Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit. UPT Logistik. Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

Transkripsi

1 Lintas Unit UPT Logistik Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

2 DAFTAR ISI 001/I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/ /I1.B03.3/SOP/2014 Perencanaan Pengadaan Jasa Perencanaan Pengadaan Barang Pengajuan Uang Yang Harus Dipertanggungjawabkan (UYHD) Pengajuan Persetujuan Pembayaran Atas Pengadaan Barang/Jasa Jalur Unit Kerja Pengajuan Penggantian Uang Dana Kas Operasional (DKO) Pengadaan Barang dan Jasa Direktorat Logistik Dibantu oleh Panitian Pemilihan dari Unit Kerja di ITB Pemilahan Jalur Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa Pengajuan Daftar Barang Baru di Sispran (Input Master barang dan Kertas Kerja) Proses Rapat Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing) Pengadaan Barang dan Jasa ITB Bantuan/Penanganan Sistem Oracle EBS Pengawasan dan Penerimaan Jasa Pelatihan Sistem Informasi Permintaan Data/Informasi Permohonan Pengalihan Jalur Pengadaan

3 PERENCANAAN PENGADAAN JASA No. 001/ I1.B03.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

4 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN JASA NOMOR : 001/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 10 1

5 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN JASA NOMOR : 001/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 10 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 6 VI. Indikator Keberhasilan 9 VII. Lampiran 9 2

6 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN JASA NOMOR : 001/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 10 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Logistik 2. Direktorat Perencanaan 3. Direktorat Sarana dan Prasarana 4. Setiap UKA dan UKP II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah memberikan panduan atau tata cara pelaksanaan alur kerja agar dapat berjalan dengan baik dan dapat terdokumentasikan sehingga proses kerja perencanaan jasa dapat mencapai tujuannya. Adapun tujuan dari perencanaan jasa Direktorat Logistik adalah melakukan review pekerjaan agar proses pengadaan dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan. III. IV. REFERENSI 1. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Jo. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 2. Jurnal Kementerian Pekerjaan Umum. 3. Standar Biaya Belanja Daerah Provinsi Jawa Barat. 4. Survei Pasar. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik adalah salah satu seksi di Direktorat Logistik ITB yang mempunyai tugas melaksanakan pemilahan jalur 3

7 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN JASA NOMOR : 001/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari pengadaan melalui SISPRAN dan melakukan review usulan pekerjaan jasa dari UKA/UKP untuk penyusunan dokumen perencanaan pengadaan jasa. 3. Unit Kerja di ITB adalah UKA (Unit Kerja Akademik) berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan atau UKP (Unit Kerja Pendukung) berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor. 4. Direktorat Sarana dan Prasarana adalah salah satu Direktorat di ITB yang mempunyai tugas melakukan pendataan aset dan perencanaan pekerjaan pemeliharaan/perawatan gedung dan fasilitas umum. 5. Seksi Pengadaan Jasa Direktorat Logistik adalah salah satu seksi di Direktorat Logistik ITB yang mempunyai tugas proses pemilihan penyedia barang dan jasa dan melakukan proses evaluasi pengadaan barang dan jasa. 6. Seksi Monitoring dan Evaluasi serta Hubungan Eksternal Direktorat Logistik adalah salah satu seksi di Direktorat Logistik yang mempunyai tugas melakukan monitoring dan evaluasi proses kerja dan anggaran. 7. RI adalah Rencana Implementasi, berupa pengajuan belanja jasa atau modal yang diinputkan oleh unit kerja setiap triwulan ke dalam SISPRAN secara on-line. 8. Pemilahan adalah proses pemilahan kewenangan jalur pengadaan melalui SISPRAN secara on-line. 9. FRA adalah Form Realisasi Anggaran, berupa form yang diajukan oleh unit kerja setelah dilakukan pemilahan kewenangan jalur pengadaan jasa oleh Direktorat Logistik. 10. HPS adalah Harga Perkiraan Sendiri, yang diperoleh berdasarkan hasil survei pada data harga pasar sesuai standar belanja barang/jasa dan jurnal data harga satuan yang dapat dipertanggungjawabkan. 4

8 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN JASA NOMOR : 001/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari RAB adalah Rencana Anggaran Biaya, berupa daftar item pekerjaan beserta spesifikasi, volume, satuan dan harga satuan yang sudah disusun oleh konsultan perencana. 12. BOQ adalah Bill of Quantity, berupa daftar item pekerjaan beserta spesifikasi, volume dan satuan yang sudah disusun oleh konsultan perencana. 13. Analisa Harga Satuan (AHS) Pekerjaan adalah pedoman baku alat untuk menghitung harga standar satuan pekerjaan konstruksi yang sudah disusun oleh konsultan perencana. 14. Gambar Kerja adalah gambar kerja mengenai lingkup pekerjaan yang akan dikerjakan beserta dimensi dan satuannya untuk pekerjaan konstruksi yang sudah disusun oleh konsultan perencana. 15. Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) adalah penjelasan detil tentang spesifikasi barang atau jasa yang akan dikerjakan untuk pekerjaan konstruksi yang sudah disusun oleh konsultan perencana. 16. Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan untuk jasa konsultansi dan jasa lainnya. 17. Requisition adalah permintaan jasa yang diajukan oleh unit kerja berdasarkan rencana implementasi dari SISPRAN on-line. Requisition ini tersimpan di Oracle Purchasing. 18. Pre-Bid Meeting adalah pertemuaan koordinasi internal antara Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa, Seksi Pengadaan Jasa dan Seksi Monitoring dan Evaluasi serta 5

9 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN JASA NOMOR : 001/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari Hubungan Eksternal terkait lingkup pekerjaan yang akan dilakukan proses pengadaan atau pemilihan penyedia jasa dan anggaran. 2. BATASAN 1. Basis data Direktorat Logistik untuk melakukan input usulan pekerjaan jasa adalah SILOG melalui 2. Basis data Direktorat Perencanaan untuk melakukan RI adalah SISPRAN 3. Basis data Direktorat Logistik untuk membuat Requisition adalah ORACLE PURCHASING V. PROSEDUR 5.1 PEMILAHAN JASA 1. Unit kerja di ITB melakukan rencana implementasi (RI) jasa di SISPRAN on-line setiap awal triwulan. 2. Setelah RI ditutup, Direktorat Logistik melalui Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa melakukan verifikasi pemilahan kewenangan jalur pengadaan. Pemilahan dilakukan berdasarkan sebagai berikut: 1) Nilai usulan pekerjaan > 50 juta rupiah dilakukan melalui jalur logistik. 2) Nilai usulan pekerjaan < 50 juta rupiah dilakukan melalui jalur unit, dengan catatan apabila terdapat Jasa Pemeliharaan/perawatan Bangunan dan Jasa pemeliharaan/perawatan Infrastruktur non bangunan harus melalui persetujuan dari Pejabat Pembuat Komitmen dengan pengajuan surat dari unit kerja. 3. Direktorat Logistik melalui Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa menyetujui hasil pemilahan jasa (approve secara on-line). 6

10 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN JASA NOMOR : 001/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari Unit Kerja dapat mengajukan FRA secara on-line untuk pengadaan jalur unit kerja, sedangkan pengadaan jalur logistik diajukan oleh Direktorat Perencanaan. 5. Direktorat Logistik melalui Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa melakukan transfer data dari SISPRAN ke Oracle Purchasing dengan membentuk requisition jalur logistik dan jalur unit. 5.2 PENYUSUNAN DOKUMEN PERENCANAAN PENGADAAN JASA 1. Unit Kerja ITB (UKA dan UKP) menyampaikan surat permohonan usulan pengadaan jasa ke Direktorat Logistik ITB dan melakukan pengunggahan berkas kertas kerja ke aplikasi Berkas kertas kerja terdiri dari: 1) Untuk Pekerjaan Konstruksi; berupa RAB, BOQ, AHS, Gambar Kerja dan RKS 2) Untuk Jasa Konsultansi dan Jasa Lainnya; berupa RAB, BOQ, KAK 2. Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan review dokumen usulan pekerjaan. Proses review dilakukan sebagai berikut: 1) RAB dan BOQ; review dilakukan terkait kesesuaian volume, satuan, spesifikasi dan gambar kerja dengan lingkup pekerjaan 2) AHS; review dilakukan terkait kewajaran harga dan koefisien dengan melihat daftar satuan pekerjaan dan koefisien dari Dinas/Lembaga yang dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini dapat digunakan informasi dari Jurnal Kementerian Pekerjaan Umum atau Standar Biaya Belanja Provinsi yang terbaru atau melakukan survei pasar. 3) Gambar Kerja; review dilakukan terkait gambaran lingkup pekerjaan dan dimensi 7

11 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN JASA NOMOR : 001/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 8 dari Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan koordinasi dengan beberapa stakeholder yaitu: 1) Direktorat Sarana dan Prasarana terkait dengan data aset dan pekerjaan pemeliharaan atau perawatan gedung dan fasilitas umum. 2) Direktorat Pengembangan terkait dengan pekerjaan pembangunan gedung baru. 3) UKP atau UKA terkait dengan hasil pekerjaan dari konsultan perencana pekerjaan jasa yang diusulkan. 4. Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan koordinasi internal dengan Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik terkait dengan anggaran. 5. Hasil review yang sudah dinyatakan sesuai dan dapat dilanjutkan ke proses pengadaan kemudian disusun menjadi dokumen perencanaan pengadaan jasa yang diberi nama DOKUMEN PERENCANAAN yang terdiri: 1) Penetapan HPS 2) RAB dan BOQ 3) AHS khusus untuk Pekerjaan Konstruksi 4) RKS atau KAK 5) Gambar Kerja khusus untuk Pekerjaan Konstruksi 6. Dokumen perencanaan pengadaan jasa diserahkan kepada Seksi Pengadaan Jasa untuk dilaksanakan proses pemilihan penyedia jasa. 7. Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa melaksanakan Pre-Bid Meeting dengan Seksi Pengadaan Jasa dan Seksi Monev dan Hubungan Ekternal untuk memberikan penjelasan tentang lingkup pengadaan, jangka waktu pengadaan dan hal-hal teknis yang harus disusun di dalam dokumen pengadaan dan ketersediaan dana. 8

12 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN JASA NOMOR : 001/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 9 dari 10 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Adanya keseragaman harga satuan item pekerjaan jasa di semua UKA dan UKP di lingkungan ITB. 2. Lingkup pekerjaan jasa dapat dipahami dengan baik oleh semua calon penyedia jasa. 3. Lingkup pekerjaan jasa tidak mengalami banyak perubahan selama proses pelaksanaan kontrak. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 Alur Proses Perencanaan Pengadaan Jasa 9

13 Diagram Alir SOP Perencanaan Pengadaan Jasa No Prosedur UKA/UKP DitRen DitLog DitSP/DitBang UKA/UKP melakukan RI (Rencana Implementasi) dengan melakukan 1 input data di Sispran 1 2 Hasil RI disimpan di aplikasi Sistem Perencanaan (SISPRAN) Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan pemilahan UKA/UKP menyampaikan usulan paket pengadaan jasa yang terdiri dari RAB, RKS/Spesifikasi, KAK dan Gambar Kerja secara paralel melalui pengajuan surat dan online di sisfo Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan koordinasi dengan Direktorat Sarana dan Prasarana dan Direktorat Pengembangan Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan review dokumen teknis dan ketersediaan dana berkoordinasi dengan Seksi Monev Direktorat Logistik Apabila dokumen teknis masih terdapat kekurangan maka dokumen dikembalikan ke UKA/UKP untuk diperbaiki dan dilengkapi 8 9 Apabila dokumen teknis sudah lengkap maka dilanjutkan ke penetapan HPS dan penerbitan Requisition di oracle Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik menyampaikan Dokumen Perencanaan Jasa kepada Seksi Pengadaan Jasa Direktorat Logistik dan melaksanakan Pre-Bid Meeting dengan Seksi Pengadaan Jasa dan Seksi Monev Direktorat 9 8 Versi: Revisi-1 10

14 PERENCANAAN PENGADAAN BARANG No. 002/ I1.B03.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

15 JUDUL : : PERENCANAAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 002/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 8 1

16 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 002/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 8 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 5 VI. Indikator Keberhasilan 7 VII. Lampiran 7 2

17 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 002/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 8 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Logistik 2. Setiap UKA dan UKP II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengetahui alur proses perencanaan pengadaan barang yang dilaksanakan oleh Direktorat Logistik. Diharapkan unit kerja di ITB dapat merencanakan barang dengan baik sehingga proses pengadaan barang yang dilaksanakan oleh ULP dapat berjalan dengan lancar. III. REFERENSI Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Perpres No. 54/2010). IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Perencanaan Pengadaan Barang adalah persiapan pengadaan barang setelah unit kerja melakukan Rencana Implementasi di SISPRAN, yaitu melakukan proses pemilahan jalur kewenangan pengadaan, menyusun paket pengadaan barang, melakukan survei kebutuhan barang dari setiap unit kerja, membuat penetapan HPS, dan membuat BOQ untuk proses pengadaan barang. 2. Unit Kerja di ITB adalah UKA (Unit Kerja Akademik) berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan atau UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor. 3

18 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 002/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 8 3. Sub Direktorat Pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang bertugas melaksanakan proses pemilihan penyedia barang dan jasa dan melakukan proses evaluasi pengadaan barang dan jasa. 4. Master Barang adalah daftar barang dan modal yang diinputkan oleh unit kerja secara on-line apabila barang yang diajukan belum terdaftar di SISPRAN sehingga unit kerja dapat melakukan RI. 5. RI adalah Rencana Implementasi, berupa pengajuan belanja barang atau modal yang diinputkan oleh unit kerja setiap triwulan ke dalam SISPRAN secara online. 6. HPS adalah Harga Perkiraan Sendiri, yang diperoleh berdasarkan hasil survei pada data harga pasar dari pabrikan atau asosiasi yang dapat dipertanggungjawabkan. 7. BOQ adalah Bill of Quantity, berupa daftar barang yang telah disusun berdasarkan pemaketan barang. 2. BATASAN 1. Basis data Direktorat Logistik untuk melakukan input daftar barang baru adalah SISFO 2. Basis data Direktorat Perencanaan untuk melakukan RI adalah SISPRAN 3. Basis data Direktorat Logistik untuk membuat Requisition adalah ORACLE PURCHASING 4

19 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 002/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 8 V. PROSEDUR PEMAKETAN BARANG 1. Direktorat Logistik melakukan pemaketan barang disusun berdasarkan kelompok barang. 2. Direktorat Logistik melakukan survei kebutuhan barang dari setiap unit kerja, dengan cara : Mengecek/mematangkan spesifikasi barang (tidak mengacu ke merk tertentu). Survei ketersediaan barang (ready stock atau sudah discontinue). Survei harga barang (perhitungan harga lokal atau import). 3. Apabila hasil survei terdapat barang yang bermasalah, sebagai contoh : spesifikasi tidak jelas, harga survei melebihi anggaran dan barang yang diajukan sudah tidak beredar dipasaran, maka Direktorat Logistik melakukan konfirmasi ke unit kerja terkait untuk melakukan evaluasi perencanaan barang Unit kerja tidak harus merevisi RI di SISPRAN,. Langkah-langkah yang harus dilakukan unit kerja adalah : Unit kerja harus melengkapi spesifikasi apabila masih tidak jelas. Unit kerja harus mengevaluasi anggaran yang tersedia apabila harga dipasaran tidak mencukupi, dengan cara menurunkan spesifikasi yang diajukan atau mengurangi quantity disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Unit kerja mengajukan perubahan barang apabila barang tersebut sudah tidak beredar dipasaran. 5

20 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 002/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari Unit kerja ingin merevisi RI di SISPRAN, karena barang yang diajukan akan dibatalkan dan melakukan RI ulang untuk menambah anggaran atas barang yang bermasalah tersebut. Langkah-langkah yang harus dilakukan unit kerja adalah : a. Apabila unit kerja sudah mengajukan FRA atas barang tersebut, maka unit kerja harus membuat surat pembatalan FRA ke Direktorat Keuangan. b. Direktorat Keuangan menyetujui permohonan pembatalan FRA. c. Unit Kerja membuat surat pembatalan rencana implementasi dan mengajukan permohonan untuk dilakukan RI ulang ke Direktorat Perencanaan. d. Direktorat Perencanaan menyetujui permohonan pembatalan rencana implementasi dan menentukan jadwal RI ulang. e. Direktorat Logistik menghapus barang-barang yang dibatalkan yang terdapat di SISPRAN dan Oracle Purchasing. f. Selanjutnya Unit kerja dapat melakukan RI kembali. 4. Apabila hasil survei dalam satu paket barang tidak ada masalah, maka Direktorat Logistik dapat membuat BOQ dan penetapan HPS. 5. Selanjutnya BOQ dan penetapan HPS diserahkan ke ULP untuk dilakukan proses pengadaan barang. 6

21 JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 002/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari 8 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Unit Kerja dapat merencanakan kebutuhan barang dan modal dengan baik. 2. Unit Kerja dapat menyusun spesifikasi dan harga dengan benar. 3. Terupdatenya data barang yang ada di master barang on-line. 4. Dibuat standarisasi barang. 5. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja, Direktorat Perencanaan, Direktorat Keuangan dan Direktorat Sarana dan Prasarana. VII. LAMPIRAN Lampiran Alur Proses Perencanaan Pengadaan Barang (Pemilahan dan Pemaketan Barang) 7

22 DIAGRAM ALIR SOP PERENCANAAN PENGADAAN BARANG NO PROSEDUR UNIT KERJA (UKA & UKP) SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN JASA LOGISTIK DIREKTORAT LOGISTIK SEKSI PEMILIHAN PENYEDIA 1 UNIT KERJA MELAKUKAN RI (RENCANA IMPLEMENTASI) DI SISPRAN. 1 2 DIREKTORAT LOGISTIK MELAKUKAN PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN (LOGISTIK/UNIT KERJA) 2 3 DIREKTORAT LOGISTIK PENGADAAN BARANG MEMBUAT PEMAKETAN BARANG DIREKTORAT LOGISTIK MEREVIEW SPESIFIKASI BARANG, HARGA BARANG, KETERSEDIAAN BARANG DI PASARAN, DAN JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PENGADAAN BERKOORDINASI DENGAN UNIT KERJA TERKAIT JIKA DOKUMEN TEKNIS SUDAH LENGKAP DAN SIAP UNTUK PROSES PENGADAAN MAKA DIBUAT PENETAPAN HPS (VIA ONLINE DAN HARDCOPY) 5 6 DIREKTORAT LOGISTIKMENGIRIMKAN PENETAPAN HPS DAN DOKUMEN TEKNIS (BoQ, SPESIFIKASI/RKS, GAMBAR, SSKK) YANG TELAH DITANDATANGANI PPK KE PANITIA PENGADAAN. 7 DIREKTORAT LOGISTIK MENGADAKAN PREBID (PERSIAPAN PENGADAAN)YANG DIHADIRI OLEH SUBDIT PEMILIHAN PENYEDIA BARANG DAN JASA, DAN SEKSI MONEV PANITIA PENGADAAN MELAKUKAN PROSES PENGADAAN, SETELAH DITETAPKAN PEMENANG MAKA SEKSI PERENCANAAN BARANG MEMBUAT REQUISITION DI SISTEM ORACLE 8 8

23 PENGAJUAN UANG YANG HARUS DIPERTANGGUNGJAWABKAN (UYHD) No. 003/ l1.b03.3/sop/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

24 JUDUL : PENGAJUAN UANG YANG HARUS DIBAYARKAN (UYHD) NOMOR : 003/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 7 1

25 JUDUL : PENGAJUAN UANG YANG HARUS DIBAYARKAN (UYHD) NOMOR : 003/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 2 dari 7 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT...3 II. TUJUAN...3 III. REFERENSI...3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN...3 V. PROSEDUR...4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN...5 VII. LAMPIRAN...5 2

26 JUDUL : PENGAJUAN UANG YANG HARUS DIBAYARKAN (UYHD) NOMOR : 003/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 3 dari 7 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Seluruh Unit Kerja Akademik dan Unit Kerja Pendukung 2. Direktorat Logistik II. III. IV. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pengajuan Uang Yang Harus Dipertanggungjawabkan (UYHD) atas pengadaan barang/jasa yang diadakan oleh unit kerja. Sehingga proses verifikasi dapat dilakukan dengan benar, efektif dan efisien. REFERENSI Peraturan Menteri Keuangan No 190/PMK.05/2012 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 tahun 2010 Peraturan Menteri Keuangan No. 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Surat Perjanjian UYHD dimaksud adalah dokumen yang berisi kesepakatan antara Pejabat Pembuat Komitmen ITB dengan Penanggung Jawab Kegiatan Unit Kerja untuk mengadakan perjanjian Pembayaran UYHD dengan disertai copy bukti-bukti pengeluaran dari pelaksanaan kegiatan. 2. Memo Kerja dimaksud adalah dokumen output setelah dilakukan verifikasi B. BATASAN ditujukan kepada Direktur Keuangan ITB, terbatas pada dokumen pembayaran Unit Kerja diluar pengadaan oleh Direktorat Logistik ITB. 1. Basis data setiap UKA dan UKP untuk melakukan input data SPP serta Direktorat Logistik untuk melakukan verifikasi data adalah Sistem Informasi Direktorat Logistik (SILOG) 3

27 JUDUL : PENGAJUAN UANG YANG HARUS DIBAYARKAN (UYHD) NOMOR : 003/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 4 dari 7 V. PROSEDUR 5.1 PENGAJUAN PERMOHONAN UYHD OLEH UNIT KERJA 1. Unit Kerja di ITB mengajukan permohonan pembayaran atas pengadaan barang/jasa jalur unit kerja dengan cara input data secara on-line melalui situs 2. Unit Kerja melakukan input data SPP berupa Unit Kerja, Nomor SPP Unit Kerja, Tanggal Dokumen SPP, Judul Pekerjaan, Perihal, Nilai SPP, Sumber Dana, Nama Penerima, Jenis Belanja, Jenis SPP/SPJ, Nama PPK 3. Unit Kerja melakukan input data ceklis yang menunjukkan kelengkapan berkas yang akan dikirimkan ke Direktorat Keuangan dan diverifikasi oleh Direktorat Logistik. 4. Unit kerja membuat Draft Surat Perjanjian Uang Yang Harus Dipertanggungjawabkan sesuai format dalam Sisfo Logistik disertai berkas pendukung lainnya seperti Surat Pengantar, Lembar Verifikasi, Rencana Anggaran Biaya dan Form F Seluruh berkas tersebut dikirimkan ke Direktorat Logistik melalui Loket untuk kemudian di verifikasi oleh Seksi Keuangan Direktorat Logistik 5.2 VERIFIKASI PENGAJUAN UYHD OLEH SEKSI KEUANGAN DITLOG 1. Direktorat Logistik melakukan verifikasi mengenai data SPP yang ada di SISFO dan verifikasi kelengkapan berkas pengajuan UYHD Unit Kerja yang dikirimkan ke Direktorat Logistik 2. Berkas yang belum sesuai dan lengkap akan dikembalikan untuk diperbaiki. Yang telah Lengkap dan sesuai akan dibuatkan Memo Kerja Persetujuan UYHD. 3. Berkas yang telah Verified, masuk ke meja pimpinan / Pejabat Pembuat Komitmen, maka status SPP pada Sisfo Logistik berubah sementara menjadi sedang menunggu tandatangan pimpinan. 4

28 JUDUL : PENGAJUAN UANG YANG HARUS DIBAYARKAN (UYHD) NOMOR : 003/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 5 dari 7 4. Jika Pejabat Pembuat Komitmen sudah menyetujui dan menandatangani, berkas akan dipilah oleh Seksi Keuangan untuk dikembalikan kepada unit kerja melalui Loket Direktorat Logistik. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Interval waktu / lamanya waktu melakukan verifikasi berkas SPP Unit Kerja dimulai dari melengkapi dokumen sampai dengan menyelesaikan verifikasi ditandatangani Direktur Logistik / Pejabat Pembuat Komitmen. 2. Permohonan Pengajuan UYHD oleh Unit Kerja dibayarkan oleh Direktorat Keuangan. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP 5

29 Prosedur Pengajuan UYHD NO URAIAN UNIT KERJA (USER) LOKET DITLOG (FO) SEKSI KEUANGAN DITLOG 1 Unit kerja membuat Draft Surat Perjanjian Uang Yang Harus Dipertanggungajwabkan sesuai format dalam Sisfo Logistik disertai berkas pendukung lainnya seperti Surat Pengantar, Lembar Verifikasi, Rencana Anggaran Biaya dan Form F.1.1. MULAI 1 Silog SPP 2 Seluruh berkas tersebut dikirimkan ke Direktorat Logistik melalui Loket. 2 (Received) Tndatanga n tanda terima 3 kemudian berkas di verifikasi oleh Seksi Keuangan Direktorat Logistik Silog SPP Inprocess 3 Verifie 4 Berkas yang belum sesuai dan lengkap akan dikembalikan utk diperbaiki. Yang telah Lengkap dan sesuai akan dibuatkan Memo Kerja Persetujuan UYHD. 4 Pending/Retur/Reject A

30 Prosedur Pengajuan UYHD NO URAIAN UNIT KERJA (USER) DIV. HUKUM LOKET DITLOG (FO) SEKSI KEUANGAN DITLOG 5 Berkas yang telah Verified, masuk ke meja pimpinan / Pejabat Pembuat Komitmen, maka status SPP pada Sisfo Logistik berubah sementara menjadi sedang menunggu tandatangan pimpinan. A PP Unit Jika Pejabat Pembuat Komitmen sudah menyetujui dan menandatangani, berkas akan dipilah oleh Seksi Keuangan untuk dikembalikan kepada unit kerja melalui Loket Direktorat Logistik. Sign 5 PP Unit PP Unit PP Unit

31 PENGAJUAN PERSETUJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA No. 004/ l1.b03.3/sop/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

32 JUDUL : PENGAJUAN PERSETUJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NOMOR : 004/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 8 1

33 JUDUL : PENGAJUAN PERSETUJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NOMOR : 004/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 2 dari 8 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 7 VII. Lampiran 7 2

34 JUDUL : PENGAJUAN PERSETUJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NOMOR : 004/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 3 dari 8 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Seluruh Unit Kerja Akademik dan Unit Kerja Pendukung 2. Direktorat Logistik II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pengajuan persetujuan pembayaran atas pengadaan barang dan jasa yang diadakan oleh Unit Kerja, agar proses verifikasi berkas penunjang untuk persetujuan pengajuan pembayaran berlangsung secara tertib, efektif, tepat dan benar. III. IV. REFERENSI Peraturan Menteri Keuangan No 190/PMK.05/2012 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 tahun 2010 Peraturan Menteri Keuangan No. 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Surat Permohonan Pembayaran Unit Kerja yang selanjutnya disingkat SPP Unit adalah satu berkas kumpulan dokumen yang diterbitkan oleh penanggungjawab kegiatan Unit Kerja yang berisi permohonan persetujuan pembayaran tagihan kepada Pejabat Pembuat Komitmen. 2. Memo Persetujuan Pembayaran yang selanjutnya disebut Memo Kerja adalah dokumen yang diterbitkan oleh Direktur Logistik/ Pejabat Pembuat Komitmen, yang berisi persetujuan atas dokumen pembayaran tagihan Unit Kerja kepada Direktorat Keuangan 3

35 JUDUL : PENGAJUAN PERSETUJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NOMOR : 004/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 4 dari 8 B. BATASAN 1. Pengajuan Persetujuan Pembayaran yang dimaksud adalah pengajuan pembayaran atas pengadaan barang dan jasa yang diadakan oleh Unit Kerja 2. Memo Kerja dimaksud adalah dokumen output setelah dilakukan verifikasi ditujukan kepada Direktur Keuangan ITB, terbatas pada dokumen pembayaran Unit Kerja diluar pengadaan oleh Direktorat Logistik ITB. 3. Basis data setiap UKA dan UKP untuk melakukan input data SPP serta Direktorat Logistik untuk melakukan verifikasi data adalah Sistem Informasi Direktorat Logistik (SISFO). V. PROSEDUR 1. Unit Kerja mempersiapkan dan melengkapi seluruh berkas/dokumen penunjang pengajuan pembayaran sebagai dasar pembuat SPP Unit Kerja ke Direktur Logistik ITB / Pejabat Pembuat Komitmen 2. Atas dasar poin 1 tersebut, Unit Kerja melakukan input data ke Sistem Informasi Logistik (Silog) sebagaimana isian SPP Unit Kerja dalam aplikasi Silog tersebut. 3. Unit Kerja mencetak Surat Pernyataan Tanggungjawab Kesesuaian dan Kebenaran Dokumen untuk ditandatangani pimpinan / penanggungjawab kegiatan Unit Kerja. 4. Seluruh berkas dan dokumen yang dipersyaratkan disampaikan ke Direktorat Logistik melalui Front Office/ Loket Direktorat Logistik. 5. Front Office/Loket Direktorat Logistik menerima berkas dan melakukan pengecekan SiLog, bilamana SPP Unit Kerja telah diinputkan ke sistem dan telah sesuai maka Front Officer Direktorat Logistik akan menandatangani tanda terima dan memberi tanda penerimaan (Receive) pada Aplikasi SiLog. 4

36 JUDUL : PENGAJUAN PERSETUJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NOMOR : 004/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 5 dari 8 6. Berkas/Dokumen SPP Unit Kerja diserahkan ke Seksi Keuangan Direktorat Logistik untuk dilakukan verifikasi kebenaran dan kesesuaian dokumen sebelum dilakukan persetujuan pembayaran. 7. Khusus untuk Pengadaan Jasa Kontruksi, sebelum ke Seksi Keuangan, berkas SPP Unit Kerja terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan dan pengecekan mengenai pekerjaan tersebut oleh Seksi Pengawasan Jasa Direktorat Logistik, atau dimungkinkan jika diperlukan akan di verifikasi oleh Seksi Perencanaan Jasa Direktorat Logistik. 8. Di Seksi Keuangan, seluruh berkas diverifikasi, kesesuaian dan kelengkapannya. Bilamana masih belum lengkap dan tidak sesuai maka Unit Kerja diberi waktu untuk melengkapi/memperbaiki dokumen tanpa dikembalikan berkasnya. Apabila berkas yang sudah diverifikasi tidak bisa diperbaiki maka akan ditolak dan berkasnya dikembalikan. 9. Berikut ini penjelasan dari makna status SPP Unit Kerja yang tercantum di SiLog, Yaitu : a) NEW : SPP Unit Kerja yang sudah diinputkan ke sistem tetapi berkas fisik belum disampaikan ke Direktorat Logistik. b) RECEIVED : SPP Unit Kerja berkasnya secara fisik sudah diterima di Loket Direktorat Logistik tetapi belum diserahkan ke Seksi Keuangan Direktorat Logistik c) REVIEW : SPP Unit Kerja khusus pengadaan jasa kontruksi sedang dilakukan verifikasi oleh Seksi Pengawasan Jasa d) HUBUNGI PENGAWAS : Unit Kerja diwajibkan segera menghubungi Seksi Pengawasan Jasa untuk melakukan koordinasi terkait hasil verifikasi SPP untuk pekerjaan jasa kontruksi. e) INPROCESS : Proses verifikasi SPP Unit Kerja sedang dilakukan. 5

37 JUDUL : PENGAJUAN PERSETUJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NOMOR : 004/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 6 dari 8 f) VERIFIED : SPP Unit Kerja telah diverifikasi dan telah sesuai kebenaran dokumennya, selanjutnya Memo Persetujuan/ SPBy/ SPP LS DIPA diterbitkan. g) PENDING : SPP Unit Kerja ditunda prosesnya disebabkan terdapat berkas yang belum lengkap atau harus diperbaiki, namun dokumennya tidak dikembalikan ke Unit Kerja h) RETUR : SPP Unit Kerja dikembalikan disebabkan masih ada yang salah dan perlu dilakukan banyak perbaikan, sehingga proses verifikasi SPP Unit Kerja diulang kembali. i) REJECT : SPP Unit Kerja tidak memenuhi prosedur/aturan mendasar dan tidak dapat diproses untuk itu data di sistem dibatalkan. j) SPP CREATED : SPP Unit Kerja yang telah sesuai dan benar telah dibuatkan atau diterbitkan Memo Persetujuan/ SPBy/ SPP LS DIPA k) SPP CREATED (menunggu tanda tangan pimpinan): Memo Persetujuan/ SPBy/ SPP LS DIPA yang telah dibuat oleh verifikator sedang di approve oleh Kasubdit dan akan ditandatangani oleh Direktur Logistik ITB atau Pejabat Pembuat Komitmen. l) SPP CREATED (berkas sudah dapat diambil di loket) : SPP Unit Kerja sudah dapat diambil kembali di Loket Direktorat Logistik. 10. Berkas yang telah diverifikasi dan Memo persetujuan pembayaran telah ditandatangani oleh Direktur Logistik atau Pejabat Pembuat Komitmen diserahkan kembali ke Unit Kerja untuk diteruskan ke Direktorat Keuangan. 6

38 JUDUL : PENGAJUAN PERSETUJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NOMOR : 004/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 7 dari 8 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Interval waktu / lamanya waktu melakukan verifikasi berkas SPP Unit Kerja dimulai dari melengkapi dokumen sampai dengan menyelesaikan verifikasi ditandatangani Direktur Logistik / Pejabat Pembuat Komitmen VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP 7

39 PROSEDUR PENGAJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NO URAIAN UNIT KERJA (USER) LOKET DITLOG (FO) SEKSI PENGAWASAN JASA DITLOG (KHUSUS KONSTRUKSI) SEKSI KEUANGAN DITLOG 1 Berkas Persetujuan Pembayaran Unit kerja yang telah lengkap diinput kedalam Sistem Informasi Direktorat Logistik. Status SPP di Sisfo menjadi NEW MULAI Berkas fisik dikirimkan ke Direktorat Logitistik dan diterima oleh Loket/Front Office, status SPP di sisfo logistik menjadi Received 2 Silog SPP 2 3 Berkas Fisik dari Loket disampaikan ke Seksi Keuangan utk diproses, sehingga status SPP Sisfo Logistik menjadi Inprocess, PP Unit (Received) PP Unit PP Unit khusus untuk jasa kontruksi, berkas di review terlebih dahulu oleh Seksi Pengawasan Jasa Ditlog, barulah kemudian ke Seksi Keuangan. Silog SPP Di Seksi Keuangan,seluruh berkas diverifikasi, dicek, kesesuaian dan kelengkapannya. Bilamana msh belum lengkap dan sesuai, unit kerja diberi kesempatan untuk memperbaiki tanpa dikembalikan, atau dikembalikan dengan berkasnya. Berkas yang benar benar tidak bisa diperbaiki akan ditolak. Reject/pending/retur Silog SPP 3 PP Unit 3 A Sesuai

40 PROSEDUR PENGAJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NO URAIAN UNIT KERJA (USER) LOKET DITLOG (FO) SEKSI PENGAWASAN JASA DITLOG (KHUSUS KONSTRUKSI) SEKSI KEUANGAN DITLOG 4 Berkas yang sudah sesuai dan lengkap, status nya menjadi Verified, dan segera dibuatkan memo kerja (Utk dana Bukan PNBP) atau diinput SPP-LS ke dalam Aplikasi SPM DIPA (Utk dana DIPA). A Aplikasi SPP / SPM KPPN 4 5 Berkas yang telah Verified, masuk ke meja pimpinan / Pejabat Pembuat Komitmen, maka status SPP pada Sisfo Logistik berubah sementara menjadi sedang menunggu tandatangan pimpinan. PP Unit 5 PP Unit PP Unit 6 6 Jika Pejabat Pembuat Komitmen sudah menyetujui dan menandatangani, berkas akan dipilah oleh Seksi Keuangan untuk dikembalikan kepada unit kerja melalui Loket Direktorat Logistik.

41 PENGAJUAN PENGGANTIAN UANG DANA KAS OPERASIONAL (DKO) No. 005/ l1.b03.3/sop/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

42 JUDUL : PENGAJUAN PENGGANTIAN UANG DANA KAS OPERASIONAL (DKO) NOMOR : 005/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 6 1

43 JUDUL : PENGAJUAN PENGGANTIAN UANG DANA KAS OPERASIONAL (DKO) NOMOR : 005/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT...3 II. TUJUAN...3 III. REFERENSI...3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN...3 V. PROSEDUR...4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN...5 VII. LAMPIRAN...5 2

44 JUDUL : PENGAJUAN PENGGANTIAN UANG DANA KAS OPERASIONAL (DKO) NOMOR : 005/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Seluruh Unit Kerja Akademik dan Unit Kerja Pendukung 2. Direktorat Logistik II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengetahui alur verifikasi Pengajuan Penggantian Uang Dana Kas Operasional (DKO) ke Direktorat Keuangan atas pengadaan barang/jasa jalur unit kerja. Diharapkan Pengajuan Penggantian Uang DKO dapat terverifikasi dengan baik sehingga proses pembayaran oleh Direktorat Keuangan dapat dilakukan dengan benar, efektif dan efisien. III. REFERENSI Peraturan Menteri Keuangan No 190/PMK.05/2012 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 tahun 2010 Peraturan Menteri Keuangan No. 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Surat Permohonan Pembayaran Unit Kerja yang selanjutnya disingkat SPP Unit adalah satu berkas kumpulan dokumen yang diterbitkan oleh penanggungjawab kegiatan Unit Kerja yang berisi permohonan persetujuan pembayaran tagihan kepada Pejabat Pembuat Komitmen. 2. Memo Persetujuan Pembayaran yang selanjutnya disebut Memo Kerja adalah dokumen yang diterbitkan oleh Direktur Logistik/ Pejabat Pembuat Komitmen, yang berisi persetujuan atas dokumen pembayaran tagihan Unit Kerja kepada Direktorat Keuangan. 3

45 JUDUL : PENGAJUAN PENGGANTIAN UANG DANA KAS OPERASIONAL (DKO) NOMOR : 005/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 4 dari 6 B. BATASAN 1. Basis data setiap UKA dan UKP untuk melakukan input data SPP serta Direktorat Logistik untuk melakukan verifikasi data adalah Sistem Informasi Direktorat Logistik (SISFO) V. PROSEDUR 5.1 PENGAJUAN PERMOHONAN PENGAJUAN DKO OLEH UNIT KERJA 1. Unit Kerja di ITB mengajukan permohonan penggantian Dana Kas Operasional dengan cara input data secara on-line melalui situs serta melengkapi berkas pendukung lainnya seperti Surat Pengantar, Lembar Verifikasi dan Form F Unit Kerja melakukan input data SPP berupa Unit Kerja, Nomor SPP Unit Kerja, Tanggal Dokumen SPP, Judul Pekerjaan, Perihal, Nilai SPP, Sumber Dana, Nama Penerima, Jenis Belanja, Jenis SPP/SPJ, Nama PPK 3. Unit Kerja melakukan input data ceklis yang menunjukkan kelengkapan berkas yang akan dikirimkan ke Direktorat Keuangan dan diverifikasi oleh Direktorat Logistik. 4. Seluruh berkas tersebut dikirimkan ke Direktorat Logistik melalui Loket untuk kemudian di verifikasi oleh Seksi Keuangan Direktorat Logistik 5.2 VERIFIKASI PENGAJUAN PENGGANTIAN UANG DKO OLEH SEKSI KEUANGAN DITLOG 1. Direktorat Logistik melakukan verifikasi mengenai data SPP yang ada di SISFO dan verifikasi kelengkapan berkas pengajuan penggantian Uang DKO Unit Kerja yang dikirimkan ke Direktorat Logistik 4

46 JUDUL : PENGAJUAN PENGGANTIAN UANG DANA KAS OPERASIONAL (DKO) NOMOR : 005/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 5 dari 6 2. Berkas yang belum sesuai dan lengkap akan dikembalikan untuk diperbaiki. Yang telah Lengkap dan sesuai akan dibuatkan Memo Kerja Persetujuan Penggantian Uang DKO. 3. Berkas yang telah Verified, masuk ke meja pimpinan / Pejabat Pembuat Komitmen, maka status SPP pada Sisfo Logistik berubah sementara menjadi sedang menunggu tandatangan pimpinan. 4. Jika Pejabat Pembuat Komitmen sudah menyetujui dan menandatangani, berkas akan dipilah oleh Seksi Keuangan untuk dikembalikan kepada unit kerja melalui Loket Direktorat Logistik. VI. VII. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Interval waktu / lamanya waktu melakukan verifikasi berkas SPP Unit Kerja dimulai dari melengkapi dokumen sampai dengan menyelesaikan verifikasi ditandatangani Direktur Logistik / Pejabat Pembuat Komitmen. 2. Permohonan Pengajuan Penggantian Uang DKO oleh Unit Kerja dibayarkan oleh Direktorat Keuangan LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP 5

47 PROSEDUR PENGAJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NO URAIAN UNIT KERJA (USER) LOKET DITLOG (FO) SEKSI PENGAWASAN JASA DITLOG (KHUSUS KONSTRUKSI) SEKSI KEUANGAN DITLOG 1 Berkas Persetujuan Pembayaran Unit kerja yang telah lengkap diinput kedalam Sistem Informasi Direktorat Logistik. Status SPP di Sisfo menjadi NEW MULAI Berkas fisik dikirimkan ke Direktorat Logitistik dan diterima oleh Loket/Front Office, status SPP di sisfo logistik menjadi Received 2 Silog SPP 2 3 Berkas Fisik dari Loket disampaikan ke Seksi Keuangan utk diproses, sehingga status SPP Sisfo Logistik menjadi Inprocess, PP Unit (Received) PP Unit PP Unit khusus untuk jasa kontruksi, berkas di review terlebih dahulu oleh Seksi Pengawasan Jasa Ditlog, barulah kemudian ke Seksi Keuangan. Silog SPP Di Seksi Keuangan,seluruh berkas diverifikasi, dicek, kesesuaian dan kelengkapannya. Bilamana msh belum lengkap dan sesuai, unit kerja diberi kesempatan untuk memperbaiki tanpa dikembalikan, atau dikembalikan dengan berkasnya. Berkas yang benar benar tidak bisa diperbaiki akan ditolak. Reject/pending/retur Silog SPP 3 PP Unit 3 A Sesuai

48 PROSEDUR PENGAJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NO URAIAN UNIT KERJA (USER) LOKET DITLOG (FO) SEKSI PENGAWASAN JASA DITLOG (KHUSUS KONSTRUKSI) SEKSI KEUANGAN DITLOG 4 Berkas yang sudah sesuai dan lengkap, status nya menjadi Verified, dan segera dibuatkan memo kerja (Utk dana Bukan PNBP) atau diinput SPP-LS ke dalam Aplikasi SPM DIPA (Utk dana DIPA). A Aplikasi SPP / SPM KPPN 4 5 Berkas yang telah Verified, masuk ke meja pimpinan / Pejabat Pembuat Komitmen, maka status SPP pada Sisfo Logistik berubah sementara menjadi sedang menunggu tandatangan pimpinan. PP Unit 5 PP Unit PP Unit 6 6 Jika Pejabat Pembuat Komitmen sudah menyetujui dan menandatangani, berkas akan dipilah oleh Seksi Keuangan untuk dikembalikan kepada unit kerja melalui Loket Direktorat Logistik.

49 PENGADAAN BARANG DAN JASA DIREKTORAT LOGISTIK DI BANTU OLEH PANITIA PEMILIHAN DARI UNIT KERJA DI ITB No.006/I1.B03.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

50 JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA DIREKTORAT LOGISTIK DI BANTU OLEH PANITIA PEMILIHAN DARI UNIT KERJA DI ITB NOMOR : 006/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 7 1

51 JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA DIREKTORAT LOGISTIK DI BANTU OLEH PANITIA PEMILIHAN DARI UNIT KERJA DI ITB NOMOR : No.006/I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 7 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT... 3 II. TUJUAN... 3 III. PROSEDUR

52 JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA DIREKTORAT LOGISTIK DI BANTU OLEH PANITIA PEMILIHAN DARI UNIT KERJA DI ITB NOMOR : No.006/I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 7 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Pejabat Pemilihan Penyedia Barang/Jasa 2. Penyedia Barang/Jasa (Supplier) 3. Unit Kerja (User) II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengetahui mekanisme proses pengadaan barang dan jasa YANG DILAKSANAKAN oleh Panitia Pemilihan Direktorat Logistik dibantu oleh Panitia Pemilihan dari Unit Kerja lain di lingkungan ITB melalui mekanisme pengadaan langsung maupun melalui lelang umum/lelang sederhana, agar dalam pelaksanaannya penyedia barang/jasa dapat dilaksanakan lebih secara efektif dan efisien. III. PROSEDUR 1. Unit Pelayanan Pengadaan (ULP) menerima Dokumen Perencanaan yang terdiri dari HPS, BOQ/RAB, Gambar dan SSKK dari Seksi Perencanaan; 2. Panitia Pemilihan Ditlog bersama-sama dengan seksi penerimaan melakukan prebid meeting perihal kejelasan spesifikasi paket yang akan dilelangkan; 3. Jika hasil prebid meeting ada yang harus diperbaiki maka dokumen pengadaan di kembalikan ke seksi perencanaan untuk diperbaiki, dan bila hasil prebid sudah oke maka Panitia Pemilihan Ditlog menerima dokumen pengadaan tersebut; 4. Panitia Pemilihan Unit Kerja dibantu Panitia Pemilihan Ditlog membuat dokumen pengadaan langsung; 5. Panitia Pemilihan Unit Kerja membuat Jadwal Pengadaan, dari mulai undangan kepada penyedia sampai pengumuman pemenangn penyedia barang/jasa; 6. Panitia Pemilihan Unit Kerja membuat Surat Undangan kepada penyedia barang/jasa untuk memasukan penawaran pada paket pengadaan langsung; 7. Penyedia barang/jasa memasukan penawaran paket pengadaan langsung ke Panitia Pemilihan di Unit kerja; 8. Panitia Pemilihan Unit kerja melakukan evaluasi penawaran dari penyedia barang/jasa; 3

53 JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA DIREKTORAT LOGISTIK DI BANTU OLEH PANITIA PEMILIHAN DARI UNIT KERJA DI ITB NOMOR : No.006/I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 7 9. Panitia Pemilihan Unit kerja menyampaikan hasil penawaran ke Panitia Pemilihan Ditlog untuk di lakukan review dan persetujuan; 10.Panitia Pemilihan Ditlog mereview hasil evaluasi pengadaan langsung, apabila ada kekurangan maka dikembalikan ke Panitia Pemilihan Unit dan bila telah benar maka Panitia Pemilihan Ditlog melakukan persetujuan untuk proses selanjutnya; 11.Setelah ada persetujuan Panitia Pemilihan Unit kerja membuat surat penetapan dan pengumuman calon penyedia barang/jasa pengadaan langsung; 12.Panitia Pemilihan Unit kerja menyampaikan penetapan dan pengumuman calon penyedia barang/jasa pengadaan langsung; 4

54 JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA DIREKTORAT LOGISTIK DI BANTU OLEH PANITIA PEMILIHAN DARI UNIT KERJA DI ITB NOMOR : No.006/I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 7 Berita Acara Rapat Koordinasi Post Bid Meeeting Pada hari ini, tanggal di Ruang Rapat Direktorat Logistik, telah dilakukan rapat koordinasi yang membahas tentang :..... yang didanai dari sumber dana... Tahun Anggaran... dan yang dihadiri dan disetujui oleh: 1. Sdr./i., Bagian ; 2. Sdr./i., Bagian ; 3. Sdr./i., Bagian ; 4. Sdr./i., Bagian ; 5. Sdr./i., Bagian ; 6. Sdr./i., Bagian ; Rapat tersebut menghasilakan kesepakatan-kesepakatan antara lain sebagai berikut: No. Nama Dokumen Keterangan Ada Tidak 1 PO - 2 Nilai Kontrak 3 Perubahan/Addendum 4 MAK (kode Barang) - 5 Requetition 6 User / Unit Kerja 7 No. contact Unit Kerja 5

55 JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA DIREKTORAT LOGISTIK DI BANTU OLEH PANITIA PEMILIHAN DARI UNIT KERJA DI ITB NOMOR : No.006/I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 7 Keterangan : Demikian Berita Acara ini kami buat dengan sebenar-benarnya pada waktu dan tempat sebagaimana disebutkan pada bagian awal Berita Acara Rapat ini. Peserta Rapat, Peserta 1, Peserta 2, Nama :... Nama :... Bagian :... Bagian :... Peserta 3, Peserta 4, Nama :... Nama :... Bagian :... Bagian :... Peserta 5, Peserta 6, Nama :... Nama :... Bagian :... Bagian :... 6

56 DIAGRAM ALIR PROSES RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING) PENGADAAN BARANG DAN JASA ITB NO. PROSEDUR SEKSI PERENCANAAN DITLOG POKJA ULP DITLOG POKJA DI UNIT KERJA VENDOR/ SUPPLIER 1. Unit Pelayanan Pengadaan (ULP) menerima Dokumen Perencanaan yang terdiri dari HPS, BOQ/RAB, Gambar dan SSKK dari Seksi Perencanaan 1 2. Pokja ULP bersama-sama dengan seksi penerimaan melakukan prebid meeting perihal kejelasan spesifikasi paket yang akan dilelangkan Jika hasil prebid meeting ada yang harus diperbaiki maka dokumen pengadaan di kembalikan ke seksi perencanaan untuk diperbaiki, dan bila hasil prebid sudah oke maka maka ULP menerima dokumen pengadaan tersebut. Pokja Unit Kerja dibantu Pokja ULP membuat dokumen pengadaan langsung Pokja Unit Kerja membuat Jadwal Pengadaan, dari mulai undangan kepada penyedia sampai pengumuman pemenangn penyedia barang/ jasa. No 3 Yes Pokja Unit Kerja membuat Surat Undangan kepada penyedia barang/ jasa untuk memasukan penawaran pada paket pengadaan langsung Penyedia barang/jasa memasukan penawaran paket pengadaan langsung ke Pokja di Unit kerja 7 8. Pokja Unit kerja melakukan evaluasi penawaran dari penyedia barang/ jasa Pokja Unit kerja menyampaikan hasil penawaran ke Pokja ULP untuk di lakukan review dan persetujuan Pokja Unit ULP mereview hasil evaluasi pengadaan lasngusng, apabila ada kekurangan maka dikembalikan ke Pokja Unit dan bila telah benar maka Pokja ULP melakukan persetujuan untuk proses selanjutnya Setelah ada persetujuan Pokja Unit kerja membuat surat penetapan dan pengumuman calon penyedia barang/jasa pengadaan langsung Yes No Pokja Unit kerja menyampaikan penetapan dan pengumuman calon penyedia barang/jasa pengadaan langsung. 11 7

57 PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG/JASA No. 007/ l1.b03.3/sop/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

58 JUDUL : PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 007/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 6 1

59 JUDUL : PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 007/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian & Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

60 JUDUL : PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 007/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Logistik 2. Direktorat Perencanaan 3. Setiap UKA dan UKP II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengetahui alur proses pemilahan jalur kewenangan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan kewenangan yang ditentukan oleh Direktorat Logistik.. III. IV. REFERENSI Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Perpres No. 54/2010). PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Unit Kerja di ITB adalah UKA (Unit Kerja Akademik) berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan atau UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa Lembaga, Direktorat atau UPT di bawah koordinasi Wakil Rektor. 2. RI adalah Rencana Implementasi, berupa pengajuan belanja barang dan jasa yang diinputkan oleh unit kerja setiap triwulan ke dalam SISPRAN secara online. 3. FRA adalah Form Realisasi Anggaran, adalah bukti anggaran telah dialokasikan di Sispran sebagai salah satu syarat untuk proses pembayaran yang diajukan oleh unit kerja ke Direktorat Keuangan. 3

61 JUDUL : PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 007/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 4 dari 6 4. Requisition adalah permintaan barang dan jasa yang diajukan oleh unit kerja berdasarkan rencana implementasi dari SISPRAN on-line. Requisition ini tersimpan di Sistem Oracle Purchasing. 2. BATASAN 1. Basis data Direktorat Perencanaan untuk melakukan RI adalah SISPRAN 2. Basis data Direktorat Logistik untuk membuat Requisition adalah ORACLE PURCHASING V. PROSEDUR PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG/JASA 1. Unit Kerja melakukan Rencana Implementasi (RI) barang dan jasa di SISPRAN on-line setiap awal triwulan. 2. Setelah RI ditutup, Direktorat Logistik melakukan proses transfer data dari SISPRAN ke tabel buffer. Data RI yang sudah ditransfer statusnya disable, yaitu tidak dapat melakukan update data (sudah terkunci). 3. Direktorat Logistik melakukan pemilahan jalur pengadaan terbentuk secara otomatis (untuk 1 triwulan). 4. Direktorat Logistik melakukan verifikasi pemilahan barang dan jasa (pengalihan jalur pengadaan). 5. Direktorat Logistik menyetujui hasil pemilahan barang dan jasa (Approve secara on-line). Setelah di approve, Unit Kerja dapat mengajukan FRA jalur unit secara on-line. 6. Selanjutnya Direktorat Logistik akan membuat requisition jalur Unit Kerja. 4

62 JUDUL : PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG NOMOR : 007/ l1.b03.3/sop/2014 HALAMAN : 5 dari 6 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Unit Kerja dapat membuat FRA hasil RI VII. LAMPIRAN Lampiran Alur Proses Pemilahan Jalur Kewenangan Pengadaan 5

63 SOP PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG No Prosedur Direktorat Perencanaan Direktorat Logistik Seksi Perencanaan Barang UNIT KERJA 1 Direktorat Logistik melakukan proses transfer data dari sispran ke tabel buffer Direktorat Logistik melakukan pemilahan Jalur Pengadaan 2 3 Menampilkan hasil pemilahan jalur kewenangan pengadaan 3 4 Unit kerja melakukan FRA untuk pengadaan jalur unit 4 5 Membuat Requisition Barang Jalur kewenangan Unit Kerja 5

64 PENGAJUAN DAFTAR BARANG BARU DI SISPRAN (INPUT MASTER BARANG DAN KERTAS KERJA) No. 008/ l1.b03.3/sop/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

65 JUDUL : PENGAJUAN DAFTAR BARANG BARU DI SISPRAN (INPUT MASTER BARANG DAN KERTAS KERJA) NOMOR : 008/ I1.B03.3/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 8 1