Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit. Lembaga Kemahasiswaan

Transkripsi

1 Lintas Unit Lembaga Kemahasiswaan Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

2 DAFTAR ISI 001/I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/ /I1.B01.4/SOP/2014 Kuliah Umum (Studium Generale) Pengembangan Karakter Mahasiswa Bidik Misi Pelaksanaan Rekrutmen Melalui ITB Career Center Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik Permohonan Bantuan Dana Kegiatan Proses Pencairan Bantuan Dana Sponsorship Rekomendasi Peminjaman Fasilitas Pelaksanaan Layanan Kompetisi Pengelolaan Penggunaan Voucher Makan Sistem RFID Seleksi Pencairan Dan Pelaporan Beasiswa Bidik Misi Pendaftaran Beasiswa Online Proses Pencairan Dana Kelangsungan Operasi (DKO) Penangguhan Pembayaran BPPS Proses Pencairan Dana Beasiswa

3 KULIAH UMUM (STUDIUM GENERALE) No. 001/I1.B01.4/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

4 1

5 JUDUL : KULIAH UMUM (STUDIUM GENERALE) NOMOR : 001/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

6 JUDUL : KULIAH UMUM (STUDIUM GENERALE) NOMOR : 001/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) 2. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 3. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP) 4. UPTK3L ITB 5. KK Ilmu Kemanusiaan II. III. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur penyelenggaraan kuliah KU4078 Studium Generale (SG) bagi peserta kuliah agar penyelenggaraan kuliah SG yang diikuti mahasiswa sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan sejalan dengan visi ITB. SOP ini merupakan pedoman penyelenggaraan kuliah SG. REFERENSI IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Kuliah Umum KU4078SG adalah mata kuliah pilihan berbobot 2 SKS, yang diselenggarakan dalam bentuk kuliah umum dan disampaikan oleh nara sumber dari para pakar dan Pejabat Lembaga Negara. 2. Kelompok keahlian Ilmu Kemanusiaan ITB adalah lembaga yang mengkoordinasikan mata kuliah umum bagi mahasiswa ITB, mulai dari penyediaan daftar hadir sampai nilai akhir bagi mahasiswa, termasuk KU4078 Studium Generale. 2. BATASAN Peserta Studium Generale adalah mahasiswa ITB yang terdaftar dalam daftar peserta kelas (DPK) KU

7 JUDUL : KULIAH UMUM (STUDIUM GENERALE) NOMOR : 001/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 5 V. PROSEDUR a. Mahasiswa terdaftar pada KSM KU4078 Studium Generale. b. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima daftar peserta KU4078 Studium Generale dari KK Ilmu Kemanusiaan ITB. c. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada WRKMA perihal program penyelenggaraan kuliah umum SG yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang. d. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada peserta KU4078 SG tentang penyelenggaraan kuliah umum SG berisi waktu, tempat, nara sumber/pembicara, tema/topic diumumkan di Prodi, Sekretariat himpunan mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). e. WRKMA mengundang nara sumber/pembicara yang akan memberikan kuliah umum SG f. Lembaga Kemahasiswaan membuat spanduk dan vidiotron penyelenggaraan SG pada setiap penyelenggaraan kuliah umum SG yang memuat waktu, tempat, nara sumber/pembicara dan tema/topik. g. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitaske Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan Aula (sound system, LCD, kursi mahasiswa peserta, kursi narasumber dll) h. WRKMA mengundangpara pejabat yang akan diundang untuk mengikuti kuliah SG (Ketua Prodi, Dekan, Pejabat diluar ITB dll) i. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Kantor WRKMA ITB terkait dengan fasilitas untuk pelaksanaan kuliah (nara sumber/pembicara, protokoler, MC, Moderator dll.) j. Mahasiswa peserta KU4078 SG mengikuti kuliah umum sesuai jadual yang telah ditentukan k. LK menyiapkan Registrasi/daftar hadir bagi peserta KU4078. l. Peserta KU4078 SG membuat rangkuman hasil kuliah umum (resume) setelah kuliah umum selesai. m. LK membuat rekapitulasi tentang kehadiran dan resume bagi peserta KU4078. n. LK memberi nilai akhir bagi peserta KU-4078 SG dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan ITB. VI INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Terlaksananya kuliah umum sesuai dengan kebutuhan dan kompetensi mahasiswa. 2. Daftar Nilai Akhir (DNA) diserahkan ke KK Ilmu Kemanusiaan ITB tepat waktu sesuai dengan jadual yang telah ditetapkan. VIII. LAMPIRAN 4

8 JUDUL : KULIAH UMUM (STUDIUM GENERALE) NOMOR : 001/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 5 PROSEDUR LK KK Ilmu Kemanusiaan 1. Mahasiswa terdaftar pada KSM KU4078 Studium Generale. 2. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima daftar peserta KU4078 Studium Generale dari KK Ilmu Kemanusiaan ITB. 3. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada WRKMA perihal program penyelenggaraan kuliah umum SG yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang. 4. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada peserta KU4078 SG tentang penyelenggaraan kuliah umum SG berisi waktu, tempat, nara sumber/pembicara, tema/topic diumumkan di Prodi, Sekretariat himpunan mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). 5. WRKMA mengundang nara sumber/pembicara yang akan memberikan kuliah umum SG 6. Lembaga Kemahasiswaan membuat spanduk dan vidiotron penyelenggaraan SG pada setiap penyelenggaraan kuliah umum SG yang memuat waktu, tempat, nara sumber/pembicara dan tema/topik. 7. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitas ke Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan Aula (sound system, LCD, kursi mahasiswa peserta, kursi nara sumber dll) 8. WRKMA mengundang para pejabat yang akan diundang untuk mengikuti kuliah SG (Ketua Prodi, Dekan, Pejabat diluar ITB dll) 9. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Kantor WRKMA ITB terkait dengan fasilitas untuk pelaksanaan kuliah (nara sumber/pembicara, protokoler, MC, Moderator dll.) 10. Mahasiswa peserta KU4078 SG mengikuti kuliah umum sesuai jadual yang telah ditentukan 11. LK menyiapkan Registrasi/daftar hadir bagi peserta KU Peserta KU4078 SG membuat rangkuman hasil kuliah umum (resume) setelah kuliah umum selesai. 13. LK membuat rekapitulasi tentang kehadiran dan resume bagi peserta KU LK memberi nilai akhir bagi peserta KU-4078 SG dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan ITB Dir. SP WRKMA MHS

9 PENGEMBANGAN KARAKTER MAHASISWA BIDIK MISI No. 002/I1.B01.4.1/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

10 002/I1.B01.4/SOP/ Nopember dari 5 1

11 JUDUL : PENGEMBANGAN KARAKTER MAHASISWA BIDIK MISI NOMOR : 002/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I Unit Kerja Terkait 3 II Tujuan 3 III Referensi 3 IV Pengertian & Batasan 3 V Prosedur 4 VI Indikator Keberhasilan 4 VII Lampiran 4 2

12 JUDUL : PENGEMBANGAN KARAKTER MAHASISWA BIDIK MISI NOMOR : 002/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP) 3. UPT K3L II. III. IV. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan pengembangan karakter mahasiswa ITB, agar mampu mewujudkan beberapa sasaran, yakni: 1. Mengarahkan mahasiswa untuk mampu memenuhi pencapaian profil karakter mahasiswa ITB. 2. Membimbing mahasiswa untuk dapat mengelola waktunya secara optimal dalam kegiatan akademik maupun non akademik. 3. Mendorong mahasiswa untuk mampu meraih prestasi dan menghasilkan karya terbaik. 4. Menstimulus mahasiswa agar dapat aktif dalam kegiatan kemahasiswaan selama menempuh perkuliahan di ITB. 5. Melahirkan alumnus yang memenuhi semua kriteria profil karakter mahasiswa ITB secara komprehensif serta evaluasi kegiatan pengembangan karakter mahasiswa ITB. REFERENSI Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Pengembangan Karakter Mahasiswa ITB suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh LK agar mahasiswa ITB mampu meraih prestasi, berkarya, bersosial, dan berkontribusi untuk negeri. 2. Unit Kerja Akademik (UKA), berupa fakultas dan sekolah yang dikepalai oleh Dekan. 3. Unit Kerja Pendukung (UKP), berupa lembaga, direktorat atau Unit Pelayanan Teknis (UPT) di bawah koordinasi Wakil Rektor. B. BATASAN 1. Evaluasi pengembangan karakter mahasiswa ITB yang dimaksud adalah yang dilakukan oleh LK. 2. Peserta pengembangan karakter mahasiswa ITB yang dimaksud adalah seluruh mahasiswa ITB dari beberapa angkatan. 3

13 JUDUL : PENGEMBANGAN KARAKTER MAHASISWA BIDIK MISI NOMOR : 002/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 5 V. PROSEDUR 1. LK mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas ke SP untuk pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter 2. SP akan memproses surat yang di sampaikan oleh LK sesuai dengan ketersediaan tempat dan jika ada maka akan dijadwalkan (dengan jawaban surat dikabulkan atau tidak dikabulkan). 3. Setelah mendapatkan jawaban dari SP, jika tidak dikabulkan, maka LK harus menjadwal ulang kegiatan yang akan dilaksanakan dan jika dikabulkan, maka LK akan mempersiapkan secara teknis berkaitan kegiatan yang akan dilaksanakan. 4. LK memberikan surat tembusan kepada UPT K3L tentang pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter yang akan diadakan 5. LK melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal dan program kegiatan pengembangan karakter yang telah direncanakan. 6. LK mengadakan evaluasi kegiatan pengembangan karakter berdasarkan kehadiran jumlah peserta mahasiswa yang mengikuti kegiatan dalam bentuk daftar kehadiran. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Jumlah peserta yang hadir dalam pelaksanaan kegiatan tersebut 80%. 2. Berjalannya program kegiatan pengembangan karakter yang sudah direncanakan dalam satu tahun. VII. LAMPIRAN 4

14 JUDUL : PENGEMBANGAN KARAKTER MAHASISWA BIDIK MISI NOMOR : 002/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 5 Lampiran 1 - Diagram Alir SOP. SOP Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Pengembangan Karakter Mahasiswa ITB No Prosedur Direktorat Sarana dan Prasarana Lembaga Kemahasiswaan K3L 1. LK mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas ke SP untuk pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter SPakan memproses surat yang disampaikan oleh LK sesuai dengan ketersediaan tempat dan jika ada maka akan dijadwalkan (dengan jawaban surat dikabulkan atau tidak dikabulkan). 2 Tidak 3. Setelah mendapatkan jawaban dari SP, jika tidak dikabulkan, maka LK harus menjadwal ulang kegiatan yang akan dilaksanakan dan jika dikabulkan, maka LK akan mempersiapkan secara teknis berkaitan kegiatan yang akan dilaksanakan LK memberikan surat tembusan kepada UPT K3L tentang pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter yang akan diadakan. Ya 4 5. LK melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal dan program kegiatan pengembangan karakter yang telah direncanakan LK mengadakan evaluasi kegiatan pengembangan karakter berdasarkan kehadiran jumlah peserta mahasiswa yang mengikuti kegiatan dalam bentuk daftar kehadiran. 6 5

15 PELAKSANAAN REKRUTMEN MELALUI ITB CAREER CENTER No. 003/I1.B01.4.1/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

16 1

17 JUDUL : PELAKSANAAN REKRUTMEN MELALUI ITB CAREER CENTER NOMOR : 003/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

18 JUDUL : PELAKSANAAN REKRUTMEN MELALUI ITB CAREER CENTER NOMOR : 003/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan 2. Direktorat Sarana dan Prasarana 3. K3L 4. Direktorat Pendidikan II. III. TUJUAN 1. Penyebaran informasi lowongan kerja secara online. 2. Pengumpulan lamaran kerja sampai dengan proses seleksi. 3. Membantu mahasiswa dan atau alumni ITB ataupun alumni perguruan tinggi lain untuk memperoleh pekerjaan yang diharapkan. REFERENSI Keanggotaan perusahaan dalam ITB Career Center. IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. ITB Career Center salah satu bidang di Lembaga Kemahasiswaan yang menangani kegiatan rekrutmen. b. Rekrutmen merupakan kegiatan yang memfasilitasi alumni dan dunia usaha untuk memperoleh tenaga kerja baru. c. Member adalah perusahaan atau mahasiswa/alumni yang bergabung di ITB Career Center selama periode tertentu. 2. BATASAN Rekrutmen dilaksanakan terbatas hanya kepada anggota ITB Career Center. PROSEDUR 1. Mahasiswa/Alumni dan perusahaan mendaftar sebagai anggota di Lembaga Kemahasiswaan sebagai anggota ITB Career Center. 2. Lembaga Kemahasiswaan mengaktifkan alumni dan perusahaan sebagai anggota dan menerima rencana pelaksanaan rekrutmen dari perusahaan. 3. Perusahaan memberitahukan jadwal rekrutmen ke ITB Career Center. 3

19 JUDUL : PELAKSANAAN REKRUTMEN MELALUI ITB CAREER CENTER NOMOR : 003/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 5 4. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan surat kepada Direkrorat Sarana dan Prasarana ITB perihal peminjaman ruangan untuk kegiatan rekrutmen. 5. Direktorat Sarana dan Prasarana memproses dan menyetujui permohonan Lembaga Kemahasiswaan tentang peminjaman ruangan. 6. Lembaga Kemahasiswaan memberitahukan kepada perusahaan bahwa kegiatan rekrutmen dapat dilaksanakan 7. Perusahaan mengundang para pencari kerja/anggota (mahasiswa/alumni) secara langsung untuk mengikuti proses rekrutmen tersebut. Selanjutnya Lembaga Kemahasiswaan melaksanakan kegiatan rekrutmen V. INDIKATOR KEBERHASILAN Pelaksanaan rekrutmen dapat terlaksana sesuai jadual yang telah ditetapkan perusahaan. VI. LAMPIRAN Lampiran Diagram Alir SOP Pelaksanaan Rekrutmen. 4

20 JUDUL : PELAKSANAAN REKRUTMEN MELALUI ITB CAREER CENTER NOMOR : 003/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 5 Diagram Alir SOPPelaksanaan Rekrutmen Prosedur Perusahaan/ Mahasiswa/ Alumni LK Sarana & Prasarana 1. Mahasiswa/Alumni dan perusahaan mendaftar sebagai anggota di Lembaga Kemahasiswaan sebagai anggota ITB Career Center. 1 ` 2. Lembaga Kemahasiswaan mengaktifkan alumni dan perusahaan sebagai anggota dan menerima rencana pelaksanaan rekrutmen dari perusahaan. 3. Perusahaan memberitahukan jadwal rekrutmen ke ITB Career Center Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan surat kepada Direkrorat Sarana dan Prasarana ITB perihal peminjaman ruangan untuk kegiatan rekrutmen. Tidak 4 5. Direktorat Sarana dan Prasarana memproses dan menyetujui permohonan Lembaga Kemahasiswaan tentang peminjaman ruangan. 5 Ya 6. Lembaga Kemahasiswaan memberitahukan kepada perusahaan bahwa kegiatan rekrutmen dapat dilaksanakan 7. Perusahaan mengundang para pencari kerja/ anggota (mahasiswa/alumni) secara langsung untuk mengikuti proses rekrutmen tersebut. Selanjutnya Lembaga Kemahasiswaan melaksanakan kegiatan rekrutmen 6 7 5

21 PELAKSANAAN KULIAH KERJA NYATA (KKN) TEMATIK No. 004/I1.B01.4/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

22 1

23 JUDUL : PELAKSANAAN KULIAH KERJA NYATA (KKN) TEMATIK NOMOR : 004/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. Unit KerjaTerkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

24 JUDUL : PELAKSANAAN KULIAH KERJA NYATA (KKN) TEMATIK NOMOR : 004/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP) 3. Kelompok Keahlian Ilmu Kemanusiaan 4. Pemda dan Instansi terkait lainnya II. III. IV. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik bagi peserta KU4080 Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik sesuai dengan kebutuhan masyarakat di lokasi pelaksanaan KKN dan sejalan dengan visi ITB. SOP ini meliputi identifikasi dari mulai persiapan hingga penyelenggaraan, serta penilaian mata kuliah KU4080 KKN Tematik. REFERENSI SK Rektor ITB Nomor 150/SK/I1.A/PP/2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata Tematik (KKN-T) ITB. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. Penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik adalah suatu kegiatan pembelajaran/kuliah umum dan pelaksanaan kegiatan dilapangan yang dapat diberikan dalam bentuk pembekalan/pelatihan, kuliah umum dan pelaksanaan programsesuai dengan kebutuhan di masyarakat (contoh tema: Pembangkit Listrik Tenaga Surya (PLTS), Pembangkit Listrik Tenaga Mikro Hidro (PLTMH), infrastruktur, koperasi dll). b. Unit Kerja Akademik (UKA), berupa fakultas dan sekolah yang dikepalai oleh Dekan. c. Unit Kerja Pendukung (UKP), berupa lembaga, direktorat atau Unit Pelayanan Teknis (UPT) di bawah koordinasi Wakil Rektor. d. Kelompok Keahlian Ilmu Kemanusiaan FSRD ITB adalah lembaga yang mengkoordinasikan mata kuliah umum bagi mahasiswa ITB, mulai dari penyediaan daftar hadir sampai nilai akhir bagi mahasiswa, termasuk KU4080 Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik. 3

25 JUDUL : PELAKSANAAN KULIAH KERJA NYATA (KKN) TEMATIK NOMOR : 004/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 6 e. Lokasi KKN Tematik ditentukan oleh pemerintah daerah (Pemda) atau oleh Lembaga Kemahasiswaan sesuai dengan tema yang akan dilaksanakan dan situasional yang berlangsung pada saat itu (contohnya: Kab. Garut dengan program/tema PLTS, PLTMH, Infrastruktur). 2. BATASAN Peserta kuliah umum Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik adalah mahasiswa ITB yang terdaftar pada Daftar Peserta Kelas (DPK). V. PROSEDUR 1. Mahasiswa terdaftar pada DPK KU4080 KKN-T. 2. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima DPK KU4080 dari Kelompok Keahlian Ilmu Kemanusiaan FSRD ITB. 3. LembagaKemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada Pemda dan Instansi terkait perihal program penyelenggaraan KKN-T yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang. 4. Lembaga Kemahasiswaan mendapatkan persetujuan dari pihak Pemda. 5. Lembaga Kemahasiswaan melakukan penjajagan/survey awal ke lokasi KKN Tematik disuatu daerah Kabupaten/Kota. 6. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada mahasiswa ITB tentang akan diselenggarakannya KKN-T berisi waktu, tempat, tema/topik diumumkan di Program Studi, Himpunan Mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa. 7. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan permohonan Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) ke Dekan dan Ketua Program Studi untuk membimbing mahasiswa peserta KKN-T dilapangan. 8. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisasi KKN-T pada setiap penyelenggaraan yang memuat waktu, tempat, lokasi/daerah tema/topik pelaksanaan KKN-T. 9. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitas ke Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan. 10. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Pemda dan Instansi terkait tentang pelaksanaan KKN-Tdisuatu daerah. 11. Mahasiswa peserta KU4080 KKN-Tmelaksanakan kegiatan KKN-Tsesuai jadwal yang telah ditentukan 12. Lembaga kemahasiswaan (panitia KKN-Tdan DPL) melaksanakan supervisi kelokasi pelaksanaan KKN-T 4

26 JUDUL : PELAKSANAAN KULIAH KERJA NYATA (KKN) TEMATIK NOMOR : 004/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari Setelah penyelenggaraan KKN-T selesai, peserta membuat laporan akhir hasil KKN-Tdan menyerahkan kepada LK ITB paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah pelaksanaan. 14. Lembaga Kemahasiswaan membuat laporan akhir kegiatan KKN-T. 15. Lembaga Kemahasiswaan memberi nilai akhir bagi peserta KU-4080 KKN-T dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Terlaksananya Kuliah Kerja Nyata Tematik sesuai dengan tema dan tempat yang telah ditentukan. 2. Daftar Nilai Akhir (DNA) diserahkan ke KK Ilmu Kemanusiaan tepat waktu. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 -Diagram Alir Penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata Tematik 5

27 PROSEDUR LK KK Ilmu Kemanusiaa n Pemda & pihak lain terkait Fak./Prodi/SP/ Himp/UKM Mahasisw a. 1. Mahasiswa terdaftar pada DPK KU4080 KKN-T. 2. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima DPK KU4080 dari KK Ilmu Kemanusiaan. 3. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada Pemda dan Instansi terkait perihal program penyelenggaraan KKN-T yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang. 4. Lembaga Kemahasiswaan mendapatkan persetujuan dari pihak Pemda Tidak Ya 3 5. Lembaga Kemahasiswaan melakukan penjajagan/survey awal ke lokasi KKN Tematik disuatu daerah Kabupaten/Kota. 6. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada mahasiswa ITB tentang akan diselenggarakannya KKN-T berisi waktu, tempat, tema/topik diumumkan di Program Studi, Himpunan Mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa. 7. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan permohonan Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) ke Dekan dan Ketua Program Studi untuk membimbing mahasiswa peserta KKN-T dilapangan. 8. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisasi KKN-T pada setiap penyelenggaraan yang memuat waktu, tempat, lokasi/daerah,tema/topik pelaksanaan KKN-T. 9. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitas ke Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan. 10. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Pemda dan Instansi terkait tentang pelaksanaan KKN-T di suatu daerah. 11. Mahasiswa peserta KU4080 KKN-T melaksanakan kegiatan KKN-T sesuai jadwal yang telah ditentukan 12. Lembaga kemahasiswaan (panitia KKN-T dan DPL) melaksanakan supervisi kelokasi pelaksanaan KKN-T 13. Setelah penyelenggaraan KKN-Tselesai, peserta membuat laporan akhir hasil KKN-T dan menyerahkan kepada LK ITB paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah pelaksanaan. 14. Lembaga Kemahasiswaan membuat laporan akhir kegiatan KKN-T. 15. Lembaga Kemahasiswaan memberi nilai akhir bagi peserta KU-4080KKN-T dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan. 5 c Ya Tidak Ya Tidak 7`

28 Permohonan Bantuan Dana Kegiatan No. 005/I1.B01.4/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

29 1

30 JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA KEGIATAN NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 9 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

31 JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA KEGIATAN NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 9 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Perencanaan (Ditpran) 3. Direktorat Keuangan (Ditkeu) II. III. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur proses permohonan bantuan dana kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa agar mahasiswa memahami proses permohonan dana dan kegiatan dapat berjalan lancar sesuai dengan jadual yang ditetapkan dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan anggaran, pelaksanaan, penetapan penerimaan bantuan serta laporan kegiatan. REFERENSI IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Kegiatan kemahasiswaan adalah kegiatan yang dilakukan secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi mahasiswa yang bersifat ko-kurikuler dan ekstra-kurikuler sebagai wahana pembelajaran, pembentukan karakter, kreativitas, inovasi, latihan kepemimpinan, manajerial, serta kerjasama sebagai upaya membangun kepribadian yang bermartabat. 2. Dana Kegiatan Kemahasiswaan, adalah Program bantuan dana kepada mahasiswa baik secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi kemahasiswaan sebagai usaha untuk meningkatkan kualitas kegiatan kemahasiswaan. 3

32 JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA KEGIATAN NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 9 3. Direktorat Keuangan merupakan Unit Kerja Pendukung ITB di bawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan. 4. Direktorat Perencanaan UKP merupakan Unit Kerja Pendukung ITB, di bawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan. 2. BATASAN 1. Proposal kegiatan, uraian singkat mengenai maksud, tujuan dan anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan. 2. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan yang dimaksud adalah pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa maupun organisasi mahasiswa. V. PROSEDUR 5.1.Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Dana DIPA ITB) 1. Lembaga Kemahasiswaan mengalokasikan bantuan dana kegiatan mahasiswa/organisasi mahasiswa melalui Sistem Perencanaan (SISPRAN). 2. Mahasiswa/organisasi mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan yang ditujukan kepada Lembaga Kemahasiswaan dilengkapi dengan proposal kegiatan, surat ijin kegiatan yang sudah disetujui oleh Kepala Lembaga Kemahasiswaan dan nomor rekening penanggung jawab kegiatan. 3. Proposal kegiatan akan diseleksi oleh Tim Lembaga Kemahasiswaan. 4

33 JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA KEGIATAN NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 9 4. Hasil seleksi proposal bantuan dana akan ditindak lanjuti dengan diterbitkannya Surat Keputusan (SK) Rektor penerima bantuan bagi kegiatan yang disetujui sedangkan untuk yang tidak disetujui bantuan kegiatannya diterbitkan surat pemberitahuan. 5. Setelah Surat Keputusan diterbitkan, Lembaga Kemahasiswaan melakukan proses pencairan bantuan antara lain : a. Menyiapkan berkas-berkas pengajuan pencairan (SP2B, kwitansi, surat permohonan pembayaran dan fotokopi rekening, dll) untuk ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan b. Berkas-berkas yang sudah ditandatangani mahasiswa dilengkapi dengan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Surat Pertanggungjawaban Belanja (SPTB) Daftar Nominatif dan Daftar Rincian Permohonan Pembayaran diserahkan ke Pejabat Pembuat Komitmen. 6. Setelah lengkap berkas-berkas pengajuan diserahkan ke Direktorat Keuangan untuk diverifikasi dan diproses pencairan dana ke Kantor Perbendaharaan Negara (KPN). 7. Kantor Kas Negara akan meproses permohonan dari ITB kalau disetujui akan diterbitakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) kalau tidak disetujui berkas dikembalikan untuk diperbaiki. 8. Setelah SP2D turun Kantor Perbendaharaan Negara (KPN) akan mentransfer dana ke rekening penerima bantuan atau melalui Direktorat Keuangan. 9. Bendahara Lembaga Kemahasiswaan dapat memberitahu kepada penerima bantuan bahwa dana akan dan telah ditranfer oleh KPN 10. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan serta diserahkan ke Lembaga Kemahasiswaan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilaksanakan 5.2. Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Bukan PNPB) 1. Lembaga Kemahasiswaan mengalokasikan bantuan dana kegiatan mahasiswa/organisasi mahasiswa melalui Sistem Perencanaan (SISPRAN) 2. mahasiswa/organisasi mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan yang ditujukan kepada Lembaga Kemahasiswaan 5

34 JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA KEGIATAN NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 9 dilengkapi dengan proposal kegiatan, surat ijin kegiatan yang sudah disetujui oleh Kepala Lembaga Kemahasiswaan dan nomor rekening penanggungjawab kegiatan. 3. Proposal kegiatan akan diseleksi oleh Tim Lembaga Kemahasiswaan 4. Hasil seleksi proposal bantuan dana akan ditindak lanjuti dengan persetujuan bantuan kegiatan. 5. Bendahara LK selanjutnya memproses surat persetujuan bantuan kegiatan yang dilengkapi proposal kegiatan dan Form F1.1 serta surat permohonan pencairan dana ke Direktorat Keuangan. 6. Direktorat Keuangan akan memverifikasi permohonan pencairan dana apabila disetujui akan dibuatkan ceq untuk dicairkan, apabila tidak sesuai permohonan dikembalikan lagi ke Lembaga Kemahasiswaan untuk diperbaiki. 7. Bendahara Lembaga Kemahasiswaan akan memberitahu mahasiswa dan organisasi mahasiswa untuk segera mengambil dana dengan mebawa materai secukupnya dan stempel organisasi mahasiswa untuk melaksanakan kegiatan 6

35 JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA KEGIATAN NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari 9 8. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan dan diserahkan ke Lembaga Kemahasiswaan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Terealisasi anggaran sesuai dengan kebutuhan kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa. 2. Tercapainya akuntabilitas pelaksanaan kegiatan. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Borang pencairan dana 7

36 JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA KEGIATAN NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 8 dari 9 No Diagram Alir Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Sponsorship) Prosedur Mahasiswa/Org anisasi Mahasiswa Lembaga Kemahasiswaan Donatur Direktorat Keuangan 1. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan dan proposal kegiatan dan surat ijin kegiatan yang sudah disetujui oleh Kepala LK LK memproses Surat Pengantar permohonan bantuan dana kepada donatur Donatur akan memproses permohonan bantuan, jawaban disampaikan kepada Lembaga Kemahasiswaan Jika disetujui donatur akan mentransfer bantuan ke rekening ITB Kegiatan Kemahasiswaan 4 tidak Ya 3 5. LK akan memproses pencairan dana ke Direktorat Keuangan 5 6. Ditkeu menyetujui proses permohonan pencairan dana sponsor yang diajukan oleh Lembaga Kemahasiswaan 6 7. Mahasiswa mengambil dana dan menyerahkan laporan kegiatan 7 8

37 JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA KEGIATAN NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 9 dari 9 Diagram Alir Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Dana DIPA ITB) No Prosedur Mahasiswa/Orga nisasi Mahasiswa Lembaga Kemahasiswaan Direktorat Keuangan Direktorat Perencanaan /PPK Bansos Kantor Perbendahar aan Negara 1. LK mengalokasikan bantuan dana melalui sispran (Direktorat Perencanaan) dan menginformasikan bantuan dana kegiatan tersebut kepada mahasiswa dan organisasi mahasiswa Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan dan proposal kegiatan yang ditujukan ke Kepala LK disertai fotokopi proposal dan buku rekening tabungan LK melakukan seleksi permohonan bantuan kegiatan. Jika disetujui akan dilakukan Penetapan bantuan kegiatan. LK membuat Surat Keputusan (SK) penerima bantuan dari Rektor serta SK Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Bantuan Sosial dilengkapi dengan proposal dan surat pernyataan melaksanakan kegiatan. tidak Ya LK memproses berkas kelengkapan pencairan bantuan (kuitansi, SP2B, surat permohonan pembayaran) untuk ditandatangani penanggung jawab kegiatan juga dilengkapi dengan SPP, SPTB, daftar nominatif, fotokopi rekening dan DRPP LK mengajukan pencairan bantuan dana kegiatan ke PPK Bantuan Sosial. tidak 6 7. Bila disetujui PPK Bansos memproses permohonan pencairan bantuan dana kegiatan ke Ditkeu untuk selanjutnya diproses ke KPKN. 7 Ya 8. KPKN akan memproses permohonan dari ITB, bila disetujui akan keluar SP2D, kalau tidak berkas dikembalikan untuk diperbaiki LK akan memberitahu Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa bahwa bantuan dana kegiatan sudah cair lewat rekening Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan Kegiatan disertai bukti - bukti kuitansi (SPJ) dan diserah kan ke Kantor LK sebagai pertanggung jawaban maksimal 14 (empat belas) hari setelah kegiatan selesai. 10 9

38 Proses Pencairan Bantuan Dana Sponsorship No.006/I1.B01.4/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

39 1

40 JUDUL : PROSES PENCAIRAN BANTUAN DANA SPONSORSHIP NOMOR : 006/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 7 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

41 JUDUL : PROSES PENCAIRAN BANTUAN DANA SPONSORSHIP NOMOR : 006/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 7 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Perencanaan (Ditpran) 3. Direktorat Keuangan (Ditkeu) II. III. IV. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur proses pencairan dana sponsor untuk kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa agar kegiatan berjalan lancar sesuai dengan jadual yang ditetapkan dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan anggaran, pelaksanaan serta evaluasi kegiatan REFERENSI SK Rektor No.169/SK/I1.A/PP/2013 tentang Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. Kegiatan kemahasiswaan adalah kegiatan yang dilakukan secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi mahasiswa yang bersifat ko-kurikuler dan ekstra-kurikuler sebagai wahana pembelajaran, pembentukan karakter, kreativitas, inovasi, latihan kepemimpinan, manajerial, serta kerjasama sebagai upaya membangun kepribadian yang bermartabat. b. Dana Kegiatan Kemahasiswaan, adalah Program bantuan dana kepada mahasiswa baik secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi kemahasiswaan sebagai usaha untuk meningkatkan kualitas kegiatan kemahasiswaan. c. Sponsor, Lembaga Pemerintah dan Non Pemerintah di luar ITB serta perusahaan yang memberikan bantuan dana kegiatan kemahasiswaan. d. Ditkeu merupakan Unit Kerja Pendukung ITB dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan. e. Ditpran merupakan Unit Kerja Pendukung ITB, dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan. 3

42 JUDUL : PROSES PENCAIRAN BANTUAN DANA SPONSORSHIP NOMOR : 006/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 7 2. BATASAN 1) Proposal kegiatan, uraian singkat mengenai maksud, tujuan dan anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang disahkan oleh yang berwenang (pembimbing UKM, Kaprodi, Dekan, dan Kepala LK). 2) Laporan pertanggungjawaban yang dimaksud adalah pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa maupun organisasi mahasiswa penerima dana. V. PROSEDUR 5.1 Pencairan Bantuan Dana Sponsor bukan PNBP a. UKM/Himpunan/KM membawa bukti transfer dana bantuan darisponsor beserta proposal kegiatan dan surat pengesahan dari Kepala LK. b. LK akan mengecek dana yang masuk rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, sesuai dengan bukti transfer yang ada c. Jika sudah tercatat di rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, Bendahara LK membuat SPP unit, formulir realisasi ekstra comtabel, dan cek sejumlah dana dari sponsor untuk ditanda tangan Kepala LK. d. Jika sudah tercatat di rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, Bendahara LK membuat cek sejumlah dana dari sponsor untuk ditanda tangan Kepala LK. e. Cek yang sudah ditanda tangan Kepala LK diserahkan ke Ditkeu untuk ditanda tangan Direktur Keuangan dengan melampirkan rekening koran ITB Kegiatan Mahasiswa dan bukti transfer dari sponsor. f. Cek yang sudah ditandatangan Direktur Keuangan diserahkan kembali ke LK. g. Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa pelaksanaan kegiatan. h. UKM/Himpunan/KM diwajibkan menyerahkan Laporan Kegiatan paling lambat 7 hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan. 5.2 PencairanBantuan Dana Sponsor Dikti yang di atas Rp 20 juta a. UKM/Himpunan/KM mengajukan permohonan bantuan sponsor kegiatan ke DirJen Dikti melalui LK. b. LK akan memproses permohonan surat pengantar untuk ke Dikti. 4

43 JUDUL : PROSES PENCAIRAN BANTUAN DANA SPONSORSHIP NOMOR : 006/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 7 c. Dikti akan memproses permohonan bantuan sponsor, jika Ya maka Dikti akan menerbitkan Kontrak Persetujuan bantuan yang harus ditanda tangan oleh Wakil Rektor dan mengeluarkan Surat Persetujuan Pencairan Dana (SP2D) yang disampaikan ke LK. d. Berdasarkan SP2D, LK membuat surat permohonan RKA tambahan ke Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan (WRURK) dan Ditpran untuk kegiatan yang telah disetujui bantuannya. e. WRURK membuat pesetujuan RKA tambahan. Setelah mendapat jawaban persetujuan dari WRURK, LK menginput kegiatan melalui SIPPM dan Sispran. Ditpran mengumumkan jadwal Rencana Implementasi. f. LK mulai melakukan Rencana Implementasi serta membuat Surat Keputusan Rektor dan Surat Keputusan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Bantuan Sosial perihal penetapan penerima bantuan dana. g. LK mengajukan pencairan dana sponsor dilengkapi SPP, form F1.1 dan laporan pertanggungjawaban dana (LPD) ke PPK Bantuan Sosial, setelah disetujui disampaikan ke Ditkeu dan fotokopi proposal kegiatan. h. Ditkeu akan memproses permohonan LK dan apabila telah sesuai akan diterbitkan cek dana sponsor. i. Cek yang sudah ditanda tangan Direktur Keuangan diserahkan ke LK untuk dicairkan. j. Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa dan laporan (apabila kegiatan sudah dilaksanakan). k. UKM/Himpunan/KM wajib menyerahkan laporan kegiatan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilaksanakan. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Terealisasi anggaran sesuai dengan kebutuhan kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa. 2. Tercapainya akuntabilitas pelaksanaan kegiatan. VII. LAMPIRAN 5

44 JUDUL : PROSES PENCAIRAN BANTUAN DANA SPONSORSHIP NOMOR : 006/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 7 Lampiran 1 pencairan dana bukan PNBP Diagram Alir Prosedur Pelayanan Pencairan Dana Sponsor bukan PNBP (Lembaga Non Pemerintah/Perusahaan) No Prosedur Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa Lembaga Kemahasiswaan Direktorat Keuangan 1. UKM/Himpunan/KM membawa bukti transfer dana bantuan dari Sponsor beserta proposal kegiatan dan surat pengesahan dari Kepala LK 1 2. LK akan mengecek dana yang masuk rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, sesuai dengan bukti transfer yang ada Jika sudah tercatat di rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, Bendahara LK membuat SPP unit, formulir realisasi ekstra comtabel, dan cek sejumlah dana dari sponsor untuk ditanda tangan Kepala LK. Cek yang sudah ditanda tangan Kepala LK diserahkan ke Ditkeu untuk ditanda tangan Direktur Keuangan dengan melampirkan rekening koran ITB Kegiatan Mahasiswa dan bukti transfer dari sponsor. Cek yang sudah ditandatangan Direktur Keuangan diserahkan kembali ke LK. Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa pelaksanaan kegiatan. UKM/Himpunan/KM diwajibkan menyerahkan Laporan Kegiatan paling lambat 7 hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan

45 JUDUL : PROSES PENCAIRAN BANTUAN DANA SPONSORSHIP NOMOR : 006/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari 7 No Diagram Alir Pelayanan Pencairan Dana Sponsor Diktidi atas Rp 20 juta Prosedur UKM/Himpunan/ KM LK Dikti WRURK/ Ditpran SIPPM Ditkeu UKM/Himpunan/KM mengajukan permohonan bantuan sponsor kegiatan ke DirJen Dikti melalui LK. LK akan memproses permohonan surat pengantar untuk ke Dikti. Dikti akan memproses permohonan bantuan sponsor, jika Ya maka Dikti akan menerbitkan Kontrak Persetujuan bantuan yang harus ditanda tangan oleh Wakil Rektor dan mengeluarkan Surat Persetujuan Pencairan Dana (SP2D) yang disampaikan ke LK. Berdasarkan SP2D, LK membuat surat permohonan RKA tambahan ke WRURK dan Ditpran untuk kegiatan yang telah disetujui bantuannya. WRURK membuat pesetujuan RKA tambahan. Setelah mendapat jawaban persetujuan dari WRURK, LK menginput kegiatan melalui SIPPM dan Sispran. Ditpran mengumumkan jadwal Rencana Implementasi. LK mulai melakukan Rencana Implementasi serta membuat Surat Keputusan Rektor dan Surat Keputusan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Bantuan Sosial perihal penetapan penerima bantuan dana. LK mengajukan pencairan dana sponsor dilengkapi SPP, form F1.1 dan laporan pertanggungjawaban dana (LPD) ke PPK Bantuan Sosial, setelah disetujui disampaikan ke Ditkeu dan fotokopi proposal kegiatan. Ditkeu akan memproses permohonan LK dan apabila telah sesuai akan diterbitkan cek dana sponsor. Cek yang sudah ditanda tangan Direktur Keuangan diserahkan ke LK untuk dicairkan. Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa dan laporan (apabila kegiatan sudah dilaksanakan). UKM/Himpunan/KM wajib menyerahkan laporan kegiatan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilaksanakan Tidak Ya 3 Tidak Ya 5 Ya Tidak 5 8 7

46 REKOMENDASI PEMINJAMAN FASILITAS No.007/I1.B01.4/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

47 1

48 JUDUL : REKOMENDASI PEMINJAMAN FASILITAS NOMOR : 007/I1.B01.4/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

49 JUDUL : REKOMENDASI PEMINJAMAN FASILITAS NOMOR : 007/I1.B01.4/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP); 3. Direktorat Pendidikan(Ditdik); 4. UPT K3L II. III. IV. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk memberikan gambaran dan penduan kepada organisasi mahasiswa (KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa) dan perorangan atau kelompok mahasiswa, dalam proses peminjaman fasilitas ITB, sehingga tidak terjadi kesulitan dalam pelaksanaan kegiatan, terutama dalam hal ruangan dan fasilitas lainnya. REFERENSI 1. - PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. Rekomendasi Peminjaman Fasilitas adalah surat tentang persetujuan dari LK untuk peminjaman fasilitas yang dilaksanakan oleh organisasi kemahasiswaan (KM, UKM dan Himpunan) dan perorangan untuk melaksanakan kegiatan kemahasiswaan (latihan, festival, lomba, pagelaran, dll). b. Fasilitas ITB adalah sarana dan prasarana yang dimiliki ITB yang dikelola oleh unit tertentu (SP dan Ditdik) c. Keluarga Mahasiswa (KM) ITB, terdiri dari Kabinet Mahasiswa dan Kongres Mahasiswa. d. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), berupa organisasi kemahasiswaan tingkat institut yang terbentuk beradarkan kesamaan minat dan bakat. e. Himpunan Mahasiswa adalah Organisasi Kemahasiswaan tingkat Program Studi yang terbentuk berdasarkan kesamaan bidang ilmunya. 2. BATASAN a. LK dapat mengeluarkan rekomendasi peminjaman fasilitas hanya kepada mahasiswa dan organisasi mahasiswa ITB yang terdaftar secara sah di ITB, dan merupakan kegiatan nonkurikuler (bukan akademik), yaitu kegiatan ekstra dan ko-kurikuler. b. Waktu Pelaksanaan kegiatan paling lambat pukul WIB c. Peminjaman fasilitas dapat dibedakan menjadi 3, yaitu: 1) Fasilitas Umum peminjaman ditujukan kepada SP 3

50 JUDUL : REKOMENDASI PEMINJAMAN FASILITAS NOMOR : 007/I1.B01.4/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 6 2) Ruangan Kelas, peminjaman ditujukan ke Ditdik. 3) Izin kendaraan masuk, peminjaman Ambulance ditujukan ke K3L. d. Ketentuan Proposal Kegiatan Kemahasiswaan Proposal yang diajukan ke LK harus memenuhi syarat dan format sebagai berikut: 1) Lembar pengesahan: a) Nama Kegiatan b) Nama dan NIM Penanggungjawab Kegiatan c) Contack Person d) Waktu dan tempat e) Anggaran 2) Abstrak 3) Isi proposal 4) Penutup 5) Mengisi Surat Pernyataan akan melaksanakan kegiatan 6) Fotokopi buku rekening Bank BNI penanggungjawab kegiatan (bagi yang mengajukan dana) 7) Mencantumkan nomor rekening ITB Kegiatan Mahasiswa (bagi yang mengajukan sponsorship). 8) Mencatumkan output (luaran) pelaksanaan kegiatan. e. Tanda tangan pada proposal harus ASLI, yaitu untuk kegiatan: 1) UKM : Ketua panitia, Ketua Unit dan Pembimbing UKM 2) Himpunan : Ketua panitia/kahim, Kaprodi dan Dekan/WDA 3) KM : Ketua panitia, Menteri terkait dan Presiden KM V. PROSEDUR 1. KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas kepada Kepala LK, yang dilampiri dengan proposal yang telah memenuhi syarat. 2. LK memeriksa kelengkapan surat dan lampirannya, termasuk waktu kegiatannya. (surat permohonan minimal 7 hari kerja sebelum hari pelaksanaan dan ruang kelas surat permohonan minimal 14 hari kerja sebelum hari pelaksanaan). Jika surat belum lengkap dan tidak memenuhi syarat, maka surat dikembalikan ke pemohon. 3. Surat yang sudah lengkap diproses di LK, yaitu untuk peminjaman: a. Tempat umum (Aula Barat/Timur, GKU, Selasar, dll) surat ditujukan Direktur Sarana dan Prasarana. b. Ruangan Kelas, surat ditujukan ke Direktur Pendidikan. c. Izin kendaraan masuk, peminjaman ambuilance, surat ditujukan kepada Kepala UPT K3L. 4

51 JUDUL : REKOMENDASI PEMINJAMAN FASILITAS NOMOR : 007/I1.B01.4/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 5 dari 6 4. Direktur SP atau Direktur Pendidikan membalas surat permohonan (persetujuan penggunaan/ tagihan biaya perawatan atau penolakan) ditujukan ke Kepala LK dan UPT K3L menerbitkan surat izin ditujukan langsung kepada penyelenggara kegiatan. 5. LK menyerahkan surat dari Direktur SP atau Direktur Pendidikan kepada penyelenggara kegiatan melalui LK sedangkan surat persetujuan UPT K3L langsung ke penyelenggara kegiatan. 6. Penyelenggara kegiatan (KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa) melaksanakan kegiatan berkoordinasi dengan SP dan UPT K3L. 7. Penyelenggara kegiatan, wajib memberikan laporan kepada LK maksimal 7 hari kerja setelah kegiatan selesai VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Terjadi kesesuaian antara persyaratan yang diharuskan oleh Lembaga Kemahasiswaan dengan pemahaman dan pelaksanaan oleh KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa. 2. Terjadi kesesuaan antara kebutuhan fasilitas yang diinginkan dengan fasilitas yang diberikan 3. Pelaksanaan kegiatan berlangsung dengan sukses VII. LAMPIRAN 5

52 JUDUL : REKOMENDASI PEMINJAMAN FASILITAS NOMOR : 007/I1.B01.4/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 6 dari 6 No PROSEDUR KM/UKM/HI MPUNAN 1 KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas kepada Kepala LK, yang dilampiri dengan proposal yang telah memenuhi syarat. 1 LK DIR. SARPRAS DIRDIK UPT K3L 2 LK memeriksa kelengkapan surat dan lampirannya, termasuk waktu kegiatannya. (surat permohonan minimal 7 hari kerja sebelum hari pelaksanaan dan ruang kelas surat permohonan minimal 14 hari kerja sebelum hari pelaksanaan). Jika surat belum lengkap dan tidak memenuhi syarat, maka surat dikembalikan ke pemohon. Surat yang sudah lengkap diproses di LK, yaitu untuk peminjaman: Tempat umum (Aula Barat/Timur, GKU, Selasar, dll) surat ditujukan Direktur Sarana dan Prasarana. Ruangan Kelas, surat ditujukan ke Direktur Pendidikan. Izin kendaraan masuk, peminjaman ambuilance, surat ditujukan kepada Kepala UPT K3L. Tidak Ya 2 3 Direktur SP atau Direktur Pendidikan membalas surat permohonan (persetujuan penggunaan/ tagihan biaya perawatan atau penolakan) ditujukan ke Kepala LK dan UPT K3L menerbitkan surat izin ditujukan langsung kepada penyelenggara kegiatan LK menyerahkan surat dari Direktur SP atau Direktur Pendidikan kepada penyelenggara kegiatan melalui LK sedangkan surat persetujuan UPT K3L langsung ke penyelenggara kegiatan. 4 5 Penyelenggara kegiatan (KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa) melaksanakan kegiatan berkoordinasi dengan SP dan UPT K3L Penyelenggara kegiatan, wajib memberikan laporan kepada LK maksimal 7 hari kerja setelah kegiatan selesai LKmendokumentasikan laporan pelaksanaan kegiatan

53 PELAKSANAAN PELAYANAN KOMPETISI No.008/I1.B01.4/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

54 1

55 JUDUL : PELAKSANAAN PELAYANAN KOMPETISI NOMOR : 008/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 4 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

56 JUDUL : PELAKSANAAN PELAYANAN KOMPETISI NOMOR : 008/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 4 I. Unit Kerja Terkait 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Penyelenggara (Direktorat Pendidikan Tinggi (DIKTI) dan Instansi lain) II. III. Tujuan Tujuan dari SOP ini untuk memfasilitasi kegiatan kompetisi/lomba yang diselenggarakan oleh penyelenggara bagi mahasiswa ITB yang akan mengikutinya. Referensi Panduan yang dikeluarkan oleh Penyelenggara IV. Pengertian dan Batasan 1. Pengertian a. Kompetisi adalah kegiatan perlombaan untuk mengimplementasikan pengetahuan dan teknologi serta meningkatkan daya saing mahasiswa di tingkat nasional dan internasional. b. Penyelenggara adalah pihak-pihak yang menyelenggarakan kegiatan 2. Batasan Peserta yang mengikuti lomba adalah mahasiswa yang terdaftar di Institut Teknologi Bandung. V. Prosedur a. Penyelenggara menginformasikan kegiatan lomba/kompetisi dengan petunjuk pelaksanaan dan teknis kompetisi. b. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisi dan membuka pendaftaran kegiatan kompetisi kepada mahasiswa dan organisasi kemahasiswaan. c. Mahasiswa membuat proposal kegiatan lomba yang akan diikuti dan diserahkan kepada Lembaga Kemahasiswaan. d. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan proposal ke penyelenggara untuk diseleksi. e. Penyelenggara menyampaikan hasil seleksi ke Lembaga Kemahasiswaan untuk diumumkan kepada mahasiswa. f. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan delegasi/mahasiswa yang sudah lolos ke tingkat regional/nasional g. Mahasiswa memberikan laporan pertanggungjawabankompetisikepada Lembaga Kemahasiswaan 3

57 JUDUL : PELAKSANAAN PELAYANAN KOMPETISI NOMOR : 008/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 4 VI. Indikator Keberhasilan 1. Banyaknya mahasiswa yang mengikuti kompetisi baik tingkat nasonal maupun internasional 2. Banyaknya proposal yang lolos didanai oleh penyelenggara 3. Banyaknya prestasi yang diraih VII Lampiran Diagram Alir Proses Pelayanan Kompetisi NO PROSEDUR PENYELENGGARA Penyelenggara menginformasikan kegiatan lomba/kompetisi dengan petunjuk pelaksanaan dan teknis kompetisi. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisi dan membuka pendaftaran kegiatan kompetisi kepada mahasiswa dan organisasi kemahasiswaan. Mahasiswa membuat proposal kegiatan lomba yang akan diikuti dan diserahkan kepada Lembaga Kemahasiswaan. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan proposal ke penyelenggara untuk diseleksi. Penyelenggara menyampaikan hasil seleksi ke Lembaga Kemahasiswaan untuk diumumkan kepada mahasiswa. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan delegasi/mahasiswa yang sudah lolos ke tingkat regional/nasional Mahasiswa memberikan laporan pertanggungjawaban kompetisi kepada Lembaga Kemahasiswaan 4 1 LEMBAGA KEMAHASISWAAN MAHASISWA 6 3 4

58 PENGELOLAAN PENGGUNAAN VOUCHER MAKAN SISTEM RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID) No. 009/I1.B01.4/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

59 1

60 JUDUL : PENGELOLAAN PENGGUNAAN VOUCHER MAKAN SISTEM RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID) NOMOR : 009/I1.B01.4/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. Unit KerjaTerkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 6 2