BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Sejarah Singkat Badan Pertanahan Nasional (BPN) Badan Pertanahan Nasional (BPN) awalnya adalah Akademi Agraria yang didirikan di Yogyakarta pada tahun 1963, kemudian didirikan lagi di Semarang pada tahun 1964, di Yogyakarta dengan jurusan Agraria, tetapi disemarang dengan jurusan Pendaftaran Tanah. Pada tahun 1966, diterbitkan status Akademi Agraria. Sampai akhirnya pada tahun 1971, dibuka jurusan Tata Guna Tanah pada Akademi Agraria di Yogyakarta. Pada era 1960 sejak berlakunya Undang Undang Pokok Agraria (UUPA), Badan Pertanahan Nasional mengalami beberapa kali pergantian penguasaan dalam hal ini kelembagaan. tentunya masalah tersebut berpengaruh pada proses pengambilan kebijakan. ketika dalam naungan kementerian agraria sebuah kebijakan diproses dan ditindaklanjuti dari struktur Pimpinan Pusat sampai pada tingkat Kantah, namun ketika dalam naungan Departemen Dalam Negeri hanya melalui Dirjen Agraria sampai ketingkat Kantah. disamping itu secara kelembagaan Badan Pertanahan Nasional mengalami peubahan struktur kelembagaan yang rentan waktunya sangat pendek. Untuk mengetahui perubahan tersebut dibawah ini adalah sejarah kelembagaan Badan Pertanahan Nasional : : Pada awal berlakunya UUPA, semua bentuk peraturan tentang pertanahan termasuk Peraturan Pemerintah masih di keluarkan oleh Presiden dan Menteri Muda Kehakiman. kebijakan itu ditempuh oleh pemerintah karena pada saat itu Indonesia masih mengalami masa transisi : Pada tahun 1965 agraria dipisah dan dijadikan sebagai lembaga yang terpisah dari naungan menteri pertanian dan pada saat itu menteri agraria dipimpin oleh R.Hermanses. S.H 1968 : Pada tahun 1968 secara kelembagaan mengalami perubahan.pada saat itu dimasukan dalam bagian departemen dalam negeri dengan nama direktorat jenderal agraria. selama periode tetap bertahan tanpa ada perubahan secara kelembagaan begitupula dengan peraturan yang diterbitkan. 25

2 pada periode ini kembali mengalami perubahan. lembaga yang menangani urusan agraria dipisah dari departemen dalam negeri dan dibentuk menjadi lembaga non departemen dengan nama badan pertanahan nasional yang kemudian dipimpin oleh Ir.Soni Harsono dengan catur tertib pertanahannya. pada saat itu terjadi perubahan yang signifikan karena merupakan awal terbentuknya badan pertanahan nasional : Pada periode ini kembali mengalami perubahan menjadi menteri Negara agraria/badan pertanahan nasional yang masih dipimpin oleh Ir.Soni Harsono. pada saat itu penambahan kewenangan dan tanggung jawab yang harus diemban oleh badan pertanahan nasional : Pada tahun ini masih menggunakan format yang sama dengan nama Menteri Negara agraria/badan pertanahan nasional.perubahan yang terjadi hanya pada puncuk pimpinan saja yakni Ir.Soni Harsono diganti dengan Hasan Basri Durin tahun 2002 kemudian mengalami perubahan yang sangat penting.pada saat itu badan pertanahan nasional dijadikan sebagai lembaga Negara.kedudukannya sejajar dengan kementerian.pada awal terbentuknya BPN RI dipimpin oleh Prof.Lutfi I.Nasoetion, MSc.,Ph.D pada tahun 2006 sampai 2012 BPN RI dipimpin oleh Joyo Winoto, Ph.D. dengan 11 agenda kebijakannya dalam kurun waktu lima tahun tidak terjadi perubahan kelembagaan sehingga tetap pada format yang sebelumnya Pada tanggal 14 Juni 2012 Hendarman Supandji dilantik sebagai Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia (BPN RI) menggantikan Joyo Winoto Pada pemerintahan Presiden Joko Widodo dibuat Kementerian baru bernama Kementerian Agraria dan Tata Ruang Indonesia, sehingga sejak 27 Oktober 2014, Badan Pertahanan Nasional berada di bawah naungan Menteri Agraria dan Tata Ruang. Jabatan Kepala BPN dijabat oleh Menteri Agraria dan Tata Ruang yang dijabat oleh Ferry Mursyidan Baldan Sekarang Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia berubah menjadi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 17

3 27 Tahun 2015 tentang Kementerian Agraria yang berfungsi Tata Ruang dan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2015 tentang Badan Pertanahan Nasional yang ditetapkan pada 21 Januari Badan Pertanahan Nasional (disingkat BPN) adalah lembaga pemerintah nonkementerian di Indonesia yang mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang Pertanahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. BPN dahulu dikenal dengan sebutan Kantor Agraria. BPN diatur melalui Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun Visi dan Misi Badan Pertanahan Nasional (BPN) Badan Pertanahan Nasional (BPN) adalah Lembaga Pemerintah Non Kementrian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden dan dipimpin oleh Kepala. (Sesuai dengan Perpres No. 63 Tahun 2013). Badan Pertanahan Nasional mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pertanahan secara nasional, regional dan sektoral sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan kegiatannya, Badan Pertanahan Nasional mempunyai visi dan misi, yaitu : Visi : Menjadi lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat, serta keadilan dan keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan Republik Indonesia. Misi : Mengembangkan dan menyelenggarakan politik dan kebijakan pertanahan untuk: 1. Peningkatan kesejahteraan rakyat, penciptaan sumber-sumber baru kemakmuran rakyat, pengurangan kemiskinan dan kesenjangan pendapatan, serta pemantapan ketahanan pangan. 2. Peningkatan tatanan kehidupan bersama yang lebih berkeadilan dan bermartabat dalam kaitannya dengan penguasaan, pemilikan, penggunaan dan pemanfaatan tanah (P4T). 3. Perwujudan tatanan kehidupan bersama yang harmonis dengan mengatasi berbagai sengketa, konflik dan perkara pertanahan di seluruh tanah air dan penataan perangkat hukum dan sistem pengelolaan pertanahan sehingga tidak melahirkan sengketa, konflik dan perkara di kemudian hari.

4 28 4. Keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan Indonesia dengan memberikan akses seluas-luasnya pada generasi yang akan datang terhadap tanah sebagai sumber kesejahteraan masyarakat. Menguatkan lembaga pertanahan sesuai dengan jiwa, semangat, prinsip dan aturan yang tertuang dalam UUPA dan aspirasi rakyat secara luas. 3.3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur organisasi Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat Adapun susunan organisasi Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat berdasarkan Keputusan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 4 Tahun 2006, terdiri dari : 1. Subbagian Tata Usaha Subbagian Tata Usaha memiliki tugas memberikan pelayanan administrative kepada semua satuan organisasi Kantor Pertanahan, serta menyiapkan bahan-bahan evaluasi

5 29 kegiatan, penyusunan program, dan peraturan perundang-undangan. Subbagian Tata Usaha terdiri dari : a. Urusan Perencanaan dan Keuangan b. Urusan Umum dan Kepegawaian 2. Seksi Survei, Pengukuran dan Pemetaan Seksi Survei, Pengukuran dan Pemetaan mempunyai tugas melakukan survei, pengukuran dan pemetaan bidang tanah, ruang dan perairan, perapatan kerangka dasar, pengukuran batas kawasan/wilayah, pemetaan tematik dan survei potensi tanah, penyiapan pembinaan surveyor berlisensi dan pejabat penilai tanah. Seksi Survei, Pengukuran dan Pemetaan terdiri dari : a. Subseksi Pengukuran dan Pemetaan b. Subseksi Tematik dan Potensi Tanah 3. Seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah Seksi ini mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melakukan penetapan Hak dalam rangka pemberian, perpanjangan dan pembaruan hak tanah, pengadaan tanah, perijinan, pendataan dan penertiban bekas tanah hak, pendaftaran, peralihan, pembebanan hak atas tanah serta pembinaan Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT). Seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah terdiri dari : a. Subseksi Penetapan Hak Tanah b. Subseksi Pengaturan Tanah Pemerintah c. Subseksi Pendaftaran Hak d. Subseksi Peralihan, Pembebanan Hak dan PPAT 4. Seksi Pengaturan dan Penataan Pertanahan Seksi Pengaturan dan Penataan Pertanahan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melakukan penatagunaan tanah, landreform konsolidasi tanah, penataan pertanahan wilayah pesisir, pulau-pulau kecil, perbatasan dan wilayah tertentu lainnya. Seksi Pengaturan dan Penataan Pertanahan terdiri dari : a. Subseksi Penatagunaan Tanah dan Kawasan Tertentu b. Subseksi Landreform dan Konsolidasi Tanah

6 30 5. Seksi Pengendalian dan Pemberdayaan Seksi ini mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melakukan kegiatan pengendalian pertanahan, pengelolaan tanah negara, tanah terlantar dan tanah kritis serta pemberdayaan masyarakat. Seksi ini terdiri dari : a. Subseksi Pengendalian Pertanahan b. Subseksi Pemberdayaan Masyarakat 6. Seksi Sengketa, Konflik dan Perkasa Seksi Sengketa, Konflik dan Perkara mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melakukan kegiatan penanganan sengketa, konflik dan perkara pertanahan. Seksi Sengketa, Konflik dan Perkara terdiri dari: a. Subseksi Sengketa dan Konflik Pertanahan b. Subseksi Perkara Pertanahan 3.4 Analisa Sistem Berjalan Dalam pengarsipan Surat Ukur melibatkan beberapa pihak dan proses yang harus dilalui, sebelum akhirnya Surat Ukur tersebut tersusun rapi pada rak yang telah disediakan dan kemudian dilanjutkan dengan proses peminjaman dan pengembalian. Berikut ini merupakan gambaran dari proses pengarsipan Surat Ukur pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat :

7 31 Gambar 3.2 Flowchart Sistem Berjalan Berdasarkan gambar di atas, dapat diuraikan proses pengarsipan, peminjaman dan pengembalian Surat Ukur adalah sebagai berikut : 1. Surat Ukur terdiri dari 2 (dua) rangkap, yang 1 (satu) rangkap untuk pemohon dan 1 (satu) rangkap untuk arsip. Setelah Surat Ukur ditandatangani oleh Kepala Seksi Survey, Pengukuran dan Pemetaan kemudian dinyatakan selesai dan diserahkan ke petugas arsip. 2. Petugas Arsip mencatat Surat Ukur yang akan diarsipkan ke dalam buku daftar Surat Ukur.

8 32 3. Petugas Arsip merapihkan dan menyusun Surat Ukur sesuai dengan Nomor dan Kelurahan. 4. Untuk penyimpanannya, Surat Ukur dijilid per-100 (seratus) lembar. Guna mempermudah pencarian, pada setiap bendel Surat Ukur diberi daftar nomor Surat Ukur yang ada di dalam bendel tersebut. Jika terjadi penggantian Surat Ukur, maka Surat Ukur yang baru disimpan dalam bendel terakhir dan Surat Ukur yang lama tetap berada pada bendelnya tetapi nomor lama yang tertulis pada daftar tersebut dicoret dan diganti dengan nomor yang baru. Surat ukur disimpan dalam himpunan pertahun dalam setiap desa secara berurutan sesuai dengan urutan nomor Surat Ukur, dan setiap himpunan Surat Ukur diberikan sampul untuk mencatat nomor yang ada dalam himpunan tersebut. 5. Petugas arsip menyusun bendel Surat Ukur pada rak arsip yang disediakan. 6. Pegawai yang ingin meminjam Surat Ukur harus mengisi form peminjaman yang telah disediakan di ruang warkah Surat Ukur, setelah form peminjaman diisi lengkap kemudian diserahkan ke petugas arsip. 7. Petugas arsip menerima form peminjaman Surat Ukur. 8. Petugas arsip mencari Surat Ukur yang dibutuhkan oleh Pegawai, sesuai dengan form peminjaman. Jika Surat Ukur yang butuhkan tidak ditemukan dan didalam bendel Surat Ukur terdapat form peminjaman, berarti Surat Ukur tersebut sedang dipinjam oleh pegawai lain. 9. Jika Surat Ukur ditemukan dan tidak ada form peminjaman di dalam bendel Surat Ukur, maka Surat Ukur dapat dipinjam. 10. Petugas arsip memasukkan form peminjaman Surat Ukur di dalam bendel sebagai bukti bahwa Surat Ukur sedang dipinjam. 11. Petugas arsip memberikan Surat Ukur yang akan dipinjam kepada Pegawai. 12. Pegawai mengembalikan Surat Ukur yang sudah selesai dipinjam kepada Petugas Arsip. 13. Setelah menerima Surat Ukur dari Pegawai, Petugas Arsip mengembalikan Surat Ukur ke tempatnya yaitu bendel Surat Ukur sesuai dengan urutan Nomor Surat Ukur. 14. Petugas arsip mencabut form peminjaman yang dilampirkan dalam bendel Surat Ukur.

9 Identifikasi Masalah Berdasarkan prosedur sistem berjalan yang telah dibahas sebelumnya, maka ditemukan beberapa permasalahan yaitu: 1. Proses pencarian dan penemuan arsip kembali kurang efektif dan effisien, jika ada pegawai yang ingin meminjam Surat Ukur, petugas arsip harus mencari dan mengecek langsung bendel Surat Ukur yang terdapat pada rak. 2. Surat Ukur yang dipinjam dan yang sudah dikembalikan tidak termonitor dan terkontrol. 3. Dokumen mudah hilang karena belum ter-record dan tersimpan dalam satu penyimpanan. 4. Lamanya rentang waktu peminjaman sampai dengan pengembalian Surat Ukur. 5. Informasi pendataan Surat Ukur yang ditulis di dalam buku daftar Surat Ukur kurang akurat, karena terkadang tidak update. Penyebab dari masalah yang timbul dalam proses pengarsipan, peminjaman dan pengembalian yang saat ini sedang berjalan yaitu: 1. Proses pencarian dan penemuan kembali Surat Ukur kurang efektif dan effisien. Penyebab : Petugas arsip harus mencari dan mengecek langsung pada bendel Surat Ukur yang terdapat pada rak arsip. 2. Surat Ukur yang dipinjam dan yang sudah dikembalikan tidak termonitor dan terkontrol. Penyebab : Petugas arsip tidak membuat data arsip SU yang dipinjam dan yang sudah dikembalikan 3. Dokumen mudah hilang karena belum ter-record dan tersimpan dalam satu penyimpanan. Penyebab : Belum terintegrasinya proses pengarsipan, peminjaman dan pengembalian sehingga penyimpanan data belum terpusat dan belum memiliki back up data. 4. Lamanya rentang waktu peminjaman sampai dengan pengembalian Surat Ukur. Penyebab : Pada form peminjaman tidak tercantum tanggal pengembalian dan petugas arsip tidak memberikan batas waktu peminjaman dan pengembalian Surat Ukur. 5. Informasi pendataan Surat Ukur yang ditulis di dalam buku daftar Surat Ukur kurang akurat, karena terkadang tidak update.

10 34 Penyebab : Petugas arsip tidak mengecek kembali Surat Ukur yang dikembalikan apakah ada catatan atau tidak. 3.6 Analisa PIECES Identifikasi masalah terhadap sistem berjalan yang terdapat pada bagian pengarsipan Surat Ukur di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat dilakukan dengan menggunakan analisis PIECES yaitu suatu cara analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi dan efisiensi. Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah utamanya dan beberapa solusi permasalahan. Tahap analisis PIECES pada pengarsipan Surat Ukur berjalan yang digunakan adalah dengan cara membandingkan sistem yang lama dengan sistem usulan yang akan dibuat: Tabel 3.1 Analisa PIECES No Aspek Kendala Solusi 1. Performance Belum terpusatnya proses pengarsipan, peminjaman dan pengembalian Surat Ukur 2. Information Informasi pendataan Surat Ukur yang ditulis di dalam buku daftar Surat Ukur kurang akurat, karena terkadang tidak update. 3. Economic Biaya operasioanal terkait pencetakan buku daftar Surat Ukur untuk mendata Surat Ukur semakin meningkat, karena banyaknya Surat Ukur yang terbit setiap tahun. 4. Control a. Lamanya rentang waktu peminjaman sampai dengan pengembalian Surat Ukur. Dibuatkan sistem secara digital agar lebih informatif dalam penyajian mengenai data Surat Ukur dan memiliki back up data. Petugas arsip harus mengecek kembali setiap Surat Ukur yang dikembalikan oleh pegawai, jika ada data Surat Ukur yang sudah diinput dan disimpan dapat diubah dengan menambahkan catatan sesuai pada data fisik Surat Ukur. Tidak perlu menggunkaan buku daftar Surat Ukur untuk mendata Surat Ukur. Sistem pendataan Surat Ukur diinput langsung oleh petugas arsip melalui sebuah aplikasi dan data akan otomatis tersimpan ke dalam database. a. Dibuatkan form peminjaman dengan menambahkan tanggal pengembalian, rentang waktu pengembalian tidak lebih dari 2 minggu setelah tanggal peminjaman, karena lebih dari itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan.

11 35 b. Surat Ukur yang dipinjam dan yang sudah dikembalikan tidak termonitor dan terkontrol. 5. Efficiency Proses pencarian dan penemuan arsip kembali kurang efektif dan effisien. 6. Services Proses pencarian dan penemuan arsip kembali membutuhkan waktu yang lama. b. Dibuatkan sistem untuk memonitoring Surat Ukur yang dipinjam dan yang sudah dikembalikan. Dibuatkan sistem pencarian data yang diambil dari database Surat Ukur, dan tidak perlu mengecek langsung pada bendel Surat Ukur yang terdapat pada rak arsip. Dibuatkan sistem pencarian data yang diambil dari database Surat Ukur sesuai dengan nomor rak yang sudah diinput pada sistem. 3.7 Analisa Hardware dan Software Pendukung Pada perancangan aplikasi Pengarsipan Surat Ukur secara digital, dibutuhkan komputer sebanyak 2 (dua) unit yang akan digunakan untuk Server dan Petugas Arsip. Pada setiap komputer dibutuhkan browser seperti mozilla firefox, internet explorer ataupun google chrome. Minimal spesifikasi dari setiap komputer yaitu: 1. Processor Core i3 2. Memori 2 GB 3. Monitor SVGA 15. Pada PC server dibutuhkan software pendukung yaitu: XAMPP (Apache dan Mysql) dan text editor Notepad++.

12 Perancangan Sistem Usulan Berdasarkan identifikasi masalah dan analisa kebutuhan sistem diatas, maka berikut ini adalah perancangan sistem yang diusulkan: Use Case Diagram Gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Usulan Nama Use Case Aktor Pra Kondisi Proses Post Kondisi Tabel 3.2 Skenario Use Case Input data user Input data user Petugas arsip Petugas arsip memasukkan data user Petugas arsip memasukkan data user baru ke dalam sistem Sistem memeriksa data user Data user berhasil atau gagal disimpan

13 37 Nama Use Case Aktor Pra Kondisi Proses Post Kondisi Tabel 3.3 Skenario Use Case Pendataan Surat Ukur Pendataan Surat Ukur Petugas Arsip Petugas arsip memasukkan data Surat Ukur dan mengelola data tersebut. Manipulasi hanya dapat dilakukan oleh Petugas arsip yang telah login. Petugas arsip memasukkan data Surat Ukur ke dalam sistem Sistem memeriksa data Surat Ukur Data Surat Ukur berhasil atau gagal disimpan Nama Use Case Aktor Pra Kondisi Proses Post Kondisi Tabel 3.4 Skenario Use Case Pendataan Pegawai Pendataan pegawai Petugas Arsip Petugas arsip memasukkan data Pegawai dan mengelola data tersebut. Manipulasi hanya dapat dilakukan oleh Petugas arsip yang telah login. Petugas arsip memasukkan data Pegawai ke dalam sistem Sistem memeriksa data Pegawai Data Pegawai berhasil atau gagal disimpan Tabel 3.5 Skenario Use Case Cek bukti peminjaman yang belum kembali Nama Use Case Aktor Pra Kondisi Proses Post Kondisi Cek bukti peminjaman yang belum kembali Pegawai dan Petugas arsip Pada saat pegawai ingin meminjam Surat Ukur, Petugas arsip harus melakukan pengecekan terlebih dahulu apakah pegawai tersebut pernah meminjam Surat Ukur dan belum dikembalikan. Petugas arsip memilih menu monitoring, kemudian memilih parameter yang ingin ditampilkan. Sistem akan mencari data berdasarkan NIP Sistem menampilkan data yang dicari, dan Petugas dapat mengeceknya pada kolom status Tabel 3.6 Skenario Use Case Peminjaman Surat Ukur Nama Use Case Actor Pra Kondisi Proses Post Kondisi Peminjaman Surat Ukur Petugas Arsip Petugas arsip memasukkan data peminjaman Surat ukur pada menu data peminjaman Petugas arsip memasukkan data peminjaman Surat Ukur ke dalam sistem Sistem memeriksa data peminjaman Surat Ukur Data peminjaman Surat Ukur berhasil atau gagal disimpan

14 38 Tabel 3.7 Skenario Use Case Pengembalian Surat Ukur Nama Use Case Actor Pra Kondisi Proses Post Kondisi Use Case Pengembalian Surat Ukur Petugas Arsip Pegawai mengembalikan Surat Ukur, kemudian Petugas arsip memasukkan data pengembalian Surat ukur pada aplikasi. Petugas arsip memasukkan data pengembalian Surat Ukur ke dalam sistem Sistem memeriksa data pengembalian Surat Ukur Data pengembalian Surat Ukur berhasil atau gagal disimpan Tabel 3.8 Skenario Use Case Monitoring Surat Ukur Nama Use Case Actor Pra Kondisi Proses Post Kondisi Use Case Monitoring Surat Ukur Petugas Arsip, Pegawai Petugas arsip dapat mengetahui Surat Ukur yang sedang dipinjam dan yang sudah dikembalikan Petugas arsip memilih menu monitoring Sistem memproses monitoring Surat Ukur Sistem menampilkan monitoring Surat Ukur Activity Diagram Gambar 3.4 Activity Diagram login User

15 39 Tabel 3.9 Skenario Activity Diagram login User Activity name Actor Login User Petugas arsip 1. User memasukkan username dan password 2. Sistem melakukan validasi 3. Jika data login sesuai maka sistem akan menampilkan menu utama 4. Jika data login tidak sesuai maka sistem akan menampilkan notifikasi login gagal Gambar 3.5 Activity Diagram Input data user Tabel 3.10 Skenario Activity Diagram Input data user Activity name Actor Input data user Petugas arsip 1. Petugas arsip memilih menu data user 2. Sistem menampilkan data user 3. Petugas arsip memasukkan data user baru 4. Sistem menyimpan ke database

16 40 Gambar 3.6 Activity Diagram Pendataan Surat Ukur Tabel 3.11 Skenario Activity Diagram Pendataan Surat Ukur Activity name Actor Pendataan Surat Ukur Petugas arsip 1. Petugas arsip melakukan login ke dalam sistem 2. Petugas arsip memilih menu data Surat Ukur 3. Sistem menampilkan data Surat Ukur 4. Petugas arsip menginput data Surat Ukur baru 5. Sistem menyimpan data Surat Ukur ke database

17 41 Gambar 3.7 Activity Diagram Pendataan Pegawai Tabel 3.12 Skenario Activity Diagram Pendataan Pegawai Activity name Actor Pendataan Pegawai Petugas arsip 1. Petugas arsip melakukan login ke dalam sistem 2. Petugas arsip memilih menu data pegawai 3. Sistem menampilkan data pegawai 4. Petugas arsip menginput data pegawai 5. Sistem menyimpan data pegawai ke database

18 42 Gambar 3.8 Activity Diagram Cek bukti peminjaman yang belum kembali Tabel 3.13 Skenario Activity Diagram Cek bukti peminjaman yang belum kembali Activity name Actor Cek bukti peminjaman yang belum kembali Petugas arsip 1. Petugas arsip melakukan login ke dalam sistem 2. Petugas arsip memilih menu monitoring 3. Sistem menampilkan data monitoring 4. Petugas arsip menginput parameter monitoring berdasarkan NIP untuk mengecek bukti peminjaman yang belum kembali 5. Sistem menampilkan data monitoring sesuai parameter yang diinput

19 43 Gambar 3.9 Activity Diagram Peminjaman Surat Ukur Tabel 3.14 Skenario Activity Diagram Peminjaman Surat Ukur Activity name Actor Peminjaman Surat Ukur Petugas arsip 1. Pegawai mengisi form peminjaman 2. Petugas arsip melakukan login ke dalam sistem 3. Petugas arsip memilih menu data peminjaman 4. Sistem menampilkan data peminjaman 5. Petugas arsip menginput data peminjaman 6. Sistem menyimpan data peminjaman ke database

20 44 Gambar 3.10 Activity Diagram Pengembalian Surat Ukur Tabel 3.15 Skenario Activity Diagram Pengembalian Surat Ukur Activity name Actor Pengembalian Surat Ukur Petugas arsip 1. Pegawai mengembalikan Surat Ukur 2. Petugas arsip melakukan login ke dalam sistem 3. Petugas arsip memilih menu data pengembalian 4. Sistem menampilkan data pengembalian 5. Petugas arsip menginput data pengembalian 6. Sistem menyimpan data pengembalian ke database

21 45 Gambar 3.11 Activity Diagram Monitoring Surat Ukur Tabel 3.16 Skenario Activity Diagram Monitoring Surat Ukur Activity name Actor Monitoring Surat Ukur Petugas arsip 1. Petugas arsip melakukan login ke dalam sistem 2. Petugas arsip memilih menu monitoring 3. Sistem menampilkan data monitoring data Surat Ukur Sequence Diagram Sequence diagram yang dirancang pada pembangunan sistem Pengarsipan Surat Ukur Secara Digital ini adalah sebagai berikut : 1. Sequence Diagram Login Setiap pengguna aplikasi harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses menu yang terdapat pada aplikasi. User memasukkan username dan password kemudian sistem akan melakukan validasi data yang terdapat pada database tbl_user, jika validasi sesuai maka sistem akan menampilkan halaman utama.

22 46 Gambar 3.12 Sequence Diagram Login User 2. Sequence Diagram Input Data User Petugas arsip bertugas melakukan Input data user meliputi tambah, edit, dan hapus data user. Petugas arsip memilih menu data user, aplikasi akan menampilkan form input data user. Setelah form muncul, Petugas arsip dapat melakukan aksi terhadap data user tersebut. Setelah melakukan salah satu aksi, maka sistem akan menampilkan pesan berhasil atau gagal disimpan. Gambar 3.13 Sequence Diagram Input Data User

23 47 3. Sequence Diagram Pendataan Surat Ukur Petugas arsip bertugas melakukan pendataan Surat Ukur meliputi tambah, edit, dan hapus data Surat Ukur. Petugas arsip memilih menu data Surat Ukur, aplikasi akan menampilkan form data Surat Ukur. Setelah form muncul, Petugas arsip dapat melakukan aksi terhadap data Surat Ukur tersebut. Setelah melakukan salah satu aksi, maka sistem akan menampilkan pesan berhasil atau gagal disimpan. Gambar 3.14 Sequence Diagram Pendataan Surat Ukur 4. Sequence Diagram Pendataan Pegawai Petugas arsip bertugas melakukan pendataan Pegawai meliputi tambah, edit, dan hapus data Pegawai. Petugas arsip memilih menu data Pegawai, aplikasi akan menampilkan form data Pegawai. Setelah form muncul, Petugas arsip dapat melakukan aksi terhadap data Pegawai tersebut. Setelah melakukan salah satu aksi, maka sistem akan menampilkan pesan berhasil atau gagal disimpan. Gambar 3.15 Sequence Diagram Pendataan Pegawai

24 48 5. Sequence Diagram Cek bukti peminjaman belum kembali Pada saat pegawai ingin meminjam Surat Ukur, Petugas arsip harus melakukan pengecekan terlebih dahulu apakah pegawai tersebut pernah meminjam Surat Ukur dan belum dikembalikan. Petugas arsip memilih menu data monitoring untuk melakukan pengecekan bukti peminjaman yang belum kembali, dengan memilih parameter berdasarkan NIP. Maka sistem akan menampilkan data sesuai parameter yang sudah dipilih. Gambar 3.16 Sequence Diagram Cek bukti peminjaman belum kembali 6. Sequence Diagram Peminjaman Surat Ukur Petugas arsip bertugas mendata peminjaman Surat Ukur meliputi tambah, edit, dan hapus data peminjaman Surat Ukur. Petugas arsip memilih menu data peminjaman, aplikasi akan menampilkan form data peminjaman. Setelah form muncul, Petugas arsip dapat melakukan aksi terhadap data peminjaman tersebut. Setelah melakukan salah satu aksi, maka sistem akan menampilkan pesan berhasil atau gagal disimpan. Gambar 3.17 Sequence Diagram Peminjaman Surat Ukur

25 49 7. Sequence Diagram Pengembalian Surat Ukur Petugas arsip bertugas mendata pengembalian Surat Ukur meliputi tambah, edit, dan hapus data pengembalian Surat Ukur. Petugas arsip memilih menu data pengembalian, aplikasi akan menampilkan form data pengembalian. Setelah form muncul, Petugas arsip dapat melakukan aksi terhadap data pengembalian tersebut. Setelah melakukan salah satu aksi, maka sistem akan menampilkan pesan berhasil atau gagal disimpan. Gambar 3.18 Sequence Diagram Pengembalian Surat Ukur 8. Sequence Diagram Monitoring Surat Ukur Petugas arsip dapat melihat monitoring Surat Ukur yang berisi peminjaman dan pengembalian Surat Ukur. Setelah melakukan login, Petugas arsip memilih menu data monitoring. Kemudian sistem akan menampilkan data monitoring tersebut yang diambil dari database. Gambar 3.19 Sequence Diagram Monitoring Surat Ukur

26 Class Diagram Class Diagram yang dirancang pada pembangunan aplikasi Pengarsipan Surat Ukur Secara Digital adalah sebagai berikut: Gambar 3.20 Class Diagram Pengarsipan Surat Ukur Secara Digital Rancangan Struktur Tabel Rancangan struktur tabel pada pembangunan aplikasi Pengarsipan Surat Ukur Secara Digital adalah sebagai berikut: Tabel 3.17 Tabel Pengguna (tbl_user) No. Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan 1 username VarChar 10 Primary Key 2 password VarChar 50 3 nama_lengkap VarChar VarChar 30 5 no_telp VarChar 15 6 alamat VarChar 50

27 51 Tabel 3.18 Tabel Surat Ukur (tbl_suratukur) No. Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan 1 no_suratukur VarChar 50 Primary Key 2 no_seri VarChar 10 3 tgl_su Date 4 nib VarChar 13 5 kelurahan VarChar 50 6 kecamatan VarChar 50 7 no_peta VarChar 11 8 nama_pemohon VarChar 50 9 luas Int 5 10 di_302 VarChar di_307 VarChar no_rak VarChar 5 13 file_lampiran_su VarChar keterangan VarChar 255 Tabel 3.19 Tabel Pegawai (tbl_pegawai) No. Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan 1 nip VarChar 18 Primary Key 2 nama_pegawai VarChar 50 3 seksi VarChar 50 4 jabatan VarChar 50 Tabel 3.20 Tabel Peminjaman Surat Ukur (tbl_pinjam) No. Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan 1 id_pinjam VarChar 6 Primary Key 2 no_suratukur VarChar 50 3 nip VarChar 18 4 nama_pegawai VarChar 50 5 keperluan VarChar tgl_pinjam Date 7 tgl_jatuhtempo Date 8 status VarChar 100

28 52 Tabel 3.21 Tabel Pengembalian Surat Ukur (tbl_kembali) No. Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan 1 id_pinjam VarChar 6 2 tgl_kembali Date 3 status VarChar 100