II. Kajian Teoritis 2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia.

Transkripsi

1 II. Kajian Teoritis 2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia. Manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan penggunaan secara efektif sumber daya manusia dalam mencapai tujuan organisasi dan meningkatkan harkat perorangan, kepuasan dan kebaikan bagi pegawai. Pada banyak organisasi, departemen sumber daya manusia menentukan kebijakan dan fungsi koordinasi seperti analisa kerja, personnel planning, penerimaan pegawai dan menyeleksi pegawai, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, kompensasi dan tunjangan pegawai, hubungan kepegawaian, pengawasan dan disiplin pegawai, dan hal-hal yang berhubungan dengan kesehatan dan keamanan. Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan kontribusi produktivitas dari pegawai terhadap organisasi sesuai dengan etika dan sosial yang berlaku. Manajemen sumber daya manusia penting karena tanpa adanya peningkatan pada produktivitas pegawai maka organisasi akan stagnan dan bahkan gagal. Analisa kerja. Leap (1993,p11) menyatakan bahwa analisa kerja berkaitan dengan penentuan dari tugas-tugas spesifik dan tanggung jawab yang berhubungan secara umum terhadap suatu pekerjaan atau suatu kelas dari pekerjaan, dan juga pengidentifikasian keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan apa yang dimiliki oleh pekerjaan tersebut. Proses Analisa Kerja menghasilkan dua dokumen penting: deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Tanpa analisis pekerjaan, akan sulit untuk mengevaluasi bagaimana tantangan dari lingkungan atau persyaratan kerja yang mempengaruhi produktivitas pekerja, untuk menyelaraskan para pelamar pekerjaan dengan terhadap pembukaan lowongan dan pelamar. Dengan cara ini, kita dapat melakukan penempatan terhadap tiap karyawan sesuai dengan tugasnya. Leap (1993,p138) menyatakan bahwa terdapat tiga masalah utama yang harus diperhatikan dalam perencanaan pengumpulan data analisa pekerjaan, seperti: pertama-tama, tipe dari informasi analisa pekerjaan yang dibutuhkan, kedua, metode yang digunakan untuk mengumpulkan informasi, dan ketiga, orang yang akan mengumpulkan dan menyediakan informasi. Penilaian Kinerja. Mengacu pada penilaian kinerja, Dessler (1997, ed.2,p2) menyatakan bahwa sedikitnya dua alasan utama dalam menilai kinerja seseorang. Alasan pertama adalah penilaian dapat memberikan informasi untuk promosi dan gaji. Sedangkan alasan kedua adalah memberikan kesempatan bagi manajemen maupun pegawai untuk mengobservasi atau mengawasi tingkah laku yang berhubungan pekerjaan sampai pada tingkat paling bawah. Dengan melaksanakan penilaian, ini dapat memastikan bagi pengembangan perencanaan untuk meningkatkan produktivitas. Dessler (1997,ed.2, p3) lebih jauh berpendapat bahwa ada tiga langkah yang harus diimplementasikan dalam melaksanakan penilaian, yaitu: Identifikasi, Penilaian

2 kinerja dan Umpan balik. Dalam hubungannya dengan hal yang pertama, ia menegaskan bahwa hal yang berkaitan dengan identifikasi kerja adalah antara manajemen dan pekerja telah ada kesepakatan mengenai gugus kerja dan posisinya. Sedangkan penilaian kinerja adalah kinerja yang sesungguhnya dibandingkan dengan standar yang telah ada. Langkah terakhir adalah umpan balik antara kinerja dengan perkembangan yang didiskusikan dengan pegawai. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Setiap perusahaan mempunyai sistem yang mengumpulkan dan mengurus data, yang mana berhubungan dengan sumber daya manusia, merubah atau mengkonversi data menjadi informasi, dan melaporkannya kepada pengguna. Sistem tersebut dinamakan sistem informasi sumber daya manusia. 2.2 Kinerja Perusahaan Pertambangan Minyak. A.Dale(1999,p2) menyatakan Kinerja adalah korelasi antara organisasi dan kultural. Dengan kata lain, kinerja sebuah organisasi atau lembaga tergantung pada kinerja karyawan melalui perbaikan suasana kerja. Sedangkan defenisi organisasi adalah kelompok masyarakat yang teridiri dari dua atau lebih orang yang berfungsi mengatur untuk mencapai tujuan bersama secara terus menerus (Stephen.P Robins,1989,p2). Fungsi organisasi terbagi atas perencanaan, pengaturan, memimpin dan mengawasi. Sebuah organisasi dikatakan produktif jika mencapai tujuan dengan biaya yang rendah. Untuk itu diperlukan suasana organisasi yang sehat. Suasana organisasi adalah serangkaian sifat lingkungan kerja yang dapat diukur berdasarkan persepsi kolektif dari orang-orang yang hidup dan bekerja di dalam lingkungan tersebut, dan diperlihatkan untuk mempengaruhi motivasi serta perilaku mereka, (A.Dale,1999,p4). Terdapat dua ukuran yaitu : 1. Ukuran kualitatif yang meliputi tanggung jawab, keseragaman, semangat kelompok, penghargaan, standar dan kejelasan organisasi. 2. Ukuran kuantitatif yang meliputi suasana individual, suasana kelompok dan suasana organisasi. Faktor-faktor tingkat kinerja karyawan adalah lingkungan, perilaku manajemen, desain jabatan, penilaian kinerja, umpan balik dan administrasi pengupahan. Berbicara mengenai lingkungan, maka terdapat elemen-elemen kunci dalam lingkungan kerja yang mempengaruhi kinerja dan produktivitas, antara lain : sifat pekerjaan itu sendiri, sumber daya yang ada pada individu, umpan balik yang diterima dan akibat-akibat pelaksanaan pekerjaan tersebut. Hal itu dapat digambarkan dalam suatu model yaitu rantai kinerja. Rantai kinerja merupakan suatu model yang bermanfaat sekali karena memuat sejumlah faktor yang sering dipandang sebagai fenomena terpisah dan menunjukkan hubungan dan selanjutnya beberapa strategi yang secara sistematis mendiagnosis dan memperbaiki masalah-masalah kinerja/produktivitas. Untuk mengenali penyebab-penyebab masalah kinerja, maka diperlukan suatu metode yang sistematis seperti diagnosis kinerja yang terdiri dari tingkat keterampilan, tingkat upaya dan kondisi-kondisi eksternal.

3 (A.Dale,1999,p133). Jika salah satu tidak mendukung, maka kinerja akan terganggu. Inti diagnosis kinerja adalah menentukan yang mana dari ketiga faktor tersebut yang melahirkan masalah kinerja dan karenanya membutuhkan perhatian manajerial. Dengan mengelompokkan karyawan sebagai berketerampilan rendah atau tinggi, berupaya rendah atau tinggi, serta kondisi-kondisi eksternal yang mendukung atau tidak mendukung. Beberapa asumsi yang menghambat perbaikan kinerja (A.Dale, 1999,p55) adalah : Perbaikan produktivitas yang paling signifikan berasal dari tindakan-tindakan yang diarahkan ke orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut. Pelatihan, reorganisasi, penetapan suara dan dorongan positif adalah intervensi perbaikan kinerja yang efektif. Orang-orang memahami apa yang diharapkan dari mereka di tempat bekerja. Sistem penghargaan organisasi mendukung kinerja produktif berkualitas tinggi. Penilaian kinerja tahunan memberikan umpan balik yang dibutuhkan karyawan untuk memperbaiki atau mempertahankan kinerja. Tidak perlu memperhatikan bagian-bagian organisasi yang memenuhi atau melampaui sasaran-sasaran mereka. Unsur kunci dalam perbaikan kinerja adalah motivasi yang sukar dipahami dan tidak dapat diraba. Menurut David (2001), terdapat 3 model komponen yang mempengaruhi kinerja organisasi yaitu : Struktur organisasi meliputi hubungan antara pelaku dan kegiatan. Urutan proses pekerjaan (Work-process sequences) dan laporan proses pekerjaan (work-process exceptions) Keberhasilan komponen-komponen tersebut dapat dicapai melalui sebuah siklus manajemen kinerja yang mencakup fase perencanaan, pembinaan dan evaluasi (Karen,2000,p5). Siklus manajeman kinerja adalah implementasi langkah terakhir dari model keterkaitan pengukuran (Measure Linkage Model). Model ini membahas penentuan bidang hasil utama dan indikator utama level korporat atau kelompok kerja. Bidang hasil utama adalah kategori kinerja pokok, yang harus dicapai suatu organisasi. Indikator utama adalah pengukuran spesifik yang kan membantu menetukan seberapa baik kinerja karyawan dalam penetuan bidang hasil utama. Ukuran dan evaluasi kinerja karyawan menurut Karen(2000,p104) adalah: Keakuratan (misalnya persentase pekerjaan bebas kesalah, keandalan data, tingkat keyakinan dan lain-lain), Keefektifan yang sesungguhnya / aktual (versus rencana), Otonomi (misal independensi), Ketersedian, Kejelasan / keringkasan, Kesesuaian, Konsistensi, Biaya, Kekinian (misal seberapa aktual informasi), Kepuasan pelanggan / hubungan klien, Dimensi (misalnya verbal, tertulis, on-line dan lain-lain), Kemudahan dirujuk, Kepuasan karyawan, Kelancaran, Format, Frekuensi, Fungsionalitas, Harga, Kualitas, Kuantitas, Responsivitas, Lingkup, Kecermatan / ketuntasan, Waktu (misalnya waktu

4 tenggat, waktu respon, waktu berhenti, waktu siklus dan lain-lain), Hasil (misalnya laba, pengembalian atas investasi dan lain-lain). Menurut PT. CPI, ( Corp. HRO-PD ) daerah Sumatera dibagi menjadi beberapa bagian, empat diantaranya adalah unit produksi dan yang lainnya adalah unit pendukung produksi teknis dan unit pengelolaan lingkungan kerja. Keempat unit SBU yang dimaksud adalah : 1. Rumbai SBU, dengan wilayah opersi meliputi wilayah Petapahan, Zamrud, Libo dan Pedada. 2. Minas SBU, dengan wilayah operasi meliputi Minas. 3. Duri SBU, dengan wilayah operasi meliputi lapangan minyak Duri dan Kulin. 4. Bekasap SBU, dengan wilayah operasi meliputi wilayah Petani dan Bekasap. Beberapa unit pendukung produksi teknis dan unit pengelolaan lingkungan kerja antara lain : 1. Support Operation. 2. Exploration and Technical Support. 3. Safety Health and Enviroment. Dengan sistem SBU ini manajemen disusun dalam tingkatan tertentu dengan tiap SBU dipimpin oleh seorang Vice President yang dibantu oleh beberapa orang Manager. Manager dibantu oleh beberapa Team Manager dan dibawah Team Manager terdapat beberapa orang Team Leader. Dengan sistem ini garis operasi dan rantai komando menjadi semakin pendek, pengawasan dan penilaian semakin objektif serta efektifitas otonomi relatif lebih tinggi dan mudah dijalankan dibandingkan dengan sistem line staff. Human Resources Information System (HRIS) HRIS merupakan tim yang dibentuk dengan tujuan untuk membangun suatu sistem informasi sumber daya manusia yang ada di PT. CPI. HRIS Team ini dibentuk pada tahun Karena tujuannya untuk membangun sistem informasi sumber daya manusia, maka HRIS Team ini berada dibawah VP Corporate Human Resources, tepatnya di bawah Manager Organisation and People Development. Menurut Kandiawan (1998,p3) ada beberapa pengertian mengenai efisiensi dan efektifitas yang harus dijelaskan dalam menganalisis tugas ini, antara lain : Efektif, berarti pencapaian sasaran yang dipilih, setelah mempertimbangkan alternatif yang bersangkutan. Hal demikian berarti pula dapat membawa hasil atau berhasil guna atas usaha atau suatu tindakan Efisien, berarti pencapaian sasaran tertentu dengan mengorbankan biaya terendah atau berupa berbagai unsur biaya. Dalam pengertian ini tercakup di dalamnya tentang ketepatan cara ( usaha kerja ) dalam menjalankan sesuatu (dengan tidak membuang-buang uang waktu, tenaga dan biaya) dan atau kemampuan menjalankan tugas dengan tertib, tepat dan benar. Secara umum efisiensi dikaitkan dengan hal ketidakborosan. Menurut HRIS Team PT. CPI,( CHARISMA, 2001 ) User friendly berarti suatu prosedur untuk menjalankan suatu proses tidak banyak memerlukan

5 keahlian tetapi hasil yang diperoleh tetap tepat dan berhasil guna, sesuai dengan kebutuhan dari pengguna tersebut. User friendly dapat berupa tampilan yang mudah dipahami, kemudahan untuk mengakses informasi, tata letak yang baik dan lainnya. Komponen-komponen diatas merupakan alat yang kita gunakan dalam menganalisa kinerja dari penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. 2.3 Hipotesis. Dengan penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diharapkan : 1.Ada hubungan yang signifikan antara penerapan CHARISMA Web/Intranet dalam menyediakan informasi dan data sumber daya manusia dalam memenuhi kebutuhan pegawai akan informasi yang optimal terhadap peningkatan kinerja pegawai. 2.Ada hubungan yang signifikan antara penerapan CHARISMA Web/Intranet dalam mencapai efisiensi dan efektivitas untuk peningkatan kinerja yang ingin dituju oleh perusahaan telah tercapai terhadap peningkatan kinerja pegawai. 3.Ada hubungan yang signifikan antara penerapan sistem informasi sumber daya tersebut merupakan solusi yang terbaik bagi perusahaan dalam menjawab permasalahan selama ini terhadap peningkatan kinerja pegawai.