MEMBANGUN APLIKASI WEBSITE SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SMP TARSISIUS 2

Transkripsi

1 MEMBANGUN APLIKASI WEBSITE SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SMP TARSISIUS 2 Billy Hartanto Jl.Eka Bakti No.840/A RT.29 RW.08 Palembang, , Billy.tan_91@yahoo.com Ricky Andrean Jl.Kapten Cek Syeh Lr. Kepala Kampung 283 Palembang, , Einbrioch_rick@yahoo.com Youngky Wibowo Irawan Jl.Sukabangun II KM.VI Sukarame 1585 Palembang, , Young_7th@yahoo.com Rudy, S.kom., MM 1 ABSTRAK The pursose of this research is to build a website application for new student register. The method that used in this research is Rapid Application Development (RAD). The goal is a website application that usefull to help the registration process of the new students. The summary from the analysis that have been done is with the help of website application, the registration process of the new students at Tarsisius 2 Junior High School could become easier and more organized. (YWI,RA,BH) Tujuan penelitian adalah membangun aplikasi website penerimaan siswa baru. Metode pembangunan yang digunakan adalah Rapid Application Development (RAD). Hasil yang dicapai adalah sebuah aplikasi website yang berguna untuk membantu proses penerimaan siswa baru. Simpulan dari analisa yang telah dilakukan adalah dengan adanya aplikasi website, maka proses penerimaan siswa baru SMP Tarsisius 2 akan lebih mudah dan terorganisir lebih baik.(ywi,ra,bh) Kata kunci: aplikasi, website, penerimaan siswa baru, sekolah.

2 2 Pendahuluan Perkembangan teknologi yang semakin maju dan salah satunya adalah penggunaan internet yang semakin menjamur. Penggunaan internet tidak lagi hanya sebatas gaya hidup mewah pada kalangan tertentu dibeberapa tahun silam terutama negara berkembang dengan mengingat tidak sedikit uang yang harus dikeluarkan untuk menikmati internet dimulai dari biaya pengadaan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), infrastruktur jaringan (network infrastructure), dan jaringan internet (network) itu sendiri, ditambah lagi banyak orang yang awam dalam penggunaan computer karena tampilan antar mukanya (interface) masih sangat jauh dari kata user-friendly atau sulit dipahami dan diingat setiap perintah untuk melakukan suatu tindakan dan kurang informative karena pengguna tidak mendapatkan dukungan yang baik seperti troubleshooting. Hardwre yang semakin berkembang membawa banyak perubahan dari segi performance dan bentuk dan software yang semakin user-friendly dilengkapi dengan berbagai fungsionalitas yang semakin kompleks sehingga pengguna akan dibuat senyaman mungkin tanpa harus dibutuhkan keahlian atau pengetahuan mendalam terlebih dahulu, serta infrastruktur yang semakin memadai yang dapat menyajikan koneksi internet yang jauh lebih cepat dan jangkauan yang lebih luas, kemudian biaya pengadaan dan penggunaan internet juga semakin terjangkau. Berbagai aspek kehidupan telah mendapatkan pengaruh dari penggunaan internet secara signifikan baik secara langsung maupun tidak langsung. Aspek pendidikan yang menjadi salah satu perhatian utama dari aspek penting lainnya juga telah mendapat pengaruh dari penggunaan internet, dimana sekarang penggunaan device yang memanfaatkan internet sudah sangat banyak dipakai sehingga layanan ataupun kegiatan dapat dilakukan melalui internet. Mengadopsi penggunaan internet menjadi suatu sistem kolaborasi akan menawarkan kelebihan tersendiri terutama di negara berkembang. Dalam sebuah penelitian yang dilakukan oleh Fatal (2011) dikemukakan bahwa sistem kolaborasi internet tidak akan menghapuskan sistem yang lama namun akan memperluas kegunaannya secara mobile melalui internet. SMP Tarsisius 2 adalah salah satu sekolah menengah pertama yang berlokasi di Jakarta Barat, SMP Tarsisius 2 sendiri sudah memanfaatkan penggunaan internet berupa website namun fungsionalitasnya belum menjangkau proses penerimaan siswa baru yang mana proses ini adalah proses awal terpenting bagi calon siswa baru untuk mengemban pendidikan di sekolah pada umumnya. Dalam sebuah penelitian yang dilakukan oleh Suci, Purnama & Sukadi (2012) mengemukakan bahwa penggunaan website dalam sebuah sistem pendaftaran masuk dapat memudahkan proses penerimaan siswa baru dan tentunya akan meningkatkan jumlah pendaftaran siswa baru disekolah tersebut. Penjualan formulir pendaftaran masuk SMP Tarsisius 2 juga masih terbatas hanya pada lingkup daerah seputar sekolah tersebut beroperasi dengan kata lain belum menjangkau daerah daerah diluar Jakarta Barat sehingga hal ini menjadi rintangan tersendiri bagi beberapa calon siswa baru yang bertempat tinggal diluar Jakarta Barat mengingat kota Jakarta adalah kota yang padat rawan akan kemacetan dimana hal ini akan cukup menghambat karena diperlukan waktu, usaha dan tidak tertutup kemungkinan biaya yang lebih besar dari semestinya jika penggunaan internet telah menjangkau proses penerimaan siswa baru, maka dari itu diperlukan website yang melayani proses penerimaan siswa baru. Tujuan penelitian yang dilakukan adalah membangun aplikasi website sistem informasi penerimaan siswa baru dengan mengharapkan udari penggunaan aplikasi website ini dapat memudahkan proses penerimaan siswa baru terutama bagi yang bertempat tinggal jauh dari sekolah tersebut berada.

3 3 Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi: 1. Metode pengumpulan data Wawancara Motode wawancara ini dilakukan dengan mewawancarai secara langsung narasumber dari SMP Tarsisius 2 untuk memperoleh data - data yang dibutuhkan dalam penelitian. 2. Metode pembangunan aplikasi website Rapid Application Development (RAD) Metode ini digunakan untuk membangun aplikasi website penerimaan siswa baru SMP Tarsisius 2 yang dimana dalam proses analisa dan perancangan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis & Design (OOA&D) dengan tools notasi UML. Pemaparan metodologi diatas sebagai berikut : o o o o Fase Scope Definition - Membuat jadwal proyek menggunakan gantt chart. - Menentukan ruang lingkup Fase Analisis - Mengumpulkan informasi melalui wawancara dengan narasumber. - Menganalisa sistem yang berjalan menggunakan use case dan flow chart. - Mendefinisikan masalah bisnis dan pemecahannya dengan menggunakan tabel sebab-akibat. - Mendefinisikan kebutuhan bisnis. - Merencanakan hardware and software requirement Fase Desain - Mendesain sistem informasi penerimaan siswa baru yang diusulkan menggunakan notasi UML (Unified Modeling Language) - Mendesain struktur database dengan persistence object - Mendesain user interface Fase Construction System & Testing - Melakukan coding dengan menggunakan dreamweaver CS3 dan me-manage dan mengontrol akses database dengan Mysql. Hasil dan Bahasan Dari proses wawancara dengan pihak sekolah SMP Tarsisius 2 diperoleh data sebagai berikut : Sistem penerimaan siswa baru SMP Tarsisius 2 masih belum terkomputerisasi. Calon siswa baru harus membeli formulir pendaftaran masuk untuk mengikuti proses penerimaan siswa baru. Formulir pendaftaran masuk SMP Tarsisius 2 hanya bisa dibeli di sekolah SMP Tarsisius 2.

4 4 SMP Tarsisius 2 telah memiliki website namun belum melayani penyampaian informasi dan proses penerimaan siswa baru terlebih lagi website ini merupakan gabungan dari tingkat TK, SD, SMP, dan SMA Tarsisius 2. Penyampaian informasi terkait proses penerimaan siswa baru hanya melalui brosur, papan pengumuman, dan pengumuman langsung di sekolah melalui staff sekolah. Yang terlibat dalam proses penerimaan siswa baru SMP Tarsisius 2 adalah tata usaha kesiswaan dan tata usaha keuangan. Kendala yang pernah dialami SMP Tarsisius 2 terkait bagian keuangan dan kesiswaan adalah data calon siswa rawan tertukar dengan data calon siswa lain yang memiliki kemiripan nama dan terjadi ketidakcocokan dalam laporan keuangan dengan jumlah kas yang masuk. Penyebab terbesar dari kendala yang dialami adalah sistem penerimaan siswa baru SMP Tarsisius 2 belum terkomputerisasi sehingga data mudah diakses, diduplikasi, dan disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang. Upaya SMP Tarsisius 2 yang telah dilakukan untuk menyelesaikan masalah terkait keuangan dan kesiswaan adalah pemberian sanksi yang tegas bagi pihak yang ketahuan bertindak diluar wewenangnya, namun tetap masih ada kemungkinan pihak tidak bertanggung jawab tetap melakukan kesalahan. Website lebih baik dari aplikasi desktop karena dapat menangani proses penerimaan siswa baru melalui pengarsipan terintegrasi, menyediakan backup untuk data yang mudah hilang dibeberapa hardware lain secara bersamaan, dan dapat diakses darimana saja selain itu berpotensial untuk dikembangkan menjadi website utama SMP Tarsisius 2 karena mengingat website SMP Tarsisius 2 sekarang merupakan website gabungan. Untuk soal biaya komite sekolah yang mengatur hal hal terkait pembiayaan namun selama bermanfaat untuk masa depan sekolah masih dapat dibicarakan dan tentunya kerja sama dengan pihak ketiga akan cukup membantu menekan biaya proses pengembangan. Laporan yang dibutuhkan oleh SMP Tarsisius 2 terkait proses penerimaan siswa baru adalah laporan jumlah calon siswa baru yang mendaftar dan laporan keuangan dari hasil penjualan formulir dan registrasi ulang. Berdasarkan data yang telah dikumpulkan diatas, dilakukan analisis permasalahan, penyebab dan akibatnya serta kebutuhan untuk kedepannya dan didapatkan hasil seperti dalam tabel berikut ini : Tabel 1 Analisis Sebab dan Akibat SMP Tarsisius 2 No Permasalahan SMP Tarsisius 2 Sebab Akibat 1 Adanya tindakan diluar aturan dalam penanganan proses registrasi ulang dan penjualan formulir oleh orang tertentu diluar tata usaha keuangan. Data-data yang mudah diakses, diduplikasi, dan disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab diluar tata usaha keuangan. ketidakcocokan dalam laporan keuangan dengan jumlah uang yang didapat.

5 Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan melalui analisis permasalahan, sebab dan akibat melalui tabel diatas, dilakukan perumusan pemecahan masalah yang dihadapi sebagai berikut : 5 Tabel 2 Analisa Pemecahan Masalah SMP Tarsisius 2 No Permasalahan Pemecahan Masalah 1 Adanya tindakan diluar aturan dalam penanganan proses registrasi ulang dan penjualan formulir oleh orang tertentu.diluar tata usaha keuangan Membangun sistem penerimaan siswa baru secara online dengan pemberian pembatasan hak akses sesuai tugas melalui account. Dilihat dari perumusan pemecahan masalah diatas disimpulkan akan adanya dampak negatif pada besarnya jumlah calon siswa baru yang akan menjadi siswa baru di SMP Tarsisius 2 pada khususnya. Aplikasi Sistem informasi berbasis website akan diambil sebagai bentuk nyata pemecahan masalah. Alasan menggunakan aplikasi sistem informasi berbasis website adalah : 1. Mampu menangani data dalam jumlah besar dengan lebih teratur. 2. Data disusun secara terstruktur dan terkontrol, sehingga proses transaksi menjadi lebih mudah dan cepat. 3. Informasi dapat diakses secara online dan bersamaan dengan menggunakan internet. 4. Pembelian formulir dapat dilakukan tanpa harus datang ke sekolah SMP Tarsisius 2 secara langsung dan bersamaan atau tanpa mengantri dengan adanya internet. 5. Pembatasan wewenang dan tanggung jawab kerja yang lebih kuat dengan adanya pemberian pembatasan hak akses melalui account untuk meminimalkan tindakan tindakan diluar aturan. 6. Dapat membantu proses penyampaian dan penyimpanan informasi konfirmasi pembayaran non-tunai secara bersamaan dan terstruktur. Analisa Kebutuhan SMP Tarsisius 2 Analisa kebutuhan untuk menunjang eksistensi dan kualitas pelayanan SMP Tarsisius 2 adalah sebagai berikut : Tabel 3 Analisa Kebutuhan SMP Tarsisius 2 No Tujuan SMP Tarsisius 2 Strategi Kebutuhan

6 6 1 Tujuan mempermudah proses pendaftaran penerimaan siswa baru SMP Tarsisius 2 Jakarta Barat bagi calon siswa baru yang bertempat tinggal diluar daerah Jakarta Barat. Menyediakan fasilitas pendaftaran penerimaan siswa baru secara online. Website pendaftaran penerimaan siswa baru. Setelah penganalisisan dilakukan maka proses pengembangan website dimulai dengan menggunakan metode rapid application development. Berikut adalah alur kerja dengan menggunakan website yang digambarkan melalui flow chart dan event yang terkait dengan sistem yang digambarkan dalam bentuk use case diagram. Berikut adalah flow chart dan use case diagram :

7 Note: * : Berlaku saat limit konfirmasi Sudah mencapai batas maksimal, jika belum maka akan dianggap menjadi status data salah. 7

8 8 Gambar 1 Flow Chart Calon Siswa Baru dengan Menggunakan Website Terkait Proses Penerimaan Siswa Baru SMP Tarsisius 2 Gambar 2 Flow Chart Tata Usaha Keuangan dengan Menggunakan Website Terkait Proses Penerimaan Siswa Baru SMP Tarsisius 2

9 Gambar 3 Flow Chart Tata Usaha Kesiswaan dengan Menggunakan Website Terkait Proses Penerimaan Siswa Baru SMP Tarsisius 2 9

10 Gambar 4 Use Case Diagram Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru SMP Tarsisius 2 Menggunakan Website 10

11 11 Simpulan dan Saran Setelah melalui proses analisis dan perancangan dalam membangun aplikasi berbasis website ini maka dapat diambil suatu kesimpulan mengenai dampak dari penggunaan website ini adalah sebagai berikut : Calon siswa dapat melakukan pendaftaran dimana saja dan kapan saja tanpa terikat jam kerja SMP Tarsisius 2 Calon Siswa dapat melakukan pembayaran secara non-tunai tanpa harus datang ke SMP Tarsisius 2 Dapat mengurangi resiko duplikasi & kerusakan data selama proses penerimaan siswa baru Mengurangi penyalahgunaan hak akses oleh pihak-pihak tak bertanggung jawab Proses pembayaran angsuran menjadi lebih efektif karena penyampaian konfirmasi dapat dilakukan tanpa harus datang ke SMP Tarsisius 2 Dengan demikian beberapa saran juga perlu diperhatikan guna untuk mengembangkan aplikasi website ini agar lebih dapat terintegrasi dengan layanan pendukung untuk memperluas fungsionalitasnya dan dapat beradaptasi dengan lingkungan dunia maya. Berikut adalah saran yang dimaksud : Dalam pengembangan aplikasi website ini perlu ditambahkan sistem yang terintegrasi dengan instansi atau perusahaan perbankan guna memaksimalkan fungsional konfirmasi pembayaran yang telah ada. Website ini dapat ditambahkan fungsional yang mencakup kegiatan sekolah lainnya untuk memperluas ruang lingkup yang semula mencakup penerimaan siswa baru agar dapat dimanfaatkan sebagai website utama. Perlunya ditambahkan sistem keamanan yang baik untuk menjaga data dari penggunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dan tidak sesuai aturan, contoh: - Keamanan fisik (CCTV, satpam) - Keamanan digital (Anti virus, Port Filter, SSL, IP Filter ) - Outsourcing (CyberTrust) Referensi Al-fedaghi, S. (2011). Developing Web Applications. International Journal of Software Engineering and Its Applications, 5, Comer, D. (2007). Computer Networks and Internets.New York, USA: Prentice Hall. Conolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (5 ed.). New Jersey, USA: Addison Wesley.

12 Fatal. (2011). E-Collaboration for Tertiary Education Using Mobile Systems. Informations Systems & Development Informatics Journal, 3, O brien, J.A. (2005). Introduction to Information Systems (12 ed.). New York, USA: McGraw-Hill. Satzinger, J., Jackson, R., & Burd, S. (2005). Object Oriented Analysis & Design with The Unified Process.Boston, USA: Cengage Learning. Suci, A., Purnama, B., & Sukadi. (2012). Sistem Informasi Pendaftaran Masuk Sekolah Online Pada Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Pacitan. Journal Speed, 13, Sudarmadji, P. (2008). Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru SLTA di Kodya Kupang Berbasis Web. Mitra Tahun XIV, 2, Suyanto, A. (2009). Step By Step Web Design: Theory and Practices. Yogyakarta, Indonesia: Andi. Whitten, J., & Bentley, L. (2007). Systems Analysis & Design Methods (7 ed.). New York, USA: McGraw-Hill. 12 Riwayat Penulis Billy Hartanto lahir di kota Palembang pada 6 September Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang sistem informasi (IS) pada tahun Ricky Andrean lahir di kota Palembang pada 30 November Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang sistem informasi (IS) pada tahun Youngky Wibowo Irawan lahir di kota Palembang pada 11 Januari Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang sistem informasi (IS) pada tahun 2013.