UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA PEJABAT BENDAHARI

Transkripsi

1

2 UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA PEJABAT BENDAHARI UTM.J.03/10.12/3 Jld. 3 (20) 23hb. Mac 2014 Dekan Dekan Fakulti Ketua Ketua Pusat Tanggungjawab (Pejabat/Bahagian/Unit) Semua Pengarah Pusat Kecemerlangan Semua Pengarah Research Alliance Universiti Teknologi Malaysia Assalamualaikum Wrt. Wbt. Y. Bhg. Prof. / Saudara, GARIS PANDUAN MENGENAI PENGURUSAN PENGAMBILAN BEKALAN PEJABAT DARI STOR PUSAT, PEJABAT BENDAHARI EDARAN MAHASISWA 1.0 TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai pengurusan pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari selaras dengan Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2014 Tatacara Pengurusan Stor Universiti. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Garis panduan mengenai pengambilan bekalan pejabat pada masa ini terkandung dalam Panduan Pengambilan Bekalan Pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari Edaran (Pelajar) Mac 2007 adalah mengenai panduan asas pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari. 2.2 Garis panduan ini dikeluarkan untuk menyatakan beberapa penambahan di dalam prosedur pengambilan bekalan pejabat di Stor Pusat dan juga senarai bekalan pejabat yang terkini. 3.0 PROSEDUR PENGAMBILAN BEKALAN PEJABAT DI STOR PUSAT 3.1 Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 (Lampiran A) hendaklah dicetak menggunakan kertas berwarna merah jambu dalam dua (2) salinan secara online melalui Sistem UTMFin dalam Modul Pengurusan Stor. Salinan pertama untuk rekod Stor Pusat dan salinan kedua untuk simpanan Persatuan. 3.2 Untuk mendapatkan aplikasi UTMFin, pengguna perlu mengaktifkan aplikasi Internet Mozilla Firefox terlebih dahulu. 3.3 Manual pengguna Modul Pengurusan Stor boleh diperolehi di laman web Pejabat Bendahari

3 3.4 Pastikan nombor kod dan nama barang adalah betul mengikut senarai (Lampiran B, C, D dan E). BPPS KEW.PS-10 yang tidak lengkap dan tidak mematuhi prosedur akan ditolak. 3.4 Pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat oleh Majlis Perwakilan Mahasiswa (MPP)/Persatuan-persatuan mahasiswa ditetapkan pada hari SELASA setiap minggu : Sesi pagi pagi hingga tengahari Sesi petang petang hingga 4.30 petang 3.5 Majlis Perwakilan Mahasiswa (MPP)/Persatuan-persatuan mahasiswa hendaklah mengemukakan salinan surat kelulusan dan anggaran perbelanjaan untuk setiap kali program atau aktiviti persatuan yang akan dijalankan bersamasama borang permohonan yang telah lengkap. 3.6 Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 yang telah lengkap hendaklah dihantar terus ke Stor Pusat tiga (3) hari sebelum jadual mengambil barangbarang untuk tujuan semakan dan kelulusan. 3.7 Sekiranya berlaku keperluan SEGERA, pihak Persatuan hendaklah mengemukakan Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 berserta surat yang lengkap dengan justifikasi keperluan dan disahkan oleh pegawai Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa. Kebenaran pengeluaran adalah tertakluk kepada kelulusan dan keperluan serta stok semasa. 3.8 PTJ hendaklah memaklumkan dengan kadar segera kepada Stor Alat Tulis, Pejabat Bendahari mengenai barang-barang yang tidak diperlukan/digunakan lagi seperti toner, risograph, kertas komputer dan lain-lain lagi dengan mengambilkira faktor perubahan teknologi semasa. 3.9 Setelah PTJ menerima barang dari Stor Pusat, Pegawai PTJ hendaklah mengesahkan penerimaan barang tersebut di dalam Sistem UTMFin dan menandatangani boarng tersebut pada ruang yang berkaitan rujuk Lampiran A Pastikan setiap pengeluaran barang oleh staf PTJ dari Stor PTJ hendaklah di check out di dalam Sistem UTMFin bagi mengelakkan berlaku perselisihan barang di antara baki fizikal, baki bin kad dan baki kad kawalan stok Borang Permohonan Pinjaman Barang (Lampiran F) hendaklah dikemukakan 2 minggu lebih awal sebelum program diadakan. Manakala, urusan pemulangan hendaklah diselesaikan mengikut tarikh pemulangan yang telah dinyatakan di dalam surat peminjaman dan tong sampah tersebut hendaklah dalam keadaan baik dan bersih selepas program dilaksanakan. Bagi sebarang urusan peminjaman tong sampah untuk program-program khas, bayaran deposit dikenakan seperti berikut : Kuantiti yang dipinjam Deposit (RM) 5 hingga hingga hingga hingga hingga dan ke atas

4

5 s.k. (1) Y. Bhg. Naib Canselor (2) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) (3) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) (4) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni) (5) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) (6) Pengarah Kampus, UTM Kuala Lumpur, Jalan Semarak, Kuala Lumpur. (7) Ketua Unit Audit Dalam (8) Timbalan Bendahari Kanan, Pejabat Bendahari, UTM Kuala Lumpur, Jalan Semarak, Kuala Lumpur.

6 BORANG PESANAN & PENGELUARAN STOK (KEW.PS-10) ~ Lampiran A ~

7 LAMPIRAN A Pusat Kos:... BORANG PESANAN DAN PENGELUARAN STOK (Tatacara Pengurusan Stor Bab 4.0 Perenggan 4.3.1) (Diisi dalam dua (2) salinan sahaja) KEW.PS-10 No.Siri Permohonan:... Dilengkapkan Oleh Stor Pemesan Bil. Kod Barang Nama Barang Kuantiti Dipesan Catatan Dilengkapkan Oleh Stor Pengeluar BAHAGIAN BEKALAN KAWALAN & AKAUN Kuantiti Diluluskan Harga (RM) Seunit Jumlah BAHAGIAN SIMPANAN & TERIMAAN Kuantiti Catatan Dikeluarkan Tandatangan pemohon Tandatangan Pegawai PTJ Tindakan Pejabat Bendahari Melalui dan disahkan : Permohonan diluluskan/ tidak diluluskan* Disemak dan dikeluarkan oleh:.. (Tandatangan Pemohon) Nama: Jawatan: No. Tel. : (Tandatangan) Nama: Jawatan: Saya telah membuat semakan dan mengesahkan bahawa peralatan atau barangan seperti di atas telah diterima di Fakulti/Jabatan mengikut jumlah kuantiti dan kualiti yang ditetapkan... (Penolong Pendaftar/Ketua Jabatan) Tandatangan & Cop Rasmi Tarikh : Sila catat nombor telefon (Dilengkapkan setelah stok diterima) Tandatangan Pegawai PTJ setelah terima barang daripada Stor Pusat, Pejabat Bendahari. (Tandatangan Pegawai Pelulus) Nama: Jawatan: * (Sila potong yang berkenaan) BAHAGIAN BUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN Butir Butir Bungkusan & Penghantaran Telah dibungkus dan dihantar oleh:.. (Tandatangan) Nama: Jawatan: Tarikh : (Tandatangan Penyelenggara Stor) Nama: Tarikh : PERAKUAN PENERIMAAN Disahkan bahawa stok yang diluluska telah diterima.. (Tandatangan) Nama: Jawatan: Tarikh : Tandatangan staf PTJ yang mengambil barang di Stor Pusat

8 KOD ITEM BAGI KATEGORI : ALAT TULIS ~ Lampiran B ~ BAHAN BERCETAK ~ Lampiran C ~ KERTAS ~ Lampiran D ~ BARANG AM ~ Lampiran E ~

9 LAMPIRAN B BIL. NO. KOD NAMA BARANG ITEM (ALAT TULIS) UNIT 1. BPA001 Benang Putih Gulung 2. BPA002 Binding Tape 2 Biru Gelap Gulung 3. BPA003 Binding Tape 2 Hijau Gulung 4. BPA004 Binding Tape 2 Hitam Gulung 5. BPA005 Binding Tape 2 Kuning Gulung 6. BPA006 Binding Tape 2 Merah Gulung 7. BPA009 Buku Fullscape 1 Koyar Buah 8. BPA010 Buku Fullscape 2 Koyar Buah 9. BPA013 Buku Latihan Buah 10. BPA015 Cecair Pemadam Botol 11. BPA023 Cop Haribulan Unit 12. BPA029 Dawai Kokot No. 10 Kotak 13. BPA030 Dawai Kokot No. 3 Kotak 14. BPA031 Diskett 3.5 Inci Hd Kotak 15. BPA032 Double Sided Tape Gulung 16. BPA033 Fail Hitam Besar Keping 17. BPA040 Fail Poket Keping 18. BPA041 Gam Cair Botol 19. BPA042 Gam Polytron Botol 20. BPA043 Getah Pemadam Unit 21. BPA044 Gunting Bilah 22. BPA045 Highlighter Marker Pen Biru Batang 23. BPA046 Highlighter Marker Pen Hijau Batang 24. BPA047 Highlighter Marker Pen Kuning Batang 25. BPA048 Highlighter Marker Pen Oren Batang 26. BPA049 Jarum Peniti Kotak 27. BPA050 Klip Fail (Bulldog) Unit

10 LAMPIRAN B BIL. NO. KOD NAMA BARANG ITEM (ALAT TULIS) UNIT 28. BPA051 Klip Kertas Besar (2 Inci) Kotak 29. BPA052 Klip Kertas Kecil (1 1/4 Inci) Kotak 30. BPA055 Magic Pen 12 Warna Set 31. BPA056 Map Pin Berwarna Set 32. BPA057 Marker Pen Ink Biru Botol 33. BPA058 Marker Pen Ink Hitam Botol 34. BPA059 Marker Pen Ink Merah Botol 35. BPA060 Marker Pen Permanent Biru Batang 36. BPA061 Marker Pen Permanent Hitam Batang 37. BPA062 Marker Pen Permanent Merah Batang 38. BPA063 Marker Pen Whiteboard Biru Batang 39. BPA064 Marker Pen Whiteboard Hitam Batang 40. BPA065 Marker Pen Whiteboard Merah Batang 41. BPA067 Mesin Dawai Kokot No. 10 Unit 42. BPA068 Mesin Dawai Kokot No. 3 (24/6) Unit 43. BPA069 Musking Tape 1 Inci Gulung 44. BPA070 Musking Tape 2 Inci Gulung 45. BPA071 Ohp Pen Non Permanent Set 46. BPA072 Ohp Pen Permanent Set 47. BPA074 Paku Tekan Panjang Kotak 48. BPA077 Pena Mata Bulat Biru Batang 49. BPA078 Pena Mata Bulat Hitam Batang 50. BPA079 Pena Mata Bulat Merah Batang 51. BPA082 Penebuk Satu Lubang Unit 52. BPA083 Pengasah Pensil Meja Unit 53. BPA084 Pensil Hitam 2B Batang

11 LAMPIRAN B BIL. NO. KOD NAMA BARANG ITEM (ALAT TULIS) UNIT 54. BPA085 Pita Tali Putih Gulung 55. BPA094 Sellotape ½ Gulung 56. BPA095 Stamp Pad Ink Biru Botol 57. BPA096 Stamp Pad Ink Hitam Botol 58. BPA097 Stamp Pad Ink Merah Botol 59. BPA098 Stamp Pad Kosong Unit 60. BPA099 Stamp Rack Set 61. BPA100 Tali Fail Hijau Kotak 62. BPA101 Tali Pengikat Putih Rami Gulung 63. BPA102 Tali Rafia Gulung

12 LAMPIRAN C BIL. NO. KOD ITEM NAMA BARANG (BAHAN BERCETAK) UNIT 1. BPC025 Fail Putih Logo UTM Keping 2. BPC BPC BPC BPC041 Sampul Surat (15 x 10) Inci Tanpa Tingkap (1 kotak = 250kpg) Sampul Surat (9.5 x 4.5) Inci Tanpa Tingkap (1 kotak = 500kpg) Sampul Surat (9.5 x 4.5) Inci Bertingkap (1 kotak = 500kpg) Sampul Surat Besar (18 x 12) Inci Tanpa Tingkap (1 kotak = 250kpg) Kotak Kotak Kotak Kotak

13 LAMPIRAN D BIL. NO. KOD ITEM NAMA BARANG (KERTAS) UNIT 1. BPK002 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Biru Rim (1 rim = 100kpg) 2. BPK003 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Grey Rim (1 rim = 100kpg) 3. BPK004 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Hijau Rim (1 rim = 100kpg) 4. BPK005 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Kuning Rim (1 rim = 100kpg) 5. BPK006 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Merah Rim (1 rim = 100kpg) 6. BPK007 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Oren Rim (1 rim = 100kpg) 7. BPK008 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Pink Rim (1 rim = 100kpg) 8. BPK009 Kertas Fancy/Embossed Card A4 Putih Rim (1 rim = 100kpg) 9. BPK012 Kertas Kajang Rim 10. BPK024 Kertas Lukisan Keping 11. BPK026 Kertas Pembungkus (31 x 43) Inci Keping 12. BPK027 Kertas Simili Bond Biru - 80 Gsm (A4) Rim 13. BPK028 Kertas Simili Bond Hijau - 80 Gsm (A4) Rim 14. BPK029 Kertas Simili Bond Kuning - 80 Gsm (A4) Rim 15. BPK030 Kertas Simili Bond Merah - 80 Gsm (A4) Rim 16. BPK034 Kertas Simili Bond Putih IK - 80 Gsm (A4) Rim 17. BPK035 Manila Kad 2 Sheet Keping 18. BPK036 Manila Kad 4 Sheet (20 x 25) Inci Grs Keping

14 LAMPIRAN E BIL. NO. KOD ITEM NAMA BARANG (BARANG AM) UNIT 1. BPM001 Bakul Sampah Unit 2. BPM003 Bateri Alkaline AA (Kecil) Biji 3. BPM004 Bateri Alkaline D (Besar) Biji 4. BPM005 Bateri Biasa AA (Kecil) Biji 5. BPM006 Bateri Biasa C (Sedang) Biji 6. BPM007 Bateri Biasa D (Besar) Biji 7. BPM008 Berus Cat ½ Batang 8. BPM009 Berus Cat 1 Batang 9. BPM010 Berus Cat 2 Batang 10. BPM013 Berus Tandas Unit 11. BPM025 Mangga & Kunci Unit 12. BPM027 Penahan Sampah & Tangkai Batang 13. BPM028 Pengesat Kaki Getah (2 x 3 ) Keping 14. BPM029 Pengesat Kaki Getah (3 x 4 ) Keping 15. BPM032 Penyapu Bulu Ayam/Habuk Batang 16. BPM033 Penyapu Padi/Rami/Plastik Batang 17. BPM039 Ubat Gegat Bungkus

15 BORANG PERMOHONAN PINJAMAN BARANG ~ Lampiran F ~

16 BORANG PERMOHONAN PINJAMAN BARANG (BPJ) (Permohonan hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 2 minggu dari tarikh diperlukan) BAHAGIAN A : MAKLUMAT PEMOHON No. Rujukan : BPJ Nama Pemohon : No. Matriks : Fakulti/Jabatan : Tarikh Permohonan : No. Samb. : No. Tel. Bimbit : Tarikh Pinjam : BAHAGIAN B : PERIHAL BARANG YANG DIPINJAM Tarikh Dikembalikan : Bil. Nama Barang Kuantiti Tujuan Diperlukan Sila lampirkan surat/kertas kerja/dokumen sokongan BAHAGIAN C : PENGESAHAN Saya akan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas barang yang dipinjam seperti di atas. Dibenarkan barang-barang tersebut dipinjam untuk tujuan seperti dinyatakan.. Tandatangan Pemohon. Tandatangan Nama : Nama : No. Matriks : Jawatan : Tarikh : Tarikh : BAHAGIAN D : PENGESAHAN PEMULANGAN BARANG Saya telah memulangkan peralatan yang Disahkan bahawa barang yang dipinjam dipinjamkan pada tarikh yang dinyatakan. telah dipulangkan.. Tandatangan Pemohon. Tandatangan Nama : Nama : No. Matriks : Jawatan : Tarikh : Tarikh :

17 BORANG PERMOHONAN/ PERAKUAN PELUPUSAN (KEW.PA-17) ~ Lampiran G ~

18 Kepada : Pengerusi Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan UTM Pejabat Bendahari, UTM Skudai Tuan, PERMOHONAN PELUPUSAN HARTA UNIVERSITI UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA PERMOHONAN/PERAKUAN PELUPUSAN HARTA UTM No. Siri: KEW.PA-17 Diisi Oleh Pemohon Jabatan/Fakulti : Lokasi/Blok : Untuk Kegunaan Jawatankuasa Ruj. Permohonan : Tarikh Pemeriksaan : Sukacita kami memohon pelupusan harta seperti berikut : Bil. Jenis Barang No. Siri Pendaftaran/ No. Kod Kuantiti Tahun Dibeli Harga Seunit Alasan Memohon Pelupusan (e.s. Kerosakan /Kerugian/Cara Kegunaan dsb) Cadangan Pemeriksa Pelupusan Maklumat-maklumat di atas disahkan benar. Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab : Nama dan Cop : * Untuk kegunaan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Disahkan keputusan dan perakuan Jawatankuasa Pemeriksa adalah seperti di atas. Tandatangan Pengerusi Nama : Fakulti/Bahagian : Tandatangan Ahli Nama : Fakulti/Bahagian : Tandatangan Ahli Nama : Fakulti/Bahagian :