(Studi Kasus PT. GMF Aero Asia, Unit Engine Maintenance)

Transkripsi

1 PENGENDALIAN PERSEDIAAN SPARE PART DENGAN PENDEKATAN PERIODIC REVIEW (R,s,S) SYSTEM (Studi Kasus PT. GMF Aero Asia, Unit Engine Maintenance) Presentasi Tugas Akhir 26 Januari 2010 Wirawan Aditya Seta P Teknik Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

2 PENDAHULUAN PT. GMF Aero Asia adalah perusaha yang begerak di bidang MRO yakni Maintenance, Repair, and Overhaul. Salah satu unit yang mendukung dalam proses bisnis MRO ini adalah ENGINE SHOP. Bertanggung jawab atas perbaikan mesin pesawat. (tipe CFM56-3 ; Boeing 737 classic dan tipe Spey) Engine Shop memiliki parameter yang menjadi tolak ukur adalah: Ke-Konsisten-an TAT (Turn Around Time) Kualitas Pengerjaan perbaikan - Reliability Ketersediaan Engine Floating Spare

3 ENGINE SHOP (TR)

4 Latar Belakang Ke-Konsistensi-an TAT (Turn Around Time) Januari Oktober Perbandingan TAT Target dan Aktual A ctual TAT Ta rget TAT rata - rata gap senilai 38%.

5 Ke-Konsistensi-an TAT (Turn Around Time) September November Perbandingan T AT T arget dan Aktual rata - rata gap senilai 27% Actual TAT Target TAT

6 Gating Procedure, by MTU

7 Gating Procedure, by MTU Gate Gate 0 Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gate 4 Gate 5 Gate 6 Gate 7 Gate 8 Gate 9 Gate 10 Description Engine is inducted and the TAT Clock Starts Complete disassembly completed and off-logged down to piece part All Fast Track Parts have been shipped to Vendor for Repair All Inspections have been completed All parts in the Repair and Vendor Processes have return dates All parts on late return form Repair and Vendor Processes have been swapped, exchanged, loaned or purchased Sub Assembly is initiated with Critical Path Parts Final Assembly is initiated Test Cell Process is initiated Serviceable Engine is shipped Engine Exit meeting is completed and invoicing is initiated

8 Kontribusi Gate dalam keterlambatan

9 % Delay Department per Gate

10 Kondisi Aktual

11 Perumusan Masalah Bahwa masalah dari shortage disebabkan oleh logistik spare part, dikarenakan hal tersebut perencanaan inventory spare part perlu dianalisa. Menentukan strategi persediaan spare part dengan mempertimbangkan service level yang tinggi tetapi dengan biaya yang rendah pula. Dan juga strategi akan klasifikasi dari spare part yang ada.

12 Perumusan Masalah Masalah shortage Sebab: logistik spare part terhambat Sehingga: perlu analisa perencanaan inventory Bagaimana strategi penyediaan spare part? Biay a rendah Harga Jumlah penggun aan Service Lev el tinggi Klasifikasi

13 Tujuan Penelitian Menentukan klasifikasi spare part di Unit Engine Maintenance berdasarkan harga dan penggunaan. Menentukan pengelolaan persediaan spare part dengan mempertimbangkan klasifikasi spare part. Mendapatkan kombinasi parameter pengelolaan persediaan spare part dengan total biaya minimum dan service level yang tinggi. Manfaat Penelitian Memberi masukan pada perusahaan untuk menentukan strategi pengelolaan spare part. Sehingga kegiatan pemenuhan spare part dapat dilakukan secara optimal.

14 Ruang Lingkup Penelitian Batasan : Material yang diamati adalah material untuk Engine tipe CFM56-3. Data yang digunakan adalah data penggunaan spare part dalam kurun waktu 2 tahun ( ) Klasifikasi part yang dijadikan bahan pengolahan adalah consumable, expandable, repairable. Dalam pengolahan data, periode review inventory tiap 1 bulan. Asumsi: Untuk faktor pendanaan atau payment tidak mengalami masalah dengan kata lain cash flow lancar

15 Metodologi Penelitian Harga Dan Jum lah Penggunaan Sim ulasi Monte Carlo Total Biay a Rendah Service level tinggi Klasifikasi Spare Part Simulasi Pengelolaan Persediaan Memilih Kombinasi (s,s) Silv er (1998): inventory dengan perm intaan probabilistic dapat dikelola dengan metode Continuous Review /Periodic review. Kondisi di perusahaan: perm intaan tidak stabil dan data y ang digunakan adalah data review per bulan. Periodic Review (R,s,S) system

16 IV. PENGOLAHAN DATA - Klasifikasi Scatterplot of Harga vs sum usage Scatterplot of Hargavs sum usage Harga Harga sumusage sumusage kelompok yakni (1) harga rendah-penggunaan tinggi, (2) harga rendah-penggunaan rendah, dan (3) harga tinggi-penggunaan rendah Spare part yang diamati berjumlah 518

17 Spare part sebagai contoh perhitungan N o. Pa rt Ha rga Jumlah Pen ggunaan (2 Tahun) Pem eta-an* Kelas M21P (1 ) A 2 P1 08P (1 ) A (1 ) B P142P (2 ) A (2 ) B P1 91P (2 ) A (3 ) B (3 ) B (3 ) B

18 EOQ kah?? Data Demand spare part (TR) Pendekatan EQO Silver (1998): VC = Variance of demand per period Square of average demand per period Terdapat ketentuan bahwa: Jika VC < 0.2 use a simple EOQ involving Jika VC >= 0.2 use a heuristic No. Part Variance Usage Square Of Average Usage VC Metode M21P Heuristic 2 P108P Heuristic Heuristic 4 P142P Heuristic Heuristic 6 P191P Heuristic Heuristic Heuristic Heuristic

19 PENGOLAHAN DATA - Simulasi Simulasi mampu menjawab WHAT IF Simulasi Monte Carlo sendiri merupakan simulasi probabilistik, dimana datanya di-generate dari bilangan random, yang kemudian disusun suatu distribusi probabilitas. HarusKah dengan Simulasi?? - Rumus Perhitungan Teori Persediaan pendekatan dengan distribusi Normal. - Kenyataan Data tidak berdistribusi normal. - Pendekatan EOQ bukanlah yang terbaik.

20 Alur Simulasi RANDOM DATA 1 RANDOM DATA 2 GENERATE DA TA RANDOM Mem buat distribusi kem ungkinan untuk v ariabel penting. Mem bangun distribusi kem ungkinan kumulatif untuk tiap tiap v ariabel di tahap pertama. Menentukan interval angka radom untuk tiap v ariabel. Mem buat angka random. Mem buat simulasi dari angka random.

21 Contoh Simulasi Part 9523M21P01 S = 1 26 Serv ice Level = 95% S= 99 Periode Inventory Demand Order Receipt On Order LT Hold. Cost Order Cost 2008 Jan ,20 38,04 Feb ,76 0,00 M ar ,76 38,04 Apr ,78 0,00 M ay ,99 38,04 Jun ,03 0,00 Jul ,28 38,04 Aug ,06 38,04 Sep ,82 0,00 Oct ,82 0,00 Nov ,13 0,00 Dec ,00 38,04

22 Contoh Simulasi Part 9523M21P01 S = 1 26 Serv ice Level = 95% S= 99 Periode Inventory Demand Order Receipt On Order LT Hold. Cost Order Cost Jan ,20 38,04 i t = ifeb t ,76 0,00 Order M ar Jika i t-1 0+ on order 49 t ,76 38,04 receipt Apr d t < ROP, ,78 0,00 M ay order t = 0Max. stock ,99 38,04 (i Jun t-1 + on order 56 0 t-1 ) 1 354,03 0,00 Jul ,28 38,04 Aug S = s +Q 115,06 38,04 Sep s = LT 455,82 * D * SS 0,00 SS = Oct Z*stdev 455,82 *(LT^0.5) 0,00 Nov ,13 0,00 Dec ,00 38,

23 Keputusan melakukan order t = periode i t = i nventory periode ke-t i t = i nventory on order periode ke-t S = stok maksimum s = r eorder point MOQ = minimum order quantity Qt roundup S i( t 1) i' ( t 1) MOQ MOQ

24 Contoh hasil simulasi 9523M21P01 Eksp. S S. Lvl Input s S.L. Aktual Hold. Cost Order Cost Total Cost Fill Rate ,00% 87 72% 24733, , ,22 77% ,00% 87 69% 23565, , ,08 74% ,00% 87 66% 21764, , ,16 72% ,00% 87 64% 20317, , ,22 68% ,00% 87 63% 18639, , ,38 66% ,00% 87 61% 16984, , ,53 62% ,00% 87 56% 15019, , ,99 58% ,50% 92 74% 26990, , ,18 80% ,50% 92 73% 26092, , ,00 79% ,50% 92 69% 23844, , ,10 76% ,50% 92 66% 22326, , ,36 72% Simulasi mempunyai 35 skenario dari berbagai kombinasi S (maks stok) dan s (reorder point)

25 Hasil Grafik Simulasi 9523M21P M21P Total Cost % 55% 60% 65% 70% 75% 80% 85% 90% 95% 100% Service Level Aktual

26 9523M21P01 S SL input s SL aktual Holding Cost Order Cost Total Cost Fill Rate % 99 71% % Base line: SL = 95 %, S = ROP + Q % % % % % % % % % Alter natif pilihan % % 18 71% 29, , % 44, % 29, , % 39, % 29, , Kelas % 35,093.53

27 PERHITUNGAN DAN HASIL SIMULASI

28 Total Cost % 90% 92% 94% 96% 98% 100% Service Level Aktual

29 S SL input s SL aktual Holding Cost Order Cost Total Cost Fill Rate % % % Base line: SL = 95 %, S = ROP + Q % 93 93% % % % % % 98 94% % % % % Alter natif pilihan 18 93% 6, % 6, % 6, % 6, Kelas 1

30 3) Part P108P38 P108P Total Cost % 70% 75% 80% 85% 90% 95% 100% Service Level Aktual

31 Part P108P38 S SL input s SL aktual Holding Cost Order Cost Total Cost Fill Rate % 77 78% % % 66 78% % % 77 80% % % 77 83% % % 86 86% % % 97 89% % 18 78% 33, , % 36, % 33, , % 43, % 33, , % 52, Kelas 1

32 4) Part P142P P142P Total Cost % 75% 80% 85% 90% 95% 100% Service Level Aktual

33 Part P142P05 S SL input s SL aktual Holding Cost Order Cost Total Cost Fill Rate % 23 84% , % % 26 86% , % % 30 91% , % % 30 94% , % % 30 98% , % 18 84% 34, , % 41, % 34, , % 44, % 34, , % 47, Kelas 2

34 5) Part P191P P191P Total Cost % 91% 92% 93% 94% 95% 96% 97% 98% 99% 100% Service Level Aktual

35 Part P191P08 S SL input s SL aktual Holding Cost Order Cost Total Cost Fill Rate % 16 92% , % % 15 93% , % % 19 94% , % 18 92% 53, (2,339.67) 8 93% 51, % 53, , % 59, Kelas 2

36 6) Part Total Cost % 91% 92% 93% 94% 95% 96% 97% 98% 99% 100% Service Level Aktual

37 Part S SL input s SL aktual Holding Cost Order Cost Total Cost Fill Rate % % % % 3 97% % % 3 98% % % 4 99% % % 4 100% % 18 95% 3, % 3, % 3, % 3, % 3, % 3, Kelas 2

38 7) Part Total Cost % 85% 90% 95% 100% Service Level Aktual Series1 S SL input s SL aktual Holding Cost Order Cost Total Cost Fill Rate % 1 99% % % 2 99% % Kelas 3

39 8) Part Total Cost Series % 85% 90% 95% 100% Service Level Aktual S SL input s SL aktual Holding Cost Order Cost Total Cost Fill Rate % 1 99% % Kelas % 2 100% %

40 9) Part Total Cost Series % 85% 90% 95% 100% Service Level Aktual S SL input s SL aktual Holding Cost Order Cost Total Cost Fill Rate % 1 100% % Kelas % 1 100% %

41 Kesimpulan Simulasi Monte Carlo memberi gambaran kondisi persediaan secara lebih nyata : Penentuan parameter S (stok maksimum) dan s (reorder point) sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pengendalian persediaan. Kombinasi parameter tersebut dapat disimulasikan agar ditemukan kombinasi yang tepat. Adjustment/modifikasi rumus dasar (teoritis) diperlukan untuk mengantisipasi variabilitas yang tinggi pada demand dan lead time ketika rumus EOQ tidak mampu mengakomodasi target service level.

42 Kesimpulan Hubungan antara service level aktual dengan biaya adalah berbanding lurus, hal ini berdasar hasil yang telah didapat dari hasil simulasi dengan kombinasi parameter persediaan. Dengan meningkatnya parameter s (reorder point) maka akan mengakibatkan meningkatnya service level aktual. Untuk perumusan yang menggunakan pendekatan distribusi normal, bukanlah parameter yang terbaik. Hal ini berdasar perhitungan dengan modifikasi parameter. Dengan adanya kenaikan service level, maka peristiwa terjadinya shortage akan berkurang. Untuk tipe data Kelas 1 dan 2 upaya pencapaian SL aktual yang tinggi membutuhkan usaha yang lebih dibandingkan dengan kelas 3.

43 Saran Dapat dilakukan perbandingan antara periode review persediaan secara kontinyu dan periodik. Pembuatan program model simulasi dengan user interface agar memudahkan perusahaan melakukan adjustment parameter.

44 Daftar Pustaka Chopra, s and Meindl P. (2004). Supply Chain Management Strategy Planning and Operation. Prentice Hall International Edition Law, A M dan Kelton W D. (2005). Simulation Modelling and Analysis. McGraw Hill. Pujawan (2005). Supply Chain Management. Guna Widya Richardus E. Indrajit dan Djokopranoto Richardus. (2005). Strategi Manajemen Pembelian dan Supply Chain. Grasindo. Jakarta Silver, E A. et all. (1998) Inventory Management and Production Planning and Scheduling. John Wiley & Sons Smith, S B. (1989) Computer Based Production and Inventory Control. Prentice Hall International Edition Tersine, R J (1994). Principles of Inventory and Material Management. Prentice Hall International Edition Waters, C D J (1992). Inventory Control and Management. John Wiley & Sons

45 TERIMA KASIH

46

47 EOQ Model EOQ klasik didasarkan pada asumsi: Rata-rata permintaan diketahui, konstan, dan kontinu Lead tim e diketahui dan konstan Seluruh lot size pem esanan dim asukkan ke persediaan pada saat bersamaan Q 2C D / * 0 h Tidak ada stock out y ang terjadi karena demand dan lead time diketahui sehingga stock out dapat dihindari Struktur biaya tetap: biaya order/setup sam a tanpa m elihat ukuran pesanan, holding cost sebanding

48 Sistem Persediaan Probalistik Model persediaan probabilistik adalah model yang menganggap bahwasanya parameter-parameter yang dimiliki menunjukkan adanya ketidakpastian dan merupakan variable random. Dalam sistem persediaan, ketidakpastian ini terutama yang berhubungan dengan jumlah permintaan (demand quantity) dan waktu penerimaan (lead time). Sistem Persediaan Periodic Review Kebijakan periodik review (T-Sistem) memonitor dan memantau tingkat inventori pada interval waktu (T) yang sama.

49 Reorder Point Reorder Point (ROP) adalah titik dimana dilakukan suatu pemesanan material kembali

50 safety stock adalah persedian pengaman yang berfungsi untuk melindungi kesalahan dalam memprediksi permintaan selama lead time SS = Z x s dl Keterangan: SS = safety stock. Z = nilai dari service level s dl = standard deviasi permintaan selama lead time.

51 Adapun langkah langkah untuk membuat model simulasi Monte Carlo sebagai berikut: Membuat distribusi kemungkinan untuk variabel penting. Membangun distribusi kemungkinan kumulatif untuk tiap tiap variabel di tahap pertama. Menentukan interval angka radom untuk tiap variabel. Membuat angka random. Membuat simulasi dari angka random.

52 Sistem Persediaan Probalistik Mekanisme Pengendalian Persediaan Sistem Persediaan Continous Review memonitor dan memantau tingkat inventori secara continous. Order akan dilakukan pada saat level inventori mencapai titik re-order level atau dibawahnya. Order Point, Order Quantity (s, Q) system Order Point, Order Up to Level (s,s) system Sistem Persediaan Periodic Review Kebijakan periodik review (T-Sistem) memonitor dan memantau tingkat inventori pada interval waktu (T) yang sama. Periodic Review, Order Up to Level (R,S) system R,s,S) system ; Combination (s,s) dan (R,S)]

53 R,s,S) system ; Combination (s,s) dan (R,S) Pada system persediaan ini, ketika tingkat persediaan sampai pada tingkat s atau lebih rendah, maka akan dilakukan pemesanan sampai pada tingkat persediaan S, dan apabila diatasnya atau belum mencapai s, maka tidak dilakukan apapun sampai pada periode peninjauan R berikutnya. Sistem ini merupakan kombinasi antara system (s,s) dan (R,S). Setiap unit waktu posisi inventori diperiksa, jika posisi tersebut tepat atau dibawah reorder point s, maka pemesanan yang dilakukan cukup untuk mencapai posisi S. bila posisi diatas s, maka tidak ada yang dilakukan sampai review selanjutnya.

54

55

56 No Part Number Parameter Distribution M21P01 Triangular (-1,129,-1) 2 P108P38 Exponential (28.4) Lognormal (0; 3.91; 0.491) 4 P142P05 Pendekatan Probabilitas Triangular (-1;3,64;,1,02) 6 P191P08 Pendekatan Probabilitas Exponential (0; 0,261) Pendekatan Probabilitas Triangular (-1; 2,31, -0,137)

57

58 Biaya pembelian (purchasing cost) Biaya pembelian suatu item adalah harga pembelian per unit item bila item tersebut diperoleh dari sumber eksternal atau biaya produksi per unit bila item tersebut diproduksi secara internal. Biaya pengadaan Biaya pengadaan dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yakni: Biaya pemesanan (ordering cost) yaitu semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya pembuatan (setup cost), yaitu semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi suatu barang. Biaya penyimpanan (holding cost) Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang, yang meliputi biaya memiliki persediaan, biaya usang, biaya kerusakan dan penyusutan barang, biaya kadaluarsa, biaya asuransi dan biaya administrasi dan pemindahan.

59 HOLDING COST Capital cost 18.0% Tax 1.0% Insurance 1.5% obsolescene 1.0% storage 2.5% handling 2.0% 26% Order Cost Internet Telepon Pembuatan PO Tinta - Kertas -Printer USD ,000