PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK TERPADU BERBASIS WEB DI MADRASAH IBTIDAIYAH CIKAWUNG KABUPATEN TASIKMALAYA ABSTRAK

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK TERPADU BERBASIS WEB DI MADRASAH IBTIDAIYAH CIKAWUNG KABUPATEN TASIKMALAYA Dadang Haryanto 1, Asep Wildan 2 1) Prodi Sistem Informasi STMIK DCI Jl. Letjen Mashudi No. 6 Kota Tasikmalaya masterlumut@gmail.com 2) Prodi Pendidikan Agam Islam STAI Tasikmalaya Jl. Paseh No. 271 Kel. Sambongpari Kec. Mangkubumi Kota Tasikmalaya asepwildan29@gmail.com ABSTRAK Masalah Sistem Akademik sangatlah penting dan vital prannya bagi suatu lembaga pendidikan. melalui Sistem Akademik dapat dilihat apakah suatu lembaga pendidikan tersebut baik atau buruk. Dan pengolahan sistem akademik yang baik harus ditunjang dengan sebuah sistem informasi yang baik pula. Dalam hal ini sistem informasi Akademik menjadi perhatian penulis dengan tujuan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mempermudah dan mempercepat proses pengolahan nilai akademik. Dengan menggunakan Sistem Informasi Akademik ini pengguna dapat membuat pelaporan nilai hasil akademik yang tranparan, tepat dan cepat. Sehingga dapat menumbuhkan pencitraan positif dimata masyarakat terhadap Madrasah, karena perubahan dan perbaikan yang dilakukan Madrasah, khususnya dalam hal layanan akademis dapat di lihat dan di pantau kapan saja oleh orang tua wali dari siswa di madrasah tersebut. Kata Kunci: Sistem Informasi, Akademik, Berbasis Web I. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi membawa banyak perubahan di segala bidang. Salah satunya adalah pada proses pengolahan nilai akademik di dunia pendidikan. Dengan adanya teknologi informasi dengan segala karakteristiknya akan memberkan sebuah peluang terhadap peningkatan kualitas layanan. Namaun implementasi yang kurang tepat dan tanpa perancangan yang baik akan memberikan hasil yang kontra produktif (tidak menguntungkan). Inti dari teknologi informasi adalah pengelolaan informasi dalam sebuah sistem. Keberhasilan dalam pengelolaan informasi merupakan kunci dari keberhasilan sebuah implementasi teknologi informasi dalam sebuah intansi. Tuntutan akan kualitas sebuah lembaga pendidikan dapat dijawab dengan implementasi pengelolaan informasi akademik yang terpadu, tepat dan cepat. Salah satu kendala terkait informasi akademik adalah kesulitan dalam melakukan akses data-data yang di butuhkan baik oleh perangkat kerja lembaga pedidikan maupun oleh orang tua wali siswa. Penyebab utama dari permasalahan tersebut adalah lemahnya manajemen pengolahan data-data di lembaga tersebut. Update dan validasi data yang kurang, penyampaian data yang 1

2 tidak menarik, dan keterbatasan hak akses sehingga pencarian sebuah data dapat menjadi sebuah aktifitas yang menyulitkan. Mengacu pada hal tersebut diatas, maka Lembaga Pendidikan Madrasah Ibtidaiyah Cikawung memerlukan sebuah pengembangan teknologi informasi untuk membantu dalam kegiatan pengolahan informasi akademik di lembaga tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan sebuah sistem informasi akademik yang melakukan pengolahan data-data di lembaga pendidikan tersebut dan pengolahannya dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Untuk itu dibangun Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung Kabupaten Tasikmalaya II. LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem Informasi Sedangkan Menurut Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain halaman 9, Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung oprasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. 2.2 Pendidikan Dan Akademik Sebuah lembaga yang bergerak dalam sebuah pendidikan tak akan lepas dari peran mereka dalam proses pendidikan yang dinamakan proses akademik. lalu yang menjadi pertanyaan, apa sebenarnya yang dimaksud pendidikan? Dan apa yang di maksud dengan akademik? Pendidikan Pendidikan sering diartikan bermacam-macam. Dalam kehidupan sehari-hari kata pendidikan diartikan dengan lembaga pendidikan dan adakalanya diartikan dengan hasil pendidikan. Menurut Levengeld, pendidikan adalah mempengaruhi anak dalam upaya membimbingnya agar menjadi dewasa. Usaha membimbing haruslah usaha yang disadari dan dilaksankan dengan sengaja. Oleh karena itu pendidikan hanya terdapat dalam pergaulan yang disengaja antara orang dewasa dengan anak yang diarahkan kepada tujuan pendidikan. Hoogveld berpendapat bahwa pendidikan ialah membantu anak supaya ia cukup cakap menyelenggarakan tugas hidupnya atas tanggung jawabnya sendiri. Menurut Ki Hajar Dewantara, mendidik ialah menuntun segala kekuatan kodrat yang ada pada anak-anak agar mereka sebagai manusia dan sebagai anggota masyarakat dapta mencapai keselamatan dan kebahagiaan yang setinggi-tinggnya. Berdasarkan pernyataan yang didisimpulkan para ahli tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pendidikan adalah usaha sadar dari orang dewasa untuk membantu atau membimbing pertumbuhan dan perkembangan anak/ peserta didik secara teratur dan sistematis kearah kedewasaan Akademik Kata akademik berasal dari bahasa Yunani yakni academos yang berarti sebuah taman umum (plasa) di sebelah barat laut kota Athena. Nama Academos adalah nama seorang pahlawan yang terbunuh pada saat perang legendaris Troya. Pada plasa inilah filosof Socrates berpidato dan membuka arena perdebatan tentang berbagai hal. Tempat ini juga 2

3 menjadi tempat Plato melakukan dialog dan mengajarkan pikiran-pikiran filosofisnya kepada orang-orang yang datang. Sesudah itu, kata acadomos berubah menjadi akademik, yaitu semacam tempat perguruan. Para pengikut perguruan tersebut disebut academist, sedangkan perguruan semacam itu disebut academia.berdasarkan hal ini, inti dari pengertian akademik adalah keadaan orang-orang bisa menyampaikan dan menerima gagasan, pemikiran, ilmu pengetahuan, dan sekaligus dapat mengujinya secara jujur, terbuka, dan leluasa (Fadjar, 2005). Kegiatan akademik meliputi tugastugas yang dinyatakan dalam program perkuliahan, seminar, praktikum, kerja lapangan, penulisan Tugas Akhir, tesis, dan disertasi. Dalam satu kegiatan akademik diperhitungkan tidak hanya kegiatan tatap muka yang terjadwal saja tetapi juga kegiatan yang direncanakan (terstruktur) dan yang dilakukan secara mandiri. Pendidikan akademik adalah pendidikan tinggi yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan dan pengembangannya. Dalam hal ini lembaga akademik seperti institut dan universitas merupakan memegang peranan penting dalam pengendalian mutu pelaksanaan pendidikan akademik Sistem Informasi Akademik Sistem informasi akademik adalah aplikasi online yang dapat digunakan untuk keperluan atau aktivitas akademik (Development Team SIAK-NG, 2008). Pengertian lain menyebutkan sistem informasi akademik adalah sistem yang saling berkaitan atau berinteraksi yang melakukan pengumpulan data, memproses data dan merekam hingga menghasilkan informasi yang berhubungan atau yang berkaitan dengan pendidikan umum yang nantinya berfungsi untuk mendukung kegiatan operasional sekolah (Tim Balai Pustaka, 2008). Definisi lain menyebutkan bahwa sistem informasi akademik adalah sebuah sistem khusus untuk keperluan pengeloaan data-data akademik dengan penerapan teknolog komputer baik hardware maupun software (Taryana, 2007). Sistem informasi akademik merupakan software ditujukan untuk staf karyawan administrasi dan mahasiswa yang ingin menggunakan informasi tersebut untuk setiap kegiatan yang berkaitan dengan perkuliahan (Indra, Cipto, Jefri, dan Minarto, 2001). Adapun tujuan dari dibuatnya sistem informasi akademik, antara lain: 1. Efisiensi media dan ruang yang digunakan untuk penyimpanan data atau arsip sekolah. Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah kertas yang digunakan untuk pencatatan data-data sekolah, pengurangan ruangan untuk penyimpanan kertaskertas tersebut, pengurangan tenaga perawat kertas dan ruang tersebut, dan sebagainya. Selain itu, dengan sistem media elektronis ini, penulisan data secara berulang kali untuk kepentingan berbeda maupun sama dapat dihindari yang berarti menambah faktor efisiensi di atas. 2. Meningkatkan kemampuan pengelolaan data akademik. Pengelolaan yang dimaksud meliputi kelengkapan data, kerincian data, keamanan data, kerahasiaan data, cara-cara pemasukan dan pengambilan data, dan sebagainya. 3. Menjamin ketelitian, kebenaran, hubungan dan kesesuaian data. 4. Kemudahan pengelolaan dan pemanfaatan data. Dengan penerapan Sistem informasi khusus yang baik dan 3

4 tepat, maka pengelolaan data-data akadmeik dapat menjadi sangat mudah tanpa harus meninggalkan faktor keamanannya. Dengan cara ini, pihakpihak yang berkepentingan dan berwenang terhadap data tinggal menghidupkan komputernya, lalu menggunakan program sistem informasi yang ada untuk mengelola data-data tersebut (Taryana, 2007). III. ANALISIS SISTEM 3.1 Flow Map Manual Sistem Informasi Akademik MI Cikawung Berikut ini adalah Flow Map manual dri sistem informasi akademik yang sekarang berjalan di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung saat ini. Gambar 3.1 Flow Map Manual Sistem Informasi Akademik MI Cikawung IV. PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem merupakan bagian dari metodologi pengembangan suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah melalui tahapan analisis. Perancangan sistem juga merupakan suatu determinasi dari proses dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru. Jika sistem tersebut berbasis komputer maka perancangan dapat memasukkan 4

5 spesifikasi dari tipe perangkat yang digunakan. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah supaya struktur dan operasi yang dibuat dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya dapat mudah diikuti. Selain itu juga, untuk memenuhi kebutuhan dari pemakai mengenai gambaran yang jelas terhadap sistem yang akan dibuat serta implementasinya. 4.1 Kebutuhan Sistem Yang Akan Dirancang Perancangan implementasi sistem informasi dalam Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung ini berdasarkan atas analisis yang dilakukan penulis dengan melakukan studi pustaka dan wawan cara dengan pendidik dan tenga kependidikan yang ada di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung. Rancangan aplikasi yang diajukan penulis akan digambarkan dengan menggunakan beberapa alat bantu deskripsi seperti diagram alir data (Data Flow Diagram) yang meliputi diagram konteks dan diagram rinci. Sedangkan mengenai struktur data digambarkan dengan memakai rancangan file dan diagram hubungan entitas (Entity Relationship Diagram). Rancangan program yang akan dibuat antara lain: 1. Rancangan penginputan data identitas madrasah 2. Rancangan penginputan data pendidik dan tenaga kependidikan 3. Rancangan penginputan data siswa 4. Rancangan pengimputan data mata pelajaran 5. Rancangan pengimputan data kelas 6. Rancangan proses pengolahan nilai 7. Rancangan proses pengolahan absen 8. Rancangan laporan nilai raport 9. Rancangan laporan absen siswa 10. Rancangan laporan transkip nilai siswa (leger) 4.2 Prosedur Yang Akan Dikomputerisasi Berdasarkan analisis masalah, dalam sistem yang sedang dibahas terdapat beberapa macam prosedur, prosedurprosedur tersebut terbentuk dari beberapa proses dalam sistem yang ada dilokasi penelitian. Adapun prosedur-prosedur yang akan dirancang dan diimplementasikan dengan komputer adalah Prosedur data Madrasah Prosedur data Pendidik dan tenaga kependidikan, Prosedur data siswa dan Prosedur data mata pelajaran, Prosedur data Kelas. 4.3 Rancangan Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram merupakan alat bantu yang digunakan untuk mendeskripsikan sistem secara lengkap dan jelas, baik sistem yang sudah ada maupun sistem yang masih dalam rancangan. Dalam data flow diagram ini dijelaskan mengenai aliran data, proses informasi, hasil data dan sumber tujuan data yang dilakukan oleh sistem. Tingkatan atau level data flow diagram (DFD) dimulai dari diagram konteks, yaitu diagram yang menjelaskan dan menggambarkan mengenai sistem secara umum yang terdiri dari beberapa eksternal entity (elemenelemen diluar sistem) yang memberikan input kedalam sistem. Diagram konteks tersebut akan diuraikan lagi ke dalam beberapa level diagram yang ada dalam sistem sehingga menghasilkan uraian sistem yang lebih terinci. 5

6 4.3.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung Guru Bidang Format Nilai Nilai Siswa TU/ADMIN Data Madrasah Data Pendidik dan Tengaga Kependidikan Data Siswa Data Mata Pelajaran Data Kelas PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK TERPADU BERBASIS WEB DI MI CIKAWUNG Nilai Raport Absensi Siswa Siswa Kepala Madrasah Raport Siswa Laporan Raport Siswa Leger Nilai Siswa Absensi Siswa Guru Kelas Fromat Nilai, Format Absensi Nilai Raport Absensi Leger Raport Siswa Gambar 4.1 Diagram Konteks 6

7 4.3.2 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik Terpadu Berasis Web di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung ADMIN Data Madrasah Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan Data Siswa Data Mata Pelajaran Data Kelas P1 MEMASUKAN DATA F1 tb_identitas F2 tb_guru F3 tb_siswa F3 tb_mp F5 tb_kelas GURU KELAS P2 PENGOLAHAN DATA GURU BIDANG Data Madrasah Data Pendidik dn Tenaga Kependidikan Data Siswa Data Mata Pelajaran Data Kelas Nilai dan Absensi Format Nilai dan Format Absensi Nilai Format Nilai F6 TB. NILAI F5 TB. ABSENSI Data Absensi Data Nilai P2 LAPORAN Leger Raport Siswa Absensi Siswa Nilai Raport Absensi GURU KELAS Raport Absensi SISWA Lap. Raport Siswa Leger KEPALA MADRASAH Gambar 4.2 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik Terpadu Berasis Web di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung 7

8 4.4 Rancangan ERD (Entity Relationship Diagram) Diagram hubungan atau Entitas dikenal dengan sebutan Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model jaringan yang menggambarkan rancangan atau susunan data store dari sistem lebel pemisah yang tinggi. Diagram E-R ini digunakan untuk menggambarkan hubungan antar simpanan data yang terdapat pada DFD. #Id_PTK Nama_PTK #NIS Nama_Siswa #Kode_Kelas Nama_Kelas Pendidik 1 mengajar N Siswa N Menempati 1 kelas N Mengambil N Mata Pelajaran #Kode_MP Nama_MP V. IMPLEMENTASI PROGRAM Program yang penulis buat adalah program mengenai Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web di Madrasah Ibtidailyah Cikawung, sebelum mengimplementasi program ini penulis menguraikan tentang penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan oleh sistem yang dibuat, bahasa pemograman yang digunakan, sistem operasi (operating system), perangkat alat bantu yang mendukung dalam proses pembuatan sistem ini serta hal-hal yang berhubungan dengan implementasi program. Berikut ini adalah uraian mengenai kebutuhan-kebutuhan yang berhubungan dengan implememtasi program yang penulis buat, diantaranya adalah sebagai berikut: 5.1 Perangkat Keras (Hardware) dan Perangkat Lunak (Software) yang Digunakan Dalam mengimplementasi program yang penulis buat, maka mengunakan perangkat keras dan perangkat lunak antara lain: a. Perangkat keras yang digunakan: 1. Prosesor Intel Core I3 3,3 GHz 2. 2 Gb RAM 3. Harddisk 500 Gb 4. VGA Card Gforce Monitor GTC LCD Printer Canon IP 2700 b. Perangkat lunak yang digunakan: 1. Proses pembuatan aplikasi (coding) dengan menggunakan bahasa pemerograman PHP 2. Pembuatan struktur tabel basisdata dengan menggunakan MySQl 3. Menggunakan Microsoft Office 2013 sebagai alat bantu pengolahan kata dalam pembuatan laporan Proyek Perangkat Lunak; 4. Menggunakan Microsoft Visio 2013 sebagai alat bantu dalam mendesain rancangan-rancangan DFD, ERD, 8

9 rancangan form dan rancangan laporan-laporan Tampilan Form yang Dibuat Setelah melakukan proses identifikasi data, analisis sistem serta perancangan aplikasi yang akan dibuat, maka berikut ini adalah beberapa tampilan form yang merupakan interaksi program dari Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung, adalah sebagai berikut: 1. Form Login Gambar 5.1 Form Login 2. From Utama Gambar 5.2 Form Utama 3. Form Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan Gambar 5.3 Form Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan 9

10 4. Form Proses Absensi Gambar 5.4 Form Proses Absensi 5.3 Tampilan Laporan yang di Implementasikan Berikut ini adalah tampilan laporan-laporan yang diimplementasikan dalam pembuatan sistem yang penulis buat, adalah sebagai berikut: 1. Laporan Absensi Siswa VI. KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan yang dilakukan penulis terhadap sistem informasi akademik yang sedang berjalan pada saat ini maupun yang penulis kembangkan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa: 1. Pengelolaan data-data baik data baru maupun data-data transaksi yang dilakukan dengan proses bantuan komputer lebih mudah dan praktis apabila dibandingkan dengan cara manual, karena disamping kecepatan dalam proses yang bisa menekan tingkat biaya yang dikeluarkan, juga proses yang dilakukan dengan bantuan komputer dapat memperkecil tingkat kesalahan yang disebabkan oleh kelalaian manusia dalam pencatatan data. 2. Penyajian data yang dibutuhkan sistem yang dilakukan oleh sistem bantuan komputer akan lebih baik daripada sistem manual karena disamping kecepatan penyampaian informasi yang dibutuhkan, juga informasi yang disampaikan lebih akurat. VII. DAFTAR PUSTAKA Antoni, Harianto dan Novi Safriadi Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Informatika.Jurnal ELKHA Vol.4, No. 2, Oktober Binarso, Yusi Ardi, Eko Adi Sarwoko dan Nurdi Bahtiar Pembangunan Sistem Informasi Berbasis Web.jurnal of informatics and teknologi vol 1, tahun Constantianus, Fredderick dan Bernard Renaldy Suteja Analisa dan Desain Sistem Bimbingan Tugas Akhir Berbasis Web. Jurnal Informatika UKM, Vol. I, No. 2, Desember Jogiyanto Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis.yogyakarta: Andi 10