PENGEMBANGAN APLIKASI PENGELOLAAN TINGKAT PERSEDIAAN OBAT DENGAN CONTINOUS REVIEW SYSTEM SIDANG TUGAS AKHIR 17 JANUARI Penyusun Tugas Akhir:

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN APLIKASI PENGELOLAAN TINGKAT Penyusun Tugas Akhir: Abi Arga Hadityarista PERSEDIAAN OBAT DENGAN CONTINOUS REVIEW SYSTEM Pembimbing : Mahendrawathi E.R., S.T., M.Sc, Ph.D SIDANG TUGAS AKHIR 17 JANUARI 2012

2 Latar Belakang Secara umum, proses logistik terkait dengan pengelolaan dan pemenuhan material, pasokan dan manajemen instrumen dan pengadaan di berbagai item di rumah sakit (Tung 2008) Brennan (1998) pasokan bahan kesehatan mencapai 20-30% dari total biaya yang dikeluarkan oleh penyedia layanan kesehatan. Alverson (2003), rumah sakit rata-rata telah menghabiskan biaya jutaan tiap tahun untuk investasi obat-obatan. Pada kenyataannya masih banyak rumah sakit yang belum mengelola persediaan mereka secara efektif.

3 Latar Belakang (cont d) Rumah sakit memiliki banyak item persediaan yang tidak mungkin dapat memberikan perhatian yang sama karena sumber daya pada rumah sakit memiliki keterbatasan sehingga tidak dapat menerapkan strategi pengelolaan yang sama untuk setiap jenis persediaan. Pada saat ini sistem yang telah diterapkan adalah menggunakan peninjauan berkala, dengan sistem ini banyak barang yang pada saat diperlukan ternyata barang tersebut habis, maka diperlukan peninjauan yang terus menerus untuk menghindari stock out.

4 Permasalahan Tugas akhir yang diajukan menitikberatkan pada permasalahan sebagai berikut: Bagaimana mengembangkan aplikasi pengendalian persediaan yang dapat: Menentukan jumlah pesanan sesuai dengan tingkat kepentingan item persediaan Memberikan peringatan saat item harus dipesan ulang sehingga menghindari kekurangan persediaan Bagaimana membantu manajemen rumah sakit dalam menganalisis transaksi barang yang masuk dan transaksi yang keluar? Bagaimana perkiraan dampak dari penerapan aplikasi terhadap tingkat pelayanan dan biaya pengelolaan persediaan?

5 Batasan Masalah Data yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah data persediaan jenis barang farmasi di rumah sakit ABC yang dapat dipesan pada tahun 2010 dan yang telah ada di database, antara lain: TENSIVASK 10 mg Tab. OMZ 40 mg Inj. 10 ml OCTALBIN 25% Inf. 100 ml CENDO LYTEERS Eye Drp. (BOTOL) HP PRO Kaps. LONGCEF 125 mg Syr. 60 ml ONDAVELL 8 mg Tab. VENARON 300 mg Kaps. CAL mg Tab. PROLIVA TAB. Penelitian yang dilakukan hanya sebatas dalam bidang logistik farmasi di rumah sakit ABC dan tidak termasuk optimasi. Semua data untuk keperluan tugas akhir ini hanya diperoleh dari pihak rumah sakit ABC.

6 Tujuan Tujuan tugas akhir ini adalah: Membuat aplikasi penentuan tingkat persediaan untuk membantu pihak rumah sakit dalam menentukan persediaan yang optimal. Menentukan report detil harian dan bulanan untuk membantu menganalisis pola penggunaan masing-masing item dan besarnya biaya yang ditimbulkan.

7 Sistem Pengendalian Persediaan Pada umumnya sistem pengendalian persediaan dibagi menjadi 2 yaitu periodic review system dan contionous review system

8 Continous Review Sistem Berdasarkan klasifikasi Klasifikasi Barang Sistem Very Important Order Point, Order Up to Level Important Order Point, Order Quantity Unimportant Two Bins

9 Perhitungan ROP dan EOQ ROP = Reorder Point d = rata-rata permintaan perhari l = rata rata leadtime Q = Economic Order Quantity C b = biaya tiap kali order h = biaya penyimpanan D = total permintaan tahunan

10 Perhitungan safety stock SS = Z * S dl SS = safety Stock Z = Service Level S dl = standart deviasi permintaan selama leadtime

11 Proses Bisnis Aplikasi

12 Uji Coba dan Analisa Lingkungan Uji Coba:

13 Demo Aplikasi dan Validasi Demo Aplikasi Validasi Validasi penghitungan ROP dan EOQ (file excel) Validasi apakah aplikasi lebih bermanfaat dari sistem yang telah ada

14 Kesimpulan Aplikasi berhasil dikembangkan dan memberikan saran sistem pengendalian persediaan yang cocok untuk setiap item yang sudah diklasifikasikan menjadi kelas A, B dan C (very important, important, unimportant) Penentuan nilai service level sangat penting peranannya dalam aplikasi ini, karena nilai ini memberikan toleransi frekuensi terjadinya stock out untuk item yang dikelola dengan sistem Order point Order up to level dan Order point order quantity. Sedangkan stok maksimum penting dalam menentukan ROP dan besarnya order dalam sistem Two Bins. Waktu pemesanan ulang dapat dihitung dengan menggunakan perhitungan ROP, 2 hari sebelum ROP maka barang yang akan dipesan dapat dilihat di fitur order list, apabila sudah waktunya pesan maka akan muncul peringatan pada fitur alert dari ROP. Kuantitas pemesanan barang yang optimal dapat ditentukan dengan EOQ di detail informasi barang pada sistem dan akan tampil saat akan menambah barang (purchase order).

15 Kesimpulan (cont d) Detail mengenai informasi barang dalam sistem dapat di export oleh aplikasi dalam format excel untuk mengetahui sisa stock, nilai safety stock, ROP, EOQ, Perkiraan stock habis, Perkiraan kapan akan reorder, berapa kali barang tersebut telah stock out dan berapa jumlah barang yang telah stock out. Perhitungan kapan perkiraan stok barang akan habis dan perkiraaan kapan akan reorder pada fitur Perhitungan perkiraan stok habis dan perhitungan perkiraan kapan akan reorder dapat digunakan oleh pihak manajemen rumah sakit untuk mengkalkulasi total biaya yang harus dikeluarkan dan mengantisipasi terjadinya stock out suatu barang. Histori barang yang keluar dan barang yang masuk dapat dilihat di fitur detil harian, histori ini dimasudkan untuk membantu mengetahui pola penggunaan masing-masing barang yang nantinya dapat digunakan untuk peramalan dan perencanaan tiap barang. Pada akhir suatu bulan dapat dilihat berapa rata-rata barang yang masuk dan berapa ratarata barang yang keluar dan total biaya dari barang tersebut dalam fitur summary bulanan, fitur ini dapat membantu pertimbangan manajemen dalam menentukan besarnya pembagian biaya yang harus dikeluarkan untuk ke depannya.

16 Referensi Alverson, Chris, Beyond purchasing Managing hospital inventory, <URL:http//managedhealthcareexecutive.modernmedicine.com/mhe/article/arti cledetail.jsp>. Apriana, Yossy Pembuatan Sistem Pendukung Keputusan dalam Penentuan Tingkat Persediaan Barang Farmasi di Rumah Sakit XYZ. Tugas Akhir tidak diterbitkan. Surabaya. Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Chu Ching-Wu, Liang Gin-Shuh, Liao Chien-Tseng Controlling Inventory by combining ABC analysis and fuzzy classficication. Elsevier. Computers & Industrial Engineering Darmaningrat, E.W.T., Afandi, M. Y., Ali, A. H. dan Er, Mahendrawathi, Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Minimum Sistem Informasi Rumah Sakit, Proceedings Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia. Hodgetts,R.M, 1986, Management, Theory, Process and Practice, fourth edition, Academic Press College Division,Orlando. Penangsang, Wirawan Aditya S Pengendalian Persediaan Spare Part Dengan Pendekatan Periodic Review (R, s, S) System. Tugas Akhir tidak diterbitkan. Surabaya. Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

17 Referensi (cont d) Peterson R., E.Silver, Decision Systems for Inventory Management and Production Planning, Wiley, 1995 Peterson R., E.Silver,D.F Pyke, Inventory Management and Production Planning and Scheduling,Wiley, 1998 Prakoso, Bachtiar Hadi Aplikasi Untuk Menentukan Titik Pemesanan Ulang (ROP) dan Kuantitas Pemesanan Ekonomis (EOQ) di Rumah Sakit ABC. Tugas Akhir tidak diterbitkam. Surabaya. Institut teknologi Sepuluh Nopember. Pujawan, I N, ER Mahendrawathi. 2010,Supply Chain Management, Edisi kedua, Guna Widya, Surabaya. Tung, F-C., Changa, S-C, Chou, C-M. (2008) An extension of trust and TAM model with IDT in the adoption of the electronic logistics information system in HIS in the medical industry, International Journal of Medical Informatics 77, VIVANEWS, 1200 Rumah Sakit di Indonesia Masih Manual, vivanews. com/news/ read/ _rumah_ sakit_di_ indonesia_ masih_manual (09 Maret 2009) Waters, Donald, 2003, Inventory Control and Management,Second Edition,John Willey & Sons Ltd,England.

18 SEKIAN TERIMA KASIH