAR AND MICHAEL ROPER RECORD, LONDON: INTERNATIONAL RECORDS MANAGEMENT TRUST, Lesson 4 REPROGRAFI. Disusun Oleh : Fajar Sulistyo, A.

Transkripsi

1 LAURA MILLAR AND MICHAEL ROPER RECORD, LONDON: INTERNATIONAL RECORDS MANAGEMENT TRUST, Lesson 4 REPROGRAFI Disusun Oleh : Fajar Sulistyo, A.Md PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

2 A. REPROGRAFI Lembaga kearsipan bertugas untuk mereproduksi dan membuat salinan terhadap arsip yang sudah rapuh, memburuk namun arsip tersebut banyak digunakan dan sangat berharga bahkan untuk penelitian. Arsip yang asli di simpan ke penyimpanan agar dilakukan konservasi. Melestarikan arsip diantaranya dengan membuat satu atau lebih salinan akses ke informasi yang terkandung dalam arsip dan membatasi penggunaan arsip asli. Ada beberapa metode reproduksi atau reprografi, termasuk mikrofilm, fotokopi, fotografi reproduksi dan digitalisasi. saat ini yang dianggap cocok diantaranya mikrofilm, fotocopy ke kertas permanen, fotografi menggunakan film berkualitas arsip hitam dan putih dan pencitraan atau pemindaian bahan kedalam bentuk elektronik. Reprografi dilakukan dalam pengelolaan catatan dan untuk akses dan penyebaran. Namun reprografi berfokus pada pelestarian arsip oleh karena itu berpusat pada pengelolaan arsip di lembaga kearsipan bukan di lembaga pencipta. Namun prinsip prinsip umumnya masih berlaku di kantor kantor arsip. Seharusnya reprografi diterapkan juga di kantor kantor bukan hanya pada lembaga kearsipan karena ini sebagai alat dalam manajemen arsip. Pada lesson 4 ini membahas tentang reproduksi dimana reproduksi kegiatan dari pelestarian arsip. Yang berkaitan dengan reproduksi diantaranya : a. Microfilm b. Fotocopy c. Photoreproduction d. Digitalisasi B. PEMBUATAN PROGRAM REPROGRAFI Dalam lembaga kearsipan dalam mengembangkan program reproduksi adalah untuk melakukan penilaian konservasi yang meliputi 2

3 mengevaluasi keadaan fisik dan keamanan kepemilikan di lembaga. Setelah penilaian konservasi telah dilakukan, keputusan dapat dibuat tentang tujuan dan ruang lingkup program reprografi. Langkah berikutnya adalah mengindentifikasi bahan yang akan digunakan untuk menyalin. Apabila arsipnya unik sperti arsip pemerintah maka perlu pertimbangan penggunaan bahan serta kondisi fisiknya. Namun jika arsip non-unik seperti buku, surat kabar, peta, laporan atau jenis item multiple-copy perlu berkonsultasi dengan lembaga lain baik nasional maupun internasional. Salinan juga tersedia ditempat lain seperti di lembaga besar yang diakses secara internasional seperti British Library di Inggris, Arsip Nasional di Kanada atau Perpustakaan Kongres di Amerika Serikat. Ada mekanisme di tempat di seluruh dunia untuk mengidentifikasi bahan mikrofilm tersedia untuk pembelian, termasuk Daftar Nasional Microform Masters di Amerika Serikat dan Mendaftar dari Pelestarian Microforms di Inggris. Sebelum menyalin manajer arsip harus memastikan bahwa proses ini memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam hak cipta dan undang undang lain / peraturan seperti bukti bertindak / dokumen administrasi seperti donor / deposan perjanjian. Membuat satu salinan arsip statis masih diizinkan namun apabila lebih dari itu disebut pelanggaran hak cipta. C. MEMPERSIAPKAN BAHAN UNTUK REPRODUKSI Persiapan menyeluruh untuk penyalinan adalah penting untuk memastikan produk akhir yang baik, dan itu penting untuk faktor ke biaya menyalin waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mempersiapkan bahan. Dokumen terikat seperti folder kertas harus diatur dalam urutan yang benar; jika mungkin, halaman harus diberi nomor dengan menulis nomor halaman di sudut kanan atas pensil memimpin lembut. Dokumen yang dilipat harus membuka dan diratakan, dengan klip kertas atau staples dihapus. 3

4 Penemuan kembali arsip komplit dengan arsip yang telah disalin agar dapat digunakan untuk akses ke informasi yang lebih mudah. Hal ini penting untuk memastikan urutan yang benar dan kondisi fisik catatan untuk mikrofilm, karena gambar mikrofilm tidak dapat dipindahkan dan kesalahan selalu akan muncul dalam versi film. D. MICROFORMS Mikrofilm adalah salah satu cara utama mereproduksi dan melestarikan catatan dan arsip. Mikrofilm juga merupakan cara yang berharga untuk memberikan keamanan atau referensi salinan informasi yang tercatat, baik di kantor atau di lembaga kearsipan. Mikrofilm merupakan proses fotografi menciptakan gambar miniatur dari catatan pada film resolusi tinggi. Mikrofilm dapat digunakan untuk menyimpan informasi. Mikrofilm merupakan gulungan panjang film seperti film bergerak. Sedangkan microfiche adalah selembar film dimana gambar tersebur telah disalin, dalam microfiche iini lebih mudah untuk menemukan dokumennya daripada menggunakan microfilm harus menelusuri gulungan sampai selesai hanya saja kapasitas simpannya lebih sedikit. Keduanya disebut microforms yang mempunyai keunggulan diantaranya mengurangi kapasitas ruang simpan arsip, lebih murah untuk duplikat, salinan mikrofilm yang dihasilkan benar diakui secara hukum sebagai pengganti arsip aslinya, melindungi catatan dari penanganan yang tidak perlu. Manfaat menyalin catatan dan arsip ke dalam microforms adalah : mengadakan beberapa salinan catatan dalam atau di luar lembaga arsip tanpa merusak atau mempertaruhkan arsip aslinya; menjaga urutan asli dari catatan untuk mencegah gangguan atau hilangnya informasi; memastikan pelestarian informasi secara aman melalui penyediaan keamanan salinan dari dokumen asli; melindungi catatan asli dengan menyediakan salinan untuk penelitian penggunaan; menghemat uang, 4

5 khususnya di lingkungan kantor, melalui pengurangan pada penyimpananruang, peningkatan kecepatan pengambilan dan meningkatkan keamanan. Ada kelemahan mikrofilm, termasuk berikut : a. catatan terorganisir dengan kurang baik akan lebih sulit untuk digunakan pada microfilm, sebagai informasi tidak teratur lebih sulit untuk mengambil. b. Microfilming mahal, jika buruk direncanakan, dapat menjadi beban berat tanpa manfaat yang memadai c. Di banyak negara, salinan mikrofilm catatan mungkin tidak dapat diterima di pengadilan hukum. d. pelestarian mikrofilm membutuhkan kondisi lingkungan yang berkualitas baik, yang dapat sulit untuk dicapai e. Microfilming membutuhkan standar teknis yang tinggi; jika ini tidak mencapai manfaat mikrofilm yang sebanding dengan kekurangan buruk diproduksi atau film yang cepat memburuk. f. Apabila lembaga komersial melakukan pembuatan film itu sendiri, akan diperlukan untuk lembaga arsip untuk memiliki alat pembaca yang tersedia untuk kepentingan umum dan staf. g. Users sering tidak suka mikrofilm karena dapat menjadi sulit untuk digunakan dan dapat menyebabkan kelelahan mata dan menyebabkan cepat lelah. E. JENIS MICROFORM Setelah keputusan telah dibuat untuk bahan film, perlu untuk memutuskan apa jenis microform yang akan digunakan - Film atau fiche - dan format apa. Mikrofilm diproduksi dalam tiga lebar, 16mm, 35mm, dan 105mm. Dari ini diproduksi roll standar Film, kartrid 16mm, kartu aperture, jaket dan microfiche. Pemilihan microform harus didasarkan 5

6 pada kebutuhan organisasi dan kesesuaian jenis untuk catatan yang bersangkutan. Secara tradisional, roll film standar adalah bentuk biasa yang dipilih oleh lembaga kearsipan. Terutama ini adalah karena fiche berkualitas rendah, terutama yang berkaitan dengan resolusi. Sistem microfiche baru memungkinkan format diubah ketika menyalin nonstandar Format asli, sehingga memungkinkan berbeda dengan bervariasi untuk setiap gambar dan memaksimalkan penggunaan area Film. Pemilihan format tergantung pada ukuran, bentuk dan kondisi catatan. Tergantung pada ukuran dokumen asli dan pengurangan rasio, dari dokumen dapat difilmkan pada fiche tunggal. Dengan mendedikasikan fiche untuk koleksi tunggal atau volume catatan, judul dibaca mata dapat digunakan, memungkinkan pengguna untuk mengidentifikasi fiche sebelum mereka memasukkannya ke pembaca. Akses ke halaman, melalui indeks, dapat dicapai dengan menggunakan tanda identifikasi tanda alfanumerik samping setiap frame ketika membuat film. Beberapa catatan sebagai peta dan rencana dan teknik atau arsitektur gambar yang cocok untuk format kartu aperture. Untuk menghasilkan format ini menggunakan 35mm roll film serta menentukan jenis dan format microfilm. Jenis yang sering digunakan adalah film halida perak yang pada dasarnya sama seperti yang digunakan dalam fotografi hitam putih. Kualitas arsip film akan mempertahankan kimia dan stabilitas gambar untuk waktu yang lama sehingga memberikan perlindungan fisik bagi informasi yang difilmkan. Film halida perak juga akan memburuk jika disimpan di bawah kondisi suhu tinggi atau kelembaban yang tinggi. Dalam program repografi master atau kamera film halida perak tidak boleh digunakan sebagi copy pekerjaan karena mudah tergores. Oleh karena itu penting bahwa copy pekerjaan dilakukan. Idealnya sebuah film generasi kedua, submaster, pertama harus diproduksi. Dari copy pekerjaan dapat dibuat. Sub-master yang bermanfaat untuk program reprografi dalam beberapa cara. Dapat diproduksi baik dalam bentuk negatif identik dengan film kamera, atau polaritas dapat dibalik memberikan teks hitam pada latar 6

7 belakang putih, identik dengan dokumen asli. Sub-master bisa disimpan off-situs sebagai perlindungan terhadap hilangnya asli dalam bencana, seperti kebakaran. Copy pekerjaan yang akan diproduksi dari sub-master. Film copy paling umum digunakan disebut diazo.film diazo menggunakan garam diazonium peka cahaya untuk menghasilkan gambar. Karena garam berada dalam film film jenis ini sangat tahan lama, tahan terhadap goresan dan relatif kebal terhadap efek dari suhu tinggi dan kelembaban meskipun gambar akan memudar jika terkena cahaya lama. Hal ini juga 'polaritas penahan': yaitu, bagian hitam dari film sub-master tetap hitam pada film diazo. Sebuah film salinan kedua, Film vesikular, juga kadang-kadang digunakan tetapi tidak dianjurkan untuk bekerja pada arsip. Perak halida sub-master film dan film yang diazo yang tersedia di kedua film 35mm roll dan format yang microfiche. F. JENIS KAMERA Keputusan tentang materi yang akan difilmkan dan jenis microform yang akan digunakan akan menentukan jenis kamera yang dibutuhkan. Arsip dalam kondisi rapuh biasanya karena volumenya yang menumpuk selain itu memudar, perubahan warna yang disebabkan oleh asam, kerusakan air dsb. Kamera planet kecil 16mm dan kamera rotary tidak dapat digunakan untuk media pelestarian. Karena pada kamera planet kecil 26mm terlalu kecil untuk ukuran kertas arsip sedangkan kamera rotary tidak cocok untuk syuting arsip karena ada resiko aslinya mungkin rusak ketika arsipnya di feeder. Kamera yang digunakan untuk syuting arsip yang mempunyai 35 roll film mm seperti planet atau kamera flat-bed dan kamera microfiche modern. Keputusan tentang jenis kamera untuk digunakan akan tergantung pada pilihan film, yang dengan sendirinya akan tergantung pada kebutuhan material dan penggunaan kemungkinan, sebagai dibahas di atas. Ketika memilih sistem kamera sangat penting 7

8 untuk berkonsultasi dengan sebuah arsip lembaga atau konservasi spesialis akrab dengan generasi modern kamera. G. PEMBUATAN FILM Salah satu faktor yang paling penting ketika mikrofilm adalah memastikan kualitas proses syuting dan produk. Standar kualitas harus dipertahankan untuk memastikan film dibaca, tahan lama dan arsipnya stabil. Secara khusus standar yang ditetapkan adalah : a. Preservasi untuk penanganan dan pembuatan film Proses pembuatan film Standar seharusnya tidak menyebabkan kerusakan lebih lanjut untuk bahan arsip. Setiap saat selama persiapan dan pembuatan film, staf harus menangani bahan hati-hati dan memakai kapas sarung tangan. b. Microfilm Film ini harus sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh ISO c. Kelengkapan Semua catatan harus difilmkan dalam urutan yang tepat, termasuk halaman kosong, sehingga produk jadi secara akurat mereproduksi semua informasi di yang asli. d. Identifikasi Semua film harus mencakup informasi deskriptif (disebut 'target) bersama dengan catatan yang sebenarnya, sehingga semua film sepenuhnya diidentifikasi dan dikonfirmasi sebagai salinan yang benar dari aslinya; identifikasi ini sangat penting untuk memastikan salinan mikrofilm dapat menggantikan asli di hukum atau lainnya proses. e. Jelas dan reproduktifitas Film harus jelas, tajam dan mudah dibaca, sehingga bahwa salinan kertas cetak yang jelas dapat dibuat kapan saja diperlukan f. Kepadatan Kepadatan gaya suara yang mengacu pada kontras film, harus tajam dan perbedaan yang jelas antara informasi dan latar belakang. 8

9 g. Resolusi Resolusi mengacu pada ketajaman gambar sendiri; itu gambar harus jelas dan didefinisikan dengan baik. Minimal residu kimia: Pengolahan bahan kimia harus dicuci dari film. h. Duplikasi Master asli dari film harus disimpan dengan aman; Sebuah sub-master diproduksi dan idealnya disimpan offsite dan salinan digunakan untuk penelitian atau tujuan referensi. i. Penyimpanan Film asli harus disimpan dalam mikrofilm khusus diproduksi di kontainer yang aman, bersih dan bebas debu lingkungan, dengan suhu terkontrol dan kelembaban; film disimpan harus diperiksa secara teratur untuk memastikan stabilitas mereka. H. PENGUJUAN DAN PEMERIKSAAN MICROFORMS Setelah pembuatan film, kemudian diproses sesuai dengan standar idealnya ISO sehingga dapat berkualitas arsip. Tes standar film harus dilakukan untuk mengkonfirmasi bahwa optimum kepadatan dan resolusi telah dicapai dan yang proses kimia telah selesai dengan baik, tanpa meninggalkan sisa bahan kimia pada gambar. Serta memeriksa film untuk kualitas teknis, masing-masing induk negatif juga harus diperiksa frame-by frame sebagai berikut: a. tidak memihak persamaan b. fokus terang dan kejelasan c. semua item benar d. isinya lengkap e. ketiadaan kerusakan mekanis atau lainnya. Perencanaan organisasi yang baik dan perencanaanbahan sebelum pembuatan film sangat penting untuk keberhasilan dan efektifitas biaya dan program pembuatan film. 9

10 I. SALINAN MICROFORMS Setelah aslinya telah di filmkan dan di microform akan di duplikat. Master microform negatif dikenal dengan generasi pertama dari film. Film yang salin dikenal sebagai generasi kedua. Jika film yang di salin kemudian di reproduksi, salinan baru tersebut dikenal sebagai generasi ketiga. Tujuan utama master film negatif adalah untuk menghasilkan salinan lebih lanjut. Salinan harus dibuat menggunakan kualitas tinggi dari duplikasi microform. Jenis peralatan yang dibutuhkan akan tergantung pada apakah salinan negatif atau positif, apakah akan menggunakan halida perak atau diazo atau vasikular dan apakah salinan tersebut akan microfiche 16mm atau mikrofilm 35mm. Semua salinan harus diperiksa kualitasnya termasuk master juga harus diperiksa. J. PENYIMPANAN DAN PELESTARIAN MICROFORMS Penyimpanan dan pelestarian microforms yang tepat sangat penting untuk keberhasilan program mikrofilm. Mickroforms harus disimpan pada suhu antara o C dengan kelembaban relatif pada 35%, penting untuk menghindari fluktuasi suhu dan kelembaban. Kelembaban untuk halida perak (asesat) lebih rendah berkisar antara 15-20%. Untuk halida perak (polyester) berkisar antara 30%-40%. Untuk diazo atau vasikular berkisar antar 15%-30%. Jika beberapa film akan disimpan ditempat yang sama yang disarankan kelembaban relatif adalah 30%. Microforms harus disimpan pada lingkungan dan tempat yang bebas debu. Untuk mikrofiche disimpan dalam kertas amplop yang bebas asam. Dalam penyimpanan harus memuat judul, deskripsi yang relevan apakah informasi film dan apakah master negatif, positif atau master copy. Setelah di filmkan, salinan diproduksi dan dokumen asli disimpan asli disimpan, master negatif dan master menengah harus ditangani dengan hati-hati. Peralatan untuk melihat atau untuk menyalin harus bersih dan di rawat dengan baik. Film harus diperiksa setiap dua tahun dengan sampel yang berbeda dari film-film diperiksa setiap kali. Setiap ada kerusakan film perlu dicatat dan diambil tindakan untuk memperbaikinya. 10

11 K. AKSES DALAM MICROFORMS Setiap lembaga kearsipan yang mempunyai microforms harus memiliki minimal dua alat untuk membaca reader printer, yang satu hanya digunakan untuk staf. Staf membutuhkan untuk memeriksa roll film dan splicer untuk memperbaiki film yang rusak. Pilihan pembaca akan tergantung pada ketersediaan, preferensi dan biaya. Ada dua jenis dasar untuk pembaca yaitu : proyeksi depan dan proyeksi belakang. Proyeksi depan memproyeksikan gambar ke layar buram, pada sudut yang cukup dangkal, di unit tertutup di tiga sisi. Proyeksi belakang menyajikan gambar layar transparan mirip dengan penyajian gambar di televisi.mikrofiche pembaca biasanya memilih mesin proyeksi, karena cenderung lebih murah daripada pembaca roll film karena rumit. Sementara staf mungkin memilih seperti yang diinkan, untuk mempertimbangkan biaya dan kemampuan pengguna untuk menggunakan peralatan dengan nyaman. L. KOMPUTER UNTUK MICROFILM Sistem microform dapat ditingkatkan dengan menggunakan komputer. Output komputer mikrofilm atau COM, sistem untuk mengkonversi data yang dihasilkan komputer langsung dari bentuk mesin yang dapat dibaca pada microforms, biasanya microfiche. Jika sebuah organisasi ingin membuat salinan untuk pelestarian menggunakan informasi elektronik mungkin memilih COM microfiche sebagai solusi biaya yang efektif dan berguna. COM memiliki beberapa fitur yang berguna, antara lain : a. COM dapat menciptakan mikrofilm daripada cetakan kertas besar b. COM dapat menghemat ruang penyimpanan dan biaya c. COM dapat dengan mudah di indeks selama proses reproduksi d. Unit COM menghasilkan informasi lebih cepat dari sistem komputer konvensional terkait untuk printer kertas e. Biaya tenaga kerja dan pasokan untuk COM lebih rendah daripada sistem konvensional 11

12 Namun, peralatan COM cukup mahal dan setiap keputusan untuk menggunakan sistem tersebut harus didasarkan pada penilaian yang terencana dari kelangsungan hidup dan nilai untuk organisasi. COM mungkin sangat berguna di kantor pemerintahan yang besar, di mana proses manajemen catatan yang ditingkatkan melalui penggunaan teknologi untuk menghemat ruangan. M. KUNCI PERSOALAN UNTUK PROGRAM MICROFILM Ketika mempertimbangkan sebuah program mikrofilm, berikut adalah rekomendasi yang dapat dianggap relevan dalam lingkungan arsip. a. Master negatif (generasi pertama) harus selalu diproduksi pada kualitas arsip halida perak b. Fasilitas penyimpanan untuk master harus memenuhi standar arsip c. Master negatif tidak boleh digunakan untuk melihat salinan yang dibuat dikedua halida, diazo atau vesikular d. Master menengah sebaiknya tidak disimpan di tempat yang sama dengan master negatif generasi pertama untuk mengurangi kerugian kerusakan e. Jika hanya ada satu atau dua salinan untuk pembaca diperlukan, mereka dapat diproduksi sebagai salinan generasi kedua dari master negatif utama, pastikan kualitas tinggi. f. Untuk melihat salinan tidak perlu disimpan dalam kondisi tinggi yang dibutuhkan untuk master utama atau master menengah tetapi mereka harus dilindungi dari keadaan lingkungan yang ekstrim g. Jika ingin melihat salinan dari permintaan yang sulit, dapat disimpan di area referensi pengguna untuk mengakses sendiri. Jika disimpan dalam referensi atau tempat pembaca, suhu dan kelembaban harus stabil dan tidak diatas 30 o C dan 45-50%. h. Kombinasi jenis film dan peralatan yang digunakan (mikrofilm vs microfiche dan sebagainya) harus disimpan ditempat minimum untuk 12

13 mengurangi biaya dan memungkinkan untuk kompatibilitas bila diperlukan. N. FOTOKOPI Metode lain dari reprografi adalah fotokopi. Program pelestarian reprografi untuk mempertimbangkan fotokopi dan untuk membangun pedoman yang tepat untuk memastikan kualitas fisik aslinya dan salinan adalah perlindungan. Pelestarian dengan fotokopi adalah salah satu yang menggunakan mesin yang menghasilkan ukuran yang sama dengan termoplastik faksimili gambar dengan panas dan tekanan sekering melalui elektrostatik biaya pada kertas permanen yang bebas asam. Keuntungan dari menyalin elektrostatik adalah biaya yang relatif rendah dan aksesibilitas untuk lembaga yang lebih kecil. Namun hasil yang baik diperoleh saat menyalin catatan tekstual hitam putih dan tidak lebih besar dari potongan kertas rata-rata. Fotokopi adalah cara terbaik untuk melindungi dokumen asli dan memberikan referensi salinan, meskipun tingkat cahaya tinggi yang dihasilkan dari mesin fotokopi harus dipertimbangkan ketika menyalin item yang rapuh. Hal yang perlu dipertimbangkan ketika menggunakan fotokopi sebagai alat pelestarian : a. Biasanya hanya item tunggal atau kelompok-kelompok kecil dari catatan yang akan di fotokopi untuk tujuan pelestarian. Hal ini lebih efektif untuk seri besar mikrofilm dari catatan b. Foto dapat di fotokopi tapi kualitasnya tidak akan tinggi kecuali mesin fotokopi yang digunakan mahal harganya. Fotokopi dapat berfungsi sebagai alat referensi pelestarian reproduksi foto. O. MELESTARIKAN REKOD/CATATAN Salinan digunakan untuk mengurangi pengeksposan arsip aslinya. Kualitas kertas arsip (bebas asam) idealnya harus digunakan untuk pengawetan fotokopi, sehingga copy dibuat sebagai stabil mungkin. Ketika menyalin dalam kegiatan perawatan harus menjaga fisik arsipnya. 13

14 Semua salinan dibuat harus diberi label 'copy' untuk membedakan mereka dari aslinya. Salinan peneliti harus selalu diberi label 'copy referensi saja' dan para peneliti harus diperhatikan bahwa setiap izin hak cipta adalah tanggung jawab mereka. P. PENGGANDAAN FOTO Penggandaan foto juga dapat digunakan sebagai alat pelestarian, khususnya untuk menyalin foto asli. Salinan negatif atau cetakan dapat dibuat dan digunakan di tempat aslinya. Reproduksi fotografi juga dapat digunakan untuk dokumen dan peta. Ketika mengembangkan program pelestarian, penting untuk mempertimbangkan fotografi dan menentukan peran yang tepat untuk teknologi tersebut. Fotografi biasanya digunakan untuk menghasilkan duplikasi negatif untuk asli atau vintage cetakan foto yang hitam dan putih. Fotografi juga digunakan untuk membuat transparansi warna (slide) dari bahan grafis seperti posterdan karya seni, untuk memungkinkan pengguna untuk menelusuri koleksi tanpa penanganan aslinya. Untuk hasil terbaik, penting untuk menggunakan bahan fotografi profesional dan menyalin peralatan cocok untuk jenis bahan dan jenis salinan yang dibutuhkan. Q. DIGITALISASI Digitalisasi adalah transfer catatan atau informasi kedalam bentuk elektronik. Manfaat pelestarian digitalisasi belum dibuktikan, konsekuensi jangka panjang dari pekerjaan tersebut belum ditentukan dan mungkin lebih mahal dan rumit dari sekedar menyimpan catatan asli dalam lingkungan yang aman atau menyalin mereka ke mikrofilm. Digitalisasi juga merupakan proses yang sangat mahal. Tidak hanya biaya yang terkait dengan membeli dan menggunakan peralatan tersebut, tetapi ada juga biaya lainnya, seperti kebutuhan untuk meninjau atau untuk bahan 14

15 tekstual, mengoreksi dan mengedit semua item digital untuk memastikan akurasi mereka. Sistem digitalisasi menangkap gambar dari dokumen dengan cara scanner, scanner memegang berbagai semi konduktor yang mengkonversi cahaya untuk impuls elektronik. Gambar terdiri dari titiktitik, yang dikenal sebagai piksel; semakin besar jumlah piksel, semakin tinggi resolusi gambar dan semakin besar kuantitas. R. RINGKASAN Pelajaran ini telah memeriksa isu seputar pengembangan program reprografi. Informasi yang disajikan ini terutama berlaku untuk lembaga arsip tetapi mungkin juga berguna untuk kantor catatan atau pusat pengembangan catatancatatan program reprografi manajemen. Pelajaran ini menekankan pentingnya perencanaan pengelolaan pelestarian yang baik sebelum adopsi dari setiap teknologi reproduksi tertentu. Pelajaran ini juga membahas teknis dan isu-isu manajemen sekitarnya berbagai metode reprografi, termasuk : mikrofilm, fotokopi, penggandaan foto, digitalisasi. 15