BAB II LANDASAN TEORI. perpustakaan disebut juga sebagai bibliotheek, dalam bahasa jerman

Transkripsi

1 8 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Perpustakaan Perpustakaan berasal dari kata pustaka, artinya buku atau kitab. Dalam bahasa inggris disebut library. Istilah ini berasal dari kata Latin liber atau libri artinya buku. Dari kata Latin tersebut, terbentuklah istilah librarius yang artinya tentang buku. Dalam bahasa asing lainnya (Belanda) perpustakaan disebut juga sebagai bibliotheek, dalam bahasa jerman bibliothek, dalam bahasa perancis biblioteque, dalam bahasa spanyol, dan dalam bahasa portugis disebut bibliotheca. Semua istilah itu berasal dari kata biblia dari bahasa Yunani artinya tentang buku, kitab. Dengan demikian, tidaklah aneh dalam semua bahasa istilah perpustakaan, library, dan bibliotheek selalu dikaitkan dengan buku atau kitab. Sulistyo Basuki (1991:3) Ruang lingkup perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Sulistyo Basuki (1991:3) Dari pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa, perpustakaan merupakan sebuah wadah yang digunakan untuk menampung segala bentuk informasi yang telah disusun, dan ditata sesuai prosedur untuk dimanfaatkan atau digunakan oleh para penggunanya.

2 9 Perpustakaan juga dapat diartikan sebagai kumpulan buku yang tersimpan ditempat tertentu milik suatu instansi. Hal ini menerangkan bahwa keseluruhan koleksi bahan pustaka tanpa terkecuali adalah milik suatu instansi yang disimpan di suatu tempat. Dalam Undang Undang Perpustakaan No.43 Tahun 2007, menyebutkan bahwa pengertian perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian informasi, dan rekreasi para pemustaka. Dari penjelasan diatas dapat di artikan bahwa perpustakaan adalah suatu tempat pengolah semua koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan dengan tata kelola, baik dalam upaya melaksanakan fungsi perpustakaan sebagaimana mestinya. Dari beberapa pengertian diatas tentang pengertian perpustakaan, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa perpustakaan adalah suatu tempat menyimpan serta mengolah karya karua tulis cetak maupun non-cetak dengan pola susunan tertentu untuk dapat dimanfaatkan kepada pemustaka atau pengguna perpustakaan. Perpustakaan juga dapat dibedakan menurut peran, dan fungsinya. Adapun jenis perpustakaan menurut IFLA (International Federation Library Association) yang dikutip oleh Suharyanti (2010:11) yaitu adanya lima kelompok besar dan seluruh jenis perpustakaan yang ada, antara lain:

3 10 1. Perpustakaan Umum Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan untuk masyarakat umum yang meliputi seluruh lapisan masyarakat dalam radius wilayah tertentu. Tujuannya lebih diarahkan untuk meningkatkan pengetahuan, kecerdasan dan kemampuan masyarakat umum setempat dalam rangka mempertinggi tingkat hidup mereka 2. Perpustakaan Sekolah Yang dimaksud perpustakaan sekolah adalah semua perpustakaan yang diselenggarakan disekolah baik tingkat Sekolah Dasar maupun Tingkat Lanjutan guna menunjang proses belajar mengajar di sekolah. Perpustakaan Sekolah merupakan salah satu sarana edukatif di sekolah yang langsung dibutuhkan untuk mempertinggi daya serap dan kemampuan penalaran murid dalam proses pendidikan serta membantu memperluas cakrawala pengetahuan guru dalam kegiatan mengajar. 3. Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga Perguruan Tinggi untuk menunjang pelaksanaan tri dharma Perguruan Tinggi. Ini berarti bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi tidak hanya diarahkan untuk membantu

4 11 kegiatan pendidikan, tetapi juga untuk penelitian dan pengabdian masyarakat. 4. Perpustakaan Khusus Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus diluar lembaga yang telah termuat pada nomor 1, 2, 3. Lembaga yang dimaksud dapat berupa lembaga industri, lembaga perkantoran (departemen), lembaga penelitian, dan lembaga lembaga pemerintah lainnya. Perpustakaan Khusus ini juga sering disebut Perpustakaan Kedinasan, fungsinya lebih diarahkan sebagai sarana literatur yang menunjang program kegiatan kedinasan. 5. Perpustakaan Nasional Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh negara pada tingkat nasional sebagai tempat untuk mendokumentasikan seluruh penerbitan yang dilakukan di negra yang bersangkutan. Perpustakaan Nasional ini biasanya juga bertugas untuk mengkoordinasikan penerbit, pelayanan dan pengelolaan perpustakaan perpustakaan kecil yang lain. 2.2 Fungsi Perpustakaan Setiap perpustakaan pasti memiliki fungsi yang mendasar. Menurut Sutarno NS (2006:54) menjelaskan fungsi perpustakaan sebagai berikut : 1. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan pustaka.

5 12 2. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan, melalui pembelian, langganan, tukar menukar, penggandaan, penerbitan dan lain - lain. 3. Pengolahan dan penyiapan bahan pustaka 4. Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi 5. Pendayagunaan / pemberdayaan koleksi 6. Pemberian layanan kepada masyarakat, dengan sistem yang mudah, cepat, dan tepat serta sederhana. 7. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan bersama koleksi sarana prasarana. 2.3 Perpustakaan Daerah Perpustakaan Daerah merupakan istilah baru untuk Perpustakaan Wilayah, sedangkan nama sebelumnya ialah Perpustakaan Negara. Perpustakaan daerah merupakan unit pelaksana teknis dari Perpustakaan Nasional. Perpustakaan Daerah terdapat di setiap ibukota propinsi, kecuali DKI Jakarta. Sulistyo Basuki (1994:36) Adapun tugas Perpustakaan Daerah adalah sebagai berikut : 1. Mengumpulkan dan menyusun bahan pustaka yang menyangkut wilayah dan semua jenis penerbitan di wilayah yang bersangkutan, termasuk bahan - bahan pustaka lainnya. 2. Memberikan pelayanan dan mendayagunakan bahan pustaka. 3. Menyelenggarakan pelayanan referensi.

6 13 4. Memelihara bahan pustaka. 5. Menyusun catalog induk majalah. 6. Membantu pelaksanaan pemberian bimbingan teknis perpustakaan. 7. Melaksanakan urusan tata usaha dan urusan rumah tangga Perpustakaan Daerah. Sulistyo Basuki (1994:37) 2.4 Otomasi Perpustakaan Untuk meningkatkan kinerja perpustakaan, dan kemampuan perpustakaan, kiranya perlu dipikirkan otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan sebenarnya merupakan proses atau hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali dalam proses tersebut. Lasa HS (2013:253) Otomasi di perpustakaan adalah menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana teknologi informasi (computer) secara terpadu. Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktivitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet. Supriyanto (2008:103)

7 14 1. Cakupan Otomasi Bidang cakupan otomasi layanan perpustakaan dengan menggunakan teknologi informasi dapat untuk menjalankan sistem layanan secara otomatis mulai dari : a. Usulan Koleksi b. Inventarisasi c. Katalogisasi d. Sirkulasi e. Pengelolaan anggota 2. Manfaat Otomasi Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI akan memberikan manfaat sebagai berikut. a. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. b. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. c. Meningkatkan citra perpustakaan. d. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global. 3. Komponen Otomasi Perpustakaan Komponen sistem otomasi perpustakaan pada umunya secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen. Komponen itu adalah Hardware, software, database dan yang terpenting adalah SDM.

8 Software INLISLITE INLISLITE dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process dalam suatu Perpustakaan. INLISLITE dirancang sedemikian rupa dengan mengadopsi standar yang biasa digunakan baik secara nasional maupun internasional guna mengoptimalisasi fungsi dari sistem tersebut. INLISLITE merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. INLISLITE diaplikasikan di perpustakaan untuk lebih memudahkan pengguna dalam kegiatan temu balik informasi. INLISLITE pada layanan pengolahan bahan pustaka adalah penerapan Sistem Informasi Manajemen dengan menggunakan teknologi komputer untuk membantu aktifitas perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka seperti memasukkan data bibliografi buku, karya ilmiah dan lain lain. Sedangkan INLISLITE untuk layanan Sirkulasi membantu pustakawan dalam memproses layanan peminjaman buku, dan pengembalian buku secara komputerisasi, dan juga untuk melayani pemustaka yang hendak mendaftar sebagai anggota baru Perpustakaan. Software INLISLITE memiliki fitur yang memiliki fungsi untuk menjalankan sistem otomasi di perpustakaan secara terintegrasi, yang didalamnya terdapat modul modul sistem pengolahan, dan pelayanan perpustakaan.

9 16 Adapun berbagai fitur fitur pada software INLISLITE adalah sebagai berikut : 1. Back Office a. Modul Katalog Dalam modul ini lembar kerja telah disiapkan berbagai jenis bahan perpustakaan. Isiian ruas data yang panjangnya tetap seperti tag 007 dan 008 disediakan. Katalog yang telah disimpan dapat ditambahkan gambar sampul buku dan dokumen digitalnya jika ada. Fasilitas salin katalog dan duplikat katalog disediakan. Tersedia juga fasilitas export data katalog ke bentuk word, maupun excel. Fasilitas pencarian katalog lebih lengkap. Verifikasi koleksi yang diterima pasca akuisisi. Pembuatan laporan pengiriman bahan pustaka. b. Modul Akuisisi Dalam modul ini tersedia fungsi entri dan alat penelusuran koleksi (item), cetak label nomor panggil, barcode, ataupun gabungan keduanya, serta label berwarna. Jika diperlukan terdapat fitur untuk import data koleksi hasil hitung dari dokumen spreadsheet. Disediakan juga fungsi untuk melakukan penyesuaian data terkait Rekanan, Kategori Koleksi, Sumber Koleksi, Media Koleksi dan Setting Lokasi. Modul ini juga telah mendukung pendataan dalam kegiatan stok opname.

10 17 c. Modul Sirkulasi Seperti pada menu lainnya, pada sirkulasi juga terdapat setting Master Data. Dimana fungsinya adalah untuk membuat database kumpulan data yang sering digunakan dimana recordnya dapat ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan. Dalam fitur ini terdapat menu sirkulasi seperti : setting sirkulasi (Hari libur, peraturan peminjaman, setting lokasi peminjaman, kelompok pelanggaran, jenis denda, jenis pelanggaran dan setting lain - lain), entri peminjaman, daftar peminjaman, entri pengembalian, dan daftar pengembalian. d. Modul Pengelolaan Data Anggota ( Keanggotaan ) Pada modul ini disediakan fungsi untuk mengambil foto anggota secara langsung dari kamera digital yang terkoneksi dengan komputer plus alat untuk menyesuaikan ukuran foto, fungsi cetak kartu anggota, fungsi perpanjang masa berlaku, dan fungsi untuk melihat data transaksi peminjaman yang telah dilakukan seorang anggota. Dalam program aplikasi INLISLITE disediakan modul pendaftaran keanggotaan online (pendaftaran mandiri) untuk mengurangi kerepotan petugas. e. Modul Pelaporan Modul ini khusus dibuat untuk membentuk laporan - laporan kegiatan perpustakaan yang tercatat pada setiap modul dalam program aplikasi INLISLITE, yaitu pengkatalogan, pengelolaan

11 18 koleksi, transaksi sirkulasi, buku tamu, dan keanggotaan. Pembentukan laporan disesuaikan dengan kriteria - kriteria data sesuai kebutuhan. f. Modul Administrasi Modul ini berfungsi untuk mengelola user atau orang - orang yang mengoperasikan modul - modul back office berikut hak aksesnya. Dalam modul ini juga terdapat setting - setting parameter atau nilai - nilai yang diperlukan untuk penampilan data di setiap modul seperti, logo perpustakaan, gambar latar kartu anggota, jenis identifikasi item untuk sirkulasi (barcode atau RFID), keperluan penyajian, dan sebagainya. 2. Modul OPAC Memiliki 3 (tiga) pilihan pencarian sederhana, lanjut/multi kriteria, dan pencarian berbasis MARC. Disediakan juga fitur untuk menampilkan 10 koleksi sering dipinjam dan koleksi terbaru jika dibutuhkan. 3. Modul Pendaftaran Anggota Online Modul ini memiliki 2 (dua) sub modul, yaitu : a. Registrasi Anggota Secara Mandiri. Melalui modul ini, setiap calon anggota dapat mendaftarkan dirinya secara online, baik di lingkungan perpustakaan maupun di

12 19 luar perpustakaan melalui internet. Di perpustakaan, pendaftar cukup mendatangi petugas layanan keanggotaan untuk verifikasi data dan memperoleh kartu anggota. Modul ini dilengkapi dengan ruang password (kata sandi), sehingga secara otomatis telah memiliki akun untuk mengakses buku catatan aktifitas anggota yang disediakan dalam program aplikasi INLISLITE. Disamping itu, akun anggota juga berguna untuk mengakses layanan - layanan online lainnya yang disediakan oleh perpustakaan, seperti e- resource, akses internet gratis, dan sebagainya. b. Buku Catatan Aktifitas Masing - Masing Anggota. Dalam modul ini, setiap anggota dapat secara transparan melihat aktifitasnya dalam memanfaatkan layanan perpustakaan seperti, kunjungan, peminjaman dan pengembalian, status keanggotaan, dan sebagainya. 4. Modul Checkpoint. Ini adalah buku tamu elektronik yang akan memudahkan pencatatan data pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan. Bagi anggota, pengisian buku tamu cukup dengan mengetikkan nomor anggota yang tertera pada kartu melalui komputer yang disediakan. Bahkan akan lebih mudah jika dibantu dengan pemindai barcode. Bagi non anggota, pengisian buku tamu dilakukan dengan cara mengetikkan data - datanya.

13 Teknologi Informasi Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau Infotech. Teknologi Informasi baik secara implisit maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer, dan teknologi telekomunikasi. Abdul Kadir, dan Terra Ch. Triwahyuni (2003:2) Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain : 1. Teknologi Informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik, dan sebagainya. 2. Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Supriyanto (2008:33) Teknologi informasi di perpustakaan Direktorat Universitas Indonesia terbagi menjadi tiga (3) macam yaitu Software, Hardware dan Jaringan. 1. Software Software adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan instruksi - instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu tugas sesuai perintah. Supriyanto (2008:40)

14 21 INLISLITE merupakan suatu perangkat lunak atau software yang sudah termanajemen untuk mengolah bahan pustaka mulai dari input, pemrosesan hingga pencarian di katalog online. INLISLITE adalah software yang sederhana dan mudah dijalankan untuk mengolah bahan pustaka, sehingga INLISLITE menjadi perangkat lunak yang digunakan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta dalam melakukan pemrosesan serta penyajian informasi. 2. Hardware Hardware adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya. Supriyanto (2008:39) Hardware berfungsi untuk mengumpulkan data dan mengonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Hardware di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta adalah untuk menjalankan program INLISLITE dan melakukan pengolahan bagi pustakawan, dan sebagai alat temu kembali bagi pemustaka. Hardware yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta adalah berupa seperangkat komputer, scanner, printer, dan lain sebagainya. 3. Jaringan Program INLISLITE Pengertian dari jaringan adalah suatu perangkat yang menghubungkan suatu perangkat keras dengan dengan perangkat keras lainnya. Sehingga komputer satu dengan komputer yang lain saling

15 22 terhubung. Program INLISLITE dijalankan menggunakan komputer sebagai server dan klien, dan jaringan internet agar semua data yang di input di INLISLITE dapat masuk ke database pusat yang telah disediakan perpustakaan. Jaringan di sini sangat vital dalam aplikasi program di perpustakaan. Dengan adanya jaringan, komputer satu dengan komputer yang lainnya akan dapat saling berhubungan, sehingga kinerja dalam pemrosesan dapat dengan cepat dan dapat terhubung antara bagian pengolahan, dan bagian sirkulasi. Jaringan internet juga penting karena berperan sebagai alat temu kembali. 2.7 Layanan Prima Layanan prima merupakan pelayanan yang berorientasi pada kepuasan pemustaka. Pemustaka diasumsikan sebagai raja di perpustakaan. Apapun permintaan pemustaka sedapat mungkin untuk dipenuhi. Pemustaka perlu dipahami karakternya agar dapat ditemukan solusi dalam permasalahan pelayanan yang berorientasi pada pemustaka. Tri Hardningtyas, (2013:101) Sedangkan menurut Kamus Besar bahasa Indonesia Online (2008) yang dikutip oleh Achmad (2012:80) istilah layanan prima diartikan sebagai cara melayani, yaitu membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan seseorang. Sedangkan prima diartikan sangat baik. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa layanan prima adalah layanan yang membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan seseorang dengan

16 23 sangat baik. Sehingga kebutuhan yang diharapkan seseorang tersebut dalam hal ini pemustaka dapat terpenuhi. Manfaat dari layanan prima menurut Achmad (2012:84) adalah : 1. Meningkatkan kinerja perpustakaan. Dengan komitmen yang kuat, tenaga perpustakaan khususnya pihak manajemen berusaha melakukan yang terbaik. Mereka bekerja keras untuk memuaskan pemustakanya. Untuk itu mereka berusaha sebaik mungkin untuk menyediakan koleksi yang terkini, fasilitas yang terbaik, dan jasa yang istimewa. 2. Meningkatkan hubungan antara pemustaka dan tenaga perpustakaan. Layanan prima dapat meningkatkan hubungan pemustaka dan tenaga perpustakaan menjadi lebih berkualitas. Hubungan mereka lebih intens karena mereka tidak sekedar melayani. Sentuhan pribadi dari tenaga perpustakaan akan lebih meningkat karena akan lebih banyak senyum, banyak sapa dan lebih saling mengenal. 3. Meningkatkan citra perpustakaan Perpustakaan yang mampu memberikan layanan prima mempunyai citra yang baik. Citra yang memberikan nilai lebih kepada perpustakaan sebagai institusi. Perpustakaan akan lebih banyak menerima kunjungan karena citranya semakin baik. Citra baik ini juga akan mendorong nama baik lembaga induk dimana perpustakaan itu berada.

17 24 4. Meningkatkan loyalitas pemustaka. Layanan prima dapat meningkatkan loyalitas pemustaka. Kepuasan pemustaka tidak dapat dibeli dengan apapun. Ungkapan kepuasan pemustaka adalah perasaan loyal kepada perpustakaan. Mereka akan merasa terikat dengan perpustakaan sehingga akan memanfaatkan sumberdaya perpustakaan secara maksimal. Mereka akan menjadi duta perpustakaan dan akan menebarkan berita layanan prima kepada teman - temannya. Loyalitas mereka akan terus bertambah manakala layanan prima terus ditingkatkan kualitasnya. Disamping manfaat diatas, manfaat lain dari layanan prima adalah : a. Bagi pemustaka - Kebutuhan akan informasinya dapat dipenuhi. - Pemustaka mendapat kepuasan hati yang lebih baik. - Pemustaka merasa lebih dihargai dan diperhatikan. - Pemustaka mendapatkan layanan yang lebih berkualitas. b. Bagi tenaga perpustakaan - Mereka semakin memiliki rasa percaya diri. - Mereka memiliki kebanggan dan kepuasan diri. - Mereka merasa senang dan tenang bekerja. - Mereka lebih semangat melakukan aktivitasnya. - Mereka mendapat banyak teman. - Citra mereka juga semakin baik.

18 25 c. Bagi perpustakaan - Mengokohkan eksistensi perpustakaan sebagai unit penunjang. - Perpustakaan lebih mudah memperoleh dukungan baik dana, moral, tenaga, dll. - Perpustakaan mempunyai peluang lebih besar untuk terus berkembang. - Perpustakaan mempunyai nilai lebih baik untuk dapat bersaing dengan unit lain. - Peran perpustakaan semakin dirasakan oleh institusi induknya. Dengan memberi layanan prima perpustakaan mendapat banyak manfaat. Disamping koleksi, fasilitas, dan layanan dimanfaatkan secara maksimal, perpustakaan akan diterus berkembang seirama dengan gerak institusi induknya. Perpustakaan menjadi unit penunjang yang dominan bila dibanding unit lain. Perpustakaan juga menjadi tempat yang nyaman untuk bekerja, untuk belajar dan untuk melakukan penelitian.