BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Manajemen Menurut Dyck dan Neubert (2009:7), manajemen adalah suatu proses dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian individu dan sumber daya organisasi lainnya agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif, sedangkan manajemen menurut Fabricius dan Buttgen (2013:8) adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh para manajer untuk mengambil suatu keputusan yang didasarkan pada kepercayaan diri dalam suatu hal yang berpotensi positif, juga didasarkan pada pengetahuan yang tinggi. Pendapat lain dikemukakan oleh Robbins dan Coulter (2009:7) bahwa manajemen adalah suatu tindakan koordinasi kegiatan kerja sehingga dapat dipastikan kegiatan kerja tersebut selesai dengan efektif dan efisien melalui seorang individu yang berperan menjadi coordinator. Efficiency refers to getting the most output for the least amount of inputs and can be called as doing things right. As for effectiveness, it refers to doing the right things, where can be interpreted as those works activites that will help the organization to reach its goals. Pendapat terakhir dari Daft dan Magic (2006:7) menyatakan manajemen merupakan suatu tindakan untuk mencapai hasil yang efektif dan efisien dari tujuan organisasi melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian sumber daya organisasi. Berdasarkan dari semua definisi menurut para ahli, peneliti dapat menyimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses yang dilakukan demi mencapai tujuan yang diinginkan dengan kerja sama dan kedisiplinan kemudian manajemen dikatakan sebagai sesuatu yang efektif dan efisien melalui empat fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian. Menurut Dyck dan Henry Fayol (2011), 4 fungsi manajemen yang telah disebutkan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 11

2 12 1. Perencanaan(Planning) Fungsi manajemen yang berperan dalam penentuan tujuan, menetapkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, dan mengembangkan rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan segala kegiatan. 2. Pengorganisasian (Organizing) Fungsi manajemen yang berperan dalam penentuan tugas tugas yang harus dilakukan, siapa yang berkewajiban melaksanakan tugas tugas tersebut, bagaimana pengelompokan tugas dilakukan, siapa melapor kepada siapa dan dimana keputusan harus dibuat. 3. Pengarahan (Leading) Fungsi manajemen yang berperan dalam memotivasi bawahan, mempengaruhi para individu atau tim saat bekerja agar memberikan kinerja yang maksimal, memilih saluran komunikasi yang paling efektif, menangani secara langsung maupun tidak langsung dengan masalah perilaku karyawan. 4. Pengendalian (Controlling) Fungsi manajemen yang berperan untuk memantau kinerja saat ini, melakukan perbandingan kinerja saat ini dengan standar kinerja yang telah ditetapkan dalam perencanaan dengan maksud untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan jika diperlukan. Menurut Stevenson (2011:4), Organisasi Bisnis memiliki 3 divisi fungsional dasar, yaitu Finance division, Marketing division, dan Operations division. Divisi keuangan bertanggung jawab atas mengamankan sumber daya keuangan dengan harga yang menguntungkan dan mengalokasikan sumber daya di seluruh organisasi, serta penganggaran, menganalisis proposal-proposal investasi atau penanaman modal, dan menyediakan dana untuk operations. Divisi marketing bertanggung jawab untuk melakukan penilaian mengenai keinginan dan kebutuhan para konsumen, merencanakan strategi penjualan dan memasarkan produk berupa barang dan jasa dari suatu organisasi. Divisi Operasi bertanggung jawab untuk memproduksi bahan baku (input) menjadi produk (output) berupa barang dan jasa yang ditawarkan oleh organisasi.

3 13 Dalam kegiatan operasi, perencanaan memberikan dasar untuk aktivitas yang akan datang dengan mengembangkan strategi strategi, menetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek (sasaran), membangun pedoman, melakukan tindakan sesuai perencanaan, dan membuat jadwal pertemuan. Perencanaan mengenai kuantitas sangat penting dalam melakukan pemilihan barang dan jasa yang ditawarkan oleh organisasi dan merancang barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan para calon pelanggan. Pengorganisasian adalah suatu proses dalam menggabungkan berbagai sumber daya seperti sumber daya manusia, bahan bahan baku, peralatan, teknologi, informasi dan modal yang diperlukan untuk melakukan kegiatan yang direncanakan. Ini termasuk merancang proses dan sistem untuk membuat dan mengirim barang dan jasa. Mengarahkan atau memimpin adalah suatu proses mengubah perencanaan yang telah direncanakan menjadi nyata, dengan menetapkan tugas dan tanggung jawab masing masing kepada para karyawan, memotivasi para karyawan, dan mengkoordinasi usaha para karyawan. Kegiatan ini rutin dilakukan oleh manajer operasi setiap hari. Pengendalian dilakukan dengan tujuan untuk mengevaluasi kinerja dan menerapkan langkah langkah perbaikan. Hal ini sangat diperlukan untuk memastikan bahwa rencana yang sudah direncanakan akan tercapai dengan baik. Selain itu, hal ini dapat dikatakan sebagai suatu pembelajaran dari kesalahan-kesalahan yang telah dilakukan dan dengan harapan dapat meningkatkan operasi dalam jangka waktu yang panjang Pengertian Manajemen Operasi dan Produksi Menurut Deitiana (2011:2) menyatakan bahwa manajemen Operasi merupakan ilmu yang dipengaruhi oleh perkembangan dunia usaha. Saat ini salah satu trend dunia usaha menunjukkan pertumbuhan yang pesat pada sektor jasa. Oleh sebab itu aspek operasi operasi organisasi jasa merupakan hal penting yang juga harus dipelajari oleh mahasiswa sehingga pengetahuan

4 14 mahasiswa tidak terbatas pada aspek operasi organisasi manufakturing jasa saja. Menurut Evans dan Collier (2007:5), manajemen operasional adalah ilmu dan seni untuk memastikan bahwa produk berupa barang dan jasa, dibuat dan dihasilkan dengan sukses kepada para pelanggan. Menerapkan prinsip-prinsip manajemen operasi memerlukan pemahaman yang kuat tentang individu, proses-proses, dan teknologi, serta bagaimana perusahaan bisa memiliki integritas dalam sistem bisnis untuk menciptakan nilai, sedangkan manajemen operational menurut Daft (2007:216) adalah bidang manajemen yang menkhususkan pada produksi barang, serta menggunakan alat-alat dan teknik-teknik khusus untuk memecahkan masalah-masalah produksi. Pendapat lain disimpulkan oleh Heizer dan Render (2006:4) bahwa manajemen operational adalah kegiatan yang berhubungan dengan penciptaan barang atau jasa melalui adanya pengubahan input menjadi output, pendapat terakhir menurut Chase (2006:9) mengatakan manajemen operasi didefinisikan sebagai suatu perancangan operasi yang bertujuan melakukan peningkatan dari suatu sistem untuk menciptakan dan menghasilkan produk utama perusahaan berupa barang dan jasa. Seperti halnya pemasaran dan keuangan, manajemen operasi merupakan bidang fungsional dalam bisnis yang memiliki tanggung jawab dengan lini manajemen yang jelas. Berdasarkan berbagai pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat membuat kesimpulan bahwa Manajemen Operasi merupakan suatu aktivitas dalam mentransformasikan input input menjadi output output yang dapat menambah nilai pada barang atau jasa. Manajemen Operational adalah suatu pengelolaan dengan melakukan proses produksi dan mengatur barang produksinya dalam kualitas, jumlah, harga, dan waktu sesuai dengan kebutuhannya. Jay Heizer dan Barry Render (2009:10) berpendapat bahwa manajemen operasi mencakup dua jenis kegiatan, baik yang menghasilkan barang dan jasa, tabel 2.1. Berikut ini menunjukkan beberapa karakteristik yang membedakan kedua jenis produk.

5 15 Tabel 2.1 Perbedaan barang dan jasa Barang Berwujud Dapat disimpan Kontak dengan konsumen rendah Diproduksi dulu baru dikonsumsi Jasa Tidak berwujud Tidak dapat disimpan Kontak dengan konsumen tinggi Diproduksi bersamaan dengan dikonsumsi Menurut Heizer dan Render (2009:11) mengatakan bahwa pada dasarnya Manajemen Operasi membahas bagaimana membangun dan mengelola operasi suatu organisasi mulai dari perencanaan sistem operasi, perancangan sistem operasi hingga pengendalian sistem operasinya. Menurut Deitiana, T. (2011:1) Manajemen Operasi merupakan ilmu yang sangat penting untuk dipelajari mengingat Manajemen Operasi adalah satu dari tiga fungsi utama organisasi selain fungsi Pemasaran dan fungsi Keuangan dimana fungsi operasi sangat berhubungan dengan fungsi lainnya tersebut. Kedua, mempelajari Manajemen Operasi adalah untuk mengetahui bagaimana cara memproduksi barang dan jasa. Ketiga, porsi dana organisasi terbesar ditanamkan untuk kegiatan operasi sehingga kegiatan operasi merupakan bagian yang paling mahal dalam suatu organisasi. Dengan demikian untuk kepentingan operasi jangka panjang, pengetahuan manajemen operasi sangat penting untuk diketahui dan diterapkan dalam suatu organisasi/perusahaan Fungsi Operasi dalam perusahaan Menurut Deitiana (2011:2) berpendapat bahwa perusahaan besar umumnya memberikan tugas suatu fungsi pada departemen-departemen yang terpisah yang berarti menuntut tanggung jawab masing-masing. Untuk menghasilkan barang dan jasa, seluruh perusahaan melakukan tiga fungsi. Fungsi fungsi ini sangat diperlukan tidak hanya untuk produksi, tapi juga

6 16 untuk kelangsungan hidup perusahaan. Ketiga fungsi ini menurut Tita Deitiana (2011:2), yaitu: 1. Fungsi pemasaran : fungsi ini membuat adanya permintaan atau paling tidak mendapatkan pesanan untuk pembuatan barang dan jasa. Peran dari fungsi ini adalah menangani permintaan atau order untuk produk dan jasa (semua ini tidak terjadi sampai ada penjualan). 2. Fungsi produksi/operasi : fungsi ini untuk menghasilkan produk. Peran dari fungsi ini adalah menangani produk. 3. Fungsi keuangan/akuntansi : fungsi ini memantau apakah perusahaan berjalan dengan baik, membayar seluruh tagihan dan mencari sumber dana. Peran dari fungsi ini adalah mencatat bagaimana organisasi bekerja, melakukan pembayaran dan mengumpulkan uang. Menurut Render dan Heizer (2011:10) berpendapat bahwa manajemen operasi merupakan satu-satunya sarana dimana para manajer operasi bisa mempengaruhi nilai secara langsung yang diberikan kepada semua pemangku kepentingan, misalnya pelanggan, karyawan, investor, dan masyarakat. Agar Manajemen Operasi menjadi efektif maka sangat penting bagi manajer operasi untuk memiliki banyak bidang keahlian antara lain: analisis kuantitatif untuk menyelesaikan masalah; pengetahuan sistem informasi untuk mengelola data yang sangat banyak; konsep perilaku perusahaan untuk membantu mendesain pekerjaan; memahami bisnis internasional untuk memperoleh ide-ide tentang pemilihan lokasi; teknologi dan manajemen persediaan;serta untuk menyediakan barang dan jasa dengan kualitas tinggi sesuai permintaan pelanggan; memotivasi, mengatur,dan mengembangkan keterampilan para karyawan; mempertahankan operasi yang efisien dengan tujuan untuk memastikan pengembalian yang memadai atas investasi; dan melindungi lingkungan.

7 Keputusan Operasi Menurut Deitiana, T. (2011:5) menyatakan bahwa Manajer Operasi dalam mengatur dan mengkoordinasikan penggunaan sumber-sumber daya, perlu membuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan usaha-usaha untuk mencapai tujuan, agar barang dan jasa-jasa yang dihasilkan sesuai dan tepat waktu dengan yang direncanakan, serta dengan biaya yang minimum. Pembuatan keputusan merupakan elemen penting dalam Manajemen Operasi. Keputusan manajer operasi akan menentukan efektifitas dan efisiensi fungsi-fungsi produktif. Dari sudut pandang yang luas, pembuatan keputusan menggambarkan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. Pembuatan keputusan merupakan keseluruhan proses pencapaian suatu keputusan, dari identifikasi masalah awal melalui pengembangan dan penilaian alternatif-alternatif sampai pemilihannya. Pembuatan keputusan diperluas untuk mencakup implementasi keputusan dan pengawasan hasil-hasil keputusan untuk menentukan apakah keputusan tambahan diperlukan atau tidak. Menurut Chase dan Jacobs (2011) menyatakan bahwa Manajemen Operasi berkaitan dengan pengelolaan dari seluruh sistem produksi yang memproduksi dan menghasilkan produk. Dalam fungsi operasi, pengelolaan keputusan dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu: 1. Keputusan Strategik (Strategic Decisions) Keputusan strategik adalah keputusan yang dibuat berdasarkan perencanaan yang berorientasi pada masa depan, dan ditetapkan sebagai keputusan pimpinan tertinggi, agar perusahaan dapat berinteraksi secara efektif dalam usaha menghasilkan produk berupa barang dan jasa yang berkualitas. 2. Keputusan Taktis (Tactical Decisions) Keputusan Taktis adalah keputusan yang dibuat oleh manajer tingkat menengah dengan memilih beberapa alternatif dalam jangka waktu yang pendek, serta keputusan taktis ini harus sesuai dan mendukung tujuan dari keputusan strategik.

8 18 3. Keputusan Perencanaan Operasional dan Pengendalian (Operational Planning and Controlling Decisions) Berdasarkan jenis keputusan yang sudah dijelaskan, keputusan ini merupakan keputusan yang paling diperlukan karena sesuai dengan objek penelitian dimana pimpinan tertinggi mendelegasikan kewenangan kepada manajer operasional untuk membuat keputusan dan bertanggung jawab atas kegiatan operasional. Keputusan operational ini harus memiliki perencanaan yang baik dan sistematis agar dapat membantu kegiatan operasi berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan kegiatan operasi tersebut, serta pengendalian memiliki fungsi agar kegiatan operasi menjadi terarah dengan baik sesuai dengan rencana yang direncanakan dan prosedur/aturan yang berlaku dalam perusahaan Trend dalam Manajemen Operasi Menurut Deitiana (2011:9) berpendapat bahwa ada enam trend dalam manajemen operasi, yaitu: 1. Global Focus Globalisasi Pasar yang harus direspon oleh manajer operasi dengan inovasi yang menghasilkan dan menggerakan ide, komponen, dan barang jadi secara cepat kapan saja dibutuhkan. 2. Just-In-time Performance Perubahan pasar yang dinamis menuntut pengurangan atau penghilangan persediaan dari persediaan bahan mentah sampai persediaan barang jadi. 3. Supply-chain Partnering Siklus hidup produk yang semakin pendek, juga cepatnya perubahan dalam material dan teknologi proses, menuntut manajer operasi untuk membina hubungan partner jangka panjang dengan supplier. 4. Rapid Product Development Cepatnya komunikasi internasional, hiburan, dan gaya hidup, harus direspon manajer operasi dengan teknologi disain yang cepat dan manajemen disain yang efektif.

9 19 5. Mass Customization Pasar yang mendunia, dimana setiap individu berbeda mendorong konsumen untuk kritis memilih. Oleh karena itu, manajer operasi harus merespon dengan proses produksi yang fleksibel untuk memproduksi produk individual dimana dan kapan saja dibutuhkan. 6. Empowered Employees Pekerja yang lebih memiliki kemampuan dan teknik kinerja yang bagus serta tempat kerja yang lebih teknis sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi. 2.2 Analisis Kuantitatif (Quantitative Analysis) Analisis Kuantitatif adalah ilmu yang membahas tentang metodemetode yang dapat membantu dalam proses pembuatan suatu keputusan. Pada awalnya, Frederick W. Taylor memperkenalkan analisis kuantitatif di akhir abad 19. Dia juga mendapat julukan sebagai The Father of Scientific Management dalam bukunya yang berjudul The Principle of Scientific Management. Penelitian Taylor merupakan salah satu contoh penggunaan metode ilmiah untuk menyelesaikan suatu permasalahan dalam manajemen. Dalam menyelesaikan suatu masalah, para manajer harus mampu mempertimbangkan faktor-faktor kualitatif dan kuantitatif. Sebagai contoh, dalam mempertimbangkan beberapa alternatif investasi yang berbeda, termasuk sertifikat deposito di bank, investasi di pasar saham, dan investasi di real estate. Peneliti maupun untuk para nasabah dapat menggunakan analisis kuantitatif untuk menentukan berapa banyak investasi yang ditanamkan akan bernilai di masa depan ketika disimpan di bank pada tingkat bunga yang diberikan untuk beberapa tahun kedepan. Analisis kuantitatif juga dapat membandingkan rasio keuangan dari neraca bagi beberapa perusahaan dengan saham yang sedang dipertimbangkan oleh para pemangku kepentingan. Selain analisis kuantitatif, faktor kualitatif juga harus dipertimbangkan. Misalnya, cuaca, negara dan undang-undang federal, terobosan teknologi baru, hasil pemilihan umum, dan lain lain yang sulit untuk diukur.

10 20 Kelebihan dari analisis kuantitatif adalah: 1. Dapat menampilkan perbedaan atau variasidari data yang diperlukan secara cepat untuk membuat solusi dari suatu permasalahan, sehingga masalah yang dihadapi bisa diselesaikan dengan baik. 2. Memungkinkan peneliti untuk memahami keadaan dan perubahan kondisi yang terjadi sehingga perlu untuk membuat keputusan. 3. Memungkinkan peneliti mendapatkan solusi untuk menyelesaikan masalah yang lebih kompleks secara cepat daripada memeriksa semua kemungkinan kombinasi. 4. Dapat menyusun sebuah situation model sehingga solusi dapat diselesaikan oleh komputer. 5. Dapat menghemat waktu dan menghindari keterlibatan dari institusi yang tidak perlu. Selain dari kelebihan diatas, analisis kuantitatif juga memiliki kelemahan yaitu: 1. Analisis kuantitatif perlu untuk melakukan penyederhanaan berbagai masalah. Terkadang penyederhanaan yang dilakukan terlalu banyak dan membuat hasil yang kurang akurat. 2. Untuk menyelesaikan masalah yang hanya perlu sekali penyelesaian, analisis ini dapat mengeluarkan biaya yang mahal dibandingkan teknik lain yang lebih sederhana. 3. Terdapat banyak masalah yang terlalu rumit dan sulit untuk memberikan penjelasan kepada pengambil keputusan. Penelitian ini menggunakan analisis kuantitatif dengan menggunakan data dari masa lalu dan data pendukung lainnya untuk membuat perencanaan dan memperhitungkan sebuah solusi. Analisis kuantitatif yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari dua metode: Peramalan dan Economic Order Quantity (EOQ). Peramalan digunakan untuk memproyeksikan penjualan masa de

11 21 dan menghitung bahan yang dibutuhkan untuk tahun yang akan datang. Setelah itu, EOQ model dapat digunakan untuk menghitung biaya persediaan pada tahun Peramalan (Forecasting) Menurut Heizer dan Render (2009:162) mengatakan bahwa peramalan adalah seni atau ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data historis dan memproyeksikannya ke masa mendatang dengan suatu bentuk model sistematis, sedangkan menurut Prasetya dan Hery (2009:43), peramalan merupakan suatu usaha untuk meramalkan keadaan masa yang akan datang melalui pengujian keadaan dimasa lalu, kemudian menurut Pujawan (2005:87) menyatakan bahwa peramalan permintaan adalah kegiatan untuk mengestimasi besarnya permintaan terhadap barang atau jasa tertentu pada suatu periode dan wilayah pemasaran tertentu, serta pendapat Deitiana (2011:31) mengenai peramalan adalah usaha untuk mengetahui jumlah produk atau sekelompok produk di masa yang akan datang dalam kendala atau kondisi tertentu serta mengurangi risiko atau ketidakpastian yang dihadapi. Hasil maksimal dari suatu kegiataan peramalan adalah melakukan minimisasi ketidakpastian yang mungkin terjadi dimasa yang akan datang Menurut Deitiana (2011:31) menyatakan bahwa setiap perusahaan selalu menghadapi masa depan dalam aktivitasnya, guna mencapai visi dan misinya. Oleh karena itu, semua perusahaan dituntut untuk memperkirakan atau meramalkan besarnya permintaan pelanggan terhadap produk yang akan ditawarkan. Dalam pengambilan keputusan, peneliti harus merencanakan sebuah rencana masa depan. Sehingga data-data yang telah dikumpulkan dapat membantu untuk membuat sebuah keputusan dengan harapan akan sesuai dengan prediksi masa depan. Peramalan merupakan teknik analisis kuantitatif yang berfungsi untuk memprediksi hasil yang masih tidak terjadi sekarang. Teknik yang digunakan untuk mengurangi ketidakpastian dan dapat membuat estimasi yang lebih baik mengenai hasil peramalan yang akan terjadi di masa depan. Teknik peramalan yang tidak akurat bisa menimbulkan berbagai masalah pada supply chain. Kelebihan pasokan produk ke satu wilayah sementara kekurangan

12 22 diwilayah lain, kelebihan di suatu periode tetapi kekurangan di periode lain. Oleh karena itu untuk meningkatkan efisiensi maupun efektifitas pada supply chain sangatlah dibutuhkan suatu cara yang tepat untuk meningkatkan akurasi peramalan permintaan. Peningkatan akurasi peramalan bisa dilakukan dengan menggunakan metode peramalan yang baik. Suatu analisis ekonomi dan kegiatan usaha perusahaan yang menitikberatkan pada pengkajian situasi dan kondisi yang berlaku sekarang maupun yang telah lalu, dan melihat pengaruhnya pada situasi dan kondisi di masa yang akandatang, membutuhkan suatu teknis dan metode analisis peramalan. Peramalan/forecasting ialah kegiatan yang memperkirakan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang. Menurut Deitiana (2011:33) peramalan menjadi penting sebab situasi dan kondisi yang berkaitan dengan ekonomi maka kegiatan usahaakan dihadapkan pada: 1. Meningkatnya kompleksitas organisasi 2. Meningkatnya ukuran-ukuran keberhasilan organisasi 3. Perubahan lingkungan yang sangat cepat Menurut peneliti kegunaan dari peramalanakan membantu dalam pengambilan keputusan. Keputusan yang baik adalah keputusan yang didasarkan atas pertimbangan apa yang akan terjadi pada waktu keputusan itu dilaksanakan. Apabila peramalan yang dibuat kurang tepat, maka keputusan yang telah dibuat menjadi kurang baik, sehingga diperlukan suatu kemampuan menguasai teknik dan metode secara benar. Ketepatan dalam melakukan peramalan akan menunjang perencanaan yang ditetapkan. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan Quantitative Forecasts Methods dengan Time Series models yang terdiri dari: Naive Method, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend, Linear Regression, Moving Average, dan Weighted Moving Average karena metode-metode tersebut hanya dapat digunakan untuk melakukan peramalan produk yang tidak dipengaruhi oleh musim-musim tertentu, oleh karena itu metode Decomposition tidak tepat untuk diterapkan dalam penelitian skripsi ini karena metode tersebut hanya dapat meramalkan produk yang

13 23 bersifat musiman. Model-model yang diterapkan akan menggunakan data historis dan penelitian skripsi ini menggunakan data penjualan dari tiga tahun yang lalu, yaitu periode Desember 2011 hingga Oktober Berbagai Komponen Peramalan yang Baik Menurut Stevenson (2009:74), terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi agar mencapai peramalan yang baik, yaitu: 1. Peramalan haruslah tepat waktu. Umumnya, membutuhkan beberapa waktu yang lama untuk menanggapi sebuah informasi yang terkandung dalam peramalan. Sebagai contoh, kapasitas tidak dapat diperluas hanya dengan waktu semalam saja, dan juga tidak bisa mengubah tingkat persediaan secara singkat. Oleh karena itu, proses dalam peramalan harus mencakup waktu yang diperlukan untuk menerapkan perubahan yang memungkinkan untuk diterapkan. 2. Peramalan harus akurat, dan tingkat dari akurasi harus dinyatatakan dengan jelas. Hal ini akan memungkinkan para pengguna untuk mengantisipasi adanya kesalahan dan memberikan dasar untuk membandingkan perkiraan peramalan alternatif. 3. Perkiraan harus dapat diandalkan atau harus bekerja secara konsisten. Sebuah teknik yang kadang-kadang memberikan peramalan yang baik atau buruk (tidak konsisten) akan menyebabkan perasaan yang tidak enak terhadap pengguna dan mungkin bisa menyebabkan kekecewaan yang besar setiap kali hasil peramalan yang dinilai tidak konsisten telah dikeluarkan. 4. Peramalan harus dinyatakan dalam satuan yang bermakna. Perencana keuangan harus mengetahui berapa banyak biaya yang dibutuhkan secara jelas, perencana produksi harus mengetahui berapa banyak unit yang dibutuhkan, dan schedulers harus mengetahui mesin

14 24 dan keterampilan seperti apa yang dibutuhkan. Pilihan dari unit itu semua tergantung pada kebutuhan pengguna. 5. Teknik Peramalan harus mudah untuk dipahami dan diterapkan. Para pengguna sering mengalami keraguan dalam teknik peramalan yang canggih. mereka tidak mengerti dengan baik dimana teknik peramalan yang canggih pun memiliki keterbatasan teknik. Penyalahgunaan teknik merupakan suatu konsekuensi yang jelas. Tidak mengherankan, teknik peramalan yang sederhana cukup dikenal secara luas karena pengguna lebih tertarik dengan metode peramalan yang mudah dipahami dan diterapkan. 6. Peramalan harus hemat biaya. Hasil atau manfaat yang diperoleh dari peramalan tersebut tentunya harus lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan Langkah-Langkah Dalam Proses Peramalan Menurut Stevenson (2009:74), terdapat enam langkah dasar dalam proses peramalan: 1. Determine the purpose of the forecast. Langkah ini akan memberikan sebuah petunjuk secara lengkap yang dibutuhkan dalam peramalan, sejumlah sumber daya seperti personil, komputer dan uang dan tingkat akurasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan peramalan. 2. Establish a time horizon. Peramalan harus menunjukkan adanya interval waktu, mengingat bahwa tingkat akurasi akan menurun pada saat horizon waktu meningkat. Jadi saat penting untuk menunjukkan interval waktu terhadap horizon waktu yang panjang agar tingkat akurasi tetap stabil.

15 25 3. Select a forecasting technique. Dalam langkah ini, lakukanlah pemilihan teknik atau metode peramalan yang sesuai dengan permasalahan yang sedang dihadapi dan kemudian lakukanlah analisis lebih lanjut. 4. Obtain, closes, and analyse appropriate data. Memperoleh data dapat melibatkan upaya yang signifikan.setelah diperoleh, data harus dinyatakan tepat terlebih dahulu untuk menyingkirkan data yang tidak berhubungan atau bahkan data yang sudah jelas tidak benar sebelum dilakukan analisis. 5. Make the forecast. Dalam langkah ini, setelah dilakukan analisis mengenai metode peramalan, buatlah peramalan berdasarkan metode peramalan yang memiliki hasil yang terbaik dan akurat agar tidak terjadi kesalahan yang signifikan. 6. Monitor the forecast. Sebuah peramalan harus dipantau atau diawasi untuk mengetahui proses dilakukan dengan metode yang benar atau tidak. Jika tidak, maka harus dilakukan pengujian ulang, asumsi, validitas data, dan sebagainya, mengubah proses sesuai dengan kebutuhan dan menyiapkan peramalan yang harus direvisi atau diperbaiki Meramalkan Horison Waktu Menurut Heizer dan Render (2011:163) mengatakan bahwa peramalan biasa diklasifikasikan berdasarkan horizon waktu masa depan yang dilingkupnya. Horizon waktu terbagi menjadi beberapa kategori : 1. Peramalan jangka pendek Peramalan ini meliputi jangka waktu hingga satu tahun, tetapi umumnya kurang dari tiga bulan. Peramalan ini digunakan untuk merencanakan pembelian penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja dan tingkat produksi.

16 26 2. Peramalan jangka menengah Peramalan jangka menengah atau intermediate umumnya mencakup hitungan bulan hingga tiga tahun. Peramalan ini bermanfaat untuk merencanakan penjualan, perencanaan dan anggaran produksi, anggaran kas, serta menganalisis bermacam-macam rencana operasi. 3. Peramalan jangka panjang Umumnya untuk perencanaan tiga tahun atau lebih. Peramalan jangka panjang digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengembangan Jenis jenis peramalan Menurut Heizer dan Render (2011:137) mengatakan bahwa terdapat tiga jenis peramalan yang utama dalam perencanaan operasi di masa depan : 1. Peramalan Ekonomi (Economic Forecast) Peramalan ekonomi menjelaskan siklus bisnis, misalnya tingkat inflasi, tersedianya uang biasanya membantu organisasi menyiapkan forecasting jangka menengah hingga jangka panjang. 2. Peramalan Teknologi (Technological Forecast) Peramalan teknologi memperhatikan tingkat kemajuan teknologi yang dapat meluncurkan produk baru yang menarik, membutuhkan pabrik dan peralatan baru. Sasarannya forecasting jangka panjang dengan kemajuan teknologi. 3. Peramalan Permintaan (Demand Forecast) Peramalan permintaan adalah proyeksi permintaan untuk produk atau layanan suatu perusahaan. Peramalan ini disebut peramalan penjualan yang mengendalikan produksi, kapasitas, serta sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia.

17 Prosedur Peramalan Menurut Deitiana, T., dalam buku Manajamen Operasional Untuk Strategi dan Analisis (2011:40) menyatakan bahwa peramalan identik dengan studi kelayakan suatu proyek/kegiatan dalam perusahaan. Dalam hal ini. Tahap-tahap dalam studi kelayakan proyek, terdiri dari: 1. Analisis ekonomi yakni yang mengadakan proyeksi terhadap aspek-aspek makro terutama aspek kependudukan dan pendapatan. 2. Analisis industri yakni analisis terhadap permintaan pasar dari seluruh perusahaan yang menghasilkan produk sejenis dari produk yang diusulkan dalam studi kelayakan proyek. 3. Analisis penjualan masa lalu yakni dilakukan untuk melihat market positioning produk dalam struktur persaingan dan dari padanya dapat diketahui market share produk tersebut. 4. Analisis peramalan permintaan dimana berkaitan dengan perencanaan program pemasaran di masa yang akan datang. 5. Pengawasan hasil dari peramalan yakni usaha untuk minimalisasi kesalahan hasil dari berbagai teknik peramalan yang digunakan Kendala Pemilihan Teknik Peramalan Menurut Deitiana (2011:40) berpendapat bahwa terdapat kendala-kendala yang akan dihadapi, antara lain : 1. Waktu yang hendak diliput yakni rentangan waktu masa yang akan datang dan jangkauan peramalan. 2. Tingkah laku data yakni meliputi jumlah, ketepatan, dan tingkah laku data di masa lalu yang tersedia. 3. Tipe model yakni apakah model yang digunakan merupakan model time series, kaosalitas atau yang lainnya. 4. Biaya yang tersedia yakni biaya yang tersedia untuk penyusunan studi kelayakan proyek.

18 28 5. Tingkat ketepatan yang diinginkan yakni ketelitian dan kecermatan peramalan yang diinginkan. 6. Kemudian penerapan yakni kemudahan, manajemen, data dan biaya Berbagai Pendekatan dalam peramalan Menurut Heizer dan Render (2011: 139) terdapat pendekatan umum untuk melakukan peramalan, yaitu : A. Peramalan Kualitatif (Qualitative Forecast) Peramalan kualitatif bersifat subjektif dan didasarkan atas perasaan atau intuisi dari individu yang menyusun peramalan tersebut. Dalam hal ini pandangan atau judgement dari orang yang menyusunnya sangat menentukan baik atau tidaknya hasil peramalan tersebut. Kesimpulan dari peramalan ini bahwa peramalan ini menggabungkan faktor seperti intuisi, emosi, pengalaman pribadi, dan sistem nilai pengambilan keputusan untuk melakukan peramalan. Pendapat lain yang dikemukakan oleh Deitiana (2011:41) menyatakan bahwa terdapat empat teknik qualitative forecast, yaitu: 1. Jury of Executive opinion Pendapat sekumpulan kecil manajer atau pakar tingkat tinggi, sering dikombinasikan dengan model statistik, dikumpulkan untuk mendapatkan prediksi permintaan kelompok. 2. Delphi Method Teknik forecasting yang menggunakan proses kelompok di mana para pakar melakukan forecast. Ada tiga jenis partisipasi dalam metode Delphi: pengambil keputusan, personil staf, dan responden. Pengambil keputusan biasanya terdiri dari sekelompok 5 sampai 10 ahli yang akan membuatperamalan aktual. Personil staf membantu para pengambil keputusan untuk menyiapkan, mendistribusikan, mengumpulkan, dan meringkas serangkaian kuesioner dan hasil survei. Responden adalah sekelompok orang yang keberadaannya berada di tempat yang berbeda dan berperan memberikan penilaian

19 29 dalam kuesioner. Kelompok ini memberikan masukan kepada pengambil keputusan sebelum dibuatnya sebuah peramalan. 3. Sales force composite Teknik forecasting berdasarkan prediksi tenaga penjualan akan penjualan yang diharapkan. Dalam pendekatan ini, masing-masing salesperson memperkirakan penjualan dari wilayahnya masingmasing. Perkiraan ini kemudian ditinjau untuk memastikan bahwa mereka realistis. Kemudian mereka digabungkan di tingkat kabupaten dan nasional untuk mencapai peramalan secara keseluruhan. 4. Consumer market survey Metode forecasting yang meminta input dari konsumen mengenai rencana pembelian mereka dimasa depan. Dalam hal ini dapat membantu tidak hanya dalam mempersiapkan peramalan saja, tapi juga meningkatkan desain produk dan melakukan pengembangan produk baru atau product development. B. Peramalan kuantitatif (Quantitative Forecast) Time series models Peramalan ini tidak memperhatikan hubungan sebab akibat atau dengan kata lain hasil peramalan hanya memperhatikan kecenderungan dari data historis yang tersedia. Peramalan ini dilakukan berdasarkan data-data dari suatu produk yang sudah ada sebelumnya, kemudian dianalisa pola datanya apakah berpola trend atau siklus. Peramalan kuantitatif didasarkan atas data historis yang relevan di masa lalu, mengikuti statistika formal dan pendekatan yang sistematis yang meminimalkan kesalahan (error) peramalan. Penjelasan lain dari peramalan ini bahwa peramalan ini menggunakan model matematis yang beragam dengan data masa lalu dan variabel sebab akibat untuk meramalkan permintaan. Dalam peramalan kuantitatif, memerlukan tiga kondisi yaitu:

20 30 a. Adanya informasi masa lampau b. Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data c. Dapat diasumsikan bahwa pola di masa lalu dapat berkelanjutan di masa yang akan datang. Menurut Render, Barry dan Jay Heizer dalam bukunya manajemen operasional (2009:167) metode peramalan kuantitatif terdiri dari : 1. Naive Method Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2011:140), Naive Methods adalah teknik peramalan yang mengasumsikan bahwa permintaan periode saat ini sama dengan permintaan pada periode terbaru. Naive Methods menggunakan nilai tunggal sebelumnya dari time series sebagai dasar perkiraan. Pendekatan ini dapat digunakan dengan seri/rangkaian yang stabil (variasi sekitar rata-rata), dengan variasi musiman, atau dengan tren. Dengan seri yang stabil, titik data terakhir menjadi perkiraan untuk periode berikutnya (Stevenson, 2011: 79). 2. Exponential Smoothing Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2011:144) menyatakan bahwa Exponential Smoothing (Penghalusan Eksponensial) merupakan metode peramalan rata-rata bergerak tertimbang yang canggih dengan melibatkan sedikit pencatatan data dari masa lampau, dan relatif mudah untuk digunakan dan diterapkan. Peramalan periode mendatang = Peramalan periode masa lampau + α(permintaan aktual periode masa lampau Peramalan periode masa lampau)

21 31 Dimana α adalah bobot (atau konstanta pemulusan) yang memiliki nilai antara 0 sampai dengan 1. Secara matematis, dapat dirumuskan sebagai berikut: F t = F t -1 + α(a t-1 F t-1 ) Dimana : F t = Peramalan periode mendatang (New forecast (for time period t +1)) F t-1 = Peramalan periode masa lampau (Previous forecast (for time period t)) α = Konstanta penghalusan (smoothing constant (0 α 1)) At-1 = Permintaan aktual periode masa lampau (previous period s actual demand) 3. Exponential Smoothing with Trend Exponential Smoothing Adjusted with Trend (Penghalusan eksponensial dengan trend) merupakan pengembangan dari metode penghalusan eksponensial, dimana metode ini dapat memberikan respon terhadap trend yang terjadi. Rumus untuk metode ini adalah : Peramalan periode mendatang dengan trend (F t+1 t) = peramalan penghalusan eksponensial (Ft) + trend penghalusan eksponensial (Tt) Pada penghalusan eksponensial dengan trend estimasi rata rata maupun trend dihaluskan.prosedur ini membutuhkan dua konstanta penghalusan, α untuk rata-rata data penghalusan eksponensial dan β untuk trend. Terdapat tiga langkah dalam menghitung peramalan dengan penyesuaian trend, yaitu :

22 32 1. Menghitung Ft, peramalan eksponensial yang dihaluskan untuk periode t. 2. Menghitung trend yang dihaluskan, Tt. 3. Menghitung peramalan dengan trend, F t+1 t. Peramalan yang digunakan untuk menghitung peramalan eksponensial yang dihaluskan sebagai berikut : Peramalan dengan trend = α(permintaan aktual periode terakhir) + (1- α)(peramalan periode terakhir + estimasi trend periode terakhir) Atau Ft = α(at 1) + (1 α)(ft 1 + Tt 1) : Persamaan yang digunakan untuk menghitung trend yang dihaluskan adalah Trend dengan eksponensial = β(peramalan periode ini peramalan periode terakhir) + (1-β)(estimasi trend periode terakhir) Atau Tt = β((ft) (Ft 1)) + (1 β)(tt 1) Dimana : Ft = Peramalan dengan eksponensial yang dihaluskan dari data berseri pada periode t. Tt = Trend dengan eksponensial yang dihaluskan pada periode t. At = Permintaan aktual pada periode t. α = Konstanta penghalusan untuk rata-rata (0 α t) β = Konstanta penghalusan untuk trend (0 β 1) Nilai β menyerupai α karena β yang tinggi lebih tanggap terhadap perubahan trend. β yang rendah memberikan bobot yang rendah kepada trend terbaru

23 33 dan cenderung memperhalus trend sekarang. Nilai β dapat ditentukan dengan pendekatan uji coba cengan MAD digunakan sebagai ukuran pembanding. Penghalusan eksponensial sederhana biasa disebut sebagai penghalusan tingkat pertama (firstorder smoothing) sedangkan penghalusan dengan trend biasa disebut sebagai penghalusan tingkat dua (Second order smoothing). 3. Linear Regression Metode Linear Regression menggunakan model matematis pada metode kuadrat terkecil dari proyeksi trend. Variabel terikat Y yang diramalkan tetap sama dan Variabel X yang digunakan dapat berupa variabel lain. Persamaan regresinya adalah Ῠ = b 0 + b 1 X Dimana : Ῠ = Nilai terhitung dari variabel yang akan diprediksi atau disebut variabel terikat (predicted value) b 0 = Persilangan sumbu Y (intercept) b 1 = Kemiringan garis regresi (slope of the time) X = Variabel bebas (time period (X = 1, 2, 3,, n)) Koefisien kemiringan (b 1 ) dapat dihitung dengan menggunakan rumus : b 1 = b 0 = y Bx x = y =

24 34 Dimana: = Tanda penjumlahan total X = Nilai variable bebas yang diketahui Y = Nilai variabel terkait yang diketahui x = Rata-rata nilai X y = Rata-rata nilai Y n = Jumlah data 4. Moving Average Menurut Stevenson (2011:81). Metode Moving Average menggunakan sejumlah nilai data aktual yang terbaru dan data aktual historis dalam menghasilkan sebuah peramalan. Metode Moving average akan bermanfaat apabila penulis dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan tetap cukup stabil dari waktu ke waktu (Jay Heizer and Barry Render, 2011:139). Rumus Metode Moving Average adalah : Moving Average 5. Weighted Moving Average Disisi lain, rata-rata bergerak tertimbang memungkinkan bobot yang berbeda untuk ditugaskan terhadap pengamatan-pengamatan sebelumnya. Metode Weighted Moving Average biasanya memberikan bobot yang lebih besar untuk pengamatan yang baru, hal tersebut membuat metode ini lebih responsif terhadap perubahan karena periode yang lebih baru mungkin mendapatkan bobot yang lebih besar. Metode rata-rata bergerak tertimbang dapat digambarkan secara matematis sebagai: Weighted Moving Average =

25 Mengukur kesalahan peramalan Menurut Jay Render dan Barry Heizer (2011: ), terdapat dua metode perhitungan yang dapat digunakan untuk menghitung kesalahan dalam peramalan (forecast error). Perhitungan ini dapat digunakan untuk membandingkan model peramalan yang berbeda juga untuk mengawasi peramalan guna memastikan peramalan berjalan dengan baik. Dua teknik perhitungan yang paling terkenal adalah deviasi rata-rata absolute (Mean Absolute Deviation) dan kesalahan rata-rata kuadrat (Mean Squared Error). 1. MAD Merupakan ukuran pertama kesalahan peramalan keseluruhan untuk sebuah model. Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolute dari kesalahan peramalan dibagi dengan jumlah periode dan (n). Rumusnya adalah MAD = atau 2. MSE Merupakan cara kedua untuk mengukur kesalahan peramalan keseluruhan. MSE merupakan rata-rata selisih kuadrat antara nilai yang diramalkan dan diamati. Kekurangan penggunaan MSE yaitu adanya kecenderungan menonjolkan deviasi yang besar karena adanya pengkuadratan. Rumusnya adalah : MSE = Berdasarkan Nachrowi dan Hardius (2007:239) menyatakan bahwa sebenarnya membandingkan kesalahan peramalan itu adalah cara sederhana, apakah suatu teknik peramalan tersebut patut dipilih untuk digunakan sebagai indikator apakah suatu teknik peramalan cocok digunakan atau tidak dan teknik yang mempunyai jumlah MSE yang terkecil adalah metode peramalan terbaik,

26 36 sedangkan menurut Gaspers, Vincent (2010:80) menyatakan akurasi peramalan akan semakin tinggi apabila nilai nilai MAD, MSE semakin kecil dan menurut Rangkuti, Freddy (2007:70) dalam bukunya menyatakan bahwa keharusan untuk membandingkan perhitungan nilai MAD paling kecil, karena semakin kecil nilai MAD semakin kecil pula perbedaan antara hasil forecasting dan nilai aktual Sifat Hasil Peramalan Menurut Nasution (2003:23) dalam membuat peramalan atau menerakan hasil suatu peramalan, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu : 1. Peramalan pasti mengandung kesalahan yang artinya peramalan hanya bisa mengurangi ketidakpastian yang akan terjadi tetapi tidak dapat menghilangkan ketidakpastian tersebut. 2. Peramalan seharusnya memberikan informasi tentang berapa ukuran kesalahan artinya karena peramalan pasti mengandung kesalahan maka penting bagi peramalan untuk menginformasikan seberapa besar kesalahan yang mungkin terjadi. 3. Peramalan jangka pendek lebih akurat dibandingkan peramalan jangka panjang. Hal ini disebabkan karena faktor yang mempengaruhi permintaan pada peramalan jangka pendek masih relative konstan sedangkan semakin panjang periode peramalan maka semakin besar pula kemungkinan terjadinya perubahan faktor yang mempengaruhi permintaan Persediaan Menurut Deitiana, T. (2011:185) berpendapat bahwa persediaan (inventory) merupakan salah satu aset yang sangat mahal dalam suatu perusahaan, biasanya sekitar 40% dari total investasi. Pada satu sisi, manajemen menghendaki biaya yang tertanam pada persediaan itu minimum namun di lain pihak seringkali konsumen mengeluh karena kehabisan persediaan. Manajemen harus mengatur agar perusahaan berada pada suatu kondisi dimana kedua kepentingan tersebut dapat dipenuhi, yang dikategorikan sebagai inventori adalah raw materials, work in

27 37 process, dan finished goods. Setiap perusahan memiliki jenis inventori perencanaan dan sistem pengendalian yang spesifik. Kemudian menurut Evans dan Collier (2007: 481) menyatakan bahwa persediaan(inventory) merupakan sebuah stok penyimpanan bahan-bahan baku yang akan digunakan untuk kegiatan produksi dan untuk memenuhi permintaan para pelanggan. Sistem dalam persediaan merupakan seperangkat kebijakan dan pengendalian yang memantau tingkat dari persediaan dan menentukan suatu tingkatan yang harus dipertahankan, ketika stok bahan baku harus diisi ulang, dan bagaimana menangani pesanan dalam jumlah yang besar dengan baik dan efektif. Manajemen persediaan merupakan salah satu tanggung jawab dalam manajemen operasional yang paling penting karena persediaan membutuhkan banyak modal. Dalam hal pengiriman barang, manajemen persediaan memiliki pengaruh penting pada semua fungsi bisnis, terutama operasi, pemasaran, akuntansi, dan keuangan. Raiborn dan Kinney dalam bukunya berjudul Cost Accounting: Foundation and Evolution (2009: 673) mengatakan bahwa efisiensi manajemen persediaan sebagian besar bergantung pada strategi minimalisasi biaya. Biaya utama yang terkait dengan persediaan adalah biaya pembelian/produksi, biaya pemesanan/pengiriman, dan biaya perawatan barang-barang dalam persediaan Jenis-jenis Persediaan Menurut Deitiana, T (2011:187) berpendapat bahwa persediaan yang ada di perusahaan biasanya terdiri dari empat jenis, yaitu : 1. Persediaan Bahan Mentah yang telah dibeli, tetapi belum di proses. Pendekatan yang lebih banyak diterapkan adalah dengan menghapus variabilitas pemasok dalam mutu, jumlah atau waktu pengiriman sehingga tidak perlu pemisahan. 2. Persediaan Barang Dalam Proses yang telah ada mengalami beberapa perubahan tetapi belum selesai.

28 38 Persediaan ini ada karena untuk membuat produk diperlukan waktu yang disebut waktu siklus. Pengurangan waktu siklus menyebabkan persediaan ini berkurang. 3. Persediaan MRO (Maintenance Repair Operating) Persediaan MRO (Maintenance Repair Operating) merupakan persediaan yang dikhususkan untuk perlengkapan, pemeliharaan, perbaikan, operasi. Persediaan ini ada karena kebutuhan akan adanya pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa peralatan yang tidak diketahui. Sehingga persediaan ini merupakan fungsi jadwal pemeliharaan dan perbaikan. 4. Persediaan Barang Jadi Persediaan Barang Jadi, termasuk dalam persediaan karena permintaan konsumen untuk jangka waktu tertentu mungkin tidak diketahui Fungsi Persediaan Menurut Deitiana, T. (2011:187) berpendapat bahwa Inventory memiliki fungsi untuk melayani beberapa kepentingan dalam perusahaan agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan fleksibel. Ada tiga fungsi utama dari manajemen persediaan ini, yaitu: 1. Penyelesaian antara produksi dan distribusi, 2. Antisipasi terhadap perubahan harga dan inflasi, dan 3. Pemanfaatan potongan harga karena kuantitas pembelian. Kemudian, pendapat lain menurut Herjanto (2007:238), menyatakan bahwa persediaan (Inventory) memiliki berbagai fungsi penting untuk menambah kelancaran dari kegiatan operasional suatu perusahaan. Ada enam fungsi bagi perusahaan, yaitu: 1. Menghilangkan risiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan. 2. Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik atau ada kecacatan sehingga harus dikembalikan. 3. Menghilangkan risiko terhadap harga barang yang meningkat atau inflasi.

29 39 4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran. 5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan diskon kuantitas 6. Memberikan pelayanan kepada para pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan. Pendapat lain menurut Jay Heizer dan Barry Render (2011: ) menyatakan bahwa persediaan dapat memberikan beberapa fungsi yang dapat menambah fleksibilitas aktivitas operasi dalam perusahaan. Keempat fungsi persediaan adalah: 1. Untuk memisahkan berbagai bagian dari proses produksi. Sebagai contoh, jika pasokan sebuah perusahaan berfluktuasi atau selalu berubah-ubah, persediaan tambahan kemungkinan besar akan diperlukan untuk memisahkan proses produksi dari pemasok. 2. Untuk memisahkan perusahaan dari permintaan yang selalu berubah-ubah dan menyediakan stok barang yang akan memberikan seleksi atau pilihan kepada pelanggan. Oleh karena itu, persediaan/inventories merupakan ciri khas dari perusahaan ritel. 3. Untuk mengambil keuntungan dari diskon kuantitas, karena melakukan pembelian dalam jumlah yang besar sehingga dapat mengurangi biaya barang atau biaya pengiriman. 4. Untuk menghindari adanya inflasi dan perubahan harga yang meningkat. Serta pendapat menurut Stevenson (2009: 551) menyatakan bahwa persediaan memberikan beberapa fungsi yang diantaranya dianggap paling penting, yaitu: 1. To meet anticipated customer demand. Persediaan ini disebut sebagai persediaan antisipasi karena bertujuan untuk memenuhi permintaan yang overload sehingga tetap dapat memenuhi permintaan para pelanggan sesuai harapan para pelanggan maupunperusahaan dan tujuan lainnya sebagai penyimpanan bahan baku untuk penyelamatan jika sampai terjadi suatu kendala

30 40 misalnya keterlambatan datangnya pesanan bahan dari pemasok. Kesimpulan atau tujuan utamanya adalah untuk menjaga proses produksi tetap berjalan lancar. 2. To smooth production requirements. Berdasarkan suatu keadaan dengan pola musiman yang bertujuan untuk menemuhi permintaan pelanggan, perusahaan sering membangun persediaan selama periode pra-musim untuk memenuhi kebutuhan yang terlalu tinggi selama periode musiman.persediaan ini tepat bila dinamakan persediaan musiman. 3. To decouple operations. Merupakan fungsi perusahaan untuk mengadakan pemisahaan persediaan, dengan mengadakan pengelompokkan operasional secara berpisah-pisah, sebagai contoh perusahaan manufaktur mobil, jadwal/skedul perakitan mobil dipisah dari jadwal/skedul perakitan tempat duduk. 4. To protect against stockouts. Pengiriman yang tertunda dan meningkatnya permintaan yang tidak sesuai perkiraan, akan meningkatkan risiko kekurangan stok. Penundaan bisa terjadi dikarenakan berbagai faktor, yaitu kondisi cuaca, kehabisan stok pemasok, pengiriman bahan yang salah, masalah kualitas, dan sebagainya. Risiko kekurangan dapat dikurangi dengan menetapkan stok pengaman/safety stock, dimana stok tersebut harus melebihi rata-rata permintaan untuk mengimbangi variabilitas permintaan dan lead time.

31 41 Suppliers Customers Raw Materials Inventory Storage Finished Goods Work In Process Fabrication and Assembly Inventory Processing Gambar 2.1 The Inventory Process Sumber: Deitiana (2011:186) Berdasarkan berbagai pendapat mengenai fungsi Persediaan (Inventory) yang telah dijelaskan oleh para ahli, peneliti dapat menyimpulkan bahwa perusahaan memiliki beberapa fungsi penting untuk menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, antara lain : 1. Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi. 2. Untuk memberikan stok agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi. 3. Untuk menghindari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu, ketidaktepatan pengiriman. 4. Untuk hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dalam jumlah banyak biasanya akan diskon. 6. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.

32 Manajemen Persediaan Penulis berpendapat bahwa manajemen persediaan merupakan fungsi manajemen operasi yang paling penting karena persediaan membutuhkan modal yang sangat banyak dan mempengaruhi pengiriman sampai kepada konsumen. Manajemen persediaan memiliki pengaruh dan berdampak pada semua fungsi linier perusahaan. Persediaan memberikan layanan kepada para pelanggan berfungsi sebagai pemasaran, keuangan sebagai pengalokasi dana untuk persediaan, operasi membutuhkan persediaan untuk menjamin produksi yang efisien dan fleksibel. Umumnya sering terjadi konflik dalam pencapaian tujuan perusahaan seperti bagian keuangan umumnya mengarah pada menjaga persediaan pada tingkat yang rendah untuk mempertahankan modal, bagian pemasaran lebih menekan pada tingkat persediaan yang tinggi untuk meningkatkan penjualan, bagian operasimenekan persediaan pada level yang tinggi untuk produksi jangka panjang. Manajemen persediaan harus menyeimbangkan berbagai konflik tersebut dan mengelola persediaan pada level yang terbaik, untuk itu dibutuhkan komunikasi yang bagi antara bagian keuangan, pemasaran, dan operasi. Karena persediaan dikatakan salah satu aset yang paling penting dalam perusahaan dengan alasan nilai persediaan bisa mencapai laba dari seluruh investasi modal, manajemen operasional harus memahami bahwa persediaan merupakan hal yang krusial dimana perusahaan selalu berusaha mengurangi tingkat persediaan untuk mencapai biaya yang efisien dengan tetap menjaga kualitas dari produk yang diproduksi dengan tujuan yaitu customer satisfaction atau kepuasan konsumen. Menurut Deitiana, T., dalam buku Manajamen Operasional Untuk Strategi dan Analisis (2011: ) menyatakan bahwa Manajer Operasi membangun suatu sistem pengendalian persediaan. Dalam hal ini sistem tersebut diharapkan dapat dilakukannya:

33 43 1. ABC Analysis Analisis ini bertujuan untuk mengklasifikasi persediaan dalam kategori berdasarkan kepentingannya ABC Analysis mengklasifikasikan persediaan dalam tiga kategori, yaitu: A,B dan C dengan basis volume penggunaan biaya persediaan dalam setahun. Analisis ini sering disebut sebagai Pareto Analysis karena menggunakan prinsip-prinsip yang dikembangkan Vilfredo Pareto (ahli ekonomi Italia).Untuk menghitung penggunaan biaya jenis persediaan tertentu, basis yang digunakan adalah jumlah unit kebutuhan persediaan per tahun dikalikan dengan biaya per unit. Kategori persediaan A adalah persediaan yang berjumlah hanya sekitar 15% dari jumlah total persediaan, tetapi menghabiskan sekitar 70%-80% dari total biaya persediaan dalam setahun. Kategori B adalah persediaan dengan jumlah sekitar 30% dari total persediaan tetapi menghabiskan dana sekitar 15%-25% dari total biaya persediaan. Kategori C adalah persediaan dengan jumlah sekitar 55% dari total persediaan dan hanya menghabiskan dana sekitar 5% saja dari total biaya persediaan per tahun. Berdasarkan klasifikasi bahan baku tersebut, perusahaan dapat membuat suatu kebijakan, berikut kebijakan yang dapat dibuat oleh perusahaan antara lain : pengembangan sumber dana untuk pembeliaan bahan baku kategori A lebih ditingkatkan daripada bahan baku kategori C, untuk bahan baku kategori A dibutuhkan pengendalian yang lebih ketat dibandingkan bahan baku kategori B dan C,

34 44 peramalan bahan baku kategori A harus lebih hati-hati dibanding peramalan bahan baku kategori B dan C. 2. Akurasi Pencatatan Kebijakan persediaan yang baik menjadi tidak berarti jika tidak ditunjang dengan pencatatan yang baik pula. Yang dimaksudkan dengan pencatatan persediaan yang baik adalah jika pada saat jenis persediaan bahan baku tertentu dibutuhkan untuk diproses, perusahaan memiliki informasi yang lengkap untuk membuat keputusan dalam melakukan pembelian (pemesanan), penjadwalan, dan pengiriman barang. Dalam hal ini, pemeriksaan berulang dapat ditingkatkan untuk menghitung dan verifikasi on the spot. 3. Just In Time (JIT) JIT inventory adalah kebijakan persediaan bahan baku minimum untuk menjaga sistem produksi agar dapat berjalan dengan lancar. Dengan JIT ini, maka kedatangan persediaan bahan dapat tepat pada saat dibutuhkan, tanpa adanya keterlambatan atau percepatan. Inventory hides problems persediaan yang cukup dapat mengatasi masalah kemacetan produksi adalah moto yang sudah ditinggalkan saat sekarang ini. Untuk membangkitkan kondisi JIT ini, perusahaan harus menekan variabilitas/penyimpangan yang ditimbulkan oleh penyebab internal maupun eksternal. Penyebab penyimpangan dapat berupa: karyawan, mesin supplier bahan menghasilkan barang/bahan yang tidak sesuai standard, ada keterlambatan, atau ketidakcocokan jumlah yang dibutuhkan. spesifikasi teknik yang tidak teliti, personal bagian produksi mencoba memproses barang/bahan sebelum spesifikasi teknis dilengkapi, permintaan konsumen tidak diketahui.

35 45 JIT dapat dibangkitkan dengan diawali mengurangi peumpukan persediaan pada bagian/tahap produksi manapun. Dengan persediaan minimum, diharapkan persediaan dan penyimpangan menjadi jelas sehingga dapat dipikirkancara mengatasinya. Di Jepang, JIT telah membudaya, didukung dengan sistem pemberian kartu signal (KANBAN) pada setiap persediaan barang/bahan yang berkategoti rawan. Produksi dengan JIT dapat berarti menekan pemborosan bahan, sinkronisasi, dan persediaan bahan dalam jumlah kecil. Kondisi ini ditunjang dengan pembeliaan yang berprinsip JIT Komponen-komponen Biaya Persediaan Menurut Deitiana, T., dalam buku Manajamen Operasional Untuk Strategi dan Analisis (2011:188) menyatakan bahwa masalah utama yang ingin dicapai oleh pengendalian persediaan perusahan adalah meminimalkan biaya operasi total perusahan. Jadi, ada dua keputusan yang perlu diambil dalam hal ini, yaitu berapa jumlah yang harus dipesan setiap kali pemesanan, dan kapan pemesanan itu harus dilakukan. Dalam menentukan jumlah yang dipesan pada setiap kali pemesanan, pada dasarnya harus dipertemukan dua titik ekstrim yaitu memesan dalam jumlah yang sebesar-besarnya untuk meminimumkan ordering cost, dan memesan dalam jumlah yang sekecil-kecilnya untuk meminimumkan carrying cost. Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2011: ), terdapat lima jenis biaya yaitu: 1. Holding cost Holding cost adalah biaya yang timbul karena perusahaan menyimpan persediaan. Biaya Holding, or carrying costs berhubungan secara fisik dengan barang-barang dalam gudang penyimpanan. Biaya-biaya tersebut termasuk pembayaran bunga, pajak (hanya beberapa negara), biaya depresiasi, biaya karena kerusakan dan lain-lain.biaya ini juga merupakan biaya yang dikeluarkan dalam penyimpanan material, semi finished product, sub assembly, ataupun produk jadi. Biaya simpan biasanya dinyatakan dalam biaya per unit per periode. Biaya penyimpanan meliputi:

36 46 Roger G. Schroder (2007:335) menyatakan bahwa Holding/Carrying cost biasanya terdiri dari tiga komponen yaitu: a. Cost of capital Barang-barang yang menumpuk di gudang dapat diartikan sebagai penumpukkan modal. Padahal modal ini dapat diinvestasikan pada tabungan bank atau bisnis lain. Biaya modal merupakan opportunity cost yang hilang karena menyimpan persediaan. b. Cost of storage. Biaya ini terdiri dari biaya sewa gudang, asuransi, pajak, administrasi, biaya pemindahan, dan biaya kerusakan atau penyusutan. c. Cost of obsolescence, deterioration, and loss. Biaya untuk menangani barang yang tidak terpakai lagi diakibatkan karena ketinggalan jaman harus diserahkan kepada barang-barang yang memiliki risiko tinggi menjadi obsolute, semakin tinggi risiko berarti biaya semakin tinggi. 2. Ordering cost Ordering cost adalah total biaya yang harus dikeluarkan untuk melakukan pemesanan kepada pemasok, yang besarnya tidak dipengaruhi oleh jumlah pemesanan dan pengadaan bahan sehingga siap untuk dipergunakan atau diproses lebih lanjut dengan kata lain, mencakup pula biaya-biaya proses pesanan, biaya ekspedisi, upah, biaya telepon/fax, biaya dokumentasi/transaksi, dan penempatan digudang, sampai kepada biaya-biaya manajerial dan klerikal yang berhubungan dengan pemesanan sampai penempatan bahan/barang di gudang. 3. Setup Cost Biaya penyiapan merupakan semua biaya pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi.biaya ini terjadi apabila persediaan barang diproduksi sendiri dan tidak membeli dari pemasok. Biaya ini meliputi biaya persiapan, produksi, biaya mempersiapkan (setup) mesin, biaya

37 47 mempersiapkan gambar kerja, biaya mempersiapkan tenaga kerja langsung, biaya perencanaan dan penjadwalan produksi dan biaya lain yang besarnya tidak tergantung pada jumlah barang yang diproduksi. 4. Shortage cost/stockout cost Menurut Deitiana, T. (2011:190) menyatakan bahwa Shortage cost/stockout cost adalah biaya yang timbul apabila ada permintaan terhadap barang yang kebetulan sedang tidak tersedia di gudang maka akan terjadi stock out. Stock out menimbulkan kerugian berupa biaya akibat kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan atau kehilangan pelanggan yang kecewa. Untuk barang-barang tertentu, langganan dapat diminta untuk menunda pembeliannya atau dengan kata lain langganan diminta untuk menunggu pembeliannya atau diminta untuk back order. 5. Item cost Item cost adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang, besarnya sama dengan harga perolehan persediaan itu sendiri atau harga belinya. Pada beberapa model pengendalian sistem persediaan, biaya ini tidak dimasukkan sebagai dasar untuk membuat keputusan (Roger G. Schroeder, 2007: 333) Manajemen Permintaan(Demand Management) Tujuan dari manajemen permintaan(demand Management) adalah untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan semua sumber permintaan sehingga sistem produktif dapat digunakan secara efisien dan produk dapat dikirim dengan tepat waktu. Ada dua sumber dasar permintaan: permintaan terikat (dependent demand) dan permintaan bebas (independen demand). Permintaan terikat (dependent demand) adalah permintaan untuk produk atau layanan yang disebabkan oleh permintaan untuk produk atau jasa lainnya. Permintaan bebas (Independent demand) adalah permintaan dari produk atau jasa yang tidak dapat diturunkan langsung dari produk lainnya.

38 Metode Jumlah Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity(EOQ) method) Metode Jumlah Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity Method) digunakan untuk mengoptimalkan persediaan dengan menghitung tingkat permintaan, biaya pengiriman (ordering cost), biaya perawatan (holding cost), hari kerja selama satu periode (days per year), tingkat permintaan sehari (daily demand rate), lama waktu pengiriman (lead time) dan stok pengaman (safety stock). Hasil dari perhitungan ini adalah untuk mengetahui jumlah optimal dari bahan baku yang dibutuhkan perusahaan dan meminimalkan biaya persediaan perusahaan agar lebih efisien Pengertian Bahan Baku dan Dasar dari Metode Economic Order Quantity. Menurut Assauri (2008: ), mengatakan bahwa bahan baku adalah suatu barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Barang-barang tersebut dapat diperoleh dari sumber daya alam atau pemasok serta perusahaan lainnya yang memproduksi bahan baku yang digunakan oleh pabrik-pabrik tertentu. Beberapa pabrik tersebut akan menyiapkan bahan baku yang dibutuhkan (beginning process), kemudian setelah menjalani beberapa tahapan dalam proses produksi (work in process) diharapkan dapat berubah menjadi barang jadi (finished goods). Heizer dan Render (2005:68) berpendapat bahwa metode kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) merupakan salah satu teknik pengendalian persediaan yang paling tua dan paling dikenal secara luas, teknik ini relative mudah untuk digunakan tetapi berdasarkan beberapa asumsi : Tingkat permintaan diketahui, bersifat konstan, dan keputusan dibuat secara independent untuk item lainnya. Lead Time, yaitu waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan diketahui dan bersifat konstan Persediaan diterima dengan segera. Dengan kata lain, persediaan yang dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk pada satu waktu Tidak mungkin diberikan diskon (potongan harga)

39 49 Biaya variabel yang ada hanyalah biaya pengaturan atau biaya pemesanan (setup cost) dan biaya penyimpanan persediaan sepanjang waktu Kondisi kehabisan stock dapat dihindari sepenuhnya jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat Pada tahun 1915, F.W. Harris mengembangkan rumus kuantitas pesanan ekonomi (EOQ) dan berbagai variasi lainnya masih banyak digunakan dalam industri untuk manajemen persediaan permintaan Independent. Dalam memilih bahan baku, terdapat Trade-off antara frekuensi pemesanan dan tingkat persediaan. Apabila kekurangan bahan baku sering terjadi, maka akan menyebabkan Reorders sering dilakukan dan tingkat rata-rata persediaan akan menjadi rendah. Trade-off antara frekuensi pemesanan dan tingkat persediaan dapat dijelaskan oleh persamaan matematika menggunakan simbol-simbol berikutini : D = Permintaan dalam setahun S = biaya pengiriman (setup cost) C = biaya per unit(unit Cost) Q = unit TC = Total biaya ditambah dengan total biaya perawatan selama setahun Tujuan dari model persediaan itu sendiri adalah untuk meminimalkan total biaya. Biaya relevan adalah biaya pemesanan dan biaya penyimpanan/perawatan. Biaya pemesanan selama setahun merupakan biaya yang diperoleh dari jumlah pesanan setahun dikalikan dengan biaya pengiriman setiap unit produk karena tingkat persediaan setiap harinya selalu berubah, maka sangat tepat untuk menggunakan tingkat rata-rata persediaan untuk menentukan biaya penyimpanan selama satu tahun. Biaya perawatan selama setahun akan diperoleh dari rata-rata persediaan dikalikan dengan biaya perawatan untuk setiap unit. Secara matematis, persamaan untuk biaya pemesanan tahunan dan biaya penyimpanan tahunan dapat digambarkan sebagai:

40 50 Annual ordering cost Annual holding cost EOQ = Dimana : Q = Jumlah pemesanan EOQ = Q* = Jumlah pemesanan yang ekonomis D = Kebutuhan bahan baku dalam satu tahun/periode c o = biaya pengiriman per order = biaya perawatan per unit Grafik dari biaya perawatan, biaya pengiriman, dan total dari bahan baku akan dijelaskan pada gambar 2.2 titik terendah pada kurva total biaya terjadi dimana biaya pemesanan sama dengan biaya penyimpanan/perawatan. Dengan demikian, untuk meminimalkan total biaya yang terjadi dalam suatu aktivitas, jumlah pesanan yangoptimal dapat diketahui dengan adanya titik temu antara kurva biaya pengiriman dan kurva biaya penyimpanan/perawatan.

41 51 Gambar 2.2 Total Cost as a Function of Order Quantity Sumber: Barry Render, Ralph M.Stair, Ir., and Michael F. Hanna. (2012). Quantitative Analysis For Management11 th edition. New Jersey: Pearson Education, Inc; (Page 201) Ketika asumsi mengenai EOQ sudah diperoleh, maka total biaya dapat dikatakan minimum apabila : Biaya perawatan dalam setahun (Annual holding cost) = Biaya pengiriman dalam setahun (Annual ordering cost) = Untuk mengetahui jumlah pemesanan yang optimal (Optimal Orders Quantity). Dapat dirumuskan sebagai berikut : Q = Dengan adanya EOQ, bukan berarti tidak ada kendala yang akan terjadi, misalnya out of stock di dalam persediaan dan proses produksi. Kemungkinan stock out itu akan muncul apabila: 1. Penggunaan bahan dasar di dalam proses produksi lebih besar dari pada yang diperkirakan sebelumnya. Hal ini akan menyebabkan persediaan akan habis diproduksi sebelum pembelian atau pemesanan berikutnya akan datang, maka terjadilah out of stock.