SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MANUAL (FISIK) PADA POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS CIMONE

Transkripsi

1 SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MANUAL (FISIK) PADA POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS CIMONE Oleh : Rahayu Tri Utami Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta Gedung sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat Telp Fax ABSTRAK Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri, dimana rekaman tersebut disimpan dalam bentuk arsip. Selain berfungsi sebagai sumber informasi bagi organisasi khususnya organisasi lembaga, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan lembaga dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang. Lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang di amanatkan dalam Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara Keyword: Pengelolaan, Arsip, Infomasi dan Rekaman PENDAHULUAN Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis. Untuk memajukan usaha bisnis diperlukan dukungan manajemen yang tepat. Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat, dan cepat. karena setiap perkembangan dunia bisnis sangat tergantung kepada dukungan manajemen dan informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri, yang rekaman tersebut terdapat pada arsip. Pada saat sekarang ini, informasi yang dulunya tidaklah menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting kini menjadi salah satu kebutuhan yang sangat berpengaruh terhadap kehidupan manusia, tidak terkecuali dalam suatu organisasi. Informasi dalam suatu organisasi, dapat membawa dampak yang besar dalam 189

2 berbagai aspek, salah satunya aspek pengambilan keputusan yang menjadi penentu pencapaian tujuan dari suatu organisasi. Dengan terjadinya perkembangan yang sangat pesat dalam dunia teknologi informasi saat ini, maka hampir semua organisasi yang ada tak terkecuali organisasi pemerintah dituntut untuk melakukan berbagai pembenahan untuk dapat memenuhi tuntutan akan informasi yang cepat dan akurat. Salah satu sumber informasi dalam organisasi yang paling berpengaruh keberadaannya adalah arsip. Menurut IG. Wursanto (1991; 58) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut yakni : 1. Mudah dilakukan, 2. Mudah demengerti, 3. Murah atau ekonomis, 4. Tidak memakan tempat, 5. Mudah dicapai, 6. Cocok bagi organisasi, dan 7. Fleksibel Dalam proses pengelolaan arsip dinamis, perlu dilakukan pemisahan antara dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap pengambilan keputusan atau dianggap penting (dokumen aktif) dan dokumen yang pada hakikatnya tidak terlalu diperlukan lagi dalam proses administrasi dalam organisasi (dokumen inaktif), agar jika diperlukan, dokumen lebih mudah ditemukan. Untuk mengaplikasikan hal ini tidaklah mudah, sehingga untuk mengantisipasi masalah masalah kearsipan yang mungkin saja terjadi dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, maka pada tahun 1974 Arsip Nasional Republik Indonesia bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia menerbitkan buku mengenai Sistem Kearsipan Pola Baru. Menurut Nur Baso yang dikutip oleh Irmawati Tahir (2007; 33), dalam sistem kearsipan ada beberapa faktor yang berperan penting dalam mengoptimalkan pelaksanaannya. yakni antara lain : 1. Sarana dan prasarana penyimpanan dokumen (arsip), 2. Sumber daya manusia, dan 3. Pembiayaan. Sementara itu menurut Boedi Martono (1992) yang dikutip oleh Hasruddin Jamarudin (2007; 4), ada sistem yang dikenal dalam proses pengelolaan arsip yakni : 1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling) 2. Sistem Penataan Berkas (Filling) Dan Penemuan Kembali Arsip 3. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi) Mengingat pentingnya arsip dinamis dalam suatu organisasi dan dengan mengacu pada hasil penelitian yang sudah ada sebelumnya, maka penulis tertarik melakukan penelitian yang serupa untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip dinamis di kantor yang berbeda yakni di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone Tangerang yang pada dasarnya memiliki tugas. Berbagai kendala seperti keterlambatan mencari data, sistem penyimpanan 190

3 yang kurang rapi, kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar perusahaan. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitasaktivitas kerja lainnya. Dapat dikatakan bahwa, dimana kegiatan manusia disitu akan terdapat arsip. Hal itu disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat dan digunakan untuk pembuktian yang otentik, kearsipan juga dapat dilakukan dengan cara manual dan dengan menggunakan komputer ataupun kedua-duanya, tergantung dari kebutuhan yang ada di perusahaan itu sendiri. Dalam proses penjajakan data awal yang dilakukan penulis pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, penulis menemukan masalah pengelolaan arsip utamanya dalam penataan arsip, yakni tercecernya beberapa dokumen penting milik karyawan, mahasisawa dan dosen yang mengajar pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dokumen yang dinyatakan hilang atau sulit ditemukan. Karena pentingnya dokumen tersebut, maka karyawan, mahasiswa dan dosen diwajibkan untuk memasukkan kembali dokumen tersebut sehingga hal ini tentunya akan merugikan pihak karyawan, mahasiswa dan dosen yang dokumennya hilang tersebut, maka jika karyawan, mahasiswa dan dosen yang dokumennya hilang tersebut berasal dari luar kota Tangerang, tentunya karyawan, mahasiswa dan dosen tersebut sangat dirugikan dengan masalah ini. Terkait dengan masalah inilah maka dalam penelitian ini peneliti tertarik mengangkat judul penelitian Sistem Pengelolaan Arsaip Dinamis manual (fisik) pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone. RUMUSAN MASALAH Sebagaimana telah dijelaskan pada latar belakang diatas, penulis ingin menggambarkan atau mendeskripsikan bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis utamanya arsip dinamis manual yang ada pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone. Berangkat dari latar belakang masalah dan judul dalam jurnal ini, maka penulis menyusun rumusan masalah dalam bentuk pertanyaan penelitian sebagai berikut : Bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis manual (fisik) pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone? TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : Untuk mendeskripsikan sistem pengelolaan arsip dinamis manual pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dan faktor-faktor yang mempengaruhi sistem pengelolaan arsip. 191

4 MANFAAT PENELITIAN Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Manfaat Akademis Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna dan bermanfaat sebagai bahan masukan bagi mahasiswa yang melakukan penelitian dibidang sistem pengelolaan arsip dinamis mengingat masih kurangnya kajian tentang sistem pengelolaan arsip dinamis khususnya arsip dinamis elektronik. 2. Manfaat Praktis 1) Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi bagi penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis untuk penyempurnaan atau perbaikan pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis di masa yang akan datang. 2) Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi sekaligus masukan bagi pimpinan dan karyawan pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone agar ke depan dapat diperoleh output yang optimal sesuai dengan yang diharapkan berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis yang ada. TINJAUAN PUSTAKA PENGERTIAN SISTEM Aiz Zakiyudin (2011:1) mendefinisikan sistem adalah seperangkat unsurunsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama. Menurut Raymond McLeod Je yang dikutip oleh Aiz Zakiyudin (2011:3) menyatakan sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Hanif Al Fatta (2007:85) dikatakan bahwa sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Menurut Murdick dan Ross yang dikutip oleh Hanif Al Fatta (2007:87) mendefinisikan sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain untuk tujuan bersama. Sofjan Assauri (2007:11) mendefinisikan sistem adalah suatu rangkaian unsur-unsur yang saling terkait dan tergantung, serta saling pengaruh mempengaruhi satu dengan yang lainnya, yang keseluruhannya merupakan satu kesatuan bagi pelaksanaan kegiatan untuk pencapaian suatu tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2008:8) mengungkapkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut M. Moeliono (2006:849) sistem adalah seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. 192

5 KONSEP PENGELOLAAN Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan oleh Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif (2004; 196) yaitu: menyelenggarakan, mengurus, mengusahakan. Sementara itu W. J. S. Poerwodarminto (1982; 862) mendefinisikan Kelola adalah mengelola, mengurus; melakukan suatu pekerjaan, sedangkan pengelolaan adalah mengurus atau menyelenggarakan suatu pekerjaan tertentu. ( 1982 ). Dalam proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling memerlukan perhatian yang besar yakni kegiatan penataan (filling) dan pengamanan arsip, dimana jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan baik dan benar, maka akan menghambat proses penemuan kembali arsip jika dibutuhkan. Penataan arsip adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data atau permasalahan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali. Untuk penataan berkas, perlu adanya keseragaman dalam pemrosesan dan prosedur. Oleh karena itu perlu dibuatkan buku pedoman atau petunjuk yang pasti bagi para petugas yang bersangkutan. Penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip aktif) umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah (bagian masing-masing). Penyelenggaraannya dapat dengan menggunakan sistem Distributed Data Processing (DDP) atau sistem lainnya, sedangkan penyelenggaraan berkas yang sudah inaktif dipusatkan di bagian arsip. Penataan arsip dinamis sendiri, terdiri atas dua macam cara penataan yang disesuaikan dengan jenis arsip dinamis yang dikelola. Dalam hal pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan dengan tepat, penting diperhatikan fungsi fungsi menejemen agar setiap sistem yang ada saling bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama yakni tercapainya tujuan organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat dan tepat, lengkap serta lestari sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan pengelolaan dengan cara sistematis yang juga disesuaikan dengan kondisi organisasi, termasuk sumber daya manusia, sarana prasarana, biaya yang cukup memadai, sehingga semua aktifitas pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan harapan organisasi. Langemo (2004) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 87) mengungkapkan beberapa saran dalam melakukan kegiatan pengelolaan terhadap dokumem yang diarsipkan agar dokumen tersebut dapat digunakan pada waktu yang tepat. Saran saran tersebut adalah : 1. Adanya komitmen dari pihak menejemen untuk menggunakan sistem pengarsipan terbaru yang mampu mengintegrasikan dokumen fisik dengan dokumen elektronis. 193

6 2. Mengangkat menejer arsip yang mampu mengembangkan dasar dasar menejeman pengarsipan serta mengimplementasikan jadwal retensi dokumen yang dimiliki oleh organisasi. 3. Merencanakan untuk mengimplementasikan digitalisasi dokumen yang dikelola. 4. Berinteraksi dengan pengguna sistem pengarsipan untuk mendapatkan masukan atau keluhan dari mereka, serta mengevaluasi penggunaan sistem pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi. 5. Mengangkat supervisor yang bertanggung jawab secara langsung atas setiap dokumen yang ada di organisasi. 6. Melakukan seleksi awal terhadap dokumen yang akan dikelola, dan apabila hal yang dimaksud dirasa kurang relevan atau habis masa retensinya, sebaiknya dimusnahkan sehingga program organisasi hanya terfokus pada dokumen yang benar benar akan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 7. Jadwal pemindahan dokumen aktif ke folder dokumen inaktif maupun dari dokumen aktif atau inaktif ke arsip permanen harus dapat dilakukan pada waktu yang tepat berdasarkan buku panduan pengelolaan arsip yang disusun oleh organisasi. 8. Penempatan dokumen dalam bentuk kertas maupun fisik yang lain pada tempat yang mudah dijangkau dan ditemukan. 9. Menyeleksi dan mengimplementasikan program menejemen kearsipan beserta software yang mampu mendukung pengoperasian sistem yang dimaksud. 10. Mengonveksi ke sistem pengarsipan mandiri, di mana masing masing pegawai dapat menyimpan dan menggunakan dokumen yang berkaitan dengan pekerjaannya berdasarkan buku panduan pengarsipan. 11. Mengevaluasi klasifikasi dan sistem pengindeksan dari sistem pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi. 12. Mempertimbangkan penerapan RFID (radio frequency identification systems) sehingga hampir semua dokumen yang dimiliki dapat dilacak secara otomatis dalm waktu yang relative singkat. KONSEP ARSIP Arsip adalah catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan orang sebagai pengingat. Arsip mempunyai 4 (empat) kegunaan yaitu : 1. Guna Informasi Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rajukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan. 2. Guna Yuridis Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau sebagai bukti-bukti apabila diperlukan. 194

7 3. Guna Sejarah Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. 4. Guna Ilmu Pengetahuan Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan sebagai penambahan pengetahuan. Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif mendefinisikan (2004; 29) : Arsip adalah simpanan surat surat penting; dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Lalu Hendi Haryadi (2009; 42) mendefinisikan arsip dengan dua definisi yakni; Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaa, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya, dan arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Selanjutnya The Liang Gie (1998; 118) mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan. Sedangkan Amsyah (1996; 3), memberikan pengertian sebagai berikut : Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya. Lalu, Basir Barthos (1990; 1) mendefinisikan Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat surat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan. Sedangkan berdasarkan Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dari beberapa definisi yang telah diuraikan diatas tentang makna dari kata arsip, maka kita dapat memahami bahwa arsip sebenarnya merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh dan berkembang seirama dengan tata kehidupan masyarakat 195

8 maupun tata pemerintahan karena arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh satuan organisasi ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang informasinya dapat digunakan untuk pelaksanaan tugas atau kegiatan selanjutnya. Karena pentingnya arsip untuk organisasi, maka tidak lagi dapat disangkali bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang cukup strategis dalam proses administrasi dalam sebuah organisasi. Jika ingin mengetahui keberhasilan penyelenggaraan administrasi dalam kehidupan suatu organisasi, maka arsip adalah salah satu unsur yang dapat dijadikan tolak ukur penilaian perkembangan administrasi dan menejemen di masa modern ini. Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua kategori sifat yaitu: 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis tersebut, terdiri atas dua bagian yakni : (1) Arsip aktif dimana arsip ini setiap saat digunakan untuk administrasi dalam organisasi. (2) Arsip inaktif dimana arsip ini frekuensi penggunaan dan pemanfaatannya dalam organisasi sudah mulai berkurang ataupun menurun ( sudah jarang digunakan ). 2. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung untuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi Negara sehari hari. Di suatu kantor, arsip statis yang sudah diseleksi wajib diserahkan kepada Arsip Nasional. Proses penyimpanan atau pengarsipan naskah naskah dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi perlu dilakukan dengan rapi karena seperti yang telah dijelaskan sebelumnya arsip memiliki peranan penting dalam penyelenggaraan administrasi, selian itu arsip juga mengandung nilai guna untuk kantor, organisasi, ataupun instansi yang bersangkutan, sehingga jika tidak diarsipkan secara baik, benar, dan rapi maka nilai guna arsip tersebut akan menurun. Pada dasarnya suatu dokumen atau naskah yang diarsipkan memiliki dua nilai guna yakni : 1. Nilai Primer Nilai primer adalah nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta sebagai akibat tugas dan fungsi organisasi disimpan dan dipelihara untuk kepentingan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Lebih luas lagi, dapat dijelaskan bahwa nilai primer meliputi : (1) Nilai guna administrative adalah kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan organisasi. (2) Nilai guna hukum adalah arsip yang mengandung informasi tentang hal kewajiban pemerintah atau warga Negara dan merupakan hasil proses pengadilan. 196

9 (3) Nilai guna fiscal adalah arsip yang memiliki informasi tentang bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. (4) Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah arsip yang mengandung data teknis sebagai hasil penelitian terapan atau murni. (5) Nilai guna perorangan adalah arsip yang mengandung informasi tentang seseorang. 2. Nilai Sekunder Nilai sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga atau instansi lain dan atau kepentingan biasa di luar penanggungjawaban nasional. Arsip arsip yang bernilai guna sekunder diserahkan, disimpan, dan diolah oleh Arsip Nasional, sehingga pihak lain di luar pencipta dokumen yang diarsipkan dapat memanfaatkan dan menggunakan dokumen. Nilai guna sekunder ini meliputi : (1) Nilai guna kebuktian adalah arsip yang menjelaskan tentang bukti keberadaan suatu organisasi beserta fungsinya, asal usul, struktur organisasi, dan peranan operasional. (2) Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan informasi yang terkandung di dalam seri berkas yang tercipta sebagai hasil dari program suatu organisasi. Informasi yang terkandung di dalam arsip adalah terkait dengan informasi mengenai orang, tempat, badan usaha, gejala, peristiwa, tempat atau kondisi lain di dalam organisasi atau perusahaan. Selanjutnya dalam proses pengarsipan dokumen, suatu organisasi memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana suatu dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, apakah berada pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan, menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco dapat menggunakan dua sistem yakni : 1. Sistem Hastawi (Manual) Sistem hastawi (manual) digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup : (1) Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien, hal ini dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas. (2) Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan. (3) Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu di pinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian. 197

10 (4) Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan tersebut sebagai berikut : a) Perekam dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya. b) Penggunaan barcode untuk melacak dokumen. c) Perekam secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi. d) Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh seorang pemakai. Adapun cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirim slip transfer berkas. 2. Sistem Barconding Sistem barcoding adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan dengan cara memberikan tanda berupa garis atau balok secata vertical pada dokumen yang diarsipkan. Dalam sistem pengarsipan yang berbasis barcoding, setiap lokasi atau dokumen memperoleh sandi blok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner yang adalah alat baca sandi balok jinjing, dimana alat baca ini dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Menejer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat menandaii sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih actual. KONSEP KEARSIPAN Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Kearsipan erat kaitannya dengan kegiatan yang menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat dan dokumen. Kegiatan kegiatan inilah yang membuat lahirnya istilah kearsipan. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 1 menyatakan bahwa kearsipan adalah hal hal yang berkenaan dengan arsip. Sementara itu, menurut Nur Baso (1995; 10) Kearsipan adalah proses pengurusan dan pengendalian naskah atau arsip yang dibuat sendiri maupun yang diterima dari pihak lain untuk disimpan dan ditemukan/digunakan serta dipelihara untuk keperluan lebih lanjut. Selain itu, Geoffrey, Oliver Standingford, Robert C Appleby (133) mengungkapkan hal lain yang menyangkut kearsipan yakni sistem pengarsipan. Adapun definisi sistem pengarsipan yang mereka sampaikan adalah: Sistem pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman 198

11 asli (original record) atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat diketemukan dengan mudah sewaktu diperlukan. Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap. KONSEP ARSIP DINAMIS Basri Barthos (1990; 4) mendefinisikan Arsip dinamis adalah : arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Selanjutnya, dalam Undang Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan arsip dinamis adalah : arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sementara itu, Badri Munir Sukoco (2006; 84) mendefinisikan Arsip dinamis adalah merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri dibedakan atas dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif. Basir Barthos dalam (1990; 4) mendefinisikan Arsip dinamis aktif adalah: arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari hari serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari hari serta dikelola oleh pusat arsip. Dari pemaparan diatas, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip dinamis aiktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran kegiatan organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi, sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung diperlukan 199

12 dalam proses administrasi Negara. Menurut Suistyo dan Basuki (2003; 15) instansi menganggap pentingnya pengelolaan arsip dinamis karena : 1. Sebuah badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Menejemen arsip dinamis memerlukan informasi yang tepat untuk keperluan membentu pengambilan keputusan, sarana umum, sebagai bukti kebijakan, aktivitas dan menunjang litigasi. 2. Instansi memiliki tanggung jawab hukum, professional, dan etis untuk menciptakan arsip dinamis tertentu. Instansi juga disyaratkan mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini dilaksanakan oleh menejemen arsip dinamis. 3. Instansi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan disampaikannya. Hal ini dilakukan karena alas an ekonomis mengingat penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisiensi operasional mengingat lebih sulit menemukan informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah using. Maka tugas menejemen arsip dinamis meliputi pengembangan control pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari yang inaktif. Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan dikelola dan diarsipkan. Menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 99) ada lima jenis umum dokumen fisik (manual) dan sistem pengelolaan yang paling sering digunakan pada proses pengelolaan dan pengarsipannya yaitu : 1. Jenis dokumen korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain) dimana untuk jenis dokumen ini sistem penyimpanan (pengarsipan) yang sering digunakan adalah dengan sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain. 2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal numeric. 3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi. 4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor dokumen atau berkas. 200

13 5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang berdasarkan abjad. Arsip dinamis aktif yang berupa dokumen kertas ini menimbulkan berbagai sistem untuk menyimpannya. Berikut ini adalah uraian jenis umum arsip dinamis dan sistem yang paling sering digunakan dalam proses penyimpanannya menurut Sulistyo-Basuki (2000; 168) yakni : Tabel. 1 Jenis Umum Arsip Dinamis Aktif Dan Sistem Penyimpanannya Jenis Arsip Dinamis Korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen terkait). Arsip dinamis transaksi (formulir, dan korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi). Arsip dinamis proyek (korespondensi, nota, dan data lain yang terkait pada proyek tertentu seperti pengembangan sebuah produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem). Berkas kasus (rekam medis dan arsip dinamis personil lainnya, klaim, tuntutan, hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis). Biasanya merujuk pada personil tertentu atau properti. Berkas khas seperti peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita atau tapes dan gulungan reel, foto sinar x, foto, gambar, kliping dan berkas rujukan tercetak lainnya. Sistem Penyimpanan Yang sering Digunakan Berkas subyek menurut klasifikasi, namun korespondensi dapat merupakan setiap jenis sistem. Berkas korespondensi sering disebut berkas umum membedakannya dari seriarsip dinamis lainnya. Susunan alfabetis atau numeric berdasarkan nama atau pengenal numeric, misalnya nomor surat atau nomor tagihan. Seringkali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak dikelompokkan berdasarkan folder berkas. Biasanya disimpan menurut nama proyek atau nomor, surat atau nomor tagihan. Seringkali jenis dokumen dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi. Biasanya menurut nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor berkas. Biasanya nomor indeks abjad. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, 201

14 prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, dan perorangan untuk itulah arsip dinamis perlu dikelola dengan baik agar bermanfaat bagi pencipta, penerima, dan pemakainya. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Untuk memahami proses pengelolaan arsip dinamis disuatu badan, lembaga, organisasi, instansi, atau kantor, maka kita perlu terlebih dahulu memahami makna dari menejemen arsip karena proses pengelolaan adalah bagian dari menejemen arsip itu sendiri. Ogders (2005) seperti yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 82) mendefinisikan; Menejemen arsip adalah suatu proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen baik dokumen fisik atau manual (dalam bentuk kertas), maupun dokumen elektronik (media elektronik). Sementara itu Charman (1998), seperti yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 82), mendefinisikan Menejemen arsip adalah sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak digunakan lagi. Lebih lanjut, Bank Dunia (2005), yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 82) menjelaskan bahwa tujuan dari pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah; 1. Untuk menjaga dokumen agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya. 2. Untuk membuat informasi dari dokumen, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat pula. Faktor yang cukup penting, yang sangat perlu diperhatikan dalam proses pengelolaan arsip dinamis adalah alasan dibalik penyimpanan dokumen, dimana dalam menejemen kearsipan, dokumen fisik atau manual yang disimpan, harusnya disimpan agar dokumen ditempatkan dalam sistem kearsipan yang dapat ditemukan kemudian bila dibutuhkan. Namun, seiring berkembangnya teknologi digital yang akhirnya melahirkan dokumen dalam bentuk lain yakni dokumen electronik, maka hasil yang sama akan dicapai dengan men-transfer dokumen elektronik dari proses administrasi manual ke dalam sistem penyimpanan. Dari penjelasan sebelumnya kita ketahui bahwa arsip dinamis terdiri dari dua jenis yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in-aktif. Dalam proses pengelolaan arsip, sistem yang digunakan dalam dalam mengelola utamanya dalam hal penataan dan pengamanan arsip terhadap dua jenis arsip ini tidaklah sama. Proses penataan kedua jenis arsip dinamis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Penataan Arsip Dinamis Aktif Dalam proses penataan arsip-arsip yang menyangkut suatu masalah 202

15 (subyek) tertentu (arsip-arsip yang masalahnya sama), data yang ditata jadi satu file dimasukkan ke dalam satu folder. Kalau tidak cukup satu folder dapat juga beberapa folder. Kelompok folder untuk masalah yang berbeda dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan petunjuk subjek atau masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan dalam filling cabinet. Proses penyelenggaraan dan penataan arsip aktif, dilakukan melalui beberapa tahap : 1) Tahap Persiapan Tahap persiapan ini terdiri dari : A. Sarana (alat) a) Folder dengan Tab-nya b) Sekat penunjuk (guide), dengan Tab pertama, kedua dan ketiga. Tab pertama digunakan untuk subjek utama atau pokok Tab kedua digunakan untuk subyek, dan Tab ketiga digunakan untuk Sub-subyek c) Filling Cabinet d) Rak B. Menyimpan Sekat Penunjuk a) Tab Sekat Subyek Utama diberi tanda kode subyek utama dan dibawahnya ditulis nama subyek utama sesuai dengan pola klasifikasi. b) Tab Sekat Subyek diberi tanda dengan kode subyek dan dibawahnya disatukan nama subyek atau masalah yang merupakan bagian dari subyek utama. c) Tab Sekat Subyek-subyek diberi tanda kode Sub-subyek dan dibawahnya dituliskan nama Sub-subyek yang merupakan bagian dari Subyek. C. Menyiapkan Folder Folder yang akan digunakan untuk menempatkan berkas pada tab nya diberi tanda dengan kode sub-subyek pada sekatnya. Tunjuk silang hanya dibuat jika berkas yang ditunjuksilangkan akan disimpan pada satu folder, satu file, satu laci, dan satu filling cabinet. Apabila berkas dan Kartu Petunjuk Silang akan disimpan di tempat berbeda pada unit kerja yang berlainan, maka Kartu Petunjuk Silang tidak diperlukan, tetapi masingmasing unit menyimpan fotocopy berkas atau warkatnya. D. Pelaksanaan Penataan a) Penataan Sekat Penunjuk Sekat-sekat penunjuk setelah ditandai dan ditata dalam filling cabinet dengan urutan seperti pada pola klasifikasi. Sekat penunjuk subyek utama ditempatkan pada urutan paling depan. Sekat penunjuk subyek ditempatkan pada urutan kedua (berikutnya). Selanjutnya sekat penunjuk subyek pertama ditempatkan langsung di belakang sekat 203

16 penunjuk subyek utama. Sekat penunjuk sub-subyek dari subyek pertama ditempatkan di belakang sekat subyek pertama. Sekat penunjuk subyek kedua ditempatkan di belakang sub-subyek terakhir dari subyek pertama, disusul dengan sekat-sekat sub subyek subyek kedua, kemudian disusul dengan sekat-sekat subyek ketiga beserta sekatsekat sub-subyeknya, demikian seterusnya. b) Penataan Arsip Dalam Folder Arsip-arsip yang berkode sama ditempatkan dalam folder sesuai dengan urutan abjad indeks jika indeksnya berupa kata-kata (huruf), dalam urutan tahun, bulan, dan tanggalnya jika indeksnya tanggal. Dalam urutan angka jika indeksnya angka semua. Kemudian folder pada tabnya diberi kode sesuai dengan kode arsipnya (kode subsubyeknya) dan diberi title atau nama untuk satu masalah tetapi terpaksa menggunakan lebih dari satu folder, masing-masing folder diberi kode sama, tetapi titelnya (abjadnya) berbeda. Folder-folder yang telah diberi kode dan title serta berisi berkas ditempatkan di belakang sekat penunjuk sub-subyek yang sesuai dalam laci filling cabinet. c) Menyusun berkas menurut abjad Susunan menurut abjad ialah menempatkan arsip-arsip yang berindeks kata-kata urut seperti urutan abjad A, B, C, sampai dengan Z. Abjad huruf A berada didepan B, B di depan C, dan seterusnya. E. Penataan Arsip Dinamis In-aktif Arsip in-aktif disimpan dipusat arsip (sentralisasi) dan ditata menurut pola klasifikasi tanpa kantu kandali, karena arsip inaktif itu jumlahnya sangat besar serta penggunaannya tidak sering arsip aktif, maka tempat penyimpanannya menggunakan sarana yang berdaya tamping lebih besar. Untuk lebih memudahkan penemuan arsip-arsip in-aktif dari masing-masing masalah pokok (subyek utama) digolongkan menurut tahun. Adapun langkah-langkah dalam proses penataan arsip in-aktif adalah sebagai berikut : a) Persiapan Folder Kotak karton tertutup bagian atas. Rak besi yang berdaya tamping besar. Untuk penataan arsip in-aktif tidak memerlukan sekat penunjuk subyek karena kotak-kotak itu sendiri sekaligus sebagai sekat penunjuk. b) Penataan Berkas Berkas atau arsip-arsip dalam folder ditata dalam susunan seperti arsip aktif lengkap dengan kode dan indeksnya. 204

17 Pada tab folder tetap diberi kode dan title seperti arsip aktif. Sekelompok folder mengenai subyek atau kode yang sama dari tahun yang sama dimasukkan ke dalam kotak karton dalam urutan abjad title folder. Pada kotaknya di tempat tertentu diberi tanda kode klasifikasi title sesuai dengan isi berkasnya serta tahunnya. Bila sesuatu masalah atau kode memerlukan lebih dari satu kotak, maka masing-masing diberi tanda serupa. Setiap kotak diberi nomor urut mulai dari nomor 1 dan seterusnya. Setiap kotak hanya diisi dengan folder-folder tentang satu subyek (satu macam kode) dari tahun yang sama. Setiap folder dalam kotak diberi nomor sesuai dengan nomor kotaknya. Kotak tidak boleh diisi terlalu penuh, harus dilonggarkan untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan. Kotak yang sudah berisi dan diberi tanda, ditata di dalam rak berderet urut nomor dari kiri ke kanan. Jumlah kotak dalam setiap tingkat rak sama. Penempatan kotak-kotak dari subyek utama lain harus dimulai dari rak yang lain. Pada satu tingkat rak tidak boleh diisi dengan kotak-kotak dari dua masalah atau subyek utama yang berlainan. Proses penataan arsip, tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak diikuti dengan proses penyimpanan arsip yang baik pula. Penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis akan bermanfaat bagi : 1. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat. 2. Pengambilan arsip yang mudah tanpa mengacaukan penyimpanan. 3. Pengembalian arsip juga dapat dilakukan dengan mudah. Sistem penyimpanan arsip dalam suatu organisasi berbeda-beda. Adapun penyebab berbedanya sistem penyimpanan arsip tersebut antara lain dipengaruhi oleh : 1. Tujuan organisasi. 2. Volume pekerjaan. 3. Jenis peralatan yang digunakan. 4. Tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi. 5. Kondisi fisik masing-masing organisasi. Dalam kegiatan penataan, dalam pengelolaan arsip juga dilakukan kegiatan perlindungan terhadap arsip, hal ini penting untuk dilakukan karena arsip dinamis merupakan bagian vital dalam pengambilan keputusan. Menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 130) yang dimaksud dengan perlindungan arsip yakni : 1. Tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman. 2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan dan yang diterima itu aman 205

18 3. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Sehingga dengan perlindungan arsip diharapkan agar arsip-arsip yang ada dalam suatu organisasi dapat : 1. Tidak hilang. 2. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab atau orang yang tidak berhak atas arsip tersebut. 3. Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi. 4. Tidak mudah rusak, terbakar, dan lain-lain. Usaha-usaha untuk melindungi arsip dapat dilakukan dengan jalan menyimpan, merawat, mengamankan, dan mengawetkan arsip. Adapun faktorfaktor penyebab kerusakan arsip yang perlu diwaspadai oleh setiap pengelola arsip menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 130) adalah : 1. Faktor Intern yang terdiri dari : 1) Kertas (agar kertas tahan lama, maka haruslah menggunakan kertas yang cukup bagus kualitasnya, yang kemudian diimbangi dengan cara penyimpanan dan perawatan arsip yang baik) 2) Tinta. Gunakan tinta yang kualitasnya cukup baik, sehingga tidak akan luntur untuk jangka waktu yang lama. 3) Lem. Gunakanlah lem yang berkualitas tinggi, supaya tidak mudah mengelupas. 2. Faktor Ekstern yang terdiri dari : 1) Kelembapan udara dalam ruangan penyimpanan. 2) Udara yang terlalu kering di dalam ruangan penyimpanan. 3) Sinar matahari langsung yang dengan mudah menembus ruangan penyimpanan arsip. 4) Udara yang kotor disekitar ruangan penyimpanan arsip. 5) Debu. 6) Jamur. 7) Rayap. 8) Ngengat. Cara mengatasi faktor-faktor ekstern tersebut dapat dilakukan dengan menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip secara rutin dan berkala. Selain perlu dilindungi, arsip juga perlu untuk diamankan mengingat arsip adalah sumber informasi dalam suatu organisasi sehingga sangat penting untuk mengamankan arsip. Dalam proses pengamanan terhadap arsip, ada tiga kegiatan pengamanan yang dikenal yakni : 1. Pengamanan arsip dari segi informasinya. Karena arsip adalah sumber informasi, maka seringkali dokumen yang diarsipkan adalah dokumen rahasia yang tidak diperuntukkan untuk semua pihak dalam organisasi dapat menggunakannya dengan bebas, perlu ada kontrolan secara ketat terhadap arsip-arsip tertentu yang mengandung informasi cukup rahasia karena jika ada pihak yang tidak berhak menggunakan arsip dapat dijatuhi hukuman menurut undang-undang yang berlaku. 206

19 2. Pengamanan arsip dari segi fisiknya. Dalam proses pengamanan arsip dari segi fisiknya ini ada tiga hal yang penting untuk diperhatikan pihak pengelola arsip yakni : (1) Restorasi arsip yakni memperbaiki arsip yang telah rusak dan sulit digunakan, dengan demikian arsip dapat digunakan lagi dalam jangka waktu yang lebih lama. (2) Laminasi arsip yakni melaminasi setiap arsip yang ada dengan menggunakan plastic agar tidak mudah rusak bila terkena air, binatang kecil, maupun hal-hal lain yang dapat merusak arsip. (3) Mikrofilm yakni melakukan pemotretan terhadap arsip penting atau vital yang sulit untuk direstotasi dan dilaminasi dan jika ingin membaca isi dalam arsip tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan proyektor khusus, hanya saja jika ingin menggunakan microfilm, maka perlu disediakan biaya yang cukup besar dan tenaga ahli yang dapat mengoperasikan dengan baik microfilm karena harga microfilm sangat mahal dan sulit untuk dioperasikan. 3. Alat pemeliharaan dan pengaman arsip yang antara lain adalah: (1) Alat pemadam kebakaran. (2) Alat Tanda peringatan. (3) Alat Penyemprot serangga. (4) Alat Pengisap debu. (5) Kipas angin. (6) Penyegar udara. 4. Pengawetan arsip yang menurut pendapat Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 134) dapat dilakukan dengan cara : (1) Reproduksi atau fotografi. (2) Restorasi dan penjilidan. (3) Laminasi arsip 5. Kecepatan penemuan arsip dimana waktu penemuan arsip baiknya adalah 1 menit. Hal lain yang tidak kalah pentingnya untuk dipahami pihak pengelola arsip dalam proses pengelolaan arsip yakni proses perawatan arsip. Usaha memelihara arsip berupa usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip beserta informasi yang terkandung dalam arsip (isi arsip) dari kemungkinan kehilangan, kerusakan, dan hala-hal lain yang tidak diinginkan. Pemeliharaan terhadap arsip dapat dilakukan dengan : 1. Pengaturan ruangan penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan cara : (1) Menjaga keadaaan ruangan penyimpanan agar jangan terlalu lembab. Suhu udara dalam ruangan penyimpanan sebaiknya berkisar 26 derajad celcius. Kelembapan ruangan jangan melebihi 65%. Jika memungkinkan, gunakanlah AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan mencegah debu. (2) Memberikan ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara dalam ruangan penyimpanan arsip (jika ruangan penyimpanan tidak dilengkapi dengan AC). 207

20 (3) Memberikan penerangan yang cukup di dalam ruangan penyimpanan arsip. (4) Hindarkan dari bahaya kebakaran, kebocoran air, gangguan kesehatan, pencurian, dan bahaya lainnya. (5) Hindarkan dari kemungkinan serangan hama seperti rayap, ngengat, dan semut. Untuk mencegahnya, gunakan obat pembasmi hama. (6) Hindarkan terhadap pencemaran polusi udara. (7) Ruangan arsip sentral hendaknya terpisah dari ruangan lainnya, dan disediakan kunci tersendiri. 2. Menjaga kebersihan arsip beserta alat dan ruangan tempat penyimpanan arsip. Kebersihan di sini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat, beserta alatnya. (1) Kebersihan Ruangan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara : (2) Seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu. (3) Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan arsip. (4) Kebersihan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara a) Debu yang melekat pada arsip disedot dengan alat penyedot debu. b) Jika ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan dan diberantas rayapnya. c) Arsip jangan sampai berkarat. Karena itu, gunakan paper clip dari plastik. d) Memelihara tempat atau alat penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan langkah : 3. Rak Arsip a) Rak penyimpanan arsip sebaiknya dari logam. b) Jika rak penyimpanan arsip terbuat dari kayu hendaknya dijaga jangan sampai dimakan rayap. 4. Lemari Arsip a) Lemari penyimpanan arsip harus sering dibuka. b) Arsip yang ada di dalam lemari penyimpanan arsip harus disusun agak renggang agar mudah dalam proses pengambilan arsip dan arsippun tidak mudah lembab. c) Sebaiknya menaruh obat pembasmi ngengat dan rayap pada lemari penyimpanan arsip. Selain itu, dalam proses pengelolaan arsip dinamis, ada istilah yang digunakan dan diterapkan dalam pengelolaan arsip dinamis dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi yakni sistem pengelolaan arsip dinamis dengan menerapkan pengindeksan terhadap setiap dokumen yang diarsipkan. Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit unit atau bagian bagian dari kata kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang diarsipkan. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Menurut The Liang Gie (2000) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 88) 208

21 ada beberapa sistem yang digunakan dalam meng-indeks dokumen yakni ; 1. Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. 2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan. 3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan. Sistem ini terkenal sulit dalam pengelolaannya. 4. Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Dalam mengelola dan mengarsipkan dokumen secara manual, organisasi harus mengklarifikasikan dan mengelolah serta mengarsipkannya dengan memisahkan dokumen menjadi dua (2) tipe dokumen, yaitu dokumen aktif dan dokumen inaktif. Hal ini disarankan agar dapat dilakukan pengelolaan dan pengarsipan yang berbeda antara dokumen yang masih digunakan oleh organisasi untuk mengambil keputusan operasional sehari hari (dokumen aktif) dengan dokumen yang tidak lagi memiliki pengaruh yang besar terhadap pengambilan keputusan operasional sehari hari ( dokumen inaktif ). Selain itu, dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, tentunya dikenal pula istilah sistem penyimpanan dokumen, dimana pengarsipan sendiri bermakna menyimpan. Menurut Quible (2001) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni ; A. Sistem penyimpanan terpusat (sentralisasi), dimana dalam sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan. Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003; 165) adalah : (1) Mencegah Duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file), maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan. (2) Layanan yang Lebih Baik. Bila menggunakan sistem bemberkasan terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan (filling) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem akan mandeg. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan. 209