Dekan Fakulti Sains Pertanian dan Makanan

Transkripsi

1 ~ UKAS "',.. cr. le""." WmM~ PEJABAT NAIB CANSELOR OFFICE OF THE VICE CHANCELLOR Ruj. Kami : UPM/NC/35/1 Tarikh : 16 Julai 2014 Dekan Fakulti Sains Pertanian dan Makanan Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu Sarawak Jalan Nyabau, Peti Surat 396, Bintulu, Sarawak, YBhg. Profesor, PENGGUNAAN SISTEM PERMOHONAN KE LUAR NEGARA (SPLN) SECARA ATAS TALIAN Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas. 2. Untuk makluman YBhg. Profesor, proses permohonan ke luar negara dengan menggunakan borang di UPM Kampus Bintulu telah dinaik taraf kepada sistem permohonan ke luar negara (SPLN) secara atas talian sepenuhnya. Pembangunan SPLN ini adalah sejajar dengan hasrat Universiti untuk membuat pembaharuan secara berterusan mengikut peredaran masa dan menggalakkan penggunaan teknologi sebagai medium pemudah cara di Universiti. 3. Penggunaan SPLN ini bertujuan untuk memudahkan pemohon membuat permohonan ke luar negara dari dalam dan luar kampus tanpa perlu menghantar borang salinan keras keapda urus setia. Selain itu, sistem ini menyokong kemp en pengurusan alam sekitar yang menggalakkan pengurangan penggunaan kertas. SPLN juga dapat membantu memudahkan pihak kami untuk membuat pemantauan perjalanan ke luar negara. Dengan ini juga diharapkan dapat mengurangkan karenah permohonan yang bermasalah daripada dikembalikan disebabkan permohonan yang dikemukakan tidak lengkap. 4. Untuk makluman YBhg. Profesor, sistem ini akan melibatkan beberapa peringkat tapisan bermula daripada mengisi permohonan oleh pemohon, semakan daripada urus setia Pejabat Naib Canselor, pengesahan kewangan daripada zon kewangan masingmasing, sokongan Ketua PTJ dan kelulusan Naib Canselor. ~ Universiti Putra Malaysia, UPM Serdang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia Q) / 6002 ~ /

2 S. Sebagai langkah memudahkan pemohon, pihak Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (idec) telah menyediakan manual pengguna secara interaktif dan boleh dimuat turun di laman sesawang SPLN iaitu untuk panduan semua pemohon. 6. Bersama ini juga disertakan garis panduan permohonan ke luar negara sebagai panduan semua staf agar permohonan yang dibuat berjalan dengan lancar. 7. Sehubungan itu, pihak kami juga ingin memohon kerjasama dari YBhg. Profesor agar dapat mengambil tindakan yang sewajarnya dengan menyampaikan maklumat ini kepada semua stafdi fakulti. Sekian, terima kasih. "BERILMU BERBAKTI" Yang menjalankan tugas, 6{caWt~~'1;J NOR AZLAN MOHAMMED Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Pentadbiran Pejabat Naib Canselor s.k YBhg. Profesor Dato' Dr. Mohd Fauzi Hj. Ramlan Naib Canselor Encik Mohd Nazri Md Yasin Ketua Bahagian Pentadbiran Pejabat Naib Canselor Puan Faridah Abu Aman Ketua Unit Operasi Aplikasi Pus at Pembangunan Maklumat dan Komunikasi

3 GARIS PANDUAN UMUM SISTEM PERMOHONAN KE LUAR NEGARA (SPLN) SECARA ATAS TALIAN 1. Semua staf UPMadalah wajib mengemukakan permohonan ke luar negara secara persendirian jika berhasrat untuk ke luar negara sarna ada urusan tersebut adalah secara rasmi atau bukan rasmijperibadi. Bagi perjalanan secara berkumpulan, setiap ahli kumpulan juga perlu mengemukakan permohonan masing-masing. 2. Pelajar UPM tidak perlu mengemukakan permohonan ke luar negara melalui SPLN.Walau bagaimanapun, urusan yang melibatkan pelajar perlulah dimajukan kepada Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni, UPM untuk kelulusan selanjutnya. 3. Pemohon perlu mengemukakan permohonan ke luar negara selewat-iewatnya 14 hari daripada tarikh perjalanan dibuat Sebarang kelewatan permohonan perlu mengemukakan justifikasi kelewatan permohonan seperti yang diminta di dalam sistem SPLN.Permohonan yang dibuat tidak perlu dicetak untuk dihantar ke Pejabat Naib Canselor untuk mendapatkan kelulusan. Walau bagaimanapun, pemohon boleh mencetak permohonan tersebut selepas mendapat kelulusan Naib Canselor sekiranya diperlukan bagi urusan perlindungan insurans, tuntutan perjalanan atau apa-apa keperluan yang berkaitan. 4. Pemohon perlu memastikan maklumat perjalanan yang dibuat adalah lengkap sebelum dihantar untuk mendapatkan kelulusan. Adalah diingatkan, perjalanan yang menggunakan mana-mana peruntukan dalam UPM perlu mendapatkan kelulusan peruntukan tersebut terlebih dahulu sebelum mengemukakan permohonan perjalanan bagi mengelakkan perjalanan yang akan dibuat tidak mendatangkan masalah kepada pemohon dan Universiti. Tuntutan perjalanan yang dibuat tanpa mendapat kelulusan peruntukan terlebih dahulu tidak akan dibayar oleh Bendahari. 5. Perjalanan yang telah dibuat sebelum mengemukakan permohonan ATAU sebelum mendapatkan kelulusan Naib Canselor adalah di bawah tanggungjawab pemohon. Pemohon perlu menanggung risiko di atas perjalanan yang telah dibuat Pihak UPM tidak akan bertanggungjawab sekiranya apa-apa berlaku kepada pemohon sewaktu berada di luar negara. Pemohon yang ingkar boleh disifatkan telah melanggar arahan Universiti.

4 r 6. Pemohon diberi kelonggaran untuk mengemukakan permohonan ke luar negara sehingga 3 buah negara jika tempoh perjalanan ke negara yang seterusnya bersambung dengan perjalanan sebelumnya. Tetapi adalah diingatkan perjalanan yang melibatkan urusan rasmi dan bukan rasmi perlu dimohon secara berasingan. 7. Pihak urus setia akan menyemak setiap permohonan yang dikemukakan oleh pemohon, sekiranya didapati permohonan yang dikemukakan tidak lengkap, permohonan tersebut akan dipulangkan kembali kepada pemohon untuk dibuat pembetulan. Hanya permohonan yang lengkap sahaja yang akan di terima untuk diproses dan diluluskan. 8. Jika permohonan yang dikemukakan melibatkan peruntukan kewangan dalam UPM (termasuk Geran Penyelidikan, Akaun Tabung Amanah, Jawatankuasa SeminarjKonferensijWoksyop dan lain-lain peruntukan rasmi Universiti), pihak zon kewangan PTJ yang terlibat akan mengesahkan peruntukan tersebut sebelum dihantar ke Ketua PTJ untuk proses selanjutnya. Sekira didapati peruntukan yang dikemukakan dalam permohonan tersebut bermasalahjtidak lengkap jperuntukan tidak mencukupi, zon yang terlibat berhak untuk tidak mengesahkan permohonan tersebut dan dipulangkan semula kepada pemohon untuk pembetulan. Bagi permohonan yang tidak melibatkan mana-mana kos peruntukan dalaman universiti (mendapat tajaan atau kos ditanggung sendiri), permohonan tersebut akan terus kepada Ketua PTJ untuk proses sokongan permohonan. 9. Tempoh masa yang diambil untuk mendapatkan kelulusan Naib Canselor adalah dalam tempoh 14 hari daripada tarikh penghantaran permohonan yang lengkap oleh pemohon. Ini akan merangkumi tempoh mas a yang telah ditetapkan kepada urus setia SPLN untuk semakan, zon kewangan untuk pengesahan peruntukan Qika berkaitan), Ketua PTJ untuk sokongan permohonan sebelum ke peringkat kelulusan Naib Canselor. 10. Pemohon wajib menghantar laporan perjalanan sekiranya perjalanan tersebut merupakan perjalanan tugas rasmi serta menggunakan peruntukan Perjalanan ke Luar Negara Universiti (13064DO). Laporan berkenaan perlu dihantar ke Bahagian Pentadbiran Pejabat Naib Canselor dalam tempoh 14 hari dari tarikh pulang ke tanah air. Manakala, bagi pemohon yang menggunakan peruntukan rasmi Universiti selain daripada peruntukan Perjalanan ke Luar Negara Universiti ( ), sila rujuk kepada pihakjjawatankuasa yang memberi kelulusan peruntukan berkenaan tentang keperluan dalam mengemukakan laporan.

5 J 11. Bagi permohonan ke luar negara atas urusan rasmi, pemohon perlu memuat naik suratjdokumen (dalam format PDF) yang lengkap berkaitan dengan perjalanan yang akan dibuat. Antaranya ialah; a. Surat jemputan b. Surat kelulusan peruntukan c. Surat tajaan sekiranya perjalanan tersebut ditaja oleh pihak luar UPM. 12. Sebarang makluman dan status permohonan yang dikemukakan akan dimaklumkan melalui ernel rasrni pernohon 13. Kemudahan perlindungan insurans kesihatan bagi perjalanan bukan rasmi boleh dibuat selepas mendapatkan kelulusan oleh Naib Canselor melalui bahagian pentadbiran PTJ masing-masing. Walau bagaimanapun, kemudahan tersebut adalah tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut; a. Pemohon yang layak merupakan staf UPM yang dilantik secara tetap, sementara dan kontrak. b. Terhad kepada diri pemohon sahaja. c. Terhad kepada sekali tahun dan tempoh ke luar negara tidak melebihi 30 hari mulai tarikh bertolak dari Malaysia. 14. Bagi perjalanan rasmi yang menggunakan peruntukan dalam UPM, boleh membuat tuntutan perbelanjaan di zon kewangan PTJ masing-masing setelah permohonan yang dikemukakan mendapat kelulusan daripada Naib Canselor. 15. Sebarang makluman atau rujukan berkenaan permohonan ke luar negara boleh dirujuk melalui sistem SPLN.